Vet.Ps.

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA TADBIR URUS (JKTU)

JABATAN PERKHIDMATAN VETERINAR NEGERI PERLIS
BIL 01/2017

Tarikh : 18 Disember 2017

Masa : 10.30 Pagi

Tempat : Bilik Mesyuarat Chang

Ibu Pejabat Perkhidmatan Veterinar Perlis

SENARAI KEHADIRAN:

BIL NAMA

1. Dr Arman bin Kison

Pengarah Pengerusi

2. Dr Adil bin Ibrahim

Ketua Bahagian Pembangunan Industri Ternakan

3. En Zulkifli bin Jusoh

Ketua Bahagian Pentadbiran Dan Kewangan

4. En Shahidan bin Saad

Pegawai Perancangan

5. En Jasni bin Hashim

Ketua PPV Arau

6. En Sovong a/l Nom @ Chom

Ketua PPV Kangar

7. En Suhaidi bin Suboh

Ketua PPV Kaki Bukit

8. En Azizi bin Ngah Ahmad

Ketua Unit Penguatkuasaan Negeri Perlis

9. En Abdul bin Mat

Ketua Unit PPIT

1 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

10. Pn. Wan Asmah bt Ali

Ketua Unit Kawalan dan Pembasmian Penyakit (UKP)

11. En Azami bin Dollah

Pegawai Teknologi Pembiakan dan Pembiakbakaan

12. En Azman bin Abu Bakar

Pegawai Latihan dan Pembangunan Sumber Manusia

13. En Perabagaran a/l Muniandy

Pegawai Aneka Haiwan dan Walit

14. Pn. Nur Azura Bt. Gahari

Pengurus Rumah Sembelih Jejawi

15. Pn Nor Zakiah bt Harun @ Abdul Rahman

Ketua Unit Kawasan Tumpuan Sasaran (KTS)

TIDAK HADIR DENGAN MAAF:

1. En Hasnul Haniff bin Hussain

Ketua Unit Ruminan

2. Pn Hazulia Hana bt Hasan

Pegawai Unggas

3. En Roslan bin Darus

Pegawai IATn dan Pemakanan

4. En Azzali bin Che Hamzah

Ketua Unit Ekuin

2 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

AGENDA PERKARA-PERKARA TINDAKAN/KEPUTUSAN

1. PERUTUSAN TUAN PENGERUSI

1.1 Tuan Pengerusi memulakan mesyuarat dengan bacaan

surah Al-Fatihah dan mengucapkan salam dan terima kasih
di atas kehadiran semua ahli Mesyuarat Jawatankuasa Makluman
Tadbir Urus Bil.1/2017

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Tiada minit mesyuarat disahkan dibawah agenda ini.

Makluman

3. PERBINCANGAN ISU
3.1 PEMBENTANGAN MENGENAI TUJUAN MESYUARAT.

Arahan ini bertujuan untuk memperkukuhkan lagi struktur

sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Malaysia di bawah
Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan
Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) yang dipengerusikan oleh
YAB Perdana Menteri. Mekanisme pelaksanaannya adalah
melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus
(JKTU) di peringkat persekutuan dan negeri sebagai
pengukuhan kepada Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan
(JKP) yang telah digerakkan semenjak tahun 1998. Gerakan
ini memberi fokus kepada pengukuhan kualiti sistem Makluman
penyampaian Perkhidmatan Awam berteraskan aspek
integriti merangkumi tujuh (7) terma rujukan. Usaha ini adalah
sebagai kesinambungan strategi dan pendekatan secara
menyeluruh kepada usaha-usaha penghayatan nilai-nilai
murni, pemantapan integriti, pembanterasan gejala rasuah,
penyelewengan dan salah guna kuasa dalam kalangan
pegawai badan awam. Arahan ini juga bertujuan untuk
menterjemahkan aspirasi dan komitmen kepimpinan negara
berlandaskan Konsep “1Malaysia: Rakyat Didahulukan,
Pencapaian Diutamakan” dalam pelaksanaan sistem

3 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

penyampaian perkhidmatan awam kepada masyarakat

umum. Justeru, kepuasan hati pelanggan dan pihak yang
berkepentingan (stakeholders) menjadi keutamaan dan
prestasi pencapaian ditambah baik secara berterusan.

3.2 PENUBUHAN JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR

URUS (JKTU)
Arahan Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus ini
menetapkan semua Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri,
Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan Negeri,
Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di Makluman
peringkat persekutuan dan negeri dikehendaki menubuhkan
Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di peringkat
kementerian, jabatan, dan agensi serta di peringkat negeri
masing-masing. Penubuhan JKTU ini adalah merangkumi
pelaksanaan terma rujukan, amalan terbaik dan usaha-usaha
yang sebelum ini dilaksanakan melalui Jawatankuasa
Keutuhan Pengurusan (JKP), Jawatankuasa Tadbir Urus
(JTU) dan Pasukan Petugas Menangani Karenah Birokrasi
(PPMKB).

3.3 KEKERAPAN MESYUARAT

Mesyuarat akan diadakan 4 kali setahun Makluman

3.4 KEANGGOTAAN JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR

URUS (JKTU)
Mesyuarat menetapkan semua Ketua Unit Negeri Dan
Persekutuan menjadi ahli tetap bagi mesyuarat ini. Unit Pentadbiran Dan
Mesyuarat JKTU ini akan di selaraskan oleh Unit Pentadbiran Kewangan
dan Kewangan.

3.5 SKOP MESYUARAT MENGIKUT TERMA RUJUKAN

Terdapat 7 (tujuh) perkara yang perlu dibawa didalam
Mesyuarat JKTU, iaitu:
3.5.1 Dasar Dan Perundangan
3.5.1.1 Menyemak, memansuh, meminda serta
menggubal dasar, undang-undang dan peraturan
semasa untuk mempermudahkan sesuatu urusan.
Mengenalpasti undang-undang yang kabur atau Ketua Bahagian/Ketua
ambiguous, longgar ataupun tidak kemas yang boleh Unit/PPV
dieksploitasikan oleh mereka yang tidak jujur. Undang-
undang sedemikian perlulah dikaji dan dipinda bagi
menutup ruang dan peluang untuk berlakunya
perbuatan rasuah, penyelewengan dan salah guna
kuasa

4 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

3.5.1.2 Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujud

dan mendokumenkan pelan strategik jangka panjang, Ketua Bahagian/Ketua
sederhana dan pendek. Pelan ini hendaklah Unit/PPV
dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian,
jabatan dan agensi masing-masing. Pelan strategik dan
hala tuju organisasi yang lengkap dan jelas dapat
memastikan visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan
dicapai

3.5.1.3 Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah

melaksanakan pemantauan dan penilaian pencapaian Ketua Bahagian/Ketua
prestasi pelan strategik melalui petunjuk prestasi utama Unit/PPV
strategik (Strategic KPI) separa penggal dan tahunan
bagi memastikan objektif jangka masa panjang
organisasi tercapai.

3.5.2 Sistem Dan Prosuder Kerja

3.5.2.1 Sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan
dan agensi hendaklah jelas, didokumenkan serta
dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian,
jabatan dan agensi. Perlu menggalakkan usaha
menambahbaik dan memperkenalkan pembaharuan Ketua Bahagian/
agar sistem dan prosedur kerja sedia ada tidak menjadi Ketua Unit/PPV
lapok dan seterusnya menjadi halangan atau
menimbulkan karenah birokrasi. Sistem dan prosedur
kerja perlu sentiasa berupaya untuk meningkatkan
kualiti sistem penyampaian perkhidmatan.

3.5.2.2 Mengkaji kesesuaian bagi mengurangkan atau

menghapuskan atau menggabungkan penggunaan
terlalu banyak jenis borang atau terlalu banyak Ketua Bahagian/
keperluan maklumat yang tidak perlu. Ketua Unit/PPV

3.5.2.3 Sentiasa berusaha mencari alternatif untuk

mengelakkan keperluan mendapatkan dokumen
sokongan atau salinan dokumen asal yang tentunya Ketua Bahagian/
membebankan pelanggan. Ketua Unit/PPV

3.5.2.4 Menggalakkan penggunaan ICT bagi

meningkatkan kecekapan dan memperkemaskan
sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan Ketua Bahagian/
agensi. Ketua Unit/PPV

3.5.2.5 Menggubal Piagam Pelanggan dan Key

Performance Indicators bagi bidang-bidang teras dan
menetapkan pencapaian prestasi terhadapnya.

5 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

3.5.3 Nilai-Nilai Murni Dan Kod Etika

3.5.3.1 Nilai–nilai murni yang diberi penekanan dalam
Pentadbiran Awam Malaysia terdiri daripada dua nilai
iaitu nilai teras dan nilai kembangan. Nilai teras ialah Ketua Bahagian/
amanah, benar, bijaksana, adil, telus dan bersyukur. Ketua Unit/PPV
Nilai-nilai kembangan dikenal pasti mengikut fungsi dan
peranan kementerian, jabatan dan agensi. Semua nilai
dilaksanakan melalui program 4P (Penerapan,
Penghayatan, Pengamalan dan Penilaian).

3.5.3.2 Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah

berusaha mempromosi nilai-nilai murni di kalangan Ketua Bahagian/
warga kerja sebagai galakkan membudayakan Ketua Unit/PPV
pelaksanaannya secara berkesan. Contohnya melalui
kempen, moto dan falsafah kerja dan menyusun
program/aktiviti ke arah menggalakkan penghayatan
nilai-nilai murni dan etika kerja.

3.5.3.3 Menyediakan garis panduan tentang sikap dan

tata kelakuan yang dikehendaki oleh kementerian,
jabatan dan agensi untuk memastikan konsistensi Ketua Bahagian/
standard kelakuan oleh semua warga kerja Ketua Unit/PPV
kementerian, jabatan dan agensi.

3.5.3.4 Mengenalpasti dan melaksanakan tugas dan

tanggungjawab yang dapat mencerminkan
kementerian, jabatan dan agensi mempunyai reputasi
yang adil, telus dan bertanggungjawab dalam semua Ketua Bahagian/
tindakan terutamanya kepada pelanggan. Ketua Unit/PPV

3.5.3.5 Kod Etika kerja yang baik antara lain

mengandungi penjelasan terhadap perkara-perkara
berikut:
a.Melarang pekerja daripada menerima apa-apa
habuan dan mengelakkan situasi yang boleh Ketua Bahagian/
menimbulkan syak wasangka Ketua Unit/PPV

b. Peraturan terhadap keraian

c.Tata kelakuan yang boleh menimbulkan

percanggahan kepentingan atau conflict of interest

d.Tata kelakuan yang menyalahguna kedudukan

e.Tata kelakuan dengan pelanggan

f.Komitmen memberi khidmat yang adil dan berkualiti

6 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

g.Saluran komunikasi yang berprinsipkan kejujuran dan

saling hormat menghormati dan semangat kerjasama di
kalangan rakan sejawat dan juga antara kementerian,
jabatan dan agensi

h. Tidak mengamalkan pilih kasih atau berat sebelah

3.5.4 Pengurusan Pelanggan

3.5.4.1Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah
mengenalpasti kehendak utama stakeholders, menilai Ketua Bahagian/
aspek yang menjadi kepentingan stakeholders dan Ketua Unit/PPV
menentukan strategi bagi memenuhi harapan
stakeholders.

3.5.4.2Mewujudkan sistem mesra pelanggan dan Ketua Bahagian/

meletakkan kepentingan pelanggan sebagai Ketua Unit/PPV
keutamaan.

3.5.4.3 Mewujudkan Sistem Pengurusan Aduan yang

efektif dan menganggap aduan sebagai hadiah dari Ketua Bahagian/
pelanggan yang dapat dijadikan input kepada usaha- Ketua Unit/PPV
usaha untuk menambahbaik sistem penyampaian
perkhidmatan secara berterusan.

3.5.4.4 Mewujudkan Sistem Pengaduan Aduan

Dalaman yang cekap dan berkesan dengan Ketua Bahagian/
memastikan kerahsiaan pengadu terjamin serta Ketua Unit/PPV
menggalakkan peranan penggerak etika dan ‘whistle
blower’. Masalah pelanggan dalaman perlu ditangani
dengan bijak supaya mereka dapat memberi tumpuan
kepada tugas dan tanggungjawab.

3.5.4.5 Piagam pelanggan dan Key Performance Ketua Bahagian/

Indicators hendaklah sentiasa disemak dan Ketua Unit/PPV
dikemaskini dari semasa ke semasa agar perkhidmatan
yang diberikan sama seperti yang dijanjikan.

3.5.4.6 Mempamerkan Key Performance Indicators

supaya pelanggan dan stakeholders dapat menilai dan
memberikan penghargaan kepada yang cemerlang dan Ketua Bahagian/
memberi cadangan/ulasan kepada yang gagal Ketua Unit/PPV
menepati prestasi yang ditetapkan.

7 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

3.5.5 Kawalan Dalaman

3.5.5.1Mewujudkan atau memperkemaskan sistem Ketua Bahagian/
pemantauan secara berkala ke atas perlakuan dalam Ketua Unit/PPV
kementerian, jabatan dan agensi terutamanya yang
melibatkan kepentingan pelanggan, urusan kewangan,
perolehan, pembangunan dan penguatkuasaan.

3.5.5.2 Meningkat dan memperkemaskan akauntabiliti

penyeliaan sebagai satu usaha pengawalan untuk Ketua Bahagian/
mencegah perlakuan negatif, tidak produktif serta Ketua Unit/PPV
rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan.

3.5.5.3 Mengesan kelemahan-kelemahan yang Ketua Bahagian/

mungkin boleh menyebabkan karenah birokrasi dan Ketua Unit/PPV
perlakuan negatif dan seterusnya mengambil langkah-
langkah untuk pembetulan dan pencegahan.

3.5.5.4 Melaksanakan penurunan kuasa dengan tujuan Ketua Bahagian/

mengatasi kelewatan dan mengurangkan longgokkan Ketua Unit/PPV
kuasa. Melaksanakan pusingan kerja bagi
mengelakkan perlakuan dan gejala negatif serta
menjana kesegeraan dan produktiviti warga kerja.

3.5.5.5 Mengadakan publisiti dan penerangan yang

meluas kepada pelanggan terutamanya melalui laman Ketua Bahagian/
web mengenai sistem penyampaian perkhidmatan Ketua Unit/PPV
kementerian, jabatan dan agensi supaya ia tidak
mudah dieksploitasikan oleh mana-mana pihak.

3.5.5.6 Mengadakan prosedur kawalan terhadap Ketua Bahagian/

penggunaan sumbersumber. Ketua Unit/PPV

3.5.5.7 Memastikan sistem pengurusan rekod yang

berintegriti supaya dapat memudahkan dan
menyegerakan pengesanan rekod serta memelihara Ketua Bahagian/
dan melindungi maklumat terperingkat daripada Ketua Unit/PPV
kebocoran atau disalah gunakan.

3.5.5.8 Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah

mengamalkan teknik-teknik pengurusan risiko sebelum Ketua Bahagian/
melaksanakan sesuatu projek atau program Ketua Unit/PPV
terutamanya yang berisiko tinggi untuk meminimakan
risiko semasa pelaksanaannya. Antara kaedah yang
boleh digunakan ialah Sistem Pengurusan Akauntabiliti
dan Integriti (SPAI).

8 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

3.5.6 Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

3.5.6.1 Pengurusan organisasi perlu adil dan tegas Ketua Bahagian/
dalam mengambil tindakan terhadap sebarang salah Ketua Unit/PPV
laku oleh semua peringkat warga kerja

3.5.6.2 Menyediakan secukupnya saluran aduan yang

cekap, telus dan berkesan serta bersedia menerima Ketua Bahagian/
pengaduan daripada mana-mana pihak tentang salah Ketua Unit/PPV
laku warga kerja.

3.5.6.3. Mengenal pasti dan peka kepada tanda-tanda

(symptom) kemungkinan wujudnya perlakuan negatif Ketua Bahagian/
termasuk rasuah, penyelewengan, salah guna kuasa Ketua Unit/PPV
atau sebarang bentuk kesalahan jenayah. Antara
tanda-tanda yang mudah dikesan ialah:
a. Tabiat hidup mewah termasuk memiliki barang
kemas dan perhiasan secara yang berlebihan,
mempunyai kereta mewah dan sering melancong ke
luar negeri

b. Kerapkali bekerja berseorangan di kawasan sulit, di

waktu rehat atau di luar waktu pejabat

c. Tidak konsisten dalam produktiviti

d. Terlibat dalam urusan lain dalam kementerian,

jabatan dan agensi secara berlebihan tanpa kaitan
dengan tugas utama dan arahan daripada atasan

e. Membuat panggilan telefon yang panjang dan penuh

kerahsiaan

f. Terlibat dalam keterhutangan yang serius

g. Terlibat dalam perjudian, berpoya-poya dan

kerapkali mengunjungi pusat-pusat hiburan

3.5.6.4 Mengadakan khidmat nasihat (counselling) dan Ketua Bahagian/

penyeliaan rapi kepada warga kerja yang telah Ketua Unit/PPV
melanggar peraturan tatatertib serta warga kerja yang
bermasalah.

3.5.7 Pengiktirafan dan Penghargaan

3.5.7.1 Memberi penekanan yang tinggi terhadap Ketua Bahagian/
aspek etika dan nilai yang ditunjukkan oleh warga kerja Ketua Unit/PPV
semasa membuat penilaian prestasi tahunan warga

9 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

kerja dan ketika hendak membuat perakuan untuk

Anugerah Khidmat Cemerlang, Pengurniaan Pingat,
Kenaikan Pangkat dan lain-lain pengiktirafan yang
dilaksanakan oleh kementerian, jabatan dan agensi.

3.5.7.2 Mengiktiraf dengan memberi penghargaan

kepada warga kerja yang melaporkan perlakuan Ketua Bahagian/
rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta Ketua Unit/PPV
kesalahan jenayah yang berlaku dalam kementerian,
jabatan dan agensi. Kaedah ini memberi dorongan
yang dapat menimbulkan kesedaran kepada semua
pegawai supaya menolak perlakuan rasuah,
penyelewengan dan salah guna kuasa serta sebarang
bentuk kesalahan jenayah.

3.5.7.3 Membudayakan amalan memberi sanjungan

dan penghormatan seperti mengucapkan terima kasih, Ketua Bahagian/
memberi pujian atau mengiktiraf warga kerja yang Ketua Unit/PPV
mempamerkan nilai-nilai yang baik termasuk yang
dapat menyiapkan tugasan dalam masa yang
ditetapkan atau berjaya menyelesaikan tugas rumit
dalam masa yang singkat.

4 HAL-HAL LAIN

4.1 Tiada perkara dibincangkan dibawah agenda ini

Makluman
5 PENUTUP

5.1 Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua dalam mesyuarat kali
ini

5.2 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.30 Tengahari

Disediakan Oleh: Disemak Dan Disahkan Oleh:

……………………………………………. …..…………………………………
Nama :Dr. Adil Bin Ibrahim Nama: Dr. Arman Bin Kison
Jawatan: Peg Veterinar, GV41 Jawatan:Peg Veterinar ,GV48

10 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz

 Vet.Ps.

11 | Minit Mesyuarat JKTU JPVPs 01/2017 Adilz