Auf dieser Seite finden Sie zusammengefasst alle Anleitungen für Raumverwaltende und Raumbeauftragte.
Im Bereich der Raumverwaltung ist die Applikation Meine Raumverwaltung das zentrale Element. Machen Sie sich daher am besten zunächst mit dieser Applikation vertraut bevor Sie mit den Anleitungen starten.
Wenn Sie Probleme haben sollten, bestimmte Applikationen oder Unterbereiche bei Ihnen in C@MPUS zu finden, kann dies eventuell an Ihren (fehlenden) Berechtigungen in C@MPUS liegen.
Raumausstattung bearbeiten
- Applikation öffnen: Öffnen Sie die Applikation Meine Raumverwaltung, um auf die Liste der von Ihnen verwalteten Räume zu kommen. Im dann bereits voreingestellten Reiter "Von mir verwaltete Ressourcen" können Sie auf die Adresse des Raumes klicken.
- Liste erzeugen: Es öffnet sich ein Fenster mit dem Stockwerksplan. Klicken Sie dann im Menüband oben unter Aktion auf Liste erzeugen.
- Raumcode anklicken: Klicken Sie nun auf den Raumcode, um in die Detailansicht zu gelangen.
- Bearbeitung: Wechseln Sie nun im Menüband oben den Modus von Ansicht zu Bearbeitung.
Nun können Sie in den folgenden Kategorien Änderungen vornehmen:
- Basisdaten: Die Raumgrunddaten kommen per Import aus dem Flächenmanagementsystem des Dezernat 6 und können nicht geändert werden. Lediglich die Verwendung kann per Drop-down-Menü angepasst werden. Je nach Auswahl, ändert sich automatisch der Raumtyp. Beispiel: Ändert man die Verwendung "Hörsaal" in "Aquarium", wird der Raumtyp zu "Raum für Tierhaltung".
- Physikalische Eigenschaften: Die Höhe und Sitzplätze sind bereits enthalten. Darüber hinaus können noch Stehplätze, Rollstuhlplätze und Prüfungsplätze angegeben werden. Der Bodenbelag kann über ein Drop-down-Menü ausgewählt werden.
- Zusatzinformationen: Die Zusatzbezeichnung ist bereits enthalten. Gegebenenfalls kann hier noch auf eine Internetadresse verwiesen und Benutzungshinweise angegeben werden.
- Ausstattung: Drücken Sie auf den Button "Hinzufügen" um neue Ausstattungsmerkmale anzulegen. Im Drop-down-Menü können Sie diverse Ausstattungsmerkmale auswählen, z. B. Beamer. Wenn Sie mehrere Merkmale angeben möchten, klicken Sie erneut auf den Button "Hinzufügen". Das aktuelle Feld wird übernommen und ein weiteres Feld hinzugefügt. Geben Sie gegebenenfalls die Anzahl an und setzen Sie ein Häkchen, falls eine technische Betreuung vorhanden ist. Unter "Benutzungshinweise" können weitere Informationen angegeben werden, beispielsweise die Telefonnummer des technischen Dienstes.
Raumanfragen bearbeiten
In dieser Anleitung wird erläutert, wie mit Raumanfragen umgegangen werden kann. Dies umfasst das Bestätigen und Ablehnen von Terminen, als auch die Verlegung von Raumanfragen.
Rufen Sie auf Ihrer Visitenkarte die Applikation Meine Raumverwaltung auf. Wechseln Sie im Ressourcenmanagement zum Reiter "Termine" und anschließend zur Seite "Von mir zu bearbeitende Terminanfragen".
In der Übersicht "Von mir zu bearbeitende Terminanfragen" haben Sie die Möglichkeit über das Drop-Down-Menü links oben (Gruppierung), die Anfragen zu gruppieren.
- keine Gruppierung: Wenn Sie diese Auswahl treffen, werden die einzelnen Terminanfragen nach Datum und Uhrzeit sortiert. Sie können anschließend immer noch durch das Anklicken des Pfeil Symbols sich die Liste nach Datum, Nummer, Betreff oder Organisation gruppieren lassen.
- Ressourcengruppierung: Die Terminanfragen werden nach Räumen geordnet. Auch hier besteht die Möglichkeit, innerhalb der Gruppierung zu sortieren.
- Veranstaltungsgruppierung: Die Terminanfragen werden nach der Veranstaltung gruppiert. Auch hier besteht die Möglichkeit, innerhalb der Gruppierung zu sortieren.
Wenn Sie sehr viele Raumanfragen zu bearbeiten haben, können Sie die Menge der Anfragen reduzieren, indem Sie auf den Button "Alle kollisionsfreien Termine bestätigen" klicken.
Die übrig gebliebenen Raumanfragen können Sie durch Auswählen einzelner oder ganzer Gruppen bearbeiten.
Wenn Sie das oberste Kästchen anhaken, werden alle Veranstaltungen markiert. Bei "Veranstaltungsgruppierung" können Sie eine gesamte Gruppe auswählen oder Sie wählen einzelne Termine.
Scrollen Sie zum Ende der Seite und wählen Sie zwischen Bestätigen oder Ablehnen.
- Gruppierung nach Ressource: Um festzustellen, womit eine Terminanfrage kollidiert, gruppieren Sie zunächst nach Ressourcen (Ressourcengruppierung).
- Raum auswählen: Klicken Sie dann auf den Link des gewünschten Raumes, um so den Terminkalender zu öffnen.
- Kollisionen im Terminkalender überprüfen: Sollte der Raum bereits zeitweise belegt sein, müssen Sie die Anfrage ablehnen.
Falls Sie den Termin dennoch bestätigen, wird der Termin veröffentlicht und Sie können den Termin nicht mehr zum Wunschtermin rückgängig machen!
Ist ein Raum zu einem Wunschtermin bereits belegt, haben Sie die Möglichkeit direkt einen anderen Raum zu suchen und gegebenenfalls zu buchen:
- Klicken Sie dazu im Bereich "Von mir zu bearbeitende Terminanfragen" auf das Datum. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Details zum Veranstaltungstermin.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Button Verschieben. In dem sich öffnenden Fenster können sowohl Ort als auch Datum und Zeit angepasst werden.
- Um einen neuen Raum zu finden haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Schnellsuche: Hier können Sie neben der Schnellsuche auch direkt über Ressource durch eine Drop-down-Auswahl einen anderen Raum wählen. Unter Details können Sie dann den Terminkalender der Ressource öffnen. Wenn Sie nicht über den Terminkalender prüfen, ob der Raum frei ist und auf Verschieben gehen, erhalten Sie im Falle einer Kollision eine Meldung.Unter Details können Sie sich die Überschneidung genauer ansehen. Sie können die Buchung durch anklicken und Speichern erzwingen. Die Veranstaltungen werden dann parallel im Terminkalender geführt.
- Suche freie Räume: Über das ausklappbare Menüband oben unter Aktion "Suche freie Räume" gelangen Sie zur allgemeinen Suchmaske. In der Maske sind der Termin und die Zeit der Veranstaltung bereits enthalten. Gegebenenfalls können Sie noch weitere Einschränkungen vornehmen. Klicken Sie dann auf "Suchen". Aus der Liste können Sie dann einen Raum auswählen. Mit Klick auf den Button "Zuordnen" wird der Raum in die Übersicht Lehrveranstaltungstermin übernommen und das Fenster geschlossen. Um die Veranstaltung endgültig in den Raum zu legen, müssen Sie im Fenster Lehrveranstaltungstermin unten links auf Verschieben klicken.
Organisationstermine verwalten
Termine aufrufen
Über die Applikation Meine Raumverwaltung (Reiter "Termine"; Unterpunkt "Organisationstermine") oder die Applikation "Organisationstermine" können Sie für die Organisationseinheit(en), für die Sie Berechtigungen haben, Termine oder Terminserien neu anlegen, bearbeiten oder absagen.
Wer darf was?
| Zuständige Organisationseinheit/ Rolle | Berechtigungen |
| Zentrale Hörsaalbelegung |
Zuständig für Organisationstermine (Besprechung, Workshop, usw.) in einem zentral verwalteten Raum. |
| Dezentrale Raumverwaltende/ Organisationsverwaltende |
Zuständig für Organisationstermine (Besprechungen, Workshop) in einem dezentral verwalteten Raum. |
| Beschäftigte |
Zuständig für das Anlegen von persönlichen Terminen in einem dezentral verwalteten Raum. |
Termine verwalten
Neue Termine erstellen
Um neue Termine zu erstellen, können Sie zwischen „Neuer Einzeltermin“ oder „Neue Terminserie“ (mit grünem Plus) wählen.
Termine bearbeiten
Über die Bearbeitungsmaske "Organisationstermin" können Termine bearbeitet werden. Diese öffnet sich durch Klick auf den Button "Hinzufügen" oder bei bestehenden Terminen per Klick auf das Datum. Tragen Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie abschließend und schließen das Fenster.
Um zum Terminkalender des Raumes zu kommen, klicken Sie auf die Adressangabe. Um wieder zur Maske Organisationstermine zu kommen, klicken Sie auf den eingetragenen Termin im Terminkalender und anschließend auf "speichern und schließen". Alternativ rufen Sie die Applikation Organisationstermine neu über die Startseite von C@MPUS auf.
Termine absagen / löschen
Es gibt zwei Möglichkeiten, um Termine abzusagen oder zu löschen.
- In der Übersicht der Applikation Organisationstermine gibt es dafür die entsprechenden Buttons.
- Über die Applikation Meine Raumverwaltung gelangt man über das Datum des Organisationstermins auf die Termindetailseite und kann dort die gewünschten Änderungen vornehmen.
Sachbearbeitertermine verwalten
Termine aufrufen
In der Applikation "Meine Raumverwaltung" erhalten Sie eine Liste aller Sachbearbeitertermine, die Sie dort bearbeiten können.
Klicken Sie auf der Startseite auf die Applikation Meine Raumverwaltung. Wechseln Sie nun im Ressourcenmanagement auf den Reiter "Termine". Standardmäßig sehen Sie als erstes Ihre eigenen Terminanfragen ("Von mir gestellte Terminanfragen"). Je nach Berechtigung können Sie sich hier "alle Termine", "nur Organisationstermine", "Sachbearbeitertermine" oder "Von mir zu bearbeitenden Terminanfragen" anzeigen lassen.
Wechseln Sie zur Seite "Sachbearbeitertermine".
Termine verwalten
Diese Liste können Sie über die jeweiligen Buttons "drucken" oder "löschen".
Um einen Sachbearbeitertermin zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link des Datums. Sie gelangen direkt zu den Termindetails.
Über die verlinkte Ressource gelangen Sie zum Terminkalender des Raumes. Sachbearbeitertermine werden in der Standardeinstellung orange im Terminkalender angezeigt.
Wenn Sie eine ganze Serie bearbeiten möchten, klicken Sie auf das verlinkte S unter Serie.
Sperrtermine anlegen und finden
Raumsperren sind eine Sonderfunktion für Raumverwalter*innen mit Sachbearbeiter-Profil.
Wird ein Raum zu einer gewissen Zeit gesperrt, können dort weder Wunschtermine noch Fixtermine eingetragen werden. Raumsperren werden über den Terminkalender der Räume eingetragen.
- Rufen Sie den Raumplan auf über die Sachbearbeitertermine in der Applikation Meine Raumverwaltung auf (Alternative: globale Raumsuche).
- Klicken Sie auf den Button Neuer Termin, um einen neuen Termin anzulegen.
- Setzen Sie ein Häkchen bei Sperrtermin.
Ist das Häkchen gesetzt, kann kein anderer Termin (weder Wunsch- noch Fixtermin) eingetragen werden. Nur Raumverwaltende mit dem Berechtigungsprofil "Sachbearbeiter" können die Sperre wieder aufheben!
Ist der Raum bereits zur gewählten Zeit gebucht, können Sie wählen ob Sie den Termin trotzdem eintragen möchten. Der Termin wird dann parallel zur bereits gebuchten Veranstaltung im Terminkalender als Sachbearbeitertermin angezeigt.
Fix eingetragene Sperrtermine werden nicht in der Übersicht angezeigt!
Um einen fix geplanten Sperrtermin wieder zu finden (weil Sie z. B. ein falsches Datum oder einen falschen Raum angegeben haben) gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie auf die Seite "Von mir gestellte Terminanfragen".
- Heben Sie den Filter im Termintyp auf oder filtern Sie nach "fix". Die Standardeinstellung ist dort "Filtern nach geplant/abgelehnt"!
- Aus der Liste können Sie nun den Termin auswählen.