ORGANIZA TU TIEMPO DE FORMA EFICAZ E. Marchena, F. Hervías, C. Galo y C. Rapp
ORGANIZA TU TIEMPO DE FORMA EFICAZ E. Marchena, F. Hervías, C. Galo y C. Rapp
ORGANIZA TU TIEMPO DE FORMA EFICAZ E. Marchena, F. Hervías, C. Galo y C. Rapp
Servicio de Atencin Psicolgica y Pedaggica Vicerrectorado de Alumnos, Universidad de Cdiz. http://www.uca.es/web/servicios/SAP/ Los autores Departamento de Psicologa. Universidad de Cdiz ISBN-13: 987-84-608-0752-0 Diseo de cubierta: E. Marchena Imprime: Imprenta San Rafael. Cdiz La publicacin de este documento ha sido posible gracias a la financiacin del Instituto Andaluz de la Juventud (IAJ).
NDICE 1. Introduccin....3 2. Cmo organizo mi tiempo?...4 3. Cmo gasto actualmente m tiempo?................6 4. Puntos fuertes y puntos dbiles....7 5. El tiempo y yo: mis necesidades....8 6. Registro de asignaturas....10 7. Plan cuatrimestral: horario personal..14 8. Acontecimientos y fechas lmites....16 9. Registro de horas de estudio....17 10. Once consejos para un buen uso del tiempo....18 11. Bibliografa de consulta .... 19
1. INTRODUCCIN El buen rendimiento del universitario depende en gran medida de una adecuada gestin y organizacin del tiempo de estudio. Saber planificar el trabajo, aplicar buenas tcnicas, estar motivado y tener confianza es esencial. La gestin eficaz del estudio permite obtener buenos resultados y evita los temidos momentos de agobio. El estudiante que consigue desde el primer da trabajar, al menos, 2/3 horas diarias ir asimilando y dominando las asignaturas de forma gradual, sin grandes agobios finales, y podr llegar a los exmenes con un alto nivel de preparacin. Para llevar una asignatura bien preparada para un examen hay que estudiarla en profundidad y una vez aprendida mantener esos conocimientos mediante repasos peridicos. Es til llevar una agenda para controlar que se van cumpliendo los plazos previstos en el plan de estudio. La organizacin inicial se mejorar a medida que avance el curso y se conozca con mayor precisin el ritmo de cada asignatura, su nivel de dificultad, los das definitivos de los exmenes, etc. Agobiarse no es malo, siempre y cuando se cuente con tiempo suficiente para reaccionar. Si ocurre a principios del cuatrimestre al ver que el temario es muy extenso puede ser hasta beneficioso ya que har que se genere un ritmo de estudio ms intenso. El problema es preocuparse demasiado tarde, cuando ya no hay posibilidad de reaccionar. El siguiente documento1 est concebido como una gua de ayuda para conocer cmo gastamos nuestro tiempo actualmente, y cmo mejorar la gestin del mismo, de cara a optimizar nuestro trabajo en pocas de estudio. Est formado por una serie de pasos o actividades, a travs de las cuales podrs analizar tu situacin actual, y podrs proponer cambios para mejorar tus habilidades en la organizacin del tiempo. Las actividades estn planteadas de manera que la informacin que recojas en un ejercicio, te ayudar a realizar el siguiente, por lo que no debes omitir ninguno de ellos.
(http://www.anglia.ac.uk/ruskin/en/home/central/studentsupport/services/counselling/cambridge/self-help_booklets.html)
2. CMO ORGANIZO MI TIEMPO?2 A continuacin se presentan una serie de preguntas relacionadas con tu organizacin del tiempo. Responde la opcin que ms identifique tu forma de actuar en estos momentos, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
0 No me ocurre 1 A veces me ocurre 2 Habitualmente me ocurre 3 S me ocurre
NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. AV
H
SI
A B
Soy plenamente consciente de a qu dedico mi tiempo diariamente. Registro por escrito mis metas y objetivos personales y acadmicos. Dedico peridicamente algn tiempo a reflexionar sobre el futuro. Suelo anticipar y realizar previsiones. Planifico y programo mi trabajo por escrito. Llevo siempre la agenda conmigo y la consulto habitualmente. Reviso a diario la programacin de mi tiempo y mis actividades. Me marco plazos para realizar las tareas y posteriormente los cumplo. Tengo claramente establecidas mis prioridades. S identificar las actividades crticas que determinan los resultados. Voy abordando las tareas por orden, segn su importancia. Me concentro con facilidad. Evito las interrupciones, o acorto en lo posible su duracin. Reservo un tiempo diario para trabajar sin ser interrumpido. Durante mi tiempo libre me relajo, aparco los problemas y las preocupaciones. Aprovecho las horas de sueo para descansar lo suficiente. Intento respetar escrupulosamente el tiempo de los dems. Casi siempre llego con puntualidad a las citas. Aprovecho los tiempos de espera, los viajes y los desplazamientos. Tomo decisiones con facilidad. Paso a la accin. Resuelvo los asuntos en el momento, evitando aplazarlos. Termino las tareas; procuro evitar dejarlas a medias. Realizo un trabajo de calidad sin llegar a caer en el perfeccionismo. No tengo dificultad para decir no cuando es necesario. Delego algunas actividades en otras personas. Organizo y coloco cada cosa en su lugar, y las encuentro con facilidad. Dispongo de un sistema de archivo y localizo rpidamente los documentos. Tengo organizado mi material de trabajo y mi mesa de estudio. Dispongo de suficiente tiempo para dedicarlo a mi familia, amistades, ocio. PUNTUACIN TOTAL ACTUAL. Fecha: PUNTUACIN TOTAL POSTERIOR. Fecha:
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
A: Puntuacin total actual, previa a poner en marcha este programa de gestin eficaz de tu tiempo. B: Puntuacin total posterior a la realizacin al programa de planificacin durante al menos 2/3 meses.
Adaptado de Ballenato, G. (2007). Gestin del tiempo. En busca de la eficacia. Madrid: Pirmide.
INTERPRETACIN DE LA PUNTUACIN TOTAL La necesidad de mejorar la gestin del tiempo ser tanto mayor cuanto menor sea la puntuacin que has obtenido en A. Menos de 30 puntos indica que hay muchos e importantes aspectos que mejorar en tu relacin con el tiempo. Entre 30 y 60 puntos muestra que hay algunos aspectos que mejorar en la planificacin de tu tiempo. Ms de 60 muestra una administracin del tiempo bastante adecuada. Puntuaciones cercanas al 90 son caractersticas de las personas que no slo han tomado conciencia de la importancia de gestionar su tiempo de un modo eficaz, sino que adems lo llevan a la prctica de forma sistemtica. Despus de poner a prueba el plan de gestin del tiempo durante un periodo de al menos 2 o 3 meses puedes volver a rellenar el cuestionario y si tu puntuacin total B es mayor que la puntuacin que obtuviste en A, entonces, el plan de entrenamiento ha resultado eficaz. Si la tu organizacin no es la adecuada (entre 0 y 60 puntos); escribe tres formas caractersticas en las que malgastas tu tiempo (ej.: No saber qu hacer, ser perfeccionista con ciertas cosas, no saber decir no, intentar hacer varias cosas a la vez, estimar el tiempo de forma no realista,): 1)
2)
3)
3. CMO GASTO ACTUALMENTE MI TIEMPO? Con la realizacin del primer ejercicio has podido darte cuenta de la idea que tienes de cmo gastas el tiempo actualmente. Una forma de conocer mejor en qu lo gastas es realizando un diario de tus actividades, tareas, tiempo de ocio, etc., utilizando un registro de las 24 horas del da. Lunes
01:00 02:00 03:00 04:00 05:00 06:00 07:00
Martes
Mircoles Jueves
Viernes
Sbado
Domingo
08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 24:00 Utiliza la informacin anterior, del horario confeccionado, para estimar cmo distribuyes actualmente tu tiempo, y cmo sera tu distribucin ideal. Marca los sectores en funcin del porcentaje por reas en el siguiente crculo. DISTRIBUCIN ACTUAL de tu tiempo en %:
reas: A B C D E
Vida Personal (hobbies, tiempo de descanso, relajacin para ti mismo/a) Familia directa, pareja Vida Social (reuniones de amigos, salidas de fin de semana) Trabajo (incluye aqu trabajo remunerado y tareas domsticas) Estudio
4. PUNTOS FUERTES Y PUNTOS DBILES Los tres primeros ejercicios te ayudarn a completar este: a) Identifica 3 puntos fuertes en tu administracin del tiempo (por ejemplo: diseo mis propios horarios; cuando me propongo algo, no paro hasta que lo consigo,...) 1
Identifica tus dificultades en la administracin del tiempo y las estrategias para b) resolverlas: DIFICULTADES
O CUESTIONES CLAVES EN RELACIN AL TIEMPO
ESTRATEGIAS
DIFICULTADES
Ejemplo: Poner la fecha de la clase en los apuntes, clasificar las asignaturas en carpetas separadas
5. EL TIEMPO Y YO MIS NECESIDADES A qu quieres o necesitas dar tiempo en tu vida en este momento?. Marcar con una cruz en las reas y especifica (por ejemplo: Estudios.-preparar examen, hacer trabajo de prcticas, hacer una tutoria, ) Estudio __________________ __________________ Amigos __________________ __________________ Pareja __________________ __________________
EL TIEMPO Y YO
3.- Hay algo a lo que actualmente dediques tiempo y no est reflejado? Podras considerar dejar cosas menos importantes, especialmente en tiempos de agobios.
METAS
Establecer metas puede ser algo motivador, ayuda a centrar las ideas. Pero las metas, ya sean a corto o largo plazo, no son algo rgido. A veces es necesario modificar las metas propuestas, y no significa que hayamos fallado o que seamos ms dbiles que el resto de las personas. Es slo una respuesta realista a una situacin concreta. Una meta es un sueo con una fecha lmite, o al menos eso se dice. Por ejemplo: Quiero ser maestro. Quiero estudiar magisterio. Quiero estudiar 2 curso de magisterio. Quiero aprobar 5 asignaturas este cuatrimestre. Quiero estudiar esta semana una asignatura. Hoy voy a estudiar un tema de una asignatura. Tener sueos, y desear alcanzarlos, pueden ayudarte a tener momentos muy productivos, generando y floreciendo buenas ideas.
Escribe tus metas a largo plazo en diferentes reas de tu vida y descomponla en metas a corto plazo o plazos a seguir como en el ejemplo del maestro: METAS A LARGO PLAZO METAS A CORTO PLAZO
6. REGISTRO DE ASIGNATURAS
Antes de comenzar a rellenar los registros de las pginas siguientes, debes establecer el nmero de horas que dedicars al estudio durante la semana en el primer y segundo cuatrimestre. Una vez lo hayas decidido, punta las asignaturas en las 4 variables descritas, en una escala de 1 a 10: Importancia objetiva de la asignatura, respecto al currculum de tus estudios universitarios. Dificultad subjetiva que te supone estudiar la asignatura. Extensin, en relacin a la cantidad de materia a estudiar Examen, valorando la dificultad de la prueba de evaluacin. Suma las puntuaciones por filas de cada una de las asignaturas (Puntuacin por materia/asignatura), luego suma la columna correspondiente a todas las puntuaciones obtenidas (Puntuacin total). A partir de ahora, el procedimiento es muy sencillo. Para obtener el tiempo estimado de dedicacin que debes emplear en cada asignatura, basta con seguir la siguiente frmula:
X Puntuacin Asignatura
Los tiempos obtenidos son una estimacin, en funcin del tiempo que vas a dedicar semanalmente al estudio, te servir para organizar tu horario de estudio. No debes plantearlo como un horario rgido e inflexible, ya que puntualmente debers realizar trabajos, prcticas o seminarios especficos, que te exigirn ms tiempo de lo estipulado inicialmente. La eficacia de este tipo de herramientas va a depender de tu habilidad para reestructurarla y modificarla, en funcin de tus condiciones particulares.
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REGISTRO DE ASIGNATURAS MATRICULADAS 1er. CUATRIMESTRE Fecha: Nmero de horas de estudio a la semana:
Informacin sobre la asignatura
Conoces los criterios de evaluacin? Sabes el horario de las tutoras? Sabes el nombre del profesor? Tienes el programa?
Importancia
Dificultad
Extensin
Examen
MATERIA/ASIGNATURA Y N DE CRDITOS
TIEMPO
SUMA TOTAL
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Materia/Asignatura y N de crditos
Curso y 2 Cuatrimestre
PUNTUACIN
POR MATERIA/ ASIGNATURA
TIEMPO
SUMA TOTAL
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7. PLAN CUATRIMESTRAL: HORARIO PERSONAL Planificar el futuro puede ayudarte a cumplir las metas propuestas en tus objetivos.
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Utilizando el ejercicio 4, 5 y 6 identifica tus prioridades para el cuatrimestre. Escribe en los espacios reservados para ello en las siguientes tablas tus horas de ESTUDIO POR ASIGNATURA, respetando los horarios de clase, tutoras, seminarios, cursos, prcticas, tiempo para ti, ocio, tiempo de sueo, etc MANTENLO A LA VISTA. La mejor manera de seguir tu horario personal, y que los dems lo conozcan y respeten, es disponerlo bien a la vista. HORARIO PERSONAL Mircoles Jueves
Paso 2.
Lunes
01:00 02:00 03:00 04:00 05:00 06:00 07:00
Martes
Viernes
Sbado
Domingo
01:00 02:00 03:00 04:00 05:00 06:00 07:00
08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 24:00
08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 24:00
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8. ACONTECIMIENTOS Y FECHAS LMITES Las siguientes tablas te ayudarn a gestionar tu tiempo de cara a los trabajos, ejercicios o prcticas que te manada el profesor de cada asignatura. Puedes hacer un registro general, o bien realizar fichas especficas de cada asignatura, en funcin de la cantidad de trabajos que tengas que realizar.
Fecha Limite de entrega del trabajo Mi propia fecha lmite
Asignatura
Ttulo de Actividad
Seminario
Otros eventos
Paso 3
Prueba tu horario personal durante una semana y entonces revisa qu has trabajado bien, qu no est tan bien y cules son los cambios que necesitas hacer. Recuerda: este material esta realizado para servir de apoyo, no para reprenderte cuando las cosas no van de acuerdo con el plan previsto. El proceso es esencialmente una forma de controlarte, implicando flexibilidad, priorizando lo ms importante, reformulando tus prioridades, etc.
Tu horario personal puede ayudarte a: RECONOCER QU ES LO QUE HAS ALCANZADO. AHORRAR ENERGA Y EVITAR EL PNICO. SER DECIDIDO/A Y REALISTA. CONOCER FECHAS LMITES Y MANTENER EL NIVEL DE TRABAJO. TENER TIEMPO EFECTIVO DE ESTUDIO Y RELAJACIN. CONSEGUIR UN EMPUJE, CUIDARTE A TI MISMO/A Y SEGUIR ADELANTE.
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9. REGISTRO DE HORAS DE ESTUDIO En la siguiente tabla debes marcar el nmero de horas que dedicas al estudio diariamente. De esta manera sabrs si ests cumpliendo los objetivos que te marcaste en la tabla 6 Registro de asignaturas matriculadas. Puedes dividir cada hora en cuatro partes para representar 15 minutos de estudio.
Tienes todos los apuntes Tienes todas las fotocopias Conoces qu entra Conoces el sistema de evaluacin
Si no entiendes lo que ests leyendo, no avances Si no ests concentrado, no avanzars de forma adecuada
Completa tus apuntes Haz anotaciones en los mrgenes Un par de colores (como mximo) para subrayar
Identifica ideas principales y secundarias Utiliza tus propias palabras Dibuja esquemas, tablas, diagramas
Tomado del Plan y Horario de Estudios del Gabinete Psicopedaggico (GPP) de la Universidad de Granada (http://www.ugr.es/~ve/servicios.html).
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10. ONCE CONSEJOS PARA UN BUEN USO DEL TIEMPO Estudiar en un sitio tranquilo, una biblioteca o donde puedas estar libre de distracciones y/o interrupciones. Planificar el tiempo futuro, identificar prioridades, saber dnde quieres llegar. Decidir o mantener tus propias fechas lmite para realizar un trabajo. Cumplir los plazos es importante y esto requiere planificar con antelacin los periodos de tiempos de los que se dispone. Utiliza una agenda. No dejar todo para el da siguiente cuando las tareas parecen difciles, confusas o muy extensas. Terminar con tus tareas pequeas o asequibles. Al comenzar el estudio, empieza por tareas de dificultad media, sigue con tareas de dificultad alta y termina con actividades que exijan un menor nivel de concentracin. Organizar tus apuntes en archivadores o carpetas. No tener tus apuntes en hojas sueltas, sin las fechas Necesitas dormir o descansar. Tomar descansos o planificar los tiempos de relajacin. Una palabra que debes aprender a utilizar. No decir que si a todas las proposiciones que te hacen, aunque sepas que son irrealistas. A veces hay que anteponer tu propio tiempo al de los dems. Revisar cmo gastas el tiempo. Pregntate: es efectivo el uso que hago de m tiempo? Cualquier trabajo se expande hasta agotar el tiempo destinado a que se haga. Preparar un plan de trabajo diario y realizar tus tareas necesarias en primer lugar. Date recompensas a ti mismo tras un trabajo realizado, como dar un paseo, ver tu programa favorito de TV, etc.
1 2 3 4
ESTUDIO
PLANIFICACIN
COMPROMISO
5 6 7
ARCHIVADOR
RELAJACIN
NO
9 10
LEY DE PARKINSON
11
RECOMPENSAS
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11. BIBLIOGRAFA DE CONSULTA Ballenato, G. (2007). Gestin del tiempo. En busca de la eficacia. Madrid: Pirmide.
Esta obra ofrece consejos, tcnicas y herramientas para mejorar la gestin de nuestro tiempo, enfatizando en la necesidad de detectar prioridades y concentrarnos en las actividades importantes. Expone las claves para tomar las riendas y decidir sobre la utilizacin de nuestro tiempo, revisar nuestros hbitos de trabajo y de vida, y hacerlos ms saludables y eficaces.
Hochheiser, R.M. (2000). Administre su tiempo eficazmente. Barcelona: Ediciones Gestin 2000.
Esta gua ensea a utilizar de forma eficaz el tiempo del que disponemos. Con un poco de disciplina y tcticas tan sencillas como aprovechar los ratos muertos, evitar interrupciones o establecer prioridades consigue que nos hagamos dueos de nuestro tiempo.
Mnard, J. D. (2004). Cmo organizar el tiempo en la vida personal y profesional. Barcelona: Larousse.
Un libro prctico para construir una vida ms sana y descubrir las autnticas prioridades vitales. Solvencia cientfica y tratamiento didctico de los temas. Apuesta por el rigor dentro del gnero de autoayuda. Estructura al servicio de la amenidad: recuadros, ejemplos de casos reales, tests, esquemas y grficos, ilustraciones, etc. Por sus caractersticas puede interesar a un pblico muy diverso.
Si quieres seguir trabajando aspectos relacionados con tu gestin del tiempo, puedes ponerte en contacto con el: Servicio de Atencin Psicolgica y Pedaggica Facultad de Ciencias de la Educacin Avenida Repblica Saharaui, S/N 11519 Puerto Real. CDIZ Telf.: 956 01 67 96 e-mail: [email protected] http://www.uca.es/web/servicios/SAP/
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