Deskripsi Produk - HAKI
Deskripsi Produk - HAKI
Deskripsi Produk - HAKI
FIN@COUNT
DESKRIPSI SISTEM
Produk berupa Sistem Informasi Akuntansi untuk UMKM yang pada tahun pertama telah
berhasil dikembangkan prototype-nya dan diuji coba pada 10 UMKM pilot, pada tahun kedua
mulai diimplementasikan pada UMKM lebih luas. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) UMKM
telah dibangun dan dapat berfungsi untuk menginput transaksi dan menghasilkan laporan
keuangan secara otomatis. Sistem dapat diakses di web dengan alamat https://finapos.id
(user name admin: adminku, password admin: qwerty#123).
Produk sistem informasi akuntansi ini dapat menjadi sarana bagi UMKM untuk menghasilkan
informasi atau laporan keuangan secara mudah, cepat, dan akurat. Dengan laporan
keuangan, terbuka peluang bagi UMKM untuk mengakses pendanaan perbankan. Adanya
laporan keuangan juga memungkinkan pelaku UMKM dapat mengelola, mengontrol, dan
mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat.
STRUKTUR MENU
Sistem mencakup seluruh siklus aktivitas bisnis utama, yaitu siklus pembelian, siklus produksi,
dan siklus penjualan. Semua transaksi dari siklus tersebut secara otomatis akan terbentuk
jurnal, buku besar, dan laporan keuangan.
Struktur menu terdiri dari Menu dan Sub Menu berikut ini.
Langkah awal pengoperasian sistem adalah melakukan setup perusahaan dan user. Setiap
penambahan perusahaan baru secara otomatis sistem akan membuat satu set daftar kode
rekening (default). Dengan demikian pengguna tidak kesulitan untuk menyusun dan
menginput daftar kode rekening dari nol. Layar entri perusahaan tampak seperti pada
Gambar 3. Tambah atau edit data perusahaan dilakukan oleh pemilik sistem (system owner).
Setelah setup perusahaan, langkah setup selanjutnya adalah menentukan user. User pertama
kali disetting oleh admin sistem (pemilik sistem), baru kemudian perusahaan sebagai user
dapat mulai menggunakan sistem. Login dilakukan sesuai dengan setup user yang sudah
dilakukan oleh admin perusahaan. Satu perusahaan dapat mempunyai lebih dari 1 user
pemegang akun hak akses.
Setelah login ke dalam sistem, berikutnya default layer awal / Home akan menampilan menu
Point of Sales (POS).
Gambar 7. Layar Home User
Setup awal harus dilakukan oleh user, meliputi: penyesuaian Kode Rekening, pengisian
Neraca Awal, dan setup transaksi khusus jika ada.
1) Kode Rekening
Sistem secara otomatis sudah meng-create default kode rekening. User selanjutnya dapat
melakukan penambahan (add), atau perubahan (edit) kode rekening disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan.
Untuk melakukan edit, dipilih tombol Edit. Sedangkan untuk menambah akun baru, dipilih
tombol Add. Kemudian akan muncul layar entry seperti pada gambar berikut ini. Jika
penambahan data baru, maka user harus mengisi semua field. Sedangkan untuk edit data,
user menginput data perbaikan. Data akan secara otomatis mengganti data yang sebelumnya.
Pengkodean rekening sudah disetting dalam program bahwa digit pertama menunjukkan
kelompok Aset, Liabilitas, Ekuitas, Pendapatan atau Beban.
1 : Aset
2 : Liabilitas
3 : Ekuitas
4 : Pendapatan
5 : Beban
2) Neraca Awal
Setelah kode rekening lengkap dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, selanjutnya mulai
diinput nilai masing-masing saldo awal akun melalui sub menu Setup Neraca Awal. Nilai yang
dimasukkan ke masing-masing akun secara otomatis akan dicatat oleh sistem ke saldo
normalnya (Aset = debet, Liabilitas = kredit, Ekuitas = kredit).
Saldo yang sudah diinput akan muncul dalam daftar di bagian bawah layar entri, sehingga
user dapat memeriksa kebenaran dan kelengkapan saldo awal.
Setiap kali nilai suatu akun disimpan, sistem juga secara otomatis mengupdate total debet
dan total kredit. Nilai tersebut ditampilkan pada layar entry sehingga user dapat mengontrol
nilainya. Sistem akan memberikan informasi apakah saldo debet dan kredit sudah seimbang
atau belum. Transaksi baru dapat dilakukan setelah Neraca seimbang antara total debet dan
total kreditnya.
Gambar 11. Neraca Awal
Setup transaksi khusus disediakan untuk menyeting master jurnal suatu transaksi. Sebagai
contoh untuk mencatat Beban Penyusutan, dapat disetting pasangan jurnal yang terbentuk
adalah Beban Penyusutan (D) dan Akumulasi Penyusutan (K). Master jurnal Beban
Penyusutan ini selanjutnya dapat dipakai oleh user setiap kali akan mencatat Beban
Penyusutan. Nantinya pada saat mencatat Beban Penyusutan, user tidak perlu lagi menginput
pasangan jurnalnya, melainkan hanya dengan menggunakan Transaksi Khusus “Beban
Penyusutan”, user hanya memasukkan nilainya, sistem yang akan secara otomatis
membentuk jurnal transaksinya sesuai setting jurnal khusus yang sudah dibuat.
User dapat menyeting berbagai jurnal khusus yang dibutuhkan perusahaan, terutama untuk
transaksi-transaksi yang berulang setiap periode (recurring transaction). Jurnal penyesuaian
umumnya selalu dilakukan di akhir periode. Dengan sudah diseting dalam Jurnal Khusus,
selanjutnya user yang tidak mempunyai pengetahuan akuntansi pun dapat menginput jurnal
penyesuaian.
Sebagai contoh, user dapat menyeting jurnal pencatatan beban penyusutan aset tetap. Pada
layar entri diinput data: Nama Jurnal, akun debet yaitu Beban Penyusutan Aset Tetap, dan
akun kredit yaitu Akumulasi Penyusutan Aset Tetap. Setelah disimpan, selanjutnya setiap kali
diperlukan pencatatan beban penyusutan, dipilih layar entri menu Transaksi Khusus di menu
Transaksi. User hanya perlu menginput nilai beban penyusutan tanpa harus mengidentifikasi
akun debet dan kredit yang diperlukan, karena secara otomatis jurnal akan terbentuk, sesuai
setting-nya.
MASTER DATA
Setelah semua setup dilakukan, langkah selanjutnya adalah menginput data-data master.
Data master terdiri dari: master Channel, Bahan Baku, Produk, BOP (Biaya Overhead Pabrik),
Tenaga Kerja, Supplier, Customer, dan Update Persediaan.
Master Channel digunakan untuk menyimpan data saluran (channel) penjualan. Channel
dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Sebagai contoh: channel
dapat digunakan untuk membedakan masing-masing kantor cabang, outlet penjualan, toko,
termasuk channel online misalnya masing-masing market place yang dimasuki perusahaan.
Master data berikutnya adalah Bahan Baku. Selain data spesifikasi bahan baku, pada layar
entry Bahan Baku juga sekaligus diinput saldo awal Bahan Baku, dalam unit dan nilai harga
pokok bahan baku. Dengan kata lain master file Bahan Baku merupakan subsidary ledger.
Total nilai bahan baku dikontrol dengan saldo Bahan Baku yang diinput pada Neraca Awal.
Jika tidak sama, sistem akan menolak dan memberikan informasi. Transaksi baru dapat
diinput jika nilai akun Neraca awal sudah konsisten dengan subsidiary ledgernya.
5) Supplier
Data master supplier saat ini terdiri dari kode, nama, alamat, kontak.Sistem masih akan
dikembangkan untuk mengakomodasi transaksi hutang. Nantinya master data supplier,
6) Customer
Data master customer saat ini terdiri dari kode, nama, alamat, kontak. Sistem masih akan
dikembangkan untuk mengakomodasi transaksi piutang. Nantinya master data Customer,
sama halnya dengan master Supplier, juga akan berfungsi sebagai subsudiary legder
Piutang Dagang.
9) Produk
Input master Produk pada dasarnya sama dengan Bahan Baku, yaitu selain spefisikasi produk
juga diinput jumlah dan harga pokok produk. Namun data produk juga sekaligus mencakup
Bill of Material (BOM) yaitu kebutuhan bahan baku untuk memproduksi tiap unit produk jadi.
Sistem diseting menggunakan biaya standar. Maka biaya Tenaga Kerja dan BOP tiap unit
produk jadi juga diseting dalam master produk. Dengan demikian setiap kali produksi
dilakukan, secara otomatis harga pokok per unit produk jadi dapat terhitung.
Struktur tabel produk diperbarui pada tahun kedua ini (2020) dengan menambahkan feature
Image (gambar/foto) produk. Harga produk diidentifikasi untuk tiap channel. Sistem
memungkinkan tiap channel mempunyai harga jual yang berbeda.
Biaya Tenaga Kerja Langsung dan BOP disetting menggukan layar entry BOP dan Tenaga Kerja
Langsung. Sedangkan nilai bahan baku akan terkoneksi ke data harga pokok persediaan bahan
baku. Dengan demikian setiap kali terjadi harga pembelian baru, secara otomatis sistem akan
mengitung kembali dengan metode rata-rata.
Jumlah unit awal dan harga pokok awal hanya di-input satu kali saja pada saat input data
produk. Keduanya diisi dengan kondisi saat sistem akan digunakan. Selanjutnya sistem akan
secara otomatis membarui data dari transaksi baik pembelian, produksi maupun penjualan.
Master data produk sekaligus berfungsi sebagai Bill of Material. Semua bahan baku yang
dibutuhkan untuk memproduksi produk jadi di-input melalui layar entri Produk. Demikian
juga Biaya Overhead Pabrik dan Biaya Tenaga Kerja Langsung untuk memproduksi tiap unit
produk diperhitungkan dan di-input dalam master data/file Produk.
Update persediaan digunakan untuk penyesuaian jumlah dan/atau harga pokok persediaan.
Penggunaan menu ini perlu dikontrol agar tidak digunakan untuk sembarang mengedit atau
merevisi data persediaan. Umumnya menu ini digunakan untuk menyesuaiakn persediaan
sebagai hasil dari stock opname.
1) PEMBELIAN
Siklus tranaksi Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang, yaitu
barang dagangan atau produk jadi dan bahan baku. Saat ini sistem baru dapat digunakan
untuk transaksi tunai. Namun pengembangan masih terus dilakukan untuk dapat digunakan
untuk transaksi non tunai dan siklus transaksi pembelian yang lebih lengkap.
Setiap entri data pembelian disimpan (save), secara otomatis sistem akan membentuk jurnal
pembelian, yaitu:
2) PRODUKSI
Pencatatan produksi dilakukan setiap batch produksi dilakukan. Data yang diinput cukup
Tanggal, ID Produk, dan jumlah unit diproduksi. Secara otomatis sistem akan membentuk
jurnal produksi sebagai berikut. Nilai persediaan produk jadi juga akan ter-update dengan
metode Rata-Rata.
3) PENJUALAN
Kelebihan yang diberikan adalah : 1) image (foto) produk ditampilkan, sehingga pada saat
transaksi penjualan, user cukup memilih (klik) gambar produk, 2) Tampilan sesuai kebutuhan
kasir.
Gambar 36. Layar Entri Transaksi Penjualan (lanjutan)
Setelah memilih produk dan mengisi jumlah unit produk terjual, berikutnya setelah klik
Checkout, akan muncul menu pembayaran yang sudah dilengkapi dengan kolom Service
Sharge, PPN, Pajak Daerah (pajak lain-lain) dan Diskon penjualan. Cara pembayaran
Jika metode pembayaran yang dipilih adalah Cash (tunai), maka selanjutnya user dapat
menginput nilai uang yang diterima dari pelanggan dan secara otomatis akan terhitung nilai
pengembalian. Dengan fasilitas ini akan memberikan kemudahan bagi user untuk melakukan
transaksi penjualan.
Transaksi terkait Kas dan Bank yang bukan merupakan bagian dari siklus pembelian, produksi,
dan penjualan, diinput di menu Kas dan Bank yang berada di menu Transaksi. Transaksi Kas
dan Bank terdiri terdiri dari Kas Keluar, Kas Masuk, Bank Keluar, Bank Masuk.
5) JURNAL MEMORIAL
Jurnal memorial disediakan untuk mencatat transaksi yang tidak termasuk dalam siklus
pembelian, produksi, penjualan, maupun transaksi kas / bank masuk dan keluar. Umumnya
untuk mencatat jurnal akrual, seperti pencatatan beban penyusutan, penyesuaian atau
koreksi kesalahan non tunai (tidak mempengaruhi kas / bank).
Transaksi khusus digunakan untuk mencatat transaksi yang sudah di-setting terlebih dahulu
jurnalnya pada menu Setting Transaksi Khusus. User hanya perlu menginput data Tanggal,
Nilai Transaksi, dan Keterangan. Secara otomatis sistem akan membentuk Jurnal sesuai
setting.
Sebagai contoh: jurnal pencatatan beban penyusutan sudah di-setting pada menu Setting
Transaksi Khusus, diberi nama (ID) PENYUSUTAN. Pada akhir periode lewat menu Transaksi
Khusus, user hanya tinggal memilih ID Transaksi Khusus : PENYUSUTAN, kemudian menginput
tanggal, nilai penyusutan, dan keterangan transaksi. User tidak perlu memilih akun debet dan
akun kredit Jurnal Penyusutan. Ketika input disimpan, secara otomatis sistem akan
membentuk jurnal penyusutan sesuai setting.
Laporan yang sudah dapat dihasilkan terdiri dari Jurnal Umum, Buku Besar Laporan Laba
Rugi, dan Laporan Posisi Keuangan / Neraca. Laporan-laporan masih akan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan pelaku UMKM, seperti:
- Laporan Persediaan per lokasi
- Mutasi Persediaan
- Laporan Penjualan per Channel
- Laporan Penjualan per Produk
- Laporan Penjualan per Customer
- Laporan Produksi
- dll
Gambar 54. Laporan Penjualan
Laporan dapat di-copy ke Microsoft Excel. Hal ini memungkinkan user mengolah data lebih
lanjut sesuai kebutuhan.
Gambar 60. Copy Laporan di Excel
Sistem dapat diakses menggunakan handphone, meskipun tetap diakses di web namun
tampilan di handphone otomatis menyesuaikan menjadi portrait. Transaksi sangat mudah
dilakukan