Briefing on ISO 45001:2018 
(focus on key changes) 
   

  Shibu Davies 
  GM Certification, TUV Middle East, (Member of TUV NORD Group), 17.03.2018 
 
  ISO 45001:2018 is developed based on the Annex SL 
Introduction  framework which is the same framework used for 
  other popular management systems like ISO 9001, 
 Finally, the long awaited occupational health and  ISO 14001 … etc. 
safety management system standard from 
 International Organization for Standardization has  As ISO 45001:2018 is in line with the Annex SL frame 
work, the integration of this standard with other 
 been issued on March 2018.  
popular standards like ISO 9001, ISO 14001 … etc will 
 This will replace the earlier standard on OSHAS  be very comfortable. 
18001 which was developed by a group of experts 
 
from various HSE bodies, academic institutes and 
 standard bodies.  Annex SL 
 OHSAS 18001 was considered as the most popular  Annex SL harmonizes structure, text and terms and 
standard on occupational health and safety  definitions, while leaving the standards developers 
 
management across the industries. This was  with the flexibility to integrate their specific 
 implemented and certified in many organizations as  technical topics and requirements. 
 a part of their other management systems (like ISO 
9001, ISO 14001 … etc) or stand alone. Statistics 
 shows that more than 150,000 organizations have 
 been certified for OHSAS 18001 across the world.  
 Organization who are certified for OHSAS 18001 
have a 3‐year transition period to migrate to ISO 
 45001 from the issue date.  
 All organizations who have already implemented 
 OHSAS 18001, has to adopt this standard and align 
their existing occupational health and safety 
 
management system in line with the new 
 requirements.  
 

 
  Context of the organization (clause 
Changes 
  4) 
  The key changes are:  It is very critical for an organization to look its 
  Frame work of ISO 45001:2018 is in line with  context while developing, implementing and 
managing occupational health & safety management 
  Annex SL  system in line with ISO 45001:2018. 
  Context of the organization (clause 4)  To understand the context of the organization, it is 
  Leadership and worker participation (clause 5)  required to review in‐detail the internal and external 
issues that are relevant to the organization’s 
  Risk‐based thinking (clause 6)  occupational health & safety. 
  Communication (clause 7)   Internal – issues related to strategies, culture, 
  Operations (clause 8)  region, activities, services … etc 
   
 Improvement (clause 10)   External – issues related to economy, political 
  situation, legal requirements, technology … etc 
 
Briefing on key changes  The above information must be identified, reviewed 
  and updated. 
  Frame work of ISO 45001:2018 in 
The other important requirement is to understand 
  line with Annex SL  the needs & expectations of workers and interested 
  parties. 
Annex SL harmonizes structure, text and terms and 
  definitions, while leaving the standards developers   
  with the flexibility to integrate their specific 
technical topics and requirements.   
 
The structure of Annex SL is as follows: 
   
 Clause 1 ‐ Scope 
   
 Clause 2 ‐ Normative references 
 
 Clause 3 ‐ Terms and definitions   
 
 Clause 4 ‐ Context of the organization  Occupational health & safety management system is 
 
 Clause 5 ‐ Leadership  for workers, is it is vital to identify the needs and 
  expectations of all workers at all levels (including 
 Clause 6 ‐ Planning  top, middle and low). 
 
 Clause 7 ‐ Support 
  Other interested parties could include sub‐
 Clause 8 ‐ Operation  contractors, trade unions, share‐holders, 
 
 Clause 9 ‐ Performance evaluation  community, legal bodies … etc. 
 
   Clause 10 – Improvement  Of course, when an organization select the 
interested parties, it should be relevant to the 
  The above frame work is an expansion of the  organization, in terms of occupational health & 
  popular Deming Cycle PDCA (Plan‐Do‐Check‐Act).  safety management system. 

  The needs & expectations are of 2 types: 
 
 Obligatory requirements 
 
 The requirements which an organization 
  voluntarily agrees to comply 
   
 
 
  To impart this, the organization shall: 
Leadership and worker 
   Provide mechanism, training, resources … etc 
participation (clause 5) 
  for the consultation and participation 
Leadership and commitment 
 
It is very critical for the top management to show   Timely access to the occupational health & 
 their leadership to this occupational health & safety 
safety management system 
 management system. This should address all 
elements relevant to all workers in the organization   Management of obstacles and barriers 
 and the relevant interested parties. 
 Emphasis on the consultation and participation 
 This includes (but not limited to) the below in line 
of all levels of staff on: 
 with occupational health & safety: 
o Determination of needs & expectations 
  Overall responsibility and accountability 
o Establishment of policy & objectives 
  Establishment of policy and objectives 
o Assignment of roles, responsibilities … etc 
  Resource provision 
o Determination of legal & other 
  Communication 
requirements 
  Continual improvement 
o Risk management 
  OH&S culture 
o Determination of controls 
  Protection 
  o Determination of monitoring & 
Consultation and worker (all level) participation 
  measurement mechanism 
Full‐fledged support in all relevant aspects 
  o Implementation of internal audit 
This is a key emphasis as a strong occupational 
  All these are to ensure the active consultation and 
health & safety management system cannot be 
 established and maintained without the active  participation of all levels of workers of the 
participation of the top management.  organization, which will ensure a fruitful 
  implementation of occupational health & safety 
Consultation and participation of workers  management system. 
 
It is very critical to have consultation and active 
 
participation of all workers from all levels for the 
 success of the occupational health & safety 
 management system. 
 The consultation and active participation should be 
done at all levels of development, implementation 
 and maintenance of the occupational health & 
 safety management system.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
Risk based thinking (clause 6) 
 
Like other popular management systems ISO 9001, 
Risk 
 ISO 14001 … etc the organization must be aligned to 
 risk based approach. 
“Risk comes from not knowing 
 While planning for risk and opportunities the 
what you are doing” 
organization should consider:  *** Warren Buffet
 
 Context of the organization (both internal and 
 
 
external)  Communication (clause 7) 
 Needs and expectations of interested parties  It is very important to take care about the entire 
 
communication mechanism (internal & external) in 
 Scope of the OH&S management system 
  the organization in relevant to the occupational 
 While determining the risk and opportunities the  health and safety management system. 

 organization should consider:  Strong communication mechanism should be 
established considering: 
  Hazards 
 What to communicate 
  Risks 
 How to communicate 
  Opportunities 
 When to communicate 
  Legal and other requirements 
 Whom to communicate 
 This should be done for: 
 Who will communicate 
 
 Activities / products / services   What records to maintain 
 
 Routine and non‐routine activities / products / 
  Communication mechanism shall cover all interested 
services  parties according to their involvement. This will 
 
include (but not limited to): 
 The process will be to identify hazards, related risks, 
 All workers (all levels) 
evaluation of risk, evaluation of existing control and 
 
determination of additional controls.   Contractors 
 
Control should be established for normal and   Relevant legal bodies 
 emergency situations. 
 Society 
 Hierarchy of control should be considered while 
establishing the controls, as:   Share holders 
 
 Elimination   Customers  
 
  Substitution  Operations (clause 8) 
  Engineering control  Operational process (OH&S) should be established 
  Administrative control  for all activities / products / service, covering:  

  PPE   Routine and non‐routine activities 

   Contractors 

   Outsourced activities 

   Emergency situations 

  Adequate change management mechanism also 
  should be established. 
  Hierarchy of risk management should be followed 
for all operational control processes. 
 
 
Improvement (clause 10) 
 
The whole objective of implementing ISO 
Annex A – Guidance on use of 
  45001:2018 is to improve the occupational health  ISO 45001:2018 
  and safety management system continually. 
This is as an annex to the ISO 45001:2018 
  This improvement should be achieved through:  standard, which is very useful for a user to get a 
  Enhancing the occupational health & safety  detailed understanding on the requirements of the 
standard 
  management system performance 
  Promotion of OH&S culture 
  Consultation and participation of all levels of 
Disclaimer 
  works  All information provided are from the perspective 
of the author and to be considered for general 
  Strong communication mechanism  information purpose 
  Maintaining relevant documentation and 
  evidences 
 
  Upgrade 
 
Any organization who wishes to upgrade their 
  existing OHSAS 18001 occupational management 
  system to meet the requirements of ISO 45001:2018 
should:  
 
 Understand the requirements of ISO 
 
45001:2018 
 
 Identify the gaps within existing OH&S 
 
management system 
 
 Develop and the OH&S management system in 
 
line with ISO 45001:2018 
 
 All relevant workers should be made aware on 
  Author: 
  the new requirements (including detailed 

  training to internal auditors) 

  All consultants and 3rd party auditors must upgrade 
  their competence by in‐depth understanding                                          
(through self‐study and training, as applicable) of 
  ISO 45001:2018 requirements.  
Mr. Shibu Davies, presently working as GM for 
  certification business of TUV Middle East.  
  A senior assessor and trainer on ISO 9001, ISO 14001 & 
  OHSAS 18001. Has wide experience in implementing, 
training & auditing various management systems. 
 
Written various article on integrated management 
  systems, risk management … etc. 
  Presenter in various conferences, seminars … etc. 
@ [email protected]