Pós Graduação em TIC na Educação

E-Formadora Fátima Rodrigues

E-Manual de
Microsoft Word
Índice

INTRODUÇÃO .............................................................................................................................................. 3

MODELOS .................................................................................................................................................... 4

COMO CRIAR UM MODELO ................................................................................................................................... 4

ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEÚDO A MODELOS .................................................................................................. 6
ADICIONAR TEXTO INFORMATIVO A MODELOS .......................................................................................................... 7
ADICIONAR PROTEÇÃO A MODELOS ........................................................................................................................ 8

FORMULÁRIOS ............................................................................................................................................ 9

CRIAR UM FORMULÁRIO....................................................................................................................................... 9
ADICIONAR PROTEÇÃO AO FORMULÁRIO ............................................................................................................... 12

IMPRESSÃO EM SÉRIE ............................................................................................................................... 13

CONFIGURAR O DOCUMENTO PRINCIPAL ............................................................................................................... 14

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................................................. 19
 Introdução
Microsoft Word 2013 é o editor de texto do Office 2013, o pacote da Microsoft que
inclui também Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access e Publisher. A nova versão é
compatível com o Windows 8.
O programa continua a ser uma das ferramentas mais completas e poderosas para
trabalhar com texto. Microsoft Word 2013 traz tudo o que é necessário para editar textos
simples ou enriquecidos com imagens, links, gráficos e tabelas, entre outros elementos.
A compatibilidade entre todos os componentes da família Office 2013 é um dos pontos
fortes do Microsoft Word 2013. Pode-se exportar texto e importar outros elementos para o
Excel, o PowerPoint ou qualquer outro dos programas incluídos no Office.
Os templates do Microsoft Word 2013 permitem criar documentos facilmente usando
os formatos predefinidos (currículo, carta, etiqueta, fax, cartão de visita, calendário...).
Este manual irá trabalhar modelos, Formulários e Impressão em série.
 Modelos
Um modelo é um ponto de partida. Um modelo do Word é algo que cria uma única vez e que
pode ser utilizado vezes sem conta. Para criar um modelo, pode começar com um documento já
criado, com um que tenha transferido, ou mesmo com um completamente novo que decida
personalizar de diversas maneiras. Um modelo é um documento com uma estrutura pré-definida
(layout, formatações, etc.) que se encontra disponível para ser utilizado com determinado fim.

Toda a formatação está concluída - o utilizador adiciona apenas o que entender.

Um modelo é um tipo de documento que cria uma cópia de si próprio quando se abre. No
Microsoft Office Word 2013, um modelo pode ser um ficheiro .dotx ou um ficheiro .dotm (um tipo
de ficheiro .dotm permite ativar macros no ficheiro).

Por exemplo, um plano de negócio é um documento comum que é escrito no Word. Em

vez de criar a estrutura do plano de negócios a partir de um rascunho, pode-se utilizar um modelo
com um esquema de página, tipos de letra, margens e estilos predefinidos. Basta abrir um modelo
e preencher o texto e as informações específicas do documento. Quando se guarda o documento
como um ficheiro .docx ou .docm (permissão para macros), este é guardado em separado do
modelo em que é baseado.
Os modelos são exatamente como documentos onde se pode fornecer secções
recomendadas ou texto obrigatório para outros utilizadores, bem como controlos de conteúdo,
como, por exemplo, uma lista pendente predefinida ou um logotipo especial. Pode-se adicionar
proteção a uma secção de um modelo ou aplicar uma palavra-passe ao modelo para ajudar a
proteger os conteúdos do modelo de alterações.
É possível encontrar modelos do Word para os tipos de documento mais comuns na
plataforma Microsoft Office Online. Se se tiver uma ligação à Internet, basta clicar no Separador
Ficheiro, no menu da esquerda, clicar em Novo e, em seguida, clicar na categoria do modelo
pretendida.
Em alternativa, também se podem criar modelos pessoais.

Como criar um modelo

Existem três formas para se criar um modelo no Microsoft Word:
A. Começar com um documento em branco e guardá-lo como um modelo;
1. Clicar Separador Ficheiro e, em seguida, clicar em Novo.
 2. Clicar em Documento em branco e, em seguida, clicar em Criar.
3. Efetuar as alterações pretendidas nas definições das margens, tamanho e
orientação da página, estilos e outros formatos.
Também se pode adicionar texto informativo, controlos de conteúdo, como, por
exemplo, um selecionador de data, bem como gráficos que se pretende que
apareçam em todos os documentos novos que sejam baseados no modelo.
4. Clicar no Separador Ficheiro e, em seguida, clicar em Guardar Como.
5. Atribuir um nome de ficheiro ao novo modelo, selecionar Modelo do Word na lista
Guardar com o tipo e, em seguida, clicar em Guardar.
6. Fechar o modelo.

B. Criar um modelo baseado num documento existente

1. Clicar no Separador Ficheiro e, em seguida, clicar em Abrir.
2. Abrir o tipo documento pretendido.
3. Efetuar as alterações que se pretende que sejam refletidas em todos os documentos
novos baseados no modelo.
4. Clicar no Separador Ficheiro e, em seguida, clicar em Guardar Como.
5. Atribuir um nome de ficheiro ao novo modelo, selecionar Modelo do Word na lista
Guardar com o tipo e, em seguida, clicar em Guardar.
6. Feche o modelo.

C. Criar um modelo baseado num documento ou modelo existente;

1. Clicar no Separador Ficheiro e, em seguida, clicar em Novo.

2. Clicar num modelo semelhante ao que se pretende criar e, em seguida, clicar em Criar.
 3. Efetuar as alterações pretendidas nas definições das margens, tamanho e orientação da
página, estilos e outros formatos.
Também se pode adicionar texto informativo, controlos de conteúdo, como, por exemplo,
um selecionador de data, bem como gráficos que se pretende que apareçam em todos os
documentos novos que sejam baseados no modelo.
5. Clicar no Separador Ficheiro e, em seguida, clicar em Guardar Como.
6. Atribuir um nome de ficheiro ao novo modelo, clicar em Modelo do Word na caixa
Guardar com o tipo e, em seguida, clicar em Guardar.
7. Fechar o modelo.

Exemplos de modelos incluem calendários, cartões, currículos, convites e newsletters. Os programas

do Office incluem vários modelos já instalados.

Adicionar controlos de conteúdo a modelos

Pode-se proporcionar flexibilidade e facilidade na utilização a qualquer utilizador que
utilize o modelo, adicionando e configurando controlos de conteúdo, como, por exemplo,
controlos RTF (Rich Text Format), imagens e listas pendentes, bem como selecionadores de data.
Para se utilizar este tipo de controlos deve ativar-se, em primeiro lugar, o separador
Programador.
Ativar o Separador Programador
1. Para ativar o separador “Programador” no Friso, clicar no Separador Ficheiro e, em
seguida, clicar em Opções.
 2. Clicar em Personalizar Friso e, na área de opções Personalizar Friso (área que se
encontra mais à direita) colocar um visto em Programador.
3. Clicar em OK.
Adicionar controlos de conteúdo
Os controlos de conteúdos são utilizados essencialmente para definir que tipo de
conteúdo (e em que formato) deve entrar em todos ou em determinados campos de um modelo.
1. Abrir o modelo a que se pretende adicionar os controlos de conteúdo e, em seguida,
clicar no local em que se pretende inserir um controlo.
2. No separador Programador, no grupo Controlos, clicar no controlo de conteúdo que se
pretende adicionar ao documento ou modelo.
Se os controlos de conteúdo não estiverem disponíveis, poder-se-á ter aberto um
documento criado numa versão anterior do Word. Para utilizar controlos de conteúdo, tem que
se converter o documento para o formato de ficheiro do Word 2013 clicando no Separador
Ficheiro, clicando em Guardar Como.
6. Selecionar o controlo de conteúdo e clicar em Propriedades no grupo Controlos.
7. Na caixa de diálogo Propriedades de Controlo de Conteúdo, selecionar se o controlo de
conteúdo pode ser eliminado ou editado quando alguém utiliza o modelo.
8. Para manter vários controlos de conteúdo ou mesmo alguns parágrafos de texto juntos,
selecionar os controlos ou o texto e, em seguida, clicar em Agrupar no grupo Controlos.

Os tipos de controlos de conteúdo, serão trabalhados aquando dos formulários.

Adicionar texto informativo a modelos

Por vezes é útil incluir instruções de marcador de posição sobre como preencher um
determinado controlo de conteúdo que se adicionou a um modelo. As instruções são substituídas
por conteúdo quando alguém utiliza o modelo.
1. No separador Programador, no grupo Controlos, clicar em Modo de Estrutura.
4. Clicar no controlo de conteúdo em que se pretende adicionar texto do marcador de
posição.
5. Editar o texto do marcador de posição e formatá-lo da forma pretendida.
Se se adicionar um controlo de conteúdo de caixa de texto e se pretender que o texto do
marcador de posição desapareça quando alguém escreve o seu próprio texto, no grupo Controlos,
clica-se em Propriedades e, em seguida, seleciona-se a caixa de verificação Remover controlos de
conteúdo quando for editado conteúdo.
 Adicionar proteção a modelos
É possível adicionar proteção a controlos de conteúdo individuais num modelo para
ajudar a evitar que um controlo de conteúdo ou um grupo de controlos em particular seja
alterado ou editado ou é possível ajudar a proteger todos os conteúdos do modelo com uma
palavra-passe.
Adicionar proteção a partes de um modelo
1. Abrir o modelo a que pretende adicionar proteção.
2. Selecionar os controlos de conteúdo ou o grupo de controlos em que pretende
restringir as alterações.
3. No separador Programador, no grupo Controlos, clicar em Propriedades.
4. Na caixa de diálogo Propriedades de Controlo de Conteúdo, em Bloqueio, efetuar um
dos seguintes procedimentos:
Selecionar a caixa de verificação, que permite que o conteúdo do controlo seja editado
mas não permite que o controlo em si seja eliminado do modelo ou de um documento baseado
no modelo.
Selecionar a caixa de verificação, que permite eliminar o controlo mas não permite que o
conteúdo no controlo seja editado.
Adicionar proteção a todos os conteúdos de um modelo
1. Abrir o modelo que se pretende proteger de alterações.
2. No separador Programador, no grupo Proteger, clicar em Restringir Edição.
3. No painel de tarefas Proteger Documento, em Restrições de edição, selecionar a caixa
de verificação Permitir apenas este tipo de edição no documento.
4. Na lista de restrições de edição, clicar nas restrições pretendidas.
6. Em Iniciar imposição, clicar Sim, Impor Proteção.
7. Para atribuir uma palavra-passe ao documento de modo a que apenas revisores que
saibam a palavra-passe possam remover a proteção, escrever uma palavra-passe na caixa
Introduzir nova palavra-passe (opcional) e, em seguida, confirmar a palavra passe.
Se optar por não utilizar uma palavra-passe, qualquer utilizador pode alterar as restrições
de edição.
 Formulários

Partindo de um modelo do Microsoft Office Word 2013 é possível adicionar controlos de

conteúdo e texto informativo de modo a criar rápida e facilmente um formulário que possa ser
enviado a outras pessoas para ser preenchido.
É possível imprimir um formulário utilizando os controlos de conteúdo no Office Word
2013, mas as caixas em torno dos conteúdos de controlo não serão impressas.

Criar um formulário
Siga os passos:
1 - Ativar o Separador Programador
1.1 - Para ativar o separador “Programador” no Friso, clicar no Separador Ficheiro e, em
seguida, clicar em Opções.
1.2 - Clicar em Personalizar Friso e, na área de opções Personalizar Friso (área que se
encontra mais à direita) colocar um visto em Programador.
1.3 - Clicar em OK.
2 - Abrir um modelo ou um documento em que o formulário será baseado
3 - Adicionar controlos de conteúdo ao formulário
No separador Programador, no grupo Controlos, estão disponíveis os controlos para
inserir no documento.

Para efeitos de criação de formulário podem ser utilizadas diversas ferramentas como
Controlo de Imagem; Selecionador de data; Controlo de texto; Caixa de texto; Caixa de
combinação.
 Para inserir um controlo de imagem onde o utilizador possa facilmente inserir uma
imagem, clicar no local onde se pretende inserir o controlo. No separador Programador, no grupo
Controlos, clicar em Controlo de Imagem e para definir propriedades específicas no controlo,
basta clicar em Propriedades.

Para inserir um selecionador de data que permita ao utilizador escolher uma

determinada data, clicar onde pretende inserir o controlo do selecionador de data, no separador
Programador, no grupo Controlos, clicar em Controlo de Conteúdo do Selecionador de Data. Para
definir propriedades específicas no controlo, basta clicar em Propriedades.

Para inserir um controlo de texto que permita aos utilizadores inserirem texto ou
conteúdo com formato pré-definido (ex.: conteúdo numérico com casas decimais), no separador
Programador, no grupo Controlos, nas Ferramentas Legadas, clicar no controlo Caixa de Texto.

Para definir propriedades específicas no controlo, basta clicar em Propriedades. Aqui

podem definir-se, por exemplo, o tipo de conteúdo a ser introduzido no campo, o seu formato e
comportamento (por exemplo para os campos de cálculo automático).

As principais opções que podem ser definidas:

Para formatar automaticamente moeda ou percentagem, pode-se usar a opção Número
em Tipos de Dados combinada com o formato desejado em Formato do Número.
A opção Comprimento Máximo permite limitar o número de caracteres que podem ser
digitados no campo.
 O tipo Texto Normal pode ter um formato determinado (por exemplo, só maiúsculas ou
só minúsculas), alterando a opção Formato do Texto.

Para realizar cálculos em tabelas, pode-se usar o campo formatado como tipo Cálculo e
marcar a opção Calcular ao Sair em todos os campos que serão usados para o cálculo, exceto o
campo relativo ao total.
Veja-se o seguinte exemplo: quatro células, cada uma com uma caixa de texto.
Para as três primeiras células foi definido o campo como sendo do tipo Número e
selecionou-se a opção Calcular ao Sair.
Nesta quarta célula, definiu-se o campo como o tipo Cálculo e utilizou-se a fórmula ao
lado (=A1+A2+A3). Quando o formulário for protegido e distribuído, este campo irá calcular os
dados inseridos na tabela automaticamente:
Para inserir uma caixa de texto que funcionará como uma caixa de marcação de opções,
no separador Programador, no grupo Controlos, nas Ferramentas Legadas, clicar no controlo
Caixa de Combinação. Selecionar o controlo de conteúdo e, em seguida, no separador
Programador, no grupo Controlos, clicar em Propriedades. Para criar uma lista de escolhas, em
Item de Lista Pendente, escrever o texto pretendido e clicar em Adicionar. Repetir este passo até
que todas as escolhas estejam na lista pendente.
Para inserir uma caixa de combinação que limite as opções disponíveis de preenchimento
às especificadas, no separador Programador, no grupo Controlos, nas Ferramentas Legadas, clicar
no controlo Caixa de Combinação. Selecionar o controlo de conteúdo e, em seguida, no separador
Programador, no grupo Controlos, clicar em Propriedades.
Para criar uma lista de escolhas, em Item de Lista Pendente, escrever o texto pretendido
(ex.: feminino e masculino) e clicar em Adicionar.
Repetir este passo até que todas as escolhas estejam na lista pendente.
4 - Adicionar texto informativo ao formulário
 O texto informativo tem como objetivo auxiliar o utilizador no preenchimento do
formulário. Logo que o utilizador clique no campo, o texto desaparece e o utilizador poderá
escrever o seu próprio texto. Para introduzir o texto informativo deve efetuar-se o seguinte
procedimento:
1. Selecionar o controlo ao qual se pretende adicionar o texto informativo.
2. No separador Programador, no grupo Controlos, clicar em Propriedades.
3. Na área Texto Predefinido inserir o texto pretendido.

5 - Adicionar Ajuda aos Campos de Formulário

Além do texto pré-definido pode-se ainda adicionar texto de ajuda ao preenchimento do
formulário. Normalmente o texto de ajuda destina-se a facultar ao utilizador informação adicional
ao preenchimento. O texto de ajuda pode ser disponibilizado na barra de estado ou através da
tecla F1.
Quando as opções de ajuda são disponibilizadas ao utilizador, o mesmo deve ser
informado da existência deste recurso logo no início do formulário.
Para configurar o texto de ajuda de um campo, clica-se no mesmo duas vezes e, depois,
clica-se no botão Adicionar texto de ajuda.
Para adicionar texto de ajuda à Barra de Estado deve-se clicar no separador Barra de
Estado.
Para adicionar texto de ajuda de Tecla F1, deve-se clicar no separador Tecla de Ajuda (F1).
O texto de ajuda pode ter no máximo 255 caracteres.
Quando o formulário estiver protegido, o utilizador poderá clicar sobre o campo e verá a
ajuda na Barra de Estado ou carregar em F1 para aceder à mensagem configurada.
A ajuda é importante uma vez que poderá evitar erros de preenchimento de formulário.

Adicionar proteção ao formulário

Para evitar que um controlo de conteúdo ou um grupo de controlos em particular seja
alterado é possível proteger controlos de conteúdo individualmente num formulário. É também
possível proteger todos os conteúdos do formulário com uma palavra-passe, permitido apenas, a
introdução de informação nos campos criados para o efeito.
A proteção total de conteúdos é a mais utilizada em formulários:
Proteger todos os conteúdos num formulário:
1. Abrir o formulário que se pretende proteger.
2. No separador Programador, no grupo Proteger, clicar em Restringir Edição.
 3. No painel de tarefas Restringir edição, em Restrições de edição, selecionar a caixa de
verificação Permitir apenas este tipo de edição no documento.
4. Na lista de restrições de edição, selecionar Preenchimento de formulários.
5. Em Iniciar imposição, clicar Sim, impor proteção.
6. Para atribuir uma palavra-passe ao documento, escrever uma palavra-passe na caixa

Introduzir nova palavra-passe (opcional) e, em seguida, confirmar a palavra-passe.

Impressão em série
A impressão em série é utilizada quando se pretende criar um conjunto de documentos,
tal como uma carta que é enviada a muitos clientes ou uma folha de etiquetas de endereço. Cada
carta ou etiqueta tem o mesmo tipo de informação, no entanto, o destinatário é exclusivo. Por
exemplo, em cartas para clientes, cada carta pode ser personalizada para se dirigir a cada cliente
pelo nome. As informações exclusivas de cada carta ou etiqueta provêm de uma base de dados.
Para iniciar o processo de impressão em série:
1. Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos
que são iguais para cada versão do documento. Por exemplo, a saudação ou o endereço do
remetente numa carta.
2. Ligar o documento a uma origem de dados (base de dados). Uma origem de dados é um
ficheiro que contém as informações exclusivas a serem inseridas num documento (ex.: os nomes
e os endereços dos destinatários de uma carta).
3. Identificar a lista de destinatários ou itens. O Microsoft Office Word gera uma cópia do
documento principal para cada item ou registo, no ficheiro de dados. Se pretender gerar cópias
para apenas determinados itens no ficheiro de dados, pode escolher os itens (registos) a incluir.
4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao
documento. Ao efetuar a impressão em série, os campos de impressão em série são preenchidos
com informações exclusivas do ficheiro de dados.
5. Pré-visualizar e concluir a intercalação dos campos. Pode-se pré-visualizar cada cópia
do documento antes de imprimir todo o conjunto.
Para executar uma impressão em série, são utilizados os comandos do separador
Mailings.
Também se pode efetuar uma impressão em série utilizando o Assistente de Impressão
em Série, que orienta passo a passo através do processo.
 Configurar o documento principal
1. Iniciar o Word, criar ou abrir o documento que se pretende utilizar para a impressão em
série.
2. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clicar em Iniciar Impressão
em Série.
3. Clicar no tipo de documento que pretende criar:

De seguida vamos ligar o documento a uma base de dados. Para intercalar informações
no documento principal, tem que se ligar o documento a uma origem ou ficheiro de dados. Se
ainda não se tiver um ficheiro de dados, pode-se criar durante o processo de impressão em série,
por exemplo no Excel ou no Word.
Escolher um ficheiro de dados
1. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clicar em Selecionar
Destinatários.
2. Efetuar um dos seguintes procedimentos:
- Escrever uma Lista Nova, esta opção destina-se a ser usada quando não existe um

ficheiro de base de dados.

- Se se tiver uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, uma base de dados do

Microsoft Office Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clicar em Utilizar a Lista Existente e,
em seguida, localizar o ficheiro na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados. No caso do
Microsoft Office Excel, selecionar a folha em que se encontram os dados e clicar em OK.
- Se se pretender utilizar a lista Contactos no Outlook, clicar em Selecionar Contactos do

Outlook.
Quando se liga um documento para impressão em série a um determinado ficheiro de
dados, pode-se pretender não incluir informações de todos os registos desse ficheiro de dados no
documento principal.
Para diminuir a lista de destinatários ou utilizar um subconjunto dos itens incluídos no
ficheiro de dados, deve-se efetuar o seguinte procedimento:
1. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clicar em Editar Lista de
Destinatários.
 2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efetuar um dos seguintes
procedimentos:
- Selecionar registos individuais -Este método é bastante útil se a lista for curta. Selecionar

as caixas de verificação junto aos destinatários que se pretende incluir e desmarcar as caixas de
verificação junto aos destinatários que se pretende excluir.
- Ordenar registos Clicar no cabeçalho da coluna do item pelo qual se pretende ordenar. A

lista é ordenada por ordem alfabética ascendente (de A a Z). Clicar novamente no cabeçalho da
coluna para ordenar a lista por ordem alfabética descendente (Z a A).
Se se pretender uma ordenação mais complexa, clicar em Ordenar na área Otimizar lista
de destinatários e escolher as preferências de ordenação no separador Ordenar Registos da caixa
de diálogo Filtrar e Ordenar. Por exemplo, pode utilizar-se este tipo de ordenação se se pretender
que os endereços dos destinatários sejam ordenados alfabeticamente pelo último nome em cada
código postal e os códigos postais listados por ordem numérica.
- Filtrar registos Este método é útil se a lista contiver registos que não pretende ver ou

incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista, pode utilizar as caixas de verificação para
incluir e excluir registos.

Para atribuir os campos (permite indicar ao Word o significado de diferentes campos na

lista de destinatários), clicar em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos do separador
Mailings.
Abre-se a caixa de diálogo Atribuir Campos. Os elementos de um endereço e saudação
são listados à esquerda. Os cabeçalhos de coluna do ficheiro de dados são listados à direita.
O Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. O Word faz corresponder
por exemplo a coluna Apelido à coluna Apelido da base de dados.
Na lista à direita, pode-se selecionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao
elemento à esquerda.
O documento da impressão em série não necessita de utilizar todos os campos. Se se
adicionar um campo que não contém dados ao ficheiro de dados, será apresentado no
documento intercalado como um marcador de posição vazio — normalmente uma linha em
branco ou um campo oculto.

Depois de se ligar o documento principal a um ficheiro de dados e, se necessário, atribuir

campos, pode-se adicionar os marcadores de posição que indicam o local onde serão
apresentadas as informações exclusivas em cada cópia do documento.
 Os marcadores de posição, tais como o endereço e a saudação, são denominados campos
de impressão em série. No Word, os campos correspondem aos cabeçalhos de coluna no ficheiro
de dados selecionado.
1 - As colunas de um ficheiro de dados representam categorias de informações. Os
campos que adicionar ao documento principal serão os marcadores de posição para estas
categorias.
2 - As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informações. O Word gera
uma cópia do documento principal para cada registo quando se efetua uma impressão em série.
Ao colocar um campo no documento principal, indica-se que se pretende que seja
apresentada nessa localização uma determinada categoria de informações, tal como o nome ou
endereço.
Quando se insere um campo de impressão em série no documento principal, o nome do
documento é sempre incluído entre aspas (« »). As aspas não são mostradas nos documentos
intercalados. Apenas ajudam a distinguir os campos no documento principal do texto normal.

Adicionar Campos
1. No documento principal, clicar no local em que se pretende inserir o campo.
2. Utilizar o grupo Escrever e Inserir
Campos no separador Mailings.
3. Adicionar uma das seguintes opções:
- Bloco de endereços com nome, endereço e outras informações

- Linha de saudação;

- Campos individuais:

Pode inserir informações de campos individuais, tal como o nome próprio, número de
telefone, etc.. Para adicionar rapidamente um campo do ficheiro de dados ao documento
principal, clicar na seta junto a Inserir Campo de Impressão em Série e, em seguida, clicar no
nome de campo.
Se se clicar em Editar a Lista de Destinatários no grupo Iniciar a Impressão em Série no
separador Mailings abre-se a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, onde se pode
filtrar a lista ou limpar os destinatários se houver registos que não se pretenda incluir.
Ao intercalar, as informações da primeira linha do ficheiro de dados substituem os
campos no documento principal para criar o primeiro documento intercalado. As informações da
segunda linha substituem os campos para criar o segundo documento intercalado e assim
sucessivamente. Este processo será repetido tantas vezes quantos os destinatários selecionados.
 Pode-se combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para
criar um endereço, pode-se configurar campos no documento principal como estes:
«Nome Próprio» «Apelido»
«Rua do Endereço»
«Localidade», «Distrito» «Código Postal»
Formatar dados intercalados
Os programas de bases de dados e folha de cálculo, tais como o Microsoft Office Access e
o Microsoft Office Excel, armazenam as informações escritas nas células como dados não
processados. A formatação que aplicar no Access ou Excel, tal como tipos de letra e cores, não é
armazenada com os dados não processados. Quando se intercala informações de um ficheiro de
dados num documento do Word, está-se a intercalar dados não processados sem a formatação
aplicada.
Para formatar os dados no documento, seleciona-se o campo de impressão em série e
formata-se, tal como se formataria qualquer texto. A seleção deve incluir as aspas (« ») que
circundam o campo.
Depois de se adicionar campos ao documento principal, pode-se pré-visualizar e verificar
os resultados da impressão em série. Logo que o documento se encontre conforme o desejado,
pode-se concluir a intercalação.
Para pré-visualizar, pode executar-se uma das seguintes opções no grupo Pré-visualizar
Resultados do separador Mailings:
1. Clicar em Pré-visualizar Resultados.
2. Percorrer cada documento intercalado utilizando os botões Registo Seguinte e Registo
Anterior no grupo Pré-visualizar Resultados.
3. Pré-visualizar um documento específico clicando em Localizar Destinatário.
Concluir a intercalação
Pode-se imprimir os documentos intercalados ou modificá-los individualmente. Pode-se imprimir
ou alterar tudo ou apenas um subconjunto dos documentos.
Para Imprimir os documentos intercalados:
1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clicar em Concluir e Intercalar e, em seguida,
clicar em Imprimir Documentos.
2. Depois escolher se se pretende imprimir o conjunto inteiro de documentos, apenas a
cópia que está atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que se pode especificar pelo
número do registo.
Para alterar cópias individuais do documento
 1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clicar em Concluir e Intercalar e, em seguida,
clicar em Editar Documentos Individuais.
2. Escolher se se pretende editar o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia
atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que se pode especificar pelo número de
registo. O Word guarda as cópias que se pretende editar num único ficheiro, com uma quebra de
página entre cada cópia do documento.

Os documentos intercalados que se guardam são autónomos em relação ao documento

principal.
É, por isso, boa ideia guardar o documento principal se se planear utilizá-lo noutra
impressão em série.
Quando se guarda o documento principal, também se guarda a respetiva ligação ao
ficheiro de dados. A próxima vez que se abrir o documento principal, será pedido que se escolha
se se pretende que as informações do ficheiro de dados sejam novamente intercaladas no
documento principal.
1. Se se clicar em Sim, o documento abre-se com as informações do primeiro registo
intercaladas.
2. Se se clicar em Não, a ligação entre o documento principal e o ficheiro de dados é
interrompida. O documento principal torna-se num documento padrão do Word. Os campos são
substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registo.

Se se necessitar de parar de trabalhar numa impressão em série, pode-se guardar o

documento principal e retomar a impressão em série mais tarde. O Microsoft Office Word retém
as informações de origem de dados e de campo. Se se estiver a utilizar o painel de tarefas
Impressão em Série, quando se retomar a impressão em série o Word regressa ao local em que
tinha ficado no painel de tarefas.
1. Quando se estiver pronto para continuar a impressão em série, deve abrir-se o
documento.
2. O Word apresenta uma mensagem que pede a confirmação caso se pretenda abrir o
documento, o que irá executar um comando SQL. Como este documento está ligado a uma
origem de dados e se pretende obter os dados, clica-se em Sim. Se se estiver a abrir um
documento que não se tenha apercebido que estava ligado a uma origem de dados, pode-se clicar
em Não para impedir o acesso potencialmente malicioso a dados.
3. Clicar no separador Mailings e retomar o trabalho.
Referências Bibliográficas
Webgrafia
https://support.office.com/pt-PT/
http://microsoft-word.softonic.com.br/
Ajuda do Microsoft Word (offline e online)