Nama : HERNA NURPIANA

NIM : 042030394

MATA KULIAH : MANAJEMEN PERUBAHAN

1. Dewasa ini knowledge atau pengetahuan sudah menjadi bagian tidak terpisahkan dari
kehidupan sebuah organisasi/ perusahaan, lebih-lebih jika organisasi tersebut sebuah
organisasi yang secara natural berbasis pengetahuan. Sebagai tugas pertama, tolong
jelaskan bahwa perguruan tinggi merupakan contoh ideal dari kondisi yang
seperti uraian di atas!

Jawab :

Perkembangan dewasa ini mengajukan pada makin cepatnya perubahan dalam

segalam bidang kehidupan, akibatnya dari efek globalisasi serta pengembangan
teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas mengakibatkan per-lunya
cara-cara barudalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive.
Penekanan akan makinpentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM)
merupakan salah saru respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini
tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena
hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan
tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan
SDM yang berkualitas dan kom-petitif. Ketatnya kompetisi secara global
khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan
kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan
pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks
tersebut.
Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan
dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja
organisasi.Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam
menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pencapaiannya akan merupakan
suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat
mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam
organisasi. Dari sinilah istilah mana-jemen pengetahuan berkembang sebagai
suatu bagian penting dan strategis dalam pengelolaan SDM pada
Perusahaan/organisasi. Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat
dimanfaatkan oleh orga-nisasi dengan tetap memberikan otonomi
pengembangannya pada individu tersebut. Dalam hubungan ini belajar dan
pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas penge-tahuan,
oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang
diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui
pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu
melakukan pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya
dalam kondisi yang demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia
 pembelajar. Pengetahun yang tersimpan pada masing-masing individu pegawai
perusahaan manfaatnya hanya dinikmati oleh orang yang bersangkutan, sedangkan
tujuan perusahaan adalah membangun institusi yang juga memiliki pengetahuan.

2. Sebagai tugas kedua, tolong jelaskan bagaimana caranya agar pengetahuan yang hanya
dimiliki oleh seseorang tersebut bisa digunakan untuk membentuk knowledge
organization!
Jawab:
Knowldge management menjadi bidang yang penting dalam proses pembelajaran
sebuah organisasi. Penge-tahuan yang dimiliki oleh organisasi harus mampu
memberikan kemajuan bagi organisasi itu sendiri. Agar organisasi dapat bertahan
hidup, maka diwajibkan agar setiap orang yang ada di dalam organisasi sharing penge-
tahuan. Untuk itu dibutuhkan manajemen yang kuat agar pengetahuan tersebut
mengakar di setiap individu dalam organisasi dan tidak hilang begitu saja
dengan didukung infrastruktur untuk penyebaran informasi di lingkungan
organisasi.
Alur Proses Penciptaan Pengetahuan
Information Acquisition (Proses Pengadaan Informasi
Proses pengadaan informasi adalah proses mengumpulkan beragam informasi dari
berbagai sumber yang dianggap relevan dengan interes komunitas pemakai
sistem manajemen pengetahuan. Karena itu, proses ini harus dilakukan berdasarkan
survei kebutuhan dan interes anggota komunitas yang yang telah dilakukan terlebih
dahulu. Sumber informasi tidak hanya berasal dari Internet, tetapi juga dari sumber
informasi yang didistribusikan dalam bentuk offline, seperti CDROM atau DVDROM.
Pada proses pengadaan informasi, ada dua jenis informasi yang dikumpulkan.
Pertama Unstructured Information (informasi yang tidak terstruktur) dan Structured
Information (informasi yang terstruktur). Unstructured Information adalah
informasi yang tidak mendalam tentang suatu topik. Contohnya adalah artikel surat
kabar. Sedangkan Unstructured Information adalah (sekumpulan) informasi yang
mendalam dan detail tentang suatu topik. Unstructured Information disimpan dan
menjadi bagian penting dalam Unstructured Knowledge Creation (Penciptaan
Pengetahuan yang Tidak Terstruktur), sedangkan Structured Information disimpan
dalam sistem repository (digital library).
Unstructured Knowledge Creation (Pencip-taan Pengetahuan Yang Tidak Terstruktur)
Unstructured Knowledge Creation adalah proses pembelajaran komunitas yang
cenderung tidak terstruktur. Tidak terstruktur dalam hal pengetahuan yang dihasilkan
belum mendalam dan belum fokus pada suatu topik interes tertentu. Tujuan proses ini
adalah:
 - Agar anggota komunitas mau, berani dan termotivasi berbagi pengetahuan
(knowledge sharing).
- Agar anggota komunitas terbiasa dengan sistem manajemen pengetahuan yang akan
digunakan.
Discussion Forum (Forum Diskusi, Semi-structured Knowledge Creation)
Setelah pustakawan mendapatkan topik interes anggota komunitas, maka tahap
berikutnya adalah mengajak anggota komunitas untuk mendiskusikannya secara lebih
spesifik dan ter-struktur pada Discussion Forum. Jika memung-kinkan,
pustakawan juga bisa mendorong anggota komunitas langsung ke proses
Structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Terstruktur). Tapi
ini relatif sulit dilakukan karena untuk menghasilkan pengetahuan yang terstruktur
relatif butuh waktu dan proses yang tidak sebentar. Yang paling mudah adalah membuat
pengetahuan yang tidak terstruktur menjadi lebih terstruktur dalam Discussion Forum.
Bisa dibilang Discussion Forum adalah Semi-structured Know-ledge Creation
(Penciptaan Pengetahuan Yang Semi Terstruktur)
Structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Terstruktur)
Pada saat proses di Discussion Forum, bila dirasa pengetahuan yang tercipta telah
cukup detail dan terstruktur, maka pustakawan harus meng-arahkan kegiatan
pembelajaran pada proses berikutnya, yaitu Structured Knowledge Creation.
Dalam proses penciptaan pengetahuan, proses ini merupakan proses yang sangat
penting. Bisa dianggap puncaknyaproses penciptaan pengetahuan. Proses ini
merupakan kelanjutan dari proses Discussion Forum (semi-structured knowledge
creation). Juga bisa merupakan kelanjutan dari proses Unstructured Knowledge
Creation, meskipun hal ini jarang terjadi.
Pada proses ini, biasanya kontribusi dari anggota komunitas relatif berkurang. Ini
dikarenakan tingkat kesulitannya yang cukup tinggi. Untuk mengatasi masalah ini,
pustakawan bisa membantu dengan membuat kerangka struktur pengetahuan
dan melakukan kemas-ulang pengetahuan yang didapat dari Discussion Forum
dan sumber referensi. Tapi anggota komunitas diharapkan sebagai kontributor
pengetahuan pada proses ini. Bisa saja ketika suatu topik interes sudah mencapai proses
Structured Knowledge Creation, tapi topik tersebut tetap terus didiskusikan
ditahap Discussion Forum. Jadi bisa juga Discussion Forum tempat membahas
topik interes dan menghasilkan pengetahuan baru, sedangkan Structured
Knowledge Creation tempat menyimpan pengetahuan yang sudah disepakati
bersama (lihat panah 2 arah antara proses Discussion Forum dengan Structured
Knowledge Creation). Pengetahuan yang tercipta pada proses ini, selanjutnya
disimpan pada sistem repository sehingga bisa menjadi referensi kembali pada
proses Structured Knowledge Creation (lihat panah 2 arah antara proses Structured
Sistem Repository (Digital Library)
Digital Library berfungsi sebagai:
- Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber
informasi.
- Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured
Knowledge Creation.
- Tempat menyimpan pengetahuan yang diha-silkan pada proses pembelajaran di
Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
Semua fungsi di atas dilakukan oleh pus-takawan. Oleh karena itu, pustakawan
sebaiknya punya kemampuan yang cukup dalam hal pencarian, pengolahan dan kemas
ulang informasi, serta kemampuan belajar secara cepat dan kemampuan
berkomunikasi.
Knowledge Creation dengan Digital Library) maupun Discussion Forum (lihat
panah 2 arah antara proses Discussion Forum dengan Digital Library).
Konsep Mekanisme Trasformasi Pengeta-huan dalam Organisasi Pembelajar
Transformasi pengetahuan ini bergantung dengan mental dan budaya untuk setiap
individu sehingga aktualisasi aktivitas di dalam organisasi akan dilandasi pada
keyakinan baru sebagai kesepakatan bersama (anggota organisasi bekerja dengan spirit
baru). Berdasarkan model mental organisasi yang disepakati bersama inilah
mereka kemudian mengakutalisasikanpengetahuannya menjadi strategi, program,
sistem/dokumen baru sebagai pedoman kerja seluruh anggota
Faktor yang penting dalam Implementasi Knowledge Management
• Manusia
Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang mampu di
sharing/transfer dalam institusi atau organisasi.
• Leadersihp
Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang
kuat dengan menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi
dalam mewujudkan visinya.
• Teknologi
Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat
dan waktu yang tepat pula.
• Organisasi
Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi dalam
penyebaran informasi
• Learning
Kemauan belajar untuk setiap individu sehing-ga muncul ide-ide, inovasi dan
knowledge baru, yang menjadi komoditas utama dalam KM.
Hal yang esensial dalam knowledge management adalah terbentuknya lingkungan
belajar yang kondusif, sehingga para pekerja ter-motivasi untuk terus belajar,
memanfaatkan informasi atau pengetahuan yang disediakan perusahaan, dan
menumbuh kembangkan pengetahuan individualnya serta pada akhirnya mau berbagi
pengetahuan baru yang didapatnya untuk menjadi pengetahuan organisasi, atau dengan
kata lain knowledge management focus agar manusia didalamnya produktif utnuk
menumbuhkembangkan pengetahuan dan mau berbagi pengetahuan yang
dimilikinya.
Perkembangan teknologi informasi telah meningkatkan produktivitas penemuan
pengetahuan (mempermudah proses pengelolaan pengetahuan) serta mempercepat
proses implementasinya, sehing-ga organisasi untuk menginstitusionalisasikan dan
mendistribusikan pengetahuan yang berasal dari individu anggota oranisasi
sesuai dengan kebutuhan dan perkembangannya.
Sosialisasi dan Promosi
Aplikasi sistem manajamen pengetahuan yang kompleks tidak akan berguna
kalau tidak digunakan oleh komunitasnya. Karena itu perlu strategi yang tepat untuk
memotivasi anggota komunitas agar menggunakan sistem. Pertama, sosialisasi.
Sosialisasi bisa dila-kukan dengan melakukan edukasi kepada komunitas pemakai
tentang layanan baru (intranet sistem manajemen pengetahuan) di perpustakaan.
Edukasi juga harus disertai dengan pelatihan cara menggunakan sistem intranet.
Kedua, promosi. Promosi sebaiknya berisi manfaat intranet bagi komunitas pemakai
perpustakaan. Jaman sekarang, biasanya produk berbasis teknologi akan berhasil
bisa dikaitkan dengan gaya hidup modern yang produktif. Karena itu perlu
dirumuskan secara tepatbagaimana mempro-mosikan intranet ini sebagian dari gaya
hidup modern diperpustakaan.
Ketiga, reward (hadiah). Hadiah merupakan salah satu motivasi orang untuk berbuat
sesuatu. Pengelola Perpustakaan sebaiknya perlu meng-alokasikan dana untuk
menyediakan hadiah bagi pemakai yang paling aktif dan banyak memberikan
kontribusi penciptaan pengetahuan di intranet.
Keempat, Evaluasi. Suatu pengembangan sistem dianggap baik, bila secara
transparan melibatkan pemakai dalam pengembangannya. Karena itu perlu secara
berkala komunitas pemakai diajak berdiskusi mengenai usability sistem
manajamen pengetahuan yang digunakan. Dari sini, akan didapat masukan-masukan
bagi pengembangan sistem lebih lanjut.

SUMBER : BMP EKMA4565_MANAJEMEN PERUBAHAN