Ricardo B. Chez G.

, MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos

DINERO El dinero es uno de los inventos ms tiles para la humanidad. Adems de ser una unidad que mide el valor de las cosas y que al funcionar como medio de cambio nos permite efectuar transacciones, el dinero funciona como un depsito de valor porque mediante l se almacena riqueza. Las finanzas son el conjunto de actividades humanas que, a travs de la toma de decisiones, mueven, controlan, utilizan y administran dinero y otros recursos de valor. A las actividades que llevan a cabo los gobiernos y las empresas para tomar decisiones financieras se les conoce respectivamente como finanzas pblicas y finanzas corporativas. Al igual que las empresas y los gobiernos, todos los seres humanos -pobres y ricos-, utilizan servicios financieros y para ello tienen que saber tomar decisiones que maximicen sus beneficios. Las finanzas personales son las actividades que realizan los individuos para tomar sus decisiones financieras. Pero cmo saber si estamos tomando las mejores decisiones? La respuesta es muy sencilla: las mejores decisiones financieras se toman cuando se cuenta con buena informacin. En primer lugar se deben conocer los principios bsicos de las finanzas, que son los conceptos elementales para comprender cmo se generan las ganancias y los costos en que se incurre cuando se realizan operaciones financieras. Entre otros, los conceptos bsicos de las finanzas son la tasa de inters, el rendimiento, el riesgo y los plazos. En segundo lugar, el conocimiento financiero consiste en saber cules son las opciones de inversin y financiamiento disponibles en el mercado y cules son sus caractersticas. Este conocimiento, ms que convertirnos en genios financieros, nos permite evitar errores costosos, los cuales son todas las decisiones que tomamos y que pudieran haber sido mejores de haber contado con ms informacin, por ejemplo, pagar comisiones elevadas o invertir en instrumentos que no sean adecuados para satisfacer nuestras necesidades. As como el objetivo de las finanzas pblicas de un pas es lograr el crecimiento de la economa y el de las empresas es lograr utilidades que aumenten su valor, el objetivo de las finanzas personales es lograr y acrecentar un patrimonio que nos permita vivir con solvencia econmica y poder hacer frente a nuestras necesidades, gustos e imprevistos en el corto, mediano y largo plazo. Adems del trabajo, la forma ms comn de hacer crecer nuestro patrimonio es por medio del ahorro y de la inversin.

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos FONDO DE CAJA CHICA

Producto de la aplicacin de sistemas de control interno adecuados, normalmente los pagos efectuados en efectivo por la empresa deben realizarse mediante la expedicin de cheques, con el objetivo de prevenir fraudes, pero tomando en consideracin la necesidad de hacer pagos menores o pequeos y a la vez el costo tan elevado que conlleva la expedicin de un cheque, la empresa toma la decisin de crear un fondo para hacer frente a los pagos menores que ocurren con frecuencia. Los fondos de Caja Chica se pueden considerar de dos tipos: 1. Fondo Fijo de Caja Chica. 2. Fondo Variable de Caja Chica. Fondo Fijo de Caja Chica. Este fondo es destinado a hacer frente a los pagos menores que se presentan en una empresa. Por consiguiente, para establecer el fondo tenemos que tener presente lo siguientes puntos: El Jefe de Contabilidad hace un estudio minucioso de los pagos efectuados a travs de cheques para cubrir gastos menores durante los ltimos cuatro meses; tomando en consideracin esta base se determina el monto por el cual se establecer el fondo para lo cual, se preparan los Manuales de Procedimientos, se selecciona la custodia, se solicita el cheque y se emite el cheque a favor de la custodia el cual se encargara de endosarlo y enviarlo a cambiar al banco, obteniendo los billetes y monedas de baja denominacin. El Manual de Procedimientos de manejo del fondo de Caja Chica le especifica a la custodia el monto mximo que puede pagar y que los vouchers deben considerar lo siguientes puntos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Fecha Concepto del pago Importe en letras y nmeros Cuentas de cargos Nombre del beneficiario Nombre y firma del que solicita el pago Firma o Iniciales de la persona que tiene facultad para autorizar el pago por Caja Chica.

El Manual de Procedimientos del manejo del fondo de Caja Chica le debe indicar a la custodia del fondo que siempre deber mantener en su poder un importe igual al del fondo establecido, el cual estar integrado por el efectivo y los comprobantes de los pagos efectuados.

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Disear de Formulario de Caja Chica VALE DE CAJA CHICA Numero. Fecha Importe: Concepto: Cdigo Importe RD$

Cdigo Importe

Cdigo

Importe

Preparado por: Fecha

Autorizado por Fecha

Recibido por: Fecha

El Manual de Procedimientos indica que cuando el importe del fondo se haya agotado en un 70%, la custodia deber solicitar una reposicin del fondo de Caja Chica. El Manual de Procedimientos indica que la Cuenta Caja Chica no tendr movimientos durante el ejercicio, salvo cuando el fondo sea insuficiente o excesivo, en cuyo caso se debe proceder a incrementarlo o disminuirlo, segn sea el caso. El Manual de Procedimientos indica que su saldo o balance es deudor y representa el valor nominal del fondo fijo de Caja Chica en efectivo. El Manual de Procedimientos indica que se debe presentar en el Balance General debajo de la sub-clasificacin Activos Circulantes o Corrientes. En la medida en que se utiliza el fondo efectivo de Caja Chica, (se agota), se hace necesario reponer los fondos al custodio (Encargado del fondo) para lo cual debe solicitar al Departamento de Contabilidad, la reposicin del mismo, mediante un formulario preparado al efecto y/o a travs de una relacin de los Vales de Caja Chica (deben estar previamente numerados) acompaados de los comprobantes correspondientes. Supongamos que Ricardo Chez, Encargado del fondo de Caja Chica, presenta la relacin de vales y conceptos con sus valores, como solicitud de reembolso al Encargado de Contabilidad.

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Para Solicitar la reposicin del fondo de Caja Chica:

Se toman los comprobantes de pago, se ordenan cronolgicamente, se enumeran. 1. Se crea una relacin de los comprobantes, con sus respectivos valores y verificados los totales. 2. Se llena una solicitud de pago, y se lleva al Departamento de Contabilidad. Relacin de Vales y Conceptos con sus Valores Vale No. 001 002 003 004 005 007 008 Cta. No. 6015 6003 6025 6021 6003 6015 6025

Fecha Marzo 1 Marzo 3 Marzo 4 Marzo 5 Marzo 10 Marzo 15 Marzo 23

Concepto Gastos botellones de agua Gastos de Materiales Gastos de representacin Gastos de transporte Gastos de Materiales Gastos Botellones de agua Gastos de representacin TOTAL

Valor 85.00 975.00 800.00 500.00 775.00 85.00 800.00 4,020.00

Reposicin de fondo de caja chica, mtodo directo: Se emite el cheque Numero 003, para reponer el fondo, por valor de RD$4,020.00 el 24 de marzo a nombre de Ricardo Chez. Este cheque debe ser registrado de la siguiente manera: Ca. Mxima Diario General

Fecha

Descripcin

Ref. Auxiliar Dbito 1,750.00 170.00 500.00 1,600.00

Crdito

2002 Marzo 24 Gastos Materiales de Oficina Gastos de Agua Gastos de Transporte Gastos de representacin Caja /Banco Para registrar reposicin de fondo de caja chica

4,020.00

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Reposicin de fondo de Caja Chica por el mtodo de Comprobante:

Descripcin Fecha Auxiliar Dbito Crdito Marzo 24 Gastos transporte 2,500.00 Gastos de Materiales 500.00 Gastos Miscelneos 1,400.00 Comprobantes por pagar 4,400.00 Caja Chica Ricardo Chez (4,400.00) Para registrar Solicitud de reposicin del fondo de caja chica Marzo 24 Comprobantes por pagar 4,400.00 Caja Chica Ricardo Chez 4,400.00 Caja /Banco 4,400.00 Para registrar Emisin de ck. No. 003

Si falta o sobra dinero en Caja Chica Descripcin Fecha Auxiliar Marzo 24 Gastos de peaje Gastos de mantenimiento Gastos de transporte Faltante en caja chica Caja / Bancos Para registrar reposicin de fondo de caja chica Marzo 24 Gastos de peaje Gastos de mantenimiento Gastos de transporte Caja/Banco Sobrante en Caja Chica Para registrar. reposicin de fondo de caja chica Dbito 100.00 200.00 400.00 50.00 750.00 Crdito

100.00 200.00 400.00 700.00 50.00

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Cuando no hay reposicin dentro del mes. Descripcin Fecha Marzo 30 Gastos de representacion Gastos de mantenimiento Gastos de reparaciones Acumulaciones y provisiones Caja Chica-Juan Perez Para registrar reposicion Fondo Caja Chica Abril 1 Acumulaciones y provisiones Caja Chica-Juan Prez Gastos de representacin Gastos de mantenimiento Gastos de reparaciones Para registrar reversin ED 3 de marzo Auxiliar Dbito 500.00 200.00 100.00

Crdito

800.00 (800.00)

800.00 800.00 500.00 200.00 100.00

Aumento y Disminucin del Fondo de Caja Chica La Cuenta de Caja Chica solo se debita cuando se crea el fondo y/o por algn aumento en el mismo y solo se acredita para disminuir o cancelar dicho fondo. Supongamos que el 1ro de Mayo, la administracin del negocio decidi, a solicitud del custodio de Fondo de Caja Chica, aumentar el fondo de RD$10,000.00 a RD$15,000.00. Con la autorizacin se emite el Cheque No. 15 de la misma fecha. El Asiento del Diario seria de esta forma: Fecha Mayo 01 Descripcin Caja Chica Caja/ Banco Para reg. Aumento Fondo de Caja Chica Auxiliar Dbito Crdito 5,000.00 5,000.00

del

Suponga que en vez de un aumento del fondo de Caja Chica, la solicitud aprobada fue de una disminucin del fondo de la misma cantidad y en la misma fecha. Para estos efectos el custodio, con la solicitud aprobada, debe entregarla al cajero, junto con la suma de RD$5,000.00, quien le entregara el recibo de caja correspondiente.

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Este recibo de caja se codificara para fines de registro contable de esta forma: Fecha Mayo 01 Descripcin Caja / banco Caja Chica Para registrar dismin. Fondo de Caja Chica Auxiliar

Dbito Crdito 5,000.00 5,000.00

EFECTIVO EN BANCOS COMERCIALES Por lo general cada mes el banco remite a los clientes que mantienen sus cuentas corrientes los respectivos Estados Bancarios, donde figuran:

1. - El saldo inicial 2. - Los depsitos efectuados y crditos recibidos 3. - Los cheques pagados y otros cargos (notas de dbito y crdito) 4. - Saldo final En el sobre en que se remite el Estado Bancario se incluyen tambin los cheques pagados o cancelados as como los comprobantes de deducciones o abonos (Notas de dbito o de crdito) efectuados a la cuenta. Una deduccin puede ser una nota de dbito por comisiones cargadas por servicios bancarios; un abono puede ser una nota de crdito por el producto lquido de una letra o pagar cobrado por el banco a favor del poseedor de la cuenta. Usualmente el saldo del Estado Bancario y el saldo en los libros del poseedor de la cuenta corriente no estn acordes. A fin de comprobar la exactitud de ambos registros, deben encontrarse las diferencias al hacer la conciliacin y efectuar los asientos necesarios para el mes siguiente en caso de haber cerrado los libros y haber presentado los Estados Financieros del mes. Los renglones de conciliacin comprenden dos amplios grupos: 1. -Los de los libros del depositante pero no registrado por el banco. 2. -Los del Estado Bancario que no figuran en los libros.

RENGLONES EN LOS LIBROS QUE NO FIGURAN EN EL ESTADO BANCARIO. Cheques sin cobrar. Son los cheques girados por el depositante pero que an no han sido presentados al banco para su cobro. El total de tales cheques debe deducirse del saldo bancario.

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Depsitos en trnsito. Los ingresos de contado registrados en los libros de la empresa pero recibidos tarde y que no alcanzaron a consignarse. El total de dichos depsitos debe aumentarse al saldo bancario. Errores en la Contabilizacin. Errores en el registro de las cantidades de los cheques; por ejemplo, una trasposicin de cifras. El rengln debe aumentarse al saldo del banco si previamente se haba registrado una mayor cifra en los libros. Si el rengln se haba registrado en los libros por una cantidad menor, la cifra debe deducirse.

RENGLONES EN EL ESTADO BANCARIO QUE NO FIGURAN EN LOS LIBROS. Cargos por servicios. Generalmente el banco deduce ciertas cantidades por concepto de servicios bancarios. La cifra exacta por lo comn la desconoce el depositante hasta que recibe el Estado Bancario. La cantidad correspondiente debe deducirse del saldo en los libros. Cheques sin fondos. Cheques que se han depositado pero que no pueden cobrarse por falta de fondos en la cuenta del girador. El banco expide entonces una nota de dbito, cargando la cuenta de la cuenta-habiente. La cantidad debe deducirse del saldo en los libros. Cobros. Por una pequea comisin, el banco se encarga de cobrar pagars y otros renglones a favor del cliente. El banco abona a la cuenta la cantidad lquida y expide al depositante una nota de crdito. Con frecuencia tales cantidades quedan sin registrar en los libros a fin de mes. Tales cantidades deben aumentarse al saldo en los libros. Errores Bancarios. Los errores del banco no deben asentarse en los libros. Deben ponerse en conocimiento del banco, entidad que debe corregirlos. En el Diario General debe asentarse cualquier ajuste a las cuentas de los libros. La forma usada en la contabilidad por diferencias entre el saldo bancario y el saldo de la cuenta-habiente se conoce como CONCILIACION BANCARIA.

METODOS DE CONTROL DEL EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS Efectivo es el primer activo cir culante listado en el balance general de la mayora de las c o m paas. Los contador es lo definen c omo el dinero depositado en bancos y cualquier rengl n que los bancos acepten en depsitos. Estos renglones incluy en no sola m e n t e m o n e d a s y b i l l e t e s s i n o tambin cheques, rdenes de dinero y cheques viajeros. Los bancos tambin aceptan cheques firmados por clientes que

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utiliza n tarjetas de crdito bancaria s, por lo tanto las ventas a los clientes que utiliz an la s tarjetas del b anco so n ventas d e efectivos, no vent a de crdito para la em pr esa que hace la v enta . An los pequeos negoc ios tienen vari as c uentas bancarias y uno o m s fo n d o s d e C aj a C hica, pequeas cantidades de efectivo qu e se mantienen a disposicin para real i z a r p e q u e o s d e s e m b o l s o s . Las compaas, por lo general, combinan todos los importes de efectivo dentro de un saldo total para reportarlo en el balance general. Tambin incluyen ac tivos lquidos c omo son los depsitos a plazo fijo y los certificados de depsitos. Estas son cuentas que producen int ers y que se pueden retirar sin cargo despus de un corto perodo.

Presentacin Del Efectivo En El Balance General . El efectiv o ocupa el primer lugar en el balance gener al porque es el activo ms lquido entre todos los activos cor r ientes. Para fines de la presentacin del ba la n c e g e n e r a l, e l s a l d o d e l a cuenta de control efectivo se combina con el de la cuenta de control de los equivalentes a efectivo (fondos del mercado monetario, los bonos del tesoro de Estados Unid os y los documentos comerciales de alta ca l i f i c a c i n c o m o l o s d o c u m e n t o s por pagar de corto plazo emitidos por las corporacion es grandes y acreditadas). Estos activos se consider an tan similares al efectivo, que se c ombinan con el m onto de efectivo en el balanc e general. El Estado de Flujo de Efectivo . Un balance gener al muestra el efec tivo que posee la empresa al final del perodo contable. Las transacciones de efectivo del perodo contable s e resumen en el es tudio de flujos de efectivo. E n e l b a l a n c e g e n e r a l y e n e l e s t ado de flujo de efectivo, el trmino efectivo incluy e los equivalent es a efectivos. Las transferencias de dinero entre las cuentas bancarias y los equivalentes a efectivo no ap arec en en un estudio de flujo de efectivo, porque estas transacciones no cambian el valor del efectivo que se tiene. Sin embargo, cualquier inters recibido de l o s e qu i v al en te s a l efe cti v o que se poseen s e inc luye en el est ado d e f l u jo de efe cti v o como entr adas de efectiv o per m anentes de la s actividades operacionales.

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Control del Efectivo.

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E l t r mi no co n trol i n te rno ( inter nal control) abarca los sistemas, procedim ientos y normas empleadas por una e m presa para asegurarse de que las transa c c i o n e s e s t n d e b i d a m e n t e autorizadas, efectuadas y registradas. El control interno del efectivo se divide administrativos y controles de contabilidad. Controles Administrativos. Estn relacionados con el pl an de organizac in y con los procedim ientos requeridos para que la Gerencia autorice las transacciones. Controles de Contabilidad. Incluyen los planes, procedimient os y registros necesarios para salvaguardar los activos y producir informacin financ iera confiable. Los controles de contabilidad estn diseados especficamente para proveer una certeza razonable de que: Las transacciones se realizan de acuerdo con la autorizacin g e n e r al o esp e cfi ca de l a Ger encia. Las transacciones se registran porque son nec esarias para preparar los Est ados F inanciero s de c ontabilidad generalm ente aceptados o bajo cualesquiera otro s criterios aplic ables a los Estados, y para mantener la responsabilidad por los activos. Se suprime el ac ceso a los client es, solam ente de acuer do con la autorizacin de la Gerencia. Lo que s e haya registrado en los libros con respecto a los activos s e c o m p a r e c o n l o s a c t i v o s e x i s t e ntes a int ervalos r azonables y se tomen las acciones pertinentes cuando haya diferencias. Gerentes y audit ores estn cons cientes de la necesidad de controles internos efectivos. Ta l necesidad se ha acentuad o a partir de 1977 cuando en los Es tados Unidos se aprob la ley sobre prcticas c orruptas en el e x t r a n j e r o . E s t o se debe a una dispos icin en es a ley que requier e que todas las corporaciones cuyas acciones patrimoniales se trafican pblicam ente m antengan buenos r egistros de contabilidad y si stemas de controles internos adecuados. Esta ley enmienda la ley de bolsas y valores de 193 4 e incorpo r a la definici n de control interno. en: controles

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El sistema de c ontrol interno debe im plem entar se tom ando e n consider acin el tamao y la natur aleza de la un idad particular a la cual debe serv ir. Su diseo d e b e p r o v e e r l a u t i l i d a d m x i m a factible consider ando los riesgos que se toman, as como los costos de proveer los controles. En cualquier sistema de control interno en contabilidad deb e darse nfasis especial a manejo y registro del efectivo.

Control Interno sobre Ingresos en Efectivo . P e r s o n a l C o m p e t e n t e , Confiable y tico. Las compaas investigan cuidad os amente a los empleados para evitar personalidades con rasgos indeseables. Gastan tambin enormes sumas de dinero en programas de entrenamiento. Asignacin de Responsabilidades . Se designan empleados especficos como cajeros, supervis ores de cajeros o contadores para los ingresos de efectivo. Autoridades apro piadas . Solament e los empleados designados, como los gerentes de departamentos, pueden otorgar excepc iones para los clientes, aprobar los recibos de c h eques por arriba de c ierta cantidad y p e r m i ti r a l o s cl i en te s las compras a crdito. Separaci n de Deberes . L o s ca j eros y l os e mpl eados de cor r espondenc ia que m anejan e f e c t i v o n o t i e n e a c c e s o a l o s r e g is t r o s c o n t a b l e s . L o s c o n t a d o r e s q u e r e g i s t r a n l o s i n g r e s o s e n e f e c tivo no tienen oportunidad de m a n e ja r el efe cti vo. S i t u a cio n e s In tern as y Ext ernas . Los auditores internos exam in an las operaciones d e las compaas para satisfacer las polticas de la administracin. Los auditores externos exam inan los controles internos sobr e los ingresos en efectivo para dete r m i n a r s i e l s is t e m a c o n t a b l e produce importes exactos de los ingr esos, las cuentas por cobr ar y otros conceptos correspondientes con los ingresos en efectivo.

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Documentos y Registros .

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L o s c l i e n t e s r e c i b e n c o m p r obantes como registros de las operaciones. El estado de cuenta del banc o lista lo s ingresos en e f e c t i v o pa ra l a con ci l i aci n con los registros de la compaa. Controles Electrnicos y Otros. L a s c a j a s r e g i s t r a d o r a s s ir v e n c o m o regis t ro de operacin. Los cajeros estn limitados. El ef e c t i v o s e g u a r d a e n c a j a d e seguridad con los bancos. Control Interno sobre Desembolsos de Efectivos (Pagos). Los des embolsos de efectivo son tan importantes como los ingresos en efectivo, porque la manera en que un negocio gasta su diner o determina la fuente y el importe de los ingresos de efectivo. Los controles sobre los pagos mediante cheques . El pago mediante cheques es un control importante sobre los desembolsos en efectivo. En prim er lugar , el cheque acta como un documento fuente. En segundo, para que el cheque se consider e vlido debe estar firmado por un funcionar io autoriz ado, por lo que cada pago m ediante cheque requiere d e l a a t e n c i n d e l gerente. P ro b l ema s en e l C o n tro l del Ef ect ivo . Por las c aractersticas que tiene el efectivo su tamao, su falta de identificacin de dueo y la fa cilidad c on que s e transfiere-, resulta ser el activo ms vulnerab le a la malversaci n. Solamente se pueden evitar prdidas de ef e c t i v o m e d i a n t e s u c on t r o l adecuad o desde que se recibe h asta que se utiliz a para h acer pagos. Para controlar el efectivo (Cash) e n l a e m p r e s a , n o r m a l m e n t e s e requiere como mnimo separar las funciones de su custodia y de s u r e gi stro . S i un a mi sma per sona tiene acc eso al efectivo y a los libros de contabilidad, la empr esa se hace vulnerable a la malversacin o a la manipulac in o falsificacin de los libro s. A continuacin se present an ejemplos de prct ica s que han oc urrido bajo esas circunstancias: S u b e s ti m ar l o s co b ros p or ventas, las r ecuper aciones de cuenta s p o r c o b rar previ amen t e eliminadas , los reembolsos por facturas

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pagadas en exc e so y por otros conceptos , apropi ndose de los cobros no registrados. No registrar cuentas por cobrar en los libros y retener el dinero que se cobra posteriormente. Debitar la cuenta de Rebajas y Devoluciones en Ventas por crditos que se d a las cuentas de los clientes cuando stos hacen pagos, reteniendo el dinero cobrado. D e b i t a r a c u e n t a s d e g a s t o s c heques que s e hayan expedido par a cubrir asuntos personales. Falsificar el endos o de cheques q u e s e u s a n p a r a p a g a r f a c t u r a s , c o m p r o b a n t e s , r e c i b i d o s , r e g i s t r os de nmina, etc., que ya fue a p r o b ad o y p a g a d o s, pe ro que se usan nuev amente para justificar gastos ficticios. Determinar errneamente el s aldo de efectivo mediante s umas incorrectas en los libros de cobr os y desem bolsos, r eteniendo e l efectivo faltante como producto del error. Otras prcticas que se pueden enc ontrar cuando se combinan en una pers ona las funciones de manejo de efectivo y s u registro en los libros de la em presa son la flotacin amaada de cheques y la solapadura. La flotacin amaada de cheques (Check Ktiting): Ocurre cuando s e hace un cheq ue al final de un mes par a transferir fondos de un banco a otro con el propsito de cubrir una deficienc ia, pero se difiere el asient o para registrar la emisin del cheque hasta comenzar el nuevo perodo. De esta forma, el segundo banco reconoce un aumento en la c uenta del cliente par a el mes corriente al recibir el cheque en depsito, pero no se reconocer disminucin alguna en la cuenta del cliente en el primer banco por que el cheque an no ha sido presentado para su pago. Cuando se reciban los estado s bancarios, el saldo en el banco donde s e depos it el cheque mos t rar un aument o. Al m i s m o t i e m p o , e l s a l d o e n e l b a n c o c o n t r a e l c ua l s e g i r e l cheque permanecer inalterado. As se cubre temporalmente la deficienc ia de efectivo. La solapadura (Lapping). Ocurre cuando alguien s e apropia ile g a l m e n t e d e u n a r e m e s a d e un client e y acredita ste al recibi r e f e c t i v o d e o t r o cliente en una fecha posterior. Este proceso puede continuar con ms

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malversaciones y demoras futuras en los tr aslados. Para ilus trar la solapadura, suponga q u e s e r e c i b e e f e c t i vo en das suces ivos de los clientes A, B y C por $75.00, $125.00 y $12 0.00, respectivamente y que el pago hec ho por A es malversado. La cuenta de A se acreditar po steriormente por $75. 00, que se sacarn del pago que hac e B, apropindos e de la diferencia de $50.00. La c uenta de B se acr editar por $125. 00 cua n do C pague $120.00 y se devuelvan $5.00 de las cantidades que s e haban tomado prestadas. El faltante en ese momento asciende a $120.00, la cantidad sin acreditar a la cuenta de C. Este procedim iento puede continuar, pero siempre con una ligera demora antes de registrar el pago de cada cliente. El malv ersador normalmente pret ende devolver el diner o ta n pronto realice ganancias en sus inversiones y as evita la tensin de la solapadura. De encontrarse imposibilitado para hacer las restituciones optar por hacer un asiento debit ando Ga sto por Cuentas Incobrables o cualquier otra cuenta de gasto y acreditando la c uenta del cliente para poner su saldo al da. Deficiencias y Excesos d e Efectivo Cuando los registros y resmenes de efectivo muestren un total distinto de la cifra que se va a de positar y se concluye que se ha perdido el dinero o que s e han cometido errores en los cam bios, se hace un ajuste a la cuenta Deficiencia o Exc esos de Efectivo. El crdit o es a la cuenta de efect i v o . S i n o h a h a b i d o r o b o , l a cuenta de deficiencias o exces o de efectivo se compensar durante el ao hasta resu l t a r e n u n a c a n t i d a d n o m i n a l a l c i e r r e d e las oper aciones. Esta cantidad se pr esentar como gasto miscelneo o ingr eso misc elneo, s e g n s u s a l d o , e n e l e s t a d o d e ingresos y gastos. Sin embargo, el efectivo faltant e que resulte de un desfalco por parte de un empleado de be cargarse a una c u enta de r eclamacin que se establezc a al efecto, sea del empleado o de una compaa de fianzas que se haya responsabiliz a d o p o r t a l e s p r d i d a s . S i no se puede recuperar la deficienc ia, se deber r econocer com o una prdida. Atributos de los Sistemas d e C o n t r o l d e Ef e c t i v o . El sistema para el cont rol del efectivo debe adaptarse a las particular idades de cada negoc io. No es factible tratar de describir todas las car actersticas y tcnicas us adas en los

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negocios . Por lo general, sin embargo, los sistemas de control de efectivo no permiten el acceso a los registros a aquellos empleados que manejan el dinero. Esto reduce la posib ilid ad de asientos falsos para esconder el us o impropio de lo s c o b r o s o d e los pagos. La probabilidad de malversacin de efectivo se reduce sustancialmente cuando se requi ere que dos o ms empleados conspiren para ese propsito. Ad ems, los sistemas normalmente demandan que se separen las funciones de cobros y pagos. Las caractersticas principales de un s i stema adecuado de control de efectivo son las siguientes : 1. Encargar el manejo de los cobros a una persona especfica. 2. Separar las funciones del manejo y el registro de los cobros. 3. Depos itar diariamente en el banco todos los cobros. 4. Utilizar un siste m a de comprobantes p ara controlar los pagos de efectivo. 5. Auditar internamente a intervalos irregulares.

Encargar el Manejo de los Cobros a una Persona Especfica . El princ i pio fundamental para contro lar un activo es asignarle tal r e s p o n sa b i l i da d a u n a per sona especfica. Este pr incipio e s especialmente vital en lo que se refi ere al efectivo. Si se dis pone que ms de una persona tenga acceso al mismo fondo de efectivo en diferentes turnos, debe hacerse una reconciliacin del dinero a la mano en cada cambio de turno. De ese modo se podr identificar a la persona r esponsa ble por cualquier deficiencia o transaccin dudos a. Separar las Funciones del Manejo y el Registro de los Cobros. Un s istema de c ontrol adecuado n o r m a l m e n t e r e q u i e r e q u e e l dinero producto de las ventas y de l a s r e m e s a s d e l o s c l i e n t e s s e p a s e d i re cta men te al T esor er o o al cajero quien deber depositar lo, mientras que los documentos relativos a esas transacciones y a los depsitos ba ncar ios s e pasen dir ectam ente al Depart amento de Cont abilidad. Tambin es deseable compa r ar regularmente los depsitos bancarios con los libros de efectivo. Esta tarea debe asignars e a una tercera persona que no tenga q u e v e r co n l a s fun ci on e s del m anejo de los cobros o su registro.

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Por ejemplo, frecuentemente un empleado de ofic ina recibe la correspondencia, prepara un listado de las remesas en duplic ad o y luego enva el dinero al cajero y sendas copias del listado al cajero y al Departamento de Co ntabilidad. Otro emple ado que no sea el cajero har las lecturas de las cajas registradoras d i a r i a m e n t e a l a h o r a d e l c i e r r e . El efectivo junto al resumen de los cobr os, se enva al c ajero; una copia del resu men se enva tambin al Departamento de Contab ilidad. Aunque el tesorero o el cajero hacen los depsitos, los asientos en los libr os se hacen basndose en los listados de remesa s y las lecturas de las ca jas registradoras por personas que es tn desligadas del manejo d e los cobros. El personal de c ontabilidad o de auditora debe comparar los estados bancarios mensuales con la informacin relacionada en los libros a los fines de determinar s i g u a r d a n c o r r e s p o n d e n c i a . S i las remesas no aparecen en el listado y el efectivo es malversado, los estados de cuentas d e l o s c l i e n t e s i n f o r m a r n saldos exces ivos y las protestas de aquellos conducirn a las fuentes de las dis crepancias; si el diner o cobr ado no se deposita c o r r e c ta men te , el e sta d o bancar i o tendr discrepancias c on los libros de efectivo de la empresa. D e p o sita r d ia riame n te todos los cobros . Al depos itar diariamente todo el dinero que se recibe , se evita el riesgo de que estando a la mano en la em pr esa, se us e par a fine s a j e n o s a l n e g o c i o. D e esta m anera los oficiales y empleados tienen menos oportunidad de toma r pr stam os. Se evita l a tentacin de malversar el efectivo as como el riesgo de que ocurra un robo. El banc o acta como custodia de los fondos de la empresa y los libera nicamente cuando sta lo autoriza. Cuando todos los cobros se depos itan diariamente, el registro que lleva el banc o de los depsitos debe coincidir con el registro de los cobros en los libros de la empresa. Este dobl e r e g i s t r o p e r m i t e u n c o t e j o automtico de los cobros. Sistema efectivo de comprobantes para controlar los pagos de

E l u s o de este si ste ma es deseable en el c ontrol de efectivo. Al r e c i b i r y e n co n trar aceptables los ar tculos o ser vicios, s e p r e p a r a n c o m p r o b a n t e s ( v o u c h e r s ) que autorizan los desembols os a travs de cheques.

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En el departamento de contabilidad se hac en los asientos para controlar las erogaciones y las aut or izaciones de pago. Ad em s se preparan los cheques, los cuales se pasan junto a los documentos que justifican lo s desembolsos a la persona especficamente designada para hac er el pago. Usualmente es a p e r s o n a e s e l t e s or e r o . A n t e s d e f i r m a r y e m i t i r l o s c h e q u e s , e s t e inspecc iona cuidadosamente los comprobantes que sostienen y autorizan los desembolsos. Tan pronto se notifica al Departamento de Contab ilidad sobre la emisin de los cheques, se procede a hacer los asientos correspondientes. Las funciones de cobros y pagos en la empresa deben mantenerse c o m o d o s s is t e m a s s e p a r a d o s . E n cada cas o, las ac tividades de cust odia y de registro se realiza n por personas diferentes. Auditoria interna a intervalos irregulares Las auditorias internas a intervalos irregulares y sin anunciar pueden s er parte del sistema de cont rol del efectivo. Alguien del personal de auditoria interna verifi ca los registros y examina las actividades de los empleados q u e m a n e j a n e l e f e c t i v o p a r a asegurarse de que se est cump liendo con lo dispuesto en el s i s t e m a. E ste co n trol es par ticular m ente deseable c on relacin a la caja menuda y a otros fondos en efectivo, para las cuales generalm ente se combina el manejo d e e f e c t i v o c o n l a a n o t a c i n en los lib ros. Doble registro de efectivo El deps ito diario del dinero reci bido es un factor muy importante en el control del efectivo. Si todo el diner o recibido se deposita diariamente, el r egistro de los depsitos en e l ba n c o c o i n c i d i r con los r egistros de la em presa. Todos los pagos de ben hacerse mediante cheques de esta forma, el registro en el banco con relacin a los cheques pagados de be coincidir con los registros de la empresa en cuanto a los pagos. As hay dis ponibles dos r e s m e n e s s o b r e e l e f e c t i v o , u n o en la cuenta de ef ectivo en los libros de la empresa y el otro en el estado bancario mensual. Adems de las v entajas que resultan de establecer rutinas bien organizadas y uniformes para los cobros y desembolsos d e efectivo, una agencia partic ular mantiene un r egistro duplic ado de e f e c t i v o, e l cua l est d i sponible para cotejar la correccin de los libros de la empresa.

Ricardo B. Chez G., MBA, CPA Efectivo en Caja y Bancos Requisitos Bsicos para el Control Interno del Efectivo.

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El efectivo est ms expuesto al robo que cualquier otro activo. Adems, una gran parte de las transacciones totales de una empresa involucran el recibo o el desembolso de dinero. Por estas dos razones, el control interno sobre el efectivo es de gran importancia, tanto para la gerencia como para los empleados de una empresa. Si surge un faltante en una empresa en donde los controles internos son dbiles o inexistentes, todos los empleados entran bajo sospecha. Quizs no pueda culparse del robo a ningn empleado, pero de otra parte, ningn empleado puede probar su inocencia. Para lograr un buen control interno del efectivo o de cualquier otro grupo de activos, se requiere ante todo que la custodia de los activos est claramente separada del registro de las transacciones. En segundo lugar, la funcin de registro debe estar subdividida entre varios empleados, de manera que el trabajo ejecutado por una persona quede verificado mediante el trabajo de otra. Un buen control interno se logra ms fcilmente en las compaas grandes que en las empresas pequeas, debido a que es ms factible obtener una extensa subdivisin de funciones en las empresas grandes. Adems, existen algunos pasos para el establecimiento de un buen control interno sobre el efectivo y son los siguientes: Separar la funcin de manejo del efectivo de la funcin de mantenimiento de los registros contables. Preparar un control que relacione los ingresos a Caja en el momento y lugar en que se recibe el dinero. Exigir que todos los ingresos de Caja se depositen diariamente en el banco. Hacer todos los pagos en efectivo por el fondo de Caja Menor.

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