EEA and Norwegian Financial Mechanisms 2014‐2021 
“Energy Programme in Romania” 
Calls for Proposals 
Focus area: Electrification 
 
The “Energy Programme in Romania” (hereafter referred to as “the Programme”) is financed by the EEA and 
Norwegian Financial Mechanisms 2014‐2021. The Programme shall contribute to the general objectives of EEA 
and Norway Grants 2014‐2021, respectively to the reduction of economic and social disparities in the European 
Economic Area (EEA) and to strengthening bilateral relations between EEA States and EEA and Norway Grants 
Beneficiary States. The Programme objective is “Less carbon intensive energy and increased security of supply”. 
The Programme seeks to stimulate and develop long‐term cooperation between Iceland, Liechtenstein, Norway 
(hereafter referred to as “the Donor States”) and Romania and is encouraging bilateral project partnerships. 
For  general  information  about  the  EEA  and  Norwegian  Financial  Mechanisms,  please  visit  
https://eeagrants.org/    
The  Memorandums  of  Understanding  between  the  Kingdom  of  Norway  and  the  Government  of  Romania 
designates the Financial Mechanisms Office (FMO) as Programme Operator and Innovation Norway as Fund 
Operator  for  the  Programme.  All  communication  regarding  the  Programme  shall  be  address  to  the  Fund 
Operator.  Information  about  the  Programme  can  be  found  at    https://www.innovasjonnorge.no/en/start‐
page/eea‐norway‐grants/Programmes/reneweable‐energy/romania/  and  more  general  information  on 
https://www.innovasjonnorge.no/en/start‐page/eea‐norway‐grants/ 
The  expected outcome of the projects financed by these present Calls is Increased access to electricity for 
households in areas where connection to the electricity network is not feasible. The expected output is to 
provide 10.000 Romanian households currently not connected to the grid with off‐grid electricity. 
Available amount for financing of projects 
Scheme     Available amount  Financial  
mechanism 
Call for proposals – Call 6(a)  5.000.000  EEA Grants 
Electrification financed by EEA Grants 
Call for proposals – Call 6(b)  5.000.000  Norway Grants 
Electrification financed by Norway Grants 
 
Deadline for applications and language 
To be eligible, applications must be submitted to the Fund Operator through the electronical application portal 
no later than Wednesday 12 June 2019, 14:00 Romanian time. For more details on how to apply, see section 
5 below.   

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
1 
 
 

 
The Programme language is English, i.e. all project applications and supporting documents, shall be submitted 
to  the  Fund  Operator  in  English.  Official  certificates  and  certified  annual  accounts  can  be  submitted  in 
Romanian language. For the list of mandatory attachments, see Annex I to this document. 
The Applicant shall inform the Fund Operator about any involvement of consultants in the process of preparing 
the application. The identity of the consultant(s) shall be disclosed in the Electronic Application Form. 
   

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
2 
 
 

 
Table of Contents 

1  Projects and project funding .......................................................................................... 4 
1.1  Eligible Applicants and Partners ......................................................................................... 4 
1.1.1  Call 6(a) ‐ Electrification financed by the EEA Grants .................................................................. 4 
1.1.2  Call 6(b) ‐ Electrification financed by the Norway Grants ........................................................... 4 
1.1.3  Additional criteria for Applicants and Partners ........................................................................... 5 
1.2  Areas of support and eligible activities ............................................................................... 5 
1.3  Minimum and maximum grant for each project ................................................................. 6 
1.4  Grant rates and co‐financing .............................................................................................. 6 
1.5  Eligible expenditures.......................................................................................................... 7 
1.5.1  First and final dates for eligibility of expenditure ....................................................................... 7 
1.5.2  General principles of eligibility ................................................................................................... 7 
1.5.3  Detailed eligibility provisions ...................................................................................................... 8 
1.5.3.1  Eligible direct expenditures ................................................................................................... 8 
1.5.3.2  Purchase of real estate and land ........................................................................................... 8 
1.5.3.3  Eligible indirect costs in projects (overheads) ........................................................................ 9 
1.5.3.4  Excluded costs ..................................................................................................................... 10 

2  Assessment of projects and selection procedure .......................................................... 10 
2.1  Selection criteria ............................................................................................................... 11 
2.2  Selection and award ......................................................................................................... 14 
2.3  The Project Contract ......................................................................................................... 14 
3  Implementation of projects ......................................................................................... 15 
4  Payment flows ............................................................................................................. 15 
5  Procedure for submission of application ...................................................................... 16 
6  Queries ........................................................................................................................ 16 
ANNEX I – List of mandatory documents .......................................................................... 16 
ANNEX II – Essential readings ........................................................................................... 17 
ANNEX III – The Cost‐Benefit Analysis – preparation instructions ..................................... 17 
 
   

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
3 
 
 

1 Projects and project funding 
a) A Donor Partnership Project is defined as cooperation between a Project Promoter in Romania and at least 
one legal entity in the eligible Donor States1 (Iceland, Liechtenstein and Norway), implementing a project 
where  all  entities  are  independent  of  each  other  and  perform  substantial  and  relevant  tasks  in  the 
completion of the project. Partnerships are not mandatory, but Donor Partnership Projects will be awarded 
additional points during project assessment. To qualify for such points, the Donor State Partner should be 
actively involved in, and effectively contributing to, the implementation of the project, and it should share 
with  the  Project  Promoter  a  common  economic  or  social  goal  which  is  to  be  realized  through  the 
implementation of the project. The simple provision of services does not qualify as a Donor Partnership 
Project.  
b) A Partnership Project is defined as cooperation between a Project Promoter in Romania and at least one 
legal  entity  in  Romania,  implementing  a  project  where  all  entities  are  independent  of  each  other  and 
perform substantial and relevant tasks in completion of the project. The partner should be actively involved 
in, and effectively contributing to, the implementation of the project, and it should share with the Project 
Promoter a common economic or social goal which is to be realized through the implementation of the 
project. The simple provision of services does not qualify as a Partnership Project. 

1.1 Eligible Applicants and Partners 
1.1.1 Call 6(a) ‐ Electrification financed by the EEA Grants 
Eligible applicants:  

Any entity, private or public, commercial or non‐commercial, and non‐governmental organisations, established 
as legal person in Romania.   

Eligible partners:  

Any  private  or  public  entity,  commercial  or  non‐commercial,  established  as  a  legal  person  in  Iceland, 
Liechtenstein, Norway or in Romania. 

1.1.2 Call 6(b) ‐ Electrification financed by the Norway Grants 
Eligible applicants: 

Any entity, private or public, commercial or non‐commercial, and non‐governmental organisations, established 
as legal person in Romania.   

Eligible partners: 

Any private  or public entity,  commercial  or  non‐commercial, established  as  a  legal person  in  Norway  or in 
Romania. 

                                                            
1
 Only Norwegian entities are to form an eligible Donor Partnership for the Norway Grants (financed under the Norwegian 
Financial Mechanism 2014‐2021), while for EEA Grants (financed under the EEA Financial Mechanism 2014‐2021), partners 
from all three Donor States are eligible, i.e. Iceland, Liechtenstein and Norway. 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
4 
 
 

1.1.3 Additional criteria for Applicants and Partners 
a) The Applicant must have been established for at least 3 years at the date of the deadline of the 
present Calls. 
b) The Applicant and its legal representative signing the Application have clean criminal and tax records; 
c) The  Partner  must  have  been  established  for  at  least  1  year  at  the  date  of  the  deadline  of  the 
present Calls. 
d) The Partner(s) and its legal representative signing the Partnership Agreement have clean criminal and tax 
record;  
e) the Partner(s) main activity is closely related to the activities in which its contribution is proposed; 
f) if  the  Applicant  has  one  or  more  Partners,  a  draft  Partnership  Agreement  defining  the  roles  and 
responsibilities  of  the  different  partners,  is  attached  to  the  application.  A  template  for  the  Partnership 
Agreement is published on the Programme web‐site together with the present Calls. 
 
Moreover, Applicants are not eligible for funding if:  
a) they are an undertaking in difficulty (the definition of “undertaking in difficulty” is included in Article 2, 
paragraph 18 of Commission Regulation (EU) No.651/2014 declaring certain categories of aid compatible 
with the internal market in application of Articles 107 and 108 of the Treaty); 
b) they are bankrupt, are entered in judicial administration or are under liquidation, have suspended business 
activities, are the subject of proceedings concerning those matters, or are in any analogous situation arising 
from a similar procedure provided for in national legislation;  
c) they  have  been  the  subject  of  a  judgment  which  has  the  force  of  res  judicata  for  fraud,  corruption, 
involvement in a criminal organization or any other illegal activity detrimental to financial interests, without 
evidence of substantial correction measures taken in the past years.  

1.2 Areas of support and eligible activities 
An Applicant shall submit only one project proposal for either Call 6(a) or Call 6(b). 

Call 6(a) and 6(b): Electrification of non‐electrified households 

This Scheme can provide support for projects that will electrify households and communities where connection 
to the grid is not technically or economically feasible.  

 Eligible  projects  shall  target  off‐grid  solutions  in  areas  with  technical  constraints  that  excludes  grid 
connection. Information about distance to accessible grid shall be included in the proposal. For projects 
in areas with high population density with distance to accessible grid below 5 km and low population 
areas with distance below 3 km, estimated cost of grid connection shall be included in the proposal. 
The cost information will only be utilised for the evaluation of the application.  
 Priority will be given to projects which support economic activity in or connected to the households or 
groups of  households  (e.g.  dairy  production,  ecotourism,  etc.)  and then secondly, to households or 
groups of households. Only households with permanent residents or where the household is connected 
to seasonal value creating activities (seasonal farming, tourism or similar activities) are eligible. 
 The  main  power  source  for  the  electrification  projects  shall  be  a  renewable  energy  source  (RES) 
(including, but not limited to solar, hydro, geothermal and wind).  
 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
5 
 
 

Outcome indicators 

 Number of persons benefitting from being connected to electricity solutions2 
 
Output indicators 
 Number of non‐connected households provided with electricity solutions3 

1.3 Minimum and maximum grant for each project  
For each call the minimum amount of grant assistance applied for shall be EUR 200.000.  
For each call the maximum amount of grant assistance applied for shall be EUR 2.000.000.  

1.4 Grant rates and co‐financing 
The financial contribution from this Programme shall be determined on a case‐by‐case basis, taking all relevant 
factors into account. The applicable rules on public procurement and on state aid, procedural and substantive, 
shall be complied with. 
The Applicant (Project Promoter) shall secure the full financing of the project. The Project Promoter (and/or 
the  Project  Partner(s))  shall  provide  or  obtain  the  remaining  co‐financing  in  the  form  of  cash.  All  eligible 
expenditures of a project can form the basis of the required co‐financing. In‐kind contribution is not accepted 
as co‐financing.  
For entities involved in economic activities, the grant rate will be determined based on the applicable provisions 
of Commission Regulation 651/20144 declaring certain categories of aid as compatible with the Internal market 
in application of Articles 107 and 108 of the Treaty, as amended by Commission Regulation 2017/1084. For 
these Calls the following categories will be applicable:  
1. Aid to SMEs:  

‐
art. 18 Aid for consultancy in favour of SMEs 
 
2. Aid for environmental protection:  

‐ art. 41 Investment aid for the promotion of energy from renewable sources 
‐ art. 48 Investment aid for energy infrastructure 
 
The  grant  rate  may  vary  depending  on  the  type  of  aid  awarded,  type  and  size  of  the  Applicant  and  other 
elements included in the provisions of the Regulation which are relevant for the respective project. 
Grant rate for non‐economic operators: 

 For  public  entities,  proposing  projects  which  do  not  fall  under  state  aid  provisions  (Regulation 
651/2014) the grant rate will be maximum 85% of the total eligible expenses for the project, without 
exceeding the maximum amount that may be granted to a project.  
                                                            
2
 The total target value is 13,500 people 
3
 The target value for each call is 5,000 households 
4
 Known also as General Block Exemption Regulation [GBER] https://eur‐lex.europa.eu/legal‐
content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0651&from=EN 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
6 
 
 

 For NGO’s, proposing projects which do not fall under state aid provisions (Regulation 651/2014) the 
grant rate will be maximum 90% of the total eligible expenses for the project, without exceeding the 
maximum amount that may be granted to a project. For NGOs proposing investment projects related 
to economic activity, the grant rate will be less than 90%.  
 
Exceptionally, financial support will be awarded as de minimis support in line with the Commission Regulation 
(EC) No 1407/2013 (max. EUR 200,000 over three fiscal years). 

1.5 Eligible expenditures  
IMPORTANT: The assessment of the grant awarded for a specific project will be made based on the applicable 
state aid legal basis. However, in cases where eligibility provisions in the State aid legislation are more extensive 
than the detailed eligibility provisions below, the text of these Calls will prevail.  

1.5.1 First and final dates for eligibility of expenditure  
Costs within projects are eligible from the date on which the grant is awarded or at a later date set in the Project 
Contract. The Project Contract shall set the final date of eligibility of costs, which  shall be no later than  30 
November 2021. Costs incurred after that final date are not eligible.  

1.5.2 General principles of eligibility 
Eligible expenditures of projects are those actually incurred by the Project Promoter or the Project Partner, 
which meet the following criteria: 
a) they are incurred between the first and final dates of eligibility of a project as specified in the Project 
Contract; 
b) they are connected to the subject of the Project Contract and they are indicated in the detailed budget 
of the project; 
c) they are proportionate and necessary for the implementation of the project; 
d) they are used for the sole purpose of achieving the objective of the project and its expected outcome(s), 
in a manner consistent with the principles of economy, efficiency and effectiveness; 
e) they are identifiable and verifiable, in particular through being recorded in the accounting records of 
the Project Promoter and determined according to the applicable accounting standards and generally 
accepted accounting principles; and 
f) they comply with the requirements of applicable tax and social legislation. 
Expenditures are considered to have been  incurred  when  the cost has  been  invoiced,  paid and  the  subject 
matter delivered (in case of goods) or performed (in case of services and works). Exceptionally, costs in respect 
of which an invoice has been issued in the final three months of eligibility are also deemed to be incurred within 
the  dates  of  eligibility  if  the  costs  are  paid  within  30  days  of  the  final  date  of  eligibility.  Overheads  and 
depreciation of equipment are considered to have been incurred when they are recorded on the accounts of 
the Project Promoter and/or Project Partner. 
The Project Promoter’s internal accounting and auditing procedures must permit direct reconciliation of the 
expenditures and revenue declared in respect of the project with the corresponding accounting statements 
and supporting documents.  

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
7 
 
 

1.5.3 Detailed eligibility provisions  

1.5.3.1 Eligible direct expenditures 
The  eligible  direct  expenditures  for  a  project  are  those  expenditures  which  are  identified  by  the  Project 
Promoter and/or the Project Partner, in accordance with their accounting principles and usual internal rules, 
as specific expenditures directly linked to the implementation of the project and which can therefore be booked 
to it directly. The following direct expenditures are eligible provided that they satisfy the criteria set out in 
Article 1.5.2. above: 
a) the cost of staff assigned to the project, comprising actual salaries plus social security charges and other 
statutory costs included in the remuneration, provided that this corresponds to the Project Promoter’s 
and Project Partner’s usual policy on remuneration; 
b) travel and subsistence allowances for staff and volunteers taking part in the project, provided that they 
are in line with the Project Promoter’s and Project Partner’s usual practices on travel costs.  
c) cost  of  new  equipment  provided  that  it  is  depreciated  in  accordance  with  generally  accepted 
accounting principles applicable to the Project Promoter and generally accepted for items of the same 
kind. Only the portion of the depreciation corresponding to the duration of the project and the rate of 
actual use for the purposes of the project may be taken into account by the Fund Operator. In case the 
Fund Operator determines that the equipment is an integral and necessary component for achieving 
the outcomes of the project, the entire purchase price of that equipment may be eligible; 
d) costs of consumables and supplies, provided that they are identifiable and assigned to the project; 
e) costs entailed by other contracts awarded by a Project Promoter for the purposes of carrying out the 
project, provided that the awarding complies with the applicable rules on public procurement;  
f) costs arising directly from requirements imposed by the Project Contract for each project.  
 
Where the entire purchase price of equipment is eligible in accordance with point (c) of paragraph 1 of Section 
1.5.3.1. Eligible direct expenditures, the Project Promoter shall: 
a) keep the equipment in its ownership for a period of at least five years following the completion of the 
project and continue to use the equipment for the benefit of the overall objectives of the project for 
the same period; 
b) keeps the equipment properly  insured  against  losses such as fire, theft or other normally insurable 
incidents both during project implementation and for at least five years following the completion of 
the project; and 
c) sets aside appropriate resources for the maintenance of the equipment for at least five years following 
the completion of the project. 

1.5.3.2 Purchase of real estate and land 
The cost of purchase of real estate, meaning buildings constructed or under development and the appropriate 
rights to the land on which they are built, and land not built on may be eligible under the following conditions, 
without prejudice to the application of stricter national rules: 
a) there shall be a direct link between the purchase and the objectives of the project; 
b) purchase of real estate and/or land may not represent more than 10% of the total eligible expenditure 
of the project, unless a higher percentage is explicitly set in the decision to award the project grant; 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
8 
 
 

c) a certificate shall be obtained prior to the purchase from an independent qualified evaluator or duly 
authorized official entity confirming that the purchase price does not exceed the market value and 
that it is free of all obligations in terms of mortgage and other liabilities, particularly in respect of 
damage related to pollution. In case of purchase of real estate, the certificate must either confirm 
that  the  building  in  question  is  in  conformity  with  national  regulations,  or  specify  what  is  not  in 
conformity with national regulations but which is to be rectified by the Project Promoter under the 
project; 
d) the real estate and/or land shall be used for the purpose and for the period specified in the decision 
to award the project grant. The ownership must be transferred to the Project Promoter, or those 
explicitly designated by the Project Promoter in the project application as recipients of the real estate 
and/or land, prior to the completion of the project. The real estate and/or land cannot be sold, rented 
or mortgaged within five years of the completion of the project, or longer if stipulated in the Project 
Contract. The Financial Mechanisms Office (FMO) may waive this restriction if it would result in an 
unforeseen and unreasonable burden on the Project Promoter. 
e) the  real  estate  and/or  land  may  only  be  used  in  conformity  with  the  objectives  of  the  project.  In 
particular buildings may be used to accommodate public administration services only where such use 
is in conformity with the objective of the project; and 
f) the purchase of real estate and/or land shall be explicitly approved by the Fund Operator prior to the 
purchase either in the Project Contract or by a later decision. 
The  restrictions referred to  in paragraph  1(d)  apply  also to buildings  that  are constructed  or  reconstructed 
through a financial contribution from the EEA and/or Norwegian Financial Mechanisms 2014‐2021. 
Expenditure on site preparation and construction which is essential for the implementation of the project may 
be eligible. 
The cost of real estate and/or land already owned, directly or indirectly, by the Project Promoter, or purchase 
of real estate and/or land, directly or indirectly, by the Project Partner or a public administration, shall not be 
eligible. Under no circumstances shall real estate and/or land be purchased for speculative purposes. The real 
estate and/or the land shall not have received a national or external donor grant in the last 10 years which 
could give rise to a duplication of funding. 

1.5.3.3 Eligible indirect costs in projects (overheads) 
Indirect costs are all eligible costs that cannot be identified by the Project Promoter and/or the Project Partner 
as being directly attributed to the project, but which can be identified and justified by its accounting system as 
being incurred in direct relationship with the eligible direct costs attributed to the project. They may not include 
any  eligible  direct  costs.  Indirect  costs  of  the  project  shall  represent  a  fair  apportionment  of  the  overall 
overheads of the Project Promoter or the Project Partner. They may be identified according to either of the 
following methods: 
a) based on actual indirect costs for those Project Promoters and Project Partners that have an analytical 
accounting system to identify their indirect costs as indicated above; 
b) a Project Promoter and Project Partners may opt for a flat rate of up to 25% of total direct eligible costs, 
excluding direct eligible costs for subcontracting and the costs of resources made available by third 
parties which are not used on the premises of the Project Promoter or Project Partner, subject to the 
calculation of the rate on the basis of a fair, equitable and verifiable calculation method or a method 
applied under schemes for grants funded entirely by the Beneficiary State for similar types of project 
and Project Promoter; 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
9 
 
 

c) a Project Promoter and Project Partner may opt for a flat rate of up to 15% of direct eligible staff costs. 

1.5.3.4 Excluded costs 
The following costs shall not be considered eligible in accordance with article 8.7 of the regulation on EEA and 
Norway Grants.  
a) interest on debt, debt service charges and late payment charges; 
b) charges for financial transactions and other purely financial costs, except costs related to accounts and 
financial services imposed by the Project Contract;  
c) provisions for losses or potential future liabilities; 
d) exchange losses; 
e) recoverable VAT; 
f) costs that are covered by other sources; 
g) fines, penalties and costs of litigation, except where litigation is an integral and necessary component 
for achieving the outcomes of the project;  
h) excessive or reckless expenditure; 

2 Assessment of projects and selection procedure  
The Fund Operator will check the fulfilment of administrative and eligibility criteria contained in the 
call  for  proposals.  In  the  case  of  applications  not  complying  with  the  administrative  and  eligibility 
criteria the Fund Operator will contact the applicant to clarify the information provided or request the 
provision of additional information. Applicants will be given 10 working days to submit the information 
requested.  

Applications submitted in a language other than English will be automatically rejected.   

Following the conclusion of the administrative and eligibility check, all applicants will be informed in 
writing about the status of their project.  

All applications which fulfil administrative and eligibility criteria will be further assessed by two experts 
from  the  Fund  Operator.  The  experts  shall  evaluate  the  projects  against  the  selection  criteria 
contained in the call for proposals. If necessary, the Fund Operator may use external expertise on a 
case by case basis.  

The result of the experts’ evaluation shall be a ranking list that forms the basis of the Fund Operator’s 
selection committee’s discussion. The selection committee will make the final decision to reject or 
approve the applications.   

Prior to the final decision, the FMO, the DPPs, any other Programme partners and the NFP shall be 
provided with the ranking list at reasonable time to give their input.  

After the selection procedure is complete, information of the results and the decision on the award of 
grants will be communicated to the applicants and published online.    

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
10 
 
 

For  more  details  please  look  up  the  document  “Project  assessment  criteria  and  methodology” 
published together with these Calls on the Programme web‐site. 

2.1 Selection criteria  
Project  applications will be  assessed based  on  a  set  of selection criteria. The said criteria  are based on the 
objectives  and  the  outcome  that  the  Programme  seeks  to  achieve.  The  objectives  and  principles  of  good 
governance and good business practice, sustainable development and gender equality, are cross‐cutting issues 
that shall be considered as part of the assessment process.  
The applicable selection criteria are divided into the following sections: 
1. Administrative criteria 
(i)  The  Application  Form  has  been  filled  in  according  to  the  instructions  given  in  these  Calls  for 
Proposals, the Electronic  Application  Form,  the Application  Form  Guidelines  and  all mandatory 
documentation is attached to the application; 
(ii)  The application and requested supporting documents are submitted and presented in English; the 
certificates issued by the Romanian national authorities and the certified financial annual accounts issued 
in Romanian language can be submitted and presented in Romanian. For the rest of the documents, 
non‐certified translation in English is required; 
(iii)  The  appropriate  electronic  Application  Form  has  been  used  (corresponding  to  the  type  of 
Programme and type of the Applicant). 
 
2. Eligibility criteria 
a) Applicant (and Partner(s)): 
(i)  The  Applicant  is  registered  as  legal  person  in Romania  and  the  entity  fits  in  one  of  the 
categories of eligible applicants, as listed in these present Calls; 
(ii)  The Applicant has been established for at least the period of time set out in these Calls, section 
1.1.1 Eligible applicants and partners 
(iii)  The Partner(s) is established as legal entity in Romania or in relevant Donor State(s); 
(iv)  If the case of a Partnership Project, a draft Partnership Agreement has been attached to the 
Application Form; 
(v)  The Applicant and the legal representative signing the Application have clean criminal and tax 
record; 
(vi)  The Applicant is not an undertaking in difficulty (applicable only to entities subject to state aid 
rules) ; 
P1F P.

(vii)  The  Partner(s)  and  the  legal  representative  signing  the  Partnership  Agreement  have  clean 
criminal and tax record. 
b) Project: 
(viii)  The proposed project fits into the focus areas of these Calls  and within the eligible 
activities defined in the present Calls for Proposals; 
(ix)  Grant maximum and minimum amounts and co‐financing rates are complied with; 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
11 
 
 

(x)  The  project  implementation  period  is  no  longer  than  the  deadline  for  cost  eligibility 
mentioned in these Calls for Proposals, section 1.5.1.; 
(xi)  No  overlapping/double  funding  arises  from  the  applications  for  a  similar  project  from 
EU/EEA/International Financial Institution/Bilateral or other sources; 
(xii)  The  project  is  in  compliance  with  both  EU  and  national  legislation  of  Romania  (in 
particular state aid, public procurement and environment requirements); 
(xiii)  Compliance with plans ‐ the extent to which the project is in compliance with national, 
regional and local policies, strategies, plans and programmes in Romania; 
(xiv)  Incentive effect – work on the project did not start before the submission of the current 
application for grant; 
(xv)  the Applicant is required to obtain all necessary permits and licenses according to the 
national legislation; 
(xvi)   Documents evidencing the capacity of the Applicant as an owner or grantee with a 
superficies  right  (sale‐purchase  contract/preliminary  contract,  contract  of  concession 
granting the superficies right) to the property the project is to be implemented on/in; the 
contracts should refer to the Applicant’s capacity in connection to the property the project 
is to be implemented in/on, and, as regards  
 If  applicable,  the  hydroelectric  plant,  also  to  the  land  used  for  installing  the  water 
delivery systems 
or, where applicable, for the other “Renewable Energy Sources”‐component, also to the land 
used for installing different systems/equipment within the project investment. The validity of 
concession  contracts  with  a  superficies  right  should  be  at  least  10  years  after  the  project 
completion date; if the concession contract does not set forth the Applicant’s right to execute 
construction works, one shall attach an authenticated declaration of the land owner (in the 
original), acknowledging that they agree on the execution of works set forth in the project on 
the land; the preliminary sale‐purchase contract is valid until signing the funding contract; the 
concession  contracts  aforementioned  shall  be  concluded  with  the  administrative‐territorial 
units according to legal stipulations; such deeds may be presented upon signing the Project 
Contract; 

(xvii)  The  resolution/decision  of  the  decision‐making  body  (the  general  assembly  of 
shareholders/  stockholders,  of  the  sole  shareholder,  of  the  Board  of  Directors, 
Local/County  Council  etc.),  mentioning  the  agreement  on  contracting  funding,  the  own 
contribution required for the implementation of the project, the person in charge with the 
project, the person designated to represent the Applicant in the relationship with the Fund 
Operator (signed and stamped); 
(xviii)  The  resolution/decision  of  the  decision‐making  body  (the  general  assembly  of 
shareholders/  stockholders,  of  the  sole  shareholder,  of  the  Board  of  Directors, 
Local/County Council etc.), mentioning the agreement on guaranteeing the funding, under 
the conditions of these Calls (signed and stamped).  
 
3. Technical and financial selection criteria 
(i)  Relevance ‐ the extent to which the project meets the Programme expected outcome and the 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
12 
 
 

eligible activities set out in this Call for Proposals; 
(ii)  Technical viability and feasibility ‐ the extent to which the project is mature, i.e. technically 
viable  and  feasible  in  terms  of  technical  solution  meets  the  project  objectives  and  specific 
outcomes, the Applicant has the technical capacity to implement the project, time schedule; 
Sub‐criteria: 
 Assessment of the renewable source potential as regards energy production; 
 The technical solution is adequate for the objectives proposed, being documented and 
consistently described as regards equipment performance (technical description of all 
the project components); 
 Energy production cost for the period under review, EGC5 (EUR/MWhe); 
 Duration of annual use of installed capacity (hours/year)6; 
 Distance to accessible grid and estimated cost of grid connection where applicable. 
(iii)  Releasing effect ‐ the extent to which the project would not be executed without a grant; 
Grants shall not be greater than what is necessary for the execution of the project. In all cases, 
an economic reasoning about the grading of the support shall be based on the relationship 
between expected profitability and risk, both in relation to state aid rules and in relation to 
the amount of support needed to trigger the project;  
(iv)  Internal  factors  ‐  the  extent  to  which  the  Applicant  (and  Partner(s))  have  the  necessary 
resources to implement the project; internal factors are the factors over which the Applicant 
may influence with strategic choices (e.g. key resources, core activities, production); 
(v)  Financial  capacity  and  operating  risk  ‐  the  extent  to  which  the  Applicant  (and  possible 
Partners) have the necessary co‐financing and financial capacity to implement the project and 
support its costs; Operating risk ‐ the assessment of Applicant’s financial situation and debt 
service capabilities; 
(vi)  Costs  estimates  and  funding  ‐  The  extent  to  which  the  project  have  clear  and  well 
documented  cost  estimates  and  a  financing  plan.  The  budget  is  correctly  elaborated  and 
correlated with project activities, allocated and estimated resources; 
(vii)  Good Business Practice ‐ the extent to which the Applicant7 (and Partner(s)) adhere to Good 
Business Practice as defined by the OECD guidelines and UN Guiding Principles on business 
and human right, including zero‐tolerance towards corruption (initiatives on Applicant level); 
(viii)  Project risks ‐ the extent to which the project is adequately supported by a risk management 
plan; The Applicant should have identified and assessed the relevant risk factors that may 
affect the achievement of the project expected outcome and described how they intend to 
mitigate  the  risks.  There  may  be  different  types  of  risks,  i.e.  financial  risk, 
technical/technological risk, market risk, HR risk, time schedule, environmental and more; 
(ix)  Sustainability ‐ the project incorporates clear measures to ensure the sustainability of the 

                                                            
5
The methodology of calculation of the EGC indicator is presented in Annex IV
6
The duration of annual use of installed power (hours/year) shall be defined as the ratio between the annual
energy produced and the installed power of the RES plant.
7
 the principles mentioned in “Guidelines on cross‐cutting issues and good business practice” are 
applicable to (should be observed by) all Project Applicants/Promoters (i.e. Corruption, Violation of 
human rights, Poor working conditions, the Environment etc.), regardless whether they are a 
business, a public institution, NGO or other form of legal establishment. 
 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
13 
 
 

project during the project period and after the implementation deadline. 
(x)  Durability – The project incorporates clear measures to ensure the durability of the project 
after the implantation deadline, i.e. operation and maintenance plan, transfer of ownership 
and responsibility etc. 
(xi)  Overall objectives ‐ the extent to which the project contributes to the overall objectives of EEA 
and Norway Grants 2014‐2021 (reduction of economic and social disparities in the EEA Area 
and strengthening the bilateral relations between the Beneficiary State and the Donor States 
(Iceland, Liechtenstein and/or Norway); 
(xii)  Bilateral Partnership’s quality (if applicable) ‐ the extent to which the Partnership Agreement 
include clear division of roles, tasks, responsibilities and cash flow; assessment of Partner(s) 
involvement  in  the  preparation,  implementation  and  sharing  of  the  project  results;  each 
partner has a significant contribution to the project activities; 
(xiii)  Cross‐cutting issues ‐ the  extent to  which the  project complies  with  relevant  cross‐
cutting issues identified in the Application Form; good governance and good business practice, 
sustainable development and gender equality; 
(xiv)  Socio‐Economic  impact  ‐  the  extent  to  which  the  project  has  added  value,  i.e.  the  socio‐
economic profitability; This may involve recruitment of unemployed labour, settlement in a 
region, improved environment, development of a local business environment/technological 
environment,  competence  development  of  individuals  and  companies,  level  and 
consequences of implementation and/or innovation, etc.; 
 

2.2 Selection and award 
The selection criteria above will be scored in a rating from zero to six points (0 lowest, 6 highest). The scoring 
will constitute a basis for an assessment profile. Each of the selection criteria may be a critical success factor, 
since low score on certain critical factors can jeopardize the whole project. The scoring profile will be the basis 
for the prioritizing for the project proposals.  
After the assessment of the project applications and consultation of the ranked list has been performed, the 
Fund  Operator  will  make  the  final  grant  decision.  Applicants  (Project  Promoter(s))  will  be  notified  of  the 
decision of the Fund Operator to support or reject their application. The Fund Operator will send a Project 
Contract/Reasoned Refusal to the Project Promoter with a copy to eventual Partners.  

2.3 The Project Contract 
For each approved project a Project Contract shall be concluded between the Fund Operator and the Project 
Promoter. 
The  Project  Contract  will  include  relevant  Special  Conditions,  the  Standard  Terms  and  Conditions  on 
EEA/Norway Grants programmes operated the  Fund  Operator, the agreed Project Implementation Plan, the 
agreed activity‐based Budget and the agreed Disbursement Plan. These documents shall set out the terms and 
conditions of the grant assistance, as well as the roles and responsibilities of the Parties. 
Prior to the signing of the Project Contract, the Project Promoter has to submit a binding confirmation of the 
co‐financing of the project to the Fund Operator. The Grant Offer letter will set a deadline for submitting such 
a confirmation. If the deadline is not met, the Grant Offer is considered to be withdrawn, unless a prolongation 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
14 
 
 

of the deadline is granted by the Fund Operator in writing. 
The Project Contract shall contain, as a minimum, provisions on the following: 
a) obligations regarding reporting that enable the Fund Operator to comply with its reporting obligations 
to the FMO and the National Focal Point; 
b) the maximum amount of the project grant in Euro and the maximum project grant rate; 
c) the list of eligible expenditures; 
d) the method of calculating indirect costs and their maximum amount; 
e) the first and final dates of eligibility of expenditures; 
f) requirements for the submission of proof of expenditure; 
g) provision on modifications of the project; 
h) provisions that ensure timely access for the purposes of monitoring, audits and evaluations; 
i) provisions that ensure that obligations regarding information and communication; 
j) the  right  of  the  Fund  Operator  to  suspend  payments,  make  financial  corrections  and  request 
reimbursement from the Project Promoter in case decision on such actions is taken by the FMO and/or 
the Fund Operator; 
k) resolution of disputes and jurisdiction; 
l) waiver of responsibility; 
m) a detailed budget; 
n) provisions on equipment for which the entire purchase price  is  eligible,  in compliance with  section 
1.5.3.1 Eligible direct expenditures; 
o) provisions regarding the situation of changing the Fund Operator; 
p) a reference to the Partnership Agreements or letters of intent, if relevant; and 
q) provisions that ensure that obligations regarding record keeping are complied with. 
 
The obligations of the Project Promoter under the Project Contract shall be valid and enforceable under the 
law applicable to the Project Contract. 
 
The  grant  will  be  subject  to  the  acceptance  of  the  Standard  Terms  and  Conditions  on  EEA/Norway  Grants 
programmes operated by the Fund Operator and the Special Conditions of the Project Contract. 

3 Implementation of projects 
All general provisions and requirements related to the implementation of projects are set out in the Standard 
Terms and Conditions, published together with these Calls for Proposals. Specific provisions and requirements 
will be set out in the Special Conditions for each Project Contract.  

4 Payment flows 
Grant  assistance  shall  be  given  as  reimbursements  of  already  incurred  documented  costs  according  to  an 
agreed Disbursement Plan.  
The  Project  Promoter  has  the  opportunity  to  apply  for  an  advance  payment  in  line  with  Programme 
requirements. The advance payment shall be paid following the signature of the Project Contract, within one 
month of the submission of a request by the Project Promoter. Subsequent payments shall be paid following 
the  approval  of  project  interim  reports  and  no  later  than  one  month  from  the  date  of  approval.  The  final 
payment, if applicable, will be paid following approval of the final report and no later than one month from the 
date of approval.   

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
15 
 
 

The approval of project interim and final reports shall take place within three months from the submission of 
the required information. 
Commitments and payments will be carried out in Euro (€).  
Payment claims (including the advance payment) submitted by the Project Promoter to the Fund Operator shall 
be in Euro (€). 

5 Procedure for submission of application 
Only electronic applications, submitted via the Fund Operator’s Application Portal, in English, will be accepted. 
The Application Form must be accompanied by the mandatory attachments which are listed in Annex I of these 
Calls for Proposals.  
The  electronic  application  form  and  templates  for  the  mandatory  attachments  are  available  on  the  Fund 
Operator’s Programme website https://www.innovasjonnorge.no/roenergy   
The Application Form Guidelines is also available on the Programme’s website. 

6 Queries 
Questions or further need for clarifications shall be sent in writing ‐ in English ‐ to the Programme’s e‐mail 
address [email protected]  Queries will normally be replied to within 3‐5 working days.  
A  Frequently  Asked  Questions  section  (FAQ)  will  be  published  on  the  Fund  Operator’s  Programme  website 
based on questions received from potential Applicants and Partner(s). The FAQ will be updated on a regular 
basis. 

ANNEX I – List of mandatory documents 
1. Expected outcomes of the implementation of the project (template to be used) 
2. Detailed Activity Based Budget (template to be used) 
3. Disbursement Plan (template to be used) 
4. Project Implementation Plan (template to be used) 
5. Procurement Plan (template to be used) 
6. Letter of Commitment (template to be used) 
7. Business Plan or Project Document with sustainability plan (template to be used) 
8. Draft Partnership Agreement (if relevant) (template to be used) 
9. CVs of the project management team (template to be used) 
10. Communication Plan (no template available) 
11. Self‐declaration re. undertaking in difficulty (template to be used) 
12. Self‐declaration regrading clean tax and criminal record of the Applicant (and Partner(s) – if relevant) 
and of the legal representative(s) (template to be used) 

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
16 
 
 

13. Relevant Registration Certificates and statutory documents 
a) Applicants – undertakings:  
‐ certificate  of  status  (‘certificat  constatator’)  issued  by  the  Romanian  Trade  Register  Office 
(which should include extensive information about the enterprise’s up to date status).  
b) Applicants – NGOs:  
‐ law court decision for the establishment of the NGO; 
‐ latest approved statute; 
‐ law court decision regarding the latest version of the statute (if the case).  
c) Applicants – public: 
‐ incorporation  documents  demonstrating  that  the  Applicant  is  a  public  authority/entity  in 
Romania, registered in Romania. 
d) Partners:  
‐ registration  certificate  (or  similar),  issued  by  the  competent  authority  in  the  Donor  State 
(Iceland, Liechtenstein or Norway)/Beneficiary State; 
‐ latest  approved  statute  (or  similar),  which  proves  that  the  Partner’s  main  activity  is  closely 
related to the activities in which its contribution is proposed.  
14. Certified annual financial accounts of the Applicant for 2017 and 2016, and the balance sheet/profit & 
loss statement as per 31 December 2018 (Romanian) as well as the latest approved and registered at 
the national financial authority’s trial balance sheet for 2019. 
15. Applicant’s Annual report (year 2018). 

ANNEX II – Essential readings 
 
Please find below the list of documents which are relevant for the present Calls and are available on the Fund 
Operator’s  Programme  webpage    https://www.innovasjonnorge.no/en/start‐page/eea‐norway‐
grants/funding‐options/ 
1. Standard Terms and Conditions for EEA/Norway Grants programmes operated by the Fund Operator 
Innovation Norway (Latest valid version);  
2. Project Assessment Criteria and Methodology ‐ focus area Electrification; 
3. Guidelines on Cross‐Cutting Issues and Good Business Practice; 
4. Communication Guidelines; 
5. Application Form Guidelines; 
6. Conversion Guidelines for Emissions (if relevant); 
 

ANNEX III – The Cost‐Benefit Analysis – preparation instructions 
Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
17 
 
 

In order to prepare the Cost‐Benefit Analysis (CBA), we recommend you to consult the following documents: 
1. The  European  Commission  Manual  regarding  CBA  (“Guide  to  Cost‐Benefit  Analysis  of  investment 
projects”) http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/studies/pdf/cba_guide.pdf  
2. Guidelines on the application of some provisions of GD no. 28/2008 on the approval of the framework 
content  of  the  technical‐economic  documentation  related  to  public  investments,  as  well  as  of  the 
structure  and  methodology  of  development  of  the  overall  estimate  for  investment  objectives;  the 
Official Journal no. 524/11.07.2008. 
 
The results of the cost‐benefit analysis shall be presented synthetically, in the following structure: 
1. Project identification; 
2. Defining objectives and indicators; 
3. Financial analysis; 
4. Economic analysis; 
5. Sensitivity and risk analysis. 
 
Clarifications regarding the mode of drawing up the cost‐benefit analysis: 
1. The price of the energy supplied shall be considered to be in a fixed value of EUR 50/MWh (ref. data 
from OPCOM report for 2017). The cash flows in the basic analyses shall be maintained identical over 
the entire period of analysis, the potential fluctuations being considered in the sensitivity analysis; 
2. The value of the initial investment shall not be updated, even if the investment is made in more than 1 
year; the amounts resulted from operation (of the cash flow) shall be updated starting from operation 
year 1, that is, the first year since the implementation of the project; 
3. The residual value, if meant to be considered, shall be determined by using the perpetuity method 
without a growth rate or the asset liquidation value; 
4. The minimum reference periods for drawing up the analyses shall be established depending on the 
source of energy produced, as follows: 
‐ Hydroelectric plant: 25 years; 
‐ Energy from Other Renewable Energy Sources: 15 years. 
 
NOTE: The failure to consider the clarifications regarding the mode of drawing up the cost‐benefit analysis shall 
result in not scoring the relevant analysis/analyses. 
The indicator “energy production cost in the analysis period” (EGC) shall be calculated based on the following 
formula: 
In case of RES technologies producing electricity, the following calculation formula is to be used:  
  

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
18 
 
 

n

 (It  Mt  Ft )(1  r)t 
t 1
EGC  n

 Et (1  r)t
t 1

                    (EUR/MWhe)                   (1) 
Where:  
EGC = cost of electricity produced in the analysis period, n  
Mt= operation and maintenance expenditure in year t 
Ft= fuel expenditure in year t 
Et= electricity produced in year t 
r = reference rate  
n= analysis period (implementation period plus operation period)   
It = investment expenditure in year t 
  

Energy Programme in Romania, Calls for Proposals: Focus area: Electrification, v.21.03.2019 
19