Manual Processo de Vendas
Manual Processo de Vendas
Manual Processo de Vendas
SUMARIO
1-CLIENTES
1.1 Analise de credito ........................................................................................5
1.2 Alteração de limite de credito .....................................................................6
1.3 Cadastro de cliente novo ............................................................................8
1.4 Exibir/ modificar............................................................................................10
2-PRODUTOS.......................................................................................................12
2.1 consulta de produtos ...................................................................................12
2.2 Abastecimento de estoque e carteira de pedidos......................................13
3-PEDIDOS............................................................................................................15
3.1 COTAÇÃO ......................................................................................................15
3.1.2 Dados da cotaçao ........................................................................................15
3.1.2.1 Tipos de cotação .......................................................................................15
3.1.2.2 Canais de distribuição ..............................................................................17
3.1.2.3 Escritorio de vendas ..................................................................................17
3.1.3 Cabecalho da cotação..................................................................................18
3.1.3.1 Emissor .....................................................................................................18
3.1.3.2 Numero do pedido .....................................................................................20
3.1.3.3 Formas de pagamento ..............................................................................20
3.1.3.4 Tipo B ......................................................................................................20
3.1.3.5 Boleto antecipado .....................................................................................21
3.1.3.6 Boleto faturado .........................................................................................21
3.1.3.7 Construcard ...............................................................................................22
3.1.3.8 Cartão web ................................................................................................22
3.1.3.9 Condição de pagamento ..........................................................................23
3.1.3.10 Pagamento multiformas ..........................................................................24
3.1.3.11 Vendedor .................................................................................................25
3.1.3.12 Motivo da ordem ....................................................................................25
3.1.3.13 Indicação comercial ................................................................................26
3.1.3.14 Bloqueio cotação .....................................................................................26
3.1.4 Transporte ......................................................................................................
3.1.4.1 Incoterms 1 ..............................................................................................27
3.1.4.2 Incoterms 2 ...............................................................................................28
3.1.4.3 Frete pago pelo cliente ..............................................................................28
3.1.4.4 Local alternativo de entrega ......................................................................28
3.1.4.5 Fornecimento completo .............................................................................29
3.1.5 Itens..............................................................................................................29
3.1.5.1 Material .....................................................................................................29
3.1.5.2 Centro .......................................................................................................30
3.1.5.3 Motivo de recusa .......................................................................................30
3.1.5.4 Quantidade ................................................................................................31
3.1.5.5 Unidade de medida ...................................................................................31
3.1.5.6 Desconto ...................................................................................................32
3.1.5.7 Motivo de recusa .......................................................................................32
3.1.5.8 Configurar material ...................................................................................33
3.1.6 Dados adicionais do cliente..........................................................................33
3.1.6.1 Certificado .................................................................................................34
3.1.6.2 Limite de descarga ....................................................................................34
3.1.6.3 Limite de veiculo .......................................................................................35
3.1.6.4 Segmento ..................................................................................................35
3.1.6.5 Restricao recebe .......................................................................................36
3.1.7 Local de entrega...........................................................................................36
3.1.7.1 Nome .........................................................................................................36
3.1.7.2 Cidade .......................................................................................................37
3.1.7.3 Logradouro ................................................................................................37
3.1.7.4 Bairro .........................................................................................................38
3.1.7.5 Cep ............................................................................................................38
3.1.7.6 Uf ...............................................................................................................39
3.1.7.7 Telefone.....................................................................................................39
3.1.8 Textos...........................................................................................................40
3.1.8.1 Observaçoes .............................................................................................40
3.1.8.2 Horario de funcionamento .........................................................................40
3.1.8.3Horario de entrega .....................................................................................41
3.1.8.4 Texto nota fiscal ......................................................................................41
3.1.8.5 Link documentos .....................................................................................42
3.1.8.6 Prorrogar cotação vencida ......................................................................43
3.1.8.7 Nota de credito de cliente
3.1.8.9 Nota de debito
3.2 ADMINISTRAÇÃO..........................................................................................43
3.2.1 transformando uma cotação em OV............................................................43
3.2.2 Criando uma ordem de venda......................................................................44
3.2.3 Conferencia da ordem de venda .................................................................44
3.2.4 Pagamento multiformas na OV ...................................................................45
3.2.5 Devoluções ..................................................................................................47
3.3 MONITOR DE NF-E ........................................................................................63
3.5 TRANSAÇAO VA05 .......................................................................................65
3.6 WORKFLOW PCP .........................................................................................67
1- CLIENTES
1.1 Analise de crédito
Nesta função é possível visualizar o crédito de compra que o cliente
possui com a empresa, como também as pendencias de pagamento, como
boletos vencidos e contas a pagar.E para isso iremos entrar na pesquisa
clicando no campo analise de crédito.
Após isso se abrira uma tela de campos para pesquisa ampliada.A pesquisa
poderá ser realizada pelos campos :
Parceiro de negócios : Para informar o cliente desejado
Segmento de credito : Informa-se o segmento desejado
Data fixada:Este campo é preenchido automaticamente e não necessita ser
alterado
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1.2 Alteração de limite de credito
Para acessar essa função, iremos entrar ne aba clientes e em seguida clicar
no item “alteração de limte de credito.Nesta pagina podemos visualizar a solicitação
de limite de credito do cliente.
O processo começa quando o vendedor/representante solicita a alteração no
limite do cliente.
Primeiramente o vendedor deverá fazer a solicitação preenchendo os
campos destacados abaixo:
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Parceiro de Negócios: Código do cliente desejado
Limite Proposto: o valor do limite solicitado para alteração.
Prazo Pgto Proposto: condição de pagamento
Tipo de limite: Esse campo é para preencher o motivo da solicitação ex: aumento
de limite, novo, renovação ou redução.
Defesa Comercial: o comercial coloca a observação, documentos e motivo para
aprovação.
Referencias Comercias: Pode-se anexar as referências comercias do cliente.
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Após a solicitação, o departamento comercial podera acompanhar a
solicitação clicando em acompanhar solicitação de LC. Será listada todas
as solicitações a pendentes e terá acesso ao status das ocorrências.
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Após informando esses dois campos,sendo o parceiro de negócios
pessoa física ou jurídica, clicamos em cadastrar.Uma nova tela se abrira com
demais campos a serem informados, são esses dados que serão
transportados em grande parte para a cotação e ordem de venda quando
cadastrada.Portanto todos dados devem ser preenchidos corretamente se
atentando aos detalhes concernentes a entrega de mercadoria.Apos todos os
campos preenchidos basta clicar em gravar e o novo cadastro estará
disponível para consulta.
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1.4 Exibir/ modificar
O icone exibir/modificar no assistente de vendas, pode ser usada para
consultar o cadastro de cliente e realizar modificações quando necessário.
Para isso vamos acessar clicando no ícone e sera aberto uma tela com filtros
a serem inseridos para pesquisa, conforme imagem abaixo:
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Após inserido todos os campos obrigatórios será carregado uma
pagina com todos os clientes em acordo com os filtros selecionados,
ou todos caso não tenham colocado nenhum filtro.
Quando encontrado o cliente desejado, para abrir a tela com
todas suas informações, e necessário clicar em cima do código do
mesmo.
Caso deseje fazer uma modificação no cadastro do cliente aberto, basta clicar
no campo “modificar dados do cliente”conforme imagem em anexo, não esquecendo
de após realizar as modificações, clicar em salvar.
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2- PRODUTOS
2.1 Consulta de produtos
Para acessar a consulta de produtos, pelo assistente de vendas, vamos
clicar na aba produtos e uma pagina de consulta se abrira, conforme imagem
abaixo:
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• Centro:O centro e o local onde o produto se encontra estocado ,
portanto para fins de consulta, ao inserir o centro ele ira verificar as
mercadorias que se encontram apenas neste centro.
• Canal de distribuição:O canal de distribuição é o tipo de venda
para o qual o produto esta cadastrado, seja ele (varejo, atacado, atacarejo....)
• Grupo de mercadorias: E o grupo de mercadorias se trata de
qual vertente a mercadoria pertence.
O campo material possui um match code para ampliar pesquisa , onde
se abre a tela a seguir :
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Os campos Material e o Centro (Filial) são obrigatórios, os outros campos
servem para reduzir sua consulta.Clique em Executar para gerar a consulta.
Caso não tenha em mãos o código do produto, você poderá clicar no match
code e pesquisar pelo nome ou descrição do mesmo.
O campo Exibir estoques de lotes quando selecionado exibe lote a lote com
seu respectivo peso e depósito, os fardos que temos no estoque físico.
Nesse relatório conseguimos extrair as seguintes informações: Peso teórico
da peça, Quantidade de peças padrão do fardo, Peso teórico do fardo, Data de
Cronograma de produção, Quantidade Prevista de Produção, Quantidade solicitada
em carteira, Quantidade de Estoque Físico, Quantidade de Saldo físico disponível,
Quantidade de Saldo contemplando cronograma de produção (se houver).
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3- PEDIDOS
3.1 COTAÇÃO
Cotações de vendas são acordos juridicamente vinculativos entre um cliente e
o fornecedor para entregar os produtos solicitados pelo cliente, em um período de
tempo especificado a um preço predefinido. seus clientes podem fazer pedidos
dentro de um prazo estipulado que foi especificado na cotação, caso contrário, você
pode cancelar a cotação ou enviar uma nova cotação, estendendo o prazo. em
geral, uma cotação de vendas contém o número da cotação, a data, os itens de linha
(produtos) incluindo as quantidades e preços com base em seus catálogos de
preços, termos & condições.
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Feito isso, se abrira uma nova janela com os itens que deverão ser
inseridos para realizar a cotação (conforme imagem em anexo)
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002-Esc.vendas jf centro
005-Esc.vendas loja bh
006-Esc.vendas ind jf jk
007-Esc.vendas cd jf jk
008-Esc.vendas lj jf jk
010-E-vend ind jf centro
012-Esc.vend lj contagem
013-E.vend lj petropolis
014-E.vend lj tres rios
015-E.vend lj taubate
3.1.3.1 Emissor
Seguiremos então para o cabeçalho da cotação, preenchendo os campos
necessários para a emissão do documento, o primeiro deles,se trata do emissor, ou
seja, o cliente que esta comprando na empresa.Dentro desse campo existe no canto
direito um match code para pesquisa, e neste è possível pesquisar por nome do
cliente ou código do cadastro do mesmo, após digitar o a pesquisa basta dar um
enter ou clicar em cima do cliente desejado para confirmar a ultilizaçao deste.
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Quando preenchido o campo de emissor, os campos cpf/cnpj recebedor da
mercadoria, data do pedido, utilização, incoterms 1 e incoterms 2 já são preenchidos
automaticamente, e esses dados de preenchimento vem do cadastro do cliente já
feito anteriormente,porem caso seja necessário realizar alguma alteração nesses
dados, também é possível.
3.1.3.4 tipo B
Apenas para pagamentos no cartão BNDS
20
3.1.3.5 Boleto antecipado
Para pagamentos com entrada no boleto a vista, ou pagamento único em
boleto a vista.
21
3.1.3.7 Construcard
Para pagamentos no cartão construcard.
22
3.1.3.9 Condição de pagamento
Após preencher o campo forma de pagamento , sera necessário preencher a
condição de pagamento que ira depender da forma de pagamento escolhida, no
caso dos cartões de credito e cartões web, se abrirá opções de quantas vezes o
cliente deseja parcelar a compra .
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3.1.3.10 Pagamento multiformas
Caso o cliente necessite realizar o pagamento de duas formas distintas,
devera ser utilizado a condição de pagamento multiformas, e para isso deixaremos o
campo forma de pagamento em branco, e mudaremos o campo condição de
pagamento para multiformas.
3.1.3.11 Vendedor
O campo vendedor e preenchido de acordo com o vendedor que esta
realizando a venda, com a condição de que o vendedor devera estar cadastrado no
mesmo escritorio de vendas informado no campo em questao
.
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O campo motivo da ordem e utilizado para indicar como o cliente conheceu a
empresa .
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3.1.4 TRANSPORTE
3.1.4.1 Incoterms 1
O campo incoterms 1 sera preenchido automaticamente mediante cadastro
do cliente sendo usado o CIF para encomendas que deverão ser entregues, e o
item FOB para retiradas do cliente na loja. Temos também uma terceira opção
que e a STR que não devera ser utilizada no processo de venda.
3.1.4.2 Incoterms 2
No campo incoterm 2 colocaremos Entrega ou Retirada , para que o cliente
consiga visualizar na nota de forma mais clara do que se trata.
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Para casos em que o cliente possui urgência em sua entrega e não pode
esperar a entrega juntamente de outras remessas, é calculado um valor de frete
que o cliente devera pagar a parte e será informado neste campo.
3.1.5 Itens
3.1.5.1 Material
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Na parte de itens teremos alguns campos preenchidos manualmente e
alguns que já serão preenchidos automaticamente de acordo com o cadastro do
material e pricing.
Comecamos preenchendo o campo material, neste campo temos no canto
direito um match code de pesquisa, onde podemos informar o material por nome
ou código.Caso seja necessário adicionar mais materiais na mesma cotação,
basta clicar no botão de + e inserir novamente um código.
3.1.5.2 Centro
No campo de centro, informaremos de qual local o material sairá para
entrega.
29
3.1.5.4 Quantidade
Deve-se informar a quantidade de material desejada pelo cliente neste
campo.
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Este campo sera preenchido automaticamente de acordo com o cadastro
do cliente.
3.1.5.6 Desconto
Na aba desconto temos a opção de inserir um desconto por percentual ou
por valor .
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3.1.5.8 Configurar material
Para materiais diferentes do padrão, sendo necessário customizar, seja por
um tamanho ou quantidade diferente, devido a necessidade do cliente.
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3.1.6 DADOS ADICIONAIS DO CLIENTE
Conseguimos acessar essa aba através de um campo no rodapé da
cotação.
3.1.6.1 Certificado
Para acessar esse dado vamos clicar no rodapé em “dados adicionais do
cliente” e se abrira uma nova tela. No campo cetificado vamos informar se o
cliente deseja ou não o certificado de qualidade do material ou da matéria prima
utilizada, e caso esse campo seja marcado com um sim , juntamente da nota
fiscal sera enviada ao cliente o certificado do produto adquirido.
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3.1.6.2 Limite de descarga
Neste campo informamos como o cliente pretende descarregar seu produto
no estoque.
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3.1.6.4 Segmento
O campo segmento se trata do ramo de atuação do cliente.
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3.1.7 LOCAL DE ENTREGA
3.1.7.1 Nome
Rolando a mesma pagina acima teremos dados da entrega a serem
adicionados, porem trata-se de um endereço de entrega alternativo,diferente do
que já existia no cadastro do cliente. Sendo assim um nome do recebedor devera
ser indicado neste campo.
3.1.7.2 Cidade
A cidade de destino da entrega
3.1.7.3 Logradouro
A rua ou avenida de destino.
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3.1.7.4 Bairro
O bairro de destino.
3.1.7.5 Cep
O cep do endereço.
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3.1.7.6 Uf
O estado em que o endereço em questão se encontra.
3.1.7.7 Telefone
E um telefone de contato.
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3.1.8 TEXTOS
3.1.8.1 Observaçoes
A parte de textos está localizada dentro da aba de “dados adicionais do
cliente “, e o campo observação poderá ser utilizado para eventuais observações
a serem descritas na venda.
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3.1.8.5 Link documentos
Essa aba se encontra no rodapé de toda cotação, e serve para inserir um
demonstrativo de peças ao cliente, clicando nessa aba se abrirá um campo para
ser inserido o link que leva ao demonstrativo da peça em questão.
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3.1.8.6 Prorrogar cotação vencida
No nosso processo de vendas , a cotação tem validade de 1 dia, porém caso
seja necessário conseguimos prorrogar uma cotação vencida para mais 1 dia de
validade, com o critério de que a cotação somente pode estar vencida por 1 dia no
sistema. Para isso vamos acessar a cotação desejada pesquisando por seu numero
no painel de busca dentro da aba de administração, selecionamos então a cotação
desejada na caixa de seleção no canto esquerdo, e no rodapé da pagina clicaremos
no ícone”prorrogar validade”.
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Em seguida inserimos mais um dia na validade e confirmamos, e assim a
cotação sera valida por mais 1 dia não podendo ser prorrogada novamente.
3.2 ADMINISTRAÇÃO
3.2.1 Pesquisando uma cotação
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Ao entrar na aba de administração, teremos essa tela com filtros para
pesquisar uma cotação ou visualizar seu conteúdo,e pra isso poderemos
pesquisar pelo numero da cotação,pelo cliente e por data.O campo data deve ser
preenchido com o prazo correto da data da criação e o limite de data.Apos
preencher os filtros desejados, basta clicar em filtrar e o resultado sera
mostrado,conforme imagem em anexo.E por fim para abrir a cotação bata clicar
em cima do numero de cotação.
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3.2.3 Conferencia da ordem de venda
Quando transformada em uma OV, os dados preenchidos na cotação são
transportados para ordem de venda, porém, a automatização do processo não anula
a necessidade de conferir os dados da mesma, verificando se todas informações
estão corretas e se podemos salvar a ordem de venda e dar sequencia ao processo.
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todas informações da OV iremos salva-la e partir para a simulação do pagamento
multiformas.E para isso, com o numero da cotação e mãos, voltaremos para a
parte de pesquisa e dessa vez inserimos o numero da ordem de
venda,selecionamos a mesma, e clicamos em pagamento,conforme imagem em
anexo:
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3.2.5 Devoluções
Para se criar uma devolução no processo de vendas precisaremos acessar
através da aba de pesquisas, a transação VA01 .
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Pela Opção ZREB (NF de Devolução emitida pelo cliente):
Preencheremos o campo correto, em seguida clique em Avançar:
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Informe o número do Doc. De faturamento e clique em Copiar (se a
Devolução for na totalidade dos itens) ou em Seleção dos itens (se a Devolução for
parcial):
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Após informado o numero do documento e clicado em copiar ou seleção dos
itens, abrirá a tela abaixo, informe no campo Ref.cliente o número da NF de
Devolução emitida pelo Cliente, e no campo Dt.ref.cliente a data da emissão da
mesma.
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Temos devolução criada, e o numero indicado no rodapé.
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- Devoluçao de remessa:
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Seguindo a devolução no âmbito de faturamento , vamos acessar a transaco
VF01.
- Devoluçao da NF de venda.
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Pela opaçao ZROB (com Devolução pela própria NF da
Açotel):
Tambem entraremos através da transação VA01 , porem iremos filtrar
o tipo de ordem por ZROB .
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Vá na aba Contabilidade ,e informe no campo Ref.cliente o número da NF
que estamos fazendo a Devolução, e em seguida clique em Gravar:
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- Devoluçao de remessa
Em seguida acessaremos a transação VL01N e no campo Ordem
colocaremos o número da devolução que criamos no passo anterior:
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- Devoluçao da NF de venda
Por fim acessaremos a transação VF01 , e informaremos no campo
Documento o número da Devolução criado e clique em Gravar:
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Pela Opção ZRNC (Devolução de Cupom):
Entraremos na transação VA01 pesquisando na barra.
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Obs.: Voce consegue obter essa numeração de faturamento consultando a
OV na VA03 exibindo o fluxo, conforme tela abaixo:
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Segue Devolução criada no rodapé.
- Devolucao da remessa
Em seguida acessamos a transação VL01N
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Informe no campo Ordem o número da Devolução que criamos no passo
anterior e clique em Avançar:
- Devolucao da NF de venda
Na sequencia acesse a transação VF01 .
61
Informe novamente no campo Documento o número da Devolução criado e
clique em Gravar:
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3.3 MONITOR DE NF-E
O monitor de NF-e sera utilizado para visualizar as notas fiscais já emitidas
pros clientes,e se encontra dentro da aba pedidos.
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Após inserido os dados corretamente da pesquisa desejada, basta clicar em
executar e se abrira uma tela de resultados, clicando em cima do numero de
documento,pode-se visualizar os status da nota fiscal, e para abrir totalmente a
nota,eu seleciona na caixa de texto a nota desejada e clico no ícone da impressora.
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3.5 TRANSAÇÃO VA05
Todos os campos podem ser preenchidos para realizr uma pesquisa mais
minuciosa ou apenas datas de referencia para busca de todas ordens em um
período,também e possível buscar pelo cliente, pelo tipo de ordem , pelo material de
interesse etc..Vamos usar como exemplo nesse manual a busca dentro de um
período desejado.
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Em seguida clicaremos em executar para rodar a pesquisa, e uma lista com
todas as ordens abertas dentro desse período se abrirá.
E para visualizar a ordem completa , basta dar dois cliques em cima da ordem
desejada.
66
A ordem com todos os detalhes sera exibida,podendo ser visualizada todas
as abas da mesma.
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