Percakapan Sekretaris Di Telepon Bahasa Indonesia dan Inggris

OLEH UNKNOWN
MONDAY, 14 SEPTEMBER 2015
Bagikan :
Tweet

Untuk Anda yang sedang mencari dan membutuhkan percakapan Sekretaris dalam
Telepon berikut ini saya berikan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Silahkan
di baca atau di copy untuk membantu tugas Anda.

PERCAKAPAN DALAM TELEPON

Sekretaris          : Selamat pagi, PT. Sepatu Mas Idaman. Ada yang bisa saya bantu?
Penelepon          : Selamat pagi, saya Ibu Mutiara selaku sekretaris Bapak Egi, dari PT. Dasar
Rukun ingin berbicara dengan Bapak Rafli selaku Direktur PT. Sepatu Mas Idaman.
Sekretaris          : Mohon maaf Ibu Mutiara, Bapak Rafli sedang tidak berada ditempat. Beliau
sedang ada perjalanan bisnis ke Jakarta. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan
untuk beliau?
Penelepon          : Iya Ibu, Bapak Egi selaku pimpinan kami ingin mengadakan pertemuan dengan
Bapak Rafli untuk membicarakan masalah kerjasama mengenai pengeboran minyak
lepas pantai di Kalimantan Timur.
                         Pertemuan akan dilakukan pada hari Senin, 10 Oktober 2011 pukul 10.00 WIB
bertempat direstoran Mahardika Jl. A. Yani No.10 Jakarta.
Sekretaris          : Baiklah, akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Bapak Rafli dan untuk
konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali.
                         Bolehkah saya tahu alamat beserta nomor telepon dari PT. Dasar Rukun?
Penelepon          : Kantor kami beralamatkan di Jl. Basuki Rahmat No.2 Jakarta dan nomor telepon
yang dapat dihubungi (031) 5552011
Sekretaris          : Maaf Ibu Mutiara, mungkin ada yang bisa saya bantu kembali?
Penelepon          : tidak terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari Ibu secepatnya.
Sekretaris          : Baiklah. Ibu Mutiara akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat
tindak lanjut dari pimpinan kami.
Penelepon          : Terima kasih, selamat pagi.
Sekretaris          : Selamat pagi.
 Berikut ini percakapan dalam bahasa Inggrisnya !

CONVERSATION IN TELEPHONE

Secretary           : Good morning, PT. Shoes Mas Craving. Is there anything I can help?
Caller                 : Good morning, my mother Pearl as secretary Mr Egi, from PT. Basic Pillars
would like to speak with Mr. Joey as Director of PT. Shoes Mas Craving.
Secretary           :         Sorry Mrs. Pearl, Mr. Joey was not in place. He was there on a business
trip to Jakarta. Is there a message to be conveyed to him?
Caller                 : Yeah Mom, Dad Egi as leader we want to hold a meeting with Mr. Joey to
discuss cooperation on offshore oil drilling in East Kalimantan.
                         The meeting will be conducted on Monday, October 10th, 2011 at 10:00 pm located
direstoran Mahardika Jl. A. Yani no.10 Jakarta.
Secretary           : Well, I will convey the message to Mr. Joey's mother and for further
confirmation, I will call back.
                         May I know the address along with the telephone number of the PT. Basic Pillars?
Caller                 : Our office at Jl. Basuki Rahmat 2 Jakarta and contact telephone number (031)
5552011
Secretary           : I'm sorry Mrs. Pearl, there may be I can help you get back?
Caller                 : No thanks. I wait for confirmation from the mother as soon as possible.
Secretary           : Okay. Mother Pearl will be my contact after the message is received follow-up
from our leaders.
Caller                 : Thank you, good morning.

Secretary           : Good morning.

CONTOH PERCAKAPAN TELEPON SEKRETARIS

Percakapan ialah suatu dialog yang dilakukan oleh dua orang melalui telepon atau secara langsung.
Seiring berjalannya waktu banyak orang yang melalukan percakapan melalui telepon. Teks
percakapan dapat disebut teks dialog yang biasanya digunakan untuk penulisan naskah atau teks
drama. Maka dari itu contoh percakapan dua orang di telepon hampir sama seperti teks dialog
dalam naskah drama.

 Munculnya percakapan yang terjadi pada dua orang atau lebih dikarenakan adanya topik menarik
yang dapat diperbincangkan. Percakapaan tersebut juga dapat bersifat memberi informasi.
Percakapan merupakan sebuah komunikasi secara lisan yang dapat terjadi dimana saja.

Percakapan tersebut juga dapat terjadi melalui media lain seperti telepon. Diera modern ini tentunya
kita sering melakukan percakapan ditelepon. Hal tersebut dikarenakan lebih efektif dibandingkan
harus pergi ketempat orangnya langsung. Namun dalam percakapan ini juga membutuhkan
tatakrama bertelepon yang benar. Kali ini saya akan membagikan beberapa contoh percakapan dua
orang di telepon. Untuk lebih jelasnya dapat anda simak dibawah ini.

Berikut beberapa contoh percakapan dua orang di telepon :

PERCAKAPAN DALAM TELEPON PAKET 1

Sekretaris           : Selamat pagi, Naulifar Fahlevia, PT. Bumi Citra Permai. Ada yang bisa saya
bantu?
Penelepon          : Selamat pagi, saya Ibu Sarah selaku sekretaris Bapak Kuncoro, dari
PT.Bimantara ingin berbicara dengan Bapak Anggito Prambudi selaku Direktur PT. Bumi Citra
Permai.
Sekretaris           : Mohon maaf Ibu Sarah, Bapak Anggito sedang tidak berada ditempat. Beliau
sedang ada perjalanan bisnis ke luar kota. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk
beliau?
Penelepon          : Iya Ibu, Bapak Kuncoro selaku pimpinan kami ingin mengkonfirmasikan
pertemuan makan malam dengan Bapak Anggito yang bertempat di Resto Bumbu Desa Jl.
Garuda 25, Yogyakarta pada Hari Kamis, 8 November 2018 pukul 19.00 WIB
Sekretaris           :Baiklah, akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Bapak Anggito dan
untuk konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali.Bolehkah saya
tahu                                 alamat beserta nomor telepon dari PT. Bimantara?
Penelepon         : Kantor kami beralamatkan di Jl. Kol. Sugiono No.23 Yogyakarta. Nomor
telepon yang dapat dihubungi yaitu 0213456721
Sekretaris          : Maaf Ibu Sarah, mungkin ada yang bisa saya bantu kembali?
Penelepon         : tidak terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari Ibu secepatnya.
Sekretaris          : Baiklah. Ibu Sarah akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut
mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami.
Penelepon         : Terima kasih, selamat pagi.
Sekretaris          : Selamat pagi.

PERCAKAPAN DALAM TELEPON PAKET 3

 A. Menerima Panggilan Telepon

Sekretaris        :Selamat pagi, dengan saya Naulifar Fahlevia, Sekretaris dari PT Mandala Store. Ada yang
bisa saya bantu?

Penelpon         :Selamat pagi, saya Bapak Tambisono Geral, ingin berbicara dengan pimpinan anda Bapak Adi
Nugroho.

Sekretaris        :Mohon maaf Pak, Bapak Adi sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang ada perjalanan
bisnis ke luar kota. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau?

Penelepon       :Saya ingin menkonfirmasi kesediaan Bapak Anggito untuk hadir sebagai pemateri dalam
acara Seminar Kesehatan.

Sekretaris        :Baik, akan saya sampaikan pesan Bapak kepada Bapak Anggito dan untuk
konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali. Ada yang bisa saya bantu lagi, pak?

Penelepon       :Tidak, terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari anda secepatnya.

Sekretaris        :Baik Pak, akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari
pimpinan kami.
Penelepon       :Terima kasih, selamat pagi.

Sekretaris        :Selamat pagi.

B. Melakukan Panggilan Telepon

Cs                    :PT Moderen Teknologi, Selamat pagi. Ada yang bisa kami bantu ?
Naulifar           :Selamat pagi, saya Naulifar sekrataris PT Mandala Store. Saya ingin berbicara
dengan Bapak Tambisono Geral, apakah bisa disambungkan?
Cs                    :Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Naulifar           :Belum, apakah disambungkan dengan Bapak Tambisono Geral?
Cs                    :Baiklah saya akan sambugkan kepada Bapak Tambisono Geral diruangannya,
silahkan tunggu sebentar.
Naulifar           :Baiklah, terimakasih.

Cs                    :Permisi, masih dengan ibu Naulifar?

Naulifar           :Iya, dengan saya sendiri.
Cs                    :Mohon maaf ibu Bapak Tambisono Geral sedang bertemu dengan klien,
apakah ada pesan yang ingin disampaikan?
Naulifar           :Baiklah, tolong sampaikan kepada Bapak Tambisono Geral, bahwa pimpinan
saya atas nama Bapak Adi Nugroho Manager PT Mulia Bakti ingin mengkonfirnasi kedatangan
nya sebagai pemateri diacara Seminar Kesehatan pada tanggal 23 Maret 2018.
Cs                    :Baiklah bu, akan saya sampaikan kepada Bapak Tambisono Geral.Apakah ada
hal lain yang ingin disampaikan?
Naulifar           :Iya, saya ingin menginformasikan bahwa pimpinan kami akan tiba di Jakarta
pukul 07.30 WIB dengan pesawat GIA 667, kami meminta agar diatur penjemputannya
dibandara.
Cs                    :Baiklah ibu, akan saya sampaikan pesan kepada Bapak Tambisono Geral
bahwa Bapak Adi Nugroho bersedia hadir sebagai pemateri pada acara seminar kesehatan
pada tanggal 23 Maret 2018, dengan pesawat GIA 667 tiba pukul 07.30 WIB dan meminta
untuk dijemput di bandara.
Naulifar           :Iya, terimakasih.
Cs                    :Adakah nomor telepon yang bisa kami hubungi lebih lanjut, bu?
Naulifar           :Anda bisa menghubungi kami pada nmor 0271- 667-778-889.
Cs                    :Baiklah akan saya ulang sekali lagi. Kami bisa menghubungi PT.Mandala Store
pada nomor 0271- 667-778-889 apakah sudah benar ?
Naulifar           :Sudah, Baiklah saya kira cukup. Terimakasih dan selamat pagi.
Cs                    : Selamat pagi.
 Membuat Panggilan Telepon
 ap  
Seperti yang kita tau bahwa seorang sekretaris memiliki banyak tugas salah
seperti, membuat surat, menyiapkan rapat, menyusun agenda kegiatan
pimpinan, meyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan, mengurus arsip,
mencari informasi yang dibutuhkan, menangani klien, dan yang tidak kalah
penting adalah menangani telepon.

Menangani telepon berhubungan dengan penanganan pelanggan, karena

sering pelanggan / klien yang menghubungi perusahaan kita melalui
telepon untuk medapatkan informasi atau  membuat kontrak kerjasama. 

Maka dari itu kita harus memperlihatkan nama baik perusahaan kita. Kita
haru menangani klien dengan baik, buat klien merasa puas terhadap
pelayanan kita.

Bagi sekretaris sangat penting untuk mengetahui bagai mana cara yang
tepat dalam menangani klien khususnya melalui telepon.

Dibawah ini berbagai persiapan yang harus sekretaris lakukan sebelum

membuat pangggilan telepon. antara lain,

Persiapan bahan-bahan
Bahan-bahan yang harus dipersiapkan adalah alat-alat yang mendukung
proses komunikasi melalui telepon.
a.    Pesawat telepon
b.    Kalendar
c.    Jam
d.    Alat tulis
e.    Lembar pesan telepon
f.    Block note

Persiapan Nomor telepon
Nomor telepon sangat penting ketika kita akan melakukan panggilan
telepon, maka dari itu kita harus mempersiapkan nomor telepon terlebih
dahulu, pastika bahwa nomor telepon yang akan kita tuju itu sudah benar.
Dalam mempersiapkan nomor telepon kita bisa melelui
1.    Yellow Book
2.    Buku telepon
3.    Kartu nama
4.    Daftar nomor di Handphone
5.    108, dll

Pelaksanaan dalam membuat panggilan telepon

1. Buatlah konsep bertelepon kedalam block note, tulis apa yang akan
disampaikan saat bertelepon hl ini memudahkan kita dalam menyampaikan
informasi kepada orang lain.

2. Angkat gagang telepon menggunakan tangan kiri, karena nantinya

kita akan menggunakan tangan kanan kita untuk menulis pada saat
kegiatan bertelepon berlangsung. Tekan nomor telepon yang akaaan dituju  
dengan benar, tunggu ampai telepon tersambungkan.

3. Ketika telepon tersambung dan mendapat respon dari pihak lain,

mulailah memperkenalkan identitas perusahaan, nama pribadi dan jabatan.
Karena hal tersebut sangat penting supaya tidak terjadi salah paham.
Contohnya Kita adalah pihak ke-2
Pihak 1  : PT Mansyur Permai, selamat pagi ada yang bisa kami bantu?
Pihak 2  : Selamat pagi, dengan saya  Reni sekretaris PT Indo Mulyasan.
Pihak 1  : Ada yang bisa kami bantu, ibu?

Simak juga: Meeting Planning (Mempersiapkan rapat)

4. Sampaikan maksud dan tujuan

Setelah memperkenalkan diri, sampaikan tujuan kita ketika bertelepon.
Diharapkan informasi yang diampaikan jelas, singkat dan komunikatif
supaya mudah dipahami.Apabila ada hal penting kita bisa mencatat dilembar
block note.

Contohnya
Pihak 1  : Ada yang bisa kami bantu, bu?
Pihak 2  : Saya ingin berbicara dengan Bapak Iskandar Direktur Utama PT
Mansyur
  Permai, apakah bapak iskandar ada ditempat?
Pihak 1  : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Pihak 2  : Belum, kami hanya ingin mengkonfrmasi ulang kedatangan Bapak
Iskandar
  pada acara pameran mesin kantor terbaru minggu depan.
Pihak 1 : Baiklah ibu, saya akan sambungkan ke nomor bapak iskandar
diruangannya,
silahkan tunggu sebentar.
Pihak 2  : Baiklah
Pihak 1  : permisi masih dengan ibu Reni ?
Pihak 2  : iya dengan saya sendiri.
Pihak 1  : Mohon maaf ibu bapak Iskandar sedang bertemu dengan klien nya
dan tidak
bisa diganggu. Dan bapak Iskandar berpesan nanti akan menghubungi
kembali pukul 15.00 WIB.
Pihak 2  : Baiklah tidak masalah, kami akan menunggu konfirmasi dari
Bapak Iskandar

-    Pesan yang harus dicatat pada Block note adalah Bapak Iskandar
menghubungi kembali pukul 15.00 WIB.

5. Mengakhiri Percakapan
Setlah kita menyampaikan maksud dan tujuan kita dengan jelas, kita bisa
mengakhiri percakapan tersebut. Jangan lupa saat mengakhiri percakapan
kita harus tetap sopan dan ramah. Ucapkan terimakasih dan salam. 

Jika kita yang menghubungi pihak lain terlebih dahulu maka setelah
mengucapkan terimakasih dan salam kita bisa menutup telepon terlebih
dahulu, tetapi sebaliknya jika kita yang menerima telepon kita harus
menunggu telepon tersebut ditutup terlebih dahulu baru kita bisa menutup
telepon.

Contohnya
Pihak 1  : Baiklah ibu, mungkin ada hal lain yang ingin disampaikan ?
Pihak 2  : Saya kira cukup, kami menunggu informasi dari Bapak Iskandar.
Terimakasih
dan Selamat Pagi.
Pihak 1  : Terimakasih, Selamat Pagi.

6. Letakan gagng telepon pada tempatnya dengan hati-hati

Ketika meletakan gagang telepon kita harus menggunakan etika, letakan
gagang telepon dengan hati-hati sehingga tidak menimbulkan suara.

percakapan untuk memperjelas ulasan diatas, simaklah percakapan

bertelepon dibawah ini.

Contoh Percakapan telepon :
Anda seorang sekretaris PT Mulia Bakti, Jl. Iskandar Muda 7 Surakarta,
pimpinan anda Bapak Tandrea, SE. Anda diminta mengubungi Bapak
Mahendra, SE  Direktur PT Moderen Teknologi, Jl. Bukit Tinggi 12 Bali untuk
mengkonfirmasi ulang Kedatangan Manager anda pada pameran Teknologi
Internasional tanggal 22 Oktober 2016,pimpinan anda tiba pukul 10.00 WIB
dengan pesawat GIA 667. Sampaikan juga bahwa pimpinan anda meminta
dijemput dibandara.

Cs    : PT Moderen Teknologi, Selamat pagi. Ada yang bisa kami bantu ?

Rosa : Selamat pagi, saya Rosa sekrataris PT Mulia Bakti. Saya ingin
berbicara dengan Bapak Mahendra, apakah bisa disambungkan?

Cs    : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?

Rosa : Belum, apakah disambungkan dengan Bapak Mahendra?
Cs    : Baiklah saya akan sambugkan kepada bapak Mahendra diruangannya,
silahkan tunggu sebentar.
Rosa : Baiklah, terimakasih.

Cs    : Permisi, masih dengan ibu Rosa?

Rosa : Iya, dengan saya sendiri.

Cs    : Mohon maaf ibu Bapak Mahendra sedang bertemu dengan klien,

apakah ada pesan yang ingin disampaikan?
Rosa : Baiklah, tolong sampaikan kepada Bapak Mahendra, bahwa saya atas
nama Bapak Iskandar Manager PT Mulia Bakti ingin mengkonfirnasi
kedatangan kami diacara pameran Teknologi Internsional pada tanggal 22
Oktober 2016 yitu pimpinan kami bersedia mengadiri undangn tersebut.

Cs    : Baiklah bu, akan saya sampaikan kepada Bapak Mahendra.Apakah

ada hal lain yang ingin disampaikan?
Rosa : Iya, saya ingin menginformasikan bahwa pimpinan kami akan tiba di
Bali pukul 10.00 WIB dengan pesawat GIA 667, kami meminta agar diatur
penjemputannya dibandara.

Cs    : Baiklah ibu, akan saya sampaikan pesan kepada Bapak Mahendra

bahwa Bapak Iskandara bersedia hadir pada acara pameran Teknologi
Internasional pada tanggal 22 Oktober 2015, dengan pesawat GIA 667 tiba
pukul 10.00 WIB dan meminta untuk dijemput di bandara.
Rosa : iya, terimakasih.

Cs    : Adakah nomor telepon yang bisa kami hubungi lebih lanjut, bu?

Rosa : Anda bisa menghubungi kami pada nmor 0271- 667-778-889.

Cs    : Baiklah akan saya ulang sekali lagi. Kami bisa menghubungi PT Mulia
Bakti pada nomor 0271- 667-778-889 apakah sudah benar ?
Rosa : Sudah, Baiklah saya kira cukup. Terimakasih dan selamat pagi.
Cs    : Selamat pagi.