ESTUDIO DE ESTADO MAYOR

I. A. ESTUDIO DE ESTADO MAYOR. Consideraciones bsicas. Se denomina Estudio de Estado Mayor al mtodo formal que lleva a cabo un equipo de oficiales o un solo oficial, para encontrar soluciones a problemas de ndole administrativa y presentar una recomendacin completa al oficial superior que debe deducir sobre el asunto que origin el estudio. El EEM. desempea el mismo rol en asuntos administrativos que el Examen de Situacin en operaciones; de tal forma, que auxilia al Comandante en la toma de decisiones, cuando el problema entraa cierta dificultad y es controvertido. En resumen el EEM. involucra dos acciones fundamentales: o o Encontrar la solucin a un problema. Exponer en la mejor forma la solucin encontrada, para efectos de la decisin.

Como ocurre con todos los mtodos descritos, el EEM. recurre tambin a los primeros pasos para cumplir su cometido; esto es: la definicin y limitacin del problema, y la reunin y evaluacin de la informacin pertinente y el listado de soluciones posibles que puedan ser consideradas. En una segunda instancia se desarrollara y llenara el formato establecido para el efecto, exponiendo de manera clara y concreta los aspectos principales del problema al igual que el anlisis realizado para llegar a la solucin y la recomendacin de la accin por tomar. Siempre que sea necesario, se anexaran los documentos requeridos para la accin de Estado Mayor que solucione el problema. Al buscar la solucin a un problema, el EEM. debe ser producto de un proceso mental lgico, cuidadosamente conducido, que debe considerar todos los detalles que influyen en el problema, analizndolos con minuciosidad para llegar a conclusiones lgicas, as como a la presentacin del documento formal que exprese en forma concisa, clara, coherente y completa, el razonamiento seguido facilitando su lectura y comprensin de manera de constituir una base segura para la decisin. No debe pasarse por alto que en el trabajo diario de Estado Mayor, se presenta diversidad de problemas, que requieren acciones adecuadas segn la naturaleza, importancia y complejidad de los mismos; las acciones que se tomen para solucionarlos vararan desde un simple contacto personal o telefnico, hasta la ejecucin de un EEM.

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B.

Preparacin y desarrollo del Estudio de estado Mayor. Con la finalidad de proporcionar solo una gua el desarrollo del EEM., el mismo que debe aplicarse con la mxima flexibilidad y sin regirse a esquemas rgidos, se recomienda seguir los siguientes pasos: Definicin y limitacin del problema. Formulacin de un plan bsico de trabajo. Acopio de informacin y formulacin de soluciones. Desarrollo y redaccin del Estudio de Estado Mayor. Presentacin del trabajo completo.

1. Definicin y limitacin del problema. El problema puede ser planteado por el Comandante, por el JEM., por un miembro del EM. o por el oficial u oficiales que se auto imponen la realizacin de un EEM. Una vez recibida o auto impuesta la tarea para solucionar un problema, sea en forma verbal o escrita, el o los que realicen el trabajo, deben examinarlo cuidadosamente para estar seguros de la comprensin del problema y determinar exactamente lo que se busca o se les pide; en sntesis, se tratara de limitar el problema, determinando asimismo las condiciones a las que debe ajustarse la solucin. En caso de presentarse sudas, deber pedirse de inmediato la aclaracin necesaria antes de iniciar el trabajo. Si la orden es verbal, deber ser ratificada por escrito para despejar cualquier duda en la interpretacin del problema y para determinar la responsabilidad en su imposicin. 2. Formulacin de un Plan Bsico de Trabajo. Cuando se ha comprendido plenamente el problema y se tiene visin completa de la finalidad del trabajo por realizar, se formula el plan bsico de trabajo, que tiene por objeto servir de ayuda para actuar ordenadamente, evitar prdida de tiempo y esfuerzos, as como omisiones que puedan tener influencia desfavorable. El plan bsico de trabajo, es un documento sencillo, en el que se debe anotar todo aquello que despus de analizado el problema, se juzgue necesario ejecutar hasta lograr una accin recomendable. El plan debe ser lo suficientemente flexible, para ser ampliado si fuera necesario, de acuerdo a las necesidades que surjan durante el proceso que demanda la realizacin del EEM. Este plan concluir con un programa de actividades, que se ajuste al tiempo disponible para la ejecucin del trabajo completo, asignando a cada actividad el plazo en el que debe realizarse.

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Aunque el plan de trabajo no tiene un formato establecido para su ejecucin, en lneas generales se presenta un modelo que contiene algunos aspectos relevantes: Ttulo y referencia al Estudio de Estado Mayor. Informacin necesaria y fuentes para obtenerla, la misma que ser ampliada de acuerdo al desarrollo y necesidades futuras. Acciones para obtener las informaciones. Coordinaciones por realizar. Distribucin, del tiempo con una relacin de las actividades y fechas de realizacin, en orden cronolgico. 3. Acopio de Informacin y Formulaciones de Soluciones. Ya se mencion en el sub prrafo A que el EEM. recurre en una primera instancia a los primeros pasos que utilizan los otros mtodos, de acuerdo a la magnitud y el tipo de problema a resolver. Algunas veces ser necesario recurrir en forma adicional a los procedimientos de reuniones de conferencias de Estado Mayor, o efectuar combinaciones en la metodologa. Este paso adquiere una gran importancia, pues posibilita visualizar las soluciones posibles que ms se adecuen al problema planteado, de donde surgir la mas ventajosa, que se constituir en la base y razn principal para que el Comandante acepte las recomendaciones, que a ttulo de propuestas se le presentarn en el formato correspondiente. En la solucin del problema, el investigador analiza y compara las informaciones disponibles para llegar a conclusiones lgicas. Tal anlisis o proceso se asimila al anlisis y comparacin que se realiza en un Examen de Situacin. Todos los aspectos que involucra el problema, los hechos que lo afectan, las suposiciones e informaciones son estudiados, comparados, procesados y analizados, para determinar su efecto entre ellos y sobre el problema mismo. Los puntos ms importantes reciben ms nfasis, mientras que los menos importantes se consideran de acuerdo a su valor relativo. En esta fase del proceso, el investigador debe ser bastante objetivo y real, para asegurar que sus prejuicios personales y temperamentales no influyan en el anlisis. Basado en sus conclusiones las mismas que deben ser completadas y con incidencia en el problema, el Oficial de Estado Mayor, emitir recomendaciones claras y concretas para dar solucin al problema. Tales recomendaciones deben haber sido debidamente coordinadas y formuladas, incluyendo en lo posible documentos necesarios que respalden su puesta

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en ejecucin, quedando pendiente nicamente, la aprobacin o desaprobacin de la autoridad responsable del planteamiento del problema. 4. Desarrollo y redaccin del Estudio de Estado Mayor. El EEM., sirve para hacer conocer al Oficial Superior encargado de decidir, la solucin recomendada. Su redaccin requiere dos acciones: Preparar un borrador del documento. Si el problema es muy complejo, este borrador puede ser empleado para las coordinaciones necesarias. Preparar el documento final y formal, en base a la revisin y correccin del borrador. Como todo documento militar formal, el EEM., comprende tres partes: Encabezamiento, Cuerpo y Pie o Final. a. Encabezamiento.

Similar al que se utiliza en los documentos de la correspondencia militar, comprende: Membrete reglamentario El grupo: lugar, fecha y hora. El ttulo. El objeto: que contiene un enunciado conciso y adecuado del tema o problema en estudio. Cartas: siempre que hayan sido considerados. Anexos: se indican en el orden en que fueron consideradas. Cuando sea pertinente, se coloca la clasificacin en la parte superior e inferior (centrar) de cada pgina. b. El Cuerpo.

Es la parte principal del EEM., debe contener y explicar brevemente todos los elementos que han sido considerados como esenciales para la solucin del problema, el anlisis y la solucin. Comprende seis prrafos: 1) Prrafo I. PROBLEMA.

Es una exposicin sucinta y clara del problema cuya solucin se busca. Debe expresarse en infinitivo. Si el problema es complejo puede dividirse en sub prrafos. 2) Prrafo II. HIPTESIS.

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Contiene cualquier suposicin que sea necesaria para la consideracin lgica del problema. Si no se ha formulado ninguna, omitir este prrafo y recorrer la enumeracin correspondiente. 3) Prrafo PROBLEMA. III. HECHOS QUE INFLUYEN EN EL

Contiene los hechos esenciales que servirn de base al anlisis y solucin del problema. Cuidndose incluir solo aquellos hechos de importancia y que sean pertinentes para la solucin del problema, ya que los hechos innecesarios o sin mucha repercusin, nicamente confunden la comprensin y el razonamiento. No debe descartarse sin embargo que algunos hechos sern descubiertos durante el proceso de solucin. 4) Prrafo IV. ANLISIS. Contiene la exposicin del proceso mental seguido para resolver el problema. Comprende el anlisis claro de todos los hechos y/o factores importantes que intervienen en el problema, mostrando sus relaciones y efectos. El ordenamiento de ste prrafo debe conducir en forma lgica a la solucin del problema. En un estudio extenso y explicado se puede expresar el Prrafo en forma resumida y el Anlisis detallado puede ser incluido en un Anexo. Al redactar el anlisis, debe tenerse el mismo cuidado que se tuvo al analizar los hechos para asegurarse que cada aspecto considerado se incluye en el lugar que le corresponde. El contenido de este Prrafo debe ser fcilmente comprensible a cualquier lector. 5) Prrafo V. CONCLUSIONES.

Se consideran los resultados del razonamiento realizado en el anlisis, los mismos que permitirn elegir u optar por la solucin mas factible y competa. Las conclusiones deben responder a cada parte del problema y ser consecuentes con las suposiciones (Hiptesis) y os hechos; no debe agregarse aspectos nuevos o ideas que no tengan relacin con lo tratado anteriormente. 6) Prrafo VI. RECOMENDACIONES.

Contiene la exposicin clara y concisa de la solucin posible recomendada para materializar la resolucin en ser consecuentes con las conclusiones y no incluir ideas no consideradas anteriormente. Si es necesario un documento para llevar a cabo la accin recomendada, se agregar como anexo, de tal forma que al Comandante solo le quede expresar su decisin. c. Pie o final. 5-7

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La firma

Que incluye grado, funcin y nombre del Oficial responsable del estudio. 2) Los acuerdo y desacuerdos.

Cuando el autor somete su trabajo a la opinin de otros oficiales, estos pueden expresar su acuerdo o desacuerdo, si los fundamentos de un desacuerdo pueden ser establecidos, deben ser expresados en esta parte del documento. Los acuerdos que se consideran, son aquellos de orden formal obtenidos despus de completar el EEM. y no as los informes obtenidos durante el estudio del problema. 3) Consideracin de los desacuerdos.

El responsable del estudio, expresa su consideracin a cada desacuerdo. Si dicha consideracin revela que no puede apoyar el desacuerdo, debe expresar las razones. 4) Accin que toma la autoridad interesada.

Si la recomendacin es que firme un documento (preparado y anexado al estudio), la firma de dicho documento por el Comandante es la aprobacin. Si la recomendacin propone ciertas directivas o procedimientos, la firma del Comandante es suficiente para que el EEM. entre en vigencia mediante el organismo apropiados. 5. Presentacin del trabajo completo. El trabajo completo del EEM. incluye la preparacin de todos los documentos necesarios para que se pueda ejecutar la accin recomendada, as como la organizacin de toda la documentacin pertinente para presentarla al oficial que decidir. La autoridad que recibe un EEM. debe estar segura que el mismo incluye la opinin de todas las personas y organismos que tengan relacin o inters oficial sobre el problema en estudio, lo que se logra mediante la coordinacin oportuna. Dicha coordinacin es esencial, porque sirve para promover un punto de vista amplio, reducir discrepancias, lograr la conjuncin de esfuerzos, estimular el intercambio de ideas y economizar tiempo. Es recomendable que sea escrito, aunque puede ser tambin oral. Si la coordinacin se realiza con varios organismos y no se dispone de tiempo suficiente, se puede copiar ejemplares del documento final y remitirlos simultneamente para obtener una opinin en una fecha establecida; tambin puede convocar a una 6-7

conferencia para lograr la coordinacin, siempre que los participantes hayan tenido la oportunidad de estudiar el documento y que tengan delegacin de autoridad para tomar una accin final, a nombre de los que representa. El hecho de que existan acuerdos, es indicacin de que se aprueban y apoyan las recomendaciones. Si se presentan desacuerdos, deben precisar sobre que aspectos y exponer las razones, para que los responsables del EEM., actuando conforme a su criterio, despus de analizar el punto de vista desfavorable, exponga las razones que justifiquen su propuesta, en caso de no tomar en cuenta el desacuerdo. Lograda la coordinacin completa, el autor del EEM., revisa el documento. Si las recomendaciones originales cambian sustancialmente, el documento deber ser coordinado nuevamente. Luego de la visin final para constatar la integridad, coherencia, exactitud y limpieza del documento, incluyendo acuerdos y desacuerdos, se lo presenta a la autoridad correspondiente.

C.

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