UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACU

PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE COD: PS 04
PROCEDUR DE SISTEM

RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele i numele Reprezentantul Managementului Elaborat EDIIA: 2 Prof. univ. dr. ing. Gheorghe PINTILIE ef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE REVIZIA: 0 1 2 3 4 5

Semntura

EXEMPLAR NR.:

Intr n vigoare ncepnd cu data de 02.02.2012, prin aprobarea n edina Senatului Universitii Vasile Alecsandri din Bacu.

PREZENTA DOCUMENTAIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITII VASILE ALECSANDRI DIN BACU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FR APROBAREA SCRIS A EMITENTULUI ESTE INTERZIS, CONFORM LEGII 8/1996. - Document controlat F 01.07/Ed.1

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS 04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 1/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

LISTA REVIZIILOR
Simbol revizie Ediie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Paragr. Coninutul reviziei Elaborat Responsabiliti Verificat Aprobat

F 02.07/Ed.1

Fiier SIM/MSIM/Lista reviziilor PS04

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 2/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

1.

SCOP Prezenta procedur stabilete modul de identificare, eviden, acces, actualizare i comunicare a prevederilor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie, n toate domeniile asociate proceselor, serviciilor i produselor, a funcionrii sistemului de control intern i a elementelor sale, precum i evaluarea periodic a conformrii cu acestea.

2 3

DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplic tuturor proceselor desfurate n Universitate. DOCUMENTE DE REFERIN MSIM-01 Manualul Sistemului Integrat de Management Calitate, Mediu, Sntate i Securitate Ocupaional i Responsabilitate Social; MSMSA-01 Manualul Sistemului de Management al Siguranei Alimentului; SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine; SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 n domeniul educaiei; SR EN ISO 14001: 2005 Sisteme de management de mediu. Cerine cu ghid de utilizare; SR ISO 14050: 2010 Management de mediu. Vocabular; SR OHSAS 18001: 2008 Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale. Cerine; SR OHSAS 18002:2009 Sisteme de management ale sntii i securitii ocupaionale. Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001: 2007; SA 8000:2008 Certificarea sistemelor de management al responsabilitii sociale; SR EN ISO 22000:2005 - Sisteme de management al siguranei alimentelor Cerine pentru orice organizaie din lanul alimentar; SR ISO/TS 22004:2005 - Sisteme de management al siguranei alimentului. Recomandri de aplicare pentru ISO 22000:2005; SR EN ISO 22005:2007 - Trasabilitatea n lanul alimentar. Principii generale i cerine fundamentale pentru proiectarea i implementarea sistemului; Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 853/2004 de stabilire a normelor specifice de igien privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 2073/2005 privind criteriile microbiologice pentru produsele alimentare; Legea nr.150 din 2004 - privind sigurana alimentar; Hotrre nr. 924 din 11/08/2005 privind aprobarea Regulilor generale pentru igiena produselor alimentare; Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; R-01.03 Codul de etic al Universitii; R-01.01 Regulamentul de organizare i funcionare al Universitii;

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 3/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

R-01.02 . Regulamentul de organizare intern al Universitii; Legea 1/2011 Legea educaiei naionale; Legea 128/1997 privind statutul cadrelor didactice, completat; HG nr. 1175/2006 privind organizarea studiilor universitare de licen i aprobarea listei domeniilor i specializrilor din cadrul acestora; OMEdC 3617/2005 privind aplicarea generalizat a Sistemului european de credite transferabile; Legea educaiei fizice i sportului, 69/2000; Legea cercetrii, 324/2003; Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare; Legea 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, completat; Legea 87/2006 privind asigurarea calitii n nvmnt; HG 88/2005 privind organizarea studiilor universitare de licen; H.G. 567/15.06.2005 privind organizarea i desfurarea studiilor universitare de doctorat; H.G. 1169/29.09.2005 pentru modificarea H.G. 567/2005 privind organizarea i desfurarea studiilor universitare de doctorat; HG 238/2000 privind evaluarea performanelor individuale ale personalului didactic din nvmntul superior; OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; Standarde specifice i proceduri ARACIS. Hotrrea nr. 924 din 11/08/2005 privind aprobarea Regulilor generale pentru igiena produselor alimentare. Legea nr. 75 /1996 privind stabilirea zilelor de sarbatoare legala in care nu se lucreaza Ordonanta de urgenta nr. 136/1999 pentru modificarea si completarea Legii nr. 130/1999 privind unele masuri de protectie a persoanelor incadrate in munca Hotararea de guvern nr. 935/1999 privind stabilirea conditiilor in care pot presta munca persoanele care nu incheie contracte individuale de munca si modul de utilizare a sumelor reprezentand comisionul perceput de inspectoratele teritoriale de munca, respectiv de directiile generale de munca si protectie sociala. Legea nr. 156/2000 privind protectia cetatenilor romani care lucreaza in strainatate Ordonana nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare*) Republicare 2007 Instruciune nr. 1 din 5 martie 2003 referitoare la obligaiile angajatorilor sau reprezentanilor acestora, precum i ale autorilor, realizatorilor de anunuri publicitare i reprezentanilor acestora cu privire la condiionarea prin anun i/sau concurs a ocuprii unui post, precum i publicarea acestor anunuri Legea nr.203/2000 pentru ratificarea Conveniei ILO nr.182/1999 Legea nr.196/2003 pentru prevenirea si combaterea pornografiei Legea 25/2004 pentru aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 96/2003 privind protectia maternitatii la locurile de munca. Hotararea de guvern nr. 938/2004 privind conditiile de infiintare si functionare precum si procedura de autorizare a agentului de munca temporara.

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 4/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Legea nr. 343/2004 pentru modificarea si completarea OUG 102/1999 privind protectia speciala si incadrarea in munca a persoanelor cu handicap Legea nr. 25/2004 pentru aprobarea O.U.G. nr. 96/2003 privind protectia maternitatii la locurile de munca Hotararea de guvern nr. 290/2004 pentru modificarea si completarea H.G. nr. 247/2003 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor HOTRRE nr. 617 din 21 aprilie 2004 privind nfiinarea i organizarea Comitetului naional director pentru prevenirea i combaterea exploatrii copiilor prin munc Legea nr. 272 din 21 iunie 2004 privind protecia i promovarea drepturilor copilului LEGE nr. 27 din 5 martie 2004 privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 77/2003 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare Legea nr.381/2004 privind unele msuri n domeniul prevenirii i combaterii traficului i consumului de droguri Legea nr.211/2004 privind protecia victimelor infraciunilor de violen HG nr.1295/2004 privind Planul Naional pentru Prevenirea i Combaterea Traficului de Copii HG nr.1769/2004 privind Planul Naional de Aciune pentru Eliminarea Exploatrii prin Munc a Copiilor Legea nr. 279/2005 privind ucenicia la locul de munca HG nr.1584/2005 privind nfiinarea, structura i funcionarea Ageniei Naionale mpotriva Traficului de Persoane, modificata si completata prin HG nr.1083/2006 HG nr.73/2005 privind Strategia Naional mpotriva consumului de droguri 20052012 Hotararea nr. 234/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr. 279/2005 privind ucenicia la locul de munca Legea nr. 340/2006 pentru modificarea si completarea Legii nr. 202/2002 privind egalitatea de sanse intre femei si barbati Legea nr. 67/2006 privind protectia drepturilor salariatilor in cazul transferului intreprinderii, al unitatii sau al unor parti ale acestora Hotararea nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor Legea nr. 324 din 14 iulie 2006 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de sanse intre femei si barbati (REPUBLICATA) HG nr. 335/2007 privind Mecanismul Naional de identificare i referire a victimelor traficului de persoane Legea nr. 130/1999 privind unele msuri de protecie a persoanelor ncadrate n munc (REPUBLICATA) Ordonana nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare*) - Republicare

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 5/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Ordin nr. 286 din 29 august 2007 privind aprobarea Strategiei naionale de implementare a msurilor de prevenire i combatere a discriminrii (2007-2013) HG 355 / 2007 privind supravegherea sanatatii lucratorilor HG 600 / 2007 privind protectia tinerilor la locul de munca Ordonan nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare (Republicata) Ordonan de urgen nr. 126 din 8 octombrie 2008 privind modificarea i completarea unor acte normative n vederea eliminrii legturilor dintre nivelul drepturilor acordate din bugetul asigurrilor pentru omaj i nivelul salariului de baz minim brut pe ar i al stabilirii msurilor de aplicare a unor regulamente comunitare Lege nr. 258 din 4 noiembrie 2008 pentru modificarea i completarea Legii nr. 346/2002 privind asigurarea pentru accidente de munc i boli profesionale Ordonan de urgen nr. 61 din 14 mai 2008 privind implementarea principiului egalitii de tratament ntre femei i brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii HOTRRE nr. 76 din 23 ianuarie 2008 pentru modificarea i completarea Hotrrii Guvernului nr. 617/2004 privind nfiinarea i organizarea Comitetului naional director pentru prevenirea i combaterea exploatrii copiilor prin munc Legea nr. 62 din 1 aprilie 2009 pentru aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 61/2008 privind implementarea principiului egalitii de tratament ntre femei i brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii 4.1 Definiii Prevederi legale: prevederi legale referitoare la calitate, mediu, sntatea i securitatea ocupaional, responsabilitate social i sigurana alimentului: legi, ordonane, hotrri de guvern, standarde, ordine ministeriale, acreditri, certificri ale organizaiei, procese-verbale ale edinelor Biroului senat i ale Senatului; Lege: norm (act normativ) cu caracter obligatoriu, stabilit i aprat de puterea de stat; Norm: regul, dispoziie etc., obligatorie, fixat prin lege sau prin uz; Partea interesat: persoan sau grup preocupat sau afectat de performana organizaiei; Cerin: nevoie sau ateptare care este declarat, implicit sau obligatorie; Controlul: parte a managementului, concentrat pe ndeplinirea cerinelor referitoare la calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social i sigurana alimentului; Conformitate: ndeplinirea unei cerine; Control intern ansamblul politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre managementul i personalul Universitii, n vederea: atingerii obiectivelor ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe, a politicilor i a regulilor managementului; protejarea bunurilor i informaiilor;

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 6/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

prevenirea i depistarea fraudelor i greelilor; calitatea documentelor (inclusiv a celor de contabilitate) i producerea n timp util de informaii de ncredere referitoare la segmentul financiar i de management; Riscurile evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor; Activiti de control observarea, compararea, supervizarea, examinarea, separarea funciilor i monitorizarea; Frauda orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu: utilizarea sau prezentarea de declaraii ori documente false, incorecte sau incomplete, necomunicarea unei informaii prin nclcarea unei obligaii specifice, utilizarea nepotrivit sau incorect a fondurilor comunitare, a celor de cofinanare sau a celor provenite din contracte; fraud intelectual; Integritate sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care servete drept cauz n conduita omului: onestitate, cinste, probitate; Securitate absena unor riscuri de vtmare inacceptabile; Securitate i Sntate Ocupaional (S.S.O.) condiii i factori care afecteaz sau ar putea afecta starea de sntate i securitate a angajailor sau a altor lucrtori (inclusiv personal temporar angajat i personal subcontractant), a vizitatorilor sau a oricrei alte persoane aflate la locul de munc. Loc de munc Orice locaie fizic n care se desfoar activiti legate de munc sub controlul organizaiei. 4.2 Abrevieri RM Reprezentantul managementului; DM Departament de management; RCMSSO Responsabil pentru calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional; SIM Sistem Integrat de management calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional; MSIM Manualul sistemului integrat de management calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional; MSMSA Manualul sistemului de management al siguranei alimentului CMSSO Calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional; RMSSO Responsabilul de mediu, securitate i sntate ocupaional; RSMSA Responsabil sistem de management sigurana alimentului MO Monitorul oficial al Romniei; MECTS Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului; ISCIR Inspecia de stat pentru cazane i instalaii de ridicat; CEACU - Comisia de evaluare i asigurare a calitii n Universitate; MFP - Ministerul Finanelor Publice; UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu; DGA - Direcia General Administrativ. SRU Serviciul Resurse Umane

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 7/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

5 5.1

DESCRIEREA ACTIVITII Identificarea cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie UB asigur respectarea cerinelor legale i a altor cerine la care subscrie prin: - achiziionarea coleciei complete a Monitorului oficial, n partea I; programul informatic Legis; abonarea la reviste de specialitate; consultarea site-urilor organismelor de reglementare etc. Prin studierea lunar a Monitorului oficial, RMSSO i RSMSA din UB identific prevederile legale noi, modificri, actualizri, republicri, abrogri ale acestor cerine legale referitoare la MSSO i MSA, alte cerine la care Universitatea subscrie i instruiete RCMSSO din compartimente i personalul din cadrul cantinei. Informaia privind legislaia aplicabil cuprinde referirea exact la Monitorul oficial i la numrul i denumirea prevederii legale. Aplicarea n cadrul compartimentului a acestor prevederi cade n sarcina RCMSSO i RSMSA, care la nevoie solicit textul prevederii legale n copie xerox sau apeleaz programul Legis, precum i alte prevederi cuprinse n procesele-verbale ale Senatului, Birou Senat, Consiliu Facultii, DGA, etc. Juristul identific cerinele legale noi, modificri, actualizri, republicri, abrogri ale acestora, prin: - consultarea Monitorului oficial i a programului informatic Legis; - abonament la reviste de specialitate. Autorizaiile, certificatele, notificrile, acordurile, avizele necesare sunt obinute de la autoritile competente. Deoarece autorizaiile, certificatele, notificrile, acordurile, avizele de MSSO i MSA reprezint personalizarea legislaiei de MSSO i MSA la condiiile UB, RMSSO i RSMSA transmite ctre conductorii compartimentelor UB cerinele actelor reglementate ale cror rezolvare i monitorizare cad n sarcina acestora. Orice reactualizare a legislaiei n domeniu care atrage atribuii i responsabiliti ale compartimentelor este adus la cunotina acestora de RMSSO i RSMSA. Fiecare compartiment care deine autorizaii, certificate, notificri, acorduri, avize le nregistreaz n Lista acordurilor, autorizaiilor i licenelor, F 368.10.

5.2.

Analiza cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie RMSSO, RSMSA i CEACU analizeaz cerinele legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului i identific aria de aplicabilitate a acestora, n funcie de activitile desfurate, de aspectele de mediu identificate i de riscurile asociate pe fiecare compartiment. n urma analizei se elaboreaz Lista cerinelor legale i alte cerine la care Universitatea subscrie (Lista documentelor externe/interne), F 07.07, ce este structurat pe fiecare compartiment.

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 8/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

5.3.1. Identificarea modului de aplicare a cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie RCMSSO, RSMSA i CEACU consult Lista cerinelor legale i alte cerine la care Universitatea subscrie, F 07.07 i identific, dup caz, n funcie de contextul cerinei: tematica necesar a fi inclus n programele de instruire i de contientizare a personalului; procedurile i instruciunile care trebuie s fie elaborate i implementate pentru aplicarea cerinelor legale i reglementate de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului i a altor cerine aplicabile; necesitile de revizuire a programului de monitorizare i msurare a performanelor de mediu, SSO i a performanelor proceselor (conform PS 07 Monitorizarea i msurarea performanelor); necesitile de revizuire a planurilor de aciune n cazul situaiilor de urgen i a capacitii de rspuns (conform PS 06 Pregtirea pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns); - necesitile de obinere/revizuire a acordurilor/avizelor/autorizaiilor solicitate; modificarea deciziilor existente i emiterea altora, precum i revizuirea fielor de post; - alte msuri de implementare. RCMSSO i RSMSA transmite DM informaiile referitoare la necesitile de instruire i contientizare, respectiv documentare. DM mpreun cu SRU actualizeaz Programul anual de instruire, formular cod F 356.10, cu tematicile identificate ca fiind necesare pentru implementarea cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social i se realizeaz instruirea/ contientizarea conform procedurii Competen, instruire, contientizare i control, cod PS 08. RM actualizeaz planul de documentare/actualizare documente SIM n conformitate cu necesitile de documentare derivate din Registrul cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i alte cerine aplicabile, cod F 370.10. RMSSO actualizeaz programul de monitorizare i msurare n conformitate cu necesitile identificate la analiza cerinelor de mediu, sntate i securitate ocupaional i alte cerine. RMSSO actualizeaz planurile de aciune n caz de urgen corespunztor necesitilor identificate la analiza cerinelor de mediu, de sntate i securitate ocupaional aplicabile. RM analizeaz necesitile de alocare a resurselor umane pentru implementarea cerinelor legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i al altor cerine aplicabile i propune emiterea deciziilor de numire respective. Se revizuiesc fiele de post ale personalului numit ca urmare a deciziilor emise i se comunic rolurile, responsabilitile i autoritile nou create n cadrul sistemului.

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 9/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

5.3.2. Evaluarea conformrii cu prevederile legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, sigurana alimentului i alte cerine aplicabile Conformitatea cu prevederile legale i alte cerine aplicabile reprezint cerina minim a demonstrrii performanei de calitate, de mediu, de sntate i securitate ocupaional, sigurana alimentului a funcionrii sistemului de control intern i a elementelor sale n UB i este un principiu director al politicii Universitii. Conform punctelor 5.1, 5.2. i 5.3, conductorii compartimentelor (inclusiv financiar-contabilitate), actualizeaz periodic Lista documentelor externe/interne, RMSSO i RSMSA actualizeaz periodic Registrul prevederilor legale i a altor cerine legale aplicabile, cod F 371.10, iar RM mpreun cu DM, CEACU i RMSSO actualizeaz Registrul cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului i alte cerine aplicabile, cod F 370.10. Evaluarea conformrii se realizeaz i prin controale periodice. Rectorul aloc resursele necesare asigurrii conformitii cu prevederile legale n vigoare i cu alte cerine aplicabile. Atunci cnd este cazul, se revizuiesc obiectivele Universitii i programul de management calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului. Verificarea periodic a respectrii prevederilor legale i a altor cerine aplicabile aspectelor de mediu semnificative i riscurilor rezultate din activitile UB, se face prin audituri interne de ctre auditori interni (certificai), n baza Programului de audit intern, formular F 11.07, i este inclus n toate auditurile SIM i SMSA, conform procedurii de sistem Audit intern, PS 02. Auditorul-ef se asigur c auditorii sunt instruii i competeni pentru a verifica dac: - este asigurat accesul la cerinele legale; - cerinele legale sunt nelese de personal; - procedurile operaionale/instruciunile de lucru/ criteriile de operare asigur conformitatea; - nregistrrile demonstreaz conformitatea; - se cunoate cum se acioneaz n situaiile de urgen; Conformitatea cu prevederile legale i cu alte cerine aplicabile se evalueaz i cu ocazia controalelor interne programate sau neprogramate; acesta se poate completa cu noi criterii de evaluare a conformitii. Neconformitile fa de prevederile legale i problemele care afecteaz conformitatea pot fi descoperite prin audit intern/control sau n mod independent de audit/ inspecie. Neconformitile fa de prevederile legale i problemele care afecteaz conformitatea de MSSO i SA, descoperite cu ocazia auditurilor interne, se trateaz conform procedurii de sistem Controlul produsului i serviciului neconform, neconformiti, aciuni corective i preventive, cod PS 03 i Controlul produsului potenial nesigur PS 14. Neconformitile fa de prevederile legale i problemele care afecteaz conformitatea de mediu, SSO, SA i cele de responsabilitate social sunt tratate cu prioritate.

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 10/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Pentru neconformiti legate de nerespectarea cerinelor legale se stabilesc i se implementeaz aciuni corective i aciuni preventive. efii compartimentelor implicate implementeaz aceste aciuni corective i preventive n aria lor de responsabilitate. RM/DM/RMSSO/RSMSA/ Auditorul-ef, dup caz, se asigur de tratarea corespunztoare a conformitii cu prevederile legale i alte cerine nainte de a semna Raportul de audit, formular F 13.07, sau Raport de neconformitate, aciune preventiv, aciune corectiv, cod F 14.07. RM/DM raporteaz n cadrul analizei managementului performana de mediu i SSO, realizat conform procedurilor de sistem: Monitorizarea i msurarea performanelor cod PS 07, Comunicare, participare i consultare cod PS 09, i conformitatea cu prevederile legale i alte cerine aprute. Disfuncionalitile sau alte probleme identificate de controlul intern se rezolv operativ prin stabilirea de msuri corective. Verificarea rezolvrii acestora asigur realizarea obiectivelor. Monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a sistemelor proprii de control intern/managerial se fac de ctre o comisie numit prin DECIZIA RECTORULUI. Sarcinile i responsabilitile acestei comisii sunt precizate n Regulamentul de organizare i funcionare a acesteia. Evaluarea eficacitii controlului intern/managerial se face prin analiza modului n care obiectivele stabilite prin programele de management au fost realizate. La baza acestei analize va sta i Raportul Comisiei pentru finanare, care funcioneaz n baza Regulamentului R-04.03, precum i rapoartele Auditului public intern (PO-API- 01).

6
6.1

RESPONSABILITI
Rector Supune aprobrii Senatului deciziile privind alocarea de resurse umane pentru implementarea cerinelor legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social i a altor cerine aplicabile; Asigur resursele financiare pentru implementarea cerinelor legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i a altor cerine aplicabile; Asigur cadrul necesar funcionrii funciei de evaluare a controlului intern; Asigur verificarea i evaluarea funcionrii sistemului de control intern i a elementelor sale. Reprezentantul Managementului Analizeaz, mpreun cu DM, CEACU, RMSSO i RSMSA, prevederile legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului identificate i alte cerine aplicabile, identific aria de aplicabilitate a acestora n funcie de activitile desfurate, de aspectele semnificative de mediu i a riscurilor identificate; ntocmete, mpreun cu DM, IMSSO, CEAUC, RMSSO i RSMSA Registrul cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului i al altor cerine aplicabile, model cod F 370.10.

6.2

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 11/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

SCHEMA LOGIC A PROCEDURII Alocare resurse

Implementare cerine

Monitorizarea aplicrii cerinelor legale i altor cerine

DA Exist neconformitate fa de cerinele legale i alte cerine

Aciuni preventive/ corective

NU Raportare conformitate, ctre RECTOR Implementare aciuni corective/ preventive

STOP

6.3

Departament de Management centralizeaz prevederile i cerinele de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului identificate; nregistreaz i actualizeaz prevederile legale de MSSO n Registrul prevederilor legale i al altor cerine aplicabile, F 371.10, pe tip de legislaie: de mediu, de SSO, de SA, de RS; anun prin sistem electronic conductorul compartimentului unde are aplicabilitate legislaia respectiv de MSSO;

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 12/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

centralizeaz Lista acordurilor, autorizaiilor i licenelor, cod F 368.10, i o actualizeaz ori de cte ori apar modificri sau acte noi; analizeaz, mpreun cu RM, prevederile legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate sociala, siguranta alimentului identificate i alte cerine aplicabile i identific aria de aplicabilitate a acestora, n funcie de activitile desfurate i de aspectele de mediu identificate; actualizeaz planul de documentare/actualizare documente SIM i SMSA n conformitate cu necesitile de documentare derivate din Registrele cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, responsabilitate social, sigurana alimentului i ale altor cerine aplicabile, model cod F 370.10. 6.4 RMSSO - ntocmete i actualizeaz Lista cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie (n domeniul su de responsabilitate), F 07.07; - actualizeaz Lista acordurilor, autorizaiilor i licenelor, F 368.10; - instruiete RCMSSO cu privire la modificrile identificate n legislaie; - transmite compartimentelor din UB prevederile i condiiile din actele de reglementare ale cror rezolvare i monitorizare cad n sarcina acestora; - aduce la cunotina compartimentelor orice modificare a actelor de reglementare i licen; - verific semestrial modul de completare la nivelul compartimentelor a Registrului prevederilor legale i al altor cerine aplicabile, F 371.10; - analizeaz mpreun cu RM, DM, CEAUC prevederile legale, identific aria lor de aplicabilitate i propune modalitatea practic de implementare; - instruiete o dat pe an personalul (lucrtorii) fiecrui compartiment din UB referitor la riscurile i evaluarea acestora, legislaia primar, instruciunile proprii de SSO, aspectele de mediu identificate; - responsabil ISCIR la nivelul Universitii. RCMSSO consult rubrica Mod de implementare din Registrul cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i al altor cerine, model cod F 370.01, i identific, dup caz, n funcie de contextul cerinei, noi necesiti; actualizeaz programul de monitorizare i msurare n conformitate cu necesitile identificate la analiza cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i alte cerine; actualizeaz planurile de aciune n caz de urgen corespunztor necesitilor identificate la analiza cerinelor de mediu, sntate i securitate ocupaional aplicabile n compartiment; transmite DM informaiile referitoare la necesitile de instruire i contientizare, respectiv documentare i decizii/ fie post; transmite modul de implementare a noilor prevederi de MSSO n cadrul compartimentelor, unde este cazul; ntocmete i actualizeaz Lista cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie (n domeniul su de responsabilitate), F 07.07.

6.5

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 13/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

6.6

RSMSA - ntocmete i actualizeaz Lista cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie (n domeniul su de responsabilitate), F 07.07; - actualizeaz Lista acordurilor, autorizaiilor i licenelor, F 368.10 necesare desfurrii activitilor cantinei; - instruiete eful cantinei cu privire la modificrile identificate n legislaie; - analizeaz mpreun cu RM, DM, CEAUC prevederile legale, identific aria lor de aplicabilitate i propune modalitatea practic de implementare; - instruiete o dat pe an personalul (lucrtorii) din cadrul cantinei referitor la riscurile i evaluarea acestora, legislaia primar, instruciunile proprii, aspectele identificate; DGA - instruiete toate structurile din subordine cu privire la modificrile aprute n legislaie; - ntocmete i actualizeaz Lista cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie (n domeniul su de responsabilitate), F 07.07. Secretarul ef UB - ntocmete i actualizeaz Lista cerinelor legale i a altor cerine la care Universitatea subscrie (n domeniul su de responsabilitate), F 07.07. Compartiment Juridic - asigur la cerere consiliere juridic. Serviciul resurse umane actualizeaz Programul anual de instruire cu tematicile identificate ca fiind necesare pentru implementarea cerinelor de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional; analizeaz necesitile de alocare de resurse umane pentru implementarea cerinelor legale de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i ale altor cerine aplicabile. ntreg personalul UB sesizeaz orice disfuncionalitate care ar pune n pericol realizarea obiectivelor stabilite, rectorului/RM/DM/RMSSO/RCMSSO/RSMSA sau efului compartimentului implicat, dup caz; sesizeaz orice neconformitate privind mediul, sntatea i securitatea ocupaional, responsabilitate social i sigurana alimentului precum i a celor de calitate, rectorului/RM/DM/RMSSO/RCMSSO sau efului compartimentului implicat, dup caz; respect toate prevederile din Codul de etic (R-01.03), ROF (R-01.01) i ROI (R-01.02) ale UB. Conductorii compartimentelor - asigur condiii de desfurare a controlului intern; - implementeaz coreciile pentru asigurarea conformitii;

6.7

6.8

6.9 6.10

6.11

6.12

PROCEDUR DE SISTEM PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 14/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

implementeaz i controleaz respectarea prevederilor legale i altor cerine aplicabile; ntocmesc nregistrri i trimit la RMSSO (DM) lista cu acordurile, autorizaiile i licenele pe care compartimentul trebuie s le dein, precum i completri, ori de cte ori apar modificri sau acte noi; - identific cerinele legale aplicabile n activitatea pe care o coordoneaz; - actualizeaz Lista cerinelor legale i a altor cerine aplicabile, F 07.07; verific semestrial modul de completare a Registrului prevederilor legale i al altor cerine aplicabile, F 371.10. 7 NREGISTRRI nregistrarea Registrul prevederilor legale i al altor cerine aplicabile Registrul cerinelor de MSSO i al altor cerine aplicabile Lista documentelor externe privind SMSA Lista acordurilor, autorizaiilor i licenelor Lista cerinelor legale i a altor cerine aplicabile (lista documentelor externe/interne) Raport de evaluare a conformrii cu cerinele legale i alte cerine (mediu i SSO) 8 Suportul Electronic F 371.10 Electronic F 370.10 Tiprit F 07.07/Ed.01 Hrtie F 368.10 Formular F 07.07 Completeaz DM/RMSSO/ RM/DM/RMSSO / CEACU RSMSA IMSSO Locul de pstrare DM/RMSSO Durata Pn la expirarea valabilitii actelor 3 ani 3 ani 3 ani

RMSSO DM.RSMSA DM

Pn la conductorii Compartimente expirarea compartimentelor RCMSSO valabilitii actelor Director DM DM Anual

Formular F 408.10

ANEXE - Anexa nr. 1: Model formular - Lista cerinelor legale i a altor cerine aplicabile, cod F 07.07 - Anexa nr. 2: Model formular - Registrul prevederilor legale i al altor cerine aplicabile, cod F 371.10; - Anexa nr. 3: Model formular - Lista acordurilor, autorizaiilor i licenelor, cod F 368.10 - Anexa nr. 4: Model formular - Registrul cerinelor de MSSO i al altor cerine aplicabile, cod F 370.10.

PROCEDUR DE SISTEM

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Anexa nr. 1 Model formular Lista cerinelor legale i a altor cerine aplicabile (lista documentelor externe/ interne) Nr. crt. 1 2 Denumire document Unde se pstreaz Data intrrii n eviden / Nume /Semntura pers. Aut. Data scoaterii din eviden / Nume / Semntura pers. aut. Observaii

F. 07.07/Ed.xx

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-04

PROCEDUR DE SISTEM

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Anexa nr. 2 Model formular Registrul prevederilor legale i al altor cerine aplicabile

Nr. crt.

Cine aplic

Denumire act normativ

Numr/ Dat Cerine de .

Modificri/ Completri

Loc publicare/ Emitent

Cerine de

F 371.10/ Ed.xx

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-04

PROCEDUR DE SISTEM

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Anexa nr. 3 Model formular Lista acordurilor, autorizaiilor i licenelor

Nr. crt. Universitate: 1. 2. 3. Compartiment: 1. 2. 3.

Denumire act

Numr/ Data

Emitent

Perioad de valabilitate

F 368.10/ Ed.xx

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-04

PROCEDUR DE SISTEM

Cod document PS-04 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

PREVEDERI LEGALE I ALTE CERINE APLICABILE, EVALUAREA CONFORMRII CU CERINELE LEGALE I ALTE CERINE

Anexa nr. 4 Model formular Registrul cerinelor de CMSSO i al altor cerine aplicabile

Titlul prevederii

Referina (mediu, SSO)

Compartiment UB

Modul de implementare

RM, (nume, prenume, semntura) .. F 370.10/Ed.xx

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-04