Welke reis doorlopen de medewerkers van jouw organisatie? Hoe ziet de eerste kennismaking, ondersteuning, ontwikkeling en uiteindelijk ook het afscheid van een medewerker binnen jouw organisatie eruit? Deze reis noemen we de employee journey. Het in kaart brengen van deze employee journey kan enorm helpen bij het bepalen van de uitdagingen en aandachtspunten voor HR en het medewerker-gecentraliseerd organiseren van de HR afdeling. In deze blog leg ik stapsgewijs uit hoe je een employee journey map kunt maken.
Als startpunt voor employee journey mapping is het belangrijk om eerst hoogover de employee journey in kaart te brengen. Hierbij kan je al nadenken over het imago dat je als werkgever wil uitstralen en hoe dit terugkomt in de gehele employee journey. De hoogover employee journey dient als praatplaat, waarmee de verdieping gezocht kan worden op de thema’s die voor jouw organisatie belangrijk zijn.
In vier stappen kun je deze hoogover employee journey map al maken:
Stap 1 – Zorg dat de missie en/of visie van de organisatie helder is. Dit is het startpunt van de employee journey map. Als jouw organisatie concrete normen en waarden heeft, neem deze dan ook mee als startpunt.
Stap 2 – Bepaal het persona van een medewerker binnen jouw organisatie. Zorg dat dit persona zo algemeen mogelijk omschreven is, zodat de employee journey ruimte biedt voor alle medewerkers.
Stap 3 – Bepaal welke stappen (potentiële) medewerkers maken in de employee journey, van instroom, via doorstroom, tot uitstroom. Wat zijn de doelstellingen van deze stappen? En wat zijn de tussenstappen en thema’s die binnen jouw organisatie belangrijk zijn voor medewerkers?
Stap 4 – Bepaal, samen met diverse HR professionals én (potentiële) medewerkers, aan de hand van de employee journey map waar de uitdagingen en aandachtspunten voor HR liggen.
In de praktijk
Recent heb ik samen met een aantal collega’s de employee journey map voor Prowareness in kaart gebracht. Dit leverde veel interessante inzichten op, waar wij de komende tijd mee aan de slag gaan! Ik neem je graag mee door de 4 stappen:
Stap 1 – De missie van Prowareness is ‘Het vergroten van succes en geluk van mensen en organisaties om samen missies tot bloei te laten komen’. Dat geldt voor alle mensen die in aanraking komen met Prowareness, dus zowel klanten als (potentiele) medewerkers. Daarnaast zijn er 7 kernwaarden die Prowareness definiëren: Openness & Transparency, Ambition, Teamwork, Commitment, Continuous Learning, Energy & Craziness, Integrity.
Stap 2 – De medewerker van Prowareness is gemotiveerd, ambitieus, meestal wat jonger (25-45 jaar) en ondernemend. Voor alle rollen geldt dat ondernemerschap en verantwoordelijkheid nemen voor succes, erg belangrijk is. Bovendien wordt de medewerker van Prowareness gedreven door de wil om mensen en organisaties verder te helpen op het gebied van succes en geluk.
Stap 3 – Belangrijke stappen in de employee journey van Prowareness zijn natuurlijk instroom, doorstroom en uitstroom. We hebben allereerst benoemd wat de doelstelling is van ieder van deze stappen. Bij instroom willen we dat Prowareness de plek is waar je jezelf kunt blijven ontwikkelen. Dit is al zichtbaar vanaf het allereerste contact en tijdens het gehele sollicitatieproces. Dit proces wordt ingestoken wordt als een ‘perfect match’-ervaring, en mocht dit niet bij Prowareness zijn, dan willen we in ieder geval wel een bijdrage leveren aan een andere mooie plek. Bij doorstroom staan de ‘3 cirkels van ontwikkeling’ centraal: jezelf, Prowareness en de klant. Bij uitstroom is het doel het creëren van een duurzame relatie. Dit is onder andere terug te zien in een bewust afscheidsmoment en blijvend contact met collega’s en tijdens events en trainingen. Vervolgens hebben we de tussenstappen en thema’s in kaart gebracht. De volledige hoogover employee journey is te zien in onderstaande afbeelding:
Stap 4 – Tijd om feedback op te halen! We hebben deze employee journey gedeeld met een recruiter, operational lead en zelfs een kandidaat die op dat moment nog in het sollicitatieproces zat. Tijdens deze sessie kwam onder andere het belang van ‘pre-boarding’ aan bod en ontstond er een interessante discussie over een aantal doelen per stap. Bovendien konden we direct een aantal optimalisaties aanmerken voor het HR-proces en de samenwerking tussen de verschillende disciplines binnen Prowareness. We hebben gezamenlijk besloten met welke aandachtspunten we de komende tijd aan de slag gaan (de paarse post-its).
Het vervolg
Op basis van de uitkomsten van deze employee journey map kan je gepaste vervolgstappen bepalen. Het is sowieso aan te raden om de employee journey te onderbouwen met data. Hiermee kan je aannames valideren en gefundeerde keuzes maken over de vervolgstappen. Denk bijvoorbeeld aan data uit exit-gesprekken, NPS, maar ook omgevingsdata zoals veranderingen in demografie.
Daarnaast is het ook een mogelijkheid om op de specifieke onderdelen van de employee journey in te zoomen, en daar een verdiepende employee journey map van te maken. Als ‘onboarding’ bijvoorbeeld een belangrijk thema is om te verbeteren binnen jouw organisatie, zou je een employee journey map kunnen maken over de eerste 3 maanden dat een medewerker in dienst is. Voor deze ‘in-depth employee journey mapping’ kan je andere tooling gebruiken. Daarover volgt in een volgend blog meer!
Tot slot kun je de hoogover employee map gebruiken om prioriteiten te stellen en/of je als HR-afdeling te organiseren rondom een aantal speerpunten. Hiermee kan je in multidisciplinaire teams aan de slag gaan, zodat je medewerker gecentraliseerd werken een enorme boost geeft en nog veel belangrijker: een fantastische medewerkerservaring kunt creëren!
