Auditoria en comunicacion

GUÍA DE AUDITORÍA DE COMUNICACIÓN [Desarrollado por Lic. Franz Portugal Bernedo] Adaptado por Jherson R. García para el curso de Auditoría de Comunicación [ciclo 2013-I] del Lic. Abel Santibáñez Collado. Nombre del profesional ejecutante: PARTE I: AUDITORÍA DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN [UC] DATOS BÁSICOS DE LA UC: RESPUESTAS Nombre de la organización: Actividad que realiza: Sector al que pertenece: [público o privado] Número de trabajadores: [aproximado] Nombre de la UC: Tiempo de existencia de la UC: [en años] Ubicación de la UC en el organigrama: [especifique nivel] Nombre del cargo del funcionario responsable de la UC: Funciones establecidas para la UC: [consignar “sí” o “no”] Funciones establecidas para el responsable de la UC: [consignar “sí” o “no”] Número de total de trabajadores que laboran en la UC: Número de profesionales que laboran en la UC: Número de técnicos que laboran en la UC: Número de ambientes adjudicados a la UC: [Consignar “0”, sino posee ambiente propio] Número de computadoras de la UC: Número de impresoras de la UC: Número de equipos fotográficos: Número de equipos de video: Complete la siguiente información de la UC, en los casos pertinentes: Funciones de la UC: Relación de personal según calificación personal o técnica: Tipos de cargos y funciones asignadas a cada uno: Funciones del responsable de la UC: Ubicación de la UC en el organigrama: PRODUCTOS DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Marque con una “X” la existencia o no del producto comunicacional respectivo. En caso de existir, califique el mismo con las categorías: Muy Bueno [MB], Bueno [B], Regular [R] y Malo [M]. ¿Tiene los siguientes productos comunicacionales? SÍ NO MB B R M Carta de identidad Folleto institucional Video institucional Boletín Página Web Redes sociales virtuales Intranet corporativa Catálogo de recursos o servicios Memorias o anuarios institucionales Paneles, periódicos murales o carteleras internas Papelería Institucional Papel membretado Sobres Tarjetas Carpetas [fólderes] En caso de haber marcado “No” en alguno de los productos, explique brevemente las razones de esta situación [explicación individual, por cada uno de los productos que no existen]. Realice un breve comentario evaluativo de la situación actual de los productos de comunicación de su organización: DOCUMENTOS BÁSICOS DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Marque con una “X” con respecto a la existencia o no de los siguientes documentos de gestión de la comunicación: Documentos SÍ NO Política de comunicación [Escrita] Estrategia de comunicación [Escrita] Plan anual de comunicación Plan de comunicación interna Plan de comunicación de crisis Plan de comunicación de riesgo Manual de normas de identidad visual [o Manual de Imagen e Identidad] Manual de Operación y Funciones [MOF] de la UC Mapa de públicos [o de Stakeholders] Directorio de públicos En caso de haber marcado sí, de un comentario acerca del documento; en caso de haber señalado su inexistencia, explique la razón de esta situación: Política de comunicación.- Estrategia de comunicación.- Plan anual de comunicación.- Plan de comunicación interna.- Plan de comunicación de crisis.- Plan de comunicación de riesgo.- Manual de normas e identidad visual.- MOF de la UC.- Mapa de públicos.- Directorio de Públicos.- Realice un breve comentario evaluativo general de la normativa de comunicación vigente en su organización: PARTE II: AUDITORÍA DE LAS FUNCIONES DE LA UC IMPORTANTE Las Unidades de Comunicación en las organizaciones desarrollan cinco funciones básicas: 1) la función normativa, 2) la función de servicio, 3) la función formativa, 4) función de planeamiento y 5) la función prospectiva. Denominamos función normativa aquella que tiene por objetivo la cohesión y coordinación de todos los activos de imagen con que cuenta la organización. Denominamos función de servicio la que tiene por objetivo el apoyo y asesoría en comunicación a todas las áreas y filiales de la organización. Denominamos función formativa aquella que tiene por objetivo la capacitación comunicativa y la transmisión de la cultura de la organización. Denominamos función de planeamiento aquella que tiene por objetivo desarrollas las estrategias de comunicación y el plan de comunicación de la organización. Finalmente, denominamos función prospectiva aquella que tiene por objetivo la recopilación y análisis de la información del entorno de la organización, así como del clima interna de la organización. ¿La UC de la organización realiza las siguientes funciones? [Marcar una “X” en Sí o No, según corresponda] Función Normativa Establece las reglas de comunicación del proyecto de la organización como son: SÍ NO Identidad visual corporativa Libro de estilo Protocolos de comunicación Normas de selección de agencias Programa de guías de comunicación Si la respuesta es negativa, explique brevemente el porqué de esta situación [de forma individual]: Función de Servicio SÍ NO Desarrolla acciones de apoyo y asesoría a las áreas y filiales de la organización. Desarrolla los tipos de comunicación que requiere la organización. Suministra materiales comunes de comunicación que sirven para optimizar la función comunicativa de la organización. Si la respuesta es negativa, explique brevemente el porqué de esta situación [de forma individual]: Función Formativa SÍ NO Identifica las áreas, departamentos, servicios o personas de la organización que requieren un entrenamiento específico en comunicación. Formula y desarrolla los programas de capacitación comunicativa. Formula y desarrolla el programa de identidad corporativa. Desarrolla los programas para la transmisión de la cultura de la organización. Si la respuesta es negativa, explique brevemente el porqué de esta situación [de forma individual]: Función Prospectiva SÍ NO Informa de los competidores u organizaciones de su campo de operación. Informa del mercado o público objetivo. Informa sobre la opinión, interna y externa sobre la organización. Si la respuesta es negativa, explique brevemente el porqué de esta situación [de forma individual]: Evaluación de las funciones Realice una breve explicación general de la aplicación de las funciones de comunicación que realiza su organización. PARTE III: COMUNICACIÓN INTERNA Flujos y redes de comunicación interna En una organización, la comunicación fluye a través de redes. Para conocer la situación de la comunicación interna, revisa cada una de las características que a continuación se presentan y explica cómo se da esta realidad en la organización auditada. Fluye de arriba hacia abajo a través de la pirámide jerárquica.- Fluye en ambos sentidos según una pirámide funcional, estando cada función controlada por otra superior en la pirámide y la información horizontal constreñida.- La información acerca de las necesidades de trabajo fluye desde el centro hacia todas las direcciones donde se encuentran los recursos más próximos dentro de la organización para resolver la tarea.- La coordinación de la información es global y su estructura cambiará en función de cada tarea.- Se establece de persona a persona en función de las relaciones personales, de ayuda mutua, satisfacción y valores compartidos.- La coordinación establece niveles globales de contribución para el mantenimiento de la organización, establecidos por mutuo acuerdo.- Evaluación de los flujos de comunicación Realice una breve evaluación general acerca de la situación de los flujos de comunicación en la organización: Cuadro de análisis de los soportes de la comunicación interna A continuación mostramos un cuadro con una lista de dispositivos de la comunicación interna que debe tener una organización. Para calificar la periodicidad de su aplicación o uso debe consignar “X” en la columna que corresponda. Considere que “P” es permanente; “R”, regular; “O”, ocasional y “N” es nunca. Dispositivos P R O N Tablón de anuncios [Periódico mural] Mensajería electrónica [Correo] Señalizaciones Periódico, boletín o revista interna Carta Notas informativas Material audiovisual Seminarios Reuniones Entrevistas Celebraciones Visitas Reclamaciones Avisos / Alarmas Evaluación de los soportes de comunicación interna Realiza una pequeña evaluación general de la comunicación interna de la organización; a través de la data obtenida. PARTE IV: ANÁLISIS DE LA IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA Determinación del estado corporativo Señale con una “X” el cuadro que corresponde a la descripción más fidedigna del estado actual de su organización. Organización de nueva creación Organización con una imagen negativa Organización con identidad visual obsoleta Organización con alguna disfunción corporativa Organización con imagen e identidad óptima Análisis de [Manual de] Normas de Identidad Evolución diacrónica: RESPUESTAS Año de creación de logo símbolo Número de modificaciones sufridas Causa y naturaleza de las modificaciones Año de la última modificación Año de la realización del último manual de normas Constantes universales de identidad: RESPUESTAS Número y naturaleza de las versiones complementarias de logo / símbolo Colores corporativos y naturaleza y número de colores complementarios Tipografía corporativa y complementaria Número de combinaciones posibles del logo / símbolo en función de los colores corporativos Sistema de aplicaciones: Señale con una “X” sobre qué soportes se aplica la identidad visual SOPORTES Impresos [papelería] Señalización Publicaciones corporativas Publicaciones internas Interiores Packaging Publicidad Evaluación de la identidad Visual Corporativa Realiza una pequeña evaluación general de la identidad visual corporativa de la organización; a través de la data obtenida. Fecha de inicio de aplicación de la guía: Fecha de final de aplicación de la guía: Guía de auditoría de comunicación en una organización 9