1

ANALISIS SITEM

1. PENDAHULUAN
Analisis Sistem dapat didefenisikan sebagai berikut:

Penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalah,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Tahap analisis system dilakukan setelah tahap perencanaan system dan sebelum tahap
desai system. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan
ditahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya.

Misalkan Anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem
tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem ini mempunyai beberapa kelemahan, Anda
harus dapat menemukannya. Tugas yang diilustrasian ini adalah yang disebut dengan nalisis
sistem. Istilah analisis sistem ini memang tepat, karena memang itulaj yang akan dikerjakan
oleh analis sistem dalam tahap ini, yaitu menganalisis sitem untuk menemukan kelemahan-
kelamhannya sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

2. LANGKAH-LANGKAH DI ANALISIS SITEM

Langkah-langkah di dalam analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang

dilakukan dalam mendefenisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap
perencanan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang lingkup tugasnya. Di analisis sitem,
ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci (detail). Di analisis sistem ini, penelitian yang
dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci, sedang diperencanaan sistem
sifatnya hanya penelitian pendahulun.

Di dalam tahap analisis sitem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh
analis sistem sebagai berikut:

1. Identifi, yaitu mengidentifikas masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analize, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem.
Supaya memudahkan untuk melakukan koorninasi dan pengawasan, koordinator tim analis
dapat membuat suatu kertas keja yang membuat tugas-tugas yang harus dilakukan dalam tahap
analisis sistem ini. Sedangkan tiap-tiap tugas yang harus dilakukan dalam tahap analisis sistem
untuk masing-masing langkah ini tanpak di kertas kerja berikut ini (formulir F-001)

Sumber: Jogiyanto
 2
KERTAS KERJA PENGEMBANGAN SISTEM
Untuk Proyek : PT Arief Kurniawan
Nomor Proyek:
Sistem : Peng. Pemasaran
Tahap : Analisis
Nama Langkah/ tugas/sub tugas Nomor Petugas Tanggal Tanggal Ket
formulir yang rencana realisasi
digunakan melakukan mulai selesai mulai selesai
Menganalisis hasil penelitian
- Menganalisis kelemahan
sistem
- Menganalisis distribusi F-019 BS1
pekerjaan
- Menganalisis pengukuran F-020 BS2
pekerjaan
- Menganalisis keandalan F-022 BS1
- Menganalisis dokumen F-015 CS1
- Menganalisis laporan F-015 CS2
- Menganalisis teknologi F-017 BS1
- Menganalisis kebutuhan F-018 AK1
informasi
pemakai
Membuat laporan hasil analisis - AK1,
BS1,
BS2, CS1,
CS2

- Mengidentifikasi masalah
- Mengidentifikasi penyebab F-002 AK1, BS1
masalah
- Mengidentifikasi titik F-003 AK1, BS1
keputusan
- Mengidentifikasi personil- F-004 BS2
personil kunci
- Memahami kerja dari sistem
lama
- Menentukan jenis penelitian F-005 BS2
- Merencanakan jadwal F-006 BS2
penelitian
- Mengatur jadwal F-007 BS2
wawancara
- Mengatur jadwal observasi F-008 BS2
- Mengatur jadwal F-009 BS2
pengambilan sampel
- Membuat penugasan F-010 AK1
penelitian
- Membuat agenda wawancara F-011 BS1
- Mengumpulkan hasil F-012, AK1,
penelitian F-013, BS1, BS2,
F-014, CS1, CS2
Sumber: Jogiyanto
 3
F-015,
F-016,
F-017
No. Formulir F-001

3. MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) maslah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam

tahap analisis sistem. Maslah (problem) dapat didefenisikan sebagai suatu pertanyaan yang
diinginkan untuk pecahkan. Maslah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat
dicapai. Oleh karena itulaj pada tahap analisis sitem, langkah pertama yang harus dilakukan
oleh analis sistem adalah mengidentifikan terlebih dahulu maslah-masalah yang terjadi. Tugas-
tugas yang harus dilakukan adalah adalah sebagai berikut:

Mengidentifikas maslah:
- Mengidentifikasi penyebab maslah
- Mengidentifikasi titik keputusan
- Mengidentifikasi personil-personil kunci

3.1. Mengidentifikasi penyebab maslah

Sering kali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan
tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya adal sesuatu
penyebab yang menimbulkannya. Sebagai ilustrasi, misalnya Anda mempunyai mobil yang
jalannya tersendat-sendat. Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini
maka perlu diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab
terjadinya masalah, maka proses analisis sitem tidak akan berjalan dengan mestinya, yaitu
tidak akan efisien dan efektif. Kalau Anda akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil
tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab maslahnya, maka proses
perbaikan mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah Anda akan
membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa
mobil tersebut jalannya tersendat-sendat? Tentunya ini pekerjaan analis yang tidak benar.
Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses
pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersebut tersndat-
sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah ini, maka Anda dapat mulai
menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran ini, tanpa harus membongkar
semua komponen mobil yang tidak menyebabkan terjadinya masalah.
Analisi sitem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang
dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang
sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab-
penyebab terjadinya masalah ini.
Tugas identifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih
dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah
ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang

Sumber: Jogiyanto
 4
terjadi adalah ”biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun” Mengapa biaya persediaan
meningkat? Mengapa jalannya mobil tersendat-sendat? Jawabannya adalah disebabkan oleh
pembakaran yang tidak sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya
persidiaan meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinaya
masalah biaya yang meningkat ini adalah karena:

- persediaan di gudang terlalu banyak (over stock) dan

- pembelian barang tidak ekonomis.

Untuk kasus PT Arief Kurniawan di system pengendalian pemasaran dan penjualan,

subyek-subyek masalah yang terjadi adalah sebagai berikut ini.

1. Langganan mengeluh karena layanan kurang baik dan barang yang dikirim sering
tidak sesuai.
2. Banyak piutang tidak tertagih.
3. Pengendalian manajemen kurang efektif.

Dari subyek-subyek masalah yang terjdi ini, analis sistem harus dapat mengidentifikasi
kemungkinan-kemungkinan penyebab terjadinya maslah-masalah ini.

1. Masalah yang terjadi adalah langgana mengeluh, dapat diidentifikasikan bahwa yang
menyebabkan masalah ini adalah karena dua hal, yaitu:

a. pelayanan yang kurang baik kepada langganan dan

b. barang yang dikirim sering tidak sesuai.

2. Masalah yang terjadi adalah banyak piutang tidak tertagih. Masalah ini dapat
diidentifikasikan karena bebrapa sebab, yaitu:

a. evaluasi pemberian kredit yang kurang benar dan

b. penagihan piutang yang tidak efektif.

Penyebab yang ke dua, yaitu penagihan piutang yang tidak efektif adalag di luar ruang lingkup
sistem yang akan dikembangkan. Sistem yang akan dikembangkan ini adalah sistem
pengendalian penjualan dan pemasaran, sedangkan penagihan piutang termasu di dalam sistem
penerimaan kas dan piutang. Oleh karena itu, yang termasuk penyebab masalah banyak
piutang tidak tertagih untuk sistem ini adalah penyebab yang pertama, yaitu evaluasi
pemberian kredit yang kurang benar.

3. Masalah yang terjadi adalah pengendalian manajemen kurang efektif. Maslah ini dapat
diidentifikan karena disebabkan oleh kurang tersedianya laporan yang berkualitas.

Analis sistem dapat dapat menggunakan formulir F-002 untuk mengidentifikasikan penyebab
terjadinya masalah.

Sumber: Jogiyanto
 5
KERTAS KERJA PENGEMBANGAN SISTEM
Untuk Proyek : PT Arief Kurniawan
Nomor Proyek:
Sistem : Peng. Pemasaran
Tahap : Analisis

Nomor Masalah yang dihadapi Identifikasi pentebab masalah

Formulir : F-002

3.2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus

diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai
masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah
ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih
lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan
menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang
berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang
sempurna adalah terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di
karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan membongkar
semua komponen dari mesin mobil ini, tetapi cukup memeriksa pada titik keputusan saja.
Demikian juga dengan analisis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-
titik keputusan penyebab masalah, maka dapat menggunakan formulir F-003 untuk
mengidentifikasi titik keputusan penyebab masalah yang terjadi ( lihat di lampiran laporan
hasil analisis untuk PT Arief Kurniawan ).
Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem
bagian alir formulir ( paperwork flowchart atau from flowchart ) bila dokumentasi ini dimiliki
oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat menggunakan buku manual pedoman
mesin mobil bersangkutan untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah
pembakaran yang kurang sempurna. Untuk kasus PT Arief Kurniawan ini, dokumentasi sistem
yang dapat digunakan adalah bagian alir formulir untuk prosedur penjualan dan dokumentasi
ini telah diperoleh dalam penelitian pendahuluan di tahap perencanaan sistem. Bagian alir
formulir untuk prosedur penjualan PT Arief Kurniawan di sistem yang lama tampak sebagai
berikut.

Penjelasan dari titik-titik keputusan untuk kasus PT Arief Kurniawan adalah sebagai berikut
ini.
1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik keputusan
yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:

Sumber: Jogiyanto
 6
a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu penanganan order
penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan proses pertama kali menerima
order dari langganan.
b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini
dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan
order penjualan juga lama. Proses pembuatan order penjualan adalah proses membuat
dokumen tertulis dari order langganan yang telah diterima dengan tembusan-
tembusannya sebagai berupa:
- Tembusan untuk membuat faktur;
- Tembusan untuk catatan akuntansi (journal/ register copy);
- Tembusan untuk meminta barang dari gudang ( stock request copy );
- Tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan pengiriman
(shipping notice);
- Tembusan otorisasi kredit (credit copy);
- Tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima
(acknowledgement copy atau advice copy).
c. “ Proses evaluasi kredit” dibagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan
pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-
belit.
d. “Proses pengambilan barang” di gudang. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan
pelayanan kepada langganan kurang baik proses pengambilan barang lama.
e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan pengiriman
(shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan
pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan dokumen dan laporan
pengiriman lama. Proses pengirimannya sendiri juga harus cepat sampai barang
diterima oleh langganan, tetapi sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh
langganan, tetapi proses ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengedalian
penjualan dan pemasaran (masuk dalam sistem distribusi).
f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan
pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat faktur lama.

2. penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik keputusan
mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:
a. “kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan
barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di faktur bila faktur salah.
b. “kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing. Titik
keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang
dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan pengiriman.

3. penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik keputusan
yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan informasi untuk
pemberian kredit” di bagian kredit.

Sumber: Jogiyanto
 7
4. penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik keputusan
yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah’’ proses pembuatan laporan di
bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila
proses pembuatan laporan’’ lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak
ada atau lemah.

3.3 Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi

terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik
yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.
Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagian alir
dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description). Analis
sistem dapat menggunakan formulir F-004 ini untuk mengidentifikasi personil-personil kunci
di sistem yang lama (lihat di lampiran laporan hasil analisis PT Arief Kurniawan).

4. MEMAHAMI KERJA DARI SISTEM YANG ADA

Langkah ke dua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada
beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh
dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan
penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan
(preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sitem, penelitian yang dilakukan adalah
penelitian terinci (detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada
sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan
dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi
pemecahannya. sejumlah data perlu dikumpulkan dalam penelitian terinci ini. Analis sistem
dapat mengumpulkan data yang ada, yaitu wawancara (lihat modul B), observasi (lihat modul
C), daftar pertanyaan (lihat modul D) dan pengambilan sampel (lihat modul E).
Langkah ke dua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu
dilakukan,yaitu sebagai berikut ini.
Memahami kerja dari sistem yang ada
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadual penelitian
- mengatur jadual wawancara
- mengatur jadwal observasi
- Mengatur jadual pengambilan sampel
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian

Sumber: Jogiyanto
 8
4.1. Menentukan Jenis Penelitian
Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian
untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi,
daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data
yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem,
pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang
menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk jenis data operasi,
pengendalian dan perlengkapan yang digunakan oleh sistem. penelitian yang menggunakan teknik
daftar pertanyaan lebih tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus
dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat
digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak. Jenis-
jenis penelitian yang akan dilakukan untuk mendapatkan data di PT Arief Kurniawan dapat dilihat
pada formulir F-005 di lampiran laporan hasil analisis.

4.2. Merencanakan jadual penelitian

Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Penelitian
juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama
(harian, mingguan bahkan bulanan). Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif,
maka jadual dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi:
- Dimana penelitian akan dilakukan;
- Apa dan siapa yang akan diteliti;
- Siapa yang akan meneliti;
- Kapan penelitian dilakukan;

Rencana jadual penelitian yang akan dilakukan di PT Arief Kurniawan dapat dilihat pada formulir
F-006 di lampiran laporan hasil analisis.
Dari rencana jadual penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke
dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara,selanjutnya jadual wawancara ini
dapat diatur yang terdiri dari:
- Tanggal wawancara akan dilakukan;
- Jam wawancara untuk tiap-tiap harinya;
- Yang melakukan wawancara;
- Lokasi letak wawancara akan dilakukan;
- Topik dari wawancara yang akan dilakukan.

Jadual wawancara yang akan dilakukan di PT Arief Kurniawan selanjutnya dapat dilihat di
formulir F-007.
Sama hanya dengan wawancara yang telah diatur jadualnya tersendiri, observasi yang
akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadual tersendiri.
Demikian juga dengan jadual pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri. Jadual
pengambilan sampel yang akan dilukan di PT Arief Kurniawan selanjutnya tampak di formulir F-
009.

4.3. Membuat penugasan penelitian

Sumber: Jogiyanto
 9
Setelah rencana jadual penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota team
analisis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat
membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota team analisis sistem ini dengan
menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan. Lampiran penugasan penelitian
untuk petugas peneliti CS2 (Bapak Ir.Yulianto) yang akan melakukan penelitian di PT Arief
Kurniawan tampak di formulir F-010. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil
analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada
tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.

Sumber: Jogiyanto
 10
LAMPIAN

Sumber: Jogiyanto