Module MT Coll 2020
Module MT Coll 2020
Module MT Coll 2020
Module Collection
TUJUAN PEMBELAJARAN
1.Memahami Istilah – Istilah Umum
Collection
COLLECTION REMEDIAL
DEPUTY DIV HEAD DEPUTY HEAD
COLLECTION COLLECTION
AREA STRATEGIC REMEDIAL REMEDIAL
MANAGEMENT STRATEGIC AREA REMEDIAL
COLLECTION DEPARTEMENT DEVELOPMENT MANAGEMENT
MANAGER HEAD Deparment Head DEPARTEMENT HEAD DEVELOPMENT MANAGER
DEPARTEMENT HEAD
Performance
Analyst Section COLLECTION MANAGEMENT COLLECTION STRATEGIC REMEDIAL MANAGEMENT REMEDIAL STRATEGIC
Head SPECIALIST SPECIALIST SPECIALIST SPECIALIST
1.Dunning Letter
2.Desk Collection
3.Field Visit
FIELD VISIT (KUNJUNGAN LAPANGAN)
ADA 2 :
1.FE 2.MR
(Front End) (Mid Range)
Bucket 1-30 Bucket 31-60
FE MR
Contoh :
Jawa : 150 Jawa : 100
kons / bln kons / bln Cabang “A” (Di Jawa) Jumlah Kons bucket
1-30 & Ever 1up Dari No-Od = 1.500 kons
L.Jawa : 100 L.Jawa : 80 Maka kebutuhan FE : 1.500/150 = 10 org
kons / bln kons / bln
Terdiri dari Terdiri dari Cabang “B” (Di Luar Jawa) Jumlah Kons
(Beban Awal 1-30 (Beban Awal bucket 31-60 & Ever 31up Dari 1-30 = 450
+ Ever 1up dari 31-60 + Ever 31up Maka kebutuhan MR : 450/80 = 4 org
No-Od) dari 1-30)
❑ Ever 1 up dari No-Od adalah Beban Awal (BA) No-Od yang pernah Overdue 1 up dibulan lalu
❑ Ever 31 up dari 1-30 adalah Beban Awal (BA) 1-30 yang pernah Overdue 31 up dibulan lalu
❑ Untuk Mobil Ratio Visit FE : 50 Kos & MR : 25 Kons / Bln (Jawa & L.Jawa Sama)
DASAR PERHITUNGAN
PRODUCTIVITY RATIO – CO MOTOR
1.Jam Kerja Normal / Hari (Rata – rata) 8 Jam – 2 Jam (Docking + Ishoma) = 6 Jam (360 Menit)
2.Waktu Visit / Kons (Rata - rata) Jawa FE 30 Mnt, MR 40 Mnt & L.Jawa FE 40 Mnt, MR 50 Mnt
3.Hari Kerja / Bulan (Rata - rata) Rata-rata hari kerja normal perbulan adalah 25 Hari
4.Frequency Visit / 1 Kons (Rata – rata) 1 Kons rata-rata divisit oleh FE 1.75 kali & MR 2 kali / bulan
Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 30 Menit = 12 kons / hari Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 40 Menit = 9 kons / hari
Cara Hitungnya Adalah :
12 Kons X 25 Hari Kerja = 300 kons / bln 9 Kons X 25 Hari Kerja = 225 kons / bln
300 Kons / 1.75 = 171 kons, Pembulatan 🡪 170 kons / bln 225 Kons / 2 = 112,5 kons, Pembulatan 🡪 112 kons / bln
FE MR
Luar Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 40 Menit = 9 kons / hari L Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 50 Menit = 7.2 kons / hari
9 Kons X 25 Hari Kerja = 225 kons / bln 7.2 Kons X 25 Hari Kerja = 180 kons / bln
225 Kons / 1.75 = 128,57 kons, Pembulatan 🡪 130 kons / bln 180 Kons / 2 = 90 kons / bln
DASAR PERHITUNGAN
PRODUCTIVITY RATIO – CO MOBIL
1.Jam Kerja Normal / Hari (Rata – rata) 8 Jam – 2 Jam (Docking + Ishoma) = 6 Jam (360 Menit)
2.Waktu Visit / Kons (Rata - rata) Jawa & L.Jawa Sama : FE 90 Menit, MR 120 Menit
3.Hari Kerja / Bulan (Rata - rata) Rata-rata hari kerja normal perbulan adalah 25 Hari
4.Frequency Visit / 1 Kons (Rata – rata) 1 Kons rata-rata divisit oleh FE 2 kali & MR 3 kali / bulan
6 Jam (360 Menit) / 90 Menit = 4 kons / Hari 6 Jam (360 Menit) / 120 Menit = 3 kons / Hari
FE 4 Kons X 25 Hari Kerja = 100 kons / Bulan MR 3 Kons X 25 Hari Kerja = 75 kons / Bulan
75 Kons / 3 = 25 Kons / Bulan
100 Kons / 2 = 50 kons, / Bulan
KOMPETENSI : SKILL / KEMAMPUAN :
✔ Komunikasi
✔ Negosiasi
SKILL / KEMAMPUAN
Kualifikasi
KNOWLEDGE /
KNOWLEDGE / PENGETAHUAN
PENGETAHUAN
✔ :
Karakter Konsumen
✔ Wilayah Tagih & Jalan
Officer
berlaku
BEHAVIOUR / PERILAKU :
✔ Jujur
✔ Rajin
✔ Ulet / Gigih
✔ Disiplin
PERAN & FUNGSI
COLLECTION OFFICER (CO)
DO DON’T
Rawat / Jaga Unit Kendaraan Oplos / Ganti Spare Part (Non Ori)
DO & DON’T COLLECTION
(APA YANG BOLEH & TIDAK BOLEH DILAKUKAN )
DO (LAKUKAN)
• Bawa Kartu Pengenal & Surat Tugas • Buka Jacket & Helm • Konfirmasi Ulang Apa Hasil
• Bawa Alat Penagihan ( MC, Printer • Rapikan Pakaian & Rambut Kesepakatan Dengan Konsumen
& Kertas Thermal) • Ucapkan Salam • Ingatkan Konsumen Agar Selalu
• Bawa Dokumen Penagihan • Minta Ijin Untuk Masuk Bayar Tepat Waktu Agar Tidak
(SP / STP) Jika Ada • Gunakan Bahasa yang mudah Terkena Denda
• Download DKH Via MC dimengerti oleh Konsumen • Doakan Konsumen Agar Bisa
• Pelajari Histori Pembayaran Kons • Jaga Etika & Sopan Santun Lancar Membayar Angsuran
• Pelajari & Atur Rute Penagihan • Sampaikan Maksud & Tujuan • Doakan Konsumen & Keluarga
• Berpakaian Bersih, Rapi & Sopan • Pastikan Unit Kendaraan Masih Agar Selalu Diberikan Kesehatan
• Periksa Kelengkapan Surat-surat • Mohon Pamit & Ucapkan Salam
ada di konsumen
Kendaraan Anda (SIM & STNK) • Sampaikan Yg Boleh & Tdk Boleh
• Selalu Gunakan Jacket & Helm Full Dilakukan Oleh Kons (DO & DON’T)
Face Untuk Menjaga Keselamatan
• Siapkan Jas Hujan (Saat Musim
Hujan)
DON’T !
LARANGAN KERAS !!!
J
•JUJUR (HONEST / INTEGRITY)
R
•RAJIN (DILIGENT)
D
•DISIPLIN (DISCIPLINE)
PENYEBAB UTAMA LAPPING
Secara Umum Penyebab Utama Lapping ada 3 Yaitu :
PERILAKU KEBUTUHAN
GAYA HIDUP
MENYIMPANG MENDESAK
• Beli HP Mahal • Main Judi • Terlilit Hutang
• Beli Pakaian Branded • Main Perempuan • Keluarga Sakit
• Foya – foya • Minum Minuman • Dll
(Club Malam dll) Keras / Obat Terlarang
❖ Gaya Hidup biasanya dipengaruhi oleh faktor “ISTRI” menuntut diluar kemampuan suami !
❖ Perilaku menyimpang biasanya dipengaruhi oleh faktor LINGKUNGAN / PERGAULAN !
❖ Lapping ini bukan semata – mata karena ada Niat Tapi Juga Karena Ada Kesempatan !
COLLECTION STRATEGY &
COLLECTION PROCESS
COLLECTION STRATEGY
Ini adalah Strategy Penanganan / Pengelolaan AR Di Collection
SP SP SP
-3 s/d 4 1 2 3
STP 1&2 STP (Internal) & SKP (External) 1.Desk Coll Handle
0 (7) 3 DPD 31&45
6 9 21 WO Bucket (-3 s/d 4)
(14 (21
) ) 0 0 0 0
0 Field Coll Field Coll Rem Officer &
Desk Coll External Remedial External
(Front End) (Mid Range) External Remedial
2.Collection Handle
Bucket (0-60)
0 3 6 9 21 WO
0 0 0 0
3.Remedial Handle
Collection Division Remedial Division
Bucket (60 up & WO)
REPO
❖ SP1 diberikan kpd kons yg overdue 7 hari, SP2 14 hari & SP3 21 hari ❖ STP1 (Surat Tugas Penarikan 1) akan keluar saat kons overdue 31 hari & STP2 overdue 45 hari
❖ Utk Remedial Surat Penarikan Unit ada 2 macam yaitu : STP utk Internal Remedial (Remedial Officer / RemOff) & SKP (Surat Kuasa Penarikan) utk External Remedial
COLLECTION PROCESS
Ini adalah Flow Proses Penagihan Di Collection
❑ Input Hasil Visit jika tdk dilakukan maka setelah 6 Hari MC akan TERLOCK & tdk bisa digunakan
R = Responsible ❑ Settlement adalah proses penutupan Transaksi di Mobile Collection yg dilakukan oleh Teller
A = Accountable ❑ Deposit Slip adalah Rekap hasil tagihan di MC yang harus diprint saat akan setor uang ke Teller
MAPPING KAT
Adalah proses penentuan CO siapa akan handle wilayah / KAT mana ?
CONTOH :
KAT KAT
Mapping KAT harus 7,8,9 1,2,3 KAT inilah yang akan
mempertimbangkan
= CO = CO dijadikan dasar untuk
JARAK & POPULASI
“C” “A” perhitungan RAPORT &
konsumen di KAT
INSENTIF CO ybs
tersebut
KAT 4,5,6
= CO “B”
❑ KAT mengacu kepada Kode POS, 1 KAT hanya bisa dimapping ke 1 CO & 1 CO bisa handle > 1 KAT
❑ Mapping KAT dilakukan setiap awal bulan & dapat di re-mapping jika ada CO resign / CO baru
❑ Setelah dilakukan Mapping KAT di Excel, maka harus dilakukan UPLOAD di System WISE
UPLOAD MAPPING KAT
Contoh Format file excel Mapping KAT untuk di Upload
1
1=50 2=100
• Dari populasi ini hitung berapa
kebutuhan FE ?
10=10 3=150
2
Sebaran Kons • Setelah tau jumlah kebutuhan FE,
9=180 4=90
1-30 + No-Od buat list nama-nama FE tsb (Nama
Ever 3 up Fiksi)
8=10 5=75
3
• Dari list nama-nama FE tersebut
lakukan Mapping KAT, siapa akan
7=100 6=65
handle KAT mana ?
❑ Jelaskan faktor apa saja yang menjadi dasar pertimbangan anda melakukan Mapping KAT ini !
SIMULASI MAPPING KAT MR – L.JAWA
Asumsi : Kons yg ada di KAT dibawah ini adalah BA 31-60 + 1-30 Ever 37 up
1
1=20 2=10
• Dari populasi ini hitung berapa
kebutuhan MR ?
10=10 3=20
2
Sebaran Kons • Setelah tau jumlah kebutuhan
9=20 4=35
31-60 + 1-30 MR, buat list nama-nama MR tsb
Ever 37 up (Nama Fiksi)
8=10 5=5
3
• Dari list nama-nama MR tersebut
lakukan Mapping KAT, siapa akan
7=30 6=0
handle KAT mana ?
❑ Jelaskan faktor apa saja yang menjadi dasar pertimbangan anda melakukan Mapping KAT ini !
ASSIGN DKH
Adalah proses pemilihan kons yg mana yg akan ditagih oleh CO esok hari, dan ada 2 Cara :
1.Filtering 2.Edit by
by system SPV
P.Jawa 15 Kons Bisa
DTF, L.Jawa 12 Kons ditambah DKH Wajib
Angs SP,JT
Ke, JB dibuat H-1
Sipok
Filtering By Bisa
dikurangi
DKH
SPV bisa menambah DKH melalui Edit dengan pertimbangan : SPV bisa mengurangi DKH melalui Edit dengan pertimbangan :
1. Ada kons prioritas tapi blm masuk ke DKH by System 1. Kons yg masuk ke DKH by System telp minta jangan ditagih dulu
2. Kons tidak ada di DKH by System, namun telpon minta ditagih 2. Kons yg masuk ke DKH System menurut SPV tidak prioritas
3. Jumlah kons yang turun via DKH System < 15 (Jawa) / < 12 (L.Jawa) 3. Jumlah kons yang turun via DKH System > 15 (Jawa) / > 12 (L.Jawa)
KEBIJAKAN TGL JATUH TEMPO (JT)
Penetapan Tgl JT ada 2 : CDD (Change Due Date) & Normal, ketentuan sbb :
Ini Adalah 3 Hal Utama Yang Harus Diinput di MC Oleh CO Sebagai Hasil Visit
CASE CATEGORY
RISK CODE
• JBY (Janji Bayar Baik/Ringan) • B (Potential Bad
• BYR (Bayar) • B (Kons & Unit Terlacak, Keuangan Debt)
• TKK (Tdk Ketemu Berat) • C (Masalah
Kons) • C (Kons Terlacak, Unit Tdk Terlacak, Administrasi)
• BDK (Belum Keungan Baik/Ringan)
Dikunjungi) • D (Kons Terlacak, Unit Tdk Terlacak,
• KTD (Kons Tdk Keungan Berat)
Dikenal) • E (Kons Tdk Terlacak, Unit Terlacak)
• F (Konsumen & Unit Tdk Terlacak)
❖ Bad Debt : Asuransi No Claim, Kons & Unit Tdk Terlacak, Kasus Dealer / Channel, Pra Kredit Tdk Benar
❖ Potential Bad Debt : Kons Meninggal, Pindah Tangan, Atas Nama, Dalam Kasus Hukum, Masalah Keuangan Berat ? Ringan
❖ Administrasi : Jumlah Tenor / Angsuran tidak sama dengan yang diminta kons saat ajukan kredit, Proses Claim Asuransi
RISK CODE
KONSUMEN UNIT Keuangan RISK CODE
+ + + A
+ + - B
+ - + C
+ - - D
- + E
- - F
❑ Masa Grace Period (Masa Tenggang / Tidak Kena Denda) Adalah 3 Hari Dari Tanggal JT
❑ Jika Lewat 3 Hari Maka Akan Kena Denda & Dihitung Mulai Dari Hari Pertama Menunggak
Contoh :
1.Konsumen “A” Jatuh Tempo Tanggal 5, Angsuran Rp.1.000.000 / Bulan, Bayar Tanggal 7, Maka 🡪 TIDAK KENA DENDA
(Karena masih masa GRACE PERIOD / Masa Tenggang)
2.Konsumen “B”Jatuh Tempo Tanggal 5, Angsuran Rp.1.000.000 / Bulan, Bayar Tanggal 8, Maka 🡪 AKAN KENA DENDA
Dihitung Dari Hari Pertama Menunggak, Jadi Perhitungan Dendanya Adalah (Rp.1.000.000 X 0.5% X 4 (Hari) 🡪 Rp.20.000
“Denda ini Wajib ditagih / dibayar konsumen bersamaan dengan pembayaran angsuran / bulan”
KPI (RAPOR & INSENTIF)
PARAMETER & BOBOT RAPORT /
INSENTIF CO ADA 2 :
PDR
(60%)
PDR
Past Due Ratio
RAPORT /
(Ratio INSENTIF
Tunggakan)
Flow
(40%)
PARAMETER & BOBOT RAPORT /
INSENTIF COLL SPV & COLL HEAD
FLOW
FE STAY EVER NO-OD PDR
MR FLOW
STAY EVER
1-30 PDR
BA = Beban Awal
RUMUS PDR
❖ Stay disini adalah “ STAY YANG BELUM EVER ” Artinya kons bayar 1 angs sebelum JT kedua & s/d EOM tidak bayar lagi
❖ EVER adalah kons yg PERNAH pindah ke bucket berikutnya & tdk bayar atau bayar hanya 1 angs s/d EOM, dikurangi Lunas & TB
CONTOH PERHITUNGAN RAPORT /
INSENTIF FE
Base on IM No.177 Perihal Skema Insentif & Rapor 2019
TOTAL NILAI KATEGORY RAPORT
1 (1 s/d 2) Unacceptable
2 (>2 s/d <3) Need Improvement (NI)
3 (3 s/d <4) On Target (OT)
4 (4 s/d <5) Exceed Target (ET)
5 Exceptional
CONTOH :
❖ FE a/n “A” PDR : ≤ 35% (Index 5 X 60% bobot = 3) & Flow : ≤ 4% (Index 5 X 40% bobot,= 2) 🡪 Total Nilai = 5, maka RAPORT nya EXCEPTIONAL & INSENTIF nya Rp.3.500.000
❖ Jika Total Nilainya ≤ 2 (Unacceptable & NI) maka TIDAK mendapatkan Insentif ❖ Jika Total Nilai nya 1 akan dikenakan SP1 & Jika 3 bln berturut2 🡪 LAY OFF
CONTOH PERHITUNGAN RAPORT /
INSENTIF MR
Base on IM No.177 Perihal Skema Insentif & Rapor 2019
CONTOH :
❖ MR a/n “B” PDR : ≤ 25% (Index 5 X 60% bobot = 3) & Flow ≤ 19% (Index 5 X 40% bobot = 2) 🡪 Total Nilai = 5, maka Raportnya EXCEPTIONAL & INSENTIF nya Rp.3.000.000
❖ Jika Total Nilainya ≤ 2 (Unacceptable & NI) maka TIDAK mendapatkan Insentif ❖ Jika Total Nilai nya 1 akan dikenakan SP1 & Jika 3 bln berturut2 🡪 LAY OFF
KONTROL & MONITORING
BENTUK KONTROL & MONITORING
DOCKING
RANDOM SAMPLING
BY PHONE
PROSES DOCKING
Proses Permintaan Pertanggung jawaban dari SPV kepada CO
atas hasil Visit ke konsumen
3.Kwa
litas 1.Cara /
Yang mempengaruhi Docking Metode
proses Docking
2.Waktu /
Durasi
1. Cara / Metode Docking 🡪 Tidak sekedar menggunakan pertanyaan2 tertutup, tetapi lebih kepada proses
INVESTIGASI dan gunakan pertanyaan2 JEBAKAN
2. Waktu / Durasi 🡪 Jika Waktu Docking tidak mencukupi, bisa dibagi pagi & Sore hari, dan antara CO yang
satu dengan yang lain tidak mesti sama tergantung CO mana yang kita sudah PERCAYA & mana yg kita RAGU
3. Kwalitas Docking 🡪 Jangan basa-basi, to the POINT langsung ke INTI docking yaitu memastikan apakah CO kita
benar datang / tidak ke konsumen & BOHONG / TIDAK atas semua informasi yg dia sampaikan
ON THE SPOT (OTS)
Target OTS Dibagi menjadi 2,berdasarkan TOTAL OD 1-60 Cabang :
OTS Ini fungsinya untuk memastikan apakah terjadi FRAUD / tidak dilapangan !
INDIKATOR PERFORMANCE
COLLECTION
INDICATOR PERFORMANCE
COLLECTION
1.LEAD 2.LAG
(Sinyal Awal) INDICATOR INDICATOR
(Sinyal Akhir)
Performance
yg diharapkan Balance Delq 30+ Hasil akhir yg
utk mencapai ingin Dicapai
sebuah hasil
akhir yg ingin Flow NPL (90+)
dicapai
Stay
No – OD 1 – 30 31 – 60 61 – 90 DST……
8.600 1.000 150 50 200
COLLECTION REMEDIAL
FE MR
RUMUS BALANCE :
AR Di Bucket Tertentu / Total AR X 100 %
No - OD CONTOH :
1 - 30 31 - 60 Balance NO-OD : 8.600/10.000 X 100% = 86.00 %
ADA 2 MACAM
Contoh :
Flow Forward Flow Ke • 430 Flow No-Od : 430 / 8.600 X 100 % = 5.00 %
adalah Kons yang 1-30
Pindah ke bucket
berikutnya & Tdk
Bayar s/d Akhir Flow Ke
Bulan • 15 Flow 1-30 : 15 / 430 X 100 % = 3.48 %
31-60
FLOW EVER
Adalah Kons Yg PERNAH Flow Ke Bucket BERIKUTNYA
RUMUS :
Kons Yg Pernah Flow Dibagi
Bucket • 8.600
Total Kons Di Bucket Tersebut X 100 %
Contoh : 1-30
Total AR 🡪 10.000
No – OD 1 – 30 31 – 60 61 – 90 DST……
8.600 1.000 150 50 200
COLLECTION REMEDIAL
FE MR
RUMUS :
IN
Flow 1-30 Kons Yg Menunggak > 30 Hari / Total AR X 100 %
Delq 30+
No - OD OUT
CONTOH :
1.BTC 31 - 60 Kons Yg Menunggak > 30 Hari : (150 + 50 + 200) /10.000 X 100% = 4.00 %
2.Rollback
3.Lunas
4.TB
4.WO
Delq 30+ ini adalah
Delq 30+ Semakin KECIL semakin “BAIK” Harga Diri Collection
MOVING AR
Pergerakan AR dari satu bucket ke bucket lainnya
Awal Bulan Akhir Bulan ( In Amount - Mio )
Bucket Awal ACCOUNT AMOUNT NO_OD P001_030 P031_060 P061_090 P90+ TB Lunas Asuransi
No Overdue 623,115 6,487,596 6,084,868 336,253 45 0 0 3,119 58,054 5,256
NATIONAL P001_030 158,307 1,299,662 216,609 976,101 76,775 1 0 14,416 14,010 1,751
P031_060 30,668 197,048 4,689 18,461 102,023 61,225 3,234 3,897 3,147 372
P061_090 11,905 87,407 1,186 1,001 4,657 16,618 57,760 3,799 2,298 89
Awal Bulan Akhir Bulan ( In % )
Contoh
Bucket Awal ACCOUNT AMOUNT NO_OD P001_030 P031_060 P061_090 P90+ TB Lunas Asuransi
NATIONAL No Overdue 623,115 6,487,596 93.79% 5.18% 0.00% 0.00% 0.00% 0.05% 0.89% 0.08%
P001_030 158,307 1,299,662 16.67% 75.10% 5.91% 0.00% 0.00% 1.11% 1.08% 0.13%
P031_060 30,668 197,048 2.38% 9.37% 51.78% 31.07% 1.64% 1.98% 1.60% 0.19%
P061_090 11,905 87,407 1.36% 1.15% 5.33% 19.01% 66.08% 4.35% 2.63% 0.10%
Moving AR gunanya untuk melihat pergerakan / perpindahan AR Dari Awal s/d Akhir Bulan di masing-masing bucket
Ada yang Flow, ada yang Stay, ada yang BTC, ada yang Rollback, ada yang Lunas, ada yang TB & ada yang Hilang / Asuransi
LATIHAN SIMULASI
Data Moving AR Sebagai berikut :
BUCKET AWAL ACCOUNT NO_OD 1-30 31-60 61-90 EVER TB Lunas Asuransi