16/03/2021 SEI/GOVERNADORIA - 000017983933 - Estudo Técnico Preliminar

ESTADO DE GOIÁS
SECRETARIA-GERAL DA GOVERNADORIA
GERÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR Nº: 1/2021 - GTI- 18421

Processo Nº 202018037005165
Estudo: CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÃO CONTINUADA DE IMPRESSÃO, DIGITALIZAÇÃO E CÓPIA (OUTSOURCING).

1. INTRODUÇÃO

1) O presente estudo técnico foi elaborado a partir da solicitação da Gerência de Tecnologia da Informação, de abertura de processo licitatório, para contratação de
empresa especializada na prestação de serviços continuados de impressão, digitalização e cópia (outsourcing).

2. OBJETO

1) O objeto do presente estudo técnico é a contratação de empresa especializada na prestação de serviços continuados de impressão, digitalização e cópia (outsourcing)
com o fornecimento e instalação de equipamentos de impressoras e multifuncionais com tecnologia laser ou led, monocromático (preto e branco), policromático
(colorida), bem como solução de softwares de gerenciamento e contabilização (bilhetagem) de impressão, com provimento de todos os suprimentos originais, incluindo
papel branco e tonner, técnicos em manutenção on-site, manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos com substituição de peças, componentes e insumos
originais, pelo período de 12 (doze) meses, para atendimento à Secretaria-Geral da Governadoria (SGG) e suas unidades descentralizadas, conforme especificações
técnicas constantes no Termo de Referência.

3. QUANTO À CLASSIFICAÇÃO DO PRESENTE ESTUDO NOS TERMOS DA LEI Nº 12.527/2011

1) A classificação deste Estudo Técnico Preliminar é pública, em conformidade com a Lei nº 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação Pública.

4. PREVISÃO LEGAL

1) O procedimento administrativo para contratação dos serviços encontra-se amparado pela Lei nº. 10.520 de 17/07/2002, Decreto nº. 5.450 de 31/05/2005, Decreto nº
7.892 de 23/01/2013 e subsidiariamente a Lei 8.666/93 e suas alterações posteriores.

5. JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO

1) A (SGG) tem a missão de supervisionar a execução das atividades administrativas das unidades ligadas diretamente ao Governador, dessa forma, tendo em vista a
atividade fim desta instituição, a Gerência de Tecnologia da Informação (GTI) necessita prover a infraestrutura necessária para o desempenho das atividades em prol do
interesse da (SGG).
2) No que tange ao apoio de equipamentos capazes de prover a integração e transferência do ambiente material, em papel, para o ambiente virtual, do processo
eletrônico, a (SGG) necessita dispor de equipamentos e serviços capazes de atender às necessidades de digitalização, impressão e cópia com eficiência.
3) Esta contratação visa, portanto, suprir a necessidade da (SGG) por serviços de digitalização, impressão e cópia, considerados essenciais para o desempenho das
atividades institucionais desta Secretaria e cuja ausência ou indisponibilidade, mesmo que temporária, produzirá um impacto direto no desempenho institucional.
4) Nesse sentido, e segundo as novas diretrizes de racionalidade e recursos da Administração Pública, a (SGG) possui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI),
sistema utilizado para gerenciamento eletrônico de documentos, concentrando, dessa forma, a demanda interna por tramitação que esteja relacionada ao formato
eletrônico.
5) Nesse contexto, a presente contratação procura atender, de forma plena, eficiente e eficaz, as demandas de impressão, digitalização e cópia por meio de fornecimento
de equipamentos e de suprimentos necessários para o funcionamento desta Secretaria, evitando o desperdício e a descontinuidade causada pela falta de insumos e de
manutenção de equipamentos, garantindo, por consequência, maior eficiência técnica, redução de custos, maior padronização e melhor qualidade das impressões e
digitalizações, dentre outros benefícios.
6) A redução de custos é uma vantagem evidente, e se caracteriza por atender as necessidades do órgão, de forma exclusiva e setorizada, o que facilita enormemente o
correto dimensionamento dessas necessidades
7) Dada a quase recente criação da Secretária-Geral da Governadoria (SGG), está pasta ainda não possui contrato cujo objeto seja a disponibilização de solução
continuada de prestação de serviços de impressão, digitalização e cópia (outsourcing), necessitando para tanto de fazer uso por meio de apostilamento ao Contrato nº
017/2016 da Secretária da Casa Civil do Estado de Goiás.
8) Por último, porém não menos importante, visando agilizar o processo de contratação, bem como evitar os custos que se tem com a realização de um processo
licitatório, por vezes demorado, a (SGG) optou por realizar a aludida contratação por meio de adesão posterior à Ata de Registro de Preço (ARP) nº 10/2020 do Pregão
Eletrônico 028/2019 da Secretaria Municipal de Administração de Goiânia (SEMAD).

6. NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

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1) A necessidade de contratação do serviço de locação de impressoras, que visa atender às necessidades administrativas de impressões, digitalizações e reprodução de
cópias, se faz necessária, em razão de que a Secretaria-Geral da Governadoria (SGG), não possui contrato para este objeto, sendo utilizado de forma precária o contrato
da Secretaria da Casa Civil na forma de apostilamento e a interrupção do serviço traria prejuízos incalculáveis.
2) O serviço de locação de impressoras é considerado como um serviço de natureza continuada, cuja interrupção, compromete o desenvolvimento das atividades, sendo
essencial a manutenção contínua e ininterrupta do serviço.
3) Usualmente, a contratação se dá por meio de Licitação – Modalidade Pregão Eletrônico, no sistema de Registros de Preços, a (SGG) tem esse serviço de forma
precária, utilizando-se do contrato da Secretaria da Casa Civil, na forma de apostilamento, visando a agilidade dessa contratação a (SGG) optou por aderir na forma de
carona à Ata de Registro de Preço (ARP) nº 10/2020 do Pregão Eletrônico 028/2019 da Secretaria Municipal de Administração de Goiânia (SEMAD), a exemplo de
outros órgãos do Poder Executivo do Estado de Goiás.

7. PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

1) A contratação está alinhada ao planejamento de compras e contrações instituído para que a Secretaria-Geral da Governadoria (SGG), posso desenvolver suas
atividades sem interrupções já que devido a sua quase recente criação, esta Secretaria ainda não possui contratação regular de serviços de solução continuada de
impressão, cópia e digitalização corporativa.

8. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

1) O serviço de locação de impressoras é considerado um serviço comum, porém de natureza continuada, podendo ser o instrumento contratual celebrado por meio de
adesão à Ata de Registro de Preços, desde que a licitação tinha sido promovida por órgão ou entidade municipal, estadual ou federal, amoldando-se a este caso,
conforme inteligência do § 3º do Art. 26 da Lei nº 17.928/12.

9. ANÁLISE DE CONTRATAÇÕES ANTERIORES

1) Considerando que a criação da Secretaria-Geral da Governadoria (SGG), ocorreu a pouco mais de um ano por meio da Lei nº 20.491, de 25 de junho de 2019, sendo
assim, a SGG não possui contratação de empresas especializadas na prestação regular de serviços de solução continuada de impressão, cópia e digitalização corporativa
para se fazer uma comparação com a solução de que se pretende contratar com a elaboração desse Estudo Técnico Preliminar.

10. ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES

1) Para que a Secretaria-Geral da Governadoria (SGG), possa desenvolver satisfatoriamente suas atribuições, o objeto de prestação regular de serviços de solução
continuada de impressão, cópia e digitalização corporativa, deverá ser distribuído entre suas unidades da seguinte forma:

SECRETARIA-GERAL DA GOVERNADORIA (SGG)

SOLUÇÃO CONTINUADA DE IMPRESSÃO, DIGITALIZAÇÃO E CÓPIA (OUTSOURCING)

MUNICÍPIO / POLICROMÁ
UNIDADE MONOCROMÁTICA POLICROMÁTICA
UF A3

ASSESSORIA ESPECIAL DA GOVERNADORIA GOIÂNIA-GO 1 - -

ASSESSORIA ESPECIAL DE ASSUNTOS SOCIAIS GOIÂNIA-GO 1 - -

ASSESSORIA ESPECIAL DE RELAÇÕES INTERNACIONAIS GOIÂNIA-GO 1 - -

CHEFIA DE GABINETE PARTICULAR DO GOVERNADOR GOIÂNIA-GO 1 - -

CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO GOIÂNIA-GO 2 1 -

GABINETE DE ASSUNTOS SOCIAIS GOIÂNIA-GO 1 - -

GABINETE DE GESTÃO DO GOVERNADOR GOIÂNIA-GO 1 1 -

GABINETE DE REPRESENTAÇÃO DE GOIÁS NO DISTRITO FEDERAL BRASÍLIA-DF 1 - -

GABINETE DO CHEFE DA SECRETARIA GERAL GOIÂNIA-GO 1 1 -

GABINETE PARTICULAR DO GOVERNADOR GOIÂNIA-GO 3 4 -

Ê Â
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GERÊNCIA DA SECRETARIA GERAL GOIÂNIA-GO - 1 1

GERÊNCIA DE CERIMONIAL E EVENTOS GOIÂNIA-GO 1 - -

INSTITUO MAURO BORGES DE ESTATÍSTICAS E ESTUDOS SOCIOECONÒMICOS GOIÂNIA-GO 1 1

SUPERINTENDÊNCIA CENTRAL DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS E PRIORIDADES

GOIÂNIA-GO 1 - -
GOVERNAMENTAIS

SUPERINTENDÊNCIA DE CERIMONIAL E RELAÇÕES PÚBLICAS GOIÂNIA-GO 2 1 -

SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO INTEGRADA GOIÂNIA-GO 1 - -

QUANTIDADES 19 10 1

11. LEVANTAMENTO DE MERCADO E JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TIPO DE SOLUÇÃO A CONTRATAR

1) Considerando as possibilidades usuais de contratação existentes no mercado, identifica-se as seguintes possibilidades:

a) Locação mensal de impressora (aluguel), com franquia de cópias mensais e valor fixo por excedente (assim entendido o número de cópias que excede a franquia);
b) Locação mensal de impressora sem franquia de cópias e pagamento por cópia com valor fixo;
c) Locação de impressora com pagamento por cópia realizada, sem limite de cópias; e
d) Serviço de impressão corporativa (outsourcing), sendo ela possível de ser aplicada para cada uma das soluções acima apresentadas.

2) Para fins de esclarecimento, vejamos o conceito de outsourcing. De acordo com o Caderno de Logística – Prestação de Serviço de Reprografia do MPOG/SLTI de
2014: serviço de impressão corporativa ou outsourcing de impressão, a prestação de serviços com o fornecimento de equipamentos como impressoras copiadoras e
multifuncionais, sendo a contratada responsável pela manutenção dos equipamentos, suporte técnico e gerenciamento de impressões.
3) De acordo com a mesma fonte, o outsourcing de impressão tem por objetivo, entre outros, a inserção de equipamentos corretos e o gerenciamento de impressões que
visam controlar e reduzir gastos excessivos dos serviços de impressão no ambiente de trabalho. Este serviço é recomendado ser utilizado quando a quantidade de cópias
contratadas seja superior, por exemplo, a 20.000 cópias/mês ou há um número significativo de máquinas concentradas em um único local físico.
4) Neste sentido, deve estar instalado junto com os equipamentos a ferramenta (software) para gerenciamento e contabilização de impressão/cópia (reprográfica/xerox)
com as funcionalidades mínimas para atendimento a todos os dispositivos instalados: a) ser capaz de armazenar, no servidor de contabilização, informações relativas
aos usuários (cerca de 150), computadores, nome do documento, horário de impressão, impressora, número de páginas, modo de impressão (cor ou P&B), tamanho do
papel, e custo para cada documento impresso, etc; b) permitir configurar e extrair relatórios através de console de administração; c) acompanhamento da quota e o saldo
de impressão.
5) Em termos de economicidade, sob aspecto financeiro, com outsourcing de impressão a redução de despesas é proeminente. Tal redução deve-se a diminuição dos
gastos com impressão e cópias, eliminação do estoque e logística dos insumos consumíveis, além da atualização tecnológica sem necessidade de investimento por parte
do órgão contratante.
6) No tocante aos aspectos operacionais e tecnológicos, o outsourcing promove o gerenciamento dos equipamentos em rede, através do sistema de outsourcing de
impressão.
7) Do ponto de vista da gestão administrativa o outsourcing proporciona um alto grau de escalabilidade, rastreabilidade de utilização com a bilhetagem por centro de
custos. Dessa forma tem-se uma gestão centralizada do serviço de impressão, que em consequência possibilita a obtenção de indicadores de qualidade, desempenho,
disponibilidade, utilização de recursos de forma mais ágil e eficiente.
8) O outsourcing de impressão proporciona também um melhor gerenciamento de equipamentos, suprimentos, impressão e a redução de custos.
9) Permite a eliminação da necessidade de uma infraestrutura de logística para atendimento de solicitações e distribuição de insumos e consumíveis.
10) A contratação de serviços de impressão outsourcing proporcionam a eliminação de investimentos iniciais decorrentes da aquisição de equipamentos.
11) O alto grau de escalabilidade proporciona redução de custos com os insumos e materiais consumíveis, visto que estes são fornecidos com menores preços, em razão
de serem adquiridos em larga escala pelo prestador do serviço.
12) Os serviços de impressão outsourcing elimina a necessidade do órgão de realizar a contratação específica de serviços de manutenção e assistência técnica de
equipamentos, uma vez que tal encargo será de responsabilidade do prestador de serviços de impressão outsourcing.
13) Os serviços de impressão outsourcing proporciona ainda uniformização e padronização dos produtos finais de impressão.

12. ESTIMATIVAS DE PREÇOS OU PREÇOS REFERENCIAIS

1) A estimativa de preço para contratação do objeto deste Estudo Técnico Preliminar é composta por preços unitários e globais, conforme abaixo:

ITEM EQUIPAMENTOS
VALOR
VALOR DA LOCAÇÃO POR TOTAL
VALOR POR PÁGINA IMPRESSA
EQUIPAMENTO

(A) (B) C = (A * (D) E = (C * D) (F) G = (A * F) H = (E + G)

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B)
VALOR
MÉDIA MENSAL TOTAL VALOR VALOR VALOR MENSAL
VALOR
QTDE DE PÁGINAS DE UNITÁRIO MENSAL DE UNITÁRIO DE DA
MENSAL LOCAÇÃO
IMPRESSORAS POR PÁGINAS POR PÁGINA PÁGINAS POR LOCAÇÃO POR LOCAÇÃO
POR IMPRESSORA
IMPRESSORAS POR MÊS IMPRESSA IMPRESSORA IMPRESSORA MAIS
IMPRESSÃO
KYOCERA
5 MODELO P6230 10 1.050 10.500 0,49 5,145,00 275,00 2.750,00 7.895,00
CDN
OKIDATA
1 4 1.000 4.000 0,0840 336,00 122,41 489,64 825,64
MODELO ES5112
OKIDATA
3 MULTIFUNCIONAL 15 1.000 15.000 0,0840 1.260,00 222,00 3.330,00 4.590,00
MODELO ES5162
OKIDATA MODELO
6 1 300 300 0,70 210,00 440,00 440,00 650,00
C 831 DN

VALOR TOTAL MENSAL EM R$ 13.960,64

VALOR TOTAL ANUAL (12 MESES) EM R$ 167.527,68

13. PESQUISA DE PREÇOS

1) Para a definição do valor de referência (preço médio estimado), foram adotados diversos métodos de pesquisa, respeitando a recomendação de realização de
pesquisas de no mínimo 03 (três) preços ou fornecedores, observando os diferentes níveis de hierarquia estabelecidos, conforme preceitua o Art. 88-A, da Lei nº
17.928/2012, tendo sido todo o processo de levantamento de preços médios consolidados no MAPA COMPARATIVO DE PREÇOS, parte integrante do processo de
licitação.
2) Os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços:

a) Parâmetro I – Portal de Compras Governamentais de Goiás.

b) Parâmetro II – Preço constante de banco de preços públicos, contratado pelo Estado de Goiás.
c) Parâmetro III – Preço registrado no Estado.
d) Parâmetro IV – Preços de Atas de Registro de Preços de outros entes.
e) Parâmetro V – Preço de tabela de referência de órgãos públicos vigente.
f) Parâmetro VI – Contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços.
g) Parâmetro VII – Pesquisa junto a fornecedores.

3) Segundo previsão do § 1º do Art em referência, no caso de utilização dos parâmetros estabelecidos nos incisos I, II e V, fica dispensada a pesquisa quanto aos
demais, o que não se aplica no referido processo, já pela inteligência do § 2º no caso de utilização dos demais parâmetros, é recomendada a realização de pesquisa com
vistas a 3 (três) preços ou fornecedores.

14. DECLARAÇÃO DE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

1) O presente ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR, elaborado pelos integrantes técnicos da Unidade de Estudos Técnicos Preliminares da GEAD/SGG, em harmonia
com o disposto na legislação vigente, considerando a análise das alternativas de atendimento das necessidades elencadas pela área requisitante e os demais aspectos
normativos, conclui pela VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO, uma vez considerados os seus potenciais benefícios em termos de eficácia, eficiência, efetividade e
economicidade, em complemento, os requisitos listados atendem adequadamente às demandas formuladas, os custos previstos são compatíveis e os riscos identificados
são administráveis, pelo que RECOMENDAMOS o prosseguimento da pretensão contratual.

15. APROVAÇÃO

1) Nos termos dos incisos I e II do Art. 14, do Decreto Federal nº 10.024/2019 e incisos I e V do Art. 8 do Decreto Estadual nº 9.666/2020, o presente Estudo Técnico
Preliminar da Contratação é aprovado e assinado pelos Integrantes Técnicos da Gerência de Apoio Administrativo e Superintendente de Gestão Integrada da Secretaria-
Geral da Governadoria – SGG.

GOIANIA - GO, aos 25 dias do mês de janeiro de 2021.

Documento assinado eletronicamente por MILTON ANTONIO ANANIAS JUNIOR, Gerente, em 25/01/2021, às 12:56, conforme art. 2º, § 2º, III, "b", da Lei
17.039/2010 e art. 3ºB, I, do Decreto nº 8.808/2016.

Documento assinado eletronicamente por MAIRES AGDA MESQUITA MORAES, Superintendente Interino (a), em 25/01/2021, às 13:07, conforme art. 2º, § 2º,
III, "b", da Lei 17.039/2010 e art. 3ºB, I, do Decreto nº 8.808/2016.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.go.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=1

informando o código verificador 000017983933 e o código CRC A7512BB0.

GERÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

RUA 82 400 - Bairro SETOR CENTRAL - CEP 74015-908 - GOIANIA - GO - PALÁCIO PEDRO LUDOVICO TEIXEIRA, 11º ANDAR

Referência: Processo nº 202018037005165 SEI 000017983933

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