Membuat Rencana

Pembelian Produk

HESTI PANGASTUTI
08122422636

STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL

INDONESIA ( SKKNI )

WIDYAISWARA
BALAI PELATIHAN TENAGA KOPERASI DAN UMKM PROVINSI JAWA BARAT
JL. SOEKARNO HATTA NO. 708 BANDUNG
DESKRIPSI UNIT KOMPETENSI

Unit ini berhubungan dengan

pengetahuan, keterampilan dan
sikap kerja yang dibutuhkan
dalam melakukan proses
administrasi pembelian produk
4 ELEMEN KOMPETENSI
1. Menyiapkan semua dokumen sesuai prosedur
pembelian barang

2. Melaksanakan pembelian barang

3. Menerima barang dari pemasok

4. Melakukan penanganan atas arus masuk barang

 1. Menyiapkan semua dokumen sesuai prosedur
pembelian barang

1.1 Daftar pemesanan jumlah dan jenis barang diinventarisir

1.2 Formulir pemesanan dan/atau berkas-berkas administrasi

barang pesanan dilengkapi

1.3 Formulir pemesanan barang kepada Asisten Manajer

diserahkan untuk mendapatkan persetujuan
 2. Melaksanakan pembelian barang

2.1 Rincian atas semua persyaratan dalam formulir pemesanan

barang kepada pemasok dijelaskan

2.2 Formulir pesanan barang untuk pemasok diserahkan

2.3 Ketepatan waktu pengiriman barang dari pemasok

dikonfirmasikan
 3. Menerima barang dari pemasok

3.1 Jumlah dan jenis barang yang diterima dari pemasok

dicocokkan dengan formulir pemesanan barang

3.2 Surat jalan dari pemasok sebagai kelengkapan bukti

pengiriman pesanan barang ditandatangani

3.3 Berkas copy pemesanan barang dan tanda terima

pengiriman barang dari pemasok diadministrasikan
4. Melakukan penanganan atas arus masuk barang

4.1 Data penerimaan barang pesanan diinput pada

sistem komputerisasi dan/atau pencatatan secara
manual.pada kelompok jenis barang yang sesuai

4.2 Produk dimasukkan ke gudang penyimpanan

barang
Contoh Ritel koperasi
 1. Menyiapkan semua dokumen sesuai prosedur
pembelian barang

1.1 Daftar pemesanan jumlah dan jenis barang diinventarisir

1.2 Formulir pemesanan dan/atau berkas-berkas administrasi

barang pesanan dilengkapi

1.3 Formulir pemesanan barang kepada Asisten Manajer

diserahkan untuk mendapatkan persetujuan
 1.1 Daftar pemesanan jumlah dan jenis barang
diinventarisir

• Inventarisir jumlah dan jenis barang yang akan

dipesan tidak terlepas dari kegiatan melakukan
identifikasi persediaan akhir barang dagangan.
Aktifitas ini dilakukan dengan cara membaca data-
data terkini/terakhir yang ada pada data persediaan
barang sebuah Ritel Koperasi, baik mengenai nama
barang, kode barang, jumlah barang dan jenis
barang, serta menentukan kapan melakukan
pemesanan barang.
 1.2 Formulir pemesanan dan/atau berkas-berkas administrasi
barang pesanan dilengkapi

• Setelah data inventarisasi jumlah dan jenis barang yang akan

dipesan tersedia selanjutnya dimasukkan pada formulir pemesanan
dan/atau berkas-berkas administrasi barang pesanan. Pengisian
formulir pemesanan barang merupakan form standar yang telah
disepakati dengan para pemasok sehiingga kolom-kolom yang
tersedia merupakan format yang dapat dipahami bersama antara
ritel koperasi dengan para pemasoknya.
• Setelah data inventarisasi jumlah dan jenis barang yang akan
dipesan tersedia selanjutnya dimasukkan pada formulir pemesanan
dan/atau berkas-berkas administrasi barang pesanan. Pengisian
formulir pemesanan barang merupakan form standar yang telah
disepakati dengan para pemasok sehiingga kolom-kolom yang
tersedia merupakan format yang dapat dipahami bersama antara
ritel koperasi dengan para pemasoknya.
contoh formulir pemesana barang
 1.3 Formulir pemesanan barang kepada Asisten Manajer
diserahkan untuk mendapatkan persetujuan

• Setelah formulir pemesanan barang selesai dibuat oleh

pramuniaga maka selanjutnya dokumen pemesanan arang
tersebut selanjutnya dimintakan persetujuannya kepada Asisten
Manajer Ritel Koperasi untuk menandatangani formulir
pemesanan tersebut sebagai otorisasi akhir untuk selanjutnya
diserahkan kepada supplier atau pemasok barangnya.
• Pada beberapa ritel yang skala usahanya sudah besar maka
dikenal istilah otorisasi tandatangan pada formulir pemesanan
barang tersebut disesuaikan dengan jumlah besaran nilai order
yang dilakukan. Semakin besar nominal jumlah nilai pemesanan
barang maka semakin tinggi level jabatan yang harus dimintakan
pesetujuannya.
 2. Melaksanakan pembelian barang

2.1 Rincian atas semua persyaratan dalam formulir pemesanan

barang kepada pemasok dijelaskan

2.2 Formulir pesanan barang untuk pemasok diserahkan

2.3 Ketepatan waktu pengiriman barang dari pemasok

dikonfirmasikan
 2.1 Rincian atas semua persyaratan dalam formulir
pemesanan barang kepada pemasok dijelaskan

• Setelah memastikan barang yang akan dibeli memang

benar-benar dibutuhkan oleh retail koperasi, maka
tahapan selanjutnya adalah membuat laporan jumlah dan
jenis barang yang dibeli untuk diusulan kepada Manajer
Toko.
• Untuk jumlah yang dibeli selain mempertimbangkan rata-
rata penjualan juga lama pengiriman barang dari supplier.
Untuk supplier besar dan tertentu biasanya mempunyai
jadwal dan waktu tertentu sehingga perlu pertimbangan
jangan sampai barang yang di order belum datang stok
yang ada di koperasi sudah habis.
 Laporan Rencana Pembelian Barang

  Laporan Rencana Pembelian Barang          

   

  Tgl Rencana Pembelian : Diperiksa oleh :  

  Nama Anggota : Tgl Persetujuan :  

  No Anggota :  

   
Nama
NO Kode Barang Nama Supplier Harga Beli Harga Jual Stok Akhir Rata-rata Penjualan Jumlah Yg Dibeli Lama Kirim Keterangan
Barang

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     
 2.2 Formulir pesanan barang untuk pemasok diserahkan

• Pada tahapan ini, seorang pramuniaga diharapkan

dapat melaporkan Rencana Pembelian Barang dan
memastikan tidak ada yang keliru, baik Kode Barang,
Nama Barang, Nama Supplier, Harga Beli, Harga Jual,
Stok Akhir, Rata-rata Penjualan, Jumlah Yang Dibeli
dan Lama Kirim.
• Selanjutnya dokumen rencana pembelian barang
tersebut dituangkan pada formulir pesanan barang
yang akan diserahkan ke pemasok atau supplier
barang tersebut
2.3 Ketepatan waktu pengiriman barang dari pemasok
dikonfirmasikan

• Untuk memastikan bahwa pengiriman barang

yang telah dipesan agar tepat waktu
pengirimannya maka seorang pramuniaga
harus melakukan konfirmasi ulang sehingga
pihak pemasok merasa diingat terus tentang
pesanan yang diterimanya.
Minimarket
 3. Menerima barang dari pemasok

3.1 Jumlah dan jenis barang yang diterima dari pemasok

dicocokkan dengan formulir pemesanan barang

3.2 Surat jalan dari pemasok sebagai kelengkapan bukti

pengiriman pesanan barang ditandatangani

3.3 Berkas copy pemesanan barang dan tanda terima

pengiriman barang dari pemasok diadministrasikan
 3.1 Jumlah dan jenis barang yang diterima dari pemasok
dicocokkan dengan formulir pemesanan barang

• Setelah barang yang di order datang, langkah selanjutnya

adalah mencocokkan formulir jumlah dan jenis barang yang
diterima dari pemasok, dengan formulir pemesanan barang.
Dalam melakukan pencocokan, pengetahuaan yang
diperlukaan adalah pemahaman jenis dan kode produk serta
ketelitian. Pastikan tidak ada kekeliruan dalam jenis dan
kode produk termasuk jumlah yang di order.
• Kekeliruan dalam pengecakan dan pencocokan ini berarti
akan menimbulkan kerugian di koperasi yaitu permasalahan
inventory jika jenis dank ode barang yang beda dan minus
jika barang yang diterima kurang dari seharusnya.
 3.2 Surat jalan dari pemasok sebagai kelengkapan bukti
pengiriman pesanan barang ditandatangani

• Setelah formulir atau berkas-berkas pemesanan barang

dicocokkan dan diyakini sudah benar sesuai prosedur yang
berlaku di retail koperasi, langkah selanjutnya surat jalan dari
pemasok di tanda tangani oleh penerima. Perlu dipahami
disini, tanda tangan adalah sebagai bukti legal dan
tanggungjawab dari orang staff yang mengirim dan menerima.
Untuk itu perlu benar-benar di yakinkan bahwa sebelum
melakukan tanda tangan perlu dipastikan bahwa barang yang
diterima sudah benar dan sesuai dengan pesanan barang kita.
Jika ada kekeliruan dikemudian hari adalah tanggung jawab
dari yang melakukan penandatanganan.
 3.3 Berkas copy pemesanan barang dan tanda terima
pengiriman barang dari pemasok diadministrasikan

• Setelah barang diterima dengan baik dan ditanda tangan,

berkas copy pemesanan barang dan tanda terima
pengiriman barang dari pemasok diadministrasikan.
• Dalam melakukan proses administrasi, dituntut ke
rapihan dan tertib administrasi sehingga siapapun yang
nanti mencari berkas dengan mudah ditemukan. Untuk
koperasi retail yang sudah menggunakan computer dan
database, biasanya dilakukan penginputan terlebih
dahulu sehingga masuk dalam database inventory
koperasi.
4. Melakukan penanganan atas arus masuk barang

4.1 Data penerimaan barang pesanan diinput pada

sistem komputerisasi dan/atau pencatatan secara
manual.pada kelompok jenis barang yang sesuai

4.2 Produk dimasukkan ke gudang penyimpanan

barang
 4.1 Data penerimaan barang pesanan diinput pada sistem
komputerisasi dan/atau pencatatan secara manual.pada kelompok
jenis barang yang sesuai

• Ketrampilan atau kemampuan yang ditutut disini adalah

kemampuan mencocokkan formulir jumlah dan jenis barang yang
diterima dari pemasok, dengan formulir pemesanan barang. Dalam
melakukan pencocokan, kemampuan yang diperlukaan adalah
pemahaman jenis dan kode produk serta ketelitian. Pastikan tidak
ada kekeliruan dalam jenis dan kode produk termasuk jumlah yang
di order. Kekeliruan dalam pengecakan dan pencocokan ini berarti
akan menimbulkan kerugian di koperasi yaitu permasalahan
inventory jika jenis dank ode barang yang beda dan minus jika
barang yang diterima kurang dari seharusnya .
• Sesudah semua dokumen ditandatanggani oleh penerima barang
dan disahkan oleh manager maka data di input dikomputer agar
masuk kedalam data stock barang yang ada ditoko .
4.2 Produk dimasukkan ke gudang penyimpanan barang

• Perlu dipahami disini, tanda tangan adalah

sebagai bukti legal dan tanggungjawab dari
staff yang mengirim dan menerima.
• Untuk itu perlu benar-benar di yakinkan
bahwa sebelum melakukan tanda tangan
perlu dipastikan bahwa barang yang diterima
sudah benar dan sesuai dengan pesanan
barang kita.
Terima kasih