Cartilha de Boas Práticas de Uso Do SEI
Cartilha de Boas Práticas de Uso Do SEI
Cartilha de Boas Práticas de Uso Do SEI
Boas Práticas
Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
EQUIPE DE ELABORAÇÃO
1 APRESENTAÇÃO 5
1.1 Objetivos 6
1.2 Público-Alvo 6
_________________________________
Caro leitor,
O SEI é um sistema que traz inúmeras vantagens para a Administração Pública, e em diversos
campos. Talvez as melhorias sejam mais visíveis quando se pensa na eficiência em sentido
estrito, como a economia de recursos materiais. Entretanto, a produção e a tramitação eletrônica
dos processos e documentos também amplia as possibilidades para aprimorar o trabalho em
outras dimensões. Exemplo disso é a oportunidade que o uso do SEI traz na produção coletiva
dos trabalhos, fato que tem impactos na gestão da organização e na gestão do conhecimento,
especialmente porque traz possibilidades adicionais de combinar novas informações para
aprimorar a ação da administração pública. Enfim, o SEI muda pra melhor a relação das
instituições e das pessoas com a informação e o conhecimento.
Esta Cartilha de Boas Práticas de Uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi elaborada
pela Divisão de Gestão Documental (DIGED) e pela Comissão Nacional de Acompanhamento e
Gerenciamento do SEI (CNSEI) para auxiliar os usuários internos do SEI da Polícia Rodoviária
Federal no uso adequado, otimizado e seguro do sistema, com o objetivo de proporcionar uma
boa experiência na utilização do sistema, tirando o máximo proveito de todos os recursos e
funcionalidades do sistema, bem como evitando-se retrabalho.
O SEI é um Software de Governo que está bastante difundido na administração pública de todas
as esferas e dos três poderes. Pensando nisso, elaboramos essa Cartilha com o objetivo de
orientar e esclarecer sobre as melhores práticas e os cuidados durante o uso do sistema e suas
funcionalidades.
A cartilha será sua companheira do dia-a-dia, auxiliando-o em vários momentos do seu trabalho.
Cuide bem dela, e se quiser dar alguma sugestão, ou fazer correções, encaminhe sua
contribuição para o endereço eletrônico [email protected].
Boa leitura!
A presente cartilha tem por objetivo orientar sobre as melhores práticas para uso do SEI na Polícia
Rodoviária Federal - SEI/PRF , quanto a aspectos relacionados a economia de tempo, economia
de recursos, otimização de esforço e redução de retrabalho.
1.2 Público-Alvo
A Cartilha de Boas Práticas de Uso do SEI é destinada a todos os usuários internos do SEI/PRF,
sejam servidores públicos ou colaboradores.
_________________________________
Depois de um tempo, e com a utilização constante do SEI, algumas práticas têm-se mostrado
eficientes na busca de um melhor aproveitamento dos recursos e ferramentas do Sistema,
permitindo assim alcançar os resultados pretendidos de maneira eficaz.
Em que pese cada usuário do SEI ter sua própria forma de utilizar as funcionalidades, atalhos, e
possibilidades do sistema, algumas boas práticas são entendidas como imprescindíveis para a
maximização e otimização das ferramentas disponíveis.
Essas Boas Práticas não apenas permitem a padronização de procedimentos, como também
minimizam erros e otimizam os esforços de todos os envolvidos. Além disso, as Boas Práticas
facilitam, por exemplo, o treinamento de futuros usuários.
Aqui, relacionamos o que acreditamos ser de bom uso, independente do papel que o usuário
desempenha dentro do Sistema.
Por ser uma solução bastante flexível, o SEI permite não só utilizar suas funcionalidades de
diversas formas, mas também adaptá-las a diferentes realidades. Por isso, é importante que
órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da
implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de
Assim, é essencial que os usuários conheçam bem as funcionalidades do sistema, visando tirar o
Para isso, recomenda-se o curso Sei-Usar, em parceria com a Escola Nacional de Administração
Pública (ENAP) e está disponível gratuitamente para todos os órgãos.
1 Introdução
1.1 Acesso ao Sistema
1.2 Elementos da tela inicial
1.3 Recebimento e atribuição de processos
1.4 Inclusão de Anotações
2 Operações com processos
2.1 Criação, abertura e exclusão
2.2 Relacionamento e anexação
2.3 Sobrestamento, duplicação e envio
2.4 Conclusão, Retorno programado e Pontos de controle
3 Operações com documentos
3.1 Criação e edição
3.2 Barra de ferramentas
3.3 Assinatura
3.4 Padrões e modelos
3.5 Documentos externos
3.6 Exclusão e cancelamento
3.7 Manifestação de Ciência
4 Utilização de Blocos
4.1 Assinatura em unidades diferentes
4.2 Consultas
4.3 Visualização de minutas em Blocos de Reunião
4.4 Inclusão e visualização de processos em Blocos Internos
A inscrição no curso Sei-Usar pode ser realizada no Portal Único de Escolas do Governo
, através do link https://www.escolavirtual.gov.br/curso/74
Muitas vezes, quando temos dúvidas, recorremos às soluções mais fáceis. Isso é inato do ser
humano. É muito comum que colegas sejam procurados, pessoalmente, por e-mail, ou mesmo via
aplicativos de mensagens instantâneas como whatsapp ou telegram.
Porém, para que um conhecimento seja melhor interiorizado por uma pessoa, é essencial que ela
utilize um processo de auto-aprendizagem mais sólido, percorrendo todas as fases da
aprendizagem.
Atualmente existe uma grande rede de informações sobre o SEI, que destacamos a seguir:
● Vídeos - Uma enorme quantidade de vídeos já foram produzidos sobre o SEI e estão
disponíveis ao público em geral. Podemos citar algumas fontes:
○ Portal do Software Público - disponível no mesmo “menu Ajuda” já citado acima;
○ Canal PRF no YouTube - Disponível através do menu principal do SEI, no link
Ajuda ou no link: https://www.youtube.com/channel/UCh2SUgBRomtW-2frdOLoitA
● Orientações Gerais para Uso do SEI (OG) - Documento criado com a colaboração de
vários servidores envolvidos e ambientados com o uso do SEI na PRF, com informações e
padronização de procedimentos que estão sendo realizados de forma difusa pelas diversas
unidades. As OG são facilmente localizáveis dentro do próprio SEI da PRF, através do link
Orientações Gerais para Uso do SEI.
Observação: Só atente para possíveis alterações nos procedimentos adotadas pelas
Áreas, mas que ainda não foram contempladas nas OG, tendo em vista a constante
necessidade de atualização.
Desta forma, recomenda-se que para sanar suas dúvidas, você procure inicialmente as
informações através dos diversos canais disponíveis. Através do seu próprio esforço alcançará
uma aprendizagem sólida sobre o assunto. Além disso, a possibilidade de receber uma
informação equivocada de um colega bem intencionado fica minimizada.
Não esqueça também de proporcionar que a solução da sua dúvida sobre o SEI seja aproveitada
por outra pessoa. Muitas vezes, nossas dúvidas são as mesmas dos outros.
Para isso, recomendamos que todas as dúvidas sejam inseridas no PRF Respostas
(www.prf.gov.br/prfrespostas), para que ele se torne um grande repositório de perguntas e
respostas do órgão, para que possa ser consultado por todos.
Deve ser evitado o envio de processo ou documentação de forma que não siga a cadeia
hierárquica. A tramitação de Processos/Documentos entre unidades deve ocorrer sempre por
intermédio da cadeia de comando formal, o que, via de regra, se dá através do(a) Chefe
Imediato(a).
Quando um processo ou documento é enviado sem que seja observada essa boa prática, os
assuntos são tratados sem conhecimento de alguns setores, o que gera ruído na comunicação,
prejudicando inclusive o correto tratamento da demanda. Um exemplo prático disso ocorre quando
um(a) servidor(a) solicita algum direito que lhe é devido (exemplo: Auxílio Transporte), evoluindo o
processo diretamente para a área de Gestão de Pessoal, sem que antes tenha sido analisado
pelo(a) Chefe da unidade.
Em qualquer situação, a cadeia hierárquica deverá ser seguida. Esta boa prática deverá ser
adotada tanto numa concepção “top-down” (de cima para baixo), como “bottom up” (de baixo para
cima).
Uma situação que ocorre com bastante frequência é o recebimento automático de processos por
parte de um usuário, e a consequente visualização do seu conteúdo sem que nenhuma
providência seja tomada em seguida.
Estes processos, que antes estavam na tela “Controle de Processos” com numeração na cor
vermelha, passam a ficar com a numeração da cor azul (na mesma sessão) ou preta (em outra
sessão). Isto ocorre porque o Sistema "entende" que o processo foi recebido na Unidade.
A prática de apenas receber os novos processos, sem no entanto tomar providências à respeito
do seu conteúdo, causa confusão para os demais usuários que trabalham na mesma unidade,
pois eles não saberão se o processo contém alguma demanda pendente de providências. Sem
esse controle, a demanda poderá cair em esquecimento.
- Utilize outra funcionalidade que julgar interessante (Bloco Interno, Ponto de Controle,
Marcador), para indicar que há alguma providência a ser tomada em determinado
processo, isto levando em consideração a rotina de trabalho adotada pela unidade. Por
exemplo: uma unidade pode utilizar um Ponto de Controle do tipo “Pendências” ou “A
serem despachados”, e colocar todos os novos processos nesta situação.
Não sabe o que é um Ponto de Controle no SEI? Realize sua capacitação SEI-Usar
(https://www.escolavirtual.gov.br/curso/74) ou consulte o Manual do Usuário do SEI, disponível no
Portal do Software Público, no link:
https://softwarepublico.gov.br/social/articles/0004/9746/sei-doc-usuario.pdf
A tela de “Controle de Processos” (normalmente chamada de área de trabalho) possui muitas
funcionalidades e por consequência muitos ícones ficam visíveis.
Com a utilização da extensão Sei++ (saiba mais no item 4.16) , e com as atualizações das versões
SEI, com as novas funcionalidades disponíveis, embora sua utilização seja bastante recomendada,
esta situação tende a aumentar, já que muitos novos ícones podem ficar visíveis na Área de
Trabalho, a depender das configurações aplicadas
(...)
Seção IX
Com a adoção desta boa prática, a área de trabalho se torna mais limpa, facilitando o uso do SEI,
devido a uma melhor organização da informação na unidade. Além disso, manter a área de
trabalho com poucos processos evita que informações importantes fiquem perdidas em meio a
outros processos abertos desnecessariamente.
Por conta disso, manter a informação constantemente organizada é algo imprescindível para
permitir a rápida recuperação caso haja necessidade de consulta, e também para evitar o
desperdício ou o excesso de informação.
Processos que possuem uma previsão ou estimativa de serem muitos extensos, devem ser
“quebrados” em processos menores, e estes devem estar relacionados ao processo principal.
Exemplo: Uma Operação temática de grande vulto (exemplo: Olimpíadas). O processo principal
deve ser enxuto, e as demais ações e desdobramentos devem ser tratadas em processos
específicos, como por exemplo, processos em trâmite nas regionais, ou eventos específicos como
escoltas, fiscalizações etc.
● A área que receber algum processo em que for verificada a repercussão interna, deve, de
ofício, iniciar novo processo, relacionado ao primeiro, evitando assim a “poluição” do
processo principal. No processo recebido deve ser incluída apenas a resposta da área,
com as informações internas já consolidadas.
Esta boa prática tem muita relação com a dica “2.4 Dar preferência ao editor do SEI”.
Por uma questão de herança vinda do procedimento que era comumente realizado nos processos
em suporte físico (papel), nos acostumamos a inserir uma cópia de determinado documento em
outros processos. Bastava “tirar um xerox” de uma Instrução Normativa, de um Portaria ou
qualquer outro documento, e juntá-lo ao processo corrente, para que desse mais robustez,
deixando o processo com todos os documentos, até para facilitar sua leitura e entendimento.
Acontece que com a implantação do SEI, por se tratar de um processo eletrônico, outras
possibilidades se abriram, dispensando totalmente a adoção desta prática.
No mundo eletrônico não é mais necessário que se junte cópias de documentos em processos
administrativos. Geralmente (quase sempre, pra falar a verdade) os documentos, por serem
eletrônicos, já estão no banco de dados do SEI e já estão disponíveis para serem utilizados em
outros processos, mesmo que estes estejam em outras unidades, ou até mesmo concluídos.
Para que essa “mágica” seja possível, basta usarmos os recursos de “hyperlinks” , que nada mais
são que uma espécie de “ligação eletrônica”, ou seja, é uma referência dentro de um documento
a outro documento. O mesmo pode ser feito com documentos de fontes externas. Uma Lei, por
exemplo, que precise ser citada no processo, para permitir melhor entendimento. Não há
necessidade de se incluir uma cópia da Lei no processo, basta que a Lei esteja citada através de
“hyperlink” e será facilmente acessível, sem poluir o processo.
Maiores informações sobre esta funcionalidade podem ser obtidas no item “Referenciar
Documentos ou Processos” no Manual do Usuário do SEI, disponível no Portal do Software
Público, no link:
https://softwarepublico.gov.br/social/articles/0004/9746/sei-doc-usuario.pdf
Embora seja possível fazer essa referência, o documento que possui nível de acesso restrito só
pode ser visualizado nas unidades por onde o processo tramitou. O mesmo ocorre com
documentos que possuem o nível de acesso público, mas que estão em processo restrito
(classificado com esse nível de acesso ou contaminado por outro documento do processo que
seja restrito).
A recomendação aqui é bem simples. Caso você tenha necessidade de encaminhar e-mail
relacionado a algum assunto que já está sendo tratado no SEI, dê sempre preferência ao envio
deste email “por dentro” do SEI.
É bem comum, até pelo hábito que desenvolvemos ao longo do tempo, que os emails sejam
enviados pelas demais ferramentas de comunicação, como softwares e aplicativos de mensagens
eletrônicas. O nosso Webmail é um exemplo disso.
Porém, quando enviamos correspondência eletrônica “por fora” do SEI, se houver necessidade de
juntar este documento futuramente ao sistema, teremos que inseri-lo em formato digital, como
documento externo. O que aumenta consideravelmente o tamanho do arquivo, em comparação ao
A formação de processos deve ocorrer quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises,
informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
A utilização do SEI como repositório de documentos contraria o escopo para o qual ele foi
desenvolvido, e pode até causar certos problemas. Imaginemos que documentos sejam
“guardados” no SEI, fazendo-o de repositório de arquivos eletrônicos, utilizando-se tipos de
processos que possuem prazo de guarda muito pequeno (1 ou 2 anos). Ao término deste tempo, é
muito provável que este processo seja eliminado do SEI. Ou seja, o repositório feito pela unidade
estará totalmente comprometido.
Para se ter uma ideia do tamanho do desafio, o Conselho Nacional de Arquivos regulamentou o
tema através da Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2002, que estabelece diretrizes para a
implementação de repositórios digitais confiáveis (RDC-Arq) para a transferência e recolhimento
de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Uma outra legislação que regula o tema, na administração pública federal, é a Portaria
Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, dispõe o seguinte:
Ou seja, pela análise da legislação vigente, bem como da própria natureza do SEI, percebe-se
claramente, que o sistema não é um repositório de arquivos e documentos eletrônicos.
Assim sendo, a boa prática recomendada é: Não utilize o SEI como repositório de arquivos!
Para cada tipo de processo no SEI, há um assunto correspondente. E cada assunto corresponde
a uma temporalidade específica.
Na arquivística, a classificação é uma atividade de alto grau de importância e que precede todas
as outras atividades. A classificação de documentos arquivísticos causa impacto em todo o ciclo
de vida dos documentos e é imprescindível à eficiente administração de documentos correntes.
Desta forma, como a classificação em assuntos já foi previamente realizada por pessoal
especializado, a boa prática é: nunca altere o assunto de um processo!
Adotando essa prática, você não estará interferindo na classificação arquivística do processo (e
sua temporalidade). Além disso, você terá uma preocupação a menos.
Lembre-se que todas as ações no SEI ficam registradas e podem ser recuperadas via auditoria!
O SEI na PRF possui uma das maiores estruturas tecnológicas - senão a maior - entre todos os
órgãos da Administração Pública que o utilizam.
A peculiaridade refere-se ao fato do SEI ser utilizado pela área de negócio de multas, que possui
grande volume de informações e demanda grande infraestrutura tecnológica para sustentar um
sistema com essa magnitude.
Desta forma, visando otimizar a utilização do SEI na PRF, para o melhor aproveitamento e
desempenho por todos os usuário, foram estabelecidas regras de sessões, sejam limitando o
tempo de abertura do sistema, de forma contínua, bem como o número de acessos simultâneos
ao sistema pelo mesmo usuário.
Esta “derrubada” de conexão não é incomum na PRF, e pode causar, inclusive, perda de
informação em casos de documentos em edição e ainda não salvos.
Estas funcionalidades são protegida pelo sistema por meio de de regras de negócio específicas, a
saber:
- Cancelamento de documentos: é necessário solicitar o cancelamento ao Gestor Documental
Regional formal e justificadamente
- Exclusão de documento: Só é permitido se o documento não gerou efeitos jurídicos ainda (se
não foi assinado ou ainda não visualizado por terceiros).
Em todos os casos, as ações ficam registradas no histórico do processo e também nos registros
de auditoria do sistema, podendo ser recuperados pelo sistema.
Tem sido observado que um certa prática tem se tornado comum na PRF: que é uma unidade de
suporte ou apoio, preparar um documento final no SEI, e colocá-lo em bloco de assinatura para a
autoridade assinar. Mas esse procedimento, embora célere, causa um grande problema - os
elementos identificatórios do documento final saem da unidade produtora, ou seja, dos Núcleos,
Seções, Gabinetes, entre outros no âmbito da Superintendência, por exemplo, e não da Unidade
da autoridade signatária - a SRPRF-UF.
Então, para sanar esse problema, foi uma forma de trabalho que agregasse tanto as
funcionalidades e facilidades do processo eletrônico com o pragmatismo que a produção de
documento necessita.
Para esse tipo de situação, no SEI/PRF existe o tipo documental “Minuta”, que tem um campo
editável, que pode ser complementado com “de Portaria”, “de Ofício”, etc, figurando na árvore do
processo como “Minuta de Portaria”, “Minuta de Ofício”, e assim por diante.
Então, a boa prática recai na utilização do tipo documental “Minuta”, para produção de
documentos das autoridades finais.
Após a minuta finalizada, o processo deve ser encaminhado para a unidade da autoridade
signatária final, para que o documento definitivo seja produzido por lá, gerando os elementos
identificatórios definitivos (Cabeçalho, data, numeração), na unidade correta.
Porém, devemos lembrar que a minuta, que serviu de embasamento para a produção do
documento definitivo, deve ser assinada. E por se tratar de uma minuta, que é uma versão
preliminar de documento sujeita a aprovação, e portanto, ainda sem efeito jurídico, qualquer
usuário pode assiná-la, sem qualquer prejuízo.
Com a adoção dessa boa prática, os documentos produzidos por uma autoridade sairão com os
elementos identificatórios, corretamente descritos.
Normalmente, a prática usual, advinda da época dos processos em suporte físico, era que os
documentos deveriam ser assinados sempre da autoridade de menor hierarquia para a maior
hierarquia. Este fluxo permitia que a autoridade de maior hierarquia tivesse segurança para
assinar determinado documento, uma vez que ele já estava com o “aval” da cadeia de comando
toda.
Esta boa prática permite que se evite o retrabalho que ocorria no mundo físico, onde um
documento tinha que ser refeito diversas vezes, em diversas versões, até que o texto final fosse
aprovado pela autoridade de maior hierarquia. Ou seja, com a adoção da boa prática, essa
“dinâmica” do retrabalho torna-se desnecessária.
Quando a autoridade de maior hierarquia assina o documento final em primeiro lugar, significa que
o texto final já foi aprovado de forma definitiva, sendo desnecessário que ele seja refeito. Com
isso, tem-se a segurança somada a praticidade proporcionada pelo mundo digital.
Para que tudo funcione perfeitamente, a unidade que disponibilizar um documento via Bloco de
Assinatura deve fazê-lo sem assinar o documento primeiro. Com esta medida, o documento
disponibilizado fica editável para a autoridade de maior hierarquia alterar o que for preciso.
Caso esta autoridade de maior hierarquia julgue que o texto do documento não está adequado,
basta retornar o Bloco de Assinatura com as devidas observações para correção. Ou seja, não é
necessário que o documento eletrônico seja previamente assinado, e depois tenha a assinatura
da autoridade de menor hierarquia retirada, para ser novamente assinado por ela após as
correções necessárias.
Extensões são códigos que modificam a funcionalidade do navegador. Eles são escritos usando
as tecnologias padrões da Web - JavaScript, HTML e CSS - além de APIs JavaScript dedicadas.
Algumas extensões são leves, não prejudicam o desempenho do navegador e não oferecem risco
de segurança.
Neste sentido, indicamos duas extensões de navegador que são interessantes e podem facilitar o
trabalho no SEI, tornando-se, portanto, uma boa prática:
1) Sei++ - Desenvolvida conjuntamente entre a Anatel e a PRF, ela adiciona novas
funcionalidades ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI (Requer uma versão do SEI
maior ou igual a 3.0.0).
Suas principais funcionalidades são:
Assim sendo, entende-se que a funcionalidade “Atualizar andamento” atende parcialmente aos
requisitos previstos na legislação. A dificuldade é que o andamento que for registrado por esta
funcionalidade não são apresentados de forma automática, quando se visualiza um processo, ou
seja, os andamentos não são incluídos na árvore do processo, e sim no histórico do processo.
Desta forma, a boa prática é que seja dada preferência a utilização do documentos internos ao
invés de se utilizar a funcionalidade “Atualizar andamento”.
Tem-se verificado que algumas unidades têm criado processos específicos para agrupar
determinados tipos de documentos. Por exemplo: um processo em que são gerados todos os
ofícios, ou um processo que agrupa todos os requerimentos.
Este procedimento não é adequado, tendo em vista que um processo é “um conjunto de
documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação
administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento”, ou seja, um processo representa
uma ação administrativa e está relacionada a um assunto, que conta com temporalidade própria e
específica.
Quando uma unidade utiliza um processo no SEI com a finalidade de agrupar tipos de
documentos específicos, ela, na verdade, está pensando no processo como um simples
repositório, e não exatamente como um processo administrativo, propriamente dito. E neste
sentido, esta prática recai em outra, também não ideal, que é a utilização do SEI como repositório.
Veja neste manual a boa prática específica relacionada à questão do repositório de arquivos.
Assim sendo, a boa prática, neste caso, é: não crie um processo com a finalidade de agrupar
tipos de documentos. Utilize o processo eletrônico para a sua finalidade, que é representar o
conjunto de documentos de uma determinada ação administrativa.
Essa boa prática não diz respeito exatamente ao SEI, mas está intimamente relacionada com ele.
Caso o seu setor de trabalho ainda possua processos ou documentos avulsos em suporte físico,
seja papel, disquetes, CDs, DVDs, Mapas ou outros, providencie o envio para arquivamento,
registrando no SEI este envio.
Logicamente, esta dica deve ser tratada com as áreas responsáveis pelo arquivamento na
regional, devido aos fatores limitantes como espaço físico, condições de salubridade etc.
Quando iniciamos um Processo, o SEI nos permite detalhar informações importantes, como o
campo “especificações”, o campo “interessados”, e o campo Observações desta Unidade”, por
exemplo.
A boa prática aqui proposta é simples: Detalhe o máximo possível as informações dos
processos!
Por fim, uma boa prática que pode ser muito útil é a utilização do campo “Observação nesta
Unidade”, que também permite uma pesquisa mais qualificada, em caso de necessidade. O
interessante quanto a utilização dessa ferramenta, é que a observação incluída por uma
determinada unidade é passível de ser recuperada através dos mecanismos de pesquisa, e
diferentemente das demais informações (como Especificação e Interessados), só poderá ser
alterada pela própria unidade que a criou.
O Grupo de Envio do SEI possui dois grandes grupos: Institucional ou Unidades. O grupo
“Institucional” é configurado pela administração nacional do SEI e é composto por unidades
agrupadas por regionais e também agrupadas por eixos temáticos. O outro grupo é o da
“Unidade”, que pode ser configurado conforme necessidade da própria área.
Maiores informações sobre a funcionalidade podem ser obtidas no Manual do Usuário do SEI,
disponível no Portal do Software Público, no link
https://softwarepublico.gov.br/social/articles/0004/9746/sei-doc-usuario.pdf
Não raramente podemos ficamos meio perdidos para localizar um processo no SEI, diante da
grande quantidade de informações existentes no sistema.
● Por meio do número do processo, usando o campo de pesquisa na barra superior do SEI.
● Pelo “Acompanhamento Especial” (menu à esquerda da tela), em que você terá acesso a
todos os processos que foram registrados para serem acompanhados. Essa funcionalidade
serve para acompanhar o processo enquanto ele está tramitando, sem precisar mantê-lo
aberto em sua unidade. Exemplo: um processo está aberto em seu setor e é necessário
dar o devido prosseguimento às próximas unidades, pois ali não há mais nenhuma
atividade a ser realizada. Contudo, diante da necessidade de acompanhar o andamento do
processo até sua conclusão final, antes de tramitá-lo para o próximo setor, você deverá
criar um grupo de “Acompanhamento Especial” e incluir o processo específico. Na hora de
tramitar, pode concluir o processo em sua unidade. Pelo link “Acompanhamento Especial”,
você poderá ter acesso a todos os processos que incluiu nesse grupo. Uma outra
vantagem do “Acompanhamento Especial” é que você consegue acompanhar até mesmo
processos que não tenham tramitado pela sua unidade, visualizando os documentos desde
que o nível de acesso do processo seja público.
Pode parecer interessante no início, pois nos dá uma sensação de segurança quanto ao fato de
que a Unidade destinatária vai receber um aviso, na sua caixa de correio eletrônico, sobre a
chegada de um novo Processo, e assim dará continuidade ao andamento do processo.
Imagine uma Unidade que recebe diariamente centenas de processos, encaminhados por várias
unidade distintas. Essa realidade é comum na PRF, onde algumas Unidades responsáveis pelo
protocolo, ou pelo processamento de defesas, recursos, ou identificação de condutores infratores
recebem todos os dias algumas centenas de documentos.
Agora imagine que todas as vezes que alguém encaminhasse um processo para essas Unidades
resolvesse também usar a funcionalidade “Enviar e-mail de notificação”. É fácil perceber que as
caixas de mensagens do correio eletrônico dessas Unidades ficariam abarrotadas de mensagens,
inviabilizando o controle e criando sérios problemas para a gestão.
Por isso, leve em consideração que você não é o único interessado que está encaminhando um
processo para um determinada Unidade. Outras pessoas podem estar fazendo a mesma coisa no
mesmo momento que você.
Ainda assim, se achar necessário o envio do e-mail de notificação, sinta-se à vontade para fazê-lo.
Entretanto, a boa-prática nos ensina que devemos utilizar esta funcionalidade com parcimônia.
Nós já tratamos do detalhamento das informações dos processo (item 3.22), mas gostaríamos de
trazer mais uma boa-prática relacionada ao assunto.
Com a grande quantidade de processos e documentos sendo criados diariamente, seria difícil
imaginar que erros de preenchimento não ocorreriam. O detalhe é que não é necessário devolver
o processo para a unidade que o criou para que as informações erradas sejam corrigidas.
Esse procedimento de correção, quer seja da tipificação, quer seja de alguma outra especificação,
pode ser feito por você mesmo, na sua Unidade, desde que o processo tenha tramitado pela
mesma.
Elas permitem que você altere não só o tipo do processo ou do documento, mas também a
especificação e o interessado (no caso dos processos), e o Tipo, número/nome na Árvore e
interessados (no caso dos documentos).
Agindo assim você colabora com as Unidades que trabalham com a criação grande número de
processos, evitando que os processos e/ou documentos que contenham erros no preenchimento
das informações básicas fiquem tramitando sem necessidade, onerando as unidades.
Essa é fácil. Basta pensar em como funcionavam as anotações, recados e bilhetinhos colocados
nos processos físicos.
O SEI permite que o usuário coloque anotações nos processos, que funcionarão como
“bilhetinhos” que ficam agarrados ao processo. Da mesma forma se fazia antes, quando os
processos eram físicos e a gente colocava um pedaço de papel preso com um clipe de papel.
Com relação aos processos físicos, se você não se lembrasse de tirar o bilhetinho, ele ficava
eternamente agarrado ao documento, independente de ter tramitado em unidades distintas. O
processo seguia o seu curso, mas o bilhete estava sempre lá, preso a ele. Se um dia o processo
Cartilha de Boas Práticas do SEI | 31
voltasse para sua mesa, você veria o seu recado preso a ele. Uma anotação antiga, que não tinha
mais sentido, mas que poderia atrapalhar o entendimento de alguém.
O SEI segue a mesma dinâmica. Se você não lembrar de tirar a anotação do processo antes de
encaminhá-lo para outra unidade, quando o processo voltar um dia para a sua Unidade/mesa, a
anotação que você esqueceu de tirar voltará a aparecer para todos.
Imagine que você colocou a seguinte anotação: Fulano, assinar documento XXX URGENTE!!!
Tempos depois, com o tal documento XXX devidamente assinado, você encaminha o processo
para uma unidade a fim de se dar continuidade, mas esqueceu de tirar a anotação. Se algum dia
este processo voltar para a sua Unidade, voltará com a mesma anotação: Fulano, assinar
documento XXX URGENTE!!!
Se você ainda estiver na Unidade, e se for você que trabalhará no processo, é provável que não
se atrapalhe com esta informação equivocada. Mas se for outra pessoa, facilmente perderá algum
tempo tentando entender porque o processo tem uma anotação para um documento seja
assinado, quando na realidade o documento já foi assinado há bastante tempo.
Por isso, lembre-se sempre de tirar a anotação (post it) antes de encaminhar os processos. Isso
evitará problemas no futuro.
Entretanto, se a anotação tiver informações que sejam úteis no retorno do processo à unidade,
como por exemplo, o motivo pelo qual o processo foi encaminhado à outra unidade, nesse caso, a
boa prática é que não se retire a anotação (post it).
No SEI, cada unidade poderá cadastrar modelos de documentos que se repetem com frequência,
como despachos que são sempre utilizados, e textos-padrão que são muito repetidos, a exemplo
de vocativos ou desfechos de memorandos.
Para criar um Modelo Favorito, acesse o processo, selecione o documento que escolheu para ser
o modelo e clique no ícone “Adicionar aos modelos favoritos”. Na tela seguinte, selecione o grupo
na barra de rolagem do campo “Grupo de Modelos”, preencha o campo “Descrição” e clique em
“Salvar”. Um novo grupo também poderá ser criado.
O modelo de documento que foi salvo poderá ser selecionado no momento da criação do novo
documento. Verifique sempre as adaptações necessárias, como número do processo e nome do
interessado. Recomenda-se que se utilize um modelo do mesmo tipo documental que está sendo
produzido. Ou seja, deve-se evitar utilizar um modelo de memorando para gerar um novo ofício,
por exemplo.
O texto padrão pode ser selecionado no momento da criação do documento ou dentro do editor de
textos, por meio do botão “Autotexto”.
Uma excelente funcionalidade do SEI, porém ainda subutilizada, é o grupo de envio de e-mail.
As próprias unidades pode criar e gerenciar os seus próprios grupos de envio de e-mail, não
sendo necessária nenhuma intervenção da área técnica.
A funcionalidade de grupo de envio de e-mail permite que sejam gerenciados (incluídos, alterados
ou excluídos) os endereços eletrônicos de e-mails, conforme necessidade da unidade.
Segue exemplo:
Dentro de cada grupo de envio, os endereços pode ser administrados. Segue exemplo:
O retorno programado é livre, mas deve ser usado apenas quando existe prazo legal ou quando
haja alguma urgência que o justifique. O setor que o receber deve responder no prazo indicado,
mas não há devolução automática do processo ao setor que estipulou o retorno programado,
apenas a indicação de que o prazo foi extrapolado.
Um processo que esteja na sua unidade com “Retorno programado” para a unidade remetente
não pode ser concluído ou enviado para outra unidade que não a remetente sem marcar a opção
“Manter processo aberto na unidade atual”. O retorno programado será retirado quando a unidade
atender às demandas solicitadas e enviar o processo de volta para a unidade demandante.
Desta forma, a boa prática aqui é: utilize a funcionalidade retorno programado somente quando
totalmente necessário e imprescindível!
O SEI possui uma funcionalidade que até é normalmente utilizada, porém ainda de uma forma
aquém de suas possibilidades.
A boa prática indicada consiste na utilização de cores para diferenciar os ambientes do SEI.
Exemplo:
Ambiente de Produção - Vermelho
Ambiente de Treinamento - Azul celeste
Ambiente de Homologação - Verde-Limão
E, assim por diante.
Com isso, um usuário pode possuir acesso a mais de um ambiente do SEI. Em algumas
situações, pode ter acesso em até três ambientes diferentes, o que pode causar confusão no
momento da utilização do sistema.
Então, resumindo, a boa prática é: utilize cores diferentes, ao seu gosto pessoal, para ambientes
diferentes.
Normalmente, quando pretendemos “unir” dois processos com assuntos semelhantes, podemos
facilmente nos confundir sobre qual funcionalidade utilizar: “Anexar Processo” ou “Relacionar
Processo”. Esta confusão ocorre porque, para o público não habitual na área administrativa, os
termos podem soar como sinônimos. Mas não são!
Por isso, a boa prática é estar sempre atento a estes conceitos para não confundi-los.
Vamos lá:
Como regra, o processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que o mais novo
passa a compor a árvore de documentos do mais antigo. No processo anexado será indicado o
processo principal.
A anexação deverá ser utilizada somente quando houver necessidade de unificação permanente
de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto,
deverão ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o processo
acessório deixa de ter independência, não sendo mais possível nenhuma ação isolada, tal como
inclusão de novos documentos.
Atenção especial deve ser dada à anexação de processos, pois ela só pode ser desfeita pela
unidade de protocolo da regional.
No mundo do processo eletrônico, por vezes, ainda é necessário encaminhar documentos físicos
de uma unidade para outra. O que permite essa movimentação dentro da PRF é a utilização do
processo do tipo “Gestão Documental: Encaminhamento de Documentação Física”.
Nele, a unidade que pretende encaminhar a documentação física inclui um documento interno do
tipo “Termo de Encaminhamento Físico”, onde relaciona todos os documentos físicos que
precisam ser entregues à outra Unidade. Em seguida, o setor envia o processo para a unidade
destino, a fim de que recebam a documentação, através do documento “Termo de Recebimento
Físico”.
O problema ocorre quando a Unidade remetente envia o processo com muita antecedência,
deixando para levar os documentos físicos, propriamente ditos, somente tempos depois.
Quando o processo chega na Unidade destino, a rotina impõe que ele seja recebido e analisado,
mas o fato da documentação física ainda não ter chegado ao setor cria uma situação que
impossibilita a inclusão do “Termo de Recebimento Físico”. Isso só será possível quando os
documentos realmente chegarem fisicamente na Unidade.
Como não é possível saber ao certo quando esta documentação finalmente chegará no setor, os
responsáveis ficam de mãos atadas, com um processo aberto na unidade, sem previsão para seu
andamento.
Agora imaginem isso acontecendo em uma Unidade que recebe dezenas de processos desta
natureza diariamente! A gestão desta situação é, no mínimo, complicada.
Por isso, como boa prática, sempre que houver necessidade de encaminhar documentação física
para algum setor, certifique-se de enviar o processo específico somente quando tiver certeza de
que os documentos já estão a caminho da unidade destino.
Este item tem relação com o item 3.5 Receba seus processos e tome alguma providência.
Se sua Unidade foi demandada através de um processo, e a demanda já foi atendida, não há
necessidade de poluir a tela “Controle de Processos” deixando os processos abertos. Quanto
menos informação na “mesa” para controlar melhor, e processos abertos sem necessidade só
contribuem para dificultar a gestão.
A mesma regra serve ao se enviar um processo para outra unidade: NÃO o mantenha aberto em
sua unidade!
Esse recurso deverá ser utilizado APENAS em necessidade justificável de continuar a instruir o
processo enquanto a outra unidade também trabalha nele.
Os documentos eletrônicos do SEI são estruturados em seções, que são as subdivisões dele. As
seções são configuradas pelos administradores do sistema, de forma transparente aos usuários
finais. Como exemplo mais comum, podemos citar: Cabeçalho, Título, Data e Hora, Corpo do
Texto, Assinatura e Rodapé, da seguinte forma:
Acontece que a seção “Anexo” é a última de todas, e se localiza logo após a seção “assinatura”. A
questão é que essa “assinatura” se refere ao documento principal, e não ao Anexo.
Quando não se domina esse detalhe sobre as seções do SEI, é comum que o conteúdo do
documento seja inserido na última seção (Anexo), ao invés de ser colocado na seção correta
(Corpo do Texto).
Desta forma, quando a autoridade assina o documento é que se percebe o engano, pois o
documento fica com aspecto confuso, justamente devido ao erro cometido na elaboração dele.
As seções “Conteúdo do texto” e “Anexo” são bem fáceis de identificar, pois possuem conteúdos
já pré-definidos bastante claros e uma linha divisória no modelo do documento, conforme imagem
abaixo:
Caso isso ocorra, refaça o documento desde o início, visando a sua correção.
Evitar o desperdício de papel é uma das ações mais rápidas que podem ser feitas para cortar
cenário de mudanças substanciais, como ocorreu no nosso órgão, é bastante comum que alguns
usuários ainda continuem com práticas antigas, até por terem sido adotadas por longos anos, nas
atividades que desempenhavam até então. Entendemos que esse procedimento seja até natural
nas pessoas.
aos documentos 24 horas por dia e 7 dias por semana, essa prática de imprimir documentos,
simplesmente para que lhe sejam tangíveis, ou seja, para que o documento esteja fisicamente em
dia é que não se imprima mais os documentos que já constam no SEI, consultando-os
Outrossim, este assunto está até regulado no PRF, conforme trecho abaixo, extraído na Portaria
(...)
(...)
Então, a boa prática aqui indicada é: evite impressões desnecessárias, a começar por esta
própria Cartilha de Boas Práticas!
Uma das facilidades do processo eletrônico é justamente ser desnecessário que os documentos
eletrônicos sejam impressos, seja para serem lidos ou mesmo para serem encaminhados para os
destinatários finais.
Desta forma, considerando a boa prática sobre impressão desnecessária de documentos,
destaca-se, de igual forma, que devem ser evitados os envios de documentos impressos a partir
do SEI: opte, sempre que possível, pelo envio eletrônico, seja por e-mail ou por disponibilização
de acesso externo.
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A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta
atuação do Estado. A Lei 12.527/2011 representa uma mudança de paradigma em matéria de
transparência pública, pois estabelece que o acesso é a regra e o sigilo, a exceção.
O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de
acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a
transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize
a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.
Assim, a regra é que o nível de acesso de documentos e processos seja sempre público e
que os níveis de acesso restrito e sigiloso sejam utilizados apenas em casos específicos, com o
devido amparo legal.
Essas boas práticas surgem para compartilhar as possibilidades e as formas mais adequadas
para classificar os processos e os documentos no SEI quanto ao nível de acesso.
Esta boa prática não se propõe a funcionar como um rol taxativo ou uma norma interna sobre o
assunto sigilo das informações, mas tão somente servir de guia orientativo acerca das
possibilidades do sistema.
A boa prática, desta forma, recai sobre a seguinte dica: conheça a legislação sobre o tema e
aplique-as caso a caso, pois não há “receita de bolo” específica que possa agregar todos os casos
concretos, ou seja, como diz o próprio título da boa prática: “Entenda sobre níveis de acesso”!
Como sugestão inicial, sem prejuízo das futuras atualizações, sugerimos que seja realizada leitura
das seguintes legislações sobre o tema:
● Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso a Informação - LAI), que regula
o acesso à informação;
● Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei de Acesso a Informação;
Entretanto, conforme já exposto, a regra geral deve conviver em harmonia com a proteção à
informação sigilosa e pessoal, e também deve respeitar a proteção relativa às informações
utilizadas como subsídio para a tomada de algumas decisões ou para a edição de ato normativo.
As orientações a seguir tratam das exceções à regra geral e informam as situações nas quais um
processo ou documento deve ser classificado como restrito ou sigiloso.
Documentos Restritos
Ao classificar um documento como restrito é preciso justificar a razão da restrição. Significa que
após a classificação como restrito o sistema oferece opções para indicar o motivo. De modo
agregado, são 3 as razões:
1. Documentos preparatórios, tais como algumas notas técnicas e notas informativas;
2. Documentos que contenham informações pessoais;
I – Documentos preparatórios. O próprio nome já sugere do que se trata. São exemplos desses
documentos as notas técnicas, pareceres e as notas informativas que subsidiam algumas
decisões dos dirigentes, tais como documentos que embasam decisões de política econômica,
fiscal, tributária, monetária e regulatória. Além desses, também há uma proteção especial para os
documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de
algum ato normativo. A restrição temporária de acesso nesse caso é prevista no art. 20 do
Decreto 7724/2012 e aplica-se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o
assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele
documento ou processo subsidiou. Logo, quando expirar a causa da restrição deve ser alterada a
classificação do processo ou documento de restrito para público.
II – Documentos que contenham informações pessoais. Da mesma forma que no caso anterior, o
título já sugere do que se trata. São documentos que trazem informações de determinada pessoa
identificada ou identificável. A restrição de acesso respeita o disposto no art. 55 do Decreto nº
7.724/2012, que garante proteção às informações pessoais relativas à intimidade, vida privada,
honra e imagem que estejam na posse dos órgãos e entidades. Nesse caso, as informações são
restritas aos agentes públicos legalmente autorizados e à própria pessoa. A análise quanto à
existência de informações pessoais deve ser feita diante de um caso concreto. Entretanto,
seguem alguns exemplos de informações pessoais a título de ilustração: Dados relativos a
documentos de identificação pessoal (RG, CPF, Título de Eleitor, Documento de Reserva etc.);
Informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares; Informações financeiras ou
patrimoniais de determinada pessoa; Informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões;
Endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa; Número de telefone ou endereço
eletrônico de determinada pessoa; Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções
religiosas, filosóficas ou morais; opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações
de caráter religioso, filosófico ou político.
III - Documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses legais de restrição
de acesso. Nesta categoria, a restrição de acesso mais comum é a de apuração de
responsabilidade de servidor, protegida pela Lei nº 8.112/1990. O SEI traz ainda 3 outras
hipóteses relacionadas à segurança das informações sobre as empresas estatais, a saber: Sigilo,
contábil, empresarial e fiscal. Entretanto, é necessário informar que esse rol pode mudar,
dependendo da superveniência de novas hipóteses legais que fundamentam a restrição de
acesso.
Documentos Sigilosos
No SEI, por orientação do Ministério da Economia (antigo Ministério do Planejamento), não se
deve inserir documentos classificados sigilosos, ou seja, aqueles que foram formalmente
classificados, através da publicação do Termo de Classificação da Informação (TCI), sendo
incluído no rol de documentos sigilosos da PRF.
A título de informação, o rol de documentos classificados da PRF encontra-se disponível no link
https://www.prf.gov.br/portal/acesso-a-informacao/ClassInfo.
Entretanto, no SEI há a possibilidade de marcação do nível de acesso como sigiloso, que nesse
caso, seria considerado como “sigiloso não classificado”.
III - Documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses legais de sigilo, tais
como acidente aéreo, materiais e sistemas sigilosos, necessidade de conhecer, entre outras.
Um prática ruim que tem se mostrado cada vez mais recorrente, infelizmente, é um documento
que foi inicialmente classificado como preparatório não ter seu nível de acesso alterado para
público, ao término do motivo que ensejou a sua classificação.
3.4 Documento formalmente classificado em grau de sigilo, nos termos da LAI, não
deve ser incluído no SEI
Basicamente, este Decreto nº 7.845/2012, dispõe que informações classificadas em grau de sigilo
devem atender a dois preceitos fundamentais:
a) Rede Segmentada; e
b) Criptografia de Estado.
Desta forma, a boa prática, neste caso, é: não gere documentos classificados no SEI, e
também não inclua documentos externos oficialmente classificados com base na LAI no
SEI.
Ao abrir um processo ou criar um documento no SEI, deverá ser indicado o nível de acesso. A
correta classificação desse nível de acesso repercute em vários aspectos relacionados ao
processo e ao documento criado, como, por exemplo, se as informações contidas serão
recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa, ou se serão registradas nas estatísticas do
sistema.
Quando um servidor que possuía credencial para trabalhar com um determinado processo
Sigiloso deixa a unidade, por mudança de lotação ou remoção (por exemplo), e o processo não
possui credencial ativa para um outro servidor, o processo fica “órfão”.
É um processo sigiloso, que só pode ser acessado por quem tem credencial para tal, mas que não
possui nenhum servidor com credencial ativa para acessá-lo -rfão.
Por isso, para evitar que os processos sigilosos fiquem órfãos (sem credencial ativa), ao sair de
uma unidade não esqueça de transferir todos os processos sigilosos através da funcionalidade
“Processos com credencial de acesso nesta unidade”.
Normalmente, as credenciais de acesso na unidade devem ser transferidas para outro servidor na
mesma unidade. Mas em casos excepcionais, em processos que sejam de interesse unicamente
do próprio usuário, é imprescindível que seja concedida credencial de acesso a si próprio, já na
nova unidade de lotação, seguindo-se normalmente o procedimento para concessão de credencial
de acesso a processos sigilosos.
Maiores informações sobre a funcionalidade podem ser obtidas no Manual do Usuário do SEI,
disponível no Portal do Software Público, no link:
https://softwarepublico.gov.br/social/articles/0004/9746/sei-doc-usuario.pdf
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Via de regra, o(s) Coordenadores de Unidades SEI são o Titular e o Substituto da Unidade, com a
possibilidade de haver delegação de competência para mais um servidor do setor.
Lembre-se que um estagiário cujo contrato foi encerrado continuará tendo acesso ao SEI
enquanto a permissão de acesso que lhe foi concedida não for excluída. Da mesma forma, um
servidor que foi removido para outra unidade deverá ter sua permissão de acesso excluída da
unidade de onde foi removido.
Imagine que a Unidade SEI é uma sala, cuja chave é de responsabilidade dos Coordenadores de
Unidade SEI. A regra é entregar essa “chave” para todos os que trabalham na mesma sala para
que possam ter acesso aos Processos e Documentos de interesse do Setor.
Apesar do SIP permitir que, ao conceder permissões de acesso, o Coordenador da Unidade possa
estender a permissão para as subunidade subordinadas, a boa prática nos ensina que utilizar
essa possibilidade não traz benefícios.
Por vezes, ocorrem casos em que a permissão do Usuário foi excluída em uma determinada
Unidade, mas como a permissão foi inicialmente concedida com a extensão para as Subunidades,
o Usuário continua aparecendo na relação de “Atribuição de Processos”, causando confusão e
transtornos ao Setor.
Por isso, sempre que for conceder a permissão de acesso para um Usuário e houver a
necessidade de fazê-lo para mais de uma Unidade, faça-o concedendo a permissão Unidade por
Unidade, sem utilizar a “permissão estendida”.
Uma prática não muito rara é um Coordenador de Unidade verificar que lhe foi concedido um perfil
de “Colaborador”, que é voltado a terceirizados e estagiários, e pensar: “acho que alguém se
enganou, pois não sou terceirizado ou estagiário! Então vou excluir esse perfil de colaborador
aqui.”
Acontece que todos os Coordenadores de Unidades (CDU) devem ter esse perfil sim. Isso não
está errado. Isso se deve ao fato de que, para um CDU conceder permissões de acesso a um
usuário, ele próprio deve possuir a mesma permissão de acesso que está concedendo.
Então, aqui a boa prática é: Se você for Coordenador de Unidade (CDU), não retire suas
permissões de “Colaborador”.
Lembre-se: o SEI registra todas as ações de administração realizadas no sistema. Nos casos
analisados pela CNSEI, sobre exclusão de permissão de “Colaborador” de um CDU, todos, sem
exceção, foram excluídos pelo próprio CDU.
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A informação é um ativo muito importante para qualquer instituição, podendo ser considerada,
atualmente, o recurso patrimonial mais crítico. Informações adulteradas, não disponíveis, sob
conhecimento de pessoas de má-fé ou de concorrentes, podem comprometer significativamente,
não apenas a imagem da instituição perante terceiros, como também o andamento dos próprios
processos institucionais. É possível inviabilizar a continuidade de uma instituição se não for dada a
devida atenção à segurança de suas informações.
Art. 325 - Revelar fato de que tem ciência em razão do cargo e que deva permanecer em
segredo, ou facilitar-lhe a revelação:
Pena - detenção, de seis meses a dois anos, ou multa, se o fato não constitui crime mais
grave.
§ 1o Nas mesmas penas deste artigo incorre quem: (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)
I - permite ou facilita, mediante atribuição, fornecimento e empréstimo de senha ou
qualquer outra forma, o acesso de pessoas não autorizadas a sistemas de
informações ou banco de dados da Administração Pública; (Incluído pela Lei nº
9.983, de 2000)
O cadastro de usuário externo deve ser realizado EXCLUSIVAMENTE pelo próprio usuário
externo.
A realização de cadastro externo por servidores internos à PRF, com fornecimento posterior de
senha ao usuário externo, viola os princípios da necessidade de conhecer e da inviolabilidade da
senha do usuário.
5.3 Não deixe o SEI aberto. Ao sair, bloqueie a tela do seu computador.
Portanto, para evitar que outro usuário utilize o sistema inapropriadamente se passando por você,
o SEI ou bloqueie a tela de seu computador quando se ausentar de sua mesa ou
faça o logoff d
local de trabalho.