CUADRO DE MANDO INTEGRAL (Balanced ScoreCard) una posible aplicacin en Bibliotecas Universitarias.

Tablero de Comando

Prof. Alejandra M. Nardi [email protected]

Ctedra: Administracin de Recursos y Servicios de Informacin II

Universidad Nacional de Crdoba Facultad de Filosofa y Humanidades Escuela de Bibliotecologa

Resumen de la Presentacin
Se presenta el modelo de medicin del desempeo, Cuadro de Mando Integral CMI (Balanced ScoreCard), desarrollado en 1990 por David Norton y Robert Kaplan. Se sita al modelo dentro de la administracin estratgica segn la ptica de Arthur Thompson. Se hace referencia de qu forma el CMI mide la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas, como tambin que actividades permite medir el CMI. Se adaptan las cuatro perspectivas al quehacer bibliotecario.Se hace referencia al tablero de comando, o panel de control, (ScoreCard) siendo este es uno de los instrumentos finales que propone la metodologa del Balanced ScoreCard. Se expone el caso de la Biblioteca Deakin University, Geelong Australia

William Hewlett

puede medirY lo que se mide se hace

Usted no puede administrar lo que no

H. James Harrington
La medicin es el primer paso para el control y la mejora. Si no se puede medir algo, no se puede entenderlo. Si no se entiende , no se puede controlar. Si no se puede controlar, no se puede mejorar"

Revisin de Conceptos

Para localizar en dnde ubicamos al Cuadro de Mando Integral, revisaremos: Las cinco tareas de la Administracin Estratgica Alcance y significado de los trminos: Evaluacin del Desempeo Indicador de Desempeo Diferencia entre Evaluacin y Medicin

Las 5 tareas de la Planificacin Estratgica*

(revisin de conceptos)
1.

Desarrollar una visin y una misin estratgica Determinar objetivos, es decir, convertir la visin estratgica en resultados especficos de desempeo que deber lograr la organizacin Crear una estrategia con el fin de lograr los resultados deseados Poner en prctica y ejecutar la estrategia elegida de una manera eficaz y eficiente Evaluar el desempeo, supervisar los nuevos desarrollos e iniciar ajustes correctivos

2.

3.

4.

5.

Las 5 tareas de la Planificacin Estratgica

(revisin de conceptos)

La Visin: expresa que har la biblioteca para satisfacer las necesidades de sus usuarios el da de maana. La Misin: declara lo que una biblioteca trata de hacer en la actualidad por sus usuarios. Los Objetivos: son enunciados escritos, especficamente orientados a la accin en trminos medibles. La Estrategia: significa una serie de acciones y enfoques encaminados a lograr los objetivos organizacionales. La creacin de una estrategia hace que entre en juego el aspecto administrativo crtico de cmo lograr los fines propuestos.

y

Las 5 tareas de la Planificacin Estratgica

(revisin de conceptos)

la puesta en prctica de la estrategia: es aquella que est orientada a la accin y depende fundamentalmente de que forma el lder administrador gue a sus empleados para trabajar con l y a travs de ellos. La evaluacin del desempeo: es un proceso de anlisis estructurado y reflexivo, que permite conocer el grado alcanzado por la biblioteca en el cumplimiento de sus objetivos, particularmente en trminos de necesidades de los usuarios.

Para evaluar el rendimiento y los resultados de la biblioteca es necesario haber definido previamente Indicadores de Desempeo
(revisin de conceptos)

Un indicador es una medida explcita utilizada para determinar el desempeo, una seal que revela el progreso hacia los objetivos; un medio para medir los que realmente sucede en comparacin con lo que se ha planificado en trminos de calidad, cantidad y puntualidad *.

Tambin puede decirse que un Indicador de Desempeo

(revisin de conceptos)

es una expresin numrica verbal para caracterizar actividades (sucesos, objetos, personas) en trminos cualitativos y cuantitativos.

Indicadores cualitativos y cuantitativos

(revisin de conceptos)

El indicador puede ser cualitativo o cuantitativo. Los indicadores cualitativos sirven ms para describir percepcin o satisfaccin y los cuantitativos para determinar grados o niveles de calidad, es decir cantidad.

Ejemplos indicadores cuantitativos

Los indicadores cuantitativos generalmente se componen por un numerador y denominador, pero tambin puede ser un nmero absoluto, o una medicin en grados o escalas.

Ejemplos de indicadores cuantitativos:

Nmero de puestos de estudios en sala de lectura parlante / total de alumnos que han demandado el servicio. Cantidad de alumnos que han obtenido habilidades para definir estrategias de bsqueda con operadores booleanos / cantidad total de alumnos que han participado en cursos de capacitacin. Nmero de actividades de alfabetizacin informacional durante el primer ao del Programa en relacin con el total de actividades planificadas. Nmero de alumnos que participaron de las actividades educativas realizadas en la biblioteca en relacin a la poblacin objetivo.

Ejemplos indicadores cualitativos

Nivel de satisfaccin de los docentes en relacin a los recursos electrnicos. Grado de satisfaccin en la interaccin y comunicacin entre los alumnos, docentes, bibliotecarios e informticos en las actividades realizadas en el CRAI. Calidad de los trabajos y tesis desde la creacin del CRAI en relacin a los cinco aos anteriores, de acuerdo a la percepcin de los docentes. Calificaciones obtenidas por los alumnos en sus trabajos y/o tesis como resultado de las actividades educativas organizadas en el CRAI en relacin a los cinco aos anteriores. Opinin de los alumnos sobre cmo contribuyeron las actividades educativas en el CRAI para obtener habilidades relacionadas con el acceso y el uso de la informacin.

Diferencia entre Medicin y Evaluacin

EVALUACIN Expresa un juicio de valor relativo. Es un proceso dinmico. MEDICIN Expresa un valor absoluto. Es un momento estanco; no procesual.

Implica, entre otros procedimientos, No implica evaluacin. a la medicin. Es la valoracin misma. Compara los datos con los resultados previstos. Constituye un medio para valorar. Es, simplemente, un medio para obtener datos.

Entonces ubicamos al CMI

en el quinto paso de la Administracin Estratgica, es decir en la

EVALUACIN DEL DESEMPEO

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Balanced ScoreCard

ORIGEN

Robert S. Kaplan

David P. Norton

Cuadro de Mando Integral

David Norton y Robert Kaplan desarrollaron en 1990 un nuevo modelo de medicin del desempeo, el Cuadro de Mando Integral (Balanced ScoreCard). Muchos empresarios dicen que el CMI deja de ser un sistema de medicin para transformarse en un sistema de gestin.

Cuadro de Mando Integral

Para Norton y Kaplan el Cuadro de Mando Integral complementa los indicadores de desempeo tradicionales, que generalmente estn relacionados con las actuaciones pasadas y agrega indicadores de desempeo que se encuentran relacionados con el futuro de la organizacin.

Cuadro de Mando Integral

El CMI es un conjunto de instrumentos con el fin de verificar y controlar el desempeo de la organizacin hacia unos excelentes resultados futuros El CMI mide la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas equilibradas:

Perspectiva Perspectiva del Perspectiva del Perspectiva de

Financiera Cliente Proceso Interno Formacin y Crecimiento

Que permite medir el Cuadro de Mando Integral

La forma en que las diferentes reas de una biblioteca crean valor para sus usuarios presentes y futuros. La forma en que se deben potenciar las capacidades internas y las inversiones en el personal. Los sistemas y procedimientos que son necesarios para mejorar la actuacin futura de la biblioteca.

El Cuadro de Mando Integral

es una estructura para transormar una estrategia en trminos operativos

Perspectiva del Usuario O

Cmo nos ven nuestros usuarios?

Perspectiva del Proceso Interno O I B

Qu debemos mejorar?

Visin y Estrategia

Perspectiva de Formacin y Crecimiento

Cmo podemos mejorar nosotros para crear valor?

Perspectiva Financiera
Cmo mejorar la inversin y valor aadido?

B O: Objetivos I: Indicadores B: Blancos

Sistema de Gestin Estratgica

Qu significa gestionar la estrategia a largo plazo?

Ejemplo Visin de una biblioteca: Pretende formar usuarios autosuficientes y lo lograr participando del proceso de enseanza/ aprendizaje. Objetivo: desarrollar en los estudiantes habilidades y valores relacionados con el acceso y el uso de la informacin.

Sistema de Gestin Estratgica

Cul ser la estrategia? Qu acciones han de desarrollarse?

Fortalecer las capacidades del personal en gestin de recursos electrnicos y destrezas digitales. Prioridad 1. Poner en marcha un Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigacin (CRAI). Desarrollar un Programa de Alfabetizacin Informacional coordinado en forma conjunta con los docentes y en concordancia con los planes de estudio. Desarrollar un Programa de Alfabetizacin Digital coordinado con los docentes y con el departamento de computacin de la Facultad.

Perspectiva del Usuario

Control del aprendizaje Afrontar los retos de la sociedad de la informacin

Perspectiva del Proceso Interno O I B

Disponibilidad de tiempo para otras tareas

Pretende formar usuarios autosuficientes y lo lograr participando del proceso de enseanza/ aprendizaje

Perspectiva de Formacin y Crecimiento

Fortalecemiento conocimientos habilidades de los empleados

Perspectiva Financiera
Retorno de la inversin de la Universidad

B O: Objetivos I: Indicadores B: Blancos

Instrumentos del CMI

Hemos visto que el modelo de CMI muestra como es posible trasladar la visin a la accin, organizando los temas estratgicos a partir de cuatro perspectivas: Financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. El modelo se sintetiza en la elaboracin de un mapa estratgico y en un Tablero o Cuadro de mando.

Mapa Estratgico

El mapa estratgico vincula los activos intangibles a la creacin del valor para el usuario mediante las 4 perspectivas antes planteadas. Para Kaplan y Norton existen tres categoras de activos intangibles.

Capital Humano: destrezas, talento y conocimiento. Capital de Informacin: bases de datos, sistemas de informacin, redes e infraestructura tecnolgica. Capital Organizacional: cultura de la organizacin, liderazgo, alineacin de los empleados con los objetivos estratgicos y la habilidad de los empleados para compartir el conocimiento.

Mapa Estratgico

Finalmente, se puede decir que los activos intangibles influyen en el desempeo de una organizacin, ya que son los que mejoran los procesos internos.

Los Recursos Humanos y el CMI

La clave segn los Kaplan y Norton es invertir para el futuro, y no es suficiente invertir en investigacin y desarrollo, las organizaciones deben invertir adems en los recursos humanos y en los sistemas y procedimientos que stos realizan

Los Recursos Humanos y el CMI

Las principales variables a las que se refieren en esta perspectiva del aprendizaje y rendimiento las han enumerado de la siguiente forma:

Las capacidades de los empleados Las capacidades de los sistemas de informacin Motivacin, delegacin del poder (empowerment) y coherencia de los objetivos

INDICADORES CLAVES

RESULTADO

RETENCIN DEL EMPLEADO

PRODUCTIVIDAD DEL EMPLEADO

SATISFACCIN DEL EMPLEADO

MEDIOS COMPETENCIAS DEL PERSONAL

INFRAESTRUCUTRA TECNOLGICA

CLIMA LABORAL

Estructura de los indicadores de aprendizaje y crecimiento

Cuadro de Mando Integral

Tres indicadores como claves para el xito:

La medicin de la satisfaccin del empleado La medicin de la retencin de los empleados La medicin de la productividad de los empleados

Medicin del nivel de satisfaccin de los empleados

Interrogar sobre cun importante es la participacin en las decisiones. Si se sienten reconocidos por haber hecho bien el trabajo. Si disponen de informacin suficiente para poder hacer bien el trabajo. Si se les anima de una forma activa a ser creativos y a utilizar la iniciativa. Si se sienten apoyados por los directivos.

Tablero de Comando

El tablero de comando, o panel de control, (ScoreCard) es uno de los instrumentos finales que propone la metodologa del Balanced ScoreCard.

Tablero de Comando

El Tablero de Comando, equivale al panel de instrumentos de un avin o al de nuestro automvil, el cual podemos observar mientras vamos conduciendo y as poder llegar a nuestro destino. En el caso de un automvil el "dash" nos muestra una serie de indicadores de actuacin: Velocidad nmero de revoluciones, Reloj, Cantidad de combustible, Temperatura del agua del radiador Otros indicadores solo aparecen cuando hay un problema: Falta de combustible Falta de aceite Calor excesivo Falla elctrica

Tablero de Comando

La utilidad del tablero es permitir a la Gerencia de forma diaria, si se quiere, poder monitorear el avance de la estrategia por medio del conjunto de indicadores que ste brinda. Utilizando las facilidades de la informtica el proceso es mucho ms sencillo.

Tablero de Comando

Existen diversos programas informticos que se pueden adquirir. Sin embargo se puede utilizar el programa Excel para realizar un seguimiento de las acciones. Con una mnima programacin, el programa puede mostrar como se van logrando las estrategias. Semaforizacin las luces verdes todo anda bien. Las luces amarillas significa alerta Las luces rojas significa peligro

Tablero de Comando
Estrategia/objetivo ATENCIN DE ALUMNOS CON ALTA CALIDAD Medidas de Evaluacin
1) Opinin del usuario 2) % de respuestas satisfactorias / total de la demanda Ponderacin 1) 0,60 2) 0,40 Puntaje MUY BUENA : 1,5 Opinin del usuario: BUENA; 1
REGULAR: MALA: 0.5 0

TABLERO DE COMANDO

BIEN ALERTA PELIGRO

Estrategia

Medidas Evaluacin

Ponderacin

Puntaje

Datos Reales

Puntaje Ponderado

CASO DE ESTUDIO 1

Biblioteca Deakin University

Geelong Australia

Datos de la Universidad

Ao de creacin: 1974. Poblacin Estudiantil: 70.000. Facultades 5: Bellas Artes, Empresariales y Derecho, Ciencias de la Educacin, Medicina y Ciencias del Comportamiento y Ciencia y Tecnologa. Campus: 6 en el Estado de Victoria, 3 en Melbourne, 2 en Geelong.

Visin de la Deakin University

Deakin pretende ser la universidad ms progresista de Australia, ser reconocida mundialmente por la importancia, innovacin y pertinencia de sus actividades internacionales docentes, de investigacin y de colaboracin.

Modalidad de los estudios

Todos los estudiantes de Deakin pueden escoger la forma en la que quieren estudiar:

PRESENCIAL. A DISTANCIA: reciben materiales de estudio que incluyen la enseanza asistida por ordenador, simulaciones y videos.

Este sistema permite que el alumno estudie en el campus o fuera del mismo, a tiempo completo o parcial, o mezclando diferentes formas de estudio.

El estilo de gestin de la Biblioteca

Se basa en el: Conocimiento de los y de lo que realmente les interesa. Para ello: Preguntan a los usuarios. Tienen en cuenta su opinin. Con el objetivo de: Mejorar los servicios. Identificar servicios nuevos. Reducir su nivel de descontento.

Cmo alcanzan sus propsitos

Crean un entorno interno que no slo est preparado para el cambio, sino que lo promueve desde la base. Hacen partcipe al personal en esta investigacin sobre el usuario. Les animan a que analicen los resultados de la investigacin que ayudan a satisfacer las necesidades de los usuarios. Integran al personal en equipos creados para definir qu cambios se necesitan realizar en la organizacin para mejorarla de cara al usuario.

Cul fue el catalizador que favoreci el CAMBIO

Nuevo paradigma del planteamiento econmico en las universidades de Australia hacer ms con menos. Una concientizacin que como gestores se deben obtener unos beneficios importantes a partir de la inversin hecha y de la necesidad de rentabilizar el uso y el valor aadido de los recursos existentes. Resultado: aplicar un mtodo empresarial para gestionar el personal y los recursos.

Proceso

Talleres de trabajo para descubrir al usuario. Participantes: estudiantes de diplomatura, de licenciatura, de doctorado, alumnos que estudian fuera del campus, profesorado, etc.) En la primera parte de los talleres de trabajo, los asistentes identifican, en silencio e individualmente, los aspectos negativos que perciben en los servicios existentes.

Proceso
Segunda parte: Se le solicitan a los participantes que valoren el funcionamiento actual de los Servicios.

FACTORES QUE DAN VALOR A LA BIBLIOTECA

(en orden de mayor a menor importancia)
Coleccin bibliogrfica importante, actual y accesible Acceso fcil a ms recursos bibliotecarios en lnea Suficientes ejemplares de textos bsicos Personal asequible, experto y competente Acceso a y disponibilidad de revistas Fotocopia e impresin asequible, flexible y segura

Proceso

FACTORES QUE DAN VALOR A LA BIBLIOTECA

Apoyo informtico de ltima tecnologa Acceso en un tiempo razonable al personal de la biblioteca y ayuda en lnea Entorno favorable para el estudio Horario adecuado Formacin en los conocimientos bsicos sobre el uso de la biblioteca para encontrar informacin Sealizacin clara

Plan Estratgico

El Plan estratgico se expresa segn el mtodo de Balanced Scorecard, Se tuvieron en cuenta las perspectivas:

Econmica Del Usuario de Procesos Internos de Formacin y Crecimiento

Perspectiva del Usuario

Satisfacer a nuestros usuarios: contribuir al xito de nuestros usuarios y mejorar continuamente su satisfaccin centrndonos en lo que ellos creen que es importante. Ser la primera opcin: Los usuarios asocian nuestros productos y servicios con la excelencia. Tambin conocen, entienden, valoran y usan nuestros servicios y recursos. Ampliar nuestro alcance: aumentar el nmero de personas y niveles de interaccin con nuestros servicios y recursos.

Perspectiva de los Procesos Internos

Mejora drstica de los procesos bsicos: mejora drstica de la efectividad y eficacia de los procesos bsicos para satisfacer las necesidades de los usuarios. Reduccin drstica del tiempo total de los procesos bsicos clave. Mejora continua de la productividad: esforzarse por mejorar la productividad para lograr ahorros que puedan servir para mejorar an ms nuestra productividad.

Perspectiva de Formacin y Crecimiento

Invertir en la gente: invertir en seleccionar, mantener y desarrollar profesionalmente a nuestra gente en un entorno laboral alentador e innovador, donde se les reconoce y premia por su buena labor. Tecnologa al servicio de la estrategia: explotar tecnologas existentes y nuevas para optimizar la productividad y el valor. Vivir de acuerdo con nuestros valores: demostrar un compromiso con nuestros objetivos y valores a travs de nuestra conducta, normas y prcticas cotidianas.

Perspectiva Econmica

Optimizar la utilizacin de los recursos: buscar continuamente formas de optimizar el uso de nuestros recursos para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y de la Universidad y minimizar los gastos poco productivos. Desarrollar convenios beneficiosos: mantener y buscar convenios beneficiosos que mejoren nuestros servicios y recursos. Conducir el cambio y la toma de decisiones: desempear un papel clave en el xito de la planificacin y la toma de decisiones de la Universidad. Asegurar que las decisiones y directivas de la Universidad estn influidas por la visin y necesidades de los Servicios de Biblioteca. Asegurar que se asignen los fondos suficientes para apoyar nuestras prioridades estratgicas.

Adecuacin del Balanced ScoreCard a la Biblioteca

La Universidad emplea el programa CORVU Balanced ScoreCard, en todos los mbitos de la Universidad. Permite a todo el personal seguir de cerca la labor que est realizando. En la biblioteca, no fue fcil identificar el modo ms adecuado para seguir de cerca su labor. Sin embargo, han conseguido mostrar lo que estn intentando conseguir, cmo van a lograr los objetivos y la labor actual que estn desarrollando

La integracin de la Biblioteca a la Universidad

El personal ve cmo su aportacin individual se integra con los objetivos globales de la organizacin. Cmo pueden trabajar como equipo para satisfacer las necesidades de los usuarios. Cmo pueden aprender a pensar en un servicio global en lugar de simplemente centrarse en su pequea parcela.

Resultados

Mejoramiento de la gestin general. Los Planes Estratgicos son "estratgicos. Los planes operativos se unen con los planes estratgicos. Se usa la evaluacin del rendimiento. Los presupuestos siguen (o lo intentan) las decisiones estratgicas. Las direcciones estratgicas vienen guiadas por planes de formacin continua del personal.

Sntesis

El Cuadro de Mando Integral es un nuevo modelo de medicin del desempeo. El CMI mide la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas equilibradas: Perspectiva Financiera Perspectiva del Cliente Perspectiva del Proceso Interno Perspectiva de Formacin y Crecimiento

Permite medir la forma en que las diferentes reas de una biblioteca crean valor para sus usuarios presentes y futuros, la forma en que se deben potenciar las capacidades internas y las inversiones en el personal y los sistemas y procedimientos que son necesarios para mejorar la actuacin futura de la biblioteca.

Sntesis

El modelo se sintetiza en la elaboracin de un mapa estratgico y en un Tablero o Cuadro de mando. La utilidad del tablero es permitir a la Gerencia de la Biblioteca en forma diaria, si se quiere, poder monitorear el avance de la estrategia por medio del conjunto de indicadores que ste brinda.

Bibliografa

Kaplan, Robert S. Y Norton, David P. El Cuadro de Mando Integral. Barcelona, Ggestin 2000, 1997, 321 p. Kaplan, Robert S. Y Norton, David P. Medir la disposicin estratgica de los activos intangibles. Harvard Business Review vol. 82: 42-53, n 2, febrero 2004. McKnight, Sue. Gestin del cambio cultural: el reto de la fusin de los servicios bibliotecarios, el desarrollo de los planes de estudios y la formacin continua. Presentado en: 68th IFLA Council and General Conference, August 18-24, 2002. Poll, Roswitha. Managing Service Quality with the Balanced Scorecard. Presentado en: 67th IFLA Council and General Conference, August 16-25, 2001.

Bibliografa

Cribb, Gulcin Y Hogan, Chris. Balanced Scorecard: linking strategic planning to measurement and communication. Presentado en: Proceeding of the IATUL. International Association of Technological University Libraries. "Libraries and Education in the Networked Information Environment" Middle Eastern Technical University, Ankara, Turkey, 2nd June - 5th June, 2003. Thompson, Arthur A. Y Strickland, A. J. Administracin estratgica. 11 ed. Mxico, McGraw-Hill, 2001. 912 p. Tezanos Pinto de Corts, Justy, Daza Rivero, Ramn y Cabrerizo Ros, Antonio. Propuesta para evaluacin y acreditacin de programas universitarios en ingeniera. Disponible en: http://www.ceub.edu.bo/ceub/secadec/evalua_ing.html#I