FAQs – Processos Automatizados

GESTÃO DOCUMENTAL DO PLEIRIA

SERVIÇOS INFORMÁTICOS
Revisão 1
14 de fevereiro 2022
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Índice
1 Como distinguir uma distribuição com fluxos automáticos de outra com tramitação manual?......1

2 Como sei se estou numa etapa com fluxo automático ou numa etapa com fluxo manual?...........2

3 Como identifico etapas manuais (Ad Hoc) em fluxos automáticos................................................3

4 O que significa o nome da etapa / nome da fase ?........................................................................4

5 Acedi a uma distribuição de fluxo automático, o que devo fazer na minha etapa?........................4

6 Quando devo utilizar o botão devolver nas distribuições com fluxo automático?..........................5

7 Enviei a distribuição e verifiquei que a opção indicada não foi a correta, o que fazer?.................6

7.1 Opção 1 – Utilizar o botão “Recuperar”..................................................................................7

7.2 Opção 2 – Utilizar a opção “Devolução para etapa”..............................................................8

7.3 Opção 3 – Pedir suporte técnico para corrigir percurso.........................................................8

8 Posso adicionar etapas manuais numa distribuição com fluxo automático?.................................8

8.1 Se for uma situação recorrente..............................................................................................8

8.2 Se for uma situação excecional............................................................................................. 9

8.2.1 Adicionar etapa Ad Hoc entre etapas da distribuição (etapas sem regras)....................9

8.2.2 Adicionar etapa Ad Hoc estando na última etapa da distribuição (etapa com regras). 11

9 Estou numa última etapa da distribuição, esta etapa tem regras, mas pretendo criar uma etapa
Ad Hoc para tramitar manualmente a distribuição a partir desta fase, como faço?.............................15

10 Como voltar a encaminhar uma distribuição para uma determinada fase com percursos
automáticos?....................................................................................................................................... 18

10.1.1 Se existir etapas posteriores e não foram adicionadas por mim na minha etapa........18

10.1.2 Se existir etapas posteriores e foram adicionadas por mim na minha etapa...............18

10.1.3 Se não existir etapas posteriores à minha...................................................................19

11 Como alterar uma distribuição em uma fase do processo automático para tramitação manual
(sem referência a nome da etapa e nome da fase)?...........................................................................20

12 Como cancelar definitivamente um pedido que gerou uma distribuição automática?..................21

13 Como posso ter um diagrama do fluxo da distribuição onde fui interveniente?...........................23

14 Como sei de uma forma simples quais os participantes da distribuição?....................................23

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1 Como distinguir uma distribuição com fluxos automáticos de

outra com tramitação manual?
As distribuições com tramitação manual têm o identificador “EDOC” (exemplo:
EDOC/2022/12345). As distribuições com fluxos automáticos têm identificadores
próprios, por exemplo, “PIAD-EIB” (exemplo: PIAD-EIB/2022/12345).

Nota: Existe atualmente um tipo de distribuição “Hibrida”, ou seja, existe um mini

percurso automático de entrada na GD, mas após uma determinada etapa a
distribuição deixa de ter o fluxo automático e terá de ser tramitada manualmente até
á sua conclusão. Temos como exemplo o tipo de distribuição “PIABS”. Futuramente
está previsto complementar este fluxo automático até á etapa final da distribuição.

Estes tipos de distribuições têm permissões específicas de acordo com o perfil de

utilizador. Por este motivo, um utilizador pode ter acesso a apenas a 1 ou 2 tipos de
distribuições, enquanto outros poderão ter acesso a outros tipos de distribuições:

Tipos de distribuições atualmente disponíveis na GD:

Tipo Descrição Fluxo Observações

O utilizador terá de utilizar a
Distribuição
EDOC Manual opção “Adicionar etapa” para
padrão da GD
criar etapa seguinte.
O utilizador deve clicar no botão
Pedido de Bolsa
BOLSA_INVESTIGACAO Automático “Enviar”. A etapa seguinte já está
de Investigação
automaticamente definida.
Fluxo automático (Clicar no botão

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Enviar) até à etapa do

Pedido Interno de Aprovisionamento, a partir desta
PIABS Aquisição de Híbrido etapa será necessário utilizar a
Bens e Serviços opção “Adicionar etapa” para criar
etapa seguinte.
Pedido Interno de O utilizador deve clicar no botão
Aquisição de “Enviar”. A etapa seguinte já está
PIAD-EIB Documentação Automático automaticamente definida.
ou Empréstimo
Interbibliotecas

2 Como sei se estou numa etapa com fluxo automático ou numa

etapa com fluxo manual?
Devido á existência de um tipo de distribuição Híbrida, como é o caso do PIABS,
posso ser interveniente da distribuição numa etapa com fluxo automático ou numa
etapa de fluxo manual. Mas facilmente se consegue distinguir as mesmas da
seguinte forma:
- Etapas com fluxo automático – clicar no botão “Enviar” –TÊM SEMPRE
identificado o nome da etapa e nome da fase. Exemplo: “Pertinência do Pedido /
Em validação”:

- Etapas com fluxo manual – utilizar a opção “Adicionar etapa” – NÃO têm
identificado o nome da etapa e nome da fase. Exemplo:

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3 Como identifico etapas manuais (Ad Hoc) em fluxos

automáticos
As etapas Ad Hoc quando adicionadas em fluxos automáticos, é-lhes atribuído
apenas o nome da fase relativo á etapa pendente onde se encontra a distribuição.
Por exemplo, se estou numa etapa do fluxo automático em que o nome da fase é “/
Em validação”, todas as etapas Ad Hoc que adicionar a partir desta etapa vão ser
categorizadas com o nome da fase “/ Em validação”. Também todas as etapas
manuais que possam ser adicionadas a partir desta etapa Ad Hoc (que podem ser
1, 2, 10…) irão ficar com o nome da fase da etapa de origem. Neste exemplo, iria
ser aplicado a todas elas o nome ”/ Em validação”.

Exemplo de uma etapa Ad Hoc (etapa 8), adicionada pelo interveniente da etapa 7
em que podemos comprovar que apenas tem o nome da fase (“/ Em validação”):

Nota: Relembramos que o uso de etapas Ad Hoc (a palavra Ad Hoc significa:

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“para um fim específico”) em fluxos automáticos é aconselhado apenas em casos

excecionais. Caso seja algo recorrente devem sugerir alteração do fluxo.

4 O que significa o nome da etapa / nome da fase ?

O nome da etapa é o identificador do estado da distribuição perante os
intervenientes da mesma.
O nome da fase é o identificador do estado da distribuição de uma forma mais
abrangente perante o requerente. Esta informação tem a finalidade de informar o
requerente – na sua área pessoal da Intranet - do estado atual do seu pedido na
GD.

Exemplo:

5 Acedi a uma distribuição de fluxo automático, o que devo

fazer na minha etapa?
1- Caso exista algum campo de validação, deve-se escolher a opção mais
adequada;
2- Pode-se complementar a escolha do ponto 1, escrevendo algum texto no
campo do texto da etapa - esta ação não é obrigatória (Sugerimos ainda que
caso o texto a escrever seja recorrente, então devem criar os mesmos na
opção textos predefinidos, mais informação no manual do utilizador:
https://sites.ipleiria.pt/gd/manual-do-utilizador/ );

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3- Clicar no botão “Enviar”.

Segue exemplo de uma possível tramitação de uma etapa de fluxo
automático com campo de decisão:

6 Quando devo utilizar o botão devolver nas distribuições com

fluxo automático?
Conforme indicado anteriormente, neste tipo de distribuições o botão na etapa que
se deve usar é o botão “Enviar”. O botão “Devolver” apenas se deve utilizar quando
se pretende corrigir algum desvio que a distribuição teve ou para retornar a
distribuição para uma fase anterior.
Exemplo (estou na etapa 5 de uma distribuição e vou devolver para a etapa 3):

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- Ao clicar no botão devolver surge o ecrã no qual vou escolher a opção “Devolver a:
Etapas” »» selecionar a etapa 3 »» Clicar no botão Confirmar

Verifica-se que na imagem seguinte a distribuição voltou para a etapa “Pertinência

do Pedido” para ser corrigida ou complementada a informação inserida
anteriormente na etapa 3:

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Enviei a distribuição e verifiquei que a opção indicada não foi a correta, o que fazer?
Nestas situações existem 3 opções:

6.1 Opção 1 – Utilizar o botão “Recuperar”

No acaso de aceder á distribuição e ainda ter disponível a opção do botão

“Recuperar”, deve clicar neste botão para a distribuição voltar novamente para a
sua etapa:
Exemplo:
Decisão de solicitar orçamento não foi a correta, mas tenho disponível o botão
recuperar:

Após recuperar a distribuição volta novamente para a minha etapa em que poderei
corrigir a decisão:

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Nota Importante: Apenas consigo recuperar a minha etapa de uma distribuição

quando o interveniente seguinte ainda não aceitou a sua etapa, quando este o fizer,
deixarei de ter disponível o botão recuperar na minha etapa.

6.2 Opção 2 – Utilizar a opção “Devolução para etapa”

Pedir ao interveniente atual da distribuição que faça uma “Devolução para

etapa”. Em casos em que a distribuição já avançou e eu deixei de ter disponível o
botão recuperar na minha etapa, posso aceder à distribuição, verificar em que etapa
se encontra e pedir a esse interveniente que devolva a distribuição para a minha
etapa anterior. Consulte o correto processo de devolução de etapas abordado no
ponto 6.

6.3 Opção 3 – Pedir suporte técnico para corrigir percurso

No casos em que a opção 1 e 2 não resolvam o problema, deve enviar pedido

de suporte para o email [email protected] a solicitar intervenção dos Gestores
da GD para corrigir o percurso da distribuição. É estritamente obrigatório nesse
pedido indicar:
- O número da distribuição; número da etapa para onde será devolvida a
distribuição.

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7 Posso adicionar etapas manuais numa distribuição com fluxo

automático?
Nas distribuições com fluxos automáticos deve-se evitar o uso da opção “Adicionar
etapa” pois pode criar um desvio permanente da distribuição relativamente ao
percurso automático predefinido.
Sugerimos sempre a seguinte análise:

7.1 Se for uma situação recorrente

Então devem enviar a sugestão de alteração ao percurso predefinido para

[email protected] que os gestores da GD agiram em conformidade e analisaram
junto das entidades competentes a pertinência dessa alteração.

7.2 Se for uma situação excecional

Então podemos adicionar essa etapa Ad Hoc, tendo em atenção alguns

procedimentos que diferem caso a etapa tenha regras associadas.
Como posso saber se uma etapa tem regras associadas?
As etapas com regras estão sempre identificadas pelo seguinte ícone: que
aparece abaixo da data e hora e do lado direito da imagem do requerente.

7.2.1 Adicionar etapa Ad Hoc entre etapas da distribuição (etapas sem regras)

Exemplo: Distribuição com 2 etapas já predefinidas a seguir à etapa atual.

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Neste caso irei adicionar uma nova etapa Ad Hoc entre a minha etapa (7) e a etapa
seguinte (8):
- Vou ao menu … (reticências) e escolho a opção “Adicionar Etapa”;
- No ecrã Pesquisar utilizadores, escrevo o nome do grupo, clico em “Pesquisar”; na
tabela clico no nome do grupo para ser copiado para o campo de seleção e como
quero uma etapa sequencial, escolho a opção “Sequencial”.

- Na distribuição surge agora a minha etapa Ad Hoc como etapa 8 e as etapas

predefinidas pelo fluxo automático, sequencialmente abaixo desta:

- Ao aceitar a etapa confirma-se que é uma etapa Ad Hoc uma vez que apenas tem
o nome da fase atribuído “/ Em validação”:

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7.2.2 Adicionar etapa Ad Hoc estando na última etapa da distribuição (etapa com
regras)

Exemplo: Distribuição com etapa atual com regras, conforme indicado no ícone da
imagem abaixo.
Nota: Apesar de estar atualmente na última etapa da distribuição, não aparece o
botão “Terminar” porque esta não é a minha etapa final. É uma etapa com regras
que definem o(s) interveniente(s) seguinte(s), por esse motivo terei de usar o botão
“Enviar”.

Para este exemplo, irei adicionar uma nova etapa Ad Hoc a seguir á minha etapa
(4):
- Vou ao menu … (reticências) e escolho a opção “Adicionar Etapa”;
- No ecrã Pesquisar utilizadores, escrevo o nome do grupo, clico em “Pesquisar”; na
tabela clico no nome do grupo para ser copiado para o campo de seleção e como
quero uma etapa sequencial, escolho a opção “Sequencial”.

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- Na distribuição surge a etapa Ad Hoc com o numero 5 e a seguir a esta surge a

etapa 6, atribuída ao interveniente da etapa 4, ou seja, como a etapa onde
estávamos tem regras então quando são adicionadas etapas manuais (Ad Hoc) a
GD automaticamente adiciona a seguir à etapa Ad Hoc a etapa automática
relacionada com a fase da distribuição em que foi adicionada a etapa Ad Hoc.

- Se a minha etapa tiver campos de decisão obrigatórios não me é permitido enviar

a distribuição sem ter escolhido uma das opções disponíveis, neste caso o campo
obrigatório (identificado com o ícone * asterisco) fica com o texto a vermelho:

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- Ao selecionar uma opção e clicar no “Enviar” a distribuição segue para a etapa Ad

Hoc (etapa 5):

- O interveniente da etapa Ad Hoc aceita a distribuição (como indicado

anteriormente estas etapas são facilmente identificáveis porque não têm nome da
etapa, apenas aparece o nome da fase), escreve o seu texto de despacho e deve
sempre “Enviar”, nunca deve devolver, pois, irá quebrar o fluxo automático:

- Após envio da etapa 5 a distribuição segue para a etapa 6 no qual o interveniente,

escreve o seu texto de despacho, seleciona uma opção disponível no campo
obrigatório (Validação de pedido) e clica no botão “Enviar”:

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- Podemos ver na imagem seguinte que quando a distribuição é enviada na etapa 6,

segue o seu fluxo automático pré-definido (etapa 7):

Nota Importante: Se estas etapas manuais (Ad Hoc) são uma necessidade
recorrente numa determinada etapa com regras, então devem expor a situação a
[email protected] por forma a ser avaliada a pertinência de incluir regras que
realizem este procedimento automaticamente.

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8 Estou numa última etapa da distribuição, esta etapa tem

regras, mas pretendo criar uma etapa Ad Hoc para tramitar
manualmente a distribuição a partir desta fase, como faço?
Exemplo: Distribuição com etapa atual com regras, conforme indicado no ícone da
imagem abaixo.

Para este exemplo, irei adicionar uma nova etapa Ad Hoc a seguir á minha etapa
(4):
- Vou ao menu … (reticências) e escolho a opção “Adicionar Etapa”;
- No ecrã Pesquisar utilizadores, escrevo o nome do grupo, clico em “Pesquisar”; na
tabela clico no nome do grupo para ser copiado para o campo de seleção e como
quero uma etapa sequencial, escolho a opção “Sequencial”.

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- Na distribuição surge a etapa manual (Ad Hoc) com o numero 5 e a seguir a esta
surge a etapa 6, atribuída ao interveniente da etapa 4, ou seja, como a etapa onde
estávamos tem regras então quando são adicionadas etapas Ad Hoc a GD
automaticamente adiciona automaticamente a seguir à etapa Ad Hoc uma etapa
igual aquela(com o mesmo interveniente, mesmo nome e mesma fase) onde foi
adicionada a etapa Ad Hoc.

- Para tornar a etapa 5 Ad Hoc como última etapa da distribuição, vamos clicar no
menu (…) reticências da etapa 6 e escolher a opção remover etapa:

- Após remoção da etapa 6, clicamos no botão Enviar na etapa 4 para enviar

distribuição para a etapa 5:

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- O interveniente da etapa 5 ao aceitar a distribuição tem disponível o botão

“Terminar” devido a estar numa última etapa Ad Hoc da distribuição e também não
tem regras associadas. É possível também, em alternativa ao terminar, continuar
com a distribuição, adicionando etapas manuais:

No entanto, não aconselhamos a utilização deste procedimento, pois, tem o

inconveniente de não ser possível remover o nome da fase. Por exemplo se estou
na fase “Em validação” e executo este procedimento a partir da minha etapa, todas
as outras etapas adicionadas manualmente irão estar identificadas com o nome
desta fase, não importa se a distribuição tenha 1, 2 ou 20 etapas manuais, em todas
estas irá aparecer o nome da fase que deu origem às etapas manuais. Exemplo:
neste caso, iria aparecer em todas as etapas manuais: “ / Em validação”.

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9 Como voltar a encaminhar uma distribuição para uma

determinada fase com percursos automáticos?
Pode-se dar o caso de uma distribuição com percursos automáticos sair fora do seu
fluxo devido a adição ou remoção de etapas. Nestes casos é possível encaminhar a
distribuição de volta ao seu fluxo automático da seguinte forma:

9.1.1 Se existir etapas posteriores e não foram adicionadas por mim na minha etapa

Neste caso, muito provavelmente não irei conseguir remover as mesmas, ou seja,
não terei disponível a opção “Etapa:Remover”. Nestes casos devo enviar um pedido
de suporte para [email protected], identificando o número da distribuição e qual o
número das etapas que pretendem remover.

9.1.2 Se existir etapas posteriores e foram adicionadas por mim na minha etapa

Então neste caso, posso remover as mesmas:

1- Clicando no menu (…) reticências da etapa a remover e depois na opção
“Etapa: Remover”:

2- Sendo a minha etapa a última da distribuição posso agora ir ao menu (…)

reticências e clicar na opção “Percurso: Adicionar”:

3- Na janela de pesquisa, procurar pelo percurso relativo à fase para onde

queremos encaminhar a distribuição, neste exemplo, vou usar o processo

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PIAD e encaminhar a distribuição novamente para a fase de “Fundamentar

Pedido / Autorizar Pedido”:

4- Após adição do percurso podemos verificar que a distribuição irá entrar no

fluxo automático e os intervenientes seguintes apenas terão de adicionar o
texto do seu despacho e clicar no botão “Enviar”:

9.1.3 Se não existir etapas posteriores à minha

Realizar o procedimento descrito nos pontos 2 e 3 do tópico 10.1.2

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10 Como alterar uma distribuição em uma fase do processo

automático para tramitação manual (sem referência a nome
da etapa e nome da fase)?
Existe disponível um percurso que permite enviar a distribuição para o Arquivo para
ser executado este procedimento. Desta forma este interveniente quando receber a
distribuição, por esta via, já saberá que é para alterar a distribuição para que a partir
dessa etapa passe a ter uma adição manual de etapas.
O procedimento a realizar é o seguinte:
1- Justificar esta necessidade utilizando o campo de despacho da
distribuição ou envio de email para [email protected] e incluir no texto
de justificação o interveniente (grupo da GD) que será o destinatário da
etapa Ad Hoc da distribuição:

2- Na sua etapa da distribuição ir ao menu (…) reticências e escolher a opção

“Adicionar percurso”:

3- Na janela seguinte, escrever, por exemplo “ARQ” no campo Abrev; clicar em

Pesquisar; na tabela escolher o percurso com a Abreviatura:
“ARQ_ProcManual” e com a designação: “Arquivo - Converter distribuição
para tramitação com etapas manuais”; clicar em Confirmar:

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4- Para finalizar este procedimento falta clicar no “Enviar”:

11 Como cancelar definitivamente um pedido que gerou uma

distribuição automática?
Existe disponível um percurso que permite enviar a distribuição para o Arquivo,
desta forma este interveniente quando receber a distribuição por esta via já saberá
que é para cancelar definitivamente a distribuição, retirando as associações que
existem em processos e registos, alterando os acessos e desta forma impossibilitar
a pesquisa ou a consulta deste pedido via GD.
O procedimento a realizar é o seguinte:
1- No texto da etapa da distribuição justificar a necessidade deste
procedimento, depois ir ao menu (…) reticências e escolher a opção
“Adicionar percurso”:

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2- Na janela seguinte, escrever, por exemplo “ARQ” no campo Abrev; clicar em

Pesquisar; na tabela escolher o percurso com a Abreviatura:
“ARQ_CancelarDist” e com a designação: “Arquivo - Cancelar definitivamente
distribuição”; clicar em Confirmar:

3- Para finalizar este procedimento, falta clicar no “Enviar”:

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12 Como posso ter um diagrama do fluxo da distribuição onde fui

interveniente?
Pode obter esta informação através do menu de rodapé “Ver Fluxo”.

13 Como sei de uma forma simples quais os participantes da

distribuição?
Pode obter esta informação através do menu de rodapé “Relatórios”, escolhendo a
opção: Relatório Simples.

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