Rules for Writing Formal Letters in English

First paragraphThe first paragraph should be short and state the purpose of the letter-
to make an enquiry, complain, request something, etc.
The paragraph or paragraphs in the middle of the letter should contain the relevant
information behind the writing of the letter. Most letters in English are not very long, so
keep the information to the essentials and concentrate on organising it in a clear and
logical manner rather than expanding too much.
Last Paragraph The last paragraph of a formal letter should state what action you
expect the recipient to take- to refund, send you information, etc.
Abbreviations Used in Letter Writing
The following abbreviations are widely used in letters
asap ! as soon as possible
cc ! carbon copy "when you send a copy of a letter to more than one person, you
use this abbreviation to let them know#
enc. ! enclosure "when you include other papers with your letter#
pp ! per procurationem "$ %atin phrase meaning that you are signing the letter
on somebody else&s behalf' if they are not there to sign it themselves, etc#
ps ! postscript "when you want to add something after you&ve finished and
signed it#
pto (informal) ! please turn over "to make sure that the other person knows the
letter continues on the other side of the page#
RSP ! please reply
!artas formales
$ la hora de escribir cartas formales a una empresa o instituci(n para requerir algo
como traba)o, informaci(n, o una pla*a, para presentar una que)a, para presentarte, para
informar sobre alg+n asunto, etc., tenemos que preocuparnos de hacerlo correctamente.
$qu, van unos cuantos conse)os y como he hecho anteriormente, te pondr- un e)emplo.
El encabe*amiento de la carta o heading es muy importante. En la parte superior
derecha pon tu direcci"n pero #$ tu nombre. .n poco m/s aba)o, pero a la
i%&uierda' se pone la direcci"n a la &ue la env(as' sobre todo si son cartas
comerciales.
La fecha o date, se suele poner deba)o de tu direcci"n' de)ando un espacio de un par
de l,neas. 0i la carta va dirigida a hablantes de ingl-s americano, especifica bien cu/l es
el mes y cu/l es el d,a, ya que ellos suelen poner primero el mes. 1or tanto si pones
234356, y dudas si comprender/n que es dos de mar*o en lugar de tres de febrero, me)or
escribe el mes completo 2 March 2552. "7ecuerda que los meses en ingl-s se escriben
con may+scula#
El saludo o salutation: Escribe siempre Dear' "no Hello, como en las informales# y
recuerda que no se ponen los dos puntos, sino una coma despu-s. $unque en ingl-s
americano puede que los encuentres, sobre todo en cartas comerciales, tambi-n hay
tendencia a que esa coma desapare*ca.
*ear Sirs, si escribes a una compa8,a o una organi*aci(n.
*ear Sir+,adam, si sabes el puesto, pero no el nombre.
*ear -name.'/ si ya sabes el nombre de la persona.
,r/ para hombres
,rs/ para mu)eres casadas
,iss/ para mu)eres solteras.
,s/ para mu)eres que no sabes o no quieres especificar su estado civil.
El cuerpo de la carta o body: $ntes que nada, un conse)o importante evita las
contracciones. 9ntenta dividir el contenido de la carta en diferentes p/rrafos.
1or e)emplo, puedes empe*ar el primero, explicando el motivo por el cual escribes esa
carta I am writing to enquire about holiday accomodation in New York city, o I am
writing to request information concerning courses at your college for students
coming from abroad.
El segundo p/rrafo puede ser el centro del asunto I would be very grateful if you could
send me details of chea hotels or camsites near the city center' o I would like to
know what courses are available.
El tercero puede ser una conclusi"n o despedida. :omo t+ desees, pero no me*cles los
contenidos, no divagues, sino vete al grano y a lo que te interesa.
$l concluir la carta y mostrar tu inter-s en recibir una respuesta o una llamada, puedes
decir la frase I look forward to hearing from you. "deseo tener noticias suyas#. ;,)ate
que en esta frase hay un gerundio despu-s de to, no te olvides, aunque suene extra8o.
< ya por +ltimo, la despedida o complimentary close. %o que equivale en espa8ol a
sinceramente suyo, o le saluda atentamente, ser,a lo siguiente.
Yours faithfully, si elegiste el saludo Dear Sir, es decir que no sabes el nombre de la
persona.
Yours sincerely, si el saludo era Mr Smith, es decir, sab,as el nombre.
$mbas despedidas ir,an sin ninguna puntuaci(n.
En ingl-s americano a veces aparece <ours truly o 0incerely yours.
;irma o signature: 7ecuerda que la firma tiene que ir deba)o de la despedida y adem/s
tienes que escribir tu nombre y apellidos deba)o de la firma.
< ya para finali*ar, te facilito algunas frases para darte ideas de c(mo comen*ar y
despedirse en una carta formal.
Frases para comen%ar una carta formal/
-En respuesta a su carta del "fecha# In reply to your letter of (date).
-En relaci(n a su carta del "fecha# In connection with your letter of (date).
-Estaremos muy agradecidos si It would be appreciated if.
-Tenemos el placer de =e hae pleasure in.
->os place confirmar que !e are glad to confirm that.
-$d)untamos !e enclose.
- $d)unto a esta carta encontrar/n "ttached to this letter you will find
->os dirigimos a .d. por mediaci(n de !e habe been referred to you by.
Frases para comen%ar la introducci"n a una carta formal/
I am writing to enquire about... Por la presente quisiera saber...
In reply to your letter of... En respuesta a su carta de...
In accordance/compliance with your request... Conforme a su peticin...
I regret to inform you that... Lamento comunicarle...
We are pleased to announce... os complace anunciarle!s"...
We are pleased to inform you... os es grato comunicarle!s"...
We ac#nowledge receipt of your letter of... $cusamos recibo de su carta de...
We refer to your... !letter/circular/newsletter/order/statement" of... %eferente a
su...!carta / circular / circular / pedido / cuenta" de...
We should li#e to remind you that... Le recordamos que...
We ha&e carefully considered your... Con sumo cuidado hemos considerado su...
We are pleased to confirm... os es grato confirmar...
It is with considerable pleasure / It is with considerable regret that... Con sumo
gusto... / Lamentamos...
With reference to your letter of... %eferente a su escrito...
We find it necessary to inform you... os es necesario informarle!s"
We greatly appreciate... 'uisiera agradecerle!s"...
Please accept out than#s for... %uego acepte nuestro agradecimiento...
I reply to your ad&ertisement for... Contesto su anuncio acerca de...
I should li#e to apply for the (ob of... 'uisiera solicitar el puesto de...
I saw your ad&ertisement in today)s *imes and... +oy he &isto su anuncio en el
*imes y...
Will you please note that... %uego tome nota que...
I enclose our order for... $d(unto nuestro pedido de...
We ha&e pleasure in ac#nowledging the receipt of your cheque... os complace
confirmarle que hemos recibido su taln...
We than# you for your order for... $gradecemos su pedido de...
I am &ery much obliged to you for... Le quedo muy agradecido por...
Would you please quote for... %uego nos comuniquen precios de...
We ha&e recei&ed your letter... %ecibimos su !atta." carta...
I must protest most emphatically about... 'uisiera protestar rotundamente
acerca de ...
We ha&e today dispatched to you... +oy le hemos remitido...
We should li#e to call your attention to... *enemos el deber de comunicarle...
In accordance with our agreement... ,eg-n lo con&enido / acordado...
Contrary to our agreement... Contrariamente a lo con&enido / acordado...
Frases para despedirse en una carta formal/
- Esperamos tener noticias de ustedes !e are loo#ing forward to hearing further from
you.
-:onfiamos tener noticias suyas en un futuro pr(ximo !e trust we shall hear from you
in the near future.
-Esperamos tener noticias suyas en breve !e hope to hear from you shortly.
-$gradeceremos nos env,en su ...lo antes posible $lease let us hae your ... as soon as
possible.
-Estamos siempre a su servicio !e are always at your serice.
. ! /ormal 0. " . 1n saludo2 3 signature ! someone you ha&e not written to directly
before "
. 4ours truly ! $m.E. " . $tentamente / ,aludos
. 4ours faithfully 3 firma ! con 5ear ,ir / 6adam " . $tentamente2 3 signature
! formal . business.li#e "
. 4ours sincerely 3 firma ! con 5ear 3 nombre " . Le saluda muy atentamente2 ! 3
signature on ne7t line " ! formal "
,odelo de carta formal/
?ia Moro
42@A
?enice
9taly
The Birector
7oyal $cademy
0t.CohnDs 7oad
%ondon 0=6
@ March 2552
Bear 0ir3Madam,
9 am writing to request information concerning courses at your college for students
coming from abroad. 9 am in my final year at the Municipal :onservatory of ?enice and
9 would like to continue my studies in the .nited Eingdom.
9 would like to know what courses are available for someone speciali*ing in piano
studies.
9 would also appreciate detailed information concerning fees, accommodation and
immigration requirements for European :ommunity students.
9 would be glad to supply any further information concerning my background and
academic studies, should you require it.
9 look forward to hearing from you.
<ours faithfully
1$T79:9$ FGT9::G
!artas informales
Escribir una carta informal en ingl-s no tiene mucha complicaci(n si dominas
m,nimamente la lengua. 1or supuesto, como en todas las lenguas, hay que mantener una
correcci(n lingH,stica, no cometer errores ortogr/ficos y estructurarla bien.
1ara comen*ar a escribir la carta informal, puedes hacerlo con Bear I, 0ignifica
estimado, querido, apreciado I . $unque te pare*ca extra8o entre JcolegasK, pero es lo
usual. $unque tambi-n puedes saludar simplemente Li 1eterM, LelloM, Low are youN ...
0er,a buena idea que comen*aras con una buena introducci(n como decir que ten,as
ganas de escribir 0 1as loo2ing for1ard to 1riting 3ou, disculparte por no haberlo
hecho antes sorr3 04ve ta2en so long to 1rite 3ou, esperando que esa persona se
encuentre bien 0 hope 3ou are 1ell' agradecer una carta de esa persona than2s for
3our letter' 1hich 0 got a couple of da3s ago' etc.
$l contrario que en las cartas formales, puedes incluir contracciones como 9Dve, 9Dm 9
Dd, si quieres escribir m/s r/pido y parecer m/s friendly.
1rocura no parecer muy Jtelegr/ficoKy evita escribir frases cortas sin conexi(n. Utili%a
connectors como an31a3 "de cualquier manera#, ho1ever "sin embargo#, after that,
after1ards "despu-s#, although "aunque#, also "tambi-n#, etc.
1ara despedirte, puedes utili*ar expresiones como love and 2isses' b3e' 1rite soon'
1ith love' etc, dependiendo de la relaci(n que tengas con esa persona.
$qu, tienes un e)emplo de carta informal de una hi)a que escribe a sus padres desde
%ondres, utili*ando expresiones que te he dicho anteriormente
62th 0eptember 2556
Bear Mum and Bad,
LiM Thanks for your letter, which 9 got a couple of days ago. 0orry 9Dve taken so long to answer, but as
you imagine, 9Dve been very busy.
$nyway, 9 think that 9Dve sorted out the little problems 9 was having when 9 arrived. The family 9Dm now
staying with are really good and look after me. 0he gives me good food and 9Dm getting fat.
%essons at the college are fine. =e have good teachers and 9 understand what they say. My English is
improvingM
9 Dve also made a couple of friends that are from different countries. 9 practice my English with them and
sometimes we go to pubs. =eDre going to the Fritish Museum tomorrow.
9Dll tell you more things in my next letter,
%ove and kissess
<our daughter
$nna
! veces nos cuesta eme"ar una carta o email. #na buena forma es mencionar la
ra"on or la que escribimos desues de un $oening e%ression&. 'sto ayuda a que el
comositor y el lector entiendan el roosito rincial de la carta o email. 'l (rrafo
de introducci)n solo consta de algunas lineas.
$pening E5pressions/ 6o1 to start an email + letter
Low are youN
Low have you beenN
LowOs everything goingN
9 was glad to hear from you.
9 hope things are going well with you these days.
9 hope you are doing fine.
Lope you are well.
=hatOs newN
Reason one is 1riting/
9 am writing because I
The reason 9 am writing is because I
9 wanted to I
9 would like to I
$pening E5pressions 1hen 1e ans1er an email + letter
Thanks for you email 3 letter
9t was great to hear from you
9t was so nice to hear from you.
0orry for not writing earlier
9 hope you and your family are well
Responding to ne1s
0orry to hear aboutI
Plad to hear that youOre all well
Pood luck with I
Lope you feel better soon
7od3
Intenten ordenar sus ideas en el cuero rincial ara que uedan desarrollar un
atron l)gico ara ordenar sus ideas. *uando tienen mas de una idea odr+an
eme"ar con , $-irst, I wanted to let you know.& 'sto ayuda a que el lector ueda
entenderlo me/or.
As2ing for something
:an you pleaseIN
9s it ok if you IN
9 want to I
=ould you mind IN
9 was wondering ifI
!onclusion
!losing e5pressions
$nyway, 3 =ell thatOs all for now
Lope to hear from you soon 3 %ooking forward to hearing from you soon
0end my regards "love# toI
Take care 3 Fest wishes 3 7egards 3 "%ots of# love fromI
0incerely,
0tay in touch 3 Eeep in touch
Fye for now
0ee you
PS 1lease send me the photos of our last trip
Frases para comen%ar la introducci"n a una carta
informal -social' personal./
*han#s for your letter... 8racias por tu carta...
*han#s for... 8racias por...
6any than#s for... 6uch9simas gracias por...
I must than# you for... 6uch9simas gracias por...
I)m sorry to ha&e to say that... ,iento tener que decirte que...
I)m (ust writing to say... *e estoy escribiendo para decirte...
It was &ery good of you to... Era muy amable de tu parte...
It)s been so long since I last wrote:... ;Cu<nto tiempo desde mi -ltima carta:...
It)s been so long since I heard from you:... ;Cu<nto tiempo desde que escuch=
noticias tuyas:...
I wonder if you could... 6e pregunto si pudieras...
I)m sure you will be sorry to hear that... ,eguro que sentir<s mucho saber que...
I)&e (ust heard the wonderful / sad news from 5a&e about... $cabo de escuchar la
mara&illosa / triste noticia de 5a&e acerca de...
I)&e noticed of late that... >ltimamente he obser&ado que...
I was on the point of writing to you about... when your letter arri&ed... Estaba a
punto de escribirte sobre... cuando lleg tu carta...
. I would li#e to introduce myself. 6y name is... . 'uisiera presentarme. 6e
llamo...
!omen%ar una carta o email.
. 5ear... ! formal o informal " . Estimada se?ora ,<nche@0 ! more formal "
. 5ear ,ir / 5ear 6adam . a una empresa . 6uy se?or m9o0 ! formal "
. 5ear ,irs / 5ear ,ir / 5ear 6adam . 6uy se?ores m9os0 / 5istinguido se?or0
5istinguida se?ora0 ! formal " ! you can abbre&iate to ,r. ,ra. ,rta. before the
surname "
. ,ir / 6adam / ,irs . m<s se&ero . ,e?or0 / ,e?ora0
. 5ear 6r. Aones / 5ear 6rs. ,mith . Estimado se?or Aones0 / Estimada se?ora
,mith0
. 5ear 6iss 8reen . Estimada se?orita 8reen0
. 5ear 6s. Blac# ! forma neutra para mu(er " . Estimada ,ra. / ,rta. Blac#0 ! o
equi&alent of C6sC in ,panish. "
. 6y 5arling Pete / 6y 5earest Penny ! mucho cari?o " D . 6i querido Pete0 / 6i
querida Penny0 ! informal and good friends "
Algunas frases para empe%ar.
. I was &ery glad to recei&e another letter from you... . 6e he alegrado mucho de
recibir otra carta tuya...
. I apologi@e for being so late replying... . Perdona que haya tardado tanto en
contestar...
. What a surprise it was to recei&e your letter... . 'u= sorpresa recibir tu carta...
. +ello there: ! +i : " . ; +ola :
Algunas maneras de terminar.
. I wish you lots of luc# with your new house. . *e deseo mucha suerte con tu
nue&a casa.
. 6y best wishes to your family... . %ecuerdos a tu familia...
. %ic# sends his regards / his lo&e... . %ic# dice que te mande un abra@o...
. I hope to hear from you soon... . Espero pronto saber de ti...
. $ffectionately yours.../ %egards / . *u amigo /a no te ol&ida...
. $ll the best / /ond regards / Best wishes ! todos informal " . 1n beso ! &ery
close friend. "
. )) . 1n fuerte abra@o ! stable friend relationship "
. )) . 1n abra@o ! for someone you ha&e written to a few times "2