Beleid verantwoord inkopen

1. Inleiding

Een van de kernwaarden van Lyst is dat we ons bedrijf op een duurzame manier runnen om ervoor te zorgen dat de milieu- en ethische gevolgen van ons bedrijf op een passende manier worden beheerd. Onze waarden zijn leidend bij het kiezen van onze medewerkers, leveranciers en partners, en we verwachten dat van deze stakeholders dat ze onze waarden delen. Onze ‘leveranciers’ worden gedefinieerd als de directe leveranciers van producten en diensten voor Goederen niet voor wederverkoop (GNFR) en Diensten. Onze ‘partners’ worden gedefinieerd als de stakeholders die de producten verkopen die op het platform van Lyst worden geadverteerd via multi-brand retailers en monomerken. Hoewel we een technologiebedrijf zijn en alleen controle hebben over de directe gevolgen van ons bedrijf, weten we dat de modeproducten die op onze website worden verhandeld, aanzienlijke milieu- en sociale gevolgen kunnen hebben in hun productie en consumptie. We willen onze leveranciers en partners ondersteunen, zodat de voetafdruk achter deze diensten en producten uitgaat van fatsoenlijke arbeidsomstandigheden, werknemers en hun mensenrechten worden gerespecteerd, voor dieren hoge normen voor dierenwelzijn gelden en de impact op het milieu tot een minimum wordt beperkt.

Doel

Dit Beleid verantwoord inkopen (‘het Beleid’) beschrijft onze basisprincipes en aanpak. Het wordt ondersteund door onze [Gedragscode] inzake Verantwoord inkopen (/nl-be/hulp/gedragscode/) (‘de Gedragscode’) die leveranciers en partners geacht worden na te leven en die deel uitmaakt van onze zakelijke relatie. Wat moderne slavernij betreft, begrijpen we dat dit deel uitmaakt van onze wettelijke verplichting volgens de Britse Modern Slavery Act 2015.

De implementatie van dit beleid binnen ons bedrijf valt onder ons ESG-team, dat daarin wordt ondersteund door multifunctionele teams die zijn afgestemd op onze ESG-missie. Onze aanpak richt zich op het waarborgen van de juiste bestuursmechanismen, beleidsregels en procedures, het stellen van duidelijke verwachtingen aan werknemers, leveranciers en partners, capaciteitsopbouw, risicobeoordeling, voortgangscontrole en rapportage. We weten dat samenwerking de sleutel is tot verantwoord inkopen en het aanpakken van moderne slavernij. We zetten ons in om als collectief samen te werken binnen ons bedrijf, met leveranciers, partners en de industrie. We hebben deskundige duurzaamheidsadviseurs in de arm genomen om samen met ons ESG-team ons systeem voor Verantwoord inkopen te ontwikkelen.

2. Wie we zijn

Lyst is een modetechnologiebedrijf en een premium winkelplatform. Met meer dan 160 miljoen shoppers per jaar (vanaf 2023) biedt Lyst het meest uitgebreide assortiment producten van 18.000 (vanaf 2023) van 's werelds toonaangevende merken en winkels. Voor merken en winkels is het doel van Lyst om online succes te bevorderen door zinvolle directe verkoop te stimuleren binnen een zeer vertrouwde merkomgeving.

Voor een technologiebedrijf als Lyst zijn er de volgende materiële risico’s en kansen op milieu- en sociaal gebied:

Klimaatverandering: uitstoot van broeikasgassen (scope 3) door het beheer van gegevens om het platform draaiende te houden en door onze leveranciers en activiteiten. Duurzame producten en consumptie: klanten ondersteunen om beter te shoppen door geloofwaardige duurzame opties te bieden via onze partners. Het verloop van inventaris bijhouden en communiceren aan partners om de productie en de bijbehorende bronnen en verspilling te verminderen. Milieu: de uitstoot van broeikasgassen (scope 1 en 2), afvalbeheer en verbruiksartikelen die voor onze activiteiten worden aangeschaft. Sociaal: het beheer van onze verantwoordelijkheden met betrekking tot moderne slavernij, mensenrechten, arbeid, gelijkheid, diversiteit, inclusie en verbondenheid.

Lyst Ltd is geregistreerd in het Verenigd Koninkrijk en werd opgericht in 2010. De omzet in boekjaar 2022 bracht Lyst boven de drempel voor naleving van de Britse Modern Slavery Act.

3. Principes en aanpak

3.1 Ons bedrijf en onze toeleveringsketen

We hanteren een op risico gebaseerde benadering van verantwoord inkopen en het aanpakken van moderne slavernij. Dat begint met het in kaart brengen van ons bedrijf, onze leveranciers en onze partners om inzicht te krijgen in de gevolgen voor de mens, de planeet en dierenwelzijn. Dit kunnen directe gevolgen zijn, van onze leveranciers en partners, waar we controle over hebben of indirecte gevolgen, waar onze leveranciers controle over hebben. Het toepassingsgebied is:

Ons bedrijf en onze toeleveringsketen in kaart gebracht

Ons bedrijf

Kantoren en platform

• Lyst werkt vanuit één gehuurd kantoor in Londen
• 21 Mincing Lane, London, EC3R 7AG. 27.000 sq/ft.
• Lyst runt een digitaal platform gericht op directe verkoop van modeproducten, waaronder:
  • kleding
  • schoenen
  • accessoires
  • sieraden

Werknemers

Er zijn ongeveer 150 mensen direct in dienst bij Lyst (vanaf 2023).

Onze toeleveringsketen

Directe leveranciers:

• 5 leveranciers zijn goed voor 75% van onze uitgaven (vanaf 2023) en zij leveren voornamelijk diensten op het gebied van gegevensbeheer, verbruiksgoederen, verhuur van het kantoor, schoonmaak en digitale marketingdiensten ter ondersteuning van ons bedrijf.

Indirecte partners:

• Onze partners zijn multi-brand retailers en monomerken. Vanaf 2023 hebben we tot 18.000 merken op ons platform. Deze partners hebben controle over de toeleveringsketen achter deze producten, waaronder productie, distributie en logistiek.

Onze klanten

Vanaf 2023 hebben wereldwijd per jaar meer dan 200 miljoen gebruikers en meer dan 160 miljoen klanten interactie met het Lyst-platform.

3.2 Duurzaamheid en ons systeem voor verantwoord inkopen

We bevinden ons nog in een vroeg stadium van het beheer van onze milieu- en sociale impact, maar we hebben ons gecommitteerd en we boeken vooruitgang. We begrijpen dat onze belangrijkste impact ligt bij het verminderen van de uitstoot van broeikasgassen die is verbonden aan ons technologieplatform, het beïnvloeden van klanten om bewuster te shoppen en het eisen van onze partners dat ze verantwoordelijkheid nemen voor hun toeleveringsketens.

Ons systeem voor verantwoord inkopen is een kernonderdeel van onze duurzaamheidsaanpak om de milieu- en sociale impact van ons bedrijf en onze toeleveringsketens te beheren. Dit omvat moderne slavernij en mensenrechten, milieubeheer en dierenwelzijn. De elementen van onze benadering van verantwoord inkopen worden geïllustreerd in dit beleid en door duidelijke toezeggingen in een Gedragscode voor verantwoord inkopen of Gedragscode met de nodige zorgvuldigheid om naleving, herstel, training en rapportage te beoordelen. Hieronder beschrijven we onze bestuursregelingen voor de implementatie in ons bedrijf. Wij geloven dat het aanpakken van verantwoord inkopen in toeleveringsketens een marathon is en geen sprint. Een aanpak die dus voortdurende verbetering vereist. We zullen elk jaar in onze Verklaring moderne slavernij en bedrijfsrapportage verslag uitbrengen over onze vooruitgang.

Governance

Een belangrijk element van ons systeem voor verantwoord inkopen is het managen van de implementatie ervan. Dit omvat betrokkenheid van onze CEO, de raad van bestuur en dagelijks bestuur van het ESG-team en de ondersteunende, multifunctionele teams.

Aangewezen teamleden die de dagelijkse activiteiten voor verantwoord inkopen beheren, zijn onder meer:

• Financeteam: zorgt voor governance door onze naleving van financiële regelgeving en de afstemming ervan met onze financiële doelstellingen.
• ESG-team: geeft leiding aan de formulering en herziening van onze duurzaamheidsstrategie, zorgt ervoor dat deze in overeenstemming is met wereldwijde normen en houdt de voortgang ervan bij.
• Juridisch team: houdt toezicht op naleving en juridische overwegingen met betrekking tot onze inkooppraktijken en zorgt ervoor dat we ons houden aan alle regelgeving en verplichtingen.
• Partnerschappenteam: implementeert governanceprotocollen voor het doorlichten van nieuwe partners, zodat ze voldoen aan onze beleidsregels en normen en zorgt voor het onderhouden van deze relaties.
• HR-team: stelt gouvernanceprocessen in voor training en ontwikkeling op het gebied van verantwoord inkopen, zodat alle medewerkers ons beleid begrijpen en naleven.

We werken nauw samen met leveranciers en partners bij het beheren van duurzaamheidsrisico's en het benutten van kansen. We gaan de dialoog aan met onze leveranciers en partners en eisen van hen dat zij een senior manager benoemen die verantwoordelijk is voor het naleven van onze Gedragscode voor verantwoord inkopen en due diligence. Dit is de dagelijkse contactpersoon voor verantwoord inkopen. Buiten verantwoord inkopen zet ons HR-team onze verwachtingen en verantwoordelijkheden ten opzichte van onze medewerkers uiteen in ons werknemershandboek, waarin ons beleid en onze processen worden beschreven.

Beleid verantwoord inkopen en Gedragscode voor leveranciers

Governance

• CEO
• Finance, Juridische zaken, Partnerschappen en HR
• ESG-team

Ingekochte goederen en diensten

• Leveranciers
• Partners

Due diligence

• Top 20 van leveranciers en partners in kaart brengen
• Vragenlijst voor leveranciers en partners
• Database met antwoorden op de vragenlijsten en ondersteunende documentatie

Training en samenwerking

• Medewerkers
• Leveranciers
• Partners

Rapportage

• Jaarlijkse verklaring moderne slavernij
• Jaarlijkse financiële rapportage

4. Due diligence

Onze due diligence-aanpak van verantwoord inkopen en het aanpakken van moderne slavernij is gebaseerd op het risico van elk afzonderlijk element van onze directe en indirecte toeleveringsketens. Onze Gedragscode voor verantwoord inkopen is hier een belangrijk aspect van. Hieronder volgt een samenvatting van onze aanpak.

• 4.1 Ons bedrijf
• 4.2 Leveranciers en partners
• 4.3 Gedragscode voor verantwoord inkopen

4.1 Ons bedrijf

4.1.1 Teamleden die bij ons in dienst zijn

Onboarding

Recht op werk: Onze HR-afdeling controleert als onderdeel van onze onboarding of alle teamleden die bij ons in dienst zijn het juiste wettelijke recht op een werkstatus, een persoonlijk adres en bankgegevens hebben. Dit maakt het risico op moderne slavernij en mensenhandel via deze routes gering.

Toezicht

Klachtenprocedure: We hebben klachtenprocedures voor medewerkers om eventuele zorgen of problemen op te pakken. Managers: Managers in ons bedrijf zijn verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van medewerkers en opdrachtnemers die onder hun werkgebied vallen. Monitoring van medewerkers: We bewaken belangrijke gegevens van medewerkers via ons HR-systeem om ongebruikelijke patronen die op een probleem kunnen duiden, te identificeren en te onderzoeken. Klokkenluiden: We hebben een klokkenluidersbeleid waarin is vastgelegd hoe je problemen anoniem kunt melden. Dit beleid wordt regelmatig herzien. Alle nieuwe medewerkers worden tijdens hun introductie gewezen op dit beleid. Ons beleid moedigt mensen aan om zaken te melden via het klokkenluidersmeldpunt.

4.1.2 Ons milieumanagement voor bedrijf en kantoor

Scope 1- en 2-uitstoot wordt gecontroleerd en verminderd door afspraken met de verhuurder. Voor elektriciteit is er een contract voor 100% hernieuwbare energie. Engineers worden aangemoedigd om best practices te volgen bij het schrijven van efficiënte code om servercapaciteit te verminderen.

4.2 Leveranciers en partners

In ons bedrijf betrekken we diensten van leveranciers en werken we via twee hoofdroutes samen met partners.

Diensten: 5 externe dienstverleners leveren ons de meerderheid van onze belangrijkste diensten, waaronder IT/databeheer, digitale marketing en de huur van ons kantoor.

We hebben geen directe controle over de milieu- en ethische impact van onze dienstverleners. Als onderdeel van de samenwerking vragen wij hen onze Gedragscode voor verantwoord inkopen na te leven, voor zover relevant voor de diensten die zij leveren. Als onderdeel van ons systeem voor verantwoord inkopen zullen we trainingen met hen organiseren en hun status ten opzichte van onze code beoordelen aan de hand van een vragenlijst voor leveranciers. We hanteren voor deze samenwerken een op risico’s gebaseerde aanpak, te beginnen met leveranciers die door hun transactievolume het hoogste risico lopen. We zullen onze betrokkenheid elk jaar vergroten als onderdeel van een continue verbeteringsaanpak, inclusief het opnieuw bekijken van de antwoorden van leveranciers zodra we ze bij het proces betrokken hebben.

Partners: Onze multi-brand retailers en monomerken beheren de toeleveringsketen achter hun producten die op het Lyst-platform aangeboden worden. Dit zijn:

• Multi-brand retailers: We hebben een directe samenwerking met deze retailers, ze verkopen verschillende merken, waaronder enkele van de monomerken waarmee we indirect ook samenwerken;
• Monomerken (direct): Dit zijn merken waar we rechtstreeks meer samenwerken; en
• Monomerken (indirect): Dit zijn de individuele merken waarmee we indirect samenwerken via onze relaties met multi-brand retailers, maar met wie we geen directe samenwerking hebben. Onze samenwerking met de multi-brand retailer leidt tot een indirecte samenwerking met het monomerk.

We hebben geen directe controle over de milieu- en sociale impact van onze partners. Als onderdeel van de samenwerking verzoeken wij hen om te voldoen aan onze Gedragscode voor verantwoord inkopen, voor zover relevant voor hun producten en categorieën op het platform. Om onze partners te ondersteunen bij het beheer van hun duurzaamheidsrisico's, maar ook om kansen te creëren om klanten te helpen beter te shoppen, zijn we begonnen met het geven van bewustwordingstraining en zullen we de status van partners beoordelen aan de hand van een partnervragenlijst. We hanteren een op risico’s gebaseerde aanpak voor deze samenwerking, te beginnen met partners die het grootste risico lopen en de meeste kansen hebben vanwege transactievolumes en hun duurzaamheidsprestaties op basis van een peer review. We zullen onze betrokkenheid ieder jaar uitbreiden als onderdeel van een continue verbeteringsaanpak, inclusief het opnieuw bekijken van de antwoorden van partners zodra we ze bij het proces betrokken hebben.

4.3 Gedragscode verantwoord inkopen voor leveranciers

In lijn met het belang van verantwoord inkopen en het bevorderen van eerlijke en veilige arbeidsomstandigheden en milieubescherming binnen onze toeleveringsketen, moeten alle toeleveringspartners voldoen aan de eisen in onze Gedragscode verantwoord inkopen voor zover relevant voor de goederen en diensten die zij aan ons leveren. Deze eisen minimaal van onze partners dat ze voldoen aan hun wettelijke verplichtingen op de volgende gebieden, inclusief traceerbaarheid en verantwoording van de toeleveringsketen:

• Mensenrechten, arbeid en moderne slavernij
• Gezondheid en veiligheid
• Milieu
• Dierenwelzijn

De Gedragscode definieert de vereisten voor leveranciers met betrekking tot moderne slavernij op basis van de vereisten van de Britse Modern Slavery Act 2015 en best practices, waaronder de Ethical Trading Initiative Base Code (ETI) en UN Guiding Principles on Business and Human Rights.

Er is veel aandacht besteed aan het beoordelen van de naleving van de verplichtingen van de Britse Modern Slavery Act, waaronder deel 6 van de wet: Transparantie in toeleveringsketens, dat de leverancier of partner verantwoordelijk maakt voor het betrekken en volgen van zijn toeleveringsketen. We hebben de risicobeoordeling uitgevoerd voor 20 van onze partners en leveranciers.

4.4 Implementatie

We vragen feedback van leveranciers en partners door middel een vragenlijst om vast te stellen wat de beste manier is om te voldoen aan onze eisen voor verantwoord inkopen.

5. Controle en rapportage

Kantoren en platform

We houden gegevens bij over de betrokkenheid en risicobeoordeling van leveranciers en partners. Dit omvat:

• De informatie die leveranciers en partners ons geven als antwoord op onze duurzaamheidsvragenlijst wordt bijgehouden in een database; en
• Alle gevallen van moderne slavernij of andere niet-naleving die door onze leveranciers en partners aan ons zijn gemeld.

We bewaken onze voortgang met betrekking tot ons systeem voor verantwoord inkopen en zullen KPI's afspreken om het succes van deze pilot te volgen.

We rapporteren over de voortgang in onze jaarlijkse rapportage en onze jaarlijkse Verklaring moderne slavernij.

In boekjaar 2024 wordt het klokkenluiderbeleid van Lyst geactualiseerd en wordt een meldsysteem voor stakeholders uitgerold. We zullen ons beleid en onze procedures elk jaar blijven evalueren.

6. Training

Werknemers: Elke nieuwe medewerker maakt als onderdeel van onze introductie kennis met onze benadering van verantwoord inkopen. Dit omvat moderne slavernij en milieubeheer in ons bedrijf. In het boekjaar 2024 wordt training gegeven aan werknemers over moderne slavernij.

Partners: Onze verantwoordelijken voor verantwoord inkopen werkten samen met onze adviseurs bij de ontwikkeling van het systeem en een pilot om 15 van onze grootste partners bij het proces te betrekken, ze te trainen en risico's te beoordelen.

7. Samenwerkingen

Om onze activiteiten en oplossingen uit te breiden, zullen we overwegen om in de toekomst deel te nemen aan branche-initiatieven en samenwerkingsgroepen.