myPortfolio

PO(P)M3
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KOMUNITI
DAN SUKAN

BAHAGIAN : BAHAGIAN PERKHIDMATAN KOMUNITI DAN SUKAN

ALAMAT : ARAS 6, BLOK B
PERBADANAN PUTRAJAYA,
KOMPLEKS PERBADANAN PUTRAJAYA
24, PERSIARAN PERDANA
PRESINT 3, 62675, PUTRAJAYA

NO. TELEFON : 03-8887 7538

NO. FAKS. : 03-8887 5022
LAMAN SESAWANG: www.ppj.gpv.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama :

Gelaran Jawatan : PO(P)M3

Gred Hakiki Jawatan : N22

Tarikh Penempatan : 9 September 2021

DILULUSKAN OLEH

Nama :

Gelaran Jawatan : P(P)M

Gred Jawatan : N54

Tarikh : 9 November 2021

 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1. 9 NOVEMBER 2021 Penyediaan MyPortfolio

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini
apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1-2
Carta Organisasi

Carta Fungsi 3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4

Deskripsi Tugas 5-6

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai

7 - 14
Semak bagi Aktiviti 1

Senarai Undang-undang, Peraturan dan

15
Punca Kuasa

Senarai Borang 16

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 16

1. CARTA ORGANISASI
1.1
Agensi

ANGGOTA

PERBADANAN

PRESIDEN
PERBADANAN PUTRAJAYA

PEJABAT NAIB
PEJABAT SETIAUSAHA
PRESIDEN KANAN
PERBADANAN /JABATAN
UNDANG-UNDANG
JABATAN AUDIT DAN
KUALITI ASURANS

JABATAN JABATAN JABATAN JABATAN JABATAN

JABATAN
PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN DAN PERANCANGANB PERKHIDMATANBA LANDSKAP DAN
KEWANGAN
KORPORAT PENYELENGGARAN ANDAR NDAR TAMAN

KORPORAT

BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN

SUMBER PENGURUSAN BAHAGIAN KAWALAN PERKHIDMATAN REKREASI DAN
MANUSIA KEWANGAN PENGURUSAN PERANCANGAN KOMUNITI DAN OPERASI
PROJEK DAN SUKAN
PEMBANGUNAN

BAHAGIAN BAHAGIAN
BAHAGIAN HORTIKULTUR
PENTADBIRAN
PENILAIAN DAN BAHAGIAN BAHAGIAN
BAHAGIAN DAN PERTANIAN
PESURUHJAYA JALAN PELESENAN
PEMBANGUNAN BANDAR
BANGUNAN
MAMPAN DAN
PERUMAHAN
BAHAGIAN
TEKNOLOGI BAHAGIAN
MAKLUMAT PENGURUSAN
BAHAGIAN BAHAGIAN
DAN FASILITI BAHAGIAN
PEROLEHAN BAHAGIAN KESIHATAN
KOMUNIKASI ALAM SEKITAR, PERSEKITARAN PERANCANGAN
DAN UKUR
TASIK DAN DAN
BAHAN
WETLAND PEMBANGUNAN
TAMAN
BAHAGIAN
BAHAGIAN UKUR BAHAN BAHAGIAN
KOMUNIKASI PENGUATKUASA
KORPORAT BAHAGIAN
BAHAGIAN
ANAK
BOTANI
SYARIKAT, BAHAGIAN
KAWALAN KAWALAN
KREDIT DAN BANGUNAN
BAHAGIAN HASIL DAN
STRATEGIK, BAHAGIAN
REKABENTUK
KOMERSIAL PENGURUSAN DAN
BANDAR
DAN PENYELENGGARAAN
PELABURAN LANDSKAP
 1.2 Bahagian

2. CARTA FUNGSI
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Merancang, melaksana dan menyelaras program pembangunan komuniti di bawah

Pelan Tindakan Amalan Nilai-Nilai Murni Putrajaya, Pembangunan Sosial Ekonomi
Komuniti.

2. Menyelaras, memudahcara, memantau dan menyokong urus tadbir MPPWP dan

pembangunan Komuniti.

3. Merancang, melaksana, memantau dasar/ program pembangunan sukan dan

menguruskan operasi serta perkhidmatan kemudahan sukan & rekreasi Putrajaya.

4. Merancang, melaksana dan menyelaras program pendidikan dan menambahbaik

kualiti operasi perkhidmatan Pusat Pembelajaran Kejiranan untuk komuniti
Putrajaya.

5. Memberi khidmat kemudahan kepada komuniti dalam bentuk kemudahan logistik

dan perkhidmatan perkuburan serta kemudahan yang lain.
4. DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR KETUA PERKHIDMATAN PRESIDEN
KEDUDUKAN DI WARAN
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO(P)M3
PERJAWATAN
GRED JAWATAN N22 BIDANG UTAMA

GRED JD N22 SUB-BIDANG

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH PO(P)M3

PERKHIDMATAN
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH PPK(P)M4
KOMUNITI DAN SUKAN
HIRARKI 2 PERKHIDMATAN
DILULUSKAN OLEH P(P)M
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KOMUNITI DAN SUKAN
SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU TABDIR TARIKH DOKUMEN 9 November 2021
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas perkeranian dan operasi di peringkat Kumpulan Pelaksana yang
merangkumi aspek perkeranian dan operasi (termasuk, tetapi tidak terhad kepada, tugas-tugas pentadbiran am,
pengurusan personel, perkhidmatan kaunter dan pemprosesan, pengumpulan data dan maklumat, pengendalian
peralatan perhubungan/komunikasi).
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Menyelenggara sistem fail dan maklumat Bahagian  Merekod surat-surat / memo yang perlu
Perkhidmatan. dimasukkan ke dalam fail
 Mengurus fail baru dibuka dan fail yang perlu
ditutup
 Sentiasa memastikan fail-fail dikemaskinikan dari
semasa ke semasa

Menguruskan tempahan bilik mesyuarat  Membuat tempahan bilik mesyuarat melalui portal
 Menguruskan tempahan makanan/minuman untuk
mesyuarat
 Membuat panggilan mesyuarat dalaman dan luaran
serta membuat follow-up mengesahkan kehadiran
mesyuarat
 Menyediakan senarai kehadiran mesyuarat
Menjawab dan menaip surat-menyurat yang berkaitan serta  Memastikan surat-menyurat dijawab
mengedarkannya kepada mereka yang berkenaan samaada
melalui pos/fax/e-mel.
Menyediakan Perolehan Bahagian  Memastikan perolehan disediakan sebelum acara

Menjalankan kerja-kerja rencam sebelum, semasa dan  Terlibat secara langsung dalam menjalankan
selepas pelaksanaan akitiviti Bahagian Perkhidmatan tugas-tugas sebagai urusetia bagi semua aktiviti
Komuniti seperti:  Menghantar surat jemputan dan borang
permohonan, risalah / flyer dan poster promosi
kepada sekolah-sekolah, agensi kerajaan,
persatuan-persatuan dan sebagai
 Menerima borang penyertaan
  Menyumbang tenaga untuk pelaksanaan aktiviti di
tapak acara
 Mengendalikan sijil cuti sakit bagi pegawai dan
kakitangan untuk ditandatangani oleh Pengarah
Bahagian
Membuat tempahan kenderaan bagi kegunaan pegawai
apabila ada sesuatu urusan di luar pejabat

Menjalankan lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke

semasa.

DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
SPM

KOMPETENSI
 Kebolehan komunikasi yang baik
 Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik
 Kebolehan bekerja di bawah selian yang minimum
 Boleh bekerjasama dengan kumpulan
 Pemikiran Kreatif dan Inovatif
PENGALAMAN
5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem

e-Perolehan (ePR) lebih dari RM10 ribu
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Pembantu Menerima sebutharga bagi
1.
Tadbir perolehan
bekalan/perkhidmatan

Pembantu Semak perkara berikut:

2.
Tadbir
i) Tarikh permohonan
ePR mestilah tidak
melebihi 7 hari dari
tarikh bekalan atau
perkhidmatan
diperolehi

Pembantu Key in permohonan ePR

3.
Tadbir melalui sistem SAP sehingga
proses mencetak dokumen
ePR

Pengarah Hantar borang ePR untuk

4.
Bahagian semakan & tandatangan
Pengarah Bahagian

Naib Presiden Kelulusan & tandatangan Naib

5.
Presiden Jabatan

Pengarah
6.
Bahagian Semakan & tandatangan Bahagian
Perolehan Pengarah Bahagian Perolehan Perolehan

Naib Presiden
7. Kelulusan & tandatangan Naib Jabatan
Jabatan Presiden, Jabatan Kewangan Kewangan
Kewangan
Bahagian
Pembantu Cetak Pesanan Perolehan
8. Perolehan
Tadbir,
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Bahagian
Peroleha

Aktiviti 2: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem

e-Perolehan (ePR) kurang dari RM10 ribu
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Pembantu Menerima sebutharga bagi
Tadbir perolehan
1.
bekalan/perkhidmatan

Pembantu Semak perkara berikut:

Tadbir
i) Tarikh permohonan
ePR mestilah tidak
2. melebihi 7 hari dari
tarikh bekalan atau
perkhidmatan
diperolehi

Pembantu Key in permohonan ePR

Tadbir melalui sistem SAP sehingga
3. proses mencetak dokumen
ePR

Pengarah Hantar borang ePR untuk

Bahagian semakan & tandatangan
4.
Pengarah Bahagian

Naib Presiden Kelulusan & tandatangan Naib

5. Presiden Jabatan

Naib Presiden Cetak Pesanan Perolehan

6.
 Aktiviti 3: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem
e-Perolehan (ePR) bagi perolehan melebihi 7 hari
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Pembantu Menerima sebutharga bagi
Tadbir perolehan
1.
bekalan/perkhidmatan

Pembantu Semak perkara berikut:

Tadbir
i) Tarikh
permohonan ePR
mestilah melebihi
2. 7 hari dari tarikh
bekalan atau
perkhidmatan
diperolehi

Pembantu Key in permohonan ePR

Tadbir melalui sistem SAP sehingga
3. proses mencetak dokumen
ePR

Pengarah Hantar borang ePR untuk

Bahagian semakan & tandatangan
4.
Pengarah Bahagian

Naib Presiden Kelulusan & tandatangan

5. Naib Presiden Jabatan

Naib Presiden Cetak Pesanan Perolehan

6.
7. Jabatan
Naib Presiden Kelulusan & tandatangan
Kewangan
Naib Presiden, Jabatan
Jabatan
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Kewangan Kewangan

Pembantu
Tadbir, Bahagian
8. Cetak Pesanan Perolehan
Bahagian Perolehan
Peroleha

6. CARTA ALIR

Aktiviti 1: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem e-

Perolehan (ePR) lebih dari RM10 ribu

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

Pembantu Terima sebutharga

Tadbir

Pembantu Key in permohonan perolehan

Tadbir bekalan/perkhidmatan di dalam sistem SAP

Pengarah Hantar Borang ePR untuk

Bahagian semakan/tandatangan Pengarah Bahagian
berserta klik kelulusan di dalam sistem SAP

Naib Presiden Hantar borang ePR untuk kelulusan/tandatangan

NP(P) Ketua Jabatan

Pengarah Bah. Hantar borang ePR untuk semakan/ tandatangan

Perolehan Pengarah Bah.Perolehan

Naib Presiden Jab. Kelulusan /tandatangan Naib Presiden Jabatan

Kewangan Kewangan
Pembantu
Tadbir
Pembantu Tadbir Cetak Pesanan Perolehan (P.O)
Bah. Perolehan

TAMAT

Aktiviti 2: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem e-

Perolehan (ePR) kurang dari RM10 ribu

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

Pembantu Terima sebutharga

Tadbir

Pembantu Key in permohonan perolehan

Tadbir bekalan/perkhidmatan di dalam sistem SAP

Pengarah Hantar Borang ePR untuk

Bahagian semakan/tandatangan Pengarah Bahagian
berserta klik kelulusan di dalam sistem SAP

Naib Presiden Hantar borang ePR untuk kelulusan/tandatangan

NP(P) Ketua Jabatan

Naib Presiden NP(P) Cetak Pesanan Perolehan (P.O)

Naib Presiden NP(P)

Cetak Pesanan Perolehan (P.O)
 TAMAT

Aktiviti 3: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem

e-Perolehan (ePR) bagi perolehan melebihi 7 hari

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

Pembantu Terima sebutharga

Tadbir

Pembantu Key in permohonan perolehan

Tadbir bekalan/perkhidmatan di dalam sistem SAP

Pengarah Hantar Borang ePR untuk

Bahagian semakan/tandatangan Pengarah Bahagian
berserta klik kelulusan di dalam sistem SAP

Naib Presiden Hantar borang ePR untuk kelulusan/tandatangan

NP(P) Ketua Jabatan

Pengarah Bah. Perolehan Hantar borang ePR untuk semakan/ tandatangan

Pengarah Bah.Perolehan
 Naib Presiden Kelulusan /tandatangan Naib Presiden Jabatan
Kewangan
Jab. Kewangan

Pembantu Tadbir Cetak Pesanan Perolehan (P.O)

Bah. Perolehan

TAMAT

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui system

e-Perolehan(ePR) lebih dari RM10 ribu
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima Sebutharga

Tarikh permohonan ePR mestilah tidak

2. melebihi 7 hari dari tarikh
bekalan/perkhidmatan diperolehi

3. Key in permohonan ePR melalui sistem SAP

4. Hantar borang ePR untuk

semakan/tandatangan Pengarah Bahagian

5. Hantar borang ePR untuk

kelulusan/tandatangan Ketua Jabatan

Hantar borang ePR

- untuk semakan/tandatangan Pengarah
6. Bahagian Perolehan
- untuk kelulusan/tandatangan Naib
Presiden Jabatan Kewangan

7. Pesanan Peolehan dicetak oleh Pembantu

Tadbir, Bahagian Perolehan

Aktiviti 2: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui system e-Perolehan

(ePR) kurang dari RM10 ribu
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima Sebutharga

Tarikh permohonan ePR mestilah tidak

2. melebihi 7 hari dari tarikh
bekalan/perkhidmatan diperolehi

3. Key in permohonan ePR melalui sistem SAP

4. Hantar borang ePR untuk

semakan/tandatangan Pengarah Bahagian

5. Hantar borang ePR untuk

kelulusan/tandatangan Ketua Jabatan

6. Pesanan Peolehan dicetak oleh Pembantu

Tadbir, Bahagian Perolehan

Aktiviti 3: Membuat Permohonan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem

e-Perolehan (ePR) bagi perolehan melebihi 7 hari

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima Sebutharga

Tarikh permohonan ePR mestilah tidak

2. melebihi 7 hari dari tarikh
bekalan/perkhidmatan diperolehi

3. Key in permohonan ePR melalui sistem SAP

4. Hantar borang ePR untuk

semakan/tandatangan Pengarah Bahagian

5. Hantar borang ePR untuk

kelulusan/tandatangan Ketua Jabatan

Hantar borang ePR

- untuk semakan/tandatangan Pengarah
6. Bahagian Perolehan
- untuk kelulusan/tandatangan Naib
Presiden Jabatan Kewangan

7. Pesanan Peolehan dicetak oleh Pembantu

Tadbir, Bahagian Perolehan
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Akta 536, Perbadanan Putrajaya, 1995

2. Undang-Undang Kecil Tanah Perkuburan Islam (Perbadanan Putrajaya) 2001

3. Undang-Undang Perkuburan Bukan Islam (Wilayah Persekutuan Putrajaya) 2002

4. Undang-Undang Kereta Jenazah (Perbadanan Putrajaya) 2000

5. Undang-Undang Kecil Krematorium (Wilayah Persekutuan Putrajaya) 2012

6. Undang-Undang Kecil Taman (Wilayah Persekutuan Putrajaya) 2002

7. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

8. Pekeliling Perkhidmatan Perbadanan Putrajaya

9. Pekeliling Perbendaharaan

10. Arahan Perkhidmatan Perbadanan Putrajaya

11. Peraturan Permohonan Tempahan Fasiliti Kompleks Kejiranan dan Dewan Serbaguna

12. Peraturan Permohonan Perkhidmatan Perkuburan

13. Peraturan Keistimewaan Oleh Pegawai

14. Peraturan Kewangan Dan Perakaunan Perbadanan Putrajaya 1997

9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang Permohonan Perolehan (E-PR) -

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

KEKERAPAN JENIS
BIL. NAMA JAWATANKUASA
MESYUARAT KEANGGOTAAN
1. Tiada