MK.JN.KPM.

01

SISTEM PENGURUSAN KUALITI JEMAAH NAZIR

Pengurusan Pemeriksaan dan

Pelaporan ke atas Institusi Pendidikan
yang berdaftar di bawah Akta
Pendidikan 1996 (Akta 550)
 DOKUMEN TERKAWAL

Manual Kualiti

Pengurusan Pemeriksaan dan Pelaporan

ke atas Institusi Pendidikan yang berdaftar
di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

MK.JN.KPM.01

[Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

02/34
 MK.JN.KPM.01

SENARAI EDARAN
NO.
SALINAN PEMEGANG DOKUMEN
TERKAWAL
1. KETUA NAZIR SEKOLAH
2. TIMBALAN KETUA NAZIR SEKOLAH KANAN (PERANCANGAN PENAZIRAN)
3. TIMBALAN KETUA NAZIR SEKOLAH (PENAZIRAN KURIKULUM)

4. TIMBALAN KETUA NAZIR SEKOLAH

(PENAZIRAN HAL EHWAL MURID DAN KOKURIKULUM)
5. TIMBALAN KETUA NAZIR SEKOLAH (PENAZIRAN INSTITUSI PENDIDIKAN)
6. TIMBALAN PENGARAH (PENGURUSAN)
7. KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN, SEKTOR DASAR DAN
PERANCANGAN
8. KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN, SEKTOR STANDARD DAN JAMINAN
KUALITI
9. KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN, SEKTOR DATA DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
10. KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN, SEKTOR PEMBANGUNAN
KOMPETENSI NAZIR
11. KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN, UNIT BAHASA DAN
KESUSASTERAAN
12. KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN, UNIT SAINS DAN MATEMATIK
13. KETUA NAZIR NEGERI PERLIS
14. KETUA NAZIR NEGERI KEDAH
15. KETUA NAZIR NEGERI PULAU PINANG
16. KETUA NAZIR NEGERI PERAK
17. KETUA NAZIR NEGERI SELANGOR
18. KETUA NAZIR NEGERI WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR
19. KETUA NAZIR NEGERI NEGERI SEMBILAN
20. KETUA NAZIR NEGERI MELAKA
21. KETUA NAZIR NEGERI JOHOR
22. KETUA NAZIR NEGERI PAHANG
23. KETUA NAZIR NEGERI TERENGGANU
24. KETUA NAZIR NEGERI KELANTAN
25. KETUA NAZIR NEGERI SABAH
26. KETUA NAZIR NEGERI SARAWAK
27. KETUA NAZIR CAWANGAN KENINGAU
28. KETUA NAZIR CAWANGAN TAWAU
29. KETUA NAZIR CAWANGAN SANDAKAN
30. KETUA NAZIR CAWANGAN MIRI
31. KETUA NAZIR CAWANGAN SIBU

03/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

SENARAI EDARAN TERKAWAL

NO.
SALINAN PEMEGANG DOKUMEN
TERKAWAL
32. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT SUMBER MANUSIA
33. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT KEWANGAN
KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT PENTADBIRAN DAN LATIHAN
34.
BUKAN GURU
35. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT BAHASA DAN KESUSASTERAAN

36. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT SAINS SOSIAL

37. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT SAINS SOSIAL
38. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT TEKNIK DAN VOKASIONAL
39. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT TEKNIK DAN VOKASIONAL
40. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT PENDIDIKAN ISLAM DAN MORAL
41. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT HAL EHWAL MURID
42. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT KOKURIKULUM

43. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT PEMANTAPAN INSTITUSI

PENDIDIKAN
44. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT PENDIDIKAN KHUSUS

45. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT INSTITUSI PENDIDIKAN

CEMERLANG
46. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT GURU CEMERLANG
47. KETUA PENOLONG PENGARAH, SEKTOR DASAR DAN PERANCANGAN
48. KETUA PENOLONG PENGARAH, SEKTOR DASAR DAN PERANCANGAN
49. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT STANDARD
50. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT JAMINAN KUALITI
51. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT PRASEKOLAH
52. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT DATA
53. KETUA PENOLONG PENGARAH, UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
54. KETUA PENOLONG PENGARAH, SEKTOR PEMBANGUNAN KOMPETENSI
NAZIR
55. KETUA PENOLONG PENGARAH, SEKTOR PEMBANGUNAN KOMPETENSI
NAZIR
56. PENGURUS DOKUMEN
57. KETUA SISTEM AUDIT
58. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKTOR PENAZIRAN
KURIKULUM

04/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

SENARAI EDARAN TERKAWAL

NO.
SALINAN PEMEGANG DOKUMEN
TERKAWAL

59. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKTOR PENAZIRAN HAL

EHWAL MURID DAN KOKURIKULUM
PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKTOR PENAZIRAN INSTITUSI
60. PENDIDIKAN
PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKTOR DASAR DAN
61. PERANCANGAN

62. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKTOR STANDARD DAN

JAMINAN KUALITI
PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKTOR DATA DAN TEKNOLOGI
63.
MAKLUMAT

64. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKTOR PEMBANGUNAN

KOMPETENSI NAZIR
65. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI PERLIS

66. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI KEDAH

67. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI PULAU PINANG

68. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI PERAK

69. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI SELANGOR

70. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI WILAYAH

PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR
71. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI SEMBILAN
72. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI MELAKA
73. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI JOHOR
74. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI PAHANG
75. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI TERENGGANU
76. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI KELANTAN
77. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI SABAH
78. PEGAWAI SISTEM PENGURUSAN KUALITI NEGERI SARAWAK

[Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

05/34

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1 PENDAHULUAN 8
1.2 TUJUAN 8
1.3 MANUAL KUALITI 9
1.4 KANDUNGAN MANUAL KUALITI 9
1.5 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN, DAN PENGEDARAN 10
1.6 PENYELARASAN PINDAAN 10

2.0 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG 10
2.2 FUNGSI JEMAAH NAZIR 12
2.3 OBJEKTIF JEMAAH NAZIR 14
2.4 DASAR KUALITI JEMAAH NAZIR 17
2.5 CARTA ORGANISASI 17
2.6 VISI 17
2.7 MISI 17
2.8 OBJEKTIF 17

3.0 SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI 18

4.0 KEPERLUAN DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 KEPERLUAN AM 18
4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI 19

5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (TERTINGGI)

5.1 KOMITMEN PENGURUSAN TERTINGGI 19
5.2 TANGGUNGJAWAB, KUASA, DAN KOMUNIKASI 20
5.3 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 20

[Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

06/34
 MK.JN.KPM.01

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

6.0 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

6.1 PERANCANGAN PEMERIKSAAN, PENILAIAN, PENGIKTIRAFAN, 22
TINJAUAN DAN PELAPORAN
6.2 PENYAMPAIAN PEMERIKSAAN, PENILAIAN, PENGIKTIRAFAN, 23
TINJAUAN DAN PELAPORAN
6.3 NOTA MINTA DAN TUNTUTAN PERJALANAN 24
6.4 PENGURUSAN REKOD 25
6.5 PENGURUSAN SUMBER 26
6.6 INFRASTRUKTUR PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI 28

7.0 PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

7.1 AM 29
7.2 TINDAKAN PEMBETULAN 30
7.3 TINDAKAN PENCEGAHAN 30
7.4 KETIDAKPATUHAN SPESIFIKASI PRODUK 30
7.5 ANALISIS DATA 31
7.6 PENAMBAHBAIKAN 31

07/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1 PENDAHULUAN
Manual Kualiti Jemaah Nazir, Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) disediakan
berdasarkan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti. Manual ini mengandungi
maklumat organisasi, dasar kualiti, objektif kualiti, dan
prinsip-prinsip asas Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.

Manual Kualiti ini disediakan bagi memenuhi keperluan Nazir Sekolah

melaksanakan penaziran di institusi pendidikan. Manual Kualiti ini disokong oleh
dokumen Prosedur Kualiti, undang-undang, dan dokumen sokongan yang
berkaitan meliputi:
a. Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
b. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
c. Peraturan-Peraturan Pendidikan
d. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA)
e. Arahan Perbendaharaan
f. 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
g. Surat Pekeliling Ikhtisas (SPI)
h. Pekeliling Perkhidmatan
i. Surat Arahan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia (KPPM)
j. Surat Siaran yang berkaitan pemeriksaan
k. Surat Siaran Ketua Nazir Sekolah
l. Panduan Keselamatan Pengurusan Dokumen Rahsia Rasmi di Jemaah Nazir
m. Polisi Keselamatan Siber KPM
n. Standard Kualiti Pendidikan Malaysia
o. Huraian Sukatan Pelajaran
p. Dokumen Standard Kurikulum dan Pentaksiran (DSKP)

1.2 TUJUAN
Manual Kualiti ini bertujuan untuk:
1.2.1 Menerangkan maklumat am dan fungsi organisasi Jemaah Nazir.
1.2.2 Memperincikan Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir yang menjelaskan
tentang skop dan dasar kualiti.
1.2.3 Menetapkan prosedur pelaksanaan penaziran institusi pendidikan, selaras
dengan Prosedur Kualiti Operasi (PKO), Prosedur Kualiti Sokongan (PKS)
dan Prosedur Kualiti Wajib (PKW).

08/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

1.2.4 Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan

di Jemaah Nazir.
1.2.5 Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti Sistem Pengurusan
Kualiti Jemaah Nazir.

1.3 MANUAL KUALITI

Jemaah Nazir hendaklah mewujudkan dan menyelenggarakan manual kualiti bagi

memperincikan perkara-perkara seperti yang berikut:
1.3.1 Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.
1.3.2 Dasar kualiti dan objektif kualiti.
1.3.3 Pematuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.
1.3.4 Rujukan kepada prosedur kualiti dan dokumen sokongan dalam Sistem
Pengurusan Kualiti.
1.3.5 Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana dan
memantau Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.
1.3.6 Penerangan interaksi proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah
Nazir.

1.4 KANDUNGAN MANUAL KUALITI

Manual ini mengandungi lapan bahagian yang meliputi perkara berikut:

1.4.1 Bahagian 1: Pengenalan Kepada Manual Kualiti
1.4.2 Bahagian 2: Maklumat Organisasi
1.4.3 Bahagian 3: Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
1.4.4 Bahagian 4: Keperluan Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti
1.4.5 Bahagian 5: Tanggungjawab Pengurusan (Tertinggi)
1.4.6 Bahagian 6: Pengurusan Sumber
1.4.7 Bahagian 7: Proses Penyampaian Perkhidmatan (Penaziran)
1.4.8 Bahagian 8: Pengukuran, Analisis, dan Penambahbaikan Sistem
Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir

09/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

1.5 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN, DAN PENGEDARAN

Manual Kualiti ini hanya terpakai dan berkuat kuasa setelah diluluskan oleh Ketua
Nazir Sekolah. Manual Kualiti ini ialah dokumen terkawal dan hanya diedarkan
kepada pemegang dokumen seperti dalam Senarai Edaran. Manual Kualiti ini
disediakan dan diedarkan secara dokumen digital. Pemegang Dokumen Sistem
Pengurusan Kualiti bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini dokumen ini
mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Sektor Standard dan
Jaminan Kualiti (SSJK) akan mewujudkan sistem sokongan (backup system) bagi
tujuan keselamatan.

1.6 PENYELARASAN PINDAAN

Wakil Pengurusan dengan dibantu oleh Pengurus Dokumen hendaklah

menyelaraskan pindaan ke atas manual ini seperti mana keperluan
PKW.JN.KPM.01: Prosedur Kawalan Dokumen. Mana-mana bahagian daripada
dokumen ini tidak boleh dimansuhkan atau dipinda tanpa kebenaran Ketua Nazir
Sekolah.

2.0 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG

2.1.1 Jemaah Nazir Sekolah Persekutuan (JNSP) ialah badan ikhtisas yang telah
ditubuhkan dalam bulan Oktober, 1956 atas perakuan Penyata Razak 1956
(perenggan 42-46) yang seterusnya diberi pengesahan oleh Ordinan
Pelajaran 1957 (perenggan 92-96). JNSP Sarawak telah ditubuhkan dalam
tahun 1962, manakala JNSP Sabah pula ditubuhkan pada tahun 1964.

2.1.2 Penubuhan sebuah badan pengawalan dalam pendidikan seperti JNSP telah
disarankan sejak tahun 1938 oleh sebuah Suruhanjaya Khas Berkenaan
dengan Dasar Pelajaran (Surat Mesyuarat No. 70, Tahun 1952) dan Penyata
Jawatankuasa Pelajaran 1956 (Laporan Razak) yang menyokong penubuhan
sistem pengawalan khas bagi seluruh negara.

10/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

2.1.3 JNSP telah melalui perubahan nama dan peranan mengikut kesesuaian masa.
JNSP ditukar nama kepada Jemaah Nazir Sekolah (JNS) pada tahun 1996 dan
kepada Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK) pada tahun 2008.

2.1.4 Berikutan dengan penstrukturan semula KPM pada tahun 2019, nama JNJK
telah ditukar kepada Jemaah Nazir. Jemaah Nazir terdiri daripada Jemaah Nazir
Ibu Pejabat yang terletak di Wilayah Persekutuan Putrajaya, 14 Jemaah Nazir
Negeri dan lima Jemaah Nazir Cawangan, iaitu Jemaah Nazir Cawangan
Sandakan, Jemaah Nazir Cawangan Tawau, Jemaah Nazir Cawangan Keningau,
Jemaah Nazir Cawangan Sibu dan Jemaah Nazir Cawangan Miri. Penstrukturan
semula KPM ini melibatkan penutupan sebuah pejabat Jemaah Nazir Negeri
(Jemaah Nazir Negeri WP Labuan) dan empat Jemaah Nazir Cawangan
(Jemaah Nazir Cawangan Raub, Jemaah Nazir Cawangan Muar, Jemaah Nazir
Cawangan Kulim, dan Jemaah Nazir Cawangan Taiping).

2.1.5 Jemaah Nazir diketuai oleh Ketua Nazir Sekolah dan dianggotai oleh Nazir
Sekolah, pegawai perkhidmatan bukan guru serta Anggota Kumpulan
Pelaksana (AKP) yang ditempatkan di Jemaah Nazir Ibu Pejabat, Jemaah Nazir
Negeri, dan Jemaah Nazir Cawangan.

11/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

2.2 FUNGSI JEMAAH NAZIR

Jemaah Nazir ditubuhkan bagi melaksanakan aktiviti berikut:

2.2.1 Memastikan taraf pengajaran yang memuaskan diwujudkan dan dikekalkan di

institusi pendidikan berdasarkan Akta Pendidikan 1996 (Akta 550). Fungsi
utama Jemaah Nazir seperti yang berikut:

a. Memeriksa institusi pendidikan dalam lat tempoh yang sesuai untuk

memastikan taraf Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) dan pengurusan
institusi pendidikan berkualiti.

b. Memastikan dasar dan peraturan pendidikan dipatuhi oleh institusi

pendidikan.

c. Memberi khidmat nasihat berkaitan pengurusan institusi pendidikan dan

perkara yang berhubungan dengan pengajaran dan kaedah pengajaran
kepada pihak bertanggungjawab.

d. Mengemukakan laporan pemeriksaan kepada Menteri Pendidikan

e. Menjalankan tugas lain berhubungan dengan pemeriksaan institusi

pendidikan atas arahan Menteri Pendidikan.

f. Menggubal standard kualiti pendidikan kebangsaan.

12/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

2.2.2 Pelaksanaan fungsi Jemaah Nazir adalah melalui aktiviti penaziran yang berikut:

a. Pemeriksaan/Lain-lain
Pemeriksaan Pengajaran dan Pembelajaran, Pemeriksaan Institusi
Pendidikan, Pemeriksaan Pelaksanaan Dasar atau Program Pendidikan,
Pemeriksaan Tindak Ikut dan Tinjauan terhadap institusi pendidikan yang
dinyatakan dalam Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) melibatkan proses
kerja memeriksa, memberi nasihat, dan melaporkan kepada Menteri
Pendidikan.

b. Penilaian/Pengiktirafan
Penilaian/pengiktirafan melibatkan proses kerja menilai kecemerlangan
institusi pendidikan atau Pegawai Perkhidmatan Pendidikan berdasarkan
kriteria standard kecemerlangan yang ditetapkan.

c. Nasihat dan Bimbingan

Ketua Nazir atau Nazir Sekolah boleh memberikan nasihat kepada
pengelola atau mana-mana orang lain yang bertanggungjawab ke atas
pengurusan sesuatu institusi pendidikan dan kepada guru-guru tentang
perkara yang berhubung dengan pengajaran dan kaedah pengajaran
(Seksyen 118).

d. Penyediaan Laporan
Ketua Nazir hendaklah mengemukakan suatu laporan kepada Menteri
tentang tiap-tiap institusi pendidikan yang diperiksanya menurut
Seksyen 117, dan jika laporan itu dibuat oleh Nazir Sekolah, dia hendaklah
mengendorskan apa-apa ulasan yang disifatkannya sesuai pada laporan itu
[Subseksyen 120(1)].

13/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

2.3 OBJEKTIF JEMAAH NAZIR

2.3.1 Objektif Operasi

a. Melaksanakan pemeriksaan sekurang-kurangnya sekali dalam lat tempoh

yang ditetapkan.
b. Mengemukakan laporan pemeriksaan institusi pendidikan yang diperiksa
kepada pihak yang bertanggungjawab terhadap institusi berkenaan.
c. Mengemukakan rumusan laporan pemeriksaan yang telah diperakukan oleh
Menteri Pendidikan kepada Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia (KPPM) dan
Ketua Bahagian KPM serta Pengarah JPN untuk tindakan susulan.
d. Menyemak objektif kualiti program pemeriksaan Jemaah Nazir pada setiap
tahun.
e. Menyebarkan objektif dan dasar kualiti Jemaah Nazir ke seluruh organisasi
melalui mesyuarat, taklimat, edaran, dan paparan.

2.3.2 Objektif Kualiti

Jemaah Nazir akan mewujudkan objektif kualiti yang boleh diukur dan selaras
dengan dasar kualiti. Objektif kualiti akan dikaji semula setiap tahun dan dipinda
jika perlu mengikut perancangan strategik Jemaah Nazir. Objektif kualiti Jemaah
Nazir adalah terdiri daripada:

a. Proses Utama:
i. Melaksanakan pemeriksaan bagi setiap institusi pendidikan sekurang-
kurangnya sekali dalam tempoh lima tahun.

ii. Bilangan institusi pendidikan yang melibatkan semua jenis pemeriksaan

penilaian/pengiktirafan/tinjauan Jemaah Nazir adalah tertakluk kepada
keperluan semasa dan kemampuan dari segi sumber manusia, peruntukan
kewangan dan ketetapan yang dibuat oleh pengurusan tertinggi Jemaah
Nazir.

iii. Bilangan minimum sekolah diperiksa oleh setiap Nazir Sekolah mengikut
jawatan dan fungsi jawatan disandang (Jadual 1).

14/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

Jadual 1: Bilangan Minimum Sekolah Diperiksa

Jawatan Lokasi/Pejabat Bil. Sekolah

Timbalan Ketua Ibu Pejabat Putrajaya 2
Nazir Sekolah
Ketua Penolong Ibu Pejabat Putrajaya 4
Pengarah Kanan
Ketua Penolong Ibu Pejabat Putrajaya 4
Pengarah
Ketua Nazir Negeri Negeri 7
Ketua Nazir Cawangan 7
Cawangan
Ibu Pejabat Putrajaya (SDP,SSJK,SDTM,SPKN) 4
Penolong Pengarah
Ibu Pejabat Putrajaya (SPK,SPIP,SPHEMK) 7
Negeri (Semenanjung) 15
Nazir Sekolah
Negeri (Sabah/Sarawak) 15

iii. Membentangkan dapatan pemeriksaan secara lisan (exit conference) kepada

institusi pendidikan pada hari terakhir pemeriksaan, kecuali penilaian/
pengiktirafan/tinjauan.

iv. Menghantar laporan pemeriksaan secara bertulis kepada institusi pendidikan

selepas setiap pemeriksaan dalam tempoh berikut (Jadual 2).

Jadual 2: Tempoh Penghantaran Laporan Pemeriksaan

Jenis Pemeriksaan Tempoh

Pemeriksaan Pengajaran dan Pembelajaran 10 hari bekerja

Pemeriksaan Institusi Pendidikan 10 hari bekerja

Pemeriksaan Pelaksanaan Dasar atau Program Pendidikan 10 hari bekerja

Hari Akhir
Pemeriksaan Tindak Ikut Pemeriksaan

15/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

v. Mengemukakan Laporan Kebangsaan kepada Menteri Pendidikan dalam

tempoh berikut (Jadual 3).

Jadual 3: Tempoh Mengemukakan Laporan Pemeriksaan/

Laporan Kebangsaan

Jenis Pemeriksaan Tempoh

Pemeriksaan Pengajaran dan Pembelajaran 30 hari bekerja selepas tamat

pemeriksaan
30 hari bekerja selepas tamat
Pemeriksaan Institusi Pendidikan pemeriksaan
Pemeriksaan Pelaksanaan Dasar atau Program 30 hari bekerja selepas tamat
Pendidikan pemeriksaan

30 hari bekerja selepas tamat

Tinjauan
tinjauan

b. Proses Sokongan
i. Memberi latihan kepada Nazir Sekolah dan Anggota Kumpulan Pelaksana
sekurang-kurangnya lima hari setiap tahun bagi meningkatkan tahap
profesionalisme (Jadual 4).

ii. Memastikan Nazir Sekolah mencapai minimum 42 Mata Kredit Pembangunan

Profesionalisme Berterusan (PPB) di bawah Sistem Pengurusan Latihan
Kementerian Pendidikan Malaysia (SPLKPM) (Jadual 4).

Jadual 4: Syarat Minimum Latihan

Nazir Sekolah Anggota Kumpulan Pelaksana

Sekurang-kurangnya lima hari latihan Sekurang-kurangnya lima hari latihan

Mencapai minimum 42 Mata Kredit PPB -

16/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

2.4 DASAR KUALITI JEMAAH NAZIR

2.4.1 Jemaah Nazir telah menggubal dasar kualiti seperti yang berikut:

“Jemaah Nazir sentiasa komited dalam pengurusan penaziran yang

cekap dan berkesan. Jemaah Nazir akan memastikan keperluan
pelanggan dan pemegang taruh dilaksanakan bagi mematuhi prosedur
kualiti. Jemaah Nazir akan melaksanakan penambahbaikan berterusan
Sistem Pengurusan Kualiti.”

2.4.2 Pelaksanaan dasar kualiti Jemaah Nazir adalah selaras dengan keperluan
berikut:
a. Bersesuaian dengan Perancangan Strategik Jemaah Nazir.
b. Komitmen untuk mencapai keperluan dan penambahbaikan berterusan
keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.
c. Menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula objektif kualiti.
d. Dihayati dan difahami oleh warga Jemaah Nazir.
e. Dikawal dan dikaji semula dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi
menjamin kesesuaian yang berterusan.

2.5 CARTA ORGANISASI

Struktur organisasi Jemaah Nazir adalah seperti dalam Lampiran A.

2.6 VISI
Memacu Standard Kualiti Pendidikan Negara

2.7 MISI

Mengupayakan Sekolah Bagi Memperkasakan dan Melestarikan Kecemerlangan

Menerusi Standard Kualiti Pendidikan

2.8 OBJEKTIF
Memastikan Kelestarian Kualiti Sistem Pendidikan di Institusi Pendidikan

17/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

3.0 SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir menumpukan kepada

pengurusan pemeriksaan dan pelaporan berkaitan institusi pendidikan yang berdaftar
di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550), nota minta dan tuntutan perjalanan,
pengurusan rekod dan sumber serta infrastruktur. Sistem Pengurusan Kualiti ini akan
dilaksanakan di seluruh Jemaah Nazir seperti di Lampiran B.

4.0 KEPERLUAN DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 KEPERLUAN AM

Jemaah Nazir hendaklah memastikan keperluan Prosedur Kualiti Operasi (PKO),

Prosedur Kualiti Sokongan (PKS), dan Prosedur Kualiti Wajib (PKW) dipatuhi. Pihak
luar yang terlibat dalam aktiviti penaziran dan pengurusan tidak tertakluk sepenuhnya
kepada prosedur dalam Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.

18/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Kawalan Dokumen

Kawalan dokumen (PKW.JN.KPM.01) tertakluk kepada prinsip dan teras
pengurusan rekod (PKW.JN.KPM.02) yang perlu dipatuhi dan dilaksanakan
oleh setiap jabatan atau agensi di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia.

4.2.2 Kawalan Rekod

a. Jemaah Nazir hendaklah mewujudkan kawalan rekod bagi membuktikan

kepatuhan terhadap keperluan dan keberkesanan operasi Sistem
Pengurusan Kualiti.

b. Jemaah Nazir hendaklah mewujudkan prosedur berdokumen untuk

menjelaskan kawalan yang diperlukan untuk pengenalan, penyimpanan,
perlindungan, perolehan, tempoh penyimpanan, dan pelupusan rekod.

c. Had masa penyimpanan ditentukan oleh Jemaah Nazir selaras dengan

dasar pengurusan rekod kerajaan.

d. Rekod disimpan dengan selamat dalam fail, folder atau buku tertentu. Jika
rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan bagi rekod
berkenaan hendaklah diwujudkan. Rekod hendaklah ditentukan dalam
setiap prosedur yang diwujudkan.

5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (TERTINGGI)

5.1 KOMITMEN PENGURUSAN TERTINGGI

Pengurusan Tertinggi Jemaah Nazir komited kepada pembangunan dan

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan prosedur kualiti. Jemaah
Nazir sentiasa berusaha secara berterusan untuk menambah baik sistem bagi
menjamin keberkesanannya dengan:

a. Memastikan warga Jemaah Nazir memahami dan menghayati akan

pentingnya keperluan mematuhi peraturan atau perundangan.

19/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

b. Mewujudkan dan memastikan warga Jemaah Nazir sentiasa

memahami serta melaksanakan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti
Jemaah Nazir (MK.JN.KPM.01) Pengurusan Pemeriksaan dan
Pelaporan ke atas Institusi Pendidikan Yang Berdaftar di bawah Akta
Pendidikan 1996.

c. Mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

d. Ketua Nazir Sekolah berhak memuktamadkan apa-apa keputusan

berdasarkan keperluan.

5.2 TANGGUNGJAWAB, KUASA, DAN KOMUNIKASI

5.2.1 Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan tertinggi Jemaah Nazir hendaklah mengenal pasti
tanggungjawab warga Jemaah Nazir. Tanggungjawab warga Jemaah Nazir
dijelaskan melalui carta organisasi, piagam pelanggan, senarai tugas, dan
myportfolio masing-masing.

5.2.2 Wakil Pengurusan

Ketua Nazir Sekolah melantik semua Timbalan Ketua Nazir Sekolah untuk
bertanggungjawab:
a. Menyedia, melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti
Jemaah Nazir.
b. Melapor kepada Ketua Nazir Sekolah mengenai kemajuan Sistem
Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.
c. Berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara berkaitan
Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.

5.3 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

5.3.1 Am
Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir hendaklah dikaji semula dari
semasa ke semasa mengikut keperluan untuk memastikan keberkesanan,
kecekapan, dan kesesuaian berterusan. Semakan pengurusan bertujuan
untuk melaksanakan penambahbaikan dan perubahan kepada Sistem
Pengurusan Kualiti.

20/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

5.3.2 Input Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Kajian semula pengurusan hendaklah meliputi:

a. Perkara Berbangkit MKSP yang Lepas.

b. Penilaian Prestasi Terhadap Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti JN.
c. Penilaian Kepatuhan Proses (Prestasi Proses) yang Berkaitan dalam
Pengurusan Pemeriksaan dan Pelaporan.
d. Laporan Status Kepincangan dan Penilaian, Tindakan Pembetulan dan
Pencegahan yang Diambil.
e. Maklum Balas Pelanggan.
f. Laporan Audit Dalaman dan Penemuan Audit oleh Pihak Ketiga.
g. Cadangan Penambahbaikan Terhadap Sistem Pengurusan Kualiti
Jemaah Nazir.

5.3.3 Output Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan hendaklah meliputi keputusan
dan tindakan yang merangkumi perkara berikut:

a. Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir ke atas

proses yang terlibat.
b. Penambahbaikan perkhidmatan berkaitan dengan keperluan
pelanggan.
c. Keperluan sumber.
d. Penyimpanan dan penyelenggaraan semua rekod Kajian Semula
Pengurusan.

21/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

6.0 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

6.1 PERANCANGAN PEMERIKSAAN, PENILAIAN, PENGIKTIRAFAN,

TINJAUAN DAN PELAPORAN

6.1.1 Pengurusan Jemaah Nazir hendaklah merancang dan mewujudkan proses

pemeriksaan dan pelaporan serta memastikan proses tersebut didokumen
dan dilaksanakan bagi mematuhi Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang
dinyatakan dalam Piagam Pelanggan Jemaah Nazir (Lampiran C).

6.1.2 Perancangan proses pemeriksaan dan pelaporan hendaklah mengambil kira

perkara-perkara berikut:

a. Objektif kualiti bagi pengurusan penaziran.

b. Keperluan mewujudkan proses dan dokumen.
c. Penyediaan sumber yang mencukupi bagi pengurusan penaziran.
d. Penyediaan perancangan bagi aktiviti verifikasi, validasi, pemantauan,
pengukuran, dan pemeriksaan/penilaian serta kriteria bagi menentukan
laporan pemeriksaan memenuhi keperluan kriteria yang ditetapkan.
e. Rekod yang diperlukan untuk membuktikan dan mengesahkan
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir.
f. Proses operasi yang terlibat dalam pemeriksaan dan pelaporan
dijelaskan secara ringkas melalui carta alir proses.

22/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

6.2 PENYAMPAIAN PEMERIKSAAN, PENILAIAN, PENGIKTIRAFAN,

TINJAUAN DAN PELAPORAN
6.2.1 Memastikan keperluan proses pemeriksaan, penilaian, pengiktirafan,
tinjauan dan pelaporan Pengurusan Tertinggi Jemaah Nazir mematuhi:
a. Peraturan, garis panduan, dan Akta Pendidikan 1996 (Akta 550).
b. Surat Arahan KPPM, Surat Siaran Ketua Nazir Sekolah, Surat Siaran,
Pekeliling Perkhidmatan, dan SPI yang sedang berkuat kuasa.

6.2.2 Semakan semula proses pemeriksaan, penilaian, pengiktirafan, tinjauan

dan pelaporan:
a. Pengurusan Tertinggi Jemaah Nazir hendaklah membuat semakan
semula terhadap proses pemeriksaan, penilaian, pengiktirafan,
tinjauan dan pelaporan berdasarkan keperluan berikut:
i. Arahan rasmi yang dikeluarkan oleh KPM.
ii. Perubahan atau arahan yang ditetapkan oleh pihak
berkepentingan.
iii. Pindaan akta yang berkaitan.

b. Pindaan ke atas proses pemeriksaan, penilaian, pengiktirafan,

tinjauan dan pelaporan hendaklah sentiasa dilakukan dari semasa ke
semasa mengikut kemampuan Jemaah Nazir.

c. Sebarang pindaan yang dikenal pasti oleh warga Jemaah Nazir boleh
dimaklumkan dan dipersetujui serta diluluskan dalam mesyuarat
yang bersesuaian.

d. Prosedur yang diwujudkan hendaklah diselaraskan mengikut

keperluan proses pemeriksaan, penilaian, pengiktirafan, tinjauan dan
pelaporan.

23/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

6.3 NOTA MINTA DAN TUNTUTAN PERJALANAN

6.3.1 Nota Minta
a. Menerima arahan untuk melaksanakan pembelian terus.
b. Menyedia Pelawaan Tawaran Harga melalui sistem e-Perolehan
kepada sekurang-kurangnya tiga pembekal dan mendapatkan maklum
balas.
c. Menyediakan Nota Minta.
d. Meluluskan Nota Minta.
e. Menyerahkan dokumen lengkap kepada Unit Kewangan Am seperti
dalam senarai semak BPD-NM01/2018 - Pindaan 1.
f. Memperaku baki peruntukan.
g. Meluluskan perolehan.
h. Menyediakan permintaan pembelian dalam sistem e-Perolehan.
i. Meluluskan permintaan pembelian dalam sistem e-Perolehan.
j. Menyerahkan salinan Pesanan Kerajaan kepada peminta Nota Minta.

6.3.2 Tuntutan Perjalanan

a. Mengemukakan Borang Tuntutan Perjalanan (Lampiran C).
b. Melengkapkan dan melampirkan dokumen berikut:
i. Senarai Semak [SSTP/JN.SUA/2020].
ii. Kelulusan Pembayaran Tuntutan Perjalanan AP100(a) (jika
tuntutan dihantar melebihi 10hb.) [KPTP/JN.SUA/2020].
iii. Kelulusan bertugas di luar pejabat bagi setiap perjalanan yang
dituntut [PBLP/JN.SUA/2020].
iv. Kelulusan menggunakan kenderaan sendiri bagi perjalanan
melebihi 240km [PMKS/JN.SUA/2020].
v. Surat/memo arahan bertugas rasmi di luar pejabat (salinan
disahkan).
vi. Penyata Touch N Go (salinan disahkan) [KT/JN.SUA/2020].
vii. Resit asal (penginapan/tol/teksi/e-hailing/tiket kapal terbang
dan lain-lain).
viii. Jadual Pergerakan.

c. Semua tuntutan perjalanan dihantar ke Ibu Pejabat atau JNN PTJ

untuk proses pembayaran pada/sebelum 10hb. bulan berikutnya.

24/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

6.4 PENGURUSAN REKOD

6.4.1 Surat Menyurat

a. Menerima data/maklumat atau surat daripada kaunter penerimaan

Jemaah Nazir, mesin faksimili, dan cetakan e-mel.
b. Mengenal pasti rekod berkaitan dan mengasingkan surat sama ada rasmi
atau persendirian.
c. Merekodkan surat-menyurat (Masuk) dalam buku Daftar Surat Menyurat
Am 10-Pin 3/80 secara berasingan bagi surat terperingkat dan surat
terbuka.
d. Merekodkan surat-menyurat (Keluar)/dapatan/laporan dalam buku
Daftar Surat Menyurat mengikut ketetapan berikut:
i. Bagi surat kategori terperingkat/dapatan/laporan, gunakan Buku
Daftar Surat-menyurat 492A.
ii. Bagi surat kategori terbuka, gunakan buku Daftar Surat-menyurat
Am 10-Pin 3/80 (ruangan ”daripada” diubah “kepada”).

e. Bagi data/maklumat atau surat dalam bentuk soft copy:

i. Buat cetakan hard copy.
ii. Rekodkan data/maklumat atau surat (Masuk/Keluar).
iii. Serahkan kepada KNS/KNN untuk diminitkan kepada pegawai
berkenaan.

f. Menerima surat/maklumat daripada KNS/KNN dan:

i. Minitkan surat/maklumat berkenaan.
ii. Masukkan ke dalam fail berkenaan.
iii. Serahkan kepada pegawai berkenaan untuk tindakan.
(Jika tiada fail berkaitan dengan surat berkenaan, wujudkan fail
baharu dan ikut langkah (a) hingga 3(d) - A. Pewujudan dan
Pengumpulan Data dan Maklumat).
g. Menyimpan rekod di tempat yang sesuai mengikut peraturan yang telah
ditetapkan. Rekod disimpan dalam bilik fail/kabinet fail/soft copy dalam
folder.
h. Mengenal pasti fail untuk ditutup dan mengasingkan daripada fail aktif.
i. Mencatatkan “TUTUP” dan tarikh di kulit fail yang berkenaan.
j. Merekodkan dalam Daftar Fail Ditutup [JN/DK/17/19/(06-00)] dan
menyimpan fail berkenaan.

25/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

6.4.2 Pengurusan Rekod Pemeriksaan, Penilaian, Pengiktirafan, Tinjauan dan

Pelaporan

a. Jemaah Nazir mestilah memastikan semua kertas konsep, dan instrumen

pemeriksaan/aneks pemeriksaan diberikan nombor kod berdasarkan
sektor peneraju pemeriksaan.
b. Jemaah Nazir hendaklah memastikan semua kertas konsep dan
instrumen pemeriksaan/aneks pemeriksaan serta laporan pemeriksaan/
laporan kebangsaan mematuhi prosedur kawalan yang telah ditetapkan.
c. Jemaah Nazir perlu mengkategorikan semua kertas konsep dan
instrumen pemeriksaan/aneks pemeriksaan, laporan pemeriksaan/laporan
kebangsaan serta penilaian sebagai `SULIT’ atau `TERHAD’ mengikut
pekeliling yang berkuat kuasa.
d. Satu salinan kertas konsep dan instrumen pemeriksaan/aneks
pemeriksaan, laporan pemeriksaan/laporan kebangsaan serta penilaian
disimpan dalam bentuk digital di Ibu Pejabat Jemaah Nazir dan kertas
konsep dan instrumen pemeriksaan/aneks pemeriksaan, laporan
pemeriksaan/laporan kebangsaan serta penilaian di Jemaah Nazir negeri
yang berkenaan.

6.5 PENGURUSAN SUMBER

6.5.1 Am

Jemaah Nazir hendaklah memastikan warga Jemaah Nazir mempunyai

kompetensi dan pengalaman dalam tugas yang dipertanggungjawabkan bagi
memastikan kepatuhan terhadap keperluan perkhidmatan. Justeru, keperluan
sumber manusia hendaklah dirancang berasaskan perancangan pemeriksaan
dan pelaporan seperti yang ditetapkan oleh Jemaah Nazir dari semasa ke
semasa.

26/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

6.5.2 Pengambilan Nazir Sekolah baharu

a. Mengarahkan pengisian kekosongan jawatan Nazir Sekolah.

b. Menerima arahan mengisi kekosongan jawatan Nazir Sekolah.
c. Membuat hebahan kekosongan jawatan dan mengedarkan borang
permohonan kepada Bahagian KPM/JPN/PPD melalui portal KPM/surat
pemakluman.
d. Melengkapkan borang permohonan dan mengemukakan permohonan
kepada pejabat Jemaah Nazir terdekat.
e. Menerima borang permohonan calon Nazir Sekolah.
f. Membuat tapisan permohonan dan menyenarai pendek calon
berdasarkan syarat-syarat pengambilan.
g. Menyediakan dokumen berkaitan urusan temu duga:
i. Surat panggilan temu duga kepada calon.
ii. Surat lantikan panel penemu duga dan urus setia.
iii. Borang ujian dan borang pemarkahan.
iv. Dokumen-dokumen berkaitan permohonan calon.
v. Menguruskan keurusetiaan temu duga.
h. Melaksanakan temu duga (berkumpulan dan individu).
i. Melaksanakan ujian bertulis dan ujian kemahiran TMK.
j. Menyelaras markah temu duga.
k. Mengemukakan keputusan temu duga untuk perakuan Mesyuarat PPSM.
l. Melaksanakan pencerapan dan mengemukakan borang pencerapan
kepada urus setia.
m. Menyelaras markah keseluruhan (temu duga dan pencerapan).
n. Mengemukakan markah keseluruhan kepada Unit Sumber Manusia, Sektor
Pengurusan.
o. Menyelaras dan mengemukakan markah keseluruhan dan syor perakuan
pengambilan calon Nazir Sekolah baharu kepada Panel Pembangunan
Sumber Manusia.
p. Memohon pelepasan bagi calon Nazir Sekolah baharu yang diperaku
daripada Bahagian KPM/JPN/Institusi Pendidikan yang berkaitan.
q. Memohon arahan penempatan calon Nazir Sekolah baharu yang telah
dapat pelepasan.

27/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

6.5.3 Kompetensi dan Latihan

Pengurusan Tertinggi Jemaah Nazir hendaklah:

a. Memastikan warga Jemaah Nazir mempunyai kelayakan dan kemahiran

yang diperlukan.

b. Memastikan warga Jemaah Nazir yang terlibat dalam pemeriksaan dan

pelaporan di institusi pendidikan diberikan latihan secara berterusan.

c. Menilai keberkesanan latihan yang dihadiri oleh warga Jemaah Nazir.

d. Memastikan warga Jemaah Nazir sedar akan kepentingan dan

sumbangan mereka bagi mencapai objektif kualiti.

e. Menyelenggara dan mengemas kini rekod latihan warga Jemaah Nazir

mengenai pendidikan dan latihan.

6.6 INFRASTRUKTUR PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Jemaah Nazir komited dalam menyediakan kemudahan infrastruktur bagi

melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti dengan berkesan. Kemudahan infrastruktur
bagi perkhidmatan sokongan seperti komunikasi dan sistem maklumat dalam
Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK) yang melibatkan peralatan hardware dan
software diselenggara dengan baik.

28/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

7.0 PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

7.1 AM
Jemaah Nazir hendaklah melaksanakan proses pengukuran, analisis, dan
penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti bagi menepati keperluan kepatuhan
perkhidmatan yang ditetapkan, penambahbaikan berterusan dan menggunakan
kaedah yang bersesuaian. Kekuatan dan penambahbaikan dalam Sistem
Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir dikenal pasti melalui:

7.1.1 Maklum Balas Pelanggan

a. Jemaah Nazir menyediakan prosedur maklum balas pelanggan secara
dalam talian.
b. Analisis maklum balas pelanggan adalah untuk merangka tindakan
pembetulan serta penambahbaikan bagi memperkukuh organisasi
Jemaah Nazir.

7.1.2 Audit Dalaman

Jemaah Nazir hendaklah melantik dan melatih sekumpulan Juruaudit
Dalaman untuk menilai pematuhan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti
Jemaah Nazir. Tindakan pembetulan yang berkesan akan diambil
berdasarkan laporan audit dalaman.

7.1.3 Pemantauan dan Pemastian Kualiti

Proses pemantauan dan pemastian kualiti dilakukan melalui:
a. Penyediaan kaedah atau prosedur pemantauan dan pemastian kualiti
untuk mencapai objektif kualiti dan menepati format yang ditetapkan.
b. Pemantauan, penyemakan, pengesahan dan kelulusan laporan
pemeriksaan atau laporan lain oleh pihak yang diberi kuasa sebelum
dikemukakan kepada pelanggan.
c. Pematuhan semua prosedur penyediaan laporan pemeriksaan atau
laporan lain yang akan diserahkan kepada pelanggan.

29/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

7.2 TINDAKAN PEMBETULAN

Jemaah Nazir melalui unit yang dipertanggungjawabkan:
a. Menyediakan prosedur berdokumen bagi memastikan laporan
pemeriksaan/laporan kebangsaan, nota minta dan tuntutan perjalanan,
pengurusan rekod, pengurusan sumber dan infrastruktur mencapai
standard yang ditetapkan.
b. Mengawal laporan pemeriksaan atau laporan kebangsaan yang tidak
mematuhi spesifikasi produk bagi tujuan tindakan pembetulan.
c. Melaksanakan verifikasi ke atas laporan pemeriksaan atau laporan
kebangsaan yang tidak mematuhi spesifikasi produk yang telah dibuat
pembetulan.

7.3 TINDAKAN PENCEGAHAN

Jemaah Nazir melalui unit yang dipertanggungjawabkan:
a. Mengenal pasti kemungkinan ketidakpatuhan berlaku dan punca
penyebabnya.
b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi mencegah ketidakpatuhan berlaku.
c. Menentukan dan melaksanakan tindakan pencegahan yang diperlukan.
d. Menyediakan rekod hasil daripada tindakan pencegahan yang
dilaksanakan.
e. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang dilaksanakan.

7.4 KETIDAKPATUHAN SPESIFIKASI PRODUK

7.4.1 Jemaah Nazir hendaklah mengambil tindakan pembetulan dengan

mengenal pasti, mengasingkan dan membuat penambahbaikan
dokumen yang tidak mematuhi spesifikasi produk.

7.4.2 Laporan mengenai ketidakpatuhan dan mana-mana tindakan berikutnya

yang diambil mestilah merujuk dokumen PKW.JN.KPM.06: Prosedur
Ketidakpatuhan Spesifikasi Produk.

30/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 MK.JN.KPM.01

7.5 ANALISIS DATA

7.5.1 Jemaah Nazir bertanggungjawab mengumpul dan menganalisis data yang

sesuai bagi memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti
Jemaah Nazir.

7.5.2 Jemaah Nazir mengenal pasti kaedah untuk menganalisis data yang
berkaitan dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir
seperti:

a. Data berkaitan maklum balas pelanggan (PKS.JN.KPM.02:

Prosedur Maklum Balas Pelanggan).
b. Kepatuhan terhadap keperluan dokumen (PKW.JN.KPM.06:
Prosedur Ketidakpatuhan Spesifikasi Produk).
c. Ciri-ciri dan trend aliran proses termasuk peluang untuk langkah-
langkah pencegahan dan tindakan pembetulan (PKW.JN.KPM.04:
Prosedur Tindakan Pembetulan dan PKW.JN.KPM.05:
Prosedur Tindakan Pencegahan).
d. Nota Minta (e-Perolehan Penilaian Pembekal) seperti dalam
PKS.JN.KPM.05: Prosedur Nota Minta (Pembelian Terus).

7.6 PENAMBAHBAIKAN
Jemaah Nazir hendaklah melaksanakan penambahbaikan yang berterusan ke
atas Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan dasar kualiti, objektif kualiti, hasil
audit, maklum balas pelanggan, penganalisisan data, tindakan pembetulan
dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.

31/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 LAMPIRAN A
STRUKTUR ORGANISASI JEMAAH NAZIR
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

32/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

 LAMPIRAN B

[Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

33/34

PINDAAN 1: MKSP 2021

 MK.JN.KPM.01

LAMPIRAN C

PIAGAM PELANGGAN JEMAAH NAZIR

Kami, warga Jemaah Nazir (JN) dengan penuh tekad dan iltizam dalam
melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang diperuntukkan di bawah Akta
Pendidikan 1996, dengan ini berjanji akan menumpukan seluruh tenaga dan usaha
kami untuk:

1. Melakukan pemeriksaan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh lima tahun

bagi sekurang-kurangnya 70.00 peratus sekolah.

2. Memberi nasihat kepada setiap institusi pendidikan yang diperiksa semasa

Perjumpaan Penutupan pada hari terakhir pemeriksaan bagi membolehkan
Institusi Pendidikan mengambil tindakan penambahbaikan.

3. Mengemukakan Laporan Pemeriksaan Institusi Pendidikan kepada Menteri

Pendidikan dalam tempoh selewat-lewatnya 30 hari bekerja selepas tamat
pemeriksaan.

34/34 [Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Jemaah Nazir Edisi Keenam]

PINDAAN 1: MKSP 2021