Gestão de Tempo AEP
Gestão de Tempo AEP
Gestão de Tempo AEP
o
Ficha Técnica PRONACI
Edição 2002
Ficha Técnica PRONACI
Gestão do Tempo
Jorge Abreu
Rui Moreira
Página 4
Resumo
Página 5
Nota de enquadramento
Página 6
Como vai a gestão do seu tempo?
Questionário de autodiagnóstico
Página 8
Sinais de uma incorrecta gestão de tempo
Página 9
Organize o seu tempo
Página 16
Organize o tempo da sua equipa de trabalho
Página 24
Princípios da gestão do tempo
Página 27
Síntese final: seis factores para melhor gerir o tempo
Página 28
Conclusão
Referências Bibliográficas
4
RESUMO
A questão que se lhe coloca, então, é a de como consegui-lo, conti- nuando o dia
a ter as mesmas 24 horas.
Nos tempos que correm, o amadorismo e o bom senso já não são, a maior parte
das vezes, suficientes para ultrapassar as inúmeras dificuldades com que se
depara. A posse de um conjunto de competências técnicas e a utilização de
“ferramentas” práticas de trabalho são, cada vez mais, condições imprescindíveis
para o êxito de qualquer chefia, nesta difícil missão que é a de gerir eficazmente o
tempo.
Subtotal
x4 x2 x0
TOTAL
Extraído de Guia para a Administração do Tempo, Editora Campus, Alexander, Roy (adaptação)
7
Após49-60
ter respondido
Administraebemanalisado o seu perfil, verifique, por favor, se alguns dos
o seu tempo.
sintomas que lhe apresentamos em seguida se aplicam à sua situação pessoal ou
profissional e, se sim, bem
37-48 Administra quais.
parte do seu tempo. No entanto, precisa ser mais
consistente nas estratégias para poupar tempo. Deve utilizar
novas técnicas!
. serviços atrasados
A noção de objectivo é, hoje em dia, tão decisiva que todas as nossas acções são
guiadas pelas metas que fixamos para nós próprios. Cada vez mais nos é exigido
que pensemos em termos de objectivos e que orientemos as nossas condutas
para a obtenção de resultados, dentro de prazos previamente estabelecidos.
• estabelecer prioridades.
Para além destas regras, um objectivo deve permitir dar resposta às seguintes
questões:
Medid
• Como, através de que meios, que- ro
as
alcançar os objectivos estabele-
As medidas são actividades de
cidos?
curto e médio prazo / tácticas, com
prazos rigorosos, planos de exe-
• Que medidas devo implementar?
Tipos de actividades cução, orçamentos e indicação de
Actividades
B D
(planear, desenvolver, for- (actividades acessórias que
mar...). pouco contribuem para os
Não urgentes objectivos centrais da em-
presa).
Gastam normalmente 10% a
40% do dia.
Exercício prático
• se identifique um responsável;
Formulação inicial
surável? E quantificável?
não apenas a medida?
condições-base?
Elencaram-se as
Fixou-se prazo?
Formulação inicial
surável? E quantificável?
não apenas a medida?
Designou-se o responsável?
Exemplo de definição correcta
condições-base?
Elencaram-se as
Fixou-se prazo?
A partir de 30 de Setembro,
dedicarei à classificação e orga-
4. Quero rentabilizar tem- po
nização do material 25 min. no
na arrumação diária das Sim Não Não Sim Não
máximo, recorrendo para tal à
ferramentas
colaboração do encarregado de
armazém.
Exemplo de ficha
Duração Decisão
Data Actividades Importante Urgente
Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar
• Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível ocu- par o tempo
todo). Deverá planear apenas cerca de 60% do seu tempo de trabalho,
deixando os restantes 40% para os impre- vistos.
Para aproveitar ao máximo o tempo de que dispõe, importa, final- mente, que
tenha sempre presente duas dimensões: a eficiência – fazer a tarefa de maneira
certa – e a eficácia – fazer a tarefa certa.
• quanto tempo poderia economizar se não fizesse algumas coi- sas não
essenciais?
Eficiência Eficácia
Para proceder à organização do tempo dos outros, torna-se crucial, antes de mais
nada, que tente encontrar resposta para um conjun- to de questões.
• que parte do tempo é dedicada pela equipa para o aperfeiçoa- mento, para a
“discussão dos problemas” e para a procura das suas soluções?
• escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objec- tivos,
prioridades e tempos estimados;
O mecanismo de delegação
Como já atrás se referiu, é função de uma chefia obter resultados mediante dois
recursos básicos – as pessoas e o tempo. O aprovei- tamento das potencialidades
de todos os membros da equipa é uma exigência que um verdadeiro líder não
pode, de forma alguma, declinar.
Para que consiga cumprir cabalmente a sua função, isto é, para que possa
rentabilizar os esforços do seu grupo de trabalho, impõe-se a qualquer chefia que
reserve uma parte significativa do seu tempo para planear, organizar e avaliar o
desempenho dos seus colabora- dores, tendo em conta os objectivos previamente
fixados. É funda- mentalmente isso que se lhe pede!
O que é delegar?
assunção da responsabi-
lidade envolvida
Vantagens da delegação
Dificuldades da delegação
• “Se calhar ainda vou ter mais trabalho delegando”– a dificuldade resulta,
neste caso, da crença enraizada em algumas chefias de que delegar implica
acompanhar a cada minuto o trabalho do departamento inteiro, assumir
todas as decisões importantes e exigir relatórios e inspecções constantes.
Responsabilidades /
Exemplificação
tarefas não delegáveis
Esteja atento no seu serviço ao aparecimento dos sinais que em seguida lhe
apresentamos, pois isso pode querer dizer que algo não vai bem em matéria
de delegação. Exemplos:
• interrupções contínuas;
• serviços atrasados;
2
• decisões demoradas;
• sobrecarga de trabalho;
Exemplo:
Quem posso
A quem posso
treinar para, num
Tarefa a realizar delegar desde já Com que meios Em que prazo
futuro próximo,
esta tarefa
delegar esta tarefa
Rui
cursos; sessões de
Programações José João 2 meses
grupo
Carlos
Se: Então:
Conhecimento da tarefa por Motivação/empenhamento
parte do colaborador em quem do colaborador para executar a tarefa Tipo/Nível de Delegação
se pretende delegar que se pretende delegar
++ ++ delegação plena
2
PRINCÍPIOS DA GESTÃO DO TEMPO
Estando neste momento informado sobre as regras e procedimen- tos básicos que
podem ajudá-lo a melhor organizar o seu trabalho e o dos seus colaboradores,
damos-lhe agora a conhecer um con- junto de princípios sobre a Gestão do
Tempo, recomendando-lhe que, tanto quanto possível, os tenha em devida
conta no planeamento das suas actividades pessoais e profissionais.
20% dos nossos esforços geram 80% dos nossos resultados. O essencial
Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que
se for executado de modo contínuo.
Senhor Fernando, tem 2 amigos na recepção para falar consigo. Pode atendê-los?
• Lei de Parkinson
• Lei da contraprodutividade
Estamos há 3 horas à
volta do mesmo
E se parássemos e
Sinto-me estourado! problema. Já nem
continuásssemos
consigo pensar!
amanhã?
• Lei da alternância
Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; não fazer mais do que
uma coisa de cada vez e fazê-la bem!
2
Já é hora de almoço? Nem me apercebi que estive toda a manhã com esta actividade!
Nem dei pelo tempo!!
2
SÍNTESE FINAL:
SEIS FACTORES PARA MELHOR GERIR O TEMPO
4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se preocupe
menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as
competências dos seus colaboradores.
Se nos acompanhou ao longo desta ficha técnica e está disposto a pôr em prática
os conselhos e princípios enunciados, veja só o que poderá ganhar:
Com tantas vantagens, será que não vale a pena tentar? Fica o desafio!
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
O desenvolvimento integrado das empresas depende cada vez mais de pro- jectos que
recorrem a metodologias e instrumentos de formação diferencia- dos e adaptados aos
seus destinatários.
UNIÃO EUROPEIA
Fundos Estruturais
AEP - Associação Empresarial de Portugal • PRONACI - Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermédias 4450-617 Leça de
Palmeira • Tel.: 22 998 15 00 / Fax: 22 998 17 71 • www.aeportugal.pt/pronaci