MICROSOFT PROJECT

MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project este un instrument informatic

pentru managementul proiectelor
folosit
pentru gestionarea proiectelor de complexitate
scazut , medie sau ridicat .
Prin acest instrument se pot planifica i urm ri
activit ile componente ale proiectului.
Figura 3.1.
Referitor la un proiect dat, MS Project stocheaz

datele referitoare la proiect in

propria baza de date (fi iere *.mpp) pentru a le folosi apoi la calculul i men inerea
planific rii proiectului i a costurilor, astfel ob inndu-se planul proiectului.
Facilit ile oferite de MS project sunt prezentate in figura de mai jos:

Facilit ile oferite de acest pachet software

de management se pot enumera:
Definirea de coduri proprii pentru crearea de structuri
proprii WBS (work breakdown structure) corespunz toare
companiei;
Definirea de date limit
activit ilor;

(deadline

dates) la nivelul

Definirea de calendare de lucru corespunz toare

resurselor ce particip la realizarea proiectului;
Definirea de resurse materiale
acestora.
Figura 3.2.

31

i calcularea costurilor

n procesul de definire a planului proiectului MS Project poate calcula i calcula

diverse programe de lucru, resurse, echipamente i costuri conform figurii de mai jos.

n procesul de definire a planul proiectului,

MS Project calculeaz i creeaz :

programe de lucru bazate pe informa iile furnizate

la nivelul activit ilor ce trebuie realizate;
resursele umane ce lucreaz n cadrul acestor
resurse umane;
echipamente i materiale necesare realiz rii activit ilor;

costurile implicate n proiect.

Figura 3.3.
MS Project p streaz informa iile introduse sub forma de cmpuri de date i pe baza
acestora calculeaz

alte date ale proiectului. Pentru o u oar

manipulare, aceste

cmpuri de date sunt prezentate sub form tabelar .

O reprezentare simplificat

a modului de rela ionare a informa iilor referitoare la

proiect este reprezentat n figura de mai jos.

32

Microsoft Project

Stocheaz toate datele referitoare la proiect sub form

de baze de date (format *.mpp)

Calculeaz
i men ine: planificarea
proiectului, costurile, etc.
Introducere
date precise

Planul proiectului

Plan precis

Views
Baza de date a
proiectului

Mijloace de
interogare

Tables
Filters

Figura 3.4.
Cu ct datele referitoare la proiect sunt mai precise cu att planul proiectului rezultat
va fi mai precis.
Planul proiectului se construie te pornind de la urm toarele informa ii:

Activit i

Durate

Dependen e

Resurse

Costuri

Planificarea activit ilor n MS Project se face pornind de la o serie de detalii

referitoare la acestea conform figurii:

33

Cum se face planificarea unei activit i

Dependen e (4 )

Constrngeri (8)

Planificarea unei activit i

ntreruperi

Munca necesar realiz. activit ii

DURATA

Efortul resurselor implicate

Figura 3.5.

Aplicatie practic :

Prezentarea aplica iei software Microsoft Project: lansare aplica ie, prezentarea
meniurilor, interfa a cu utilizatorul, moduri de lucru.

3.1. Lansarea programului MS Project

Lansarea programului MS Project:
din bara sistemului de operare Windows se face click pe butonul START apoi din
meniul Programs se alege Microsoft Project.

3.2. Interfa a MS Project

Dup lansare programul se prezint sub forma unei interfe e grafice conform figurii
de mai jos.

34

Microsoft Project

Meniuri text
Butoane
Zona tabelar
(introducere date)

Figura 3.6.
Ca n orice aplica ie Windows, se poate remarca o interfa

grafic

urm toarele zone principale: meniuri text, butoane ce reprezint

organizat

comenzi des

utilizate in program i o zon tabelar pentru introducerea datelor.

Comenzile aplica iei MS Project sunt grupate pe meniuri dup cum urmeaz :
File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Project, Window, Help.

35

4. Etapele managementului unui proiect n Microsoft

Project.
Planificarea proiectului: planificarea activit ilor, planificarea resurselor, planificarea
costurilor. Concepte specifice planific rii proiectelor: rela ii de dependen

ntre

activit i, tipuri de constrngeri, drumul critic etc.

Managementul unui proiect n MS Project presupune parcurgerea a trei etape

conform figurii:

ETAPE

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI

II. URMARIREA SI CONTROLUL PROIECTULUI

III. INCHIDEREA PROIECTULUI

Figura 4.1.

Realizarea fiec rei dintre aceste etape presupune parcurgerea a mai multor pa i
(sub-etape). Astfel, prima etap , etapa planific rii proiectului, cuprinde urm toarele
sub-etape:

36

Microsoft Project

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Definirea proiectului
Planificarea activit ilor
Planificarea resurselor
Planificarea costurilor proiectului
Planificarea standardelor de calitate i estimarea riscului
Planificarea sistemului de comunicare i securitate
Optimizarea planului proiectului
Distribuirea planului proiectului
Figura 4.2.

4.1. Definirea proiectului

Prin definirea proiectului se n elege parcurgerea urm torilor pa i:

In ierea proiectului:

Planificarea proiectului se poate ntinde pe o perioad de timp mare i poate implica

un num r mare de persoane de aceea este important ca n cadrul definirii proiectului
se stabileasc :
o Obiectivele
o Ipotezele (condi iile) de desf

urare a proiectului (factori adev ra i, reali sau

siguri)
o Constrngerile
Tot n etapa planific rii se preg te te i planul de management al scopului pentru a
se putea gestiona schimb rile referitoare la obiectivele proiectului.

Definirea rezultatelor proiectului

Presupune stabilirea produselor i serviciilor ce vor rezulta din proiect.

37

nceperea unui nou proiect n MS Project

Se refer la definirea datelor preliminare ale proiectului n MS Project: data de start a

proiectului, tipul planific rii (dup dat de start sau dup data de sfr it), calendarul
proiectului, unitatea de timp pentru duratele activit ilor, unitatea monetar
USD, EURO, etc). Tot n aceast etap se realizeaz

(LEI,

i salvarea fi ierului.

Stabilirea datei de nceput (sfr it) precum i a tipului de planificare a proiectului

(dup

data de nceput sau dup

data de sfr it) se seteaz

din fereastra Project

Information din meniul text Project.

Figura 4.3.

Detaliile ce privesc set rile generale ale proiectului se pot configura din fereastra
Options din meniul text Tools. De aici se pot configura parametrii referitori la:

modul de vizualizare a proiectului - sec iunea View:

o formatul de afi are al datei
o elemente referitoare la unitatea monetar folosit n proiect ($, EURO, LEI
etc.)

calendarul de lucru al proiectului sec iunea Calendar

o ziua de nceput a s pt mnii;
o luna de nceput a anului fiscal;

38

Microsoft Project

o ora implicit de start a unei zile lucr toare;

o ora implicit de sfr it a unei zile lucr toare;
o nr. de ore lucr toare pe zi/s pt mn /lun ;

planificarea proiectului sec iunea Schedule

o planificarea implicit

a activit ilor (dup

data de start a proiectului sau

dup data curent );

o unitatea de timp pentru panificarea duratei activit ilor (zile, ore, minute,
pt mni, luni)
o unitatea de timp pentru munca (zile, ore, minute, s pt mni, luni)
o tipul implicit al activit ilor (stabile te modul cum MS Project recalculeaz
cele 3 cmpuri rela ionate: work, duration i units).

Figura 4.4.

39

4.2. Definirea calendarului proiectului

Pentru definirea calendarului dup

care se va desf

ura proiectul se apeleaz

fereastra Change Working Time din meniul Tools.

Figura 4.5.
In aceast

fereastr

se poate modifica calendarul standard de desf

proiectului prin definirea zilelor lucr toare

urare a

i nelucr toare ale anului calendaristic i

definirea orelor lucr toare zilnice. De exemplu pentru stabilirea unei zile a anului ca
zi nelucr toare se selecteaz respectiva zi i se marcheaz ca fiind Nonworking time.
Pentru cazul n care n proiect exist activit i sau resurse (umane sau echipamente)
ce se desf

oar

dup

un alt calendar dect calendarul standard al proiectului,

atunci se pot defini alte calendare corespunz toare cerin elor specifice ale activit ii
sau resursei.
Pentru definirea unui nou calendar se apeleaz

comanda New si din fereastra nou

deschis se introduce numele noului calendar si se specific copia dup care se va

genera acest calendar.

Figura 4.6.
Se revine apoi la fereastra Change Working Time n care se definesc zilele
lucr toare i intervalul orar zilnic de munc al noului calendar.

40

Microsoft Project

4.3. Planificarea activit ilor

Definirea i introducerea listei de activit i
Pe baza datelor stabilite n etapa de definire a proiectului, rezult

cantitatea de

munc necesar care se poate transpune n faze i activit i. Se ob ine astfel lista de
activit i i organizarea acestora ierarhic pe faze. Acestea se introduc n MS Project
n coloana Task Name din tabelul de introducere a datelor Entry Table.
Ierarhizarea activit ilor pe etape (faze), sub-etape (sub-faze) etc., se realizeaz prin
intermediul butoanelor de indentare (indent i outdent) conform figurii:

Se selecteaz
activit ile

Se introduce lista
de activit i

2
Se ob ine
Lista de activit i
ierarhizat

Se apas butonul
de indentare

Figura 4.7.
Dup ce s-a terminat de introdus i ierarhizat lista de activit i, MS Project va afi a
aceast list n tabelul Entry Table sub o form vizual ce este facil de parcurs i
urm rit. De remarcat este faptul c activit ile (liniile tabelului) sunt numerotate prin
intermediul unei coloane de culoare gri. Num rul din dreptul fiec rei linii (activit i) se
nume te Task ID si reprezint num rul de identificare prin care respectiva activitate
se va putea rela iona cu alte activit i.

4.3.1. Estimarea duratelor activit ilor

Durata unei activit i reprezint
activit ii. Prin urmare dup

timpul de lucru activ necesar pentru ndeplinirea

ce s-a construit lista de activit i se poate trece la

introducerea duratelor acestora. Acest lucru se face prin introducerea n coloana

Duration a duratei fiec rei activit i, exprimat n unit ii de timp specifice desf
proiectului (EX: zile, ore, minute).

41

ur rii

Coloana
Duratelor Activitatilor

Figura 4.8.

4.3.2. Definirea activit ilor de tip Milestone

O activitate de tip Milestone este o activitate de referin
monitorizeaz

pentru proiect n care se

progresul proiectului. Orice activitate cu durata zero va fi definit

automat de MS Project ca activitate de tip Milestone.

De asemenea si activit ile ce au durate diferite de zero pot fi definite ca activit i
Milesone prin activarea op iunii Mark Task as Milestone din meniul Task Information,
sec iunea Advanced.

Se define te
activitate de tip
Milestone

Figura 4.9.
Situa ia n care o activitate de tip Milestone are o durat
exemplificat

diferit de zero poate fi

de cazul ncheierii fazei unui proiect ce se materializeaz

42

printr-un

Microsoft Project

proces de aprobare care poate dura cteva zile. Acest proces de aprobare se poate
planifica sub forma unei activit i de tip Milestone cu durat diferit de zero.

4.3.3. Estimarea duratelor activit ilor folosind analiza PERT

Analiza PERT (Program Evaluation and Review Technique): este
procesul de a evalua un probabil rezultat pe baza a 3 scenarii: in
cel mai bun caz, cazul a teptat, n cel mai r u caz. Acest rezultat
poate fi: durata, data de start, data de sfr it referitoare la o
activitate
Figura 4.10.
Pentru estimarea duratelor activit ilor se poate apela la analiza PERT prin care,
pentru fiecare activitate, se introduc duratele optimiste, pesimiste
baza acestora MS Project va calcula o medie ponderat
calcul se bazeaz
desf

i a teptate. Pe

a acestor durate. Acest

pe alocarea de ponderi pentru cele trei scenarii posibile de

urare: pesimist, optimist i a teptat. Astfel n mod implicit se atribuie ponderile:

4 pentru durata a teptat ,

1 pentru durata pesimist

1 pentru durata optimist

Suma trebuie sa fie mereu 6 (pentru respectarea distribu iei de probabilitate

Gaussiene 6 ). Pentru situa ii atipice aceste valori se pot modifica si prin urmare
calculul va fi ponderat n mod corespunz tor.
Pentru a se face o analiz

PERT in MS Project se activeaz

mai nti meniul cu

butoane corespunz tor. Din meniul text View, submeniul Toolbars se activeaz
op iunea PERT Analysis.
Se apeleaz

tabelul analizei PERT prin ap sarea comenzii PERT Entry Sheet

(primul buton din stnga din bara cu butoane PERT Analysis). In acest tabel se
introduc pentru fiecare activitate cele 3 durate: optimiste, pesimiste
Pentru situa ia n care proiectul se considera c
situa ia pesimist

se va desf

i a teptate.

ura mai aproape de

(optimist ) atunci se pot modifica ponderile de distribu ie altfel

dect implicit prin comanda Set PERT Weights (al doilea buton din stnga din bara
cu butoane PERT Analysis).

43

Butoanele pentru
analiza PERT

Durata calculat
Se introduc duratele pentru cele
3 situa ii: optimist , a teptat , pesimist

Figura 4.11.
Calculul duratelor pe baza analizei PERT se face prin comanda Calculate PERT (al
patrulea buton din stnga din bara cu butoane PERT Analysis).
Pentru revenirea la modul de lucru GANTT Chart se selecteaz din meniul text View
op iunea Gantt Chart.

4.3.4. ntreruperea unei activit i

Pentru situa ia n care o activitate trebuie ntrerupt

(nc

nu au sosit materialele

necesare activit ii, se folosesc acelea i resurse simultan cu o alt activitate, etc) se
apeleaz la comanda Split Task din meniul Edit si se marcheaz

cu mouse-ul n

diagrama Gantt pe bara activit ii, locul unde se dore te ntreruperea activit ii.
Activitate ntrerupt

Figura 4.12.

Crearea i definirea calendarelor pentru activit i

44

Microsoft Project

Pentru situa ia n care o anumit activitate se desf

oar altfel dect dup calendarul

standard al proiectului atunci pentru aceast activitate se va defini un calendar (vezi

capitolul ...) care se va atribui din meniul Task Information sec iunea Advanced

Definirea calendarului
pentru activitate

Figura 4.13.

Diagrama Gantt
O dat cu introducerea informa iilor n tabelul Gantt, in partea din dreapta tabelului se
va reprezenta automat
aceast

diagram

i diagrama corespunz toare numit

activit ile sunt reprezentate sub form

diagrama Gantt. n

de bare a c ror lungimi

sunt direct propor ionale cu duratele activit ilor. Cu alte cuvinte ntr-o diagram
Gantt se reprezint grafic activit ile n func ie de timp.
MS Project reprezint

diagramele Gantt

n diverse formate grafice, permi nd

afi area pe diagrame de diverse informa ii cum ar fi: numele activit ii, rela iile de
dependen

dintre activit i, resursele umane alocate pe activit i etc.

Figura 4.14.

4.3.5. Definirea dependen elor i constrngerilor

Dup

ce s-a introdus lista de activit i, dup

corespunz toare, urmeaz

se stabileasc

referitoare la aceste activit i.

45

ce s-au introdus duratele

dependen ele

constrngerile

4.3.6. Rela ii de dependen

ntre dou

ntre activit i

sau mai multe activit i se pot stabili rela ii de dependen . Acestea se

refer la leg turile logice ce se pot stabili ntre activit i referitor la amplasarea n
timp a acestora. Tipurile acestor rela ii de dependen

sunt prezentate n figurile ce

urmeaz .

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Planificarea activit ilor
Definirea dependen elor i constrngerilor
Dependen ele activit ilor se refer la natura relatiilor dintre dou
activit i corelate. MS Project con ine 4 tipuri de dependen e:

FINISH-START (SFR IT -NCEPUT)

START-START (NCEPUT -NCEPUT)

START-FINISH (NCEPUT - SFR IT)

FINISH-FINSH (SFR IT - SFR IT)

Figura 4.15.
Dac se reprezint activitatea cu o bar a c rei lungime este propor ional cu durata
acesteia, atunci reprezentarea acestor rela ii de dependen
explic conform figurilor.

46

pentru cele 4 tipuri se

Microsoft Project

FINISH-START (SFR IT - NCEPUT)

Activitatea B nu poate ncepe

pn cnd activitatea A nu se
termina

START-START (NCEPUT - NCEPUT)

Activitatea B nu poate ncepe

pn cnd activitatea A nu ncepe

Figura 4.16.

START-FINISH (NCEPUT - SFR IT)

A
Activitatea B nu se poate termina
pn cnd activitatea A nu ncepe

FINISH-FINSH (SFR IT - SFR IT)

A
Activitatea B nu se poate termina pn
cnd activitatea A nu se termina

Figura 4.17.

47

In func ie de modul de dispunere n timp a dou activit i ntre care s-a stabilit o
rela ie de dependen , se mai poate defini un parametru, s, ce se refer la
suprapunerea/nt rzierea dintre cele dou activit i. Semnifica ia acestuia este
prezentat n figura de mai jos.
SUPRAPUNEREA/NTRZIEREA ACTIVIT ILOR
Este o restric ie sau o limitare ce se poate impune datei de nceput sau
datei de sfr it a activit ii.
Lag time: ntrzierea dintre dou activit i ce au rela ii de
dependen
s>0
Lead time: suprapunerea dintre dou activit i ce au rela ii de
dependen
s<0

B
S>0

S<0

ntrziere lag time

Suprapunere lead time

Figura 4.18.

4.3.7.Definirea unei rela ii de dependen

ntre dou

activit i n MS

Project
Definirea unei rela ii de dependen

ntre dou

activit i se poate face rapid prin

introducea in coloana Predecessors a ID-ului (nr. de identificare activitate)

corespunz tor activit ii cu care se face rela ia de dependen .

Introducerea unei
dependen e ntre
activ. 1.2 i activ. 1.1

ID-urile activit ilor se folosesc la

specificarea dependen elor

Figura 4.19.
48

Microsoft Project

O alt metod pentru introducerea rela iilor de dependen

este din fereastra Task

Information sec iunea Predecessors conform figurii:

Figura 4.20.
Dup

cum se observ

se poate specifica

suprapunerea/ntrzierea.

Figura 4.21.

49

i tipul rela iei de dependen

O activitate poate avea una sau mai multe rela ii de dependen cu alte activit i.
Rela iile de dependen se stabilesc in func ie de semnifica ie fiec rei activit i i n
func ie de rolul acesteia n cadrul proiectului. Astfel poate rezulta o rela ionare ntre
activit ile proiectului ce se poate defini prin rela ii de dependen e. Pentru fiecare
rela ie de dependen se va stabili tipul acesteia ( adic unul din cele 4 tipuri).
Astfel dup

stabilirea rela iilor de dependen

pentru toate activit ile rezult

distribu ie logic a acestora n timp care ntr-o reprezentare Gantt arat ca n figura
de mai jos.
Pentru situa iile n care n proiect pot interveni evenimente externe proiectului atunci
aceste evenimente se pot rela iona cu activit ile proiectului prin definirea activit ilor
de tip Milestone.

4.3.8. Constrngerile
Constrngerea este o limitare ce se refer la data de nceput sau la data de sfr it a
unei activit i. n MS project se pot defini opt tipuri de constrngeri conform figurii.
Constrngerea se refer numai la o anumit activitate.

CONSTRNGEREA
Este o restric ie sau o limitare ce se poate impune datei de nceput sau
datei de sfr it a activit ii.

ASAP
As Soon As Possible

FNLT
Finish No Late Than

ALAP
As Late As Possible

SNLT
Start No Late Than

FNET
Finish No Earlier Than

MSO
Must Start On

SNET
Start No Earlier Than

MFO
Must Finish On

Figura 4.22.

Semnifica ia acestor constrngeri este explicitat n tabelul de mai jos.

50

Microsoft Project

Tipul

Impactul asupra

constrngerii

planific rii

Descrierea constrngerii
MS Project programeaz
posibil. Nici o alt

As Soon As
Possible

flexibil

impune. Aceast

activitatea cat mai devreme

restric ie referitoare la data nu se

tip de restric ie este implicit pentru

proiectele care sunt programate n raport cu o dat de

(ASAP)

nceput a proiectului.
MS Project programeaz
posibil. Nici o alt

As Late As
Possible

flexibil

impune. Aceast

activitatea cat mai trziu

restric ie referitoare la data nu se

tip de restric ie este implicit pentru

proiectele care sunt programate n raport cu o dat de

(ALAP)

sfr it a proiectului.
Aceast

constrngere indic

care aceast

data cea mai trzie la

activitate se ncheie. Activitatea se

poate ncheia mai devreme sau cel trziu la aceast

Finish No
Later Than

dat .
moderat

(FNLT)

Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o

dat

de sfr it a proiectului aceast

constrngere

este aplicat atunci cnd se indic o dat de sfr it a

activit ii.
Aceast

constrngere indic

data cea mai trzie la

care aceast activitate poate ncepe. Activitatea poate

ncepe mai devreme sau cel trziu la aceast dat .

Start No Later
Than

moderat

Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o

dat

(SNLT)

de sfr it a proiectului aceast

constrngere

este aplicat atunci cnd se indic o dat de start a

activit ii.
Aceast constrngere indic data cea mai devreme la
care aceast

nu se poate ncheia mai devreme sau de aceast

Finish No
Earlier Than
(FNET)

activitate se poate ncheia. Activitatea

moderat

dat .
Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o
dat

start a proiectului aceast

aplicat

atunci cnd se indic

activit ii.

51

constrngere este
o dat

de sfr it a

Tipul

Impactul asupra

constrngerii

planific rii

Descrierea constrngerii
Aceast constrngere indic data cea mai devreme la
care aceast activitate poate ncepe. Activitatea nu se
poate ncepe mai devreme sau de aceast dat .

Start No
Earlier Than

moderat

Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o

dat

(SNET)

start a proiectului aceast

aplicat

atunci cnd se indic

constrngere este
o dat

de start a

activit ii.
Must Start On
(MFO)

Aceast
Inflexibil

On

Inflexibil

data exact

la care

aceast activitate trebuie s nceap .

Aceast

Must Finish

constrngere indic

constrngere indic

data exact

la care

aceast activitate trebuie s se termine.

(MFO)

n MS Project constrngerile se poat defini din fereastra Task Information sec iunea
Advanced conform figurii.

Figura 4.23.

Dup cum se observ constrngerea se poate defini din cmpurile Constaint type i
Constraint date.

52

Microsoft Project

Dac planificarea proiectului se face dup data de start atunci n mod implicit toate
activit ile ce se vor defini vor avea constrngeri de tip As Soon As Possible.
Daca la o activitate se define te data de start atunci automat MS Project i aloc
constrngere de tip Start No Earlier Than .
Daca la o activitate se define te data de sfr it atunci automat MS Project i aloc
constrngere de tip Finish No Earlier Than .

4.3.9. Ad ugarea de informa ii suplimentare

Pentru cazul n care pentru o anumit activitate se dore te ad ugarea de informa ii
suplimentare, MS Project ofer

posibilitatea de scriere informa ii suplimentare n

sec iunea Notes, definirea de hyperlink-uri sau ata area de fi iere.

Introducerea de informa ii suplimentare pentru o activitate se poate face n sec iunea
Notes din fereastra Task Information

Figura 4.24.
Definirea unui hyperlink pentru o actvitate se face prin selectarea activit ii

i apoi

prin comanda Hypelink din meniul text Insert. Va apare o fereastr n care se poate
defini adresa c tre care se dore te a se face leg tura.

53

Figura 4.25.

4.4. Planificarea resurselor proiectului

Resursele pot fi persoane, echipamente sau materiale necesare ndeplinirii
activit ilor din proiect.
Etapa de planificare a resurselor cuprinde urm tori pa i:

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Planificarea resurselor
Estimarea necesarului de resurse
Definirea listei de resurse si a calendarelor de
lucru pe resurse

Alocarea/distribuirea resurselor pe proiecte

Alocarea resurselor pe activitati

Figura 4.26.

54

Microsoft Project

4.4.1. Estimarea necesarului de resurse

Dup identificarea scopului proiectului, definirea listei de activit i, definirea duratelor
activit ilor se pot face primele estim ri preliminare privind determinarea cerin elor i
identificarea resurselor cu care se pot ndeplini activit ile deja stabilite mai sus.
Estimarea i identificarea resurselor necesare ar trebui s fie rezultatul unui proces
n care s-au luat n calcul parcurgerea unor pa i de tipul:

Re-analizarea scopului i listei de activit i ale proiectului vor conduce la primele

estim ri privind resursele

Colectarea informa iilor referitoare la proiecte precedente similare prin studierea

bazei de date cu proiecte existent . Se pot analiza i face compara ii referitoare
la tipul i num rul resurselor folosite n alte proiecte.

Analizarea influen ei num rului de resurse asupra duratelor activit ilor. n

majoritatea activit ilor durata activit ilor este influen at

de num rul de resurse

alocat. De exemplu n activit ile de produc ie durata activit ii efectuate de o

persoan poate fi scurtat la jum tate daca se vor folosi dou persoane pentru
aceea i activitate.

Analiza influen ei capabilit ilor i experien ei resurselor umane disponibile. Astfel

n anumite situa ii o persoana cu experien
mai repede dect una cu experien

mai mare poate termina o activitate

mai mic .

Reactualizarea duratelor activit ilor. Pe m sur

ce se acumuleaz

informa ii

suplimentare privind alte proiecte similare se pot reactualiza estim rile pentru
anumite durate de activit i.

Identificarea tipurilor de resurse

i cantit ile necesare. Pe baza informa iilor

acumulate se identifica persoanele, echipamentele

i materialele necesare

cantit ile pentru fiecare dintre ele. Se identific de asemenea i condi iile reale n
care se pot folosi resursele umane lundu-se n calcul: disponibilitatea de
participare, experien a, capabilitatea, calitatea etc.

Validarea necesarului de resurse de c tre un expert. Prezentarea documenta iei

referitoare la necesarul de resurse mpreun cu estimarea duratelor unui membru
din colectiv experimentat

i calificat n vederea ob inerii unei confirm ri a

corectitudinii estim rilor realizate.

55

4.4.2. Definirea listei de resurse i a calendarului de lucru pe resurse

n acest stadiu se cunosc resursele necesare i se trece la introducerea informa iilor
referitoare la acestea n planul proiectului.
Pentru aceasta se activeaz tabelul resurselor. Acest lucru se face n MS Project prin
schimbarea modului de lucru n Resource Sheet din meniul text View.

Figura 4.27.
Dup cum se observ tabelul resurselor con ine mai multe informa ii referitoare la
resurse. Astfel la definirea unei resurse se pot introduce date referitoare la:

Resource Name - Numele resursei

Type - Tipul resursei: in MS Project se pot defini resurse de tip work pentru cazul
resurselor umane sau echipamente

i resurse de tip material pentru resurse

materiale.

Material Label pentru cazul resurselor materiale n acest cmp se precizeaz

unitatea de m sur (de ex. pentru ciment se va trece ca unitate de m sur

KG

sau Tona)

Initials ini iala numelui resursei

Group numele grupului din care face parte resursa. Pentru o manipulare mai
eficient

n baza de date a informa iilor referitoare la resurse, n acest cam se

poate face clasificare dup

grupul din care face parte resursa (Ex: Produc ie,

Proiectare, consumabile etc.)

Max. Units se refer

la n cazul resurselor umane sau de tip echipament la

capacitatea maxim la care resursa este disponibil pentru munc n perioada de

timp considerat . De exemplu o resurs poate fi disponibil

56

50%, 100%, 300%

Microsoft Project

din timpul de lucru total (full time). Pentru o persoan care munce te 8 ore pe zi i
este planificat n proiect cu Max. Units de 50% atunci acea persoan va putea
lucra in proiect maxim 4 ore pe zi. Pentru valori mai mari de 100% se n elege
faptul c

n proiect particip

mai multe resurse de acela i tip (300% pentru

resursa mecanic presupune folosirea a 3 mecanici).

Std. Rate se refer la rata standard de plat pe unitate de timp. Suma se refer
la calendarul de lucru normal al resursei respective.

Ovt. Rate se refer la rata de plat pe unitate de timp pentru cazul n care
resursa munce te n afara calendarului de lucru normal.

Cost/Use se refer la costul resursei la fiecare participare la vreo activitate. Nu

depinde de timpul lucrat.

Accrue At se refer

la alocarea costurilor resursei. La nceputul activit ii,

progresiv pe parcursul activit ii sau la sfr itul activit ii.

Base calendar se refer la calendarul normal dup care va participa n proiect o

anumit resurs .

Dup ce s-a activat tabelul resurselor se trece la introducerea datelor referitoare la

fiecare tip de resurs
constat

folosit n proiect. Pornind de la cele men ionate mai sus, se

este necesar ca resursele s

fie introduse pe categorii. Astfel pentru

resursele umane se vor identifica tipurile de persoane ce particip

n proiect.

Alocarea se va face inndu-se cont ca pentru o anumit resurs uman sa avem:

Aceea i calificare;

Acelea i costuri;

Acela i calendar de lucru:

Pentru u urin

n manipularea informa iilor legate de resurse se recomand

clasificarea resurselor folosindu-se cmpul Group.

Exist situa ii n care resursele umane definite n tabelul de resurse s fie identificate
chiar cu nume proprii de persoane (vom avea resurse umane Popescu, Ionescu
etc.).

4.4.3. Fereastra Rourse Information

Introducerea datelor referitoare la o anumit
celulele liniei tabelului Resource Sheet

57

resurs

se poate face completnd

sau prin activarea ferestrei Rource

Information corespunz toare resursei (dublu click pe linia resursei din tabel). Aceast
fereastr con ine patru sec iuni importante pentru introducerea datelor resursei:

sec iunea General - informa ii generale (numele resursei, e-mail, ini ial , grup,
cod, tip resurs , etichet etc.);

sec iunea Working Time alocarea calendarului resursei;

sec iunea Costs definirea costurilor resursei;

sec iunea Notes introducere de informa ii suplimentare (note)

Definire
calendar
resurs

Definire alte
informa ii

Figura 4.28.
Referitor la fereastra Costs trebuie s se fac men iunea c pentru resursa selectat
se pot defini mai multe rate de plat

corespunz toare sub-sec iunilor A, B, C....

Aceast situa ie corespunde celei n care o resurs este pl tit

diferit pe parcursul

proiectului n func ie de activit ile la care particip .

4.4.4. Alocarea/distribuirea resurselor pe proiecte

Este foarte rar cazul n care o resurs particip numai ntr-un singur proiect de cap la
sfr it

a avea alte responsabilit i. De aceea apare problema distribuirii

resurselor pe mai multe proiecte.

58

Microsoft Project

4.4.5. Alocarea resurselor pe activit i

Pentru a se aloca resursele pe activit i trebuie ca sa se activeze modul Gantt Chart
din meniul text View. Pentru fiecare activitate se pot aloca resursele fie prin
selectarea resurselor dorite din coloana Resouce Names fie din fereastra Task
Information sec iunea Resources.

Figura 4.29.
Astfel pentru o anumit activitate se pot aloca una sau mai multe resurse, pentru
fiecare din acestea putndu-se defini cantitatea (Units).
O dat cu alocarea resurselor pe activit i diagrama Gantt va indica n dreptul barei
fiec rei activit i

i informa ii legate de resursele ce vor realiza activitatea (numer

resursa, etc).

Figura 4.30.

59

4.5. Planificarea costurilor

Aceast etap cuprinde trei pa i conform figurii:

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Planificarea costurilor
Estimarea costurilor

Definirea i distribu ia costurilor

Preg tirea managementului de costuri

Figura 4.31.

4.5.1. Estimarea costurilor:

Prin estimarea costurilor se urm re te identificarea resurselor

i/sau a costurilor

necesare ndeplinirii activit ilor proiectului.

i n aceast situa ie este necesar o parcurgere succesiv de pa i logici cum ar fi:

Documentarea i analiza datelor similare din alte proiecte referitoare la costuri.

Introducerea datelor referitoare la costuri

Revizuirea costurilor planificate

Optimizarea costurilor

Introducerea datelor referitoare la costuri presupune completarea datelor dup cum

urmeaz :

Introducerea costurilor pentru resurse sub form de rate (standard sau nafara
calendarului standard de lucru) sau

sub form de costuri fixe cost-per-use (cnd pentru o resurse de tip work se aloc
un cost de fiecare dat

cnd resursa va fi utilizat

material costul este alocat f

iar pentru resurse de tip

in cont de unit i).

Aceste date referitoare la costuri se pot introduce direct din tabelul Reource Sheet
sau din fereastra Reource Information .

60

Microsoft Project

Introducerea costurilor pe activit i. Pentru situa ia n care se dore te alocarea unui

cost pe activitate atunci acest lucru este posibil din tabelul Cost activat din meniul
text View submeniul Table (modul de lucru Gantt Chart).

Figura 4.32.
Revizuirea costurilor planificate presupune trecerea n revist

a costurilor totale

afi ate dup diverse criterii:

Distribuirea costurilor pe activit i. n tabelul Cost din Gantt Chart se pot vizualiza
detalii referitoare la distribuirea costurilor pe activit i (figura de mai sus).

Distribuirea costurilor pe resurse. n tabelul Cost din Resource Sheet se pot

vizualiza costurile distribuite pe resurse conform figurii de mai jos.

Figura 4.33.
61

4.5.2. Definirea i distribuirea costurilor

Dup ce s-au introdus toate informa iile legate de costuri urmeaz salvarea acestor
informa ii sub form de buget al proiectului nainte ca acesta s fie urm rit sau s fie
gestionat. Astfel n aceast etap :

se adaug

note informative suplimentare referitoare la buget (se folosesc

sec iunile Notes de la Task Information, Rource Information);

se comunic bugetul altor persoane implicate;

se export

datele bugetare c tre alte aplica ii ce ar putea s

le foloseasc

(software financiar al companiei etc.);

4.5.3. Preg tirea managementului de costuri

Prin aceast etap se stabilesc:
Setarea datei de start a anului fiscal (Tools, Options sec iunea Caelndar);
Controlul metodelor de calcul legate de costuri. Se pot verifica i personaliza o serie
de op iuni legat de metodele de calcul ale costurilor din meniul Tools, Otions
sec iunea Calculation.

Figura 4.34.

62

Microsoft Project

Definirea metodei de acumulare a costurilor (la nceputul activit ii, progresiv sau la
sfr itul activit ii). Se poate controla urm rindu-se coloana Accrue At din tabelul
Resource Sheet.

4.6. Planificarea respect rii standardelor de calitate

i estimarea

riscurilor

4.6.1. Respectarea standardelor de calitate

n aceast etap se urm re te identificarea i aplicarea standardelor de calitate ce
trebuie respectate pentru atingerea tuturor cerin elor proiectului precum i modul n
care acestea afecteaz scopul proiectului. Prin acesta se n elege:

Aplicarea standardelor de calitate ale companiei. Se pleac

de la politica

referitoare la calitate a companiei.

Descrierea complet a produsului sau serviciului realizat de proiect. Prin aceasta

se identific astfel un set de elemente de referin

cu care se pot face compara ii

pe parcursul derul rii proiectului n vederea urm ririi dac s-au respectat sau nu
acestea.

Aplicarea standardelor de calitate referitoare la categoria de produs sau serviciu

n care se ncadreaz rezultatele proiectului.

Cum este afectat scopul de c tre cerin ele de calitate este una din problemele cheie
ale proiectului. Pentru aceasta trebuie luate n calcul urm toarele considera ii:

Impactul scopului asupra calit ii. Astfel se poate ajunge n situa ia ca s

reduc

scopul pentru a se atinge o anumit

dat

se

de sfr it sau pentru sa se

ncadra ntr-un anumit buget. O alt situa ie este aceea n care dup realizarea
planului proiectului s

se constate c

mai r mn bani

i timp. Pentru ambele

situa ii se poate schimba scopul proiectului. Oricum cnd se modific

trebuie urm rit

scopul

i calitatea. De obicei cnd se reduce scopul scade si calitate i

invers.

63

Schimbarea scopului activit ilor. De obicei cnd se modific scopul activit ilor se
elimin activit i sau se reduce durata acestora. Acest lucru poate afecta calitatea
pentru ca pentru realizarea unui anumit rezultat se aloc mai pu ine activit i sau
mai pu in timp.

Schimbarea calit ii resurselor. Dac se ncearc reducerea costurilor proiectului

atunci una din m suri poate fi nlocuirea resurselor mai scumpe cu resurse mai
ieftine. i acest aspect afecteaz caliatatea.

4.6.2. Identificarea i planificarea riscurilor

Dup ce un proiect ncepe, evenimente greu de anticipat pot crea riscuri noi pentru
derularea proiectului. De aceea planificarea pentru identificarea

i reducerea

riscurilor prsupune:

Preg tirea planurilor alternative (situa ii de urgen , neprev zute). Se are n

vedere elaborarea planurilor de gestionare a riscurilor (lista poten ialelor riscuri,
solu ii pentru reducere, care riscuri se pot ignora etc. ). Pornind de la acestea se
pot:
o Identificarea activit ilor cu risc ridicat
o Identificarea riscurilor referitoare la buget
o Identificarea riscurilor referitoare la resurse

Consultarea altor surse pentru identificarea riscurilor

Inserarea probabilit ilor de apari ie a riscurilor. n acest sens MS Project permite

definirea de cmpuri personalizate n baza de date a proiectului n care se pot
defini diverse formule de calcul referitoare la risc.

4.7.

Planificarea

sistemului

de

comunicare

securitate

al

proiectului
Aceasta presupune definirea de metode de comunicare cu membrii participan i ai
proiectului

i metode de inere la curent cu modific rile pe parcursul derul rii

proiectului. Se pot defini o multitudine solu ii n acest sens de la comunicare online

cu membrii proiectului la metodele clasice de comunicare (sub form
hrtie).

64

scris

pe

Microsoft Project

MS Project permite adaptarea la diverse solu ii, cum ar fi:

Folosirea sistemului oferit de MS Project Server. Pe infrastructura informatic

a companiei se instaleaz

aceast

aplica ie ce permite definirea unui site

WEB pentru MS Project. Prin acesta membrii echipei pot sa comunice

conectndu-se prin aplica ii de tip browser pentru Internet.

Definirea unui sistem de colaborate prin e-mail. Informa ia este transmis

automat c tre adresele de e-mail definite n tabelul resurselor.

Definirea de sisteme alternative de comunicare. Se pot folosi sistemele de

comunica ie deja definite ale companiei realizndu-se astfel transferuri de
fi iere ntre membrii proiectului, sisteme bazate pe protocoalele standard
Internet (gen TCP/IP) cum ar fi: chat, forum de discu ii, video-conferin e etc.

Securitatea informa iilor proiectului depinde n mare m sur

specifici mediului n care se desf

de o serie de factori

oar activitatea de management:

vulnerabilit ile sistemului informatic al companiei;

competen a informatic

a persoanelor ce au acces la informa ii sub form

electronic ;

configurarea set rilor de securitate ale MS Project Server

Aplica ii practice:

nceperea unui proiect nou: set ri preliminarii, introducea listei de activit i,

ierarhizarea acestora, diagrama GANT.

Planificarea activit ilor proiectului: list

activit i, planificare durate, definire de

rela ii de dependen , definire de constrngeri.

Planificarea resurselor proiectului pentru: definirea listei de resurse, alocarea

resurselor pe activit i.

Planificarea costurilor proiectului pentru: definirea listei de resurse, alocarea

costurilor pe activit i.

65

4.8. Organizarea i calculul planific rii

Dup ce s-a f cut planificarea activit ilor, a resurselor i a costurilor se poate trece
la aplicarea de metode de optimizare a acestuia. n func ie de criteriul de optimizare
putem avea:

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Optimizarea planului proiectului
Optimizarea planului dup data de ndeplinirea a
proiectului
Optimizarea planului dup resurse

Optimizarea planului dup buget

Figura 4.36.

4.8.1. Optimizarea dup data de ndeplinire a proiectului

Presupune parcurgerea pa ilor din figura de mai jos:

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Optimizarea planului proiectului
Optimizarea planului dup data de ndeplinirea a
proiectului

Identificarea datelor proiectului

Identificarea DRUMULUI CRITIC
Estimarea duratelor prin Analiza PERT
Ajustarea planului pentru ncadrarea n timp
Ajustarea planului pentru exploatarea timpului si bugetului
Evaluarea rezultatelor n urma optimiz rii program rii
Figura 4.37.

66

Microsoft Project

Pentru a n elege modul n care se poate face aceast optimizare n MS Project, se

vor prezenta n continuare o serie de no iuni fundamentale. Astfel n figura de mai jos
sunt definite no iunile de drum critic i activitate critic .

DRUMUL CRITIC
Succesiunea de activit i ce trebuie realizate conform planific rii pentru
ca proiectul s se desf oare in timpul planificat.
Activitate CRITIC
Activitatea ce trebuie realizat conform planific rii pentru ca proiectul s
se desf oare in timpul planificat. Dac o activitate critic este ntrziat
atunci data de finalizare a proiectului va fi ntrziat
Figura 4.38.
n cele ce urmeaz se vor prezenta aspecte fundamentale referitoare la tehnicile de
planificare a activit ilor din managementul de proiect.
Cele mai cunoscute tehnici de planificare a activit ilor sunt prezentate n figura de
mai jos.

TEHNICI DE PLANIFICARE A ACTIVITATILOR

1. ANALIZE MATEMATICE
CPM CRITICAL PATH METHOD
Altele: PERT, GERT
2. CONDENSAREA DURATELOR
3. SIMULARI
4. NIVELAREA HEURISTICA A RESURSELOR
5. MANAGEMENT ASISTAT DE COMPUTER
6. CODIFICAREA STRUCTURII PROIECTULUI
Figura 4.39.
67

Calculul planific rii folosind metoda drumului critic se bazeaz pe cele dou sisteme
de calcul: direct i invers, n continuare se vor prezenta urm toarele no iuni:

CALCULUL PLANIFICARII - CPM

Calculul direct

Calculul invers

Marje de timp
Marja totala de timp
Marja libera

Figura 4.40.
n cele ce urmeaz s-a considerat ca o activitate este reprezentat n timp sub forma
unei bare la ale c rei capete se disting:

ES- early start cel mai devreme nceput

LS-late start cel mai trziu nceput

EF- early finish cel mai devreme sfr it

LF- late finish cel mai trziu sfr it

ES

LS

EF

LF

Figura 4.41.
Calculul direct este specific proiectelor ce sunt planificate n raport cu data de start i
este explicitat n figura de mai jos.

68

Microsoft Project

CALCULUL PLANIFICARII
Calculul direct
Presupune stabilirea datelor de start i finish cele mai devreme ale unei
activit i.
Calculul ncepe cu activit ile care nu au activit i predecesoare.

ES

LS

EF

LF

EF=ES+DURATA-1
Figura 4.42.

Exemplu de calcul direct:

ES=3
ES=1

EF=2

EF=6

A2 D=4

A1 D=2

ES=7

EF=12

A4 D=6

A3 D=3
EF=5

ES=3

Figura 4.43.

Calculul invers este specific proiectelor ce sunt planificate n raport cu data de sfr it
i este explicitat n figura de mai jos

CALCULUL PLANIFICARII
Calculul invers
Presupune stabilirea datelor de start i finish cele mai trzii ale unei
activit i.
Calculul ncepe cu activit ile care nu au activit i succesoare.

ES

LS

EF

LS=LF-DURATA+1
Figura 4.44.
69

LF

CALCULUL PLANIFICARII
Marje de timp
Marja totala de timp TF (total float)
Reprezint intervalul de timp n care o activitate poate aluneca de la
momentul de start cel mai devreme, f
a ntrzia proiectul.

ES

LS

EF

LF

TF=LF-EF
TF>0 activitate necritic
TF=0 activitate critic
TF<0 activitate extrem de critic
Figura 4.45.

n MS Project marja total de timp se nume te i Slack.

CALCULUL PLANIFICARII
Marje de timp
Marja Liber
Reprezint intervalul de timp n care o activitate poate aluneca f
ntrzia data de start cel mai devreme a activit ilor ei succesoare.

ES

LS

EF

LF

Marja libera=ESsucc-EFpred-1
Figura 4.46.

70

Microsoft Project

4.8.2. Optimizarea proiectului dup resurse

Acest tip de optimizare are loc dup realizarea planului proiectului i apoi se dore te
revizuirea aloc rii resurselor n vederea identific rii resurselor supra-alocate sau subalocate.

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Optimizarea planului proiectului

Optimizarea planului dup resurse

Identificarea resurselor supra i sub alocate

Solu ionarea aupra-aloc rii resurselor manual sau prin NIVELARE
Evaluarea rezultatelor n urma optimiz rii resurselor
Figura 4.47.

Resursele supra-alocate
O resursa este supra-alocata daca munca alocata acesteia pentru o
anumita perioada de timp, depaseste cantitatea maxima de munca
pe care resursa o poate realiza in cadrul proiectului

Vizualizarea resurselor supra-alocate

Resource Graph
Se combina modurile
de vizualizare

Resource Sheet
Resource Usage
Figura 4.48.

71

Moduri de vizualizare a nc rc rii resurselor n MS Project

a cum e prezentat i n figura de mai sus identificarea resurselor supra-alocate se
poate face n mai multe moduri.

Primul pas n vederea analiz rii resurselor este reprezentat de vizualizarea aloc rii
resurselor. Pentru aceasta MS Project ofer diverse moduri de vizualizarel:

Vizualizare resurselor folosind modul Resource Usage. Pentru aceasta din meniul
text View se alege op iunea Resource Usage. Acest mod de vizualizare
reprezint sub form tabelar , pentru fiecare resurs , activit ile la care particip
aceasta. Pentru fiecare activitate este specificat

cantitatea de munc

atribuit

resursei respective (de exemplu nr. de ore de munc ). n dreapta tabelului se

poate vizualiza distribu ia acestor ore de munc

n timp (nr. de ore de munc

alocate pe zilele lucr toare ale calendarului).

Figura 4.49.
Resursele reprezentate cu ro u sunt resurse supra-alocate. n dreptul lor pe coloana
Indicators este marcat un romb galben cu semnul exclam rii n interior care indic
faptul c aceast resurs supra-alocat ar trebui nivelat .

72

Microsoft Project

Figura 4.50.
Resursele reprezentate n negru sunt resurse sub-alocate sau alocate la capacitatea
lor maxim .

Vizualizarea grafic a aloc rii resurselor n func ie de timp. Aceasta se face prin
alegerea din meniul text View se a op iunii Resource Graph

Munc alocat
peste limita maxim
Selec ie
resurse

Munc alocat
sub limita maxim

Figura 4.51.
Acest mod de vizualizare indic

sub o form

distribu ia muncii alocate pentru o resurs

de reprezentare grafic

cu bare,

n func ie de unitatea de timp. Astfel

pentru cazul unei resurse supra-alocate vor apare bare de culoare ro ie ce indic
cantitatea de munc ce dep

te limita maxim

(max units) n acea perioad

de

timp.
Barele albastre indic cantitatea de munc alocat pentru o perioad de timp ce este
egal sau sub limita maxim a resursei.
Pentru navigarea de la o resurs la alta se poate folosi scroll-bar ul sau tastele Page
Up i Page Down.

73

Pentru vizualizarea folosirii resurselor pe activit i se poate folosi i modul de

vizualizare Resource Usage din meniul text View, More Views.

Figura 4.52.
Prin selectarea unei resurse din tabelul Resource Usage, n partea inferioar

va fi

afi at diagrama Gantt cu activit ile la care a fost alocat resursa respectiv . Astfel
se pot vizualiza detaliile legate de resurse

i activit i ntr-un singur mod de

vizualizare.

Folosind aceste moduri de vizualizare se pot identifica u or resursele supra-alocate.

n completare, punerea n eviden

a acestor resurse se poate face i prin folosirea

filtrelor corespunz tore.

De exemplu n modul de vizualizare Resource Sheet din meniul cu butoane se alege
la Filter criteriul dup

care vor fi afi ate resursele: Overallocated Resources

(resursele supra-alocate):
Selec ie filtru:
Overallocated Resources

Resurse supra-alocate

Figura 4.53.
74

Microsoft Project

n mod similar aceste filtre se pot defini pentru fiecare mod de vizualizare n parte.
Identificarea resurselor ce au timp r mas disponibile pentru proiect se poate face, de
exemplu, n modul de vizualizare Resource Usage meniul text Format, sub-meniul
Details i aici se selecteaz Remaining Availability:

Figura 4.54.
Solu ionarea supra-aloc rii resurselor prin planificarea timpului de lucru nafara
calendarului normal (overtime work).
n mod implicit MS Project calculeaz

munca necesar

realiz rii unei activit i

folosind rata standard pe unitate de timp (standard rate) pentru fiecare resurs
alocat . Pentru a lua n calcul i rata din afara calendarului de lucru normal (overtime
rate) trebuie s se planifice timpul de lucru n afara calendarului de lucru normal.

Planificarea muncii din afara calendarului normal n MS Project

Se selecteaz modul de vizualizare Task Usage din meniul text View. Tot din meniul
View se alege submeniul Table din care se selecteaz Work. Se selecteaz coloana
Work si se alege comanda Column din meniul Insert. La op iunea Field Name se
alege Overtime Work i se apas OK. Ca urmare in tabelul Task Usage a mai aparut
o coloana, Overtime Work, in care se poate introduce timpul planificat pentru lucrul n
afara calendarului standard pentru o anumit activitate.

75

Figura 4.55.

Solu ionarea supra-aloc rii resurselor

Pentru optimizarea planului proiectului n raport cu resursele implicate n proiect
trebuie s

se rezolve problemele generate de supra-alocarea resurselor. Pentru

aceast se pot lua n calcul solu iile propuse n figura de mai jos.
Solutionarea resurselor supra-alocate

Prin relatii de dependenta intre

activitatile ce folosesc aceleasi
resurse

Intarziere activitati

Intrerupere activitati

Angajare de noi resurse. Marirea

Max. units

Suplimentare resurse

Figura 4.56.
Una din metodele oferite de MS Project pentru solu ionarea supra-aloc rii resurselor
este aceea de nivelare (leveling). Prin nivelare se rezolv conflictele de resurse sau
supra-aloc rile prin ntrzierea sau ntreruperea anumitor activit i. n consecin
nivelarea poate modifica i data de sfr it a proiectului. Prin nivelare nu se modific
alocarea resurselor pe activit i i nu afecteaz resursele de tip materiale. Cu alte
76

Microsoft Project

cuvinte nivelarea afecteaz

numai resursele de tip munc

(work): persoane sau

echipamente.
Deoarece unul din factorii care influen eaz nivelarea este reprezentat de prioritatea
activit ii,

nainte de se ncepe nivelarea ar trebui s

se introduc

priorit ile

corespunz toare fiec rei activit i. Pentru aceasta, din fereastra Task Information ,
sec iunea General se introduce prioritatea ca fiind un num r ntre 1 i 1000. Cu ct
valoarea este mai mare cu att prioritatea cre te i ea.
Prioritatea activit ii
ntre 1-1000

Figura 4.57.
Pentru activarea nivel rii se apeleaz comanda Level resources din meniul Tools.
Apare o fereastr conform figurii de mai jos
Nivelarea resurselor in MS Project - Leveling

Figura 4.58.
77

Procesul de nivelare se poate face automat sau manual. Astfel daca se selecteay
nivelarea automat atunci resursele vor fi nivelate automat cu schimb rile f cute n
timpul planific rii. Dac se alege op iunea manual atunci nivelarea va fi f cut
numai cnd se va ap sa comanda Level Now.
Prin op iunea Clear leveling values before leveling atunci cnd se va face nivelarea
se vor elimina ntrzierile i ntreruperile f cute aprioric.
O alt op iune este aceea de a aplica nivelarea pe ntreaga durat a proiectului sau
numai par ial.

Dup cum se observ la nivelare se iau n calcul mai mul i factori. Printre cei mai
importan i se afl

i cei prezenta i n figura de mai jos:

Factori in MS Project pt. nivelare

Timpul disponibil

Prioritatea activitatilor, dependente si constrangeri

ID-ul activitatilor

Datele de planificare
Figura 4.59.
Pentru a se face nivelarea trebuie s se cunoasc dup ce criteriu se vor ntrzia i
ntrerupe activit ile pentru a rezolva conflictele de resurse. Astfel mai nti se
identific

activit ile care genereaz

activit i r mn cu planificarea ini ial

conflict de resurse

i apoi se decide care

i care activit i vor fi nivelate. n acest sens

MS Project propune 3 scenarii de nivelare:

78

Microsoft Project

MS Project are 3 tipuri de nivelare

Dupa ID

Sunt intarziate activitatile cu ID

mai mare
Se intarzie mai intai activitatile
fara succesori
Se intarzie mai intai activitatile
care nu sunt critice
Se intarzie mai intai activitatile cu
prioritate mai mica si fara
constrangeri
Activitatilor cu START mai tarziu
pot incepe si mai tarziu

Standard (implicita)

Singurul factor ce conteaza este

prioritatea activitatilor (0.. 1000)

Priority/Standard
Leveling order

Figura 4.60.

Alte solu ii ce pot fi luate n calcul n vederea rezolv rii conflictelor de resurse:

Controlul disponibilit ii resurselor de a lucra n proiect. Astfel se pot revizui

calendarele de lucru standard sau calendarele pentru fiecare resurs . Astfel pot
cre te timpii aloca i unor resurse i cre te cantitatea de timp lucr toare alocat
proiectului.

Modificarea duratelor activit ilor. Astfel modificarea duratei afecteaz

o data de sfr it a proiectului,
o resursele supra-alocate
o costurile
o scopul
o calitatea

ntrzierea activit ilor pn cnd resursele alocate acestora au timpul necesar

pentru a le ndeplini. n aceast situa ie trebuie inut cont de marja total de timp
(Total Float sau Slack) a activit ii care se ntrzie (daca aceast
pozitiv atunci activitatea este necritic

i se poate ntrzia f

marj

este

a se afecta data

de sfr it a proiectului iar dac marja total este zero atunci activitatea este critic
i ntrzierea ei va ntrzia i data de sfr it a proiectului).
79

ntreruperea activit ilor. Pentru cazul unui conflict de resurse se poate ntrerupe
activitatea cu prioritate mai mic . ntrerupea activit ilor se poate face i prin
modificarea calendarelor corespunz toare activit ilor. De exemplu se declar ca
perioad nelucr toare durata ct se dore te ca activitatea s fie ntrerupt .

Resursele sub-alocate
O alt

problem

n procesul de optimizare a proiectului dup

resursele sub-alocate. n acest sens trebuie s

resurse se refer

se urm reasc

la

folosirea ct mai

eficient a resurselor i de aceea se pot lua n considerare urm toarele solu ii:

Eliminarea timpului de lucru n afara calendarului normal (overtime)

Planificarea resurselor sub-alocate i la alte activit i;

Ajustarea timpului alocat unei resurse pentru o activitate

Modificarea duratelor activit ilor

Notele informative
n procesul de optimizare dup resurse nu trebuie neglijate informa iile suplimentare
de care trebuie inut cont. n acest sens in MS Project se pot introduce note
informative la nivelul activit ilor (Task Notes), al resurselor (Resourse Notes) sau la
nivelul atribuirii de resurse pe activit i (Assignment Notes).

Evaluarea rezultatelor optimiz rii

Prin aceast evaluare se urm re te o trecere n revist a urm toarelor aspecte:

Verificarea nc o dat a resurselor sub i supra alocate

Revizuirea datelor i costurilor proiectului

Eviden ierea drumului critic

Eviden ierea modului n care resursele implicate afecteaz alte proiecte

Pentru eviden ierea activit ilor critice n MS Project se activeaz

modul de

vizualizare Detail Gantt din meniul text View, submeniul More Views. O alt medod
ar aceea de a se folosi filtrul corespunz tor: Critical.

80

Microsoft Project

Figura 4.61.

Aplicatie practic :

Organizarea i modificarea planific rii proiectului. Calculul planific rii.

4.8.3. Optimizarea proiectului dup buget

Aceast optimizare se refer la situa ia n care costurile planificate conform planului
proiectului nu se ncadreaz

n bugetul proiectului. n consecin

se impune o

revizuire a aspectelor legate de buget. Trebuie precizat c prin modificarea bugetului,

conform teoriei triunghiului proiectului, pot fi afectate celelalte dou

componente:

durata i scopul proiectului.

n continuare se vor prezenta pa ii ce pot fi parcur i n cadrul optimiz rii dup buget.

Revizuirea costurilor
Mai nti ar trebui revizuite costurile distribuite pe activit i, pe resurse

i apoi

costurile totale ale proiectului. Pentru aceasta se vizualizeaz cele trei distrubu ii de
costuri:

Vizualizarea costurilor distribuite pe activit i: n modul de vizualizare Gantt Chart

se activeaz

tabelul de costuri pe activit i din meniul text View

i apoi la

sec iunea Table se selecteaz Cost..

Vizualizarea costurilor distribuite pe resurse: n modul de vizualizare Resourse

Sheet se activeaz tabelul de costuri pe resurse din meniul text View i apoi la
sec iunea Table se selecteaz Cost..
81

Vizualizarea costurilor totale ale proiectului: din meniul text Project se alege
Project Information. Din aceast fereastr se apas butonul Statistics i va apare
o fereastr conform figurii de mai jos.

Figura 4.62.

Optimizarea planului proiectului n vederea mic or rii costurilor

n situa ia n care costurile planificate sunt mai mari dect bugetul prev zut atunci
trebuie luate m suri pentru sc derea acestor costuri. Acest lucru este posibil prin
urm toarele m suri:

Revizuirea planific rii resurselor:

o Modificarea ratelor de plat

alocate resurselor. n aceast

situa ie fie se

modific ratele de plat alocat la resurse pentru toate activit ile la care
particip acestea fie se aloc rate diferen iate pe activit i.
o Alegerea altor resurse mai ieftine.
o

Eliminarea aloc rii unor resurse pe anumite activit i. Este situa ia n care
se constat

ca pentru realizarea unei activit i pot participa mai pu ine

resurse dect se planificase ini ial.

o Revizuirea timpului alocat resurselor pe activit i.

Revizuirea planific rii costurilor:

o Reducerea costurilor prin modificarea standart rate, overtime rate i cost
per use

Revizuirea scopului proiectului n vederea ncadr rii n buget.

Optimizarea planului proiectului n vederea cre terii bugetului

Aceasta este situa ia n care costurile planificate ini ial duc la un buget mai mic dect
cel prev zut sau timpul planificat este mai mic dect cel prev zut. n acest caz se pot
lua urm toarele m suri:
82

Microsoft Project

Discu ii cu beneficiarul. Acesta poate decide dac

terminarea proiectului mai

devreme l avantajeaz sau cum ar prefera s foloseasc timpul i bugetul r mas.

Verificarea contractului n vederea identific rii eventualelor prevederi n care se

precizeaz

situa ia n care se termin

mai devreme proiectul sau bugetul este

mai mic.

mbun

irea scopului proiectului. Dac

a mai r mas timp

mbun

i scopul prin ad ugarea de faze i activit i.

i bani se poate

Cre terea standardelor de calitate.

Notele informative
Ca i la optimizarea dup resurse i an acest caz in MS Project se pot introduce note
informative la nivelul activit ilor (Task Notes), al resurselor (Resourse Notes) sau la
nivelul atribuirii de resurse pe activit i (Assignment Notes). Toate acestea au ca
scop completarea cu informa ii complementare referitoare la optimizarea dup buget

Evaluarea rezultatelor optimiz rii

Prin aceast evaluare se urm re te o trecere n revist a urm toarelor aspecte:

Verificarea nc o dat a resurselor sub i supra alocate

Revizuirea datelor i costurilor proiectului

Eviden ierea drumului critic

Eviden ierea modului n care resursele implicate afecteaz alte proiecte

4.9. Distribuirea planului proiectului

n aceast

etap

se urm re te distribuirea informa iilor legate de proiect c tre

membrii echipei care va lucra n proiect precum i c tre alte persoane n drept s le
cunoasc .

4.9.1. Distribuirea sub form de materiale scrise

Pentru acest gen de materiale MS Project ofer

dou

solu ii de generare de

materiale scrise:

Imprimarea diverselor moduri de vizualizare:

o Calendar planificarea activit ilor n format de calendar
o Gantt Chart reprezentare Gantt a activit ilor
83

o Network Diagram diagrama re ea a proiectului

o Task Usage distribu ia resurselor pe activit i
o Resource Graph - reprezentarea grafic a distribu iei muncii pe resurse
o Resource Sheet tabelul resurselor
o Resource Usage distribu ia activit ilor pe resurse
o Task Sheet - tabelul cu lista de activit i cu datele de start, sfr it

resursele alocate.

Imprimarea datelor referitoare la proiect sub form

de rapoarte. MS Project

permite imprimarea de rapoarte de mai multe tipuri. Pentru aceasta din meniul
text View se alege op iunea Reports i va apare o fereastr conform figurii:

Figura 4.63.

Se alege una din categoriile urm toare de rapoarte:

o Rapoarte cu date generale referitoare la proiect din care se poate alege
unul din rapoartele:

Figura 4.64.
o Rapoarte cu date referitoare la activit ile proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

84

Microsoft Project

Figura 4.65.
o Rapoarte cu date referitoare la costurile proiectului din care se poate alege
unul din rapoartele:

Figura 4.66.
o Rapoarte cu date referitoare la planificarea proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

Figura 4.67.
85

o Rapoarte cu date referitoare la nc rc rile proiectului din care se poate

alege unul din rapoartele:

Figura 4.68.
Trebuie men ionat c

pentru a se putea accesa sec iunea referitoare la rapoarte

trebuie ca pe sistemul pe care ruleaz

MS Project s

fi instalat un driver de

imprimant .

4.9.1. Distribuirea online a informa iilor referitoare la proiect

Una din metodele integrate ale MS Project de distribuire a informa iilor online este
cea oferit

de folosirea MS Project Server. n aceast

distribuie c tre membrii echipei prin intermediul

situa ie informa iile se

acestui server. Accesarea

informa iilor este securizat iar drepturile de acces ale membrilor sunt setate de c tre
administratorul MS Project Server.

O alt

metod

este de salvare a informa iilor referitoare la proiect sub form

de

pagini WEB. Pentru aceasta se poate folosi comanda Save As Web Page din meniul
text File. Va urma o succesiune de pa i prin care se vor putea preciza detaliile
referitoare la datele ce se doresc a se exporta n format WEB.
n func ie de cmpurile din baza de date ce se doresc a fi exportate n format WEB,
la pasul 3 se precizeaz

categoria de date (referitoare la activit i, resurse sau

responsabilit i) iar la pasul 4 trebuie s se precizeze care sunt aceste cmpuri.

n final se ob ine un fi ier *.html ce poate fi vizualizat cu orice browser Internet.
Pornind de la aceast solu ie de export se pot defini diverse proceduri de publicare a
datelor referitoare la proiect care s

in cont de sistemul informatic al companiei. n

acest sens se pot folosi solu ii pentru re eaua Internet, Intranet sau Extranet
disponibil .

86

Microsoft Project

4
Figura 4.69.

Figura 4.70.

87

Se indic cmpurile
ce se export

5. Urm rirea i managementul proiectului

Aceast etap presupune c planul proiectului este gata c proiectul poate ncepe s
se deruleze i n consecin

se poate ncepe urm rirea i managementul proiectului.

Pa ii ce trebuie urma i n cadrul acestei etape sunt prezenta i n figura de mai jos:

II. URMARIREA SI CONTROLUL PROIECTULUI

Urm rirea si controlul evolu iei activit ilor
Managementul program rii proiectului
Managementul resurselor
Managementul costurilor
Managementul scopului
Managementul riscurilor
Raportarea stadiului proiectului
Figura 5.1.

5.1. Urm rirea i controlul evolu iei activit ilor

5.1.1. Proiectul de referin
Dup ncheierea procesului de planificare a proiectului urmeaz ca planul proiectului
fi salvat ca plan de referin
Planul de referin
referin

(baseline plan).

este planul ini ial al proiectului ce se poate folosi ca plan de

(compara ie) pentru urm rirea derul rii proiectului. Acesta este de fapt o

variant a planific rii proiectului la momentul salv rii ca plan de referin

informa ii despre:

Activit i (date de start, sfr it, durate, munc , costuri, timpi de lucru )

Resurse (munc , costuri, timpi de lucru )

Aloc ri (date de start, sfr it, munc , costuri, timpi de lucru )

88

i con ine

Microsoft Project

n MS Project se pot salva mai multe versiuni de proiecte de referin

(maxim 11

versiuni).

5.1.2. Salvarea unui proiect de referin

Pentru salvarea unui plan de referin

se apeleaz

comanda Save Baseline din

meniul text Tools, sub-meniul Tracking. Va apare o fereastr conform figurii:

Figura 5.2.

n aceast

fereastr

se poate selecta versiune de proiect de referin

(maxim 11

versiuni) la rubrica Save baseline iar la rubrica For se selecteaz Entire project.
Dup cum se observ din fereastra de mai sus, exista

i posibilitatea salv rii unei

referin e par iale referitoare la activit ile selectate (Selected tasks).

5.2. nregistrarea progresului derul rii activit ilor

O dat

nceput, proiectul trebuie urm rit

i prin urmare trebuie colectate date

referitoare la evolu ia activit ilor. De obicei acest lucru se face prin discu ii cu
membrii echipei care particip la activit i
Din meniul View, submeniul More Views se selecteaz
meniul View submeniul Table se selecteaz
figurii:

89

Task Sheet. Apoi tot din

Tracking. Va apare tabelul conform

Figura 5.3.
n func ie de modul n care se face urm rirea derul rii proiectului, nregistrarea
progresului activit ilor se poate face prin indicatorii:

nregistrarea procentului de realizare al activit ilor

Dac se cunoa te procentul de realizare al activit ilor atunci acesta se poate
introduce n tabelul de mai sus n coloana % Comp.

nregistrarea duratelor actuale ale activit ilor

Dac se cunosc duratele actuale cu care au progresat o activit ilor atunci acesta
se poate introduce n tabelul de mai sus n coloana Act. Dur.

nregistrarea datelor actuale de start sau sfr it ale activit ilor

Pentru urm rirea datelor de start sau sfr it ale activit ilor se poate introduce n
tabelul de mai sus n coloanele Act. Start i Act Finish.

nregistrarea cantit ii de munc actuale efectuate

Dac se cunoa te cantitatea de munca actual

depus

pentru fiecare activitate

atunci aceasta se poate specifica n coloana Actual din tabelul Work referitor la
Task Sheet.

90

Microsoft Project

Figura 5.4.
O dat cu introducerea datelor referitoare la urm rirea i managementul proiectului,
MS Project afi eaz o parte din ace ti indicatori prezenta i mai sus. De exemplu n
figura de mai jos se poate vizualiza pe diagrama Gantt progresul fiec rei activit i
(barle de culoare neagr suprapuse pe cele albastre).

Figura 5.5.

Aplicatie practic :

Urm rirea i managementul proiectului.

91