Apoyo administrativo a la gestión de recursos humanos. ADGD0208

Bibliografía

Capítulo 1

Organización del trabajo y recursos humanos

1. Introducción

Hoy en día la sociedad está rodeada de una abrumadora competencia, ya que las entidades se encuentran en una constante lucha para conseguir el éxito. Para ello, la gestión de las personas es muy importante, una buena política de recursos humanos hace que las empresas consigan mejores resultados con unos costes más bajos.

En términos generales, hay que tener un plan de acción para alcanzar los objetivos, saber dividir el trabajo y tener bien estructurada la organización, para ello es necesario tanto planificar correctamente la plantilla como describir y analizar los puestos de trabajo con las mejores técnicas de las que se dispongan.

Tradicionalmente, la gestión de recursos humanos ha estado en un segundo plano para la mayor parte de las empresas y organizaciones, en su constante búsqueda de rentabilidad potenciaban otras áreas, como, por ejemplo, la producción o el departamento de ventas; poco a poco se ha visto que la figura humana es el verdadero motor económico de las empresas.

2. División del trabajo y funciones

La división del trabajo se define como el desglose de las operaciones productivas, con el fin de que cada trabajador se dedique a un objetivo simplificado o una misma tarea, logrando así tanto un aumento en la habilidad y destreza de los trabajadores como un importante ahorro de tiempo.

Sabía que...

Frederick W. Taylor (1856-1917), ingeniero y economista norteamericano, es considerado, gracias a sus estudios y postulaciones, como el precursor de la división del trabajo empresarial. Taylor fue un referente durante décadas para multitud de organizaciones y empresas.

Las empresas pueden adoptar miles de formas y tamaños, pero todas coinciden en unas funciones similares para alcanzar sus objetivos y metas, entre las que cabe destacar:

Funciones técnicas o de producción: se centran en la producción de distintos productos o servicios, con el fin de abastecer a los clientes finales.

Funciones financieras y económicas: la finalidad de estas funciones es proveer de financiación y recursos económicos suficientes a las entidades para que desarrollen su actividad de manera sostenible.

Funciones comerciales: gracias a estas funciones, las entidades pueden dar salida a los productos y servicios que generan, ofreciéndolos a sus clientes potenciales.

Funciones de personal o recursos humanos: el objetivo de estas funciones es captar, mantener y contentar al capital humano de las entidades, dándoles un desarrollo profesional y velando por sus derechos laborales.

Nota

La llamada departamentalización empresarial suele agrupar las funciones descritas en agrupaciones técnicas y dinámicas, que se denominan departamentos. Puede decirse que este fenómeno es fruto de la especialización de la división del trabajo.

Los adelantos tecnológicos, la fluidez de la información y la alta cualificación hacen que la llamada sociedad del conocimiento esté presente en las empresas líderes de todos los sectores.

Esta sociedad del conocimiento, knowledge society, se basa en tratar al conocimiento como la clave principal para conseguir el progreso, para ello se intenta que todas las personas puedan difundir dicho conocimiento, potenciándolo e intercambiándolo. Aprovechando todo ese caudal de información, se logran grandes proezas a todos los niveles.

Importante

Es ineludible la necesidad de fomentar y retener el talento de las personas en las organizaciones, puesto que, sin una especialización de los recursos humanos, no es posible competir en un entorno cada vez más global.

Un departamento eficaz de recursos humanos hará uso de las dos herramientas: por un lado, se beneficiará de una potente división del trabajo para hacer más fáciles las tareas a los operarios, y por otro lado, dinamizará la gestión del conocimiento y la alta formación para retener y captar el talento.

Actividades

1. Justifique la importancia de la división del trabajo en las grandes entidades, así como la creación de departamentos y la gestión eficaz del personal.

2. Busque información sobre la llamada sociedad del conocimiento y determine su importancia para un departamento de recursos humanos.

2.1. Planificación de objetivos y metas

La planificación es un proceso integral que define los objetivos, las estrategias, las actividades y los recursos que son necesarios para conseguir los objetivos marcados por la entidad u organización.

La planificación en sí exige respetar una serie de pasos que se marcan en un momento preliminar, que requieren una serie de herramientas y patrones.

Dicho de una manera simple, la planificación es un método para ejecutar planes de forma directa, elaborados y planteados en un momento inicial.

¿Qué se consigue con una buena planificación?

Dotar de actividades a la entidad, siempre con un plazo para realizarlas y definiendo qué medios son necesarios.

Mejorar la toma de decisiones, motivando la mejora continua de la entidad.

Establecer prioridades reales, que se adaptan mejor a los cambios del entorno externo e interno.

Crear estrategias que se transforman en proyectos de actuación, y de metas reales que se transforman en fines.

Potenciar la necesidad de tener un centro de información.

Sabía que...

Más del 50 % de las empresas tienen que cerrar antes del transcurso de 5 años, debido, en muchas ocasiones, a una nula o escasa planificación.

Toda planificación se va a basar en concretar metas y objetivos. A continuación, se describe en qué consisten estos conceptos:

Meta: es un propósito a nivel general, con vistas a un futuro distante, describe una condición anhelada, hacia la cual el centro de información avanzará en un plazo entre 3 y 5 años. Siempre estará vinculada con la misión y el establecimiento de objetivos.

Objetivos: son propósitos instantáneos, poseen un tiempo concreto y próximo para realizarse. Tienen como finalidad medir la eficacia diaria, sin ellos no se conseguirían las metas y misiones.

Importante

Trazar el plan puede decirse que es el primer paso para delimitar un objetivo, planificar el trabajo supone trabajar en una misma dirección desde el comienzo del proyecto.

Aplicación práctica

Berta es la nueva Gerente de la novedosa empresa La granja tecnológica. La idea de esta empresa es distribuir y vender productos tradicionales, siendo respetuosos con el medio ambiente.

Distinga, entre los siguientes puntos, cuál de ellos es un objetivo o una meta:

Abrir un nuevo centro dentro de 4 años.

No tener roturas ni desperdicios a lo largo de la semana.

Alcanzar una plantilla de 15 personas para la campaña de verano.

Adquirir maquinaria novedosa que reduzca costes las próximas décadas.

No tener ningún accidente de trabajo ni baja laboral.

Vender todo el stock anual para obtener beneficios.

Amortizar la inversión de 240.000 € para abrir las instalaciones.

Ser un referente en el sector, de respetado prestigio a nivel nacional.

SOLUCIÓN

Los objetivos son:

No tener roturas ni desperdicios a lo largo de la semana.

Alcanzar una plantilla de 15 personas para la campaña de verano.

No tener ningún accidente de trabajo ni baja laboral.

Vender todo el stock anual para obtener beneficios.

Las metas son las siguientes:

Abrir un nuevo centro dentro de 4 años.

Adquirir maquinaria novedosa que reduzca costes las próximas décadas.

Amortizar la inversión de 240.000 € para abrir las instalaciones.

Ser un referente en el sector, de respetado prestigio a nivel nacional.

2.2. Análisis de necesidades

Es muy importante establecer las necesidades de la organización para conseguir las metas y objetivos impuestos. Esto requiere una gran valoración interna y un gran conocimiento del entorno exterior y competencia.

La objetividad debe ser constante, para así detectar los puntos débiles y los márgenes de mejora. Cabe recalcar que los objetivos y metas deben ser reales, y las necesidades deben ser posibles de alcanzar.

Se puede decir que las organizaciones más fuertes tienen un gran conocimiento de sus propias posibilidades, tienen constancia de sus carencias y errores, para así darles rápidamente respuestas correctoras.

Las necesidades son satisfechas cuando las personas toman conciencia de la existencia de las mismas, organizando y dirigiendo sus esfuerzos para erradicarlas. Dichas necesidades aparecen de forma sucesiva, primero las más elementales y luego, a medida que se van satisfaciendo, van apareciendo otras de rango superior, que son las que impiden que las empresas consigan la productividad máxima y su correspondiente expansión.

Sabía que...

La escasez de competencias técnicas y la poca experiencia de la población activa española, junto con las altas expectativas salariales, son las principales necesidades del mercado laboral de España.

Entre las necesidades más frecuentes que se presentan en el panorama empresarial, se encuentran las siguientes:

Necesidades a nivel humano:

Tener una cualificación óptima del personal.

Poseer una plantilla con una mínima capacitación que cubra las expectativas laborales.

Alcanzar un buen nivel de motivación.

Conseguir una gestión integral de su personal.

Lograr un control exhaustivo de las medidas de seguridad y una buena política de prevención de riesgos laborales.

Poseer un marcado liderazgo en la organización.

Desarrollar un método de promoción interna.

Practicar una gran selección de personal para futuras incorporaciones.

Necesidades a nivel económico:

Conseguir nuevos clientes para expandir sus ventas.

Lograr la mayor productividad de su actividad.

Gestionar sus equipos y maquinaria de manera óptima.

Tener los proveedores siempre satisfechos.

Obtener la calidad del producto o servicio.

Dominar y tener información del mercado.

Tener vías alternativas de financiación.

Sabía que...

Las necesidades de contratación eficiente para las empresas españolas son más altas en las áreas de producción e ingeniería, junto a comercial especializado y ventas.

2.3. Determinación de estructura organizativa necesaria

La estructura organizativa no es más que el sistema que en cada empresa se usa para definir su propia jerarquía. Define cada puesto, identifica su función y marca líneas que delimitan funciones y obligaciones.

Toda empresa es libre de organizarse y estructurarse en diferentes estilos y maneras, dependiendo de muchas variables (objetivos, entorno y medios disponibles). La estructura elegida marcará el modo de operar en el mercado y los objetivos que podrán ser alcanzados.

Importante

En España, para que toda entidad se organice libremente, hay varias formas jurídicas que adoptan los emprendedores, dependiendo de sus necesidades y objetivos. Entre las más destacadas, cabe citar: empresario individual, comunidad de bienes, sociedad anónima, sociedad limitada, sociedad cooperativa, sociedad comanditaria o sociedad civil.

Toda estructura organizativa está marcada, en mayor o menor medida, por los siguientes elementos organizacionales:

Número de trabajadores: a medida que el tamaño de la plantilla crece, la estructura se hace más compleja y se requiere una gestión más amplia y un mayor control.

Geografía: si la empresa en cuestión abarca un amplio marco geográfico, necesitará que la comunicación circule con más fluidez, también se deberá tener en cuenta que se interactuará con un mayor número de empresas externas. Para una administración eficiente, se necesitará mucha autonomía.

Distribución de la autoridad: las empresas pueden elegir tener una gestión centralizada (toma de decisiones estratégicas por medio de personas específicas) o una gestión descentralizada (las decisiones se toman en diferentes focos autorizados).

Mercado: las oportunidades comerciales no las eligen las organizaciones, de hecho, el éxito de la inmensa mayoría de las empresas es la adaptabilidad que posean para amoldarse al mercado que se rija en su sector.

Actividades

3. Busque información sobre la documentación legal y requisitos para formalizar una empresa en España. Para ello, puede consultar la página web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo (<www.ipyme.org>).

Los modelos a tener en cuenta, de diferentes estructuras organizativas, son los siguientes:

Organización formal: es aquella que se rige por unas pautas predefinidas muy marcadas (normas, procedimientos, comportamientos, reglas, etc.). Todos los elementos de la empresa encajan entre sí, creando un todo. Y, por supuesto, todos los trabajadores aceptan y cumplen a la perfección con su rol y posición corporativa. Claramente en una organización formal se identificaría la jerarquía del personal y la subordinación de la plantilla. La dirección es quien planifica y realiza la toma de decisiones, es la que marca el funcionamiento global de la entidad, la dirección es quien delimita objetivos y la que impone la meta a conseguir.

Organización informal: este modelo no es tan rígido como el anterior, las relaciones de parentesco, amistad o afinidad son las que regulan estas entidades.

El motor de una organización informal es la motivación emocional. Los intereses comunes y las estrechas relaciones personales hacen que el grado de implicación sea alto, y que, por lo tanto, los logros colectivos se consigan con frecuencia. Los cambios en el entorno de trabajo hacen que los trabajadores posean una dinámica social elevada.

Organización funcional: el elemento predominante en este modelo es la especialización