Kualifikasi pemasok dan pelanggan

PBF Obat
serta kualifikasi Vendor Transportasi

Rio Bahtiar
UBK 2020
 Pekerjaan Kefarmasian Dalam Distribusi atau
Penyaluran Sediaan Farmasi

Pasal 16
(1) Dalam melakukan Pekerjaan Kefarmasian, Apoteker sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 14 harus menetapkan Standar Prosedur
Operasional.
(2) Standar Prosedur Operasional harus dibuat secara tertulis dan
diperbaharui secara terus menerus sesuai dengan perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang farmasi dan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 17
Pekerjaan Kefarmasian yang berkaitan dengan proses distribusi atau
penyaluran Sediaan Farmasi pada Fasilitas Distribusi atau
Penyaluran Sediaan Farmasi wajib dicatat oleh Tenaga Kefarmasian
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pasal 18
Tenaga Kefarmasian dalam melakukan Pekerjaan Kefarmasian dalam
Fasilitas Distribusi atau Penyaluran Sediaan Farmasi harus
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang
distribusi atau penyaluran.
 SIAPAKAH
PEMASOK DAN
PELANGGAN PBF?
 Regulasi PBF

 (2) PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi dan/atau
sesama PBF.
 (3) PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri farmasi,
sesama PBF dan/atau melalui importasi.
 (4) Pengadaan bahan obat melalui importasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
 (5) PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan obat
dari PBF pusat.
 6. FBF cabang pasokan dari cabang lainnya asal ada penunjukan dari FBF pusat

 (1) Setiap PBF dan PBF Cabang harus memiliki apoteker penanggung jawab yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan
penyaluran obat dan/atau bahan obat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13.
 Regulasi PBF

(1) PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF atau PBF
Cabang lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(2) Fasilitas pelayanan kefarmasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. apotek;
b. instalasi farmasi rumah sakit;
c. puskesmas;
d. klinik; atau
e. toko obat. Hanya sampe OBT (Prekursor atau OTT yang bebas Terbatas)
(3) Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PBF dan PBF
Cabang tidak dapat menyalurkan obat keras kepada toko obat.
(4) Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dan PBF Cabang dapat
menyalurkan obat dan bahan obat kepada instansi pemerintah yang dilakukan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
 Regulasi PBF

PBF dan PBF Cabang hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras
berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau
apoteker penanggung jawab.
PerKBPOM No 40 tahun 2013, tentang pengelolaan Prekusor

Selain Obat keras, Obat yang mengandung prekusor (Ephedrin;PSE, ppa, …)

penyalurannya harus berdasar SP yang ditandatangani penanggung jawab dengan
nomor SIKA/SIPA/SIKTTK
Pemasok Pelanggan PBF

Apotek

I.F.
Industri Rumah
Farmasi Sakit
PBF
Puskesmas
Klinik
PBF

Toko
Obat
Vendor
Transportasi
Yang membantu menyalurkan yang memastikan PBF
disyribusinya efektif dan efisien
 Kualifikasi PEMASOK

TUJUAN :
 Memastikan Obat yang di distribusikan adalah obat yang telah resmi
terdaftar di Badan POM- Legal
 Menjamin keabsahan dan mutu obat agar obat yang sampai ke tangan
konsumen adalah obat yang efektif, aman dan dapat digunakan sesuai
tujuan penggunaannya
 Mencegah masuknya Obat Sub-standar dan kadaluwarsa
 Mencegah masuknya obat Palsu dan illegal
 Menjamin “traceability” obat, jika ada recall dari BPOM atau pihak lain.
 Menjamin penggantian obat secara komersial jika obat kadaluwarsa
atau ada kerusakan
 Menjamin terhubungnya informasi untuk monitoring efek samping obat
 Kualifikasi PEMASOK

Identitas Pemasok :
 Industri Farmasi :
 Ada Sertifikat CPOB yang masih berlaku untuk Sediaan yang didistribusikan
 Mempunyai NIE
 Ada 3 Apoteker penanggung jawab dengan SIKA yang berlaku (penanggung jawab,
Produksi, Q dan QA)

 PBF
 Ada sertifikat distribusi Farmasi baik cab
 Ada Apoteker Penanggung Jawab PBF yang miliki SIPA
 Sertifikat CDOB masa berlaku 5 tahun

Dibuatkan Daftar Pemasok Resmi, setiap ada pemasok baru perlu di verifikasi dan
di masukkan ke Daftar, demikian pula jika ada perubahan Alamt atau Apoteker
penanggung jawab
 Kualifikasi PEMASOK

Hal-Hal Penting dalam Kualifikasi Pemasok

• Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan/atau bahan obat

dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.

Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari fasilitas distribusi lain, maka
fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai
izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CDOB.

Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka
fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut
mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CPOB
 Kualifikasi PEMASOK

Hal-Hal Penting dalam Kualifikasi Pemasok

(Bahan Baku Obat)
• Jika bahan obat diperoleh dari industri non-farmasi yang memproduksi
bahan obat dengan standar mutu farmasi, maka fasilitas distribusi
wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta
menerapkan prinsip CPOB.
• Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus dikendalikan dengan
prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta
didokumentasikan.
• Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan
dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan
persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting.
Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan
hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala
 Kualifikasi PEMASOK

Pemesanan → sumber resmi → stok  → Surat Pesanan (SP) → ditandatangani

PJ, nama & nomer SIKA.

4.8. Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas distribusi

harus melakukan pengkajian guna memastikan calon pemasok tersebut
sesuai, kompeten dan dapat dipercaya untuk memasok obat dan/atau
bahan obat. Dalam hal ini, pendekatan berbasis risiko harus dilakukan
dengan mempertimbangkan:
a) reputasi atau tingkat keandalan serta keabsahan operasionalnya
b) obat dan/atau bahan obat tertentu yang rawan terhadap pemalsuan
c) penawaran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar yang
biasanya hanya tersedia dalam jumlah terbatas
d) harga yang tidak wajar
 Kualifikasi PEMASOK

Pemesanan → sumber resmi → stok  → Surat Pesanan (SP) → ditandatangani

PJ, nama & nomer SIKA.

4.1. Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan/atau bahan

obat dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
4.2. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari fasilitas distribusi lain,
maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut
mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CDOB.
4.3. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka
fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut
mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CPOB
Pemasok Pelanggan PBF

Apotek

I.F.
Industri Rumah
Farmasi Sakit
PBF
Puskesmas
Klinik
PBF

Toko
Obat
Vendor
Transportasi
PBF
 Tantangan Distribusi
Tantangan Enseval

Perluasan Jangkauan Distribusi

Peningkatan Ketersediaan Produk

Pemenuhan Pesanan Secara Tepat Waktu

Tingkat Persediaan yang Optimum

Transportasi yang Efisien

 Peran Vendor Transportasi Dalam Menghadapi Tantangan

Moda
Transportas
i Kriteria

Responsif Kedatangan

udara Dibutuhkan Ketepatan

Vendor Handal Waktu Pengiriman

Kesesuaian
Jumlah Pesanan
Mendukung
darat Keberhasilan
Keamanan
Distribusi yang
Unggul
Nilai dan Frekuensi
Klaim
laut
 Masalah yang Terjadi Selama Ini

1 Ketersediaan Tidak Sesuai Kebutuhan

2 Kedatangan Tidak Sesuai Jadwal

3 Jumlah Klaim Tinggi

4 Lead Time Pengiriman Tidak Sesuai Target

5 Kesiapan Barang Belum Optimal

 Kemitraan
Kemitraan

Hubungan Jangka Panjang

K on call contract
Vendor Seleksi
E
M Efisiensi Biaya
Evaluasi I
Kinerja Vendor
T Meningkatkan
R Kehandalan Vendor
Umpan Balik
Berkesinambungan A
A “Win-Win Benefit”
N
KRITERIA KPI
VENDOR TRANSPORTASI
 KEY
PERFORMANCE
INDICATOR ?

merupakan Indikator yang memberikan

informasi sejauh mana kita telah berhasil
mewujudkan target kerja yang telah ditetapkan
Manfaat KPI :

EVALUASI EVALUASI PAHAM TUJUAN REWARD

OBYEKTIF TERUKUR YANG DIHARAPKAN PUNISHMENT
1 Truck Arrival On Time

2 Delivery On Time

3 Truck Gagal

4 Klaim Barang

5 Customer Care
1 Truck Arrival On Time

• Kedatangan truck di tempat harus sesuai dengan PLT

(Planning Loading Time) yang sudah diinformasikan
sebelumnya pada saat booking confirmation
• Truck harus datang 30 Menit sebelum PLT (Planning
Loading Time) karena sebelum di Loading harus di cek
terlebih dahulu kondisi kendaraan
• Truck yang datang terlambat harus mengikuti antrian yang
sudah ada
• Bobot penilaian 20% dengan detail sbb :
Total Truck Terlambat dibagi Total Trip Dalam satu bulan di
kali 20%
2 Delivery On Time

• Pengiriman sampai di Cabang on time sesuai dengan lead

time yang telah di tentukan
• Bobot penilaian 30% terhadap total shipment vendor
tersebut dalam satu bulan :
Total Truck Miss Lead Time dibagi Total Trip dalam satu
bulan di kali 30%
3 Truck Gagal

• Truck tidak datang sesuai dengan PLD (Planning

Loading Date) yang sudah diinformasikan sebelumnya
dan di pick up di hari sesudah PLD (Planning Loading
Date)
• Bobot penilaian 20% dengan detail sbb :
Total Truck Gagal dibagi Total Trip Dalam satu bulan di
kali 20%
4 Klaim Barang

• Persentasi claim terhadap total tagihan setiap bulan.

• Bobot penilaian 20 % dengan detail sbb :
a) Tidak ada klaim 20%
b) < 1 % s/d 2 % 15%
c) > 2 % s/d 3 % 10%
d) > 3 % atau ada kasus asuransi 0%
5 Customer Care

• Responsive terhadap issue dan complience yang ada

• Quick solve problem yang ada
• Selalu kirim report pengiriman secara periodik
• Bobot penilaian 10%
Tabel Evaluasi Vendor EPM :

O H
NT
CO
Tabel Evaluasi Vendor EPM (Per Semester) :

O H
NT
CO
TERIMA
KASIH