Cum planific o achiziție directă?

În conformitate cu prevederile art. 7 alin. (5) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice,
autoritățile contractante au dreptul de a achiziționa direct produse sau servicii în cazul în
care valoarea estimată a achiziției (fără TVA) este mai mică de 132.519 lei, respectiv lucrări, în
cazul în care valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este mai mică de 441.730 lei.

Ca regulă generală, stabilirea încadrării în pragurile valorice mai sus menționate se va realiza prin
raportare la valoarea estimată a contractului care urmează să fie atribuit, astfel cum este
aceasta precizată în mod explicit în cadrul documentelor întocmite de către autoritatea
contractantă pentru a asigura trasabilitatea achiziției respective. Pe de altă parte însă, în
practică, pot exista anumite situații în care între sintagma "achiziție" și cea de "contract"  nu
poate fi pus semn de egalitate, în sensul că o anumită achiziție poate îngloba în structura sa
(poate fi formată din) mai multe contracte individuale. Acestea (achizițiile/contractele), pot fi
atribuite concomitent sau în mod succesiv (la momente diferite în timp), cu precizarea că, în
special în acest din urmă caz, există posibilitatea ca regulile conexe stabilite de legiutor privind
modul de determinare/calcul a valorii estimate a "achiziției" să nu mai fie pe deplin respectate
în absența relizării unei planificări corespunzătoare a achiziției, care să țină cont de toate
necesitățile autorității contractante care pot apărea pe parcursul unui an bugetar.

Astfel, potrivit prevederilor art. 17 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016, autoritatea contractantă va
trebui să țină cont de împrejurarea că, modalitatea de achiziție/procedura ce urmează să fie
aplicată se alege în funcție de:

 valoarea estimată a tuturor achiziţiilor cu acelaşi obiect sau destinate utilizării identice ori
similare, ori care se adresează operatorilor economici ce desfăşoară constant activităţi
într-o piaţă de profil relevantă, pe care autoritatea contractantă intenţionează să le
atribuie în cursul unui an bugetar;

 complexitatea contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit;

 îndeplinirea condiţiilor specifice de aplicare a anumitor modalităţi de atribuire.

În sensul celor de mai sus și pentru a evita aplicarea eronată a procedurilor de atribuire
reglementate prin  lege, printr-o eventuală divizare a contractului/achiziției în mai multe
contracte distincte de valori mai mici, astfel încât fiecare dintre acestea să se situeze sub un
anume prag valoric aplicabil, precum și pentru asigurarea eficacității legislației privind achizițiile
publice, legiutorul a introdus în corpul prevederilor art. 11 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 o
interdicție expresă în sensul că:

"Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziție publică în mai multe
contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul care să conducă la o
subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziție publică, cu scopul de a evita aplicarea
procedurilor de atribuire reglementate de prezenta lege.”
Recomandări specifice cu privire la modul de determinare/calcul a valorii estimate se regasesc în
cadrul planificării portofoliului de procese de achiziţie publică.

Persoana desemnată pentru efectuarea achiziției directe (denumită în continuare "achizitorul")

din cadrul Compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice (sau, în cazul în
care structura organizatorică a autorității contractante nu permite înființarea unui astfel de
compartiment, persoana din cadrul autorității contractante însărcinată cu atribuții în achiziții
publice printr-un act administrativ de tip ordin/decizie al conducătorului autorității contractante)
va proceda la realizarea acesteia, cu respectarea următoarelor etape/pași:  

Exemplu de lucru: Se intenționează achiziționarea de hârtie de scris destinată funcționării

autorității contractante, cantitate: 100 topuri de hârtie (500 foi), format A4, densitate 80
g/mp, cu o valoare estimată de 2.000 lei. În prezentarea acestui exemplu se pleacă de la
premisa că aspectele cu privire la determinarea valorii estimate și cumularea valorilor estimate
a contractelor individuale au fost avute în vedere de către autoritatea contractantă în vederea
realizării acestei achiziții/atribuirii acestui contract.

În funcție de tipul, valoarea și complexitatea fiecărei achiziții/contract în parte (spre exemplu,

contractele de execuție lucrări pot fi mai complexe decât cele de furnizare produse/prestare
servicii) care urmează să fie atribuit prin recurgerea la achiziția directă, se recomandă evaluarea
și parcurgerea doar a acelor activități din cadrul Ghidului achizițiilor publice (denumit în
continuare "Ghid") considerate ca fiind de natură să sprijine activitatea
autorității contractante în vederea atingerii scopului urmărit de către aceasta prin realizarea
respectivei achiziții.

PASUL 1. - Verificarea existenței și, după caz, întocmirea / modificarea / completarea

referatului de necesitate

Referatul de necesitate se întocmește de către compartimentul de specialitate beneficiar al

achiziției (compartimentul inițiator), putând fi utilizat în acest scop fie modelul / recomandările
prezentat(e) în cadrul etapei de planificare a portofoliului de procese de achiziție publică,
activitatea 2 din Ghid (prin completarea secțiunilor relevante necesității identificate) sau un
model simplificat în mod corespunzător, prin raportare la complexitatea achiziției (care face
obiectul exemplului de lucru de mai sus).

PASUL 2. - Verificarea existenței achiziției în SAAP și PAAP

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va verifica existența achiziției

în cadrul Strategiei Anuale de Achiziții Publice (denumită în continuare "SAAP"), respectiv în
cadrul anexei privind achizițiile directe din cadrul Programului Anual al Achizițiilor Publice
(denumit în continuare "PAAP").
 În acest scop, pot fi consultate și recomandările din cadrul pasului C - "Finalizarea Strategiei
Anuale de Achiziție Publică și Publicarea Extrasului din PAAP în SEAP" aferent etapei de
Planificare a  Portofoliului de procese de achiziție publică.  

Potrivit prevederilor art. 12 din H.G. nr. 395/2016, respectiv ale Ordinului Președintelui ANAP nr.
281/2016, poziția din PAAP pentru hârtia de scris va arăta după cum urmează:

Valoarea Data
Obiectul
Nr. estimată Sursa de Data estimată   estimată
achiziției Cod CPV
crt. (Lei, fără finanțare inițiere pentru
directe
TVA) finalizare
30197620-8
 Buget
 52 Hârtie de scris Hârtie pentru  2.000 01.06.2017  16.06.2017
propriu
scris

  

PASUL 3. - Stabilirea modalității de atribuire

Persoana / echipa responsabilă de atribuirea contractului va analiza informațiile disponibile cu

privire la achiziția directă prin prisma prevederilor art. 7, art. 68 și 69 din Legea nr. 98/ 2016,
coroborate cu cele ale art. 17 din H.G. nr. 395/ 2016.

Ca regulă, potrivit dispozițiilor art. 43 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016, achiziția directă se
realizează prin intermediul catalogului electronic de produse / servicii / lucrări disponibil în
SEAP. Prin excepție, potrivit prevederilor alin. (3) ale aceluiași articol, autoritatea
contractată poate realiza achiziția de la orice operator economic, cu condiția elaborării unei
note justificative, în următoarele situații:

 dacă în cadrul cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP nu se identitifcă produsul,

serviciul sau lucrarea care poate satisface necesitatea autorității contractante;

 dacă autoritatea contractantă constată că prețul postat de operatorii economici pentru

obiectul achiziției este mai mare decât prețul pieței;

 dacă din motive tehnice (imputabile SEAP) nu este posibil accesul la catalogul electronic.

1. Regula de bază: Realizarea achiziției directe prin utilizarea

catalogului electronic disponibil în SEAP

Accesând catalogul electronic publicate în SEAP, autoritatea contractantă are dreptul de a alege

dintre produsele, serviciile sau lucrările prezentate în cadrul acestuia, transmiând operatorilor
economici notificări prin intermediul SEAP cu privire la:
 o inițierea achiziției directe, respectiv datele de identificare a produselor, serviciilor
sau lucrărilor solicitate, cerințele privind livrarea/prestarea/executarea, precum și
condițiile în care urmează să se efectueze plata;
o finalizarea achiziției directe, prin acceptarea/neacceptarea prețului ofertat
(oferta fermă a operatroului economic).

La rândul său, operatorul economic poate transmite autorității contractante acceptarea /

neacceptarea condițiilor impuse de către aceasta, fie prin declinarea (refuzarea) achiziției directe
sau, după caz, ofertarea unei reduceri, ori a unei creșteri de preț față de prețul de listă publicat
în catalog. Aceste variații de preț depind de gradul de standardizare a produsului / serviciului /
lucrării ofertate în catalog, precum și de cerințele specifice ale autorității contractante în raport
cu informațiile furnizate de operatroul economic în descrierea prevăzută în catalog.

Din acest punct de vedere, se recomandă ca atât autoritatea contractantă cât și operatorul
economic să descrie cel puțin principalele detalii ale achiziției (specificații/cerințe, inclusiv
tehnice), cantități și prețuri unitare aplicabile atât la secțiunea "Detaliu produs / serviciu /
lucrare" (descrierea de catalog a operatorului economic), cât și la secțiunea "Detaliu
achiziție" (corespunzând cerințelor specifice ale autorității contractante).

ATENȚIE:

1. Nu este obligatoriu  să existe identitate de exprimare (copy / paste) între descrierea

produsului / serviciului / lucrării publicată de către operatorul economic în   catalogul
electronic disponibil și cererea autorității contractante.

Astfel, spre exemplu, în cazul în care:

o operatorul economic a publicat în cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP

oferta sa standard și prețul de listă aferente (cum ar fi o mașină configurație
standard, care să fe dotată cu radio-CD player, oglinzi manuale, volan cu reglaj
manual pe înălțime și cu chit reparație în loc de roată de rezervă, la prețul de
listă X); iar
o autoritatea contractantă dorește să achiziționeze o mașină cu următoarele dotări
suplimentare față de cele publicate de către operatorul economic mai sus
menționat  în cadrul catalogului electronic de produse disponibil în SEAP (cum ar
fi următoarele dotări suplimentare: radio-DVD player, oglinzi electrice, volan cu
reglaj manual pe înălțime și roată de rezervă), 

în vederea realizării achiziției directe potrivit cerințelor indicate de către autoritatea

contractantă, respectivul operator economic nu va trebui să încarce un produs diferit în
cadrul catalogului electronic de produse (care să coincidă 100% cu nevoia autorității
contractante). 
Într-o asemenea situație, autoritatea contractantă are posibilitatea de a preciza detaliile
specifice achiziției pe care aceasta intenționează să o realizeze  în cadrul secțiunii referitoare
la descrierea achiziției, iar în raport cu această situație, operatorul economic poate
transmite prin intermediul SEAP acceptarea condițiilor solicitate spre a fi îndeplinite de
către autoritatea contractantă, însă la un preț mai mic sau, după caz, mai mare față de
prețul (de listă) publicat în cadrul catalogului (preț X +/- n, unde "X" = prețul de catalog
publicat de către operatorul economic, "n" = reducerea / majorarea de preț acordată  /
solicitată de către operatorul economic în funcție de cerințele specifice ale
autorității contractante).

După caz, operatorul economic poate proceda inclusiv la refuzarea condițiilor solicitate spre
a fi îndeplinite de către autoritatea contractantă, iar aceasta din urmă, la rândul ei, poate
proceda la acceptarea / respingerea ofertei ferme de preț transmisă de către operatorul
economic prin utilizarea facilităților tehnice disponibile în cadrul catalogului electronic de
produse / servicii / lucrări (potrivit celor arătate mai sus).

2. Este de reținut faptul că, în cadrul SEAP se poate completa o singură cantitate
(corespunzând unei singure unități de măsură), cu un singur preț unitar, din
înmulțirea celor două elemente rezultând prețul total aferent achiziției. Pentru a
depăși acest inconvenient, în cazul în care se achiziționează mai multe tipuri de
produse / servicii / lucrări prin intermediul unei singure achiziții,   detaliile
referitoare la toate cantitățile și prețurile unitare aplicabile se vor menționa în mod
corespunzător,   în cadrul secțiunilor mai sus menționate , în timp în cadrul rubricilor
dedicate cantității și prețului unitar aplicabil, operatorul economic poate
preciza prețul total rezultat pentru unitateta de măsură aleasă (spre exemplu un
"set" sau "pachet" conținând mai multe tipuri de produse / servicii / lucrări a căror
descriere se poate introduce în cadrul secțiunii corespunzând detaliilor aferente
produselor / serviciilor / lucrărilor ofertate de către respectivul operator economic).

3. Acceptarea ofertei ferme a operatorului economic  potrivit dispozițiilor art. 46 alin.

(4) din H.G. nr. 395/2016 nu  substituie îndeplinirea condițiilor imperative  prevăzute
prin dispozițiile art. 43 alin. (5) referitoare la angajarea cheltuielilor aferente
achiziției directe și forma pe care o poate îmbrăca angajamentul legal (contract de
achiziție, comandă, document fiscal, cu condiția semnării acestora de către
ordonatorul de credite, potrivit OMFP 1792/2002).

Prin urmare, finalizarea achiziției directe în SEAP prin acceptarea ofertei ferme a
operatorului economic NU ÎNSEAMNĂ / ECHIVALEAZĂ CU   LANSAREA UNEI COMENZI FERME din
partea  autorității  contractante către operatorul economic .

Astfel, acceptarea ofertei ferme de către autoritata contractantă reprezintă o simplă

comunicare (notificare) privind rezultatul aplicării achiziției directe, cu precizarea
că această notificare  va trebui să fie  urmată de întocmirea documentului / actului specific
prin care se angajează cheltuielile aferente respectivei ahiziții directe, în conformitate cu
dispozițiile art. 43 alin. (5) din H.G. nr. 395/2016, coroborate cu cele ale OMFP nr.
1792/2002.

2. Excepția de la regulă: Realizarea achiziției directe de la orice operator economic din

piață

În cazul incidenței uneia dintre situațiile prevăzute la art. 43 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016
potrivit celor arătate mai sus, autoritatea contractantă poate realiza achiziția directă de la orice
operator economic, elaborând în acest sens o notă justificativă în cadrul căreia se va
documenta în mod corespunzător situația care nu a permis realizarea achiziției din catalogul
electronic din SEAP.

Spre exemplu, în cazul în care sistemul electronic nu funcționează, operatorul SEAP va înștiința în
prealabil utilizatorii, astfel încât autoritatea contractantă poate planifica fie realizarea achiziției
la un alt moment sau realizarea achiziției directe prin invocarea prevederilor mai sus menționate.
În acest caz, SEAP va furniza utilizatorului un mesaj similar cu cel expus în cele ce urmează:

Mentenanta SEAP          

 
Descriere: Incepand de vineri 18.11.2016 ora 09.00 pana luni
21.11.2016 ora 12.00 se vor efectua lucrari de mentenanta, motiv  17.11.2016 
pentru care pot exista intreruperi ale Sistemului Electronic de
Achizitii Publice. Ne cerem scuze pentru inconveniente si va      14:48
multumim pentru intelegere! Echipa SEAP
  

De asemenea, există inclusiv posibilitatea ca pe piața liberă să fie identificate oferte de produse /

servicii / lucrări cu prețuri mai mici decât cele publicate în catalogul electronic disponibil în
SEAP, acestea putând fi publicate pe propriile site-uri ale operatorilor economici sau transmise de
către respectvii operatori economici la solicitarea autorității contractante. În această
situație, autoritatea contractantă are dreptul de a realiza achiziția de la orice operator econmic,
cu condiția întocmirii unei note justificative care să ateste faptul că prețurile identificate de
către autoritatea contractată pe piața liberă sunt mai mici decât cele publicate în SEAP.

Totodată, este posibil ca produsele / serviciile / lucrările disponibile în cadrul catalogului

electronic să nu poată asigura satisfacerea nevoilor autorității contractante. Asemenea situații
sunt rare, însă pot să apară, în special, în cazul anumitor tipuri de servicii sau lucrări care nu
pot fi standardizate într-o asemenea măsură încât să asigure necesitatea autorității contractante
(spre exemplu, în cazul serviciilor de întrețiere / reparare a autoturismelor, care implică de cele
mai multe ori prezentarea autoturismului în service în vederea efectutuăii unei constatări /
verificări prealabile, în urma căreia se întocmește un deviz conținând lista de operații / piesele de
schimb necesare). Este evident că, în asemenea situații, autoritatea contractantă nu va putea
recurge la utilizarea catalogului electronic de produse / servicii / lucrări disponibil în SEAP în
vederea realizării achiziției directe vizată de către autoritatea contractantă.

Un exemplu de notă justificativă în sensul celor de mai sus este prezentat în secțiunea
Documente.

3.  Parcurgerea pașilor necesari în cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP   în

vederea  stabilirii  modalității de atribuire ,într-una din variantele explicitate la lit. A sau B
de mai sus

Având în vedere împrejurarea că, potrivit prevederilor legale în vigoare, regula de bază în scopul
realizării unei achiziții directe este reprezentată de utilizarea catalogului electronic disponibil în
SEAP, pentru a putea documenta decizia privind alegerea modalității de atribuire prin intermediul
facilităților tehnice disponibile în cadrul catalogului sau, după caz, o eventuală aplicare a
excepției de la această regulă, autoritatea va trebui să efectueze în cadrul etapei de planificare /
pregătire a achiziției directe o serie de verificări prealabile.

Scopul acestor demersuri este acela de a stabili în ce măsură au fost sau nu identificate produse /
servicii / lucrări în cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP, care să poată asigura
satisfacerea necesităților acesteia.

Mai multe detalii cu referire la modul de realizare efectivă a acestor formalități prealabile sunt
oferite în documentul GHID practic privind parcurgerea pașilor necesari în cadrul catalogului
electronic disponibil în SEAP în vederea stabilirii modalității de atribuire (atașat prezentei
secțiuni).

https://achizitiipublice.gov.ro/workflows/view/163