LOTACIONOGRAMA
LOTACIONOGRAMA
LOTACIONOGRAMA
Informações
Prof. Arnaldo Qualidade de ensino com responsabilidade social
1. Assuntos
- Formulários, manuais e gráficos de apoio ao processo de análise e racionalização (organogramas,
fluxogramas,lotacionogramas, funcionogramas, matriz de responsabilidade, WBS e Cronogramas).
2. Objetivos a serem conquistados
- identificar os principais aspectos na utilização de formulários.
- identificar os principiais aspectos na utilização de manuais organizacionais.
- identificar os principais aspectos dos gráficos utilizados no processo de apoio a análise e racionalização
de rotinas.
“Aqueles que gastam mal o seu tempo são os primeiros a queixar-se de sua brevidade.” (Jean
De a Bruyère)
3. INTRODUÇÃO
Conforme estudado na aula anterior, uma das atividades desenvolvidas pelo analista de sistemas de
informações é a realização de uma análise administrativa. Conforme conceitua Cury (2002, p. xx):
Análise Administrativa é um processo de trabalho dinâmico e permanente, que tem como
objetivo efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas
para problemas administrativos, envolvendo, portanto, a responsabilidade básica de
planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacional, assim como os
processos e os métodos de trabalho.
Para o desenvolvimento das etapas previstas na análise administrativa, destacando-se o diagnóstico
da situação atual e apresentação da solução aos problemas levantados, o analista deverá valer-se do uso
de algumas ferramentas que irão facilitar o seu trabalho. Algumas destas ferramentas serão tratadas nesta
nota de aula.
4. O FORMULÁRIO
4.1 Conceito: Formulário é um documento, com campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e
as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações.
Como veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informação, os formulários
devem ter a atenção necessárias, pois sua falta ou inoperância pode trazer sérias e danosas
conseqüências a seus respectivos processos e a toda a organização.
4.2 Importância dos Formulários
O formulário adquiriu grande importância com o crescimento das organizações, em virtude de se
tratar de um excelente veículo de transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o
planejamento, execução e controle das diferentes atividades desenvolvidas. É mesmo lícito afirmar-se que
quanto mais complexa a empresa tanto mais necessária a existência de métodos racionais de coleta,
análise, processamento e disseminação de dados.
4.3 Indicadores de problemas
Existem alguns indicadores que apontam a necessidade de uma análise e redesenho dos
formulários:
Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento;
Formação de filas;
Demora na utilização.
4.4 Objetivos e propósitos dos formulários
O objetivo geral é permitir a formalização do fluxo das informações que tramitam nos processos
empresariais. Podemos citar os seguintes propósitos:
Documentar e centralizar as informações que tramitam em um processo;
Agilizar o fluxo das informações de um processo;
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5. OS MANUAIS
5.1 Conceito: Segundo Oliveira (2002, p. 398)
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,atividades,
políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidas e cumpridas pelos
funcionários da empresa, bem como a forma como estas serão executadas, quer seja
individualmente, quer seja em conjunto.
5.3 Desvantagens
- Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que
possam ocorrer na empresa.
- Sua preparação, quando mal feita ou pouco cuidadosa, traz paralelamente sérios inconvenientes no
desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa.
- O custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo-benefício
pela empresa.
- Quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor
- São, em geral, pouco flexíveis.
- Incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado aspectos informais, cuja vigência e
importância para o dia a dia da empresa é muito grande.
- Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o
risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas.
- Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se muitas vezes um freio para a iniciativa
individual.
- Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e
inadequada.
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Antes de iniciar a análise de fluxograma, o analista deve certificar-se de que todas as fases foram
relacionadas, bem como saber, exatamente, o que cada uma significa.
Para tanto, deve aplicar as seguintes perguntas básicas:
Fica evidente que as perguntas apresentadas são necessárias, mas não suficientes. O analista deve
ter o discernimento para identificar quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado
desenvolvimento dos trabalhos.
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Símbolo Descrição
Terminal: indica inicio e/ou fim do processo, podendo ser colocado no seu interior “INICIO” ou
“FIM”.
Operação:qualquer processamento que se efetive num fluxo e trabalho e que não possa ser
traduzido por símbolo próprio.
Conferência:indica qualquer exame, conferência ou inspeção no fluxo de trabalho.
Arquivo definitivo: documento foi arquivado em caráter definitivo só podendo sair mediante
requisição.
Arquivo provisório:fluxo em parada temporária, aguardando alguma providência para
prosseguir.
Decisão: identifica uma tomada de decisão que leve ao desdobramento do fluxo. Sim? Não?
Conector de página: indicado para transferir o fluxo para outra página. Coloca-se o número
da folha de destino na de origem e na de origem a de destino.
Conector de rotina:serve para transportar a rotina para outra coluna, dentro da mesma
página. Coloca-se um número no interior do símbolo que identifique a mudança.
Linha indicadora de fluxo: serve para identificar o fluxo da rotina, unindo os símbolos. Deve
ter a sete no final.
Exemplos de fluxogramas:
De colunas
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6.3. Lotacionogramas
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Os lotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem alterações estruturais em um órgão
ou mudança no quadro de pessoal. O nível de detalhamento do lotacionograma varia de acordo com a
complexidade do estudo realizado.
No mínimo 50% dos funcionários de cada setor devem ter qualificação diretamente relacionada
com a atividade no setor;
Em muitos casos é interessante agrupar funcionários de mesma qualificação em um único setor,
ganhando-se com isso em desenvolvimento e especialização minimizando a ociosidade;
Quando se utilizam os valores previstos no lotacionograma, o fato de um setor cumprir
satisfatoriamente suas funções com um número de pessoas abaixo do previsto podem indicar que
houve superestimação da previsão, que deve ser revista.
Várias são as maneiras possíveis de representar um lotacionograma. Uma das maneiras mais
simples é citar o número total de funcionários por setor, de um órgão, como o visto a seguir:
Exemplo:
Figura: Lotacionograma
Fonte: Chinelato Filho (2004, p. 116)
6.4. Funcionogramas
Figura: Funcionograma
Fonte: LACOMBE e HEILBORN (2003).
É possível então verificar se nenhuma tarefa ficou sem um responsável. Evita-se, ou melhor,
minimizam-se os imprevistos quanto a não se saber quem é responsável pelo que. As divisões de
responsabilidade devem ser identificadas, conforme os critérios estabelecidos pelos usuários,
normalmente: I– quem deve prover a informação para aquela tarefa; R – quem é o responsável
pelo produto daquela tarefa; A – quem aprova aquela tarefa; ainda, no exemplo, P- quem apenas
participa do evento, I-quem apenas é informado sobre o evento.
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Projeto de capacitação de
mutiplicadores municipais
Planejamento
Levantamento da Seleção e avaliação Desenvolvimento
didático Avaliação
Demanda dos professores das aulas
Metodológico
Certificação dos
alunos
aprovados
6.7. Cronogramas
Cronograma:
Do grego cronos (tempo) e grama (gráfico), é um gráfico de planejamento de tempo, isto é, um
gráfico onde o padrão de planejamento e de controle é o tempo.
O cronograma é constituído de um gráfico de dupla entrada: nas linhas horizontais são alinhadas as
atividades planejadas, enquanto nas colunas verticais são marcados os períodos de tempo
considerados como padrão.
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Sua função é relacionar as duas variáveis: as atividades em função do tempo, mostrando o inicio e o
término de cada atividade através de linhas.
b) Gráfico de GANTT
É um gráfico semelhante ao cronograma, mas com uma diferença: as colunas verticais (variável
tempo) são divididas em quatro partes. Originalmente, o gráfico de Gantt foi criado para o planejamento e
controle da produção semanal: cada mês (coluna) é composto de quatro semanas (subcolunas), para
dispensar o uso do calendário.
Preparação para a 2ª Avaliação do Bimestre
MESES/ MAIO JUNHO JULHO
SEMANAS
Semanas Semanas Semanas
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ATIVIDADES
REUNIR
BIBLIOGRAFIA
FAZER RESUMOS
ESTUDAR
c)PERT:
Do inglês, Program Evaluation Review Technique cuja sigla PERT é mais popular do que seu nome
em português: Técnica de Revisão e Avaliação de Projetos ou Programas. É uma técnica complexa de
planejamento e de controle para múltiplas atividades interdependentes e relacionadas entre si em
diferentes períodos de tempo. Esta complicação não pode ser tratada com gráficos simples como o
cronograma ou o Gráfico de Gantt.
Com o planejamento, o administrador desenvolve a sua primeira função: antecipar a execução dos
trabalhos; para que os mesmos possam ser desenvolvidos da melhor forma possível.
Exemplo de um Pert para programar viagens
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1 A 2 D 6 F 7
Com base nos conhecimentos das atividades e rotinas de sua organização, utilizando os aplicativos
disponíveis, construa os seguintes instrumentos:
1) Organograma
2) Fluxograma
3) Lotacionograma
4) Funcionograma
5) WBS-EAP
6) Cronograma.
Bibliografia
CHINELATO FILHO, J. O&M integrado á informática; Editora: LTC - 12ª ed. – 2004.
CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 7ª. ed.
rev. Ampl, 2002.
FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Slides: Fundamentos de Gerência de Projetos. Brasília:FGV, 2006.
LACOMBE, Francisco José Masset; HEILBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e
tendências. São. Paulo: Saraiva, 2003.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organizações & Métodos. São Paulo: Atlas, 13ª
edição rev ampl, 2002.
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