Manual Word
Manual Word
Manual Word
E-Manual de
Microsoft Word
Índice
INTRODUÇÃO .............................................................................................................................................. 3
MODELOS .................................................................................................................................................... 4
FORMULÁRIOS ............................................................................................................................................ 9
CRIAR UM FORMULÁRIO....................................................................................................................................... 9
ADICIONAR PROTEÇÃO AO FORMULÁRIO ............................................................................................................... 12
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................................................. 19
Introdução
Microsoft Word 2013 é o editor de texto do Office 2013, o pacote da Microsoft que
inclui também Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access e Publisher. A nova versão é
compatível com o Windows 8.
O programa continua a ser uma das ferramentas mais completas e poderosas para
trabalhar com texto. Microsoft Word 2013 traz tudo o que é necessário para editar textos
simples ou enriquecidos com imagens, links, gráficos e tabelas, entre outros elementos.
A compatibilidade entre todos os componentes da família Office 2013 é um dos pontos
fortes do Microsoft Word 2013. Pode-se exportar texto e importar outros elementos para o
Excel, o PowerPoint ou qualquer outro dos programas incluídos no Office.
Os templates do Microsoft Word 2013 permitem criar documentos facilmente usando
os formatos predefinidos (currículo, carta, etiqueta, fax, cartão de visita, calendário...).
Este manual irá trabalhar modelos, Formulários e Impressão em série.
Modelos
Um modelo é um ponto de partida. Um modelo do Word é algo que cria uma única vez e que
pode ser utilizado vezes sem conta. Para criar um modelo, pode começar com um documento já
criado, com um que tenha transferido, ou mesmo com um completamente novo que decida
personalizar de diversas maneiras. Um modelo é um documento com uma estrutura pré-definida
(layout, formatações, etc.) que se encontra disponível para ser utilizado com determinado fim.
Um modelo é um tipo de documento que cria uma cópia de si próprio quando se abre. No
Microsoft Office Word 2013, um modelo pode ser um ficheiro .dotx ou um ficheiro .dotm (um tipo
de ficheiro .dotm permite ativar macros no ficheiro).
Criar um formulário
Siga os passos:
1 - Ativar o Separador Programador
1.1 - Para ativar o separador “Programador” no Friso, clicar no Separador Ficheiro e, em
seguida, clicar em Opções.
1.2 - Clicar em Personalizar Friso e, na área de opções Personalizar Friso (área que se
encontra mais à direita) colocar um visto em Programador.
1.3 - Clicar em OK.
2 - Abrir um modelo ou um documento em que o formulário será baseado
3 - Adicionar controlos de conteúdo ao formulário
No separador Programador, no grupo Controlos, estão disponíveis os controlos para
inserir no documento.
Para efeitos de criação de formulário podem ser utilizadas diversas ferramentas como
Controlo de Imagem; Selecionador de data; Controlo de texto; Caixa de texto; Caixa de
combinação.
Para inserir um controlo de imagem onde o utilizador possa facilmente inserir uma
imagem, clicar no local onde se pretende inserir o controlo. No separador Programador, no grupo
Controlos, clicar em Controlo de Imagem e para definir propriedades específicas no controlo,
basta clicar em Propriedades.
Para inserir um controlo de texto que permita aos utilizadores inserirem texto ou
conteúdo com formato pré-definido (ex.: conteúdo numérico com casas decimais), no separador
Programador, no grupo Controlos, nas Ferramentas Legadas, clicar no controlo Caixa de Texto.
Para realizar cálculos em tabelas, pode-se usar o campo formatado como tipo Cálculo e
marcar a opção Calcular ao Sair em todos os campos que serão usados para o cálculo, exceto o
campo relativo ao total.
Veja-se o seguinte exemplo: quatro células, cada uma com uma caixa de texto.
Para as três primeiras células foi definido o campo como sendo do tipo Número e
selecionou-se a opção Calcular ao Sair.
Nesta quarta célula, definiu-se o campo como o tipo Cálculo e utilizou-se a fórmula ao
lado (=A1+A2+A3). Quando o formulário for protegido e distribuído, este campo irá calcular os
dados inseridos na tabela automaticamente:
Para inserir uma caixa de texto que funcionará como uma caixa de marcação de opções,
no separador Programador, no grupo Controlos, nas Ferramentas Legadas, clicar no controlo
Caixa de Combinação. Selecionar o controlo de conteúdo e, em seguida, no separador
Programador, no grupo Controlos, clicar em Propriedades. Para criar uma lista de escolhas, em
Item de Lista Pendente, escrever o texto pretendido e clicar em Adicionar. Repetir este passo até
que todas as escolhas estejam na lista pendente.
Para inserir uma caixa de combinação que limite as opções disponíveis de preenchimento
às especificadas, no separador Programador, no grupo Controlos, nas Ferramentas Legadas, clicar
no controlo Caixa de Combinação. Selecionar o controlo de conteúdo e, em seguida, no separador
Programador, no grupo Controlos, clicar em Propriedades.
Para criar uma lista de escolhas, em Item de Lista Pendente, escrever o texto pretendido
(ex.: feminino e masculino) e clicar em Adicionar.
Repetir este passo até que todas as escolhas estejam na lista pendente.
4 - Adicionar texto informativo ao formulário
O texto informativo tem como objetivo auxiliar o utilizador no preenchimento do
formulário. Logo que o utilizador clique no campo, o texto desaparece e o utilizador poderá
escrever o seu próprio texto. Para introduzir o texto informativo deve efetuar-se o seguinte
procedimento:
1. Selecionar o controlo ao qual se pretende adicionar o texto informativo.
2. No separador Programador, no grupo Controlos, clicar em Propriedades.
3. Na área Texto Predefinido inserir o texto pretendido.
Impressão em série
A impressão em série é utilizada quando se pretende criar um conjunto de documentos,
tal como uma carta que é enviada a muitos clientes ou uma folha de etiquetas de endereço. Cada
carta ou etiqueta tem o mesmo tipo de informação, no entanto, o destinatário é exclusivo. Por
exemplo, em cartas para clientes, cada carta pode ser personalizada para se dirigir a cada cliente
pelo nome. As informações exclusivas de cada carta ou etiqueta provêm de uma base de dados.
Para iniciar o processo de impressão em série:
1. Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos
que são iguais para cada versão do documento. Por exemplo, a saudação ou o endereço do
remetente numa carta.
2. Ligar o documento a uma origem de dados (base de dados). Uma origem de dados é um
ficheiro que contém as informações exclusivas a serem inseridas num documento (ex.: os nomes
e os endereços dos destinatários de uma carta).
3. Identificar a lista de destinatários ou itens. O Microsoft Office Word gera uma cópia do
documento principal para cada item ou registo, no ficheiro de dados. Se pretender gerar cópias
para apenas determinados itens no ficheiro de dados, pode escolher os itens (registos) a incluir.
4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao
documento. Ao efetuar a impressão em série, os campos de impressão em série são preenchidos
com informações exclusivas do ficheiro de dados.
5. Pré-visualizar e concluir a intercalação dos campos. Pode-se pré-visualizar cada cópia
do documento antes de imprimir todo o conjunto.
Para executar uma impressão em série, são utilizados os comandos do separador
Mailings.
Também se pode efetuar uma impressão em série utilizando o Assistente de Impressão
em Série, que orienta passo a passo através do processo.
Configurar o documento principal
1. Iniciar o Word, criar ou abrir o documento que se pretende utilizar para a impressão em
série.
2. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clicar em Iniciar Impressão
em Série.
3. Clicar no tipo de documento que pretende criar:
De seguida vamos ligar o documento a uma base de dados. Para intercalar informações
no documento principal, tem que se ligar o documento a uma origem ou ficheiro de dados. Se
ainda não se tiver um ficheiro de dados, pode-se criar durante o processo de impressão em série,
por exemplo no Excel ou no Word.
Escolher um ficheiro de dados
1. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clicar em Selecionar
Destinatários.
2. Efetuar um dos seguintes procedimentos:
- Escrever uma Lista Nova, esta opção destina-se a ser usada quando não existe um
Microsoft Office Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clicar em Utilizar a Lista Existente e,
em seguida, localizar o ficheiro na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados. No caso do
Microsoft Office Excel, selecionar a folha em que se encontram os dados e clicar em OK.
- Se se pretender utilizar a lista Contactos no Outlook, clicar em Selecionar Contactos do
Outlook.
Quando se liga um documento para impressão em série a um determinado ficheiro de
dados, pode-se pretender não incluir informações de todos os registos desse ficheiro de dados no
documento principal.
Para diminuir a lista de destinatários ou utilizar um subconjunto dos itens incluídos no
ficheiro de dados, deve-se efetuar o seguinte procedimento:
1. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clicar em Editar Lista de
Destinatários.
2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efetuar um dos seguintes
procedimentos:
- Selecionar registos individuais -Este método é bastante útil se a lista for curta. Selecionar
as caixas de verificação junto aos destinatários que se pretende incluir e desmarcar as caixas de
verificação junto aos destinatários que se pretende excluir.
- Ordenar registos Clicar no cabeçalho da coluna do item pelo qual se pretende ordenar. A
lista é ordenada por ordem alfabética ascendente (de A a Z). Clicar novamente no cabeçalho da
coluna para ordenar a lista por ordem alfabética descendente (Z a A).
Se se pretender uma ordenação mais complexa, clicar em Ordenar na área Otimizar lista
de destinatários e escolher as preferências de ordenação no separador Ordenar Registos da caixa
de diálogo Filtrar e Ordenar. Por exemplo, pode utilizar-se este tipo de ordenação se se pretender
que os endereços dos destinatários sejam ordenados alfabeticamente pelo último nome em cada
código postal e os códigos postais listados por ordem numérica.
- Filtrar registos Este método é útil se a lista contiver registos que não pretende ver ou
incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista, pode utilizar as caixas de verificação para
incluir e excluir registos.
Adicionar Campos
1. No documento principal, clicar no local em que se pretende inserir o campo.
2. Utilizar o grupo Escrever e Inserir
Campos no separador Mailings.
3. Adicionar uma das seguintes opções:
- Bloco de endereços com nome, endereço e outras informações
- Linha de saudação;
- Campos individuais:
Pode inserir informações de campos individuais, tal como o nome próprio, número de
telefone, etc.. Para adicionar rapidamente um campo do ficheiro de dados ao documento
principal, clicar na seta junto a Inserir Campo de Impressão em Série e, em seguida, clicar no
nome de campo.
Se se clicar em Editar a Lista de Destinatários no grupo Iniciar a Impressão em Série no
separador Mailings abre-se a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, onde se pode
filtrar a lista ou limpar os destinatários se houver registos que não se pretenda incluir.
Ao intercalar, as informações da primeira linha do ficheiro de dados substituem os
campos no documento principal para criar o primeiro documento intercalado. As informações da
segunda linha substituem os campos para criar o segundo documento intercalado e assim
sucessivamente. Este processo será repetido tantas vezes quantos os destinatários selecionados.
Pode-se combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para
criar um endereço, pode-se configurar campos no documento principal como estes:
«Nome Próprio» «Apelido»
«Rua do Endereço»
«Localidade», «Distrito» «Código Postal»
Formatar dados intercalados
Os programas de bases de dados e folha de cálculo, tais como o Microsoft Office Access e
o Microsoft Office Excel, armazenam as informações escritas nas células como dados não
processados. A formatação que aplicar no Access ou Excel, tal como tipos de letra e cores, não é
armazenada com os dados não processados. Quando se intercala informações de um ficheiro de
dados num documento do Word, está-se a intercalar dados não processados sem a formatação
aplicada.
Para formatar os dados no documento, seleciona-se o campo de impressão em série e
formata-se, tal como se formataria qualquer texto. A seleção deve incluir as aspas (« ») que
circundam o campo.
Depois de se adicionar campos ao documento principal, pode-se pré-visualizar e verificar
os resultados da impressão em série. Logo que o documento se encontre conforme o desejado,
pode-se concluir a intercalação.
Para pré-visualizar, pode executar-se uma das seguintes opções no grupo Pré-visualizar
Resultados do separador Mailings:
1. Clicar em Pré-visualizar Resultados.
2. Percorrer cada documento intercalado utilizando os botões Registo Seguinte e Registo
Anterior no grupo Pré-visualizar Resultados.
3. Pré-visualizar um documento específico clicando em Localizar Destinatário.
Concluir a intercalação
Pode-se imprimir os documentos intercalados ou modificá-los individualmente. Pode-se imprimir
ou alterar tudo ou apenas um subconjunto dos documentos.
Para Imprimir os documentos intercalados:
1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clicar em Concluir e Intercalar e, em seguida,
clicar em Imprimir Documentos.
2. Depois escolher se se pretende imprimir o conjunto inteiro de documentos, apenas a
cópia que está atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que se pode especificar pelo
número do registo.
Para alterar cópias individuais do documento
1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clicar em Concluir e Intercalar e, em seguida,
clicar em Editar Documentos Individuais.
2. Escolher se se pretende editar o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia
atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que se pode especificar pelo número de
registo. O Word guarda as cópias que se pretende editar num único ficheiro, com uma quebra de
página entre cada cópia do documento.