Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educacin Universitaria Universidad Politcnica Territorial Barlovento Argelia

Laya Estado Bolivariano de Miranda- Municipio Brin- Higuerote

ARQUEO DE CAJA

Profesora: Morella Blanco

Integrantes: Andrelys Pinto Mariely Guaramato Doanny Machado Yaczuri Rengifo Luis Martnez C.I.: 25.787.109 C.I.: 19.787.476 C.I.: 16.673.891 C.I.: 23.656.211 C.I.: 20.997.664

Higuerote, Octubre 2013

INDICE

Introduccin

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Desarrollo Arqueo de caja Objetivo del arqueo de caja Importancia de la ejecucin del arqueo de caja Importancia del arqueo de caja Contabilidad de caja Cuenta Caja Documentos necesarios para el arqueo de caja Razones por las que existen diferencias al terminar el arqueo de caja Arqueo de caja chica 04 04 04 05 06 07 09 09 10

Conclusin

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Bibliografa

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INTRODUCCION

En este trabajo de titulacin mostramos el resultado de la investigacin y el anlisis acerca del concepto e importancia que existe en el arqueo de caja fundamental para el control del efectivo de la empresa. Estas investigaciones y anlisis de consultora profesional les permitir conocer mejor y ms claramente la importancia que tiene estos temas para el ejercicio de la profesin contable.

De acuerdo a su clasificacin por el grado de disponibilidad, las primeras cuentas que constituyen el activo corriente son: El efectivo en Caja y Banco. Ya que son efectivo a la vista e inmediato, y por ello estos rubros requieren de un mayor seguimiento, control y supervisin por parte de la administracin financiera de la entidad. Toda unidad econmica debe de controlar estos efectivos con procedimientos de control interno establecidos para cada uno de ellos como son: Arqueos de Fondo de Efectivo, Caja General, Fondo para gastos menores o Caja Chica., Conciliacin Bancaria, Libros Auxiliares Contables, Estados de Cuentas

As como el arqueo de caja es muy efectivo e importante, es de conocer que tambin la conciliacin bancaria permite un mejor control del dinero en efectivo que entra y sale de la empresa y es nuestro deber como estudiantes de contabilidad conocer que es lo que sucede en caso de que los saldos, arqueos y libros contables no coincidan, he aqu donde presentamos las aclaraciones a esas dudas de manera sencilla.

Creemos que este trabajo ser de mucha de utilidad para estudiantes de contabilidad como para estudiantes en el rea de administracin de empresas es por esto que hemos tenido especial cuidado en la elaboracin del mismo, manteniendo coherencia entre las diferentes partes.

ARQUEO DE CAJA

Es el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, para comprobar la contabilizacin de todo el efectivo recibido y determinar si el saldo que arroja la cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero.

Se define al Arqueo de Caja como la operacin de recuento y la verificacin del dinero y valores que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que arroja los libros estn de acuerdo con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo se debe comparar con el libro mayor de caja.

En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas 4295 si hay sobrante en caja, pero en caso de existir un faltante, se buscar la razn que justifique el faltante, ( un gasto, una consignacin que no se registr) para hacer el ajuste correspondiente, y de no haber una justificacin del faltante este valor generalmente se registra en la cuenta 1330 como una deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores; ya que el dinero que entra y sale de la caja es responsabilidad del cajero.

OBJETIVO DEL ARQUEO DE CAJA

El objetivo principal del Arqueo es el de comprobar si existen faltantes o sobrantes de efectivo mediante el conteo fsico del mismo; o tambin podemos decir que es el de comprobar que la suma del efectivo en caja, sea exactamente igual a la ascendencia del fondo autorizado.

IMPORTANCIA DE LA EJECUCIN DEL ARQUEO DE CAJA

Bueno, el arqueo de caja tiene gran importancia para la empresa, ya que este permite descubrir si se ha llevado o no un buen control del dinero que posee la 4

empresa, ya que es muy frecuente que existan faltantes o sobrantes los cuales se llegan a descubrir en la ejecucin del arqueo, as tambin encontrar la justificacin en dichos casos. Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo en el lugar apropiado el cual ofrezca garanta contra robos, incendios, etc. Observando las disposiciones vigentes dictadas por las instituciones bancarias. El total del efectivo depositado debe arquearse por lo menos una vez al mes, de manera sorpresiva, sistemtica y al sustituirse al cajero. Este arqueo debe realizarse por el empleado del rea econmica, verificando adems que existe resolucin del director que fije el montante de Caja fondo operado.

IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA

Realizando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en el cual se verifica la administracin de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, as como por las salidas de ste con un programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el propsito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, as como controlar la adecuada contabilizacin de las partidas, verificar el cumplimiento de las polticas de la empresa y el desempeo eficiente de los empleados.

Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a clientes, Prstamos obtenidos, y Ventas de activos

Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su administracin, para gastos menores, a la que se le fijar un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deber hacerse un reembolso por perodos breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.

El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien realiza la documentacin. Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al momento de hacer el arqueo estn; Vales de cajas, Cheques posfechados y Cheques devueltos entre otros.

CONTABILIDAD DE CAJA

Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, pero qu es en s la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja, conocida tambin como contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados.

De all viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores slo son reconocidos cuando entran o salen de la caja. El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a crdito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crdito no ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso. Si la venta a crdito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el pago lo hacen un mes despus, ser en febrero en que se reconozca o registre el ingreso de la venta.

Igual sucede con los gastos. Estos slo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogacin. En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja.

En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, slo se reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho est respaldado por un ttulo valor [factura], no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el cliente pague la factura.

Al Realizar El Arqueo De Caja Se Pueden Presentar Los Siguientes Casos: 1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo segn arqueo = saldo segn libros). 2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo segn arqueo < saldo segn libros) presunto faltante. 3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo segn arqueo > saldo segn libros) presunto sobrante.

En empresas pequeas el arqueo lo realiza el cajero, propietario o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor Fiscal.

Los arqueos se realizan peridicamente, y pueden ser todos lo das, semanalmente, intempestivamente. El recuento fsico es registrado en un formato de arqueo de caja

CUENTA CAJA

Caja representa dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponibles sin restricciones para su desembolso. Esta cuenta aumenta cuando se recibe dinero y disminuye cuando el dinero es depositado en el Banco. Se considera como efectivo no solo a los billetes y las monedas sino tambin a los cheques, giros postales y el dinero que se conserva en las cuentas de Banco.

Partidas que Integran el Efectivo Dinero en efectivo en Moneda Nacional. 7

Monedas extranjeras. Giros Postales, Telegrficos o bancarios. Depsitos en cuentas corrientes y de ahorro. Oro en Barra y/o Amonedado. Cheques de Gerencia, de Viajeros. Cheques Devueltos por Errores de Forma. Cheques emitidos pendientes por entregar a sus beneficiarios.

No Aceptados como Efectivo Cheques con Fecha Adelantada. Cheques devueltos por falta de fondo. Depsitos para la creacin de fondos. Depsitos en un banco extranjero que de alguna forma establezca restricciones Depsitos sujetos a algn tipo de restriccin (plazo fijo) Estampillas Postales

El Arqueo de Caja puede ser para: Caja General Caja Chica

Concepto De Caja General Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa bien sea en monedas, billetes o cheques, etc., dndosele un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura. La persona responsable de esta cuenta se encargar de llevar un control exacto de las entradas y salidas del efectivo mediante el control de las facturas, recibos, pagars, comprobantes de pago, cheques, letras de cambio entre otros. La cuenta Caja debe arrojar un saldo deudor, pero este puede ser comprobado mediante un Arqueo de Caja. Con base en el reporte de entrada y salida del efectivo que el cajero presenta peridicamente, se determina el importe de los pagos efectuados, que es igualmente el importe que disminuye la existencia inicial para que dicho importe sea repuesto mediante cheque de manera que se conserve la existencia inicial que se le ha establecido a la Caja.

Concepto De Caja Chica Consiste en un fondo que las empresas crean para hacerle frente a las situaciones de pagos menores ya que es costoso pagar con cheques pequeas sumas de dinero, por ejemplo: pago de fotocopias, papelera, envos de 8

paquetera, subsidios de gasolina, taxi entre otros. El fondo fijo de Caja Chica, debe ser suficiente para liquidar los gastos menores de un da, una semana y un mes segn las veces que desea reponer.

DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA EJECUCIN DEL ARQUEO DE CAJA

Para poder elaborar el Arqueo de Caja se deben de tener los siguientes documentos: Comprobantes, vales, cheques, letras de cambio, entre otros. 1. COMPROBANTES DE CAJA CHICA Y CAJA GENERAL: Es un documento soporte donde se anotan todas aquellas operaciones que originan la entrada o salida de efectivo del fondo de Caja. 2. RECIBOS: Es donde se anotan todas la operaciones que originan entrada de efectivo a la entidad, ya sea por ventas de contado, cobros a clientes entre otros 3. FACTURAS: La factura es un impreso con el nombre del vendedor, que sirve para detallar las mercancas vendidas con las circunstancias de las cantidades, especies o cualidades y el precio; esta se establece por el vendedor y se dirige al comprador. 4. VALE: Es un documento que soporta un egreso o un pago como por ejemplo: adelanto de salario a un empleado. 5. LETRAS DE CAMBIO: Es el documento privado extendido en papel timbrado con arreglo a las leyes vigentes por el cual una persona manda a otra domiciliada en distinta plaza, que pague a una tercera, una cantidad en el tiempo que se fija.

RAZONES POR LAS QUE EXISTEN DIFERENCIAS AL TERMINAR EL ARQUEO DE CAJA

Cuando el valor del Arqueo sea menor que el saldo de la cuenta Caja, el faltante puede tener su origen en: Operaciones no reportadas por el cajero.

Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de ms. 1. OPERACIONES NO REPORTADAS POR EL CAJERO: El valor del faltante se abona en la cuenta de Caja y se carga en las cuentas que procedan al caso . 2. CANTIDADES DISPUESTAS POR EL CAJERO O PAGADAS DE MS: El valor del faltante se abona en la cuenta de Caja y se carga en la cuenta personal del cajero para asentar la obligacin que tiene, pagar dicho faltante. Nota: Cuando el faltante en Caja sea una pequea cantidad, su importe se puede considerar como prdida, siempre y cuando as lo autorice la gerencia. Cuando el valor del Arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de Caja, el sobrante puede tener origen en: Operaciones no reportadas por el cajero.

Cantidades cobradas de ms por el cajero. 1. OPERACIONES NO REPORTADAS POR EL CAJERO: El valor del sobrante se carga en la cuenta de Caja y se abona en las cuentas que proceden en cada caso 2. CANTIDADES COBRADAS DE MS POR EL CAJERO: Cuando no se logre determinar el origen del sobrante, su valor se debe considerar como una utilidad, en cambio, cuando se conozca el origen del sobrante su valor se debe abonar a la cuenta acreedores diversos, para establecer la obligacin que se tiene (devolver dicho sobrante a la persona o entidad que lo haya entregado).

ARQUEO DE CAJA CHICA

El arqueo de caja chica es un procedimiento que realiza diariamente el encargado de manejar la caja chica, para comprobar que la suma del efectivo mas los comprobantes de los gastos realizados arrojen el saldo por el cual fue creada la caja chica.

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Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa, para verificar si el manejo del fondo fijo s esta cumpliendo segn las normas establecidas. Consiste en lo siguiente:

Hacer un conteo fsico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo fsico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.

Sobrante En Caja Chica Faltante En Caja Chica Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de ms en algn gasto, al extraviar de algn recibo, etc.).

S hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes ms el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compaa.

Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes ms el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.

1.2.-Efectivo en caja chica La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

Registros contables de caja chica Creacin 11

Aumento Disminucin Reembolso

Reembolso del fondo fijo de caja chica Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar el Fondo Fijo de Caja chica despus de un arqueo, hay que tomar en consideracin: Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por el total de los comprobantes. Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser igual al total de los comprobantes menos el sobrante. Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser al total de los comprobantes ms el faltante

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CONCLUSION

Al concluir nuestro trabajo de titulacin expresamos que es necesario que las empresas lleven siempre un registro y control de sus efectivos en Caja y Bancos. Ambas cuentas tienen el mismo funcionamiento y la nica diferencia entre ellas es que en Caja se contabiliza el dinero en efectivo que se encuentra fsicamente en la empresa, mientras que el Banco se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en dichas instituciones (cuenta corriente, depsito etc. ) En este caso presentamos dos procedimientos los cuales forman parte del control interno del efectivo, siendo estos: El arqueo de Caja y La conciliacin bancaria.

El informe de arqueo de caja explica el recuento fsico monetario del efectivo segn operaciones de ingreso y egreso realizados en la empresa. La conciliacin Bancaria sirve para llevar un mejor control del efectivo que se encuentra depositado en las instituciones bancarias y adems permite que cualquier error sea corregido o conciliado a tiempo.

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BIBLIOGRAFIA LIC. Andrs Narvez Ruiz y Andrs Narvez Snchez Contabilidad II (3ra edicin) Editorial: Impresos en litografas Alianza S.A 1500 ejemplares Managua, Nicaragua Ao: 2003 Lic. Francis Ortiz Gua de estudio el EFECTIVO UNELLEZ APURE Ao: 2004 Lic. Thomson, Esteban Contabilidades Financieras (6ta edicin) Ao: 2007

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