Koplietošana programmā Outlook ir atkarīga no tā, ko vēlaties koplietot, un no tā, kāda veida piekļuvi vēlaties piešķirt personām, ar kurām koplietojat dokumentu.
Piemēram, varat kopīgot vienu pastkasti vairākām personām, kur visi ienākošie un izejošie e-pasta ziņojumi ir no šīs pastkastes. Vai arī varat kopīgot vienu vai vairākas mapes vai visu pastkasti ar citiem. Varat pat atļaut citiem lietotājiem iespēju pārvaldīt jūsu kalendāru vai pastkasti.
Piešķirot kādam atļauju pārvaldīt jūsu pastkasti, jūs piešķirat lietotājam pārstāvja atļaujas. Šī iespēja ir ne tikai rediģēšanas privilēģijas, bet arī nodrošina lietotājam iespēju jūsu vārdā nosūtīt pasta vai kalendāra vienumus un uz tiem atbildēt. Īpašos gadījumos varat pat atļaut pilnu pastkastes un kalendāra pārvaldību, ja jūsu pārstāvim ir atļaujas rīkoties, kad veidojat ziņojumus vai notikumus vai atbildat uz tiem. Papildinformāciju par pārstāvjiem skatiet rakstā Par pārstāvjiem: pasta un kalendāra pārvaldības atļauju atļauja citai personai programmā Outlook.
Ja un kā varat piekļūt šīm dažādajām koplietošanas opcijām programmā Outlook, ir atkarīgs arī no tā, kāda veida kontu izmantojat. Piemēram, dažas koplietošanas opcijas ir ierobežotas līdz darba vai mācību kontiem, kas tiek izmantoti organizācijā. Citām opcijām, piemēram, kalendāra koplietošanai, ir plašāka piekļuve, un tās var veikt arī ar personisku kontu, piemēram, Outlook.com vai Hotmail.com kontu.
Padoms.: Lai iegūtu papildinformāciju par kontiem, skatiet rakstu Kāda ir atšķirība starp Microsoft kontu un darba vai mācību kontu?
Dažādi koplietošanas veidi programmā Outlook
Tālāk esošajā tabulā ir aprakstīti dažādi veidi, kā kopīgot programmā Outlook, nepieciešamā konta tips un tas, vai jums ir nepieciešams organizācijas IT administrators, lai to iestatītu.
|
Koplietošanas veids |
Apraksts |
Piemēra scenāriji |
Konta tips |
Nepieciešama IT administratora iestatīšana |
|
Koplietojama pastkaste |
Koplietojama pastkaste nodrošina grupas vai atsevišķu piekļuvi visai pastkastei. Tas ietver pastkastes saturu, piemēram, mapes, kalendārus un kontaktpersonas. Kad grupā norādīta persona atbild uz ziņojumu, kas nosūtīts uz koplietojamo pastkasti, tiek rādīts, ka e-pasta ziņojums sūtīts no koplietojamās adreses, nevis no atsevišķa lietotāja. Dalībniekiem atļaujas koplietojamās pastkastēs var atšķirties. |
Klientu pakalpojumu komanda vēlas vienu pastkasti, kur visi ienākošie un izejošie e-pasta ziņojumi tiek [email protected]. Jebkurš klientu apkalpošanas grupas dalībnieks, kuram ir piekļuve koplietojamai pastkastei, var saņemt ziņojumus un uz tiem atbildēt. Atbildes vienmēr tiek sūtītas no [email protected] neatkarīgi no tā, kas no grupas atbild uz šo ziņojumu. |
Darba vai mācību konti |
Jā, nepieciešama administratora iestatīšana.Administrators piešķir atļaujas visiem lietotājiem, kuriem nepieciešama piekļuve koplietojamai pastkastei. |
|
Kopīgotie kalendāri |
Koplietojamie kalendāri ir ierobežoti līdz kalendāra mapei jūsu pastkastē. Varat izvēlēties kopīgot savu kalendāru ar vienu vai vairākām personām. Atļaujas var atšķirties starp personām, ar ko koplietojat savu kalendāru, un tās ir atkarīgas arī no konta, kuru izmantojat, lai koplietotu savu kalendāru. Daži kalendāru koplietošanas aspekti ir ierobežoti tikai ar darba vai mācību kontiem. |
Iespējams, vēlēsities kopīgot kalendārus ar plānotājiem, administratoriem, kolēģiem, draugiem, ģimeni vai citām uzticamām personām. |
Darba vai mācību un personiskie konti |
Nav nepieciešama administratora iestatīšana. Lielākajā daļā gadījumu programmā Outlook varat atlasīt kalendāru, kuru vēlaties kopīgot, un piešķirt atļaujas. Ja izmantojat darba vai mācību kontu, varat piešķirt pārstāvja privilēģijas, kas pārstāvim jūsu vārdā ļauj nosūtīt sapulču uzaicinājumus un uz tiem atbildēt. |
|
Koplietojamās mapes |
Izvēlieties koplietot vienu vai vairākas pastkastes mapes ar citiem lietotājiem savā organizācijā. Varat iestatīt piekļuves līmeni katrai personai, ar kuru koplietojat dokumentu, piešķirot tikai skatīšanas, rediģēšanas vai deleģēšanas privilēģijas.Ir divu veidu deleģēšanas privilēģijas. Varat izvēlēties, lai personas nosūta ziņojumu jūsu vārdā vai nosūtīt kā jūs. |
1. scenārijs. Jūs vēlaties kopīgot mapi ar tikai skatīšanas privilēģijām. Piemēram, jūs pārvaldāt projektu un vēlaties kādam darba grupai piešķirt piekļuvi visiem šajā mapē ziņojumiem. Varat atļaut šai personai atbildēt uz ziņojumiem, bet šī persona var atbildēt tikai kā sevi, nevis jūsu vārdā.2. scenārijs. Vadītājs sava palīgam piešķir pārstāvju privilēģijas, lai asistents varētu pārraudzīt e-pasta ziņojumus un uz tiem atbildēt šī vadītāja vārdā. Viņš vēlas, lai palīgam būtu pilna pastkastes pārvaldība un piešķirtu viņam atļaujas Sūtīt kā. Abos gadījumos vadītājs var izvēlēties kopīgot visu pastkasti (tostarp savu kalendāru) vai kopīgot tikai atlasītās mapes. |
Darba vai mācību konti |
Atkarībā no tā, kā vēlaties piekļūt citiem, var būt nepieciešama administratora iestatīšana. Varat koplietot mapes ar citām personām savā organizācijā. Tas attiecas arī uz to, kā pievienot personu kā pārstāvi un piešķirt tai nosūtīšanas tiesības privilēģiju vārdā. Tomēr, lai piešķirtu tiesības sūtīt ziņojumus kā privilēģijas, jums jāsazinās ar IT administratoru, kurš ir atbildīgs par Outlook pārvaldību jūsu organizācijā. |
Vai esat gatavs sākt koplietošanu?
Lai sāktu koplietošanu, atlasiet tālāk esošo rakstu.
