Ghid Scolar Si Adulti
Ghid Scolar Si Adulti
Ghid Scolar Si Adulti
mobilităţi în
domeniul educaţiei școlare /educaţiei adulţilor
CUPRINS
1
Despre ce este acest ghid
Prezentul ghid se adresează instituţiilor sau organizaţiilor implicate în educaţia școlară sau
educaţia adulţilor care obţin finanţare prin Programul Erasmus + pentru proiecte de
mobilitate a personalului propriu.
Scopul ghidului
Ghidul își propune să ajute beneficiarii să implementeze mai ușor proiectele pentru ca
acestea să răspundă cât mai bine nevoilor identifiate; în acest ghid veţi descoperi informaţii
specifice despre cum sa procedaţi în diferite momente ale ciclului de implementare a unui
proiect.
Sperăm ca acest ghid să fie util întregii echipe de implementare a proiectului și conducerii
instituţiei/organizaţiei.
2
Trei principii ale implementării
Implicarea într-un proiect de mobilitate Erasmus+ care să producă efecte pozitive în cadrul
instituţiei/organizaţiei presupune nu numai efortul unei echipe ci și o acţiune comună
instituţională în care să se regăsească în mod constant susţinerea întregii comunităţi (directori,
profesori, elevi, părinţi, adulţi).
1. CoerenŃa
Reprezintă firul roşu care reflectă legătura între nevoi, obiective, activităŃi, rezultate şi
impactul proiectului.
2. TransparenŃa
3. Vizibilitatea
Beneficiarul are misiunea de a face cunoscut pe o scară cât mai largă tot ceea ce se leagă
de proiect, de la finanŃarea acordată până la rezultate şi impact, conform regulilor de
vizibilitate precizate în contractul de finanţare și anexele sale.
3
I. Ciclul de viaţă al proiectului pe scurt
Ciclul de viaţă al proiectului cuprinde succesiunea de faze prin care trece un proiect, de la
iniţiere până la finalizare. In acest ghid, ciclul de viaţă al proiectului va fi definit ca fiind
succesiunea de faze prin care va trece un proiect Erasmus+ de mobilitate în domeniul educaţiei
școlare/adulţilor din momentul în care proiectul a fost propus spre finanţare și până la
finalizarea acestuia, inclusiv de către Agenţia Naţională.
Astfel, sunt identificate patru faze la care vom face referire în ghid:
1. Faza de pre-contractare în care Beneficiarul/ Coordonatorul proiectului va primi
notificarea privind decizia de finanţare, precum și contractul de finanţare și va fi invitat
la reuniunea de consiliere și informare organizată de Agenţia Naţională;
Schema de mai jos oferă o reprezentare grafică a ciclului de viaţă al unui proiect din momentul
luării deciziei de finanţare, fiind urmată de explicarea succesiunii de activităţi din fiecare fază.
Facem menţiunea că etapa de raport final este tratată distinct în Capitolul VII din prezentul
ghid.
4
5
1. Faza de pre-contractare
După evaluarea de către evaluatorii externi a candidaturilor depuse și după publicarea pe site a
rezultatelor finale privind proiectele admise spre finanţare, echipa AN va transmite fiecărui
Beneficiar/ Coordonator o notificare care include toate concluziile evaluării, împărţită pe cele
trei secţiuni (Relevanţa proiectului, Calitatea designului proiectului și a implementării și
Impactul și diseminarea proiectului), însoţită de punctajul aferent.
Concluziile evaluatorilor vor cuprinde atât aspectele pozitive identificate în candidatură, cât și
recomandările în vederea îmbunătăţirii implementării proiectului, aspecte pe care Agenţia
recomandă să fie luate în considerare pentru atingerea obiectivelor și rezultatelor propuse.
2. Faza de contractare
Faza de contractare implică semnarea contractului de către reprezentanţii legali ai celor două
părţi, respectiv Agenţia Naţională și Beneficiarul/Coordonatorul proiectului. Partenerii din
proiect sunt, de asemenea, parte în contractul de finanţare, având calitatea de Beneficiari și fiind
reprezentaţi de reprezentantul legal al Coordonatorului (în cazul consorţiilor naţionale) în
vederea semnării contractului, în baza scrisorilor de mandat.
6
Contractul de finanţare va intra în vigoare la data semnării acestuia de către ultima parte,
respectiv Agenţia Naţională, iar perioada de derulare a proiectului va fi cea aprobată în
candidatură.
Orice solicitare trebuie transmisă în timp util Agenţiei Naţionale, înainte de data la
care aceasta urmează să producă efecte și cu cel puţin o lună înainte de încheierea
perioadei de implementare a proiectului.
După analizarea solicitării, Agenţia Naţională, prin expertul desemnat, va transmite un răspuns
oficial Beneficiarului/Coordonatorului, în care acesta va fi informat daca solicitarea este
aprobată sau nu. De asemenea, Agenţia Naţională poate solicita Beneficiarului/Coordonatorului
documente sau informaţii suplimentare pentru a putea analiza solicitarea.
Aprobarea unei solicitări de către Agenţia Naţională poate avea implicaţii financiare asupra
bugetului proiectului, spre exemplu diminuarea costurilor de călătorie ca urmare a modificării
benzii de distanţă aferente mobilităţii unor participanţi. În răspunsul oficial de aprobare a
solicitării de modificare, Agenţia Naţională va informa Beneficiarul/ Coordonatorul și cu privire
la eventualele modificări bugetare.
În toate celelalte cazuri, AN va trimite beneficiarului un e-mail prin care îşi dă sau nu acordul
pentru modificarea propusă. Ori de câte ori Beneficiarul/ Coordonatorul operează modificări
fără informarea si aprobarea AN, aceasta îsi rezervă dreptul de a putea cere rambursarea cotei-
părţi din grantul proiectului, corespunzătoare efectelor modificării în cauză. Nerespectarea
prevederilor din contract şi operarea de modificări nejustificate de către Beneficiar/
Coordonator în Mobility Tool+, poate determina, în faza evaluării raportului final de către AN,
aplicarea de penalizări financiare sau chiar rambursarea avansului plătit din grant.
7
3. Faza de implementare a activităţilor din proiect
Cum încep?
De ce avem nevoie?
8
4. Faza de raportare finală
Cum comunicăm?
Conform contractului de finanţare, comunicarea referitoare la proiect trebuie să se desfășoare în
scris, să poarte elementele de identificare ale proiectului și să se efectueze utilizând datele de
contact indicate în contract.
Comunicarea cu AN este bilaterală şi se va realiza cu prioritate prin email, iar dacă este necesar,
telefonic sau prin întâlniri la sediul AN, la solicitarea oricărei părţi.
Când comunicăm?
Pentru asigurarea succesului proiectului, Beneficiarul/Coordonatorul va comunica cu AN ori de
câte ori este nevoie sau dacă există dificultăţi în implementarea proiectului, precum și în cazul în
care Agenţia solicită înformaţii suplimentare sau clarificări.
Ce comunicăm?
Stadiul și progresul proiectului;
Promovarea proiectului-materiale, articole publicate etc;
Orice modificări intervenite în cadrul proiectului, de natură tehnică şi financiară (a se
vedea Capitolul IV – Modificări după semnarea contractului de finanţare);
9
DificultăŃi apărute în timpul derulării proiectului. În cazul în care
Beneficiarul/Coordonatorul întâmpină dificultăţi de orice natură în implementarea
proiectului, acesta va înștiinţa Agenţia în vederea obţinerii de sprijin în identificarea
celei mai bune soluţii;
Măsuri de diseminare sau trasnfer de rezultate realizate;
Modificări de statut, cont bancar ale Beneficiarului/Coordonatorului sau partenerilor;
Modificări ale datelor de contact ale persoanelor cheie din proiect (persoane de contact,
reprezentant legal, persoane de contact ale partenerilor etc);
Eventuale conflicte aparute între diverse parŃi.
Pentru constituirea unui parteneriat cât mai solid, comunicarea în interiorul parteneriatului este
un aspect deosebit de important al managementului de proiect. În cadrul parteneriatului
comunicarea se va face conform planului de comunicare întocmit, pe toată perioada de derulare
a proiectului, precum și după finalizarea acestuia, în etapa de diseminare a rezultatelor și follow-
up. Astfel, comunicarea trebuie să fie vie, eficientă, suportivă, responsabilă şi onestă, actualizată,
Pentru ca proiectul să producă impactul scontat, relaţia cu comunitatea locală, grupul ţintă și
alte părţi interesate este un aspect esenţial. De aceea, comunicarea cu aceștia trebuie să se
desfășoare permanent, deoarece aceste grupuri pot fi și emiţători secundari de informaţie,
putând influenţa alte grupuri ţintă prin activitatea pe care o desfășoară sau prin preluarea
informaţiei și transmiterea ei mai departe către acestea.
Comunicarea cu terţii trebuie să respecte elementele de identitate vizuală ale Programului, dacă
este cazul, conform contractului de finanţare (pentru mai multe informaţii vezi Capitolul VI –
Diseminare și Impact).
10
III. Implementarea proiectelor de mobilităţi
Activităţile pregătitoare includ succesiunea de activităţi cuprinse între data începerii proiectului
și data începerii mobilităţii. Evidenţiem o serie de aspecte cărora Beneficiarii/ Coordonatorii de
proiecte ar trebui să le acorde importanţă în etapa pregătitoare, în vederea respectării
planificării din candidatură și implementării proiectului de o calitate ridicată:
11
exemplu: probă pentru atestarea competenţelor profesionale, probă privind cunoaşterea
limbii străine folosită în mobilitate, interviu,etc);
• informarea în timp util a celor interesaţi privind conţinutul dosarului de candidatură,
probele, criteriile de selecţie, data și locul selecţiei;
• realizarea selecţiei - probe, evaluare candidaturi, finalizarea listelor din care să reiasă
candidaţii aprobaţi și cei cu statut de rezervă (se recomandă să existe persoane cu statut
de rezervă pentru ca în cazul în care unul dintre candidaţii aprobaţi nu poate participa la
mobilitate, să nu fie necesară organizarea unui nou proces de selecţie). Toată
documentaţia referitoare la procesul de selecţie trebuie păstrată în instituţie, în
portofoliul proiectului – de exemplu: decizia internă referitoare la comisia de selecţie, un
document care menţionează criteriile de selecţie, dovezi ale faptului că selecţia a fost
transparentă și anunţată public în timp util, testele folosite pentru selecţie (de exemplu
cele privind competenţe profesionale și/sau lingvistice), alte documente specifice cerute
de Beneficiar/Coordonator (de exemplu, copiile actelor de identitate ale participanţilor,
documente doveditoare privind nivelul de studii etc.), documente privind motivaţia
retragerii unor candidaţi aprobaţi – dacă este cazul (declaraţii de renunţare din partea
persoanelor sau alte acte doveditoare). Înlocuirea unei persoane retrase se va face
respectând ordinea din lista de rezerve . În cazul în care AN solicită, beneficiarul trebuie
să pună la dispoziţia AN sau a instituţiilor abilitate această documentaţie pentru
verificare. Dacă în urma evaluării raportului final se constată că un participant nu face
parte din grupul ţintă căruia i se adresează proiectul, se vor invalida în totalitate
cheltuielile aferente acestuia (transport, subzistenţă, pregătire și organizare mobilitate,
taxe de curs).
Notă! O persoană nu poate fi în același timp cea care realizează pregătirea și participant care
beneficiază de ea!
12
Recomandăm ca programul de pregătire să respecte următoarea structură:
A. Pregătire pedagogică:
o pedagogia stagiului (de exemplu: informaţii despre organizaţia de primire, locul
de derulare a activităţilor de formare, aspecte specifice de comunicare, elemente
de cultură organizaţională, recomandări referitoare la modalitatea de desfăşurare
a activităţii practice în cazul activităţilor de predare );
o prezentarea generală a Programului Erasmus+/ Mobilităţi ale personalului din
domeniul educaţiei școlare/adulţilor;
o prezentarea proiectului (temă, scop și obiective, finanţare, destinaţia
cheltuielilor, valorificarea rezultatelor);
o prezentarea sintetică a contractului de finanţare a proiectului (încheiat între AN
și Beneficiar/ Coordonator);
o prezentarea contractului pentru mobilitate (acesta va fi semnat în n exemplare
originale, unde n este numărul părţilor semnatare);
o prezentarea programului de formare/ programului de lucru și prezentarea
modului în care se va face evaluarea, validarea și certificarea competenţelor dobândite în
urma mobilităţii;
o prezentarea modului de completare a raportului participantului primit în
Mobility Tool+.
Notă! Profesorii de limbi străine sau persoanele care au în specializare și o limbă străină, nu
pot beneficia de pregătire lingvistică la limba pe care o predau sau o au ca specializare.
13
organizaţii care vor fi implicate în proiect; obţinerea vizelor pentru participanţi (dacă este
cazul), etc.
Nota! Înregistrările din Mobility Tool + se vor realiza după consultarea Manualului de
utilizare al Beneficiarului, disponibil pe site.
III.2.Implementarea mobilităţii/mobilităţilor
14
participanŃilor. Se va acorda o atenŃie sporită activităŃilor în care vor fi implicaŃi
participanţi cu nevoi speciale - în aceste cazuri programul va fi adaptat nevoilor specifice
ale acestora.
Această etapă presupune colectarea informaţiilor despre progresul proiectului prin procesul de
monitorizare, analiza informaţiilor, compararea rezultatelor de etapă cu ceea ce s-a prevăzut în
proiect, precum și stabilirea unui plan de acţiune corectivă sau preventivă pentru aducerea
proiectului în concordanţă cu planul de management stabilit, dacă este cazul. La finalul
proiectului, în baza indicatorilor menţionaţi în formularul de candidatură, se analizează măsura
în care au fost atinse obiectivele proiectului și s-au obţinut rezultatele așteptate. De asemenea,
se fac aprecieri în ceea ce priveşte utilitatea continuării proiectului şi în ce mod.
15
• ce activităţi vor fi derulate ulterior la nivelul organizaţiilor pentru buna încheiere a
proiectului, pentru diseminarea și exploatarea rezultatelor, ce persoane sunt implicate și
în ce mod,
• ce activităţi vor fi derulate în privinţa îndrumării și urmăririi participanţilor după
întoarcerea din mobilitate (recunoașterea rezultatelor învăţării, realizarea de rapoarte
individuale, transferul rezultatelor la alţi colegi etc.).
Pentru a putea realiza un control adecvat al calităţii în proiect, este necesar să existe un plan de
management al calităţii în care să fie stabilite cerinţele/ standardele/ indicatorii de calitate
avuţi în vedere – pornind de obiectivele proiectului și impactul estimat, precum și instrumentele
și tehnicile folosite pentru urmărirea indicatorilor, frecvenţa aplicării instrumentelor,
persoanele responsabile etc.
Asigurarea
calităţii dorite
într-un proiect de
mobilitate
depinde de o Selecție și
serie de factori profil Diseminare/
Planificare
interconectaţi, exploatare
ca într-un
puzzle în care
lipsa unui
element Evaluare Monitorizare Control
împiedică riscuri
realizarea
imaginii finale.
Printre factorii
importanţi se
numără: 16
După cum se observă , asigurarea calităţii este un proces complex, ale cărui elemente sunt
celalate procese cheie menţionate anterior
Cele două activităŃi trebuie gândite ca un proces integrat şi continuu în perioada implementării
deoarece vă ajută să obŃineŃi rezultate de calitate în timpul planificat şi cu bugetul obŃinut.
MONITORIZAREA
Reprezintă culegerea, înregistrarea şi raportarea periodică a datelor despre proiect sau activităŃi
specifice ale acestuia; compararea a ceea ce am constatat cu ceea ce am planificat, analizând
stadiul de realizare şi eficacitatea realizării.
De ce monitorizăm ?
3. Pentru a lua deciziile potrivite in ceea ce priveşte continuarea sau revizuirea unor
activităŃi în timpul implementării;
17
Monitorizarea începe odată cu implementarea proiectului şi poate continua şi după încheierea
proiectului dacă urmărim aspecte post-implementare şi efecte pe termen lung (sustenabilitate).
Ce monitorizăm?
Resursele investite în proiect (umane, materiale, financiare, informaŃionale, de timp);
activităŃile: respectarea planificării şi standardelor calitative şi cantitative pentru fiecare
activitate;
procesul de luare a deciziilor (ce decizii sunt luate, cine este implicat în luarea deciziilor,
pe ce se fundamentează acestea, evidenţe).
Cum se face?
Statistici- se pot utiliza indicatori cantitativi: se măsoară număr de beneficiari, resurse
financiare angajate (Cât de mult? Cât, câte?);
Informatii calitative: Ce am facut? Ce efecte a avut ceea ce am facut?
Jurnalele: Cine a făcut, ce? Şi când?-se recomandă un acord între toŃi cei implicaŃi;
ObservaŃiile: sunt utilizate observaŃiile unei persoane care nu este implicată sau din
exterior pentru asigurarea obiectivităŃii. Ce văd? Ce aud?
Interviuri şi chestionare: colectarea informatiilor de la membrii echipelor,
participanţi la mobilităţi, beneficiari finali ca de exemplu, elevii, cu intrebări închise și
deschise (aduc mai multă informaŃie dar sunt mai dificil de interpretat);
Trecerea în revistă a datelor obŃinute-colectarea informaŃiilor obŃinute şi a datelor
şi exprimarea acestora într-o forma care să fie de folos responsabilului cu monitorizarea
și coordonatorului de proiect.
EVALUAREA
Evaluarea oferă perspective, evidenŃe, informaŃii în procesul luării deciziilor şi trebuie orientată
către îmbunătăŃirea proiectului şi acŃiunilor viitoare ale instituţiei /instituţiilor care
implementează proiectul.
De ce evaluăm ?
1. Pentru a evidenŃia utilitatea unor activităŃi din timpul implementării.
18
2. Pentru a măsura utilitatea proiectului pentru atingerea nevoilor instituŃiei/organizaţiei.
O evaluare obiectivă permite învăŃarea din greşeli şi valorificarea beneficiilor obŃinute în urma
implementării proiectului.
Ce evaluăm ?
Trebuie să plecăm de la premisa că nu putem evalua toate aspectele, în mod realist. De exemplu,
echipa de proiect își poate propune să evalueze:
Cine face?
METODE ȘI INSTRUMENTE
19
În cadrul echipei de implementare , trebuie să existe persoane care să răspundă de activitaŃile
de monitorizare şi evaluare şi care să realizeze periodic rapoarte menite să evidenŃieze în mod
proactiv progresul proiectului, schimbările apărute, deciziile luate, etc.
Etape:
1. Colectarea informaŃiilor (Monitorizarea): Ce s-a făcut, date cantitative şi calitative
Cum anume s-a facut: chestionare, observare etc
2. Analizarea informaŃiilor: interpretarea informaŃiilor.
3. Agregarea rezultatelor: validarea analizelor şi judecăŃilor şi elaborarea raportului de
evaluare.
4. Post evaluarea: ce facem cu rezultatele?
Deși raportul de evaluare se realizează la finalul proiectului, evaluarea este un proces continuu
care debutează o dată cu proiectul, atunci cand echipa de proiect decide ce anume se evaluează,
cine este responsabil și se întocmește un calendar de culegere a datelor și de planificare a
reuniunilor de analiză.
2. Utilizarea unor instumente valide şi de încredere. Abordarea aleasă depinde foarte mult de
experienţa echipei de evaluare, de metodele utilizate în colectarea informaŃiilor, de durata
proiectului şi resursele utilizate.
20
• Aprecierea măsurii în care au fost atinse rezultatele așteptate
• Ce noi necesităŃi au rezultat pe parcursul proiectului şi ce se va face cu ele?
• Ce recomandări se fac pe viitor (”lecţii învăţate”)?
Rezultatele reprezintă realizările proiectuluiatât cele tangibile sau vizibile (un site, un opţional,
o broșura etc), dar, mai ales, cele intangibile (cunoștinţe noi, abilităţi dobândite, atitudini).
Vom defini în continuare doua concepte cheie implicate în procesul de promovare a proiectului
și rezultatelor sale: vizibilitate și diseminare.
Deși cei doi termeni sunt interconectaţi, vom încerca să sintetizăm principalele deosebiri,
precum și aspecte comune activităţilor de vizibilitate și diseminare:
21
Vizibilitate Diseminare
Trăsături comune:
Se referă la promovarea Se referă la promovarea
Necesită planificare
proiectului pe canale structurată a rezultatelor
atentă la începutul
variate: website-ul proiectului; proiectelor către actori
instituţiei, social media, cheie/părţi interesate;
conferinţe, comunicate Partenerii sunt implicaţi
de presă, articole în în proces de la început; Contribuie la sporirea
impactului proiectului;
publicaţii;
Ambele sunt activităţi
Acţiuni de vizibilitate / obligatorii în proiect; Se realizează după
promovare pot începe mobilitate (când rezultatele
imediat după ce Orice comunicare legată sunt disponibile);
de proiect trebuie să
proiectul a fost aprobat; Continuă și după
utilizeze elemente de
identitate vizuală ale terminarea proiectului.
Implică realizarea
Programului și să
imaginii/identităţii
menţioneze finanţarea din
vizuale a proiectului; partea Uniunii
Europene*.
Implică realizarea de
materiale promoţionale
(afișe, broșuri etc).
Toate materialele promoţionale și comunicările legate de proiect vor trebui să includă sigla
Uniunii Europene și menţiunea ”Finanţat prin programul Erasmus+ al Uniunii Europene”.
Numele Uniunii Europene trebuie menţionat în întregime (NU prescurtarea ”UE”).
Instrucţiunile tehnice sunt disponibile la:
http://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual-identity_en .
In acelasi timp rezultatele proiectului trebuie să fie făcute cunoscute publicului larg, actorilor
interesaŃi și utilizate–exploatate, prin adaptarea la contexte diferite, împărtășire de
experienţă, formare, îmbunătăţirea metodologiei sau procedurilor.
22
• Planul de diseminare trebuie să cuprindă informaţii cu privire la: grupurile ţintă
vizate (audienţa), obiective ale diseminării (ce diseminăm și de ce?), rezultate așteptate,
metode și mijloace, responsabili, loc și dată/perioadă etc;
• Rezultatele proiectului ce vor fi diseminate pot include atât rezultate intangibile (de ex.
experienţe de învăţare, noi competenţe dobândite, schimb de bune practici, lecţii
învăţate, etc.), cât și rezultate tangibile – dacă există (de ex. publicaţii, filme, creaţii
artistice, CDȘ, etc.);
• În planificarea diseminării, Beneficiarul/ Coordonatorul (împreuna cu partenerii în cazul
consorţiilor naţionale) trebuie să analizeze de ce resurse dispune, pentru a putea realiza
o planificare realistă. În acest sens se recomandă valorificarea competenţelor echipei de
proiect (de exemplu competenţe digitale și de creaţie în vederea realizării de materiale
promoţionale);
• Participanţii la mobilitate reprezintă resurse valoroase ale diseminării, aceștia
putând împărtăși experienţele personale într-un mod autentic și convingător în propriile
reţele (prieteni, cluburi, comunităţi, asociaţii profesionale, etc.);
• Partenerii trebuie să aibă un rol activ în întreg procesul de diseminare.
Impactul proiectului
Impactul proiectului este planificat încă din formularul de candidatură și trebuie corelat cu
obiectivele proiectului și nevoile identificate.
La final proiectului, impactul va fi măsurat, fiind necesar în acest sens să existe prevăzuţi
indicatori cantitativi și calitativi. Diferite instrumente pot fi folosite pentru măsurarea
impactului, precum chestionare, focus-grupuri, analize de date, statistici etc.
Impactul în cadrului unui proiect de mobilitate Eramsus+ trebuie să fie urmărit coroborat, pe
diferite paliere:
- la nivelul instituŃiei/organizaŃiei;
Pentru a obŃine o imagine completă asupra efectelor proiectului este neapărat necesară
realizarea evaluării.
23
Un plan de evaluare a impactului va avea întotdeauna în vedere indicatori măsurabili (ex.
numărul mobilităŃilor realizate, rezultatele obŃinute, etc).
24
IV.4. Managementul riscurilor
Riscul este un fenomen întâlnit în orice activitate întreprinsă, fiind adesea asociat cu termeni
precum nesiguranŃă, incertitudine sau pericol. În contextul managementului de proiect, riscul
reprezintă un eveniment incert care dacă se produce afectează obiectivele unei activităŃi sau ale
întregului proiect.
Managementul riscurilor cuprinde o serie de procese pe care echipa de proiect trebuie să le
realizeze, în diferite momente cheie ale proiectului:
Identificarea
riscurilor
Implementarea
Analiza
planurilor de
riscurilor
raspuns la risc
Planificarea
Controlul
răspunsurilor
riscurilor
la risc
Riscurile trebuie identificate încă din etapa de elaborare a candidaturii, precum și în diferite
momente ale proiectului, împreună cu partenerii din proiect. Riscurile vor fi documentate într-
un registru al riscurilor ce va fi actualizat periodic.
Fiecare risc identificat trebuie analizat din diferite perspective: cât de credibil este riscul, care
este probabilitatea de a se produce, dacă se produce, care va fi impactul asupra proiectului. Pe
baza analizei se va realiza o ierarhizare a riscurilor, în funcţie de probabilitatea de apariţie și de
impact.
Planurile de răspuns la risc pot cuprinde măsuri de reducere a efectelor sau implementarea
unor planuri de contingenţă/rezervă ( ”Planul B ”).
25
Redăm mai jos o serie de exemple de riscuri ce pot fi întâlnite în proiectele de
mobilitate în domeniul educaţiei școlare/adulţilor și posibile efecte ale acestora,
precum și modalitatea în care acestea pot fi gestionate.
formatorul extern modifică perioada /datele se acceptă modificarea dacă noile date se
de derulare ale cursului de formare încadreaza în programul general al proiectului;
26
V. Elemente interculturale în gestionarea proiectelor transnaţionale de
mobilităţi
27
• este responsabil cu organizarea și derularea întâlnirilor echipei de implementare pentru
a urmări progresul proiectului și măsura în care acesta își va îndeplini obiectivele și,dacă
este cazul, pentru luarea unor măsuri de corectare a neajunsurilor constatate;
• consultă în permanenţă candidatura aprobată și modificările survenite pe parcurs (dacă
este cazul) pentru a se asigura de corespondenţa prevederilor asumate în aceasta și
activităţile derulate efectiv;
• ţine evidenţa documentelor proiectului (în toate fazele de implementare) și se asigură că
toate documentele justificative sunt în portofoliul proiectului care se află la sediul
instituţiei beneficiare.
Responsabilul financiar:
• cunoaște prevederile financiare care se aplică acestui tip de proiecte și clauzele
contractuale corespunzătoare și are acces la conturile instituţiei;
• oferă sprijin echipei de implementare pentru achiziţia de bunuri și servicii în vederea
derulării activităţilor de proiect, dar și a mobilităţilor efective;
• gestionează relaţia cu banca și ţine evidenţa corespunzătoare a tranzacţiilor care se fac
din contul dedicat proiectului;
• păstrează documentele financiare în ordine cronologică și se asigură că toate
documentele justificative sunt în portofoliul proiectului care se află la sediul instituţiei
beneficiare.
Pe lângă rolurile menţionate anterior, mai pot fi numiţi și alţi membri ai echipei de
implementare cu următoarele roluri potenţiale:
28
Monitorul (din partea organizatiei gazdă):
• derulează vizite de monitorizare a activităţii participanţilor în cadrul organizaţiei gazdă,
conform prevederilor asumate prin candidatura aprobată;
• menţine legătura cu instituţia de trimitere, în vederea comunicării către responsabilul de
proiect, a aspectelor care necesită îmbunătăţire pe parcursul mobilităţii;
• redactează un raport al monitorizării pe care îl prezintă echipei de implementare și pe
care îl depune în portofoliul proiectului.
Monitorul (din partea Beneficiarului):
• menţine legătura cu instituţia de găzduire, în vederea comunicării către responsabilul de
proiect, a aspectelor care necesită îmbunătăţire pe parcursul mobilităţii;
• monitorizeaza implementarea activităţilor, conform prevederilor asumate prin
candidatura aprobată
• redactează un raport al monitorizării pe care îl prezintă echipei de implementare și pe
care îl depune în portofoliul proiectului.
Inaintea mobilităţilor
ParticipanŃii
- semneaza contractul financiar individual și cel tripartit (acordul pentru mobilitate pentru
personalul școlii și angajamentul de calitate pentru domeniul educaţiei școlare);
- participă la sesiunile de pregătire organizată de instituţia beneficiară;
- verifică transferul grantului acordat conform contractului;
29
- se preocupă de logistică referitoare la transportul intern, internaţional și local până la
destinaţia finală a mobilităţilor, condiţiile privind cazarea și masă, și a plăţii – de către
instituţia beneficiară sau direct de către participant - a taxelor de curs.
Partenerii de formare
- confirmă fermitatea ofertelor de formare și semnează contractul tripartit (acordul pentru
mobilitate pentru personalul școlii și angajamentul de calitate pentru domeniul educaţiei
școlare);
- pot asista/oferi soluţii instituţiei beneficiare/participanţilor în demersul logistic privind
transportul local și condiţiile privind cazarea și masa;
- emit documente de plată complete – factura cu numele în clar al participanţilor - pentru
achitarea taxelor de curs și confirmă plata acestora;
-transmit instituţiei beneficiare eventuale solicitări privind pregătirea de specialitate/”task-
oriented” necesară participanţilor în vederea participării la formare.
În timpul mobilităţilor:
Participanţii
-iau parte activă la cursurile de formare și toate activităţile derulate de formatori respectiv la
toate activităţile prevăzute în acordurile privind misiunile de observare (job-
shadowing)/activităţile de predare.
Partenerii de formare
-derulează cursurile de formare și toate acţiunile asumate contractual respectiv activităţile
angajate prin acordurile privind misiunile de observare (job-shadowing)/activităţile de predare;
-asigură monitorizarea și evaluarea participanţilor pe durata cursurilor de formare / misiunilor
de observare/activităţilor de predare.
30
Participanţii
- își verifică adresa de e-mail – inclusiv căsuţa de ”spam”- pentru primirea link-ului către
raportul individual și completarea /transmiterea acestuia în termen de maxim 30 de zile
-arhivează câte un exemplar al certificatului de participare și al documentului de mobilitate
Europass;
- diseminează și multiplică cunoștinţele și competenţele dobândite, intern și extern faţă de
instituţia beneficiară și pe toate canalele și mijloacele prevăzute în planul de diseminare și
exploatare al proiectului.
Partenerii de formare
- completează și transmit participanţilor certificatele de participare și documentele de mobilitate
Europass;
- comunică echipei de proiect - coordonatorului/responsabilului acesteia, rezultatele
monitorizării /evaluării desfășurate pe durata cursurilor de formare / misiunilor de
observare/activităţilor de predare.
31
VII. Raportul final
Alături de documentele menţionate mai sus, următoarele documente sunt solicitate de către AN
doar pentru rapoartele finale selecţionate pentru ”evaluare aprofundată”:
Pentru validarea raportului final de către AN şi efectuarea plăŃii finale pentru proiect, vă
recomandăm să vă asiguraţi de următoarele:
32
Toate rapoartele individuale ale participanŃilor responsabili cu completarea acestora,
în funcŃie de tipul de proiect implementat, sunt completate şi salvate. ConsultaŃi
conţinutul rapoartelor individuale ale participanŃilor şi utilizaŃi comentariile şi
aprecierile acestora în evaluarea proiectului, oferind în acest sens informaŃii relevante în
raportul final;
Toate costurile declarate au fost cheltuite în beneficiul proiectului. În cazul în care AN
solicită documente financiare, ele trebuie să poată fi puse la dispoziŃie fără întârzieri;
Toate secŃiunile raportului final sunt complete şi respectă cerinŃele din formularul
online;
InformaŃiile sunt concise, la obiect şi relevante pentru proiectul implementat.
În cazul în care raportul final nu este depus in termenul de 60 de zile, conform dispoziŃiilor
contractului de finanŃare, AN va notifica Beneficiarul/ Coodonatorul pentru întârzierea
depunerii raportului final, mergând până la reziliere.
De asemenea, în cazul în care AN solicită orice document care are directă legatură cu
implementarea proiectului, de natură tehnică şi/sau financiară, Beneficiarul /Coordonatorul
are obligativitatea să îl depună în termenul solicitat.
33
• Citiţi cu mare atenţie cerinţele si încercaţi să răspundeţi tuturor întrebărilor care sunt
adresate în fiecare secţiune în parte pentru a vă asigura că raportul va fi aprobat si că va
primi un punctaj corespunzător care să conducă la transferul soldului.
• Reţineţi că trebuie să descrieţi aportul tuturor partenerilor implicaţi în implementarea
activităţilor proiectului: Beneficiarul /Coordonatorul (organizaţia din România care a
semnat un contract de finanţare cu AN), partenerii din România (în cazul consorţiilor
naţionale) și partenerii din străinătate (organizaţiile de primire).
• Identificaţi și prezentaţi și aportul participanţilor la implementarea activităţilor
proiectului.
• Fiecare secţiune este la fel de importantă și relevantă în evaluarea raportului. Vă rugăm
să trataţi toate secţiunile cu seriozitate și să le acordaţi atenţia cuvenită.
• ”Project Summary” - Vă rugăm să descrieţi pe scurt proiectul dvs. Vă rugăm să fiţi
conciși, acest paragraf va fi făcut public și este vitrina întregului proiect. Precizaţi locul
desfășurării, tipul proiectului, tema (temele), obiectivele, durata, parteneri implicaţi,
numărul de participanţi, activităţile desfășurate, metodele de lucru utilizate, rezultatele
obţinute. Sumarul va fi realizat în limba engleză.
• Nu uitaţi faptul că sumele forfetare și baremele de costuri pe unitate sunt justificate în
primul rând în baza activităţilor realizate și a modului în care acestea sunt descrise în
raportul final.
34
VIII. Reguli financiare
Finanţarea acordată propune condiŃii de finanţare mai simple, uşor abordabile din perspectiva
implementării şi a cerinŃelor, facilitând o mai bună înţelegere a acestora din partea
beneficiarilor.
Sunt utilizate cu preponderenŃă sume forfetare şi costuri bazate pe unităţi, facând astfel facilă
concepţia bugetară şi gestionarea eficientă a grantului şi, totodată, oferind posibilitatea
beneficiarilor de a se concentra pe obiectivele şi rezultatele planificate în proiect.
Acest ghid tratează câteva aspecte importante cu privire la regulile aplicabile pentru declararea
costurilor angajate în proiect ca eligibile, după cum urmează:
PlăŃile sunt menŃionate la articolul I.4.1 din Contractul de finanţare, Condiţii speciale - PlăŃile
pe durata proiectului şi articolul I.3- Sumele maxime şi forma finanŃării.
Plata soldului (plata finală)se acordă în procent maxim de 20% din grantul
total, după validarea raportului final şi a tuturor cheltuielilor declarate si
realizate de Beneficiar și parteneri, conform finanŃării obŃinute.
35
Tipuri de costuri (barem de cost bazate pe unităţi și costuri reale)
Bugetul unui proiect de mobilitate este împărţit în două categorii de costuri: costuri bazate pe
număr de unităţi și costuri reale.
36
Sunt efectuate de către Beneficiar în perioada de implementare a proiectului, perioada
fiind expres menţionată în contractul de finanţare. Durata proiectului este expres
menŃionată la articolul I.2. Intrarea în vigoare a contractului şi durata acestuia.
Sunt rezonabile și justificate;
Nu sunt acoperite din alte granturi UE.
Pentru operarea acestor transferuri în limitele impuse de contract nu este nevoie de o aprobare
prealabilă a AN, însă este obligatorie informarea prealabilă, realizată prin email adresat direct
responsabilului de proiect, acesta luând cunoştinŃă de transferul realizat. Acest transfer trebuie
descris şi în raportul final la secŃiunile corespunzătoare: modificări şi buget.
Dacă este necesar să folosiţi parte din grantul aprobat pentru sprijinul organizaţional pentru a
suplimenta sprijinul individual sau costurile de călătorie în anumite cazuri, puteţi face acest
lucru, dar fără a fi evidenţiat ca ”transfer” și fără a opera modificări la buget în raportul final.
Cheltuielile din cadrul proiectului (cele în regim de costuri reale) vor fi raportate către
finanţator în Euro în cadrul raportului final. Pentru a converti costurile suportate în alte
monede decât Euro, Beneficiarul /Coordonatorul va folosi cursul de schimb specificat în
contractul de finanţare la Articolul I.4.9- Moneda pentru cererea de plată și conversia
în euro. De exemplu, pentru proiectele aprobate în anul 2016, conversia se va face la cursul de
schimb lunar Inforeuro, stabilit de Comisia Europeană și publicat pe website-ul său1, aplicabil la
data la care contractul este semnat de ultima dintre cele două părţi, respectiv Agenţia Naţională.
Acest aspect este unul excepţional şi va fi tratat corespunzător în funcŃie de situaŃie, în baza
documentelor puse la dispoziŃie de ambele părţi şi în limitele impuse de Contractul de finanŃare
şi Ghidul Programului Erasmus+.
1
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
37
IX. Mobility Tool+
Proiectul poate fi accesat în Mobility Tool+ după semnarea contractului de finanţare de către
Agenţia Naţională. Persoana de contact indicată în formularul de candidatură va primi pe email
o notificare cu privire la accesul la Mobility Tool. Notificarea este transmisă în mod automat de
către sistemul Mobility Tool+.
Dupa conectarea la Mobility Tool+ și selectarea proiectului în cauză din lista de proiecte în care
organizaţia este implicată, următoarele secţiuni/ informaţii vor fi disponibile:
38
• Date generale cu privire la proiect (secţiunea „Details”);
• Informaţiile cu privire la organizaţiile participante în proiect (secţiunea
”Organisations”);Datele de contact ale organizaţiilor participante;
• Secţiunea ”Mobilităţi” în cadrul căreia Beneficiarii/Coordonatorii vor introduce
informaţiile cu privire la participanţii la mobilitate, durata mobilităţii, bugetul solicitat
per mobilitate/participant etc. În cadrul acestei secţiuni Beneficiarul/Coordonatorul va
solicita rapoartele participanţilor;
• Secţiunea ”Import/Export”oferă posibilitatea de a exporta datele introduse în
cadrul mobilităţilor, precum și de a importa date;
• Secţiunea ”Buget” în care costurile vor fi actualizate în mod automat, instrumentul
Mobility Tool+ preluând informaţiile din mobilităţile introduse de Beneficiar/
Coordonator în secţiunea ”Mobilităţi”;
• Secţiunea ”Reports” în cadrul căreia Beneficiarul/Coordonatorul va completa
raportul final aferent proiectului – a se vedea Capitolul ”Raport final” din prezentul
ghid pentru mai multe detalii.
• De reţinut!
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/media/Mobility%20Tool+%20Guide%20for%20Be
neficiaries.pdf .
Manualul conţine și o serie de link-uri către videoclipuri/ tutoriale practice cu privire la diferite
operaţiuni specifice Mobility Tool+: adăugarea unei mobilităţi, exportarea/ importarea datelor,
completarea și trimiterea raportului final etc.
39
X. Resurse utile
EPALE: https://ec.europa.eu/epale/en/home-page
Managementul riscurilor:
A Risk Management Standard © IRM: 2002, disponibil la
https://www.theirm.org/media/886059/ARMS_2002_IRM.pdf
ISO 31000: 2009 Risk management - Principles and guidelines, International Organization for
Standardization, 2009
ISO Guide 73: 2009 – Risk Management – Vocabulary, disponibil
lahttps://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:guide:73:ed-1:v1:en
40