Pelupusan Rekod Awam
Pelupusan Rekod Awam
Pelupusan Rekod Awam
OBJEKTIF
2
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Definisi/ Tafsiran
Larangan Pemusnahan Rekod Awam
Tatacara Pelupusan Rekod Awam
- Pemusnahan Rekod Awam yang Dinyatakan Dalam
Jadual Pelupusan Rekod
- Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod
Permohonan Pemindahan Rekod Awam
Penangguhan Pemindahan
Kaedah Pemusnahan Rekod
Pemindahan Rekod Awam Bernilai Kebangsaan atau Sejarah
Pemindahan Rekod Terperingkat bagi Tujuan Pemeliharaan
Pelupusan Rekod Awam yang Rosak
Pelupusan Rekod Pejabat Awam yang Tidak Berfungsi Lagi
Faedah Pelupusan Rekod Cetakan Pertama - 2010 Cetakan Ketiga - 2014
3 Cetakan Kedua - 2011 4
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
5 6
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
1
Arkib Negara Malaysia
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat atau tiada
pemusnahan, pemindahan atau selainnya (penangguhan tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut
pemindahan)
7 8
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa
arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan
rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang
ditentukan
Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
Seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
9 10
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
11 12
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
2
Arkib Negara Malaysia
13 14
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
15 16
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
17 18
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
3
Arkib Negara Malaysia
19 20
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
21 22
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
23 24
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
4
Arkib Negara Malaysia
KEBENARAN PINDAH
Isi Borang Pemindahan 11/08 dan hantar
3. Susun rekod mengikut tahun/ nombor seturut atau
KEBENARAN MUSNAH
Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 bulan
permohonan & dapatkan tarikh pemindahan mengikut sistem klasifikasi sedia ada
27 28
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
29 30
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
5
Arkib Negara Malaysia
Terima surat kebenaran pelupusan Kenal pasti rekod telah T Rekod/ fail yang diputuskan
dari Arkib Negara dalam
tempoh 6 bulan tamat tindakan dan tiada pindah berdasarkan keputusan
tindakan lanjut dan patuhi A penilaian rekod yang dinyatakan
KEBENARAN PINDAH
tempoh simpanan yang dalam Surat Kebenaran
KEBENARAN MUSNAH
Lakukan pemusnahan dalam Isi Borang Pemindahan 11/08 dan hantar ditetapkan dalam JPR U Pelupusan Rekod daripada
tempoh 3 bulan permohonan & dapatkan tarikh pemindahan
Ketua Pengarah ANM
Hantar Borang Penentusahan (Arkib 12/08) Lakukan pemindahan dalam masa 3 bulan
ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan (Sertakan borang Arkib 11/08 bersama fail)
31 32
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
33 34
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
6
Arkib Negara Malaysia
37 38
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Rekod Dibakar
Pemusnahan Menggunakan “Incinerator”
39 40
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
7
Arkib Negara Malaysia
Penjimatan kos
Mematuhi keperluan
undang-undang dan
ruang, peralatan dan PELAKSANAAN
penjagaan rekod
peraturan PROGRAM PELUPUSAN
REKOD DI PEJABAT AWAM
Memastikan rekod Rekod bernilai
yang diperlukan kekal dipindahkan
sahaja disimpan dan segera ke ANM
disenggara di sebagai khazanah
Pejabat Awam warisan negara
45 46
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
47 48
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
8
Arkib Negara Malaysia
TATACARA PENGISIAN
BORANG PELUPUSAN
49 50
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
CONTOH BORANG
PELUPUSAN YANG
LENGKAP DIISI
51 52
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
KESILAPAN PENGISIAN
16 cm (saiz kotak) x 46 (jumlah kotak) =
BORANG PELUPUSAN
736 cm
53 54
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
9
Arkib Negara Malaysia
Mengisi borang
permohonan Menggunakan borang permohonan lama
dengan tulisan
tangan
55 56
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
57 58
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
59 60
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
10
Arkib Negara Malaysia
61 62
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
63 64
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
65
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
11