Jabatan Teknologi Pendidikan

Bahagian I Access Peringkat Asas Dalam modul ini kita akan belajar mencipta pangkalan data (database), jadual (table), rekod (record), pertanyaan (query) dan laporan (report) berdasarkan satu jadual A. Mencipta pangkalan data yang baru 1. Buka MS Access. Paparan yang anda akan lihat adalah seperti di bawah. 2. Klik Blank Database.

3. Klik ikon

Jabatan Teknologi Pendidikan

4. Apabila tetingkap File New Database dipaparkan, klik New Folder. Dalam textbox File Name, taipkan : Latihan Access. Kemudian tekan kekunci ENTER . Nota : Dalam kotak teks File Name akan wujud Latihan Access.accdb. Lihat rajah seterusnya. 5. Klik butang .

Nota : a. Tetingkap untuk pangkalan data Latihan Access akan dipaparkan seperti rajah seterusnya. b. Suatu pangkalan data menyimpan maklumat secara terurus dan ia memudahkan maklumat dimasukkan dan dikeluarkan. c. Dalam pangakalan data, maklumat disimpan dalam table .

Jabatan Teknologi Pendidikan

d. Forms memudahkan data dimasukkan ke dalam table. e. Queries boleh dibuat terhadap pangkalan data untuk mendapatkan data yang spesifik. f. Report mempamirkan data dalam format yang mudah dibaca.

Mencipta Table 1. Klik pada tab Datasheet.

2. Pada riben, klik pada anak panah dalam View.

3. Apabila menu terpapar, klik Design View.

4. Apabila tetingkap Save As terpapar, taipkan : Pelatih dalam kotak Table Name.
3

Jabatan Teknologi Pendidikan

Kemudian klik butang

Menamakan medan 1. Klik pada petak kedua di bawah Field Name.

2. 3. 4. 5. 6.

Taipkan : Nama dan tekan ENTER. Pada petak di bawah Nama, taipkan NoKPT dan tekan ENTER Pada petak di bawah NoKPT , taipkan Jantina dan tekan ENTER. Pada petak di bawah Jantina, taipkanNegeri dan tekan ENTER. Pada IDTutor

Perhatikan ikon di kiri medan ID.

Medan kunci dalam suatu jadual (table) tidak boleh mengandungi maklumat yang berulang. Setiap jadual seharusnya mempunyai satu medan kunci. Contohnya dalam satu institut, biasanya terdapat lebih dari seorang yang mempunyai nama yang sama. Maka untuk membezakannya, setiap seorang itu diberi satu nombor ID yang unik. Mencipta Rekod 1. Pada riben , klik View dan kemudian Datasheet View

Jabatan Teknologi Pendidikan

2. Apabila tetingkap kecil terpapar,klik butang 3. Klik pada petak di bawah tajuk lajur Nama

4. 5. 6. 7.

Taipkan : AHMAD SUBRY BIN JAAFAR. Kemudian tekan kekunci TAB. Taipkan : 810928035193 . Kemudian tekan kekunci TAB. Taipkan : L . Kemudian tekan kekunci TAB. Taipkan : Perak . Kemudian tekan kekunci TAB. Nota : Perhatikan kursor akan bergerak ke baris kedua (rekod baru). Access akan menyimpan data(rekod) secara automatik. Latihan Masukkan 2 rekod iaitu rekod 2 dan 3 ke dalam pangkalan data. Gunakan maklumat yang diberikan di bawah ini.

Menambah Medan Baru dan Menamakannya Sekarang kita hendak menambah medan baru yang bertajuk Kaum di sebelah kanan lajur Jantina.

1. Pada tajuk lajur Negeri, klik butang kanan tetikus dan pilih Insert Column.

Jabatan Teknologi Pendidikan

2. Pada tajuk lajur Field1,klik butang kanan tetikus dan pilih Rename Column

Taipkan : Kaum dan tekan ENTER. Kemudian isikan lajur tersebut dengan kodkod berikut : B = Bumiputera, C = Cina, dan I = India.

Jabatan Teknologi Pendidikan

Menggerakan Kedudukan Medan Perhatikan kedudukan medan-medan di atas. Kita hendak mengubah kedudukan medan Jantina supaya ia berada bersebelahan selepas medan Nama 1. Klik pada tajuk Jantina dan heret tetikus ke kiri sehingga garis tegak tebal berada di sebelah kiri lajur bertajuk Nama. Menyimpan fail

1. Pada bar Title, klik pada ikon

untuk menyimpan fail tersebut.

Tajuk 2 : Borang (Forms) Mencipta Form

1. Klik tab Create. 2. Pada riben tersebut, klik Forms. Suatu form baru untuk table Pelatih akan dipaparkan seperti di bawah.

Jabatan Teknologi Pendidikan

Menambah Rekod

1. Dalam tetingkap Form, klik pada butan terpapar seperti di bawah.

. Suatu rekod kosong akan

Jabatan Teknologi Pendidikan

2. Isikan rekod 4, 5 dan 6. Gunakan maklumat seperti di bawah. Bil 4 5 6 Nama Pelatih ANITA BINTI MUSA HAFIZAH BINTI HUSIN THANGAVELU A/L RAMASAMY No KPT 820102115866 840118095116 810614055407 L/P P P L Negeri Perak Kedah Pahang

Nota Penting :

Sekiranya bar Security Warning timbul di atas form, klik butang

Tetingkap Microsoft Office Security Options akan terpapar. Klik butang radio
Shows Desktop.lnk

Enable this content dan kemudian klik butang

Jabatan Teknologi Pendidikan

Tetingkap Microsoft Office Access akan timbul. Klik butang

Tetingkap Save As akan terpapar. Tukar Pelatih kepada frmPelatih. Klik butang untuk menggunakan mana yang dicadangkan oleh sistem untuk form ini.

Selepas itu, form akan tutup secara automatik dan paparan seperti di bawah akan kelihatan. Klik 2x pada frmPelatih untuk membuka form berkenaan untuk meneruskan tugas memasukkan rekod.
10

Jabatan Teknologi Pendidikan

Bil 4 5 6

Nama Pelatih ANITA BINTI MUSA HAFIZAH BINTI HUSIN THANGAVELU A/L RAMASAMY

No KPT 820102115866 840118095116 810614055407

L/P P P L

Negeri Perak Kedah Pahang

Pertanyaan (Kueri) Kita boleh membuat pertanyaan terhadap pangkalan data untuk mendapatkan informasi yang spesifik. Mencipta Kueri 1. Klik tab Create.

2. Pada ribennya, klik Query Wizard. Pada tetingkap New Query, pastikan Simple Query Wizard telah dipilih. Kemudian klik butang .

11

Jabatan Teknologi Pendidikan

3. Pada tetingkap Simple Query Wizard, klik 2x pada medan Nama dan NoKPT.

Kemudian klik butang terpapar.

. Tetingkap seperti di bawah akan

12

Jabatan Teknologi Pendidikan

Tukar tajuk query kepada Senarai Nama dan seterusnya klik butang . Hasil query adalah seperti di bawah.

Mencipta Reports (Laporan) Report boleh dicipta berdasarkan maklumat dalam table atau query. 1. Klik tab Create.

4. Pada ribennya, klik Report Wizard. Pada tetingkap Report Wizard, klik 2x pada Nama dan NoKPT.
13

Jabatan Teknologi Pendidikan

Kemudian klik butang

14

Jabatan Teknologi Pendidikan

Dalam tetingkap ini, kita boleh mengisih rekod yang akan dipamerkan. Klik pada dan pilih Nama

Klik butang

15

Jabatan Teknologi Pendidikan

Pilih Layout : Tabular, Orientation : Portrait dan kemudian klik butang .

Pilih Style : Access 2007 dan kemudian klik butang

16

Jabatan Teknologi Pendidikan

Nota : Nama report akan diambil dari nama table atau query yang digunakan. Dalam kes ini, kita akan kekalkan nama report iaitu Senarai Nama. Klik butang bawah. dan preview report akan dipaparkan seperti di

17