PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Penyusunan
SOP AP

2024 Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli

 DASAR HUKUM
◼ PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR
NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 35 TAHUN 2012
TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

◼ PERATURAN INI DIGUNAKAN SEBAGAI PEDOMAN/ACUAN

BAGI INSTANSI PEMERINTAH PUSAT/PEMERINTAH DAERAH
PROVINSI/KABUPATEN/KOTA DALAM MENYUSUN SOP AP

◼ DIHARAPKAN FORMAT DAN TATA CARA PENYUSUNAN SOP

AP DI INSTANSI PEMERINTAH PUSAT/PEMERINTAH DAERAH
PROVINSI/KABUPATEN/KOTA TIDAK LAGI BERVARIASI
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP AP)

Serangkaian instruksi tertulis yang

dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan.
SOP AP berupa aktivitas organisasi.
Bagaimana dan kapan harus dilakukan.
Dimana dan oleh siapa dilakukan
PERSYARATAN PENYUSUNAN SOP AP

Disusun oleh PELAKU/MANTAN PELAKU.

Bertitik tolak pada SOTK, URAIAN TUGAS
dan/atau DOKUMEN ANALISIS JABATAN.
Orientasi pada KEGIATAN.
KEGIATAN YANG SAMA akan memiliki
SOP YANG SAMA.
PRINSIP PENYUSUNAN SOP AP
Kemudahan dan Kejelasan.
Efisiensi dan efektivitas.
Keselarasan.
Terukur
Dinamis
Berorientasi pada pihak yang dilayani
Kepatuhan Hukum
Kepastian Hukum
BAHAN PENYUSUNAN SOP
SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja)
→ Peraturan Menteri/Kepala Lembaga
→ Peraturan Daerah
Uraian Tugas (Unit Eselon Terendah sesuai
Kondisi Organisasi)
→ Peraturan Menteri/Kepala Lembaga/Peraturan
Kepala Unit di bawahnya
→ Peraturan Kepala Daerah
Dokumen Analisis Jabatan (opsional)
Dokumen SOP yang tersedia (opsional)
 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP

BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH
KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP AP

3. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP

BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR
4. MENYUSUN DOKUMEN SOP AP
 CONTOH PENGISIAN
FORMULIR IDENTIFIKASI
JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI
No Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Uraian (Kegiatan)
Tugas)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
 SOP AP PENERIMAAN SURAT MASUK LEWAT FAX

No Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP

(Uraian (Kegiatan)
Tugas)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melakukan Melakukan a. Pengurusan a) Email Penerimaan a) Penerimaan

Pengurusan pengurusan surat masuk terdistribusi surat masuk
Surat dan surat lewat email lewat email
Pengendalian
Surat, evaluasi
pengelolaan b. Pengurusan
arsip aktif di surat masuk b) Fax Penerimaan b) Penerimaan
unit kerja, dan lewat fax terdistribusi surat masuk
evaluasi lewat fax
penerapan
sistem
kearsipan
FORMULIR SOP AP TERDIRI DARI :

◼ LEMBAR IDENTITAS SOP-AP

◼ Dokumen Dasar SOP-AP (Flowcharts,

Mutu Baku dan Keterangan.
LEMBAR IDENTITAS SOP-AP
 Nomor SOP Tahun 2017

Tanggal Pengesahan 4 September 2017

Tanggal Revisi
PEMERINTAH KOTA DEPOK Disahkan oleh KEPALA KANTOR ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN DAERAH
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

Drs. Endang Herman, M.Si.

19520917 199703 1 001
Nama SOP PENERIMAAN SURAT MELALUI
FAKSIMILE

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 1. Memahami Tata Naskah Dinas;

2. PP Nomor 28 Tahun 2012 Tentang...... 2. Memahami tugas dan fungsi Unit Kerja
3. Peraturan KA ANRI Nomor 28 Tahun 2012 .... 3. Memahami penggunaan alat fax
4. Memahami aplikasi persuratan
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Penerimaan surat lewat email, 1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,
2. Mesin fax,

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Fax harus segera didistribusikan paling lambat 1 hari Buku Agenda dan pencatatan elektronik
setelah fax diterima
 Dokumen Dasar SOP-AP

(Tahapan Kegiatan,Flowcharts, Mutu Baku dan

Keterangan.

- Tentukan tahapan kegiatan

- Tentukan aktor/pelaksana;
- Buat draft flowchart
- Masukkan simbol/flowchart
- Isi mutu baku dan keterangan
 SOP AP PENERIMAAN SURAT MASUK LEWAT FAX
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Arsipa analis Kelengkapan Waktu Output
ris
Mengisi Mutu Baku dan Keterangan

Isi Mutu Baku

1) Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam
melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen): formulir, lembar
disposisi, data, laporan keuangan, dll;
2) Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan;
3) Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan,
Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman, dll.
Isi Keterangan
Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal
yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait,
Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll.
 Contoh Mutu Baku dan Keterangan
Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
Disposisi 15 menit Disposisi
Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP Pengumpulan
Disposisi Bahan
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
Disposisi
Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan,
Disposisi
Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi
Laporan 10 menit Disposisi
Laporan 10 menit Disposisi
Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP
Dokumentasi Pendokume
ntasian
Dokumen
 SIMBOL FLOWCHARTS DALAM
SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Simbol yang dipergunakan dalam SOP
Administrasi Pemerintahan hanya 5 buah dari 29
buah simbol dalam flowcharts:

1. (Process) = Kotak

2. (Decision) = Belah Ketupat

3. (Terminator) = Kapsul

4. (Off-page = Segi Lima

connector)
5. (Arrow) = Anak Panah (Panah)
Penerapan SIMBOL KOTAK
🞭 Diikuti simbol dari 🞭 Diikuti simbol dari 🞭 Diikuti simbol dari
sebelahkiri bawah sebelahkanan
 SIMBOL BELAH KETUPAT
(SIMBOL 2)
(Decision)
🞭 Simbol Kedua;
🞭 Melambangkan kegiatan pengambilan
keputusan (adanya alternatif: ya-tidak,
lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.);
🞭 Penulisan anak panah yang menyertai harus
sesuai kaidah tetapi lebih fleksibel
dibandingkan simbol kotak;
🞭 Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas
satu aktor dan satu simbol kecuali
pengambilan keputusan yang dilakukan
dalam suatu forum bersama (rapat)
dilambangkan dengan tanda kotak (proses).
PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT
🞭 Diikuti simbol dari 🞭 Diikuti simbol 🞭 Diikuti simbol dari
sebelahkiri dari bawah sebelahkanan
SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 3)
(Terminator)
🞭 Simbol Ketiga (buka-tutup);
🞭 Melambangkan mulainya kegiatan
(pemicu/start) dan akhir kegiatan
(penutup/finish);
🞭 Penulisan anak panah yang menyertai harus
sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu)
arah panah ke bawah terlebih dahulu dan
untuk penutup arah panah harus dari atas
simbol kapsul;
🞭 Prinsip yang digunakan adalah kegiatan
mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri
sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang
dari tengah ataupun ujung kanan.
 PENERAPAN SIMBOL KAPSUL
🞭 Diikuti simbol dari 🞭 Diikuti simbol 🞭 Diikuti simbol dari
sebelahkiri dari bawah sebelahkanan

Tidak Ada

Tidak Ada

🞭 Melanjutkan simbol 🞭 Melanjutkansimbol 🞭 Melanjutkan simbol

dari sebelah kiri dari bawah dari sebelah kanan
SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 4)
(Off-page connector)
🞭 Simbol Keempat (penghubung);
🞭 Melambangkan penghubung flowcharts yang
terputus karena ganti halaman;
🞭 Penulisan simbol didahului dengan anak
panah dari simbol sebelumnya pada halaman
yang terputus dan diteruskan dengan anak
panah menuju simbol berikutnya pada
halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya
untuk panah balikan;
🞭 Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu
anak panah menghubung simbol segi lima
maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila
menghubungkan lebih dari satu anak panah
maka diberikan nomor.
 PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA
🞭 Menghubungkansimbol 🞭 Menghubungkan 🞭 Menghubungkansimbol
ke sebelahkiri simbol ke bawah ke sebelahkanan

halaman 1 halaman 1
halaman 2 halaman 2

1 2 halaman1 1 2 halaman1 1 2
1 2 halaman 2 1 2 halaman 2 1 2
SIMBOL ANAK PANAH (SIMBOL 5)
(Arrow)
🞭 Simbol Kelima (Arah Proses);
🞭 Melambangkan arah proses kegiatan dari satu
simbol ke simbol selanjutnya;
🞭 Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah
yang berlaku pada simbol yang dihubungkan;
🞭 Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak
panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi
atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak
panah balikan yang tergantung pada kondisi
yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan
bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda
anak panah tidak boleh bersilangan
seandanya terpaksa bersilangan maka
digambarkan dengan tanda “Ω = omega”
 PENERAPAN SIMBOL PANAH (1)
🞭 Menghubungkan 🞭 Menghubungkan 🞭 Menghubungkansimbol
simbol ke sebelah kiri simbol ke bawah ke sebelahkanan
Penerapan SIMBOL PANAH (2)
🞭 Menghubungkan dua 🞭 Menghubungkantiga 🞭 Menghubungkandua
simbol ke sebelah kiri simbol ke bawah simbol ke sebelah kanan

🞭 Panah balikan ke 🞭 Panah balikan ke 🞭 Panah balikan ke simbol

simbol di sebelah kiri simbol di atas di sebelah kanan

🞭 Bersilangan
 SOP AP PENERIMAAN SURAT MASUK MELALUI FAKSIMILE
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket
Pencat Kasubag Caraka Kelengkapan Waktu Output
at
surat
1. Menerima Fax masuk dan Mesin 4 menit fax
memeriksa fax , memintafax ulang fax,
apabila tidak terbaca, dan surat
Menyampaikaan fax untuk faks
diarahkan sesuai tupoksi unit kerja.
2. Mengarahkanfax sesuaitugas fungsiunit fax 1 menit Fax yang
kerja telah
diarahkan
3. Mencatat fax masuk pada buku Fax 3 menit Fax tercatat di
agenda surat masuk dan di yang buku surat
aplikasi persuratan telah masuk dan
diarahk diaplikasi
an
4. Mendistribusikan fax ke unit kerja Bahan 11 menit Fax
, dan menerima bukti Laporan terdistribusi
penerimaan fax dari unit kerja.

Norma Waktu : 19 menit/surat

KEPALA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

Drs. Endang Herman, M.Si.

19520917 199703 1 001