Planificacin y admn.

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1. INTRODUCCIN

El organigrama, es la representacin grfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organizacin. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionara la visin general y el anlisis particular, pudiendo provocar decisiones errneas a que lo utiliza como instrumento de precisin. El Organigrama tiene doble finalidad: Desempea un papel informativo, al permite que los integrante de la organizacin y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus caractersticas generales. De instrumentos para anlisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada. El organigrama es el resultado de la creacin de una organizacin, la cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la elaboracin de un organigrama: Cuando se crea una nueva organizacin. Cuando esta existe pero no tiene organigrama, y silo tiene, hay que organizar y reajustar. Ningn organigrama debe tener el carcter de final, puesto que su valor verdadero depende de que se le mantenga al da y en transformacin con los cambios que va experimentando la estructura. El tipo de organigrama que ve a regir para la organizacin se seleccion de mutuo acuerdo con la direccin, tomado como gua fundamental la adopcin del que resulte de mayor utilidad y provecho para la empresa, y no aquel destinado a satisfacer el capricho de alguien.

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2. OBJETIVOS

2.1) Objetivo general

Exponer las diferentes tipos y aspectos que determinan la funcionalidad de los organigramas, como tarea de organizacin.

2.2) Objetivos especficos

Clasificar los diferentes tipos de organigramas existentes, segn sus caractersticas particulares. Definir de forma concisa la funcionalidad y las caractersticas de cada uno de ellos. Describir mediante una secuencia de pasos, las tcnicas de elaboracin de los organigramas.

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3. IMPORTANCIA DE LOS ORGANIGRAMAS Como instrumento de anlisis: Detectar fallas estructurales, ya que representa grficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relacin que corresponda con el tipo de actividad, funcin o autoridad que desempea la unidad en s y Detecto fallo de control de supervisin en la departamentalizacin. A travs de anlisis peridicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificacin de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relacin de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicacin y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles lneas de mando.

4. CLASIFICACIN DE LOS ORGRANIGRAMA La clasificacin que se har tiene, ms que todo, una finalidad pedaggica. Laclasificacin del organigrama se hace tomando en cuenta una serie de criterios y factores En consecuencia, procedemos a establecer las bases para posteriormente caracterizar cada tipo en particular. Segn la forma como muestran la estructura son;

1- Analtico 2- Generales 3- Suplementarios

4.1) Analticos Son los organigramas especficos, los cuales suministran una informacin detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, smbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

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4.2) General

Este tipo de organigrama facilita una visin muy sucinta de la organizacin: se limita a las unidades de mayor importancia. Se le denomino general por ser las ms comunes.

4.3) Suplementarios Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada, tales unidades pueden ser una direccin, una divisin, un departamento, una gerencia, etc. son complemento de los analticos Segn la forma y disposicin geomtrica de los Organigramas, stos pueden ser: Verticales. Tipo clsico Horizontales de izquierda a derecha Escalares. Circulares o concntricos

4.4) Organigramas verticales.

Este tipo de Organigrama es el de uso ms frecuente y al cual estn acostumbradas la mayora de las personas. Este Organigrama representa con toda fidelidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan segn su Jerarqua de arriba abajo en una gradacin jerrquica descendente. Los organigrama vertical o Clsicos, tiene una modalidad para disposicin de sus unidades y consiste en lo siguiente a partir del nivel tcnico (departamentos, de gerencia, etc.), .la unidades subsiguientes de los distintos niveles no se desplazan horizontalmente (de izquierda a derecha o viceversa), sino en estricto sentido vertical esta modalidad o variante se utiliza economizar espacio.

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4.5) Organigramas Horizontales Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposicin, en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo. Este tipo de organigrama tiene algunas variaciones con respecto al vertical, las cuales consisten en que los nombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras geomtricas (rectngulos o cuadrados). No pueden ser colocados los nombres en recuadro. 4.6) Organigrama Escalar Este modelo de organigrama es muy utilizado en los EE.UU., pero entre nosotros es poco conocido. Las caractersticas principales del mismo son, entre otras que no utiliza lo recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas de la cuales Adems, en un pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea. 4.7) Circulares o Concntricos En este organigrama, los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una disposicin de dentro a fuera y en orden de importancia. Tambin se utilizan los organigramas funcionales aquellos que muestra nada ms que las relaciones de este tipo. La tcnica de elaboracin de estos organigramas consiste en colocar en crculos concntricos las unidades de igual jerarqua. Se puede adoptar dos normas para identificar las unidades, que son: se ponen los nombres de las unidades en los recuadros y se colocan stos encima de cada crculo concntricos; o bien, se le pone un numero de referencia a cada cuadro y luego se identifica el nombre con el nmero; esos nombres se mencionan aparte en una hoja adicional, o en la misma del dibujo. Este tipo de organigrama, como el lineal y el escalar es poco conocido, y menos an usados entre nosotros. El organigrama circular; es recomendado por la prctica de la relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigrama verticales y tradicionales con esa forma de disposicin de las unidades, las cuales estn colocada unas arribas y abajo pensamos que este tipo de organigrama requerir de mucho tiempo para que pueda ser aceptado entre nosotros, porque de l no se deriva ninguna prctica; lejos de esto, se presta a confusiones e interpretaciones torcidas. Los organigramas se clasifican tambin con base en la rama o actividad de la empresa a la que representa su estructura.

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5. REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:

Un elemento (figuras). La estructura de la organizacin (relacin o subordinacin existentes entre las unidades organizativas). Los aspectos ms importantes de la organizacin. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vas (forma en cmo establecen las comunicaciones). Las vas de supervisin. Los niveles y los estratos jerrquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin. Las unidades de categora especial.

6. FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS: Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.

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7. VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin. 8. DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

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9. SIMBOLOS Y SIGNOS DE MAYOR USO.

1. Sobre las lneas llenas: A) Lneas llenas sin interrupciones, indican la autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

B) Lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.

C) Lneas de puntos o discontinuas indican relaciones de coordinacin, y algunos las utilizan para sealar las relaciones funcionales. Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura geomtrica (cuadrado, rectngulo y a veces crculos) indica mando, autoridad. Cuando la lnea llena cae o se coloca los lados de la figura geomtrica o recuadros, indica relacin de apoyo.

Unidad de apoyo es aquella a la cual se le coloca la lnea al lado y la que ha salido de las unidades de la lnea de la estructura principal. Se recomienda lnea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos finos para las unidades de menor jerarqua. El grosor de las lneas debe ir en disminucin a que descendemos en la jerarqua. Las lneas geomtricas de las unidades deben guardar relaciones con la jerarqua, en lo que a su tamao respecta; a mayor jerarqua de las unidades, mayor ser el tamao relativo. La figura geomtrica con un recuadro, significa condicin especial o autnoma. Hay que se esto en el sitio de i del dibujo. Si se desea destacar una unidad, se utiliza medi recuadro, bastante coloreado para cada unidad que se vaya a resaltar, tal como aqu se indica. Este detalle se utiliza para llamar la atencin sobre las unidades que se quiere poner de relieve. Lnea con inflexin en su trayectoria, indica que no existe relacin en ella y la lnea con la cual se cruza; donde el departamento de tesorera slo tiene relacin especial con la sucursal de ciudad Bolvar, en materia particular.

Lneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate se continuacin de la estructura. Tambin tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos)
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en el remate. El etctera se usa en ocasiones, para indicar lo mismo. Lneas con zigzagueos al final y cuando ya a caer sobre una unidad o recuadro, indica relaciones espacio y especia. Tambin podra indicar discontinuidad a que la estructura mayor y est ubicada en el trayecto de la lnea llena. Crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que tienen un nmeros en su interior; el cual est colocado en otro recuadros o unidades de la estructura, indica un comit en el que participo todas las unidades sean con el mismo nmero. Se recomienda colocar el crculo en el espacio reservado al nivel que corresponda a la unidad de mayor jerarqua entre todas las participantes. Toda unidades que tiene el nmero (1) por refiere participan en el comit sealado con el crculo. En esta forma se evitan tas mltiples lneas para indicar la coordinacin entre esas unidades.

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10. TCNICAS PARA LA ELABORACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

Las casillas deben ser rectangulares. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. Las lneas de nivel son siempre horizontales. A las unidades de mando, las lneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectngulo. Para los organigramas consultivos la lnea que indica su relacin de dependencia, es horizontal, tocndose por los lados menores del rectngulo.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

Delimitar con precisin las unidades o Dependencias. Sealar de la forma ms completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de:
o o o o

Lnea o Ejecucin: Lnea de mando debe caer verticalmente. Estado Mayor o Staff: La lnea que indica su relacin es horizontal. Lnea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinacin. Lnea Quebrada: Representa discontinuidades. Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicacin administrativa, pueden colocarse en el nivel especial. Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad est en revisarlo y actualizarlo peridicamente.

11. FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS:

Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: 1. Los cargos existentes en la compaa. 2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. 3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

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