SISTEME INFORMAŢIONALE DE GESTIUNE

TEMA 3 - ERP - definitie, arhitectura, functii

ERP integreaza toate procesele economice: productie, distributie, contabilitate,

financiar, personal, stocuri, service si mentenanta, logistica, gestiune de proiecte, oferind
accesabilitate, vizibilitate si consistenta informationala in intreaga organizatie. ERP inseamna
integrarea tuturor aplicatiilor intr-o solutie globala, acoperind toate procesele intercorelate ce
concretizeaza activitatea organizatiei, eliminand granitele dintre departamente si delimitarile
functionale, ca si pe cele ale organizatiei cu mediul si oferind posibilitati de lucru multiutilizator,
multiscop si multispatiu.

Def. Un sistem de tip ERP reprezinta o solutie software complexa, bazata pe arhitectura client-
server ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, pentru gestionarea resurselor
companiei, prelucrarea tranzactiilor si facilitarea integrarii tuturor proceselor necesare in cadrul unei
afaceri, centralizandu-le, facilitand impartasirea datelor si eliminand redundanta. Fiecare pachet ERP
ofera functionalitati diferite pentru industrii diferite.

Provocarea principala consta in integrarea tuturor proceselor economice si

optimizarea resurselor disponibile.

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii,
plecand de la:

▪ planificare;

▪ asigurarea stocului de materii prime si materiale;

▪ definirea tehnologiilor;

▪ coordonarea proceselor de productie;

▪ gestiunea financiar-contabila, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite;

▪ dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.

Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra
indeplinirii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si
dinamic al aplicatiilor se pot realiza:

▪ planuri de previziune; evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din
care face parte compania; analize calitative; integrarea cu noile tehnologii e-business;
comunicare on-line.

La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de baza. Sunt instalate pe

un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite in general sunt:
Oracle, DB2, Informix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Baza de date
necesita o setare initiala conform proceselor organizatiei si trebuie sa asigure acces direct la informatii
in timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toti membrii organizatiei. Odata terminata
instalarea, utilizatorii introduc datele, informatiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte
module. In final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.
 Aplicatiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifica munca
programatorilor, preluand regulile si generand automat codul sursa.

Avantajele sunt: reducerea timpului de dezvoltare si obtinerea unui produs de calitate, prin
minimizarea erorilor. In plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijina consistenta aplicatiilor si
standardizarea sub aspect functional. Sub o forma simplificata am putea defini ERP-ul prin prisma a
doua proprietati fundamentale: functionalitatea si integrarea.

Fig. 2.1 ERP - in forma simplificata

Cele doua parti se interconditioneaza reciproc.

Integrarea asigura conectivitatea intre fluxurile de procese economice functionale. Ea poate fi

gandita ca o tehnica de comunicare. Cateva modalitati obisnuite prin care comunicarea are loc, prin si
pentru integrare, sunt: codul sursa, retele locale si extinse de calculatoare, internet, e-mail, workflow,
instrumente de configurare automata, protocoale, baze de date. Putem spune ca integrarea este
realizata prin comunicare, iar comunicarea este realizata prin integrare.

Partea functionala a unui sistem ERP asigura fluxurile de procese economice din cadrul
fiecarei functiuni. Astfel, in cadrul unei suite ERP se regasesc de la cateva, pana la zeci de module
functionale (contabilitate generala, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea productiei,
logistica, comenzi si vanzare)[1].

Arhitectura unui sistem ERP

Sistemul aplicatiilor de intreprindere se implementeaza pe o arhitectura de tip client-

server care creeaza premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. Modelul de arhitectura
implementat de catre sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat in figura 2.2.

Caracterizarea functiunilor celor trei niveluri ale arhitecturii:

Nivelul prezentare - consta in interfata grafica utilizator sau programul de navigare

(browser) pentru accesarea functiilor sistemului.

Nivelul aplicatie - cuprinde regulile afacerii, logica si functiunile sistemului, programele care
asigura transferul datelor de / la serverele de baze de date.

Nivelul bazei de date - asigura gestiunea datelor organizatiei, inclusiv a metadatelor; cel
mai adesea se regaseste aici un SGBD relational dintre cele standardizate industrial, care include si
modulul SQL. Platformele de baze de date folosite in general sunt: Oracle, DB2, Informix, Microsoft
SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Aceasta structurare logica permite ca interfata
sistemului ERP sa ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea sa se realizeze pe nivelul de mijloc al
serverelor de aplicatii, iar sistemele de baze de date sa functioneze pe al treilea strat, al serverelor
specializate.
 Fig. 2.2 Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP

Componentele principale ale unui sistem ERP

Nomenclatoare (fisiere de baza) de clienti, furnizori, personal, sub forma unor fisiere care
reunesc toate datele de descriere a acestora si interfateaza cu oricare modul care se serveste de
aceste date;

Contabilitate generala numita si componenta financiar-contabila pentru ca asigura

conducerea evidentei contabile si gestiunea financiara. Functionalitatile vizeaza: automatizarea
inregistrarii informatiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea
automata a datelor din alte aplicatii ale sistemului ERP si realizarea evidentei contabile complete,
la nivel sintetic si analitic. De cele mai multe ori componenta acopera doar cerintele contabilitatii
financiare, asigurand in primul rand obtinerea documentelor contabile de sinteza cerute de
legislatia in vigoare si poate fi completata printr-o componenta de analiza, tip tablou de bord, care
ofera informatii privind performantele firmei;

Incasari-plati. Aceasta componenta poate aparea sub forma a doua

module: Debitori si Creditori, care gestioneaza si inregistreaza creantele si datoriile intreprinderii;

Salarizare. Componenta legata adesea de cea de resurse umane, avand ca obiect calculul si
evidenta salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contributiei la bugetul statului si
asigurarilor sociale;

Resurse umane. Componenta care sprijina crearea unei politici de personal, sustinand
activitatile de recrutare si selectie a personalului;

Imobilizari. Gestioneaza mijloacele fixe, dar si obiectele de inventar sau activele necorporale.
Gestiunea acopera intreaga durata de utilizare a activului si se poate afla in orice moment care
este starea acestuia si operatiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare,
reevaluare, scoatere din functiune, casare). Ofera multiple posibilitati de calcul si inregistrare a
amortizarii (liniara, degresiva, accelerata). Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de
legislatia in vigoare sau necesare conducerii;

Planificare-productie. Planificarea vizeaza executantul, termenul, articole de realizat, costul

programat si detaliile tehnice;

Urmarire productie (uneori livrat intr-o singura componenta impreuna cu Planificarea) -

inregistreaza preluarea notelor de predare si a rapoartelor de lucru, analizeaza si compara
comenzile lansate, ofera rapoarte cumulate ori detaliate ale productiei, pe faze sau pe
produse/lucrari, ca si rapoarte de costuri;

Gestiune date tehnice - stocheaza definitiile si caracteristicile tehnice ale produselor si

tehnologiilor de fabricatie;

Planificare necesar de materiale - determina automat cantitatile necesare, pe baza datelor

despre procesul de fabricatie si a planului de productie aprobat;

Planificare si urmarire consumuri si costuri intocmeste bonurile de consum si preia datele

despre consumuri de la magazii, centralizeaza aceste date pentru calculul costurilor, genereaza
rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate;

Managementul proiectelor - are ca obiect proiectele de investitii, activitatile interne sau

lucrarile efectuate de terti: planificarea (bugetarea), finantarea si urmarirea executarii acestora;

Stocuri - Gestiunea cantitativa si calitativa a stocurilor si generarea automata a documentelor

contabile;

Gestiunea depozitelor (inclusa adesea in modulul de Stocuri) - defineste din punct de vedere
organizatoric unitatile de stocare: tipurile de inventar si subinventar, depozite, magazii, locatii,
modul de localizare al stocurilor;

Aprovizionare (Furnizori) - Componenta depaseste atributiile unei aplicatii de gestiune, fiind

un instrument de optimizare a aprovizionarii, care poate determina realizarea de economii.
Modulul Aprovizionare se leaga de componenta Stocuri.

Vanzari - gestioneaza activitatile specifice procesului de vanzare;

Intretinerea echipamentelor (mentenanta) - rezolva Gestiunea tehnica si de utilizare a

echipamentelor, permite planificarea resurselor si costul lucrarilor. Foarte important este istoricul
activitatilor de intretinere si reparatii;

Transport (Logistica) - permite planificarea si gestionarea activitatilor logistice din procesele de

vanzare si distributie;

Service/Servicii - urmareste garantiile si serviciile postvanzare;

Analiza (Business Intelligence) - Modulul preia datele din baza de date, realizeaza diferite
analize si furnizeaza informatiile in forma dorita de utilizator. Cele mai puternice optiuni sunt
analizele multi-dimensionale (OLAP), simularile, scenariile si prognozele;
 Solutii specifice fiecarei industrii

Generatorul de rapoarte - utilizatorii obtin rapoartele dorite in cadrul fiecarui modul functional
folosind datele din baza de date a sistemului ERP.

Este unanim acceptata ideea ca, desi tehnologia este esentiala in realizarea unui ERP, definitia
acestuia trebuie sa reliefeze ariile functionale bazate pe activitatile principale ale unei firme, cum sunt:
contabilitatea, productia, vanzarea, aprovizionarea, stocurile, personalul etc. Schema conceptuala a
unui sistem ERP este prezentata in figura 2.3.

Fig. 2.3 Schema conceptuala a unui sistem ERP

Alte definitii considera sistemele ERP ca fiind o solutie soft, o metoda sau un pachet de
aplicatii, astfel:

• solutie software completa si atotcuprinzatoare pentru o intreprindere;

• metoda pentru planificarea eficienta si controlul tuturor resurselor necesare pentru

prelucrarea, realizarea, expedierea si contabilizarea comenzilor clientilor, in firmele de
productie, desfacere ori servicii (American Production and Inventory Control Society)

• un pachet de aplicatii care permite integrarea completa a tuturor informatiilor din cadrul
unei organizatii.

Sintetizand aceste definitii, putem desprinde urmatoarea concluzie, unanim acceptata de cei
citati - sistemele ERP constau din module software, care acopera toate ariile functionale ale unei
firme: marketing-ul si vanzarile, service-ul, proiectarea si dezvoltarea de produse, productia si
controlul stocurilor, aprovizionarea, distributia, resursele umane, finantele si contabilitatea, precum si
serviciile informatice.

In procesul de abordare structural-tehnologica a sistemelor ERP, am considerat importanta,

pentru inceput, prezentarea catorva dintre caracteristicile functionale ale unui astfel de sistem. Pentru
o intelegere mai facila a acestor caracteristici, am pornit de la schema privind arhitectura unui sistem
ERP, prezentata in figura 2.4.
 Fig. 2.4 Elementele de baza ale unui sistem ERP

Examinand aceasta arhitectura, putem remarca cateva dintre caracteristicile functionale ale
unui astfel de sistem, si anume:

▪ ofera informatiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se
stocheaza tranzactiile zilnice;

▪ asigura prelucrarea corespunzatoare a datelor, pe baza unor programe adecvate;

▪ permite utilizarea in comun a datelor din baza de date, de catre toate modulele care
folosesc aceste date;

▪ permite realizarea fiecarui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare,

interogare), in mod separat;

▪ asigura principiul integrarii sistemului, prin intermediul bazei de date unice;

▪ permit accesul la date in timp real;

▪ ofera suport multivaluta si multilingv;

▪ sunt adaptate specificului activitatilor organizatiilor (activitati in diferite ramuri industriale,

servicii, comert, banci, sanatate etc.);

▪ permit realizarea unor adaptari fara interventia programatorilor.

Modulele de aplicatii sunt grupate in subsisteme (suite) cum sunt: financiar, productie,
distributie etc.