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    I) Validación de Datos

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    Jennifer Tillman
    Este documento proporciona instrucciones para aplicar validación de datos en Excel para restringir los valores que pueden introducirse en ciertas celdas de una hoja. Se crea un modelo de registro de facturas emitidas y se aplican reglas de validación para: 1) restringir las fechas a marzo de 2012, 2) limitar los números de factura a 1-20, 3) requerir que los clientes estén en una lista provista, y 4) exigir el uso de tipos de IVA correctos (8% o 18%). Se pide comprobar el funcionamiento intent

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    I) Validación de Datos

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    Este documento proporciona instrucciones para aplicar validación de datos en Excel para restringir los valores que pueden introducirse en ciertas celdas de una hoja. Se crea un modelo de registro de facturas emitidas y se aplican reglas de validación para: 1) restringir las fechas a marzo de 2012, 2) limitar los números de factura a 1-20, 3) requerir que los clientes estén en una lista provista, y 4) exigir el uso de tipos de IVA correctos (8% o 18%). Se pide comprobar el funcionamiento intent

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    I) Validación de Datos

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    Este documento proporciona instrucciones para aplicar validación de datos en Excel para restringir los valores que pueden introducirse en ciertas celdas de una hoja. Se crea un modelo de registro de facturas emitidas y se aplican reglas de validación para: 1) restringir las fechas a marzo de 2012, 2) limitar los números de factura a 1-20, 3) requerir que los clientes estén en una lista provista, y 4) exigir el uso de tipos de IVA correctos (8% o 18%). Se pide comprobar el funcionamiento intent

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    de 5

    EJERCICIO 9 DE EXCEL

    1


    EXCEL


    EJERCICIO 9


    VALIDACIN DE DATOS




    Una de las razones ms frecuentes por las que la funcin BUSCARV puede no
    funcionar consiste en introducir, por error, en la celda del valor buscado un valor que
    no se corresponda exactamente con ninguno de los de la tabla de correspondencias.
    P.ej, en la ltima actividad del ejercicio anterior, si, como cdigo del destinatario,
    introducimos T22 (en lugar de T32), la funcin nos dar un mensaje de error. A veces el
    error es mucho ms difcil de detectar (un espacio en blanco, una tilde) y ms fcil de
    cometer (si el valor buscado es el nombre de la empresa, p.ej)

    La validacin de datos permite que el programa nos impida introducir en una
    celda un valor distinto de aqul o aquellos que le digamos.

    P.ej. Si llevamos un registro de las facturas emitidas en el mes de marzo del pre-
    sente ao, podemos indicar en las celdas de fecha que no pueda introducirse un da
    que no sea de ese mes.

    ACTIVIDAD A REALIZAR


    En un nuevo libro de Excel, que llamars 9w Validacin de datos.xls, crea en la
    Hoja 1 (Facturas emitidas) el siguiente modelo (haz las columnas ms anchas de lo que
    aparecen aqu; especialmente, la de Cliente, Nombre):

    REGISTRO DE FACTURAS EMITIDAS
    Fecha
    N
    fra.
    Cliente Base im-
    ponible
    IVA
    Recargo equi-
    valencia TOTAL
    Nombre NIF Tipo Cuota Tipo Cuota






    EJERCICIO 9 DE EXCEL
    2

    A la derecha de este cuadro, en la misma hoja, dejando dos columnas de separa-
    cin, introduce la siguiente relacin de clientes y su NIF:

    CLIENTES NIF
    MARIA LLUISA MIRALLES ROIG 64669899F
    FOIXES, SL B17216202
    MAURICIO LOPEZ UTRILLAS 56137476H
    PEDRO RODRIGUEZ MARTINEZ 12788030Y
    BILIASA, SL B12215209
    RAMON TEJEIRA ROLO 27124587L
    ARFADELL, SL B25228546
    ARRIBAS, SL B24247596
    CABAAS, SA A49216717
    VALLDEVID, SA A47225330
    PEALBA DE SAN PEDRO, SA A42220369

    Utilizaremos la herramienta de validacin de datos para:

    a) que no se introduzca ningn da que no sea del mes de marzo de 2012
    b) que el n de factura no sea mayor de 20 (supondremos que el n de facturas
    mensuales es fijo, aunque es bastante suponer)
    c) que el cliente sea uno de los de la lista de arriba
    d) que el tipo de IVA se introduzca correctamente

    Adems:

    - En la columna NIF usa una funcin BUSCARV para que aparezca el NIF al intro-
    ducir el nombre del cliente.
    - Suponiendo que el registro lo lleva EstilGarden, en la columna Recargo de
    equivalencia, Tipo usa una funcin SI para que aparezca el tipo de recargo (1%
    o 4%) segn cul sea el tipo de IVA (7% o 16%)
    - En las columnas de Cuota y TOTAL introduce frmulas que calculen el concepto
    correspondiente.

    PROCEDIMIENTO (PARA LA VALIDACIN DE DATOS)

    a) que no se introduzca ningn da que no sea del mes de marzo de 2012

    Selecciona las celdas correspondientes a la columna Fecha (salvo la celda
    del encabezado)


    En la pestaa Datos de la cinta
    de opciones, haz clic sucesiva-
    mente en el botn Validacin
    de datos, y en la opcin Valida-
    cin de datos
    EJERCICIO 9 DE EXCEL
    3



    La pestaa Mensaje de error nos permite informar al que ha cometido un
    error en la introduccin del dato. Configrala como aparece a continua-
    cin y, luego, haz clic en Aceptar:



    b) que el n de factura est entre 1 y 20 (supondremos que el n de facturas men-
    suales es fijo, aunque sea bastante suponer)

    Selecciona las celdas correspondientes a la columna N de factura.
    Haz clic en el botn y opcin Validacin de datos en la pestaa Datos de
    la cinta de opciones
    Configura el cuadro de dilogo Validacin de datos como sigue:


    2- Haz clic aqu y
    selecciona Fecha
    1- Establece como
    fecha inicial y como
    fecha final las que se
    indican
    3- Haz clic en la
    pestaa Mensaje de
    error
    EJERCICIO 9 DE EXCEL
    4


    Como mensaje de error (estilo Grave), introduce:

    - Ttulo: Nmero de factura incorrecto
    - Mensaje de error: el nmero de factura ha de ser un nmero entero inferior a
    21

    c) que el cliente sea uno de los de la lista de clientes

    Selecciona las celdas correspondientes a la columna Nombre.
    Haz clic en el botn y opcin Validacin de datos en la pestaa Datos de
    la cinta de opciones
    Configura el cuadro de dilogo Validacin de datos como sigue:





    Haz clic aqu y selecciona las
    celdas en las que hayas intro-
    ducido la lista de clientes (pero
    sin la celda de encabezado)
    EJERCICIO 9 DE EXCEL
    5
    En este caso no es necesario configurar ningn mensaje, ya que en esta celda
    bastar con elegir un elemento de la lista (no es posible cometer errores).

    d) que el tipo de IVA se introduzca correctamente (8% o 18%)

    Crea al lado de la lista de clientes, una lista (en columna) con los dos tipos
    de IVA (8% y 18%) a que estn sujetos los artculos de EstilGarden
    Selecciona las celdas de la columna IVA, Tipo
    Establece una validacin de datos del tipo Lista, en el que la lista sea la de
    los tipos de IVA creada anteriormente.

    Para acabar, a fin de comprobar que el ejercicio se ha realizado correctamente,
    haz pruebas introduciendo dos o tres facturas inventadas y tratando de colar datos
    equivocados en Fecha y en N de factura.


    Nota: una vez introducidas todas las reglas de validacin y la funcin
    BUSCARV, no est de ms ocultar las filas que contienen la relacin de
    clientes y los tipos de IVA. Para ello, selecciona las filas con el botn dere-
    cho del ratn y selecciona la opcin Ocultar.

    Recuerda guardar los cambios realizados.

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