JAWATANKUASA PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE- 43

TARIKH : 23 FEBRUARI 2019

MASA : 9.00 PAGI
TEMPAT : DEWAN SERI BESTARI, SMK SERI TITIWANGSA.

PENASIHAT : TN HJ SHAHBANI BIN OTHMAN ( PENGETUA )

PENGERUSI : EN MOHD ZAKI BIN AHMAD ( YDP PIBG )
TIMBALAN PENGERUS : DR HISYAM BIN HARUN( NAIB YDP PIBG )
NAIB PENGERUSI 1 : EN MOHD ARIF BIN MOHD ALI ( PK PENTADBIRAN )
NAIB PENGERUSI 2 : EN KAMARUL NIZAR BIN MOHD ISMAIL ( PK HEM )
NAIB PENGERUSI 2 : PN ROSNAH BINTI SAFEE ( PK KOKURIKULUM )
SETIAUSAHA : PN ROZALIYATUL BAITI BINTI MD ISA
BENDAHARI : EN MUHAMMAD BIN SAARI
PENYELARAS : PN SITI HAWA BINTI MAT RODI

AJK SENARAI TUGAS

1. Penyambut Tetamu  menyambut kedatangan VIP lebih awal
 mendapatkan buku program untuk VIP
1.1 Cik Esnalili binti Hashim  mengiringi dan meraikan VIP
1.2 Pn Nik Normala binti Nik Soh  menyediakan buku pelawat untuk ditandatangani
1.3 En Abdul Razak @ Rahman bin Pendek VIP
1.4 En Faizal bin Daud  memastikan penyediaan air mineral untuk VIP
 meraikan kedatangan ibu bapa
 bantuan pengawas sebagai penunjuk arah

2. Jemputan: Perasmi , PIBG , ibu bapa  menghubungi VIP & ”follow-up” untuk merasmikan
majlis
2.1 Pn Ruhana binti Atan @ Md Din (K)  menyediakan surat jemputan VIP yang perlu
2.2 Cik Rozila binti Iberahim ditandatangani YDP melalui pengetua (letter head
2.3 Pn Azarina binti Bakia PIBG)
2.4 Left Kol. Shamsuri bin Noordin  menguruskan jemputan pemimpin setempat ke
AGM
 menyerahkan satu salinan untuk difailkan

3. Buku Mesyuarat /Kain Rentang / Banner /  Menyediakan buku mesyuarat

Brosur  Menempah kain rentang
 Menggantungkan kain rentang dan
3.1 Pn Rozaliyatul Baiti bin Md Isa  Menyimpan kain rentang selepas satu minggu
3.2 En Muhammad bin Saari Mesyuarat Agung PIBG
3.3 Pn Zanariah binti Jaapar  menyediakan buku program ringkas untuk VIP,
YDP, NYDP, Pengetua dan lima Penolong Kanan
 Dapatkan tentatif program daripada SU PIBG.
 Berbincang dengan Pengetua

4. Pendaftaran  menyediakan buku pendaftaran daripada S/U

 menyediakan meja pendaftaran dengan hiasan dan
4.1 Pn. Siti Khadijah binti Abu Samah (K) lebel
4.2 Pn. Rohani binti Bakar  mendapatkan buku program dan mengedarkan
4.3 En Alex Harry a/l Anthony kepada hadirin
4.4 Murid Pengawas  bekerjasama dengan AJK makanan untuk agihan
makan pagi semasa pendaftaran
5. Jemputan Ibubapa & Merumus Usul  mendapatkan surat jemputan ibu bapa daripada
/Cadangan Ibu bapa S/U PIBG
 memastikan surat diedar melalui anak murid
5.1 Semua Guru Tingkatan  mengutip semula borang usul dan maklum balas
kehadiran
 mengira jumlah kehadiran berdasarkan maklum
balas ibu bapa & memaklumkan kepada AJK
Jamuan dan AJK buku program untuk anggaran
penyediaan makanan dan buku program.
 menyerahkan usul kepada SU PIBG

6. Sijil / Cenderamata  menyediakan cenderamata untuk VIP

 menyediakan cenderamata untuk AJK 2018/2019
6.1 Pn Norazian binti Rona (K)  dapatkan senarai AJK daripada S/U
6.2 Pn Nik Syahina binti Nik Ab Malik  menyediakan sijil AJK sesi 2018/2019
6.3 Pn Farizan binti Ghani  menyediakan alatan untuk penyampaian sijil &
cenderamata
 memastikan peralatan dikemas kembali

7. Bacaan Doa  Menyediakan teks doa

 Memimpin bacaan doa
7.1 En Mohd Khairudin bin Hasbullah
8. Tempat Letak Kereta dan Disiplin
 memastikan keadaan trafik baik
8.1 En. Mohamad Faizal bin Mohamad Johar(K)  menyerahkan bilangan murid kepada AJK
8.2 En Rozlan bin Alias makanan untuk penyediaan makanan
8.3 Murid Pengawas SMK Seri Titiwangsa

9. Jamuan VIP/ Ibu Bapa dan Guru  menempah makanan VIP, ibubapa, guru dan murid
yang bertugas
9.1 Pn Noor Aini binti Mat’il (K)  menyediakan makanan pagi
9.2 Pn Norizah binti Abd Kadir  bekerjasama dengan AJK pendaftaran untuk
9.3 Cik Kannagi a/p Arumugam membuat serahan
9.4 Cik Nazirah Ayuni binti Raslishah  memastikan kebersihan sebelum dan selepas
9.5 Pn Noorasmah binti Mohd Ali majlis
9.6 Pn Hasfarani binti Mohamed  anggaran bincang dengan bendahari
9.7 Murid Pengawas

10. Persiapan Pentas dan Back Drop  menyediakan ”back-drop” dan hiasan pentas yang
sesuai.
10.1 En Mahyudin bin Mamat (K)  memastikan dikemas kembali
10.2 Pn. Nurul Syuhada binti Mohd Jalil
10.3 Pn Normadira binti Mohamed Nawi
10.4 Pelajar Pembantu

11. Persiapan Tempat  memastikan dewan bersih (menghubungi pekerja

swasta agar membersihkan dewan sebelum hari
11.1 En Abdullah bin Abdul Hamid (K) AGM)
11.2 En Hazli bin Adnan  menyusun kerusi dengan kedudukan yang sesuai
11.3 En Sabri bin Abd Safar untuk pergerakan tetamu
 jumlah kerusi mengikut anggaran kehadiran dengan
mengambil kira kehadiran sepasang ibu bapa
  menyediakan bakul sampah disetiap penjuru dewan
 memastikan kerusi disimpan semula dan dewan
dikemas

12. Juruacara  mengacarakan majlis perasmian AGM (sekiranya

ada perasmi).
12.1 Pn Nur Rabbuaah binti Hj Ismail  mendapatkan maklumat program daripada S/U
12.2 En Zainal Ariffin bin Abdullah
13. Dokumentasi / Fotografi  memastikan mengambill gambar yang bersesuaian
untuk laporan dan majalah sekolah.
13.1 Pn Normah binti Lin (K)  menyediakan laporan lengkap mengikut format
13.2 Tn Hj Hanif bin Husein SPSK.
13.3 Murid Titian Titan  Membuat tiga salinan (Pengetua, SU PIBG dan
Pejabat)

14. Tayangan Multimedia  menyediakan bahan persembahan multimedia

 memastikan keadaan sesuai untuk persembahan
14.1 Pn. Lee Soon Ching (K) multimedia
14.2 En Wan Mohd Azli bin Wan Ismail  memastikan persembahan multimedia lancar
semasa AGM

15. Pencatat Ucapan dan Minit Mesyuarat  mencatat minit mengikut bahagian seperti contoh
PIBG bahan yang diberi oleh S/U PIBG
 menyerahkan minit bertaip melalui e-mail @ yang
15.1 Pn Norazlinani binti Mansor (K) telah bertulis tangan yang mudah dibaca dan
15.2 Pn Suzaina binti Othman sempurna kepada S/U PIBG sesi 2019/2020 dalam
tempoh seminggu selepas AGM.

16. Penyedia teks ucapan  Menyediakan teks ucapan perasmi, YDP dan
Pengetua.
16.1 Pn. Nurul Hidayah binti A.M Salim  Disemak oleh PK Pentadbiran sebelum di riso

17. Pengira Undi dan Pencatat Undi  Mengira undian secara tepat
 menyediakan papan putih dan maker pen untuk
17.1 En Rosli bin Mohamed Mokhtar (K) mencatat semasa pelantikan AJK sesi 2019/2020
17.2 En Muhammad Khairul Hisham bin Mohd  mencatat undian
Yusoff  memastikan papan putih diletakkan semula di
tempat asal

18. .Siaraya  memastikan siaraya berfungsi dengan baik

 menyediakan murid bertugas
18.1 En. Azrul Fahmi bin Ismail (K)  memastikan alatan disimpan semula selepas majlis
18.2 Murid PA Sistem SMK.Seri Titiwangsa

Disediakan oleh, Disemak oleh,

……………………………………………….......... ………………………………………………..........
( SITI HAWA BINTI MAT RODI ) ( KAMARUL NIZAR BIN MOHD ISMAIL)
Penyelaras Mesyuarat Agung PIBG 2019/2020 PK HEM