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Gestão por Processos

Ciclo PDCA: o que é,

etapas e como aplicar
nos processos?
Você sabe o que é o Ciclo PDCA? Conheça
todas as etapas e veja como ele pode ser
aplicado ao seu negócio.

Bárbara Diniz Atualizado em 05/04/2024

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Resumo

O PDCA ou Ciclo de Deming é uma metodologia de gerenciamento que

tem como objetivo a melhoria de processos de forma constante. Esse
ciclo se baseia em quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), checar
(check) e agir (act).

Quer entender melhor sobre as etapas desse ciclo e como ele pode ser
aplicado ao seu negócio? Continue a leitura!

O que é o ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão iterativa focada na melhoria
contínua de processos e produtos. PDCA é uma sigla em inglês para Plan
(planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act/Adjust (agir ou ajustar).
O conceito de PDCA, portanto, está ligado a um processo de melhoria
contínua, que deve ser aplicado nessas quatro etapas, que são
executadas de forma cíclica, com o objetivo de acelerar e aprimorar a
qualidade de produtos ou processos.

O ciclo PDCA é uma ferramenta?

Também chamado de ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA é
uma metodologia que pode ser aplicada em qualquer processo
empresarial (ou até mesmo na vida pessoal) que precise de um
aprimoramento constante.

O método PDCA foi desenvolvido nos anos 20 e ganhou mais visibilidade

nos anos 50, quando o pai da gestão de qualidade, William Edwards
Deming, implantou a lógica de planejar, executar, analisar e corrigir um
grande projeto: a reconstrução da infraestrutura industrial japonesa,
após a Segunda Guerra Mundial.

Por que é conhecido como um ciclo?

Um sistema linear reconhece o último passo como finalizado e não é essa
a lógica do PDCA. Um ciclo de melhoria contínua, como propõe, é
baseado na repetição e nas tentativas sucessivas de otimização dos
processos.

O trabalho de PDCA é recorrente, ou seja, durante todo o processo é

preciso planejar, executar, medir os resultados, analisá-los, encontrar
melhorias, colocá-las em prática para, em seguida, começar um novo
ciclo.

Como surgiu o PDCA?

O que conhecemos hoje como Ciclo PDCA começou a ser desenvolvido
nos anos 1920. Na época, o engenheiro Walter Shewhart criou o Controle
Estatístico de Processos (CEP), uma ferramenta de qualidade para
prevenir e detectar defeitos.

Em 1950 esse tipo de controle ficou mais popular. O professor e

matemático estadunidense William Deming, considerado um mestre no
gerenciamento da qualidade, aprimorou o CEP.

Por isso, o PDCA também é chamado de Metodologia Shewhart ou

Metodologia Deming, em homenagem aos seus idealizadores.

A metodologia PDCA era aplicada, inicialmente, na administração da

qualidade, mas logo foi expandida. Hoje, é usado para a melhoria
contínua de uma série de processos organizados, promovendo a
melhoria contínua em empresas de todos os segmentos.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

Mas como fazer um PDCA passo a passo? O ciclo PDCA inclui as seguintes
etapas sequenciais, que devem ser executadas sem que nenhuma fase
seja ignorada:

P: plan ou planejar
O primeiro passo quando se deseja otimizar um processo, melhorar uma
entrega ou um produto é planejar. É preciso que os objetivos
estratégicos da empresa, bem como as expectativas do cliente, estejam
alinhados para cumprimento dos passos seguintes.

Inicialmente, é preciso fazer um diagnóstico para identificar os

problemas existentes, definir as prioridades do que precisa ser
melhorado ou até detectar novas oportunidades.
Com o objetivo estipulado, deve-se destrinchá-lo em metas possíveis
e tangíveis. Aqui é importante fazer um levantamento de dados e
informações para que se possa determinar o escopo de trabalho.
Com a equipe reunida, é hora de colocar o planejamento no papel:
crie um plano de ação com atividades a serem desempenhadas para
que as metas sejam cumpridas; defina prazos e um cronograma de
realização e nomeie responsáveis.
Defina também indicadores-chave de desempenho (KPIs) que são
métricas a serem analisadas nas etapas seguintes.

D: do ou fazer
Agora é o momento de colocar o planejamento em prática. Para que a
equipe possa executar o que está descrito no plano, é interessante que
se faça um treinamento específico.

Durante a execução, procure também coletar dados para que seja

possível monitorar o processo e mensurar os resultados. Registre-os
independentemente se forem positivos ou negativos.

C: check ou checar
Agora, analise os resultados. É importante aqui ter parâmetros
objetivos e quantitativos, para que se possa de fato verificar a melhoria
do processo, do padrão de qualidade e compará-los com ciclos
anteriores.

É nessa etapa que você poderá identificar problemas ou falhas no

processo, que poderão ser ajustadas posteriormente.

A: act ou agir
A letra “A” da sigla PDCA também pode significar adjust ou “ajustar” e
consiste nas ações a serem implementadas para corrigir as falhas
detectadas no passo anterior. Neste momento, é possível apontar
soluções para os problemas e, em seguida, refazer o planejamento
considerando os novos resultados.

Nesta fase, há duas situações:

Se o resultado esperado foi alcançado, pode servir como referência

para outros processos e setores da empresa ou outras unidades, por
exemplo.
Se o resultado ficou aquém da expectativa, ele deve ser analisado
para que sejam encontradas novas soluções.

É importante dizer que o mercado é muito dinâmico, inovações

tecnológicas são criadas a todo tempo e é muito difícil que um padrão
que deu certo seja consolidado como definitivo. Mesmo se a estratégia
deu certo, é provável que tenha algo a se melhorar, entrando novamente
no ciclo PDCA.

Quais são os objetivos do PDCA?

O objetivo do PDCA é simplificar a rotina da gestão e facilitar a
implantação de mudanças positivas. Para isso, trabalha a partir de alguns
aspectos principais:

Resolução de problemas
O ciclo PDCA pode ser aplicado para solucionar qualquer tipo de
problema em uma empresa, não apenas nas empresas, mas até em
contextos pessoais.
Seu modelo de execução em quatro etapas permite planejar uma
solução que é continuamente checada, reduzindo ao máximo os
impactos do problema inicial.

Tomada de decisões
Essa metodologia de trabalho se baseia em informações concretas e na
checagem contínua de dados, o que melhora a tomada de decisão.
Assim, os rumos do negócio são definidos a partir de análises completas
e relevantes.

Além disso, os gestores estão sempre atentos a possíveis problemas,

agindo de forma preventiva.

Inovação
O PDCA facilita a organização de novas ideias, permitindo a implantação
de novas e inovadoras soluções para problemas do dia a dia.

Flexibilidade e agilidade
A partir do PDCA, as empresas conseguem se adaptar mais rapidamente
às constantes mudanças do mercado, desenvolvendo um perfil mais
flexível e dinâmico – imprescindível para os negócios contemporâneos.

Melhoria da qualidade
O PDCA está diretamente relacionado à Gestão da Qualidade,
promovendo a melhoria contínua em todos os processos da organização.

Quando utilizar PDCA?

O método pode ser usado em qualquer processo, para que a empresa
esteja sempre em um ciclo de melhoria contínua, para implantar padrões
e ganhos em eficiência.

Quanto mais repetições forem feitas, maior será o ganho em qualidade e

melhor será a entrega ao cliente, ampliando a vantagem competitiva.

É possível utilizar o PDCA para:

Gerenciamento de rotina: padronizando os processos do dia a dia

da empresa e definindo um nivelamento de qualidade para as
atividades.
Gerenciamento para melhoria: que estabelece esse nível de
qualidade, mas visa sempre uma nova adaptação às instabilidades
externas, encontrando formas de se diferenciar e destacar no
mercado.

Gerenciamento de rotina
O PDCA ajuda a padronizar os processos do dia a dia da empresa e a
definir um nivelamento de qualidade para as atividades. Por meio das 4
etapas da metodologia fica mais simples organizar todas as atividades,
sempre com alta qualidade.
Dessa forma, o dia a dia se torna mais produtivo, há mais
previsibilidade sobre os resultados, com proposição de metas melhor
ajustadas à realidade da empresa. Além disso, fica mais fácil identificar
gargalos e propor otimizações.

Melhoria contínua
O PDCA estabelece esse nível de qualidade, mas visa sempre uma
nova adaptação às instabilidades externas, encontrando formas de se
diferenciar e destacar no mercado. Assim, a empresa trabalha com vistas
à melhoria contínua.

Gestão de estoque
As mudanças constantes do mercado exigem das empresas um estoque
mais robusto e diversificado – o que também demanda uma gestão mais
complexa e organizada.

Com a metodologia PDCA é possível otimizar situações como reposição

de estoque e giro de produtos em função das vendas, otimizando
toda a logística da organização.

Agronegócio
O setor do agronegócio tem se beneficiado de novas tecnologias – mas,
sozinhas, elas não garantem a excelência que esse mercado precisa.

Por meio do PDCA é possível planejar as operações, compra de

insumos, contratação de mão-de-obra e meta de produção. Esse
planejamento deve ser executado de forma eficiente, com
acompanhamento próximo de um gestor.

Ao final, é importante checar a qualidade da safra e implementar novas

ações, caso seja necessário, garantindo mais qualidade na produção
agrícola e nos produtos que chegam ao prato dos consumidores.

Estudos
E nem só no contexto corporativo é possível ver os resultados dessa
metodologia. O PDCA também pode ser aplicado aos estudos, sendo
uma ferramenta para aprimorar a rotina.

Estabeleça suas metas de estudo e a metodologia de estudo,

priorizando quais disciplinas devem ser estudadas e quais são os
conteúdos iniciais, médios e especializados.

Estude as matérias definidas, coloque em prática o plano e registre o que

está aprendendo. Lembre-se de analisar os resultados por meio de testes
e de aprimorar continuamente essa rotina.

Quais são as boas práticas ao implementar

um ciclo PDCA?
Para que o ciclo PDCA na empresa alcance melhores resultados, é
importante seguir algumas boas práticas da implementação desse
método.
Capacitação dos funcionários
Promova a capacitação das equipes, para que todos estejam alinhados
ao novo modelo de trabalho. Essa é uma mudança na cultura
organizacional e deve fazer parte das comunicações regulares e da forma
de trabalho da empresa como um todo.

Recorrência de utilização do ciclo

O PDCA deve fazer parte da rotina da empresa e ser utilizado como
método recorrente de melhoria. Como já dissemos, o método não é
linear, mas circular e deve estar em constante utilização para promover
os resultados esperados.

Coleta de resultados
Faça a coleta dos resultados a cada ciclo e avalie o desempenho da
empresa. A partir dessa análise é possível propor novos pontos de
organização e inovação.

Confira nosso gráfico sobre boas práticas de coleta de dados.

Como o PDCA e o 5W2H podem funcionar

juntos?
O 5W2H é um método que se baseia em perguntas e respostas para a
execução das atividades:

What: o que precisa ser feito?

Why: por que a ação é necessária?
Where: onde realizar a atividade?
When: quando e com qual prazo?
Who: quem executa?
How: como será realizado?
How much: quanto custa?

O PDCA e o 5W2H são complementares e podem ser implementados de

forma conjunta, para potencializar os resultados.

Enquanto o PDCA é aplicado em processos que exigem mudança, o

5W2H funciona em situações que envolvam alguma ação.

Além disso, é possível integrar os dois métodos, já que os gestores

podem usar as 7 perguntas já mencionadas neste tópico na fase de
planejamento do PDCA, tornando essa metodologia ainda mais eficiente.

Saiba mais sobre o 5W2H e como ele deve ser aplicado na empresa.

PDCA: Exemplos
Para que o significado de PDCA fique mais claro, podemos mostrar, de
forma simplificada, um exemplo de problema resolvido com PDCA. Trata-
se do desenvolvimento de uma nova embalagem de shampoo.

Ao identificar que os clientes não estão satisfeitos com a embalagem

porque parte do produto é desperdiçada, a empresa de cosméticos
poderia:

1. Reunir a equipe de desenvolvimento de produtos, P&D e coletar as

informações trazidas pelo time de atendimento. Daí, planejar uma
nova embalagem que atenda às expectativas dos clientes e evite o
desperdício.
2. Com um plano de ação definido, com prazos, metas e responsáveis,
passa-se à produção de fato da embalagem.
3. Com os dados coletados na fábrica, como valor de matéria-prima
utilizada, tempo de produção e outros, a equipe controla o processo e
verifica os resultados. Nesse momento, a nova embalagem é lançada
e novos feedbacks são coletados dos clientes.
4. Com todas as informações reunidas, analisa-se o desempenho e
novas soluções são sugeridas para mais um aprimoramento,
iniciando um próximo ciclo.

Por que mapear processos?

Mapeamento de processos nas empresas: por que fazer?

Tecnologia e PDCA
Já utilizado há muitos anos, o ciclo PDCA pode ser considerado a
simplificação de várias outras metodologias que buscam melhoria
contínua. É o caso do ciclo de melhoria contínua do BPM.

Uma empresa focada no Gerenciamento de Processos de Negócio está

constantemente e sucessivamente em planejamento, mapeamento,
execução, documentação, monitoramento e refinamento dos seus
processos. Poderíamos dizer que é um método PDCA mais complexo e
pormenorizado.

Com o uso de um sistema de BPM (BPMS), é possível automatizar essas

etapas e aplicar o método PDCA em toda a cadeia da empresa,
otimizando os processos de ponta a ponta.

Um exemplo que envolve PDCA e tecnologia seria um plano de ação para

reduzir o uso de papel pela empresa:

Nesse caso, analisamos o problema e traçamos como plano de ação a

implantação de um sistema de ECM (Gestão de Conteúdo) e é
priorizado um processo para ser usado como início.
 Após definida a necessidade de um sistema ECM, inicia-se a etapa de
implantação desse sistema.
Após implantado, temos o uso do sistema com os processos que
antes geravam um volume de papel, agora gerando dados no
sistema, como, por exemplo, um processo de funil de vendas que
termina em uma contratação e é gerado um contrato assinado. O
contrato normalmente seria armazenado em uma pasta física, mas,
com o sistema, já será armazenado automaticamente.
Ao final do ciclo são analisados os resultados obtidos com a
implementação do sistema, são vistas novas oportunidades em
outros processos e também melhorias que podem ocorrer nesse.

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Bárbara Diniz
Account Manager na SYDLE, com certificações CBPP e Green
Belt. Com mais de uma década de experiência em gestão por
processos, é Delegada Regional da ABPMP em Minas Gerais,
onde contribui ativamente para a educação na área de gestão
de processos.

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