Unit ‐ 4 

MODULE ‐ 6 
 
Absorption Costing and 
Marginal Costing 
 
Topics to be enlightened…  
 
• Introduction  
• Meaning and Definition of Marginal Costing  
• Absorption Costing  
• Difference between Marginal Costing vs. Absorption Costing  
• Reconciliation of Absorption and Marginal Costing  
• Pro‐forma of Marginal Costing and Absorption Costing  
• Principles of Marginal Costing  
• Features of Marginal Costing   
• Advantages of Marginal Costing  
• Disadvantages of Marginal Costing 
• Limitation of Absorption Costing  
• Contribution  
• Process of Marginal Costing  
• Fixed and Variable Cost  
• Break‐even Point  and Break‐even Chart  (Utility and Limitations)  
• Profit‐Volume Ratio  
• Margin of Safety  
• Key Factor or Limiting Factor 
• Cost Indifference Point  
• Cost‐Volume Profit Analysis (CVP Analysis)  
• Formula  
• Practical Problems  
Introduction:  
The  costs  that  vary  with  a  decision  should  only  be  included  in  the  decision 
analysis.  For  many  decisions  that  involve  relatively  small  variations  from 
existing  practice  and/or  are  for  relatively  limited  periods  of  time,  fixed  costs 
are not relevant to the decision. This  is  because either fixed  costs tend to be 
impossible to alter in the short term or managers are reluctant to alter them in 
the  short  term.  This  is  a  technique  where  only  the  variable  costs  are 
considered while computing the cost of a product.   
 
The perception of marginal cost has been borrowed from economic theory. In 
economics,  marginal  cost  is  an  incremental  cost;  it  is  considered  as  the 
addition to the total cost, which results from the production of one more unit 
of output. According to the perception of marginal cost, it requires a thorough 
understanding of various   classes  of  costs  and  their  relation  with  the 
change in the level of activity. 
 
Thus, Marginal Costing is a costing method in which only variable   costs  are 
accumulated  and  cost  per  unit  is  ascertained  only  on  the  basis  of  variable 
costs. Prime Costs and Variable Factory Overheads are used to determine the 
value of stock lying with the enterprise. 
 
For  decision‐making,  it  is  more  important  to  the  management  for  taking 
further  steps  for  the  improvement  of  the  business.  It  can  be  called  direct 
costing, differential costing, incremental costing and comparative costing.  
 
 
Meaning and Definition: 
Marginal  costing  distinguishes  between  fixed  costs  and  variable  costs  as 
conventionally classified.  
The  marginal  cost  of  a  product  –is  its  variable  cost.  This  normally  includes 
direct  labour,  direct  material,  direct  expenses  and  the  variable  part  of 
overheads.  
According  to  CIMA  Terminology,  Marginal  Costing  is  defined  as  the 
  “Ascertainment of marginal costs and the effect on profit of changes  in 
volume or type of output by differentiating between Fixed Costs and Variable 
Costs.” 
Marginal Costing can be formally defined as, 
  ‘The  accounting  system  in  which  variable  costs  are  charged  to  cost 
  units and the fixed costs of the period are written‐off in full against   the 
aggregate contribution. Its special value is in decision making’.  
The  theory  of  marginal  costing  as  set  out  in  a  report  on  Marginal  Costing 
published by CIMA, London is as follows:  
  In relation to a given volume of output, additional output can   normally 
be obtained at less than proportionate cost because within   limits,  the 
aggregate of certain items of cost will tend to remain fixed   and  only  the 
aggregate of the remainder will tend to rise  proportionately  with  an  increase 
in output. Conversely, a decrease in   the  volume  of  output  will  normally  be 
accompanied by less than   proportionate fall in the aggregate cost.  
The theory of marginal costing may, therefore, be understood in the following 
two steps:  
1. If  the  volume  of  output  increases,  the  cost  per  unit  in  normal 
circumstances  reduces.  Conversely,  if  an  output  reduces,  the  cost  per 
 unit increases. If a factory produces 100 units at a total cost of          Rs. 
5,000 and if by increasing the output by one unit the cost goes up to Rs. 
5,030, the marginal cost of additional output will be Rs. 30.  
2. If an increase in output is more than one, the total increase in the cost 
divided  by  the  total  increase  in  output  will  give  the  average  marginal 
cost per unit. If, for example, the output is increased to 1020 units from 
1000  units  and  the  total  cost  to  produce  these  units  is  Rs.  1,045,  the 
average marginal cost per unit is Rs. 2.25. It can be described as follows:  
Additional cost = Rs. 45 = Rs. 2.25
Additional units     20 
 
The  ascertainment  of  marginal  cost  is  based  on  the  classification  and 
segregation  of  cost  into  fixed  and  variable  cost.  In  order  to  understand  the 
marginal  costing  technique,  it  is  essential  to  understand  the  meaning  of 
marginal cost.  
 
Marginal cost means the cost of the marginal or last unit produced. It is also 
defined  as  the  cost  of  one  more  or  one  less  unit  produced  besides  existing 
level of production. In this connection, a unit may mean a single commodity, a 
dozen, gross or any other measure of goods.  
 
For example, if a manufacturing firm produces X unit at a cost of Rs. 500 and 
X+1 units at a cost of Rs. 540, the cost of an additional unit will be       Rs. 40 
which is a marginal cost. Similarly, if the production of X‐1 units comes down to 
Rs. 460, the cost of marginal unit will be Rs. 40 (500–460).  
 
The marginal cost varies directly with the volume of production and marginal 
cost  per  unit  remains  the  same.  It  consists  of  prime  cost,  i.e.  cost  of  direct 
materials,  direct  labor  and  all  variable  overheads.  It  does  not  contain  any 
element of fixed cost which is kept separate under marginal cost technique.  
 
Marginal  costing  may  be  defined  as  the  technique  of  presenting  cost  data 
wherein  variable  costs  and  fixed  costs  are  shown  separately  for  managerial 
decision‐making. It should be clearly understood that marginal costing is not a 
method  of  costing  like  process  costing  or  job  costing.  Rather,  it  is  simply  a 
method  or  technique  of  the  analysis  of  cost  information  for  the  guidance  of 
management which tries to find out an effect on profit due to changes in the 
volume of output.  
 
There are different phrases being used for this technique of costing. In the UK, 
marginal costing is a popular phrase whereas in the USA, it is known as direct 
costing  and  is  used  in  place  of  marginal  costing.  Variable  costing  is  another 
name for marginal costing.  
Marginal  costing  technique  has  given  birth  to  a  very  useful  concept  of 
contribution  where  contribution  is  given  by  sales  revenue  less  variable  cost 
(marginal cost)  
Contribution  may  be  defined  as  the  profit  before  the  recovery  of  fixed  costs. 
Thus,  contribution  goes  toward  the  recovery  of  fixed  cost  and  profit,  and  is 
equal to fixed cost plus profit (C = F + P).  
In  case  a  firm  neither  makes  profit  nor  suffers  loss,  contribution  will  be  just 
equal to fixed cost (C = F). This is known as break even point.  
The  concept  of  contribution  is  very  useful  in  marginal  costing.  It  has  a  fixed 
relation  with  sales.  The  proportion  of  contribution  to  sales  is  known  as  P/V 
ratio which remains the same under given conditions of production and sales. 

 
Absorption Costing:  
Absorption  Costing  is  a  conventional  technique  of  ascertaining  cost.  It  is  the 
practice of charging all costs, both variable and fixed to operations, processes 
or products and is also known as 'Full Costing Technique.'  
 
In this technique of costing, cost is made up of direct costs plus overhead costs 
absorbed  on  some  suitable  basis.  Here,  cost  per  unit  remains  the  same  only 
when the level of output remains the same for some duration. None the less, 
the level of output cannot remain the same forever and so does the cost per 
unit because the fixed cost remains the same despite the changes in the level 
of output. The change in the cost per unit with a change in the level of output 
in Absorption Costing Technique poses a problem to the management in taking 
managerial decisions. Absorption Costing is useful if there is only one product; 
when  there  is  no  inventory  and  overhead  recovery  rate  is  based  on  normal 
capacity  instead  of  actual  level  of  activity.  Two  distinguishing  features  of 
Absorption Costing are that fixed factory expenses are included in unit cost as 
well as inventory value. 

Difference  between  Marginal  Costing  and 

Absorption Costing:  
 The difference between marginal costing and absorption costing is as below: 

1. In  the  marginal  costing  only  variable  cost  is  considered  for  product 
costing and inventory valuation, whereas in the absorption costing both 
fixed  cost  and  variable  cost  are  considered  for  product  costing  and 
inventory valuation. 
2. In the marginal costing, there is a different treatment of fixed overhead. 
Fixed cost is considered as  period cost and  by Profit/Volume ratio (P/V 
ratio), profitability of different products is judged. On the other hand, in 
absorption  costing  system,  the  fixed  cost  is  charged  to  cost  of 
production.  A  reasonable  share  of  fixed  cost  is  to  be  borne  by  each 
product  and  thereby  subjective  apportionment  of  fixed  overheads 
influences the profitability of product. 
3. In the marginal costing, the presentation of data is so oriented that the 
total contribution and contribution from each product gets highlighted. 
In  absorption  costing,  the  presentation  of  cost  data  is  on  conventional 
pattern. After deducting fixed overhead, the net profit of each product is 
determined. 
4. In the marginal costing, the unit cost of production does not get affected 
by  the  difference  in  the  magnitude  of  opening  stock  and  closing  stock. 
Whereas,  in  the  absorption  costing,  due  to  the  impact  of  the  related 
fixed  overheads,  the  unit  cost  of  production  gets  affected  by  the 
difference in the magnitude of opening stock and closing stock. 
5. In the marginal costing, classification of expenses is based on nature, i.e. 
Fixed  and  Variable  whereas,  in  Absorption  Costing,  classification  of 
expenses  is  based  on  functions,  i.e.  Production,  Administration  and 
Selling & Distribution. 
6. In  the  marginal  costing,  fixed  overhead  Expenditure  Variance  is  to  be 
computed  for  Variance  Reporting.  There  is  no  Volume  Variance  since 
Fixed  Overheads  are  not  absorbed.  On  the  other  hand  under  the 
Absorption Costing, in Variance Reporting, FOH Expenditure and Volume 
variances can be computed. Volume Variances can also be sub‐classified 
into Capacity, Efficiency and Calendar variances. 
Effects of Opening and Closing Stock on Profit: 
When  income  statements  under  absorption  costing  and  marginal  costing  are 
compared, the under mentioned points should be considered: 
1. The results under both the methods will be the same in situations where 
sales  and  production  coincide,  i.e.,  there  is  neither  opening  stock  nor 
closing stock. 
2. Profit  shown  under  absorption  costing  will  be  more  than  the  profit 
shown  under  marginal  costing  when  closing  stock  is  more  than  the 
opening stock. The reason for this is that in absorption costing, a portion 
of  fixed  overhead,  instead  of  being  charged  to  the  current  period,  is 
charged to the closing stock and carried over to the next period. 
3. Profit  shown  under  absorption  costing  will  be  lower  than  the  profit 
shown  under  marginal  costing  when  closing  stock  is  less  than  the 
opening  stock.  The  reason  for  this  is  that,  in  the  absorption  costing,  a 
portion of fixed cost related to previous year is calculated in the current 
period.  

Reconciliation  of  results  of  Absorption 

Costing and Marginal Costing: 
When comparison of the results of absorption costing and marginal costing is 
undertaken,  the  adjustment  for  under  absorbed  and  /  or  over  absorbed 
overheads  becomes  necessary.  In  absorption  costing,  on  the  basis  of  normal 
level  of  activity,  the  fixed  overhead  rate  is  predetermined.  A  situation  of 
under‐absorption  and/or  over‐absorption  arises  when  there  is  a  difference 
between actual level of activity and normal level of activity.  
 (i) Under‐absorbed fixed overhead = Excess of normal level of activity over 
actual level of activity × Fixed overhead rate per unit.  
       If  there  is  under‐absorption,  the  profit  in  absorption  costing,  before 
comparison with profit as per marginal costing, should be reduced with 
under‐absorbed  fixed  overheads.  Alternatively,  by  adding  the  under‐
absorbed fixed overhead to the cost of production, the same objective 
can be achieved. 
(ii)  Over  absorbed  Fixed  overhead  =  Excess  of  actual  level  of  activity  over 
normal level of activity × Fixed overhead rate per unit. 
        If  there  is  an  over  absorption,  then  while  comparisons  the  profit 
calculated  under  absorption  costing  with  the  profit  calculated  under 
marginal costing, along with over‐absorbed fixed overheads, the profit 
under  absorption  costing  will  eventually  look  higher.  Alternatively,  by 
reducing  the  over‐absorbed  fixed  overhead  from  the  cost  of 
production, the same objective can be achieved. 

 
 
 
 
 
 
 
 
Pro‐forma  of  Marginal  Costing  and 
Absorption Costing: 
 

MARGINAL COSTING PRO‐FORMA 
 Particulars  Rs.  Rs. 
Sales Revenue    Xxxxx 
Less: Marginal Cost of Sales    
Opening Stock (Valued @ marginal cost) xxxx   
Add: Production Cost (Valued @ marginal cost) xxxx   
Total Production Cost  xxxx   
Less: Closing Stock (Valued @ marginal cost) (xxx)   
Marginal Cost of Production xxxx   
Add: Selling, Admin & Distribution Cost xxxx   
Marginal Cost of Sales    (xxxx) 
Contribution   Xxxxx 
Less: Fixed Cost    (xxxx) 
Marginal Costing Profit    Xxxxx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 ABSORPTION COSTING PRO‐FORMA 
 Particulars  Rs.  Rs. 
Sales Revenue   xxxxx
Less: Absorption Cost of Sales    
Opening Stock (Valued @ absorption cost) xxxx   
Add: Production Cost (Valued @ absorption cost) xxxx   
Total Production Cost  xxxx   
Less: Closing Stock (Valued @ absorption cost) (xxx)  
Absorption Cost of Production xxxx   
Add: Selling, Admin & Distribution Cost xxxx   
Absorption Cost of Sales    (xxxx)
Un‐Adjusted Profit    xxxxx
Fixed Production O/H absorbed xxxx   
Fixed Production O/H incurred (xxxx)   
(Under)/Over Absorption    xxxxx
Adjusted Profit    xxxxx

Reconciliation Statement for Marginal Costing and Absorption Costing Profit  

 Particulars  Rs. 
Marginal Costing Profit  ‐‐‐ 
ADD:  ‐‐‐ 
(Closing stock – opening Stock) x OAR 
= Absorption Costing Profit  ‐‐‐ 
 
Where OAR  Budgeted fixed production overhead
( overhead absorption rate) =  Budgeted levels of activities 
Limitations of Absorption Costing: 
The following are the contentions against absorption costing:  
1. It  is  observed  that  in  the  absorption  costing,  a  portion  of  fixed  cost  is 
carried over to the subsequent accounting period as part of the closing 
stock.  This  is  an  unsound  practice  because  costs  pertaining  to  a  period 
should not be allowed to be vitiated by the inclusion of costs pertaining 
to the previous period and vice versa.  
2. Further, absorption  costing  is  dependent  on  the  levels  of  output  which 
may vary from period to period, and consequently cost per unit changes 
due to the existence of fixed overhead. Unless the fixed overhead rate is 
based  on  normal  capacity,  such  changed  costs  are  not  helpful  for  the 
purposes of comparison and control.  
 
The cost to produce an extra unit is a variable production cost. It is realistic to 
the value of closing stock items as this is a directly attributable cost. The size of 
the total contribution varies directly with sales volume at a constant rate per 
unit. For the decision‐making purpose of the management, better information 
about  expected  profit  is  obtained  from  the  use  of  variable  costs  and 
contribution approach in the accounting system.  

Principles of Marginal Costing: 
The principles of marginal costing are as follows:  
a) For any given period of time, fixed costs will be the same for any volume 
of  sales  and  production  (provided  that  the  level  of  activity  is  within  the 
‘relevant range’). Therefore, on selling an extra item of product or service, 
the following will happen:   
 a. Revenue will increase by the sales value of the item sold,  
b. Costs will increase by the variable cost per unit,  
c. Profit will increase by the amount of contribution earned from the 
extra item,  
b) Similarly, if the volume of sales falls by one item, the profit will fall by the 
amount of contribution earned from the item.  
c) Profit  measurement  should  therefore  be  based  on  an  analysis  of  total 
contribution.  Since  fixed  costs  relate  to  a  period  of  time,  and  do  not 
change  with  increases  or  decreases  in  sales  volume,  it  is  misleading  to 
charge units of sale with a share of fixed costs.  
d) When  a  unit  of  product  is  made,  the  extra  costs  incurred  in  its 
manufacturing  are  the  variable  production  costs.  Fixed  costs  are 
unaffected,  and  no  extra  fixed  costs  are  incurred  when  output  is 
increased.  

Features of Marginal Costing: 
The main features of marginal costing are as follows:  
(1) Cost Classification: 
The  marginal  costing  technique  makes  a  sharp  distinction  between 
variable costs and fixed costs. It is the variable cost on the basis of which 
production  and  sales  policies  are  designed  by  a  firm  following  the 
marginal costing technique.  
(2) Stock/Inventory Valuation: 
Under  the  marginal  costing,  inventory/stock  for  profit  measurement  is 
valued at the marginal cost. It is in sharp contrast to the total unit cost in 
costing method. 
 
 (3) Marginal Contribution: 
Marginal  costing  technique  makes  use  of  marginal  contribution  for 
marking  various  decisions.  Marginal  contribution  is  the  difference 
between  sales  and  marginal  cost.  It  forms  the  basis  for  judging  the 
profitability of different products or departments.  
(4) Selling Price Determination: 
Selling price of the product in the marginal costing method is determined 
based on the cost plus the contribution always. Here, the contribution, of 
course, means the difference between the sales and the variable cost.  
(5) Profitability: 
The profitability of the product/department is based on the contribution 
made available by each product/department. 
(6) Fixed Costs vs. Period Costs: 
Fixed  costs  are  treated  as  period  costs  and  are  charged  to  the  costing 
Profit and Loss Account of the period in which they are incurred.  
 

Advantages of Marginal Costing: 
1. Simple Method: Marginal costing is simple to understand. It is calculated 
only on the basis of variable costs. By not charging fixed overhead to the 
cost of production, the effect of varying charges per unit is avoided.  
2. Overhead  Simplification:  In  the  stock  valuation,  the  marginal  costing 
prevents  the  illogical  carry‐forward  of  some  proportion  of  current  years 
fixed overhead to the next year. It reduces the degree of over or under‐
recovery  of  overheads  due  to  the  separation  of  fixed  overheads  from 
production cost.   
 3. Effective for Sales and Production Policy: The effects of alternative sales 
or  production  policies  can  be  more  readily  available  and  assessed,  and 
decisions taken would yield the maximum return to the business.  
4. It  eliminates  large  balances  left  in  overhead  control  accounts  which 
indicate the difficulty of ascertaining an accurate overhead recovery rate.  
5. Practical cost control is greatly facilitated. By avoiding arbitrary allocation 
of fixed overhead, efforts can be concentrated on maintaining a uniform 
and consistent  marginal cost. To the management,  it  is  useful at various 
levels.  
6. It helps in the planning of short‐term profit by breakeven and profitability 
analysis;  both  in  terms  of  quantity  and  graphs.  Comparative  profitability 
and performance between two or more products and divisions can easily 
be  assessed  and  brought  to  the  notice  of  the  management  for  decision 
making.  
 

Disadvantages of Marginal Costing: 
1. The separation of costs into fixed and variable is difficult and sometimes 
gives misleading results.  
2. Normal  costing  systems  also  apply  overhead  in  the  situation  of  normal 
operating  volume  and  this  shows  that  no  advantage  is  gained  by  the 
marginal costing.  
3. In the marginal costing, stocks and work‐in‐progress are understated. The 
exclusion  of  fixed  costs  from  inventories  affects  the  profit,  and  true  and 
fair view of financial affairs of an organization may not be clearly visible.  
4. Volume  variance  in  the  standard  costing  also  discloses  the  effect  of 
fluctuating  output  on  fixed  overhead.  The  marginal  cost  data  becomes 
 unrealistic in case of highly fluctuating levels of production, e.g., in case of 
seasonal factories.  
5. Application of fixed overhead depends on estimates and not on the actual 
and as such there may be under or over absorption of the same.  
6. Control  affected  by  means  of  the  budgetary  control  is  also  accepted  by 
many.  In  order  to  know  the  net  profit,  one  should  not  be  satisfied  with 
the  contribution  and  hence,  fixed  overhead  is  also  a  valuable  item.  A 
system  which  ignores  fixed  costs  is  less  effective,  for  a  major  portion  of 
fixed cost is not taken care of in the marginal costing.  
7. In  practice,  sales  price,  fixed  cost  and  variable  cost  per  unit  may  vary. 
Thus,  the  assumptions  underlying  the  theory  of  marginal  costing 
sometimes  becomes  unrealistic.  For  the  long  term  profit  planning, 
absorption costing is the only answer.  

Contribution: 
 
The term ‘contribution’ mentioned in the formal definition is the term given to 
the  difference  between  Sales  and  Marginal  cost.  The  analysis  of  marginal 
costing depends a lot on the idea of contribution. In this technique, the efforts 
are  directed  only  to  the  increase  of  the  total  contribution.  Contribution  is  a 
term  which  defines  the  surplus  that  remains  after  variable  cost  of  sales  is 
deducted from sales revenue as indicated below:  
MARGINAL COST =  VARIABLE COST 
DIRECT LABOUR 
+ 
DIRECT MATERIAL 
+ 
DIRECT EXPENSE 
+ 
VARIABLE OVERHEADS 
CONTRIBUTION = SALES ‐ MARGINAL COST 
The  term  marginal  cost  sometimes  refers  to  the  marginal  cost  per  unit  and 
sometimes to the total marginal costs of a department or batch or operation. 
The meaning is usually clear from the context.  
 A product whose selling price exceeds its variable cost is said to have: 
     (a) Covering its variable cost and  
(b) Making a contribution, 
     (i) towards the firm’s fixed cost and after these have been covered; 
     (ii) towards the firm’s profit. 
In  normal  circumstances,  the  selling  price  of  the  product  contains  some 
element  of  profit,  but  there  may  be  some  exceptional  or  adverse 
circumstances, when the products may have to be sold on cost to cost basis or 
even at loss. Therefore, the character of contributions will have the following 
composition under different circumstances: 
 
™ Selling Price containing Profit: 
Contribution = Fixed Cost + Profit 
™ Selling Price at Cost: 
Contribution = Fixed Cost 
™ Selling Price at Loss: 
Contribution = Fixed Cost – Loss 
 It becomes easy to determine the missing one if any three of these four items 
is  known  to  us.  In  the  break‐even  analysis,  some  of  the  specific  uses  of 
contribution are: 
a. Break‐even point determination; 
b. Profitability of products assessment; 
c. Different department’s selling price determination; 
d. The optimum sales mix determination. 
 Process of Marginal Costing: 
Marginal costing requires the calculation of the difference between sales and 
marginal  cost  of  sales.  This  difference  is  known  as  the  contribution  which 
provides  both  the  fixed  cost  and  the  profit.  Excess  of  contribution  over  the 
fixed  cost  is  known  as  the  net  margin  or  profit.  Here  emphasis  remains  on 
increasing the total contribution. 

™ Variable Cost: 
Variable  is  that  part  of  total  cost  which  in  proportion  with  volume  changes 
directly.  With  the  change  in  volume  of  output,  total  variable  cost  changes. 
Increase  in  the  total  variable  cost  results  from  an  increase  in  the  output  and 
reduction  in  the  total  variable  cost  results  from  a  decrease  in  the  output. 
However,  irrespective of increase or  decrease in  volume of  production, there 
will be no change in variable cost per unit of output. Costs of direct material, 
direct labour, direct expenses, etc. are included in variable cost. By dividing the 
total variable cost by the units produced, variable cost per unit is sought. The 
variable cost per unit is also referred to as the variable cost ratio. By dividing 
the change in cost by the change in activity, the variable cost can be obtained. 
          Variable  costs  are  very  sensitive  in  nature  and  a  variety  of  factors  can 
influence the same. Helping the management in controlling the variable cost is 
the main aim of ‘marginal costing’ because this is the area of cost which itself 
needs control by the management.  

™ Fixed Cost: 
Cost  which  is  incurred  for  a  period  and  which  tends  to  remain  unaffected  by 
fluctuations  in  the  level  of  activity,  output  or  turnover,  within  certain  output 
and  turnover  limits.  Examples  are  rent,  rates,  salaries  of  executive  and 
insurance, etc. 

Break‐Even Point (BEP): 
The break‐even point is the level of activity or sales at which a company makes 
neither  profit  nor  loss.  Sales  revenue  exactly  equals  total  costs  at  this  level. 
Thus,  the  sales  volume  at  which  operations  break‐even  is  indicated  by  the 
break‐even point. In terms of number of units sold or in terms of sales value, it 
can be expressed. 
Sales – Variable cost = Fixed cost + Profit 
Since at the break‐even point, profit is nil, it follows that: 
Sales at break‐even point – Variable cost = Fixed cost 
Thus,  at  the  break‐even  point,  contribution  is  just  enough  to  provide  for  the 
fixed cost. Thus, enough contribution is necessary to be earned to cover fixed 
costs before any profit can be earned.  If the level of actual sales is above the 
break‐even point, profit will be earned by the company. On the other hand, if 
actual  sales  are  below  the  break‐even  point,  loss  will  be  incurred  by  the 
company. 
          By  any  of  the  following  formula,  the  break‐even  point  (BEP)  can  be 
calculated: 
Fixed Cost 
(a) BEP (in terms of units) = 
Contribution per unit 
Fixed Cost × Sales 
(b) B/E (in terms of sales value) = 
Contribution 
Or  Fixed Cost 
P/V Ratio 
                                             
When  graphical  presentation  of  cost‐volume‐profit  relationship  is  made,  the 
break‐even point will be the point at which the total cost line and total sales 
line intersect each other.  
 
The  break‐even  point  is  crucial  for  the  management  in  that  it  can  the  show 
lowest  level  to  which  the  given  activity  can  drop  down  without  actually 
jeopardizing the life of the firm. Occasionally, operating below the break‐even 
point  may  not  be  necessarily  fatal  for  a  concern,  however,  it  must  operate 
above this level in the long run.  
 
By comparing the actual activity level with BEP, one can ascertain whether or 
not the company is making any profit.  
Activity Level    B.E.P. Situation 
  >   Profit 
  =   No Profit – No Loss 
      Loss 

Profit‐Volume Ratio: 
Profit  Volume  Ratio  means  contribution  for  every  Rs.  100  Sales  Value.  It  is 
always calculated on the percentage basis or at times it is compared with the 
Sales Value. 
 
When the contribution from sales is expressed as a sales value percentage, it is 
known  as  profit‐volume  ratio  (or  P/V  ratio).  The  relationship  between  the 
contribution  and  the  sales  is  expressed  by  it.  Sound  ‘financial  health’  of  a 
company’s  product  is  indicated  by  better  P/V  ratio.  The  change  in  the  profit 
due  to  the  change  in  volume  is  reflected  by  this  ratio.  If  expressed  on  equal 
footing  with  the  sales,  it  will  show  how  large  the  contribution  will  appear.  If 
size  of  the  sales  is  Rs.100,  then  the  P/V  Ratio  of  60%  will  mean  that  the 
contribution is Rs. 60. 
 
One  important  characteristic  of  P/V  ratio  is  that  at  all  levels  of  output  it 
remains constant because at various levels the variable cost as a proportion of 
the sales remains constant. When  P/V ratio is considered in conjunction with 
the margin of safety, it becomes particularly useful. P/V ratio can be referred 
to by other terms such as: (a) marginal income ratio, (b) contribution to sales 
ratio, and (c) variable profit ratio. 
P/V ratio may be expressed as: 
P/V ratio       =  Contribution / Sales
  Sales – Variable cost
Sales  
  1 ‐ Variable cost
 Sales 
Fixed Cost + Profit
Or,  P/V ratio = 
Sales  
Difference in Profits/Difference in 
Or,  P/V Ratio = 
Sales × 100 
 
It is also possible to express the ratio in terms of percentage by multiplying by 
100. Thus a relationship between the contribution and the sales is established 
by  the  profit/volume  ratio.  Hence,  it  might  be  better  to  call  it  a 
Contribution/Sales  ratio  (or  C/S  ratio),  though  the  term  Profit/Volume  ratio 
(P/V ratio) is now widely used. 
 
In addition to the above, it is possible to compute the ratio by comparing the 
change  in  the  contribution  with  the  change  in  the  sales  or  the  change  in  the 
profit with the change in the sales. it is possible to compute the ratio. Because 
it  is  assumed  that  the  fixed  cost  will  remain  the  same  at  different  levels  of 
output, an increase in the contribution will mean an increase in the profit. 
 
Change in contribution
P/V ratio = 
Change in Sales 
 

Margin of Safety: 
Margin of safety means the difference between the total sales and the sales at 
the  BEP.  It  is  also  known  as  the  amount  of  the  sales  above  the  Break  Even 
Sales. Margin of safety can be expressed in absolute terms and also in terms of 
percentage.  The  higher  the  margin  of  safety,  the  better  the  situation  for  an 
organization.  A  high  margin  of  safety  provides  strength  and  stability  to  a 
concern. 
 
To  increase  the  margin  of  safety,  the  company  should  endeavour  to  keep  its 
BEP  at  its  lowest  level  and  should  try  to  maintain  actual  sales  at  the  highest 
level.  This  may  be  possible  either  by  controlling  fixed  costs;  by  resorting  to  a 
dynamic sales policy, or by reducing variable costs. Reproducing the profitable 
products after discontinuing the unprofitable ones, can also help increase the 
margin of safety. 
Margin of Safety in terms of units as well as Rupees will be found as under; 
M.O.S. (Units) =  Sales (Units) – B.E.P. (Units) 
M.O.S. (Rs.) =  Sales (Rs.) – B.E.P. (Rs.)

 
 
Key Factor or Limiting Factor: 
There are always factors which, for the purpose of managerial control, do not 
lend  themselves.  For  example,  there  are  legal  restrictions  on  the  import  of  a 
material for some specific time and that the material is the chief element for 
the company's product, then  the company cannot carry out its production  as 
much as it wants. Production has to be planned after taking into consideration 
this limiting factor. However, its efforts will be directed towards the maximum 
utilization of available sources. Thus, limiting factor is a factor, by which, at a 
given point of time, the volume of output of an organization gets influenced. 
 
The  key factor is the  factor whose  influence,  for  the  purpose  of  ensuring  the 
maximum  utilization  of  resources,  must  be  ascertained  first.  Profit  can  be 
maximized by gearing up the process of production in the light of influences of 
the  key  factors.  Managerial  action  is  constrained  and  the  output  of  the 
company is limited by the key factor. Although sale is the usual limiting factor, 
any of the following factors could also be a limiting factor:  
          (a) Material  
  (b) Labour  
  (c) Power  
  (d) Capacity of the plant  
  (e) Actions of government  
When  a  decision  has  to  be  taken  as  regards  the  relative  profitability  of 
different  products  and  a  key  factor  in  operation,  the  contribution  for  each 
product is divided by the key factors.  
 
As  regards  products  or  projects,  the  choice  rests  with  the  management  as  to 
how will it secure more contribution of the key factors per unit. Thus, if the key 
factor  is  sales,  then  consideration  should  be  given  to  the  contribution  to  the 
sales ratio. If labour shortage is faced by the management, then consideration 
should be given to the contribution per labour hour. Suppose sales of product 
X & Y are Rs. 200 & Rs. 220 and the variable cost of sales are Rs. 60 and Rs. 46. 
The  labour  hours  (key  factor)  required  for  these  products  are  4  hours  and  6 
hours respectively. The contribution will be: Product X, 200 ‐ 60 = Rs.140/unit 
or  Rs.35/  hour;  Product  Y,  220  ‐  46  =  Rs.174/unit  or  Rs.29/hour.  In  this  case, 
P/V  ratio  of  product  Y  (79%)  is  better  than  P/V  ratio  of  product  X  (70%)  and 
producing product Y will be the normal conclusion. Here, the key factor is time. 
Contribution  per  hour  is  better  in  product  X  than  in  product  Y.  Thereby,  the 
product X is more profitable than the product Y during labour shortage. 

Cost Indifference Point: 
It  is  the  point  at  which  the  total  costs  for  two  alternatives  are  the  same.  In 
other words, it is the point at which the total cost lines under two alternatives 
intersect each other. The Cost Indifference Point is calculated as under: 
 
Difference in Fixed Costs/Difference in variable cost per unit Cost Indifference 
Point  is  used  to  choose  between  two  alternative  processes  for  achieving  the 
same objective. The choice depends on the estimated activity level. 
 
 
 
 
  The  decision  regarding  the  choice  of  process  based  on  the  Cost 
Indifference Point is considered as follows:  
Activity Level    Indifference Point Product should be manufactured by  
a process having  
  >    Lesser variable Cost & Higher Fixed Cost
  =    Indifferent 
  <    Lesser Fixed Cost & Higher Variable Cost
 

Cost‐Volume‐Profit Analysis (CVP Analysis): 
Cost‐Volume‐Profit Analysis is the analysis of three variables viz. Cost, Volume 
and  Profit,  which  explores  the  relationship  existing  amongst  Costs,  Revenue, 
Activity Levels and the resulting Profit. 
There exists a very close relation among cost,  volume and  profit. As a  simple 
fact,  one  knows  that  if  the  volume  increases,  the  cost  per  unit  will  decrease 
and  the  profit  per  unit  will  increase.  Thus,  one  can  conclude  that  there  is  a 
direct relation between volume and profit but there exists an inverse relation 
between  the  volume  and  cost.  This  analysis  of  CVP  may  be  applied  for  profit 
planning, cost control, evaluation of performance and decision making. 
The main objectives of such analysis are:  
ƒ The  CVP  Analysis  helps  to  forecast  profit  with  more  accuracy  as  it  is 
essential to know the relation between profits and costs on the one hand 
and volume on the other. 
ƒ As one knows that the sales and the variable costs tend to vary with the 
variance in the volume of output, it is necessary for the business concern 
to budget the volume first for establishing budgets for sales and variable 
 costs. This is where CVP analysis becomes useful as it helps in setting up 
Flexible Budgets which indicate cost at various levels of activity. 
ƒ The CVP analysis also helps in evaluating the performance for the purpose 
of control in the post implementation stage in a  business  plan. It is very 
necessary to evaluate the effects of changes in volume on costs in order 
to review whatever results are achieved and the costs incurred. 
ƒ It  is  common  knowledge  that  pricing  plays  a  vital  role  in  fixing  up  the 
volumes  especially  in  a  period  of  recession.  So,  the  CVP  analysis  is  also 
helpful  in  deciding  the  price  policies  as  it  shows  the  effect  of  different 
price structures on costs and profits. 
ƒ As the predetermined overhead rates are related to a selected volume of 
production,  study  of  Cost‐Volume  relation  is  necessary  in  order  to  know 
the  amount  of  the  overhead  costs  which  could  be  charged  to  product 
costs at various levels of operation. 
However,  in  order  to  get  the  maximum  results  out  of  the  CVP  analysis,  it  is 
pivotal  to  understand  the  assumptions  based  on  which  the  CVP  analysis  is 
based. The CVP analysis provides useful results only when certain assumptions 
are made, such as: 
ƒ Fixed Costs do not change. 
ƒ Profits are calculated on the variable costs basis. 
ƒ All variables per unit remain constant. 
ƒ There  is  a  single  product  or  a  constant  sales  mix  in  case  of  multiple 
products. 
ƒ Costs can be accurately divided into fixed and variable components. 
ƒ The analysis apples only to short‐term horizon. 
ƒ The analysis applies to a relevant range only. 
ƒ Total costs and total revenues are linear functions of output. 
 Formulas: 
 
¾ Contribution: 
Contribution = Sales – Variable Cost 
 
¾ P/V Ratio: 
P/V Ratio = Contribution/Sales × 100 
 
¾ Profit/Loss: 
Sales  Xx 
Variable cost  (xx) 
Contribution  Xxx 
Fixed cost  (xxx) 
Profit/(Loss)  xxxx/(xxxx) 
 
¾ Break‐Even Point: 
B.E.P. (Volume) = Fixed Cost/Contribution Per Unit 
B.E.P. (Value) = Fixed Cost/P/V Ratio 
 
 
¾ Margin of Safety: 
Margin of Safety (Volume) = Sales (Units) – B.E.P. (Units) 
Margin of Safety (Value) = Sales (Rs.) – B.E.P. (Rs.) 
¾ Total Cost = Variable Cost + Fixed Cost 
¾ Variable Cost = Variable Cost Per Unit × Units 
 
¾ Indifference Production Level =  
 Difference between Fixed Cost/Difference between Variable Cost per Unit 
Activity Level    Indifference Point Product should be manufactured by a 
Machinery having 
  >    Lesser Variable Cost & Higher Fixed Cost
  =    Indifferent 
  <    Lesser Fixed Cost & Higher Variable Cost
 
Sales    Break Even Point  Profit or Loss 
  >    Profit 
  =    No Profit / No Loss
  <    Loss 
 
 
¾ Shut Down Point: 
Shut Down Point (Sales) = Avoidable Fixed Cost/P/V Ratio 
Avoidable Fixed Cost = Total Fixed Cost – Fixed Cost if operation is shut down 
 
¾ Profit/(Loss) = Margin of Safety (Value) × P/V Ratio 
¾ Profit/(Loss) = Margin of Safety (Volume) × Contribution Per Unit 
 
¾ Contribution Per Unit = Difference in Profit/Difference in Sales Units 
 
¾ P/V Ratio = Difference in Profit/Difference in Sales × 100