Ctedra

Protocolo Pblico y Social

Docente / es:
Lic. Marcela Argumedo de Erice
Tec. Mariana Lucero de Noguera
Ao lectivo: 2013

LA COMUNICACION
PROTOCOLAR ESCRITA


LA COMUNICACION FORMAL ADMINISTRATIVA,
EJECUTIVA Y PROTOCOLAR

I) "LA COMUNICACION FORMAL ADMINISTRATIVA".
La Comunicacin Formal Administrativa es la base de la
Comunicacin Protocolar.
La Comunicacin Formal Administrativa en la Repblica Argentina,
por ejemplo, se encuentra reglamentada en el Anexo I del Decreto PEN 333
del 19 de febrero de 1985; el cual, como ya habamos dicho en la Unidad
Temtica anterior, establece las normas para la elaboracin, redaccin y
diligenciamiento de los proyectos de actos y documentacin
administrativa.
El Anexo referido se encuentra dividido en 10 partes, que tratan
cada una un aspecto diferente de la redaccin administrativa. La primera
parte establece una serie de definiciones de suma utilidad en el giro
comunicacional habitual de la Administracin Central, ya que define con
absoluta claridad los conceptos de mensaje, proyecto de ley, proyecto de
decreto, resolucin, resolucin conjunta, disposicin, nota mltiple, nota
circular, informe, dictamen, memorndum, arte, providencia, despacho
telegrfico y expediente. Desde la segunda hasta la quinta parte
reglamenta la estructura y la confeccin de los mensajes, de los proyectos
de ley y de decreto, y de las resoluciones y disposiciones. En la sexta parte
establece normas generales para la preparacin y tramitacin de la
documentacin siguiente: notas, informes, dictmenes, memorndum,
partes y providencias. Y -finalmente- desde la sptima hasta la dcima
parte establece las caractersticas estructurales y de confeccin de los
sobres, los sellos, las esquelas y las tarjetas.
Por cuanto resulta su conocimiento de suma utilidad para el lector
que se desempea en mbito protocolar, habremos de desarrollar a
continuacin las definiciones que el Decreto 333/85 nos proporciona de
las diferentes formas de documentacin formal administrativa:

1) MENSAJE: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.1. del
Anexo del referido decreto, el "mensaje" es una nota que el Poder Ejecutivo
Nacional remite al Honorable Congreso de la Nacin, mediante la cual
puede detallar los pormenores y fundamentos que inducen a proponer la
sancin de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para
concretar la designacin de determinados funcionarios, vetar total o
parcialmente una ley ya sancionada, pedir la devolucin de mensajes
remitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicacin o
requerimiento.
2) PROYECTO DE LEY: De acuerdo con lo prescripto en el punto
1.1.2. Del Anexo, el "proyecto de ley" es una proposicin escrita cuyo
contenido en caso de ser sancionado por el Honorable Congreso de la
Nacin, constituir el texto completo de la ley, instituyendo una norma de
derecho que permitir la adopcin de decisiones fundadas en ella.
3) PROYECTO DE DECRETO: De acuerdo con lo prescripto en el
punto 1.1.3. del Anexo, el "proyecto de decreto" es una propuesta de una
decisin a adoptar por el Poder Ejecutivo Nacional, que constituye un acto
unilateral, de alcance individual o general, y que puede tener vigor y curso
dentro de la Administracin Pblica Nacional, fuera de ella o en ambas
esferas al mismo tiempo.
4) RESOLUCION: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.4. del
Anexo, la "resolucin" es una medida que dictan los ministros, secretarios
de los Ministerios o de la Presidencia de la Nacin u otras autoridades
facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones propias o de aquellas
que les hubieran sido delegadas, y que, segn el tema, puede tener vigor y
curso dentro de la jurisdiccin respectiva o tambin fuera de ella.
5) RESOLUCION CONJUNTA: De acuerdo con lo prescripto en el
punto 1.1.5. Del Anexo, la "resolucin conjunta" es un acto que suscriben
como mnimo dos de las autoridades citadas en el punto 1.1.4. Y que
tiende a resolver cuestiones, expresamente delegadas en ellas por el Poder
Ejecutivo, inherentes a distintas esferas de la Administracin Pblica
Nacional.

6) DISPOSICION: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.6.
Del Anexo, la "disposicin" es una decisin emanada de una autoridad
administrativa no superior (subsecretarios, titulares de organismos
descentralizados, directores generales) sobre cuestiones o asuntos de su
competencia.
7) NOTA: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.7. Del Anexo,
la "nota" es una comunicacin escrita referente a asuntos del servicio, que
se dirige de persona a persona. De acuerdo con lo dispuesto en este punto
del Anexo, en el mbito de la Administracin Pblica Nacional una nota
puede ser: a) "de carcter mltiple" o b) "de carcter circular".
Segn lo dispuesto en el punto 1.1.7.1. Una "nota mltiple" es una
nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se
dirige a distintos destinatarios. En cambio, de acuerdo con el punto
1.1.7.2. una "nota circular" es una nota que se confecciona en varios
ejemplares de un mismo tenor y que dirige a diversos destinatarios, a
travs de la cual se comunica una directiva de la autoridad facultada para
impartirla y que tendr vigencia prolongada o por tiempo indeterminado.
8) INFORME: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.8. del
Anexo, un "informe" es un dato u opinin fundados que se da sobre un
asunto determinado y que se dirige de dependencia a dependencia.
9) DICTAMEN: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.9. del
Anexo, un "dictamen" es una opinin que emite un rgano de consulta,
basada en las normas jurdicas de aplicacin y en su caso, en la
jurisprudencia o antecedentes que pudieren existir, y que tiende a orientar
a la autoridad que debe resolver el caso.
10) MEMORANDUM: De acuerdo con lo prescripto en el punto
1.1.10. del Anexo, un "memorndum" es un escrito de uso interno que se
cursa a una autoridad determinada, comunicndole una situacin especial
o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trmite que le
servirn de ayuda memoria para encarar la solucin del caso. En este caso
el texto de la norma aclara que es una documentacin administrativa que
se dirige "de persona a persona".
11) PARTE: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.11. del
Anexo, un "parte" es una comunicacin sinttica que, por lo general, se
efecta a diario o peridicamente, para informar sobre un asunto
determinado. En este caso, el texto tambin aclara que es una
documentacin que se dirige "de persona a persona".
12) PROVIDENCIA: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.12
del Anexo, una "providencia" es un escrito, no sujeto a la emisin de
opinin, que resuelve cuestiones de trmite o peticiones accidentales.
13) DESPACHO TELEGRAFICO: De acuerdo con lo prescripto en el
punto 1.1.13. del Anexo, un "despacho telegrfico" (o "radiotelegrfico") es
el nombre de las notas que se cursan por estos sistemas de comunicacin.
14) EXPEDIENTE: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.14.
del Anexo, un "expediente" es el conjunto de documentos o actuaciones
administrativas, originados a solicitud de parte interesada o de oficio y
ordenados cronolgicamente, en el que se acumulan informaciones,
dictmenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestin
tratada, a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar
a conclusiones que darn sustento a la resolucin definitiva.

II) NORMAS GENERALES PARA LA PREPARACION Y TRAMITACION DE
LA DOCUMENTACION FORMAL ADMINISTRATIVA.
Si bien los puntos 2 a 5 del Anexo del Decreto 333/85 carecen de
aplicacin en el mbito protocolar, el nro. 6 resulta de suma utilidad al
momento de redactar con absoluta correccin formal las notas
administrativas de carcter formal.
El inters protocolar en esta parte del Anexo, radica en que este
punto -adems de contener disposiciones para la elaboracin estructural
de informes, dictmenes, memorandos, partes y providencias- reglamenta
de manera clara y pormenorizada todos los requisitos que deben
observarse al confeccionar y redactar una nota formal en el mbito de la
Administracin Pblica Nacional.
En efecto, al momento de confeccionar una nota protocolar, el lector
deber observar que en la misma se respeten -en primer lugar- todos los
requisitos formales que se transcriben a continuacin.
1) CALIDAD Y FORMATO DEL PAPEL: El papel para las notas
formales debe ser del tipo obra de primera, blanco alisado, de un peso
relativo de 82 gramos por metro cuadrado y de un formato de 210 por 297
milmetros.
2) ESCUDO Y DENOMINACION DE LA REPARTICION U
ORGANISMO: Si la nota debe ser escrita en papel que contenga el escudo
nacional y el nombre de una reparticin u organismo de la Administracin
Pblica Nacional, la impresin de estos ltimos debe hallarse de acuerdo
con lo reglamentado en el punto 5.1.1. del Anexo, sistema ste que
transcribimos a continuacin.
2. a.) ORGANISMOS QUE ASISTEN AL PRESIDENTE DE LA
NACION: las notas debern ser confeccionadas en papel con la leyenda
"Presidencia de la Nacin", seguida por la denominacin del organismo,
impresas en la parte superior izquierda de la hoja, a una (1) lnea debajo
del escudo nacional, en negro y sin relieve. El tipo y tamao de letras y
escudo deben ser como puede verse en el modelo nro. 1 que acompaa al
Anexo del decreto 333/85.
2. b.) ORGANISMOS DEPENDIENTES DEL PRESIDENTE DE LA
NACION: las notas debern ser confeccionadas en papel con la
denominacin del organismo y el agregado "Dependiente de la Presidencia
de la Nacin" impresos en la parte superior izquierda de la hoja, a una (1)
lnea debajo del escudo nacional en negro sin relieve. El tipo y tamao de
letras y escudo deben ser como puede verse en el modelo nro. 2 que
acompaa al Anexo del decreto 333/85.
2. c.) MINISTERIOS Y SECRETARIAS: las notas deber n ser
confeccionadas en papel con el nombre correspondiente, impreso en la
parte superior izquierda de la hoja, a una (1) lnea debajo del escudo
nacional, en negro sin relieve. El de las secretaras de los ministerios llevar
impresa la denominacin a una (1) lnea debajo del nombre del ministerio
del cual dependan. El tipo y tamao de letras y escudo deben ser como
puede verse en el modelo nro. 3 que acompaa al Anexo del decreto
333/85.
2. d.) ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS: las notas debern ser
confeccionadas en papel con el nombre del ministerio o de la secretara en
cuya jurisdiccin funcionen y la denominacin del organismo, impresos en
la parte superior izquierda de la hoja, a una (1) lnea debajo del escudo
nacional, en negro sin relieve. El tipo y tamao de letras y escudo deben
ser como puede verse tambin en el modelo nro. 3 del Anexo. De acuerdo
con este punto el papel de nota de los organismos descentralizados podr
llevar el logotipo en reemplazo del escudo nacional cuando aqul sea
distintivo del organismo.
3) MARGENES: De acuerdo con lo dispuesto en el punto 6.1.2. Del
Anexo del decreto 333/85 los mrgenes que deben ser respetados son los
siguientes: a) Margen izquierdo: 40 mm.; b) Margen derecho: 10 mm. ; c)
Margen inferior: 25 mm.; y d) Margen superior: 50 mm.
4) SANGRIAS: De acuerdo con lo dispuesto en el punto 6.1.2.1. Del
Anexo, los prrafos al comienzo de una nota o despus de punto y aparte,
se iniciarn dejando 10 (diez) espacios a partir del margen izquierdo.
5) LUGAR Y FECHA: Segn lo establecido en el punto 6.1.3. del
Anexo del decreto 333/85, el lugar y la fecha de las notas formales en el
mbito de la Administracin Pblica Nacional debe ser colocado a partir
del centro del espacio dispuesto para el texto y a dos (2) interlneas por
debajo de la ltima lnea del membrete cuando se use papel con impresin
tipogrfica, o dejando un margen superior de 50 milmetros cuando se
usen hojas sin impresin, se colocar el nombre del lugar donde se emite la
nota y, seguidamente, la fecha. Este punto del Anexo aclara que cuando se
emite documentacin en la ciudad de Buenos Aires, debe escribirse
"Buenos Aires" y no "Capital Federal".
Este punto aclara tambin que el espacio correspondiente a la fecha
debe dejarse en blanco hasta que la autoridad que corresponda haya
firmado, oportunidad en la que recin debe ser colocada.

6) ENCABEZAMIENTO: De acuerdo con lo dispuesto en el punto
6.1.4. del Anexo, el encabezamiento debe ser colocado a cuatro (4)
interlneas debajo del lugar y la fecha, y a partir del margen izquierdo, se
escribir, con caracteres maysculos, el nombre del organismo o servicio
al que vaya dirigida la nota.
7) ESPACIOS: De acuerdo con lo establecido en el punto 6.1.5.2. Del
Anexo, las notas deben escribirse a una (1) interlnea, dejando doble
interlnea despus de cada punto y aparte.
8) TEXTO: Segn el punto 6.2 del Anexo el texto de las notas debe
comenzarse a escribir a dos interlneas debajo del encabezamiento y a diez
espacios a contar desde el margen izquierdo de la hoja. La redaccin de
dicho texto debe ser clara, objetiva, concisa y en correcto espaol. Deben
evitarse tanto los prembulos extensos como las expresiones que no se
refieran al objeto de la comunicacin. Tampoco deben utilizarse palabras
en idiomas extranjeros, salvo que sean nombres propios o resulten de
dificultosa o imposible traduccin. Para la iniciacin del texto de notas
externas debe utilizarse la frmula: "Me dirijo a usted..."; mientras que
para el saludo, debe hacerse uso tanto de "Saludo a usted atentamente"
como de "Saludo a usted con atenta consideracin".
Segn lo establecido, al pie de las notas externas -es decir las que se
dirigen fuera del mbito de una reparticin, institucin u organismo- debe
colocarse: a) En el primer rengln: el tratamiento que corresponda, el
nombre del cargo y del organismo a donde va dirigida la nota, b) En el
rengln siguiente: el ttulo profesional o el grado y la palabra "DON", o su
abreviatura, seguida del nombre y apellido del funcionario, y c) En el
ltimo rengln las letras siguientes: "S. / D.". Lo dicho, el propio
Anexo lo grafica con un ejemplo, el cual transcripto en forma completa es
el siguiente:
AL SEOR
MINISTRO DE SALUD Y ACCION SOCIAL
DOCTOR D. N. N.
S. / D.
-----------------


Tambin de acuerdo con el punto 6.2, la correspondencia dirigida a
autoridades extranjeras debe ser escrita en espaol, pudiendo agregarse
una traduccin certificada por traductor pblico cuando fuere solicitada o
se creyere necesaria.
El punto 6.2.1.2. Establece que tanto el texto como la redaccin de
la documentacin administrativa no pueden ser alterados por quien la
reciba para su tr mite, mediante subrayados, trasposiciones, enmiendas,
agregados o cualquier otra modificacin.
Segn el punto 6.2.1.3. Los nombres, apellidos y uso de caracteres
maysculos deben utilizarse segn el procedimiento consagrado en el
punto 2.1.6. , que es el siguiente: a) Los nombres de personas deben
escribirse completos y siempre en su orden natural, es decir, primero los
nombres y despus los apellidos. b) Tambin de acuerdo con este punto,
deben escribirse con caracteres maysculos: los apellidos, ttulos, nombre
de organismos, instituciones, pases y todo aquello que por su importancia
sea conveniente resaltar; debindose escribir del mismo modo las
cantidades, las cuales siempre sern seguidas por su repeticin en
nmeros colocados entre parntesis.
El punto 6.2.1.4. Reglamenta el modo en que deben expresarse y
abreviarse las pesas y medidas en la documentacin administrativa.
Finalmente, y luego de discurrir acerca de una serie de requisitos de
trmite, cuyo tratamiento carece de inters para nuestra materia, el punto
referente al texto de la documentacin administrativa termina disponiendo
algunas normas sobre las frmulas usuales de cortesa y las clases y
colores de tintas que deben utilizarse.
Sobre las frmulas de cortesa nada diremos ahora por cuanto ya
hemos hablado de ellas en la Unidad Temtica referida a los Tratamientos.
En cuanto las clases y colores de tintas que deben ser utilizadas en la
documentacin administrativa, el Anexo establece las siguientes
caractersticas: a) Escritura a m quina: negro fijo; b) Impresos de cualquier
naturaleza: negro; c) Papel carbnico: negro; d) Sellos: azul-negro y e)
Manuscritos: azul-negro.

III) CARACTERISTICA DE LOS SOBRES QUE DEBEN UTILIZARSE
PARA REMITIR DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.
De acuerdo con lo dispuesto en el punto 7 del Anexo del decreto
333/85 para la remisin de documentacin administrativa deben
utilizarse, segn los casos, sobres que respeten lo establecido en las
normas IRAM 3003, en todas sus partes. Asimismo, deben respetarse las
normas IRAM 3412 sobre la "forma de escribir los datos del destinatario y
del remitente y su ordenamiento", e IRAM 3415 sobre la "zona reservada
para franqueo e impresiones de matasello".

IV) CARACTERISTICAS, USO Y COLOCACION DE LOS SELLOS EN LA
DOCUMENTACION FORMAL ADMINISTRATIVA.
El punto 8 del Anexo del decreto 333/85 trata especficamente
acerca del tema de las caractersticas, el uso y la colocacin de los
distintos sellos que pueden utilizarse en la documentacin administrativa.
Sin embargo, no todos los sellos de los que habla este punto
resultan de aplicacin en la comunicacin protocolar, por lo que slo nos
habremos de referir al llamado "sello aclaratorio de firma".
Segn lo dispuesto en la reglamentacin, este sello debe ser de dos
lneas. En la primera debe consignarse el ttulo profesional o el grado, y el
nombre y apellido del firmante y, en la segunda, su cargo o funcin dentro
de la reparticin, institucin u organismo. Las letras de la primera lnea no
deben tener m s de 2 (dos) milmetros y las de la segunda deben ser un
poco ms pequeas, debindose guardar siempre una debida proporcin
respecto de las primeras.
En el sello aclaratorio de firma deben evitarse las abreviaturas, salvo
-como dice el reglamento- que la extensin excesiva de la leyenda las
hiciera necesarias. Cuando exigencias de la funcin o del trmite lo
requieran, se podr agregar en otra lnea el nmero de matrcula, permiso,
etc.



V) LAS CARACTERISTICAS DE USO, LA CALIDAD Y EL FORMATO DE
LA ESQUELA EN LA ADMINISTRACION PBLICA.
El punto 9 del Anexo del decreto 333/85 establece las normas que
deben ser observadas para el uso y la confeccin de esquelas en el mbito
de la Administracin Pblica Nacional.
A continuacin transcribimos en forma ntegra este punto, ya que el
mismo habr de resultar de suma utilidad al momento de referirnos a la
llamada "esquela protocolar".
a) AUTORIDADES QUE PUEDEN UTILIZAR LA ESQUELA Y
LIMITACIONES PARA SU USO:
-Ministros, secretarios, jefes de estado mayor, subsecretarios y
funcionarios con jerarqua equivalente y titulares de organismos
descentralizados y de empresas del Estado cualquiera sea su
denominacin o naturaleza jurdica.
Segn este punto, las esquelas no pueden ser utilizadas para
realizar salutaciones de fin de ao u otras finalidades similares. De
corresponder este tipo de saludos a personas o entidades ajenas a la
Administracin Pblica, ellos se efectuarn a travs de los organismos de
Ceremonial o de Relaciones Pblicas correspondientes.
b) CALIDAD Y FORMATO DEL PAPEL DE LAS ESQUELAS: Las
esquelas deben ser confeccionadas en papel medio hilo, con marca, peso
relativo de 106 gramos por metro cuadrado, con una tolerancia de hasta el
148 por 210 milmetros. La impresin del membrete y del escudo o
logotipo podr ser realizada en el sentido del lado mayor o en el sentido
del lado menor de la hoja. En el primer supuesto, la impresin llevar, en
todos los casos, la denominacin del cargo y del organismo impresas en
una lnea en la parte superior central, en negro sin relieve y a una lnea
debajo del escudo nacional en seco. La impresin sobre el lado menor de la
hoja llevar:
b.1.)Organismos que asisten al Presidente de la Nacin: Papel con la
leyenda "Presidencia de la Nacin" en una lnea la denominacin del cargo,
impresos en la parte superior central de la hoja, en negro sin relieve y a
una lnea debajo del escudo nacional en seco.

b.2.) Organismos dependientes del Presidente de la Nacin: Papel
con la denominacin del organismo en una lnea, y el agregado
"Dependiente de la Presidencia de la Nacin" en otra y, en una tercera, la
denominacin del cargo, impresos en la parte superior central de la hoja,
en negro sin relieve y a una lnea debajo del escudo nacional en seco.
b.3.) Ministerios y secretaras: Papel con el nombre correspondiente
en una lnea y debajo la denominacin del cargo impresas en la parte
superior central de la hoja, en negro sin relieve, y a una lnea debajo del
escudo nacional en seco. El de las secretaras llevar impresa la
denominacin a una lnea debajo del nombre del ministerio del cual
dependan.
b.4.) Organismos descentralizados y empresas del Estado,
cualquiera sea su denominacin o naturaleza jurdica: Papel con el
nombre del ministerio o de la secretara de la cual dependan o en cuya
jurisdiccin acten, en una lnea; la denominacin del organismo en otra
y, en una tercera, el cargo correspondiente impresos en la parte superior
central de la hoja, en negro, sin relieve y a una lna debajo del escudo
nacional en seco o del logotipo si correspondiere.

VI) LAS CARACTERISTICAS DE USO, LA CALIDAD Y EL FORMATO DE
LA TARJETA DE PRESENTACION EN LA ADMINISTRACION PUBLICA.
Tal como lo hemos hecho con la esquela, tambin en el caso de la
tarjeta habremos de transcribir ntegramente su reglamentacin, ya que
ello habr de servirnos luego para realizar el tratamiento de la tarjeta
protocolar.
a) AUTORIDADES QUE PUEDEN UTILIZARLA Y LIMITACION DE
USO:
-Ministros, secretarios, jefes de estado mayor, subsecretarios y
funcionarios con jerarqua equivalente, titulares de organismos
descentralizados y de empresas del Estado cualquiera sea su
denominacin o naturaleza jurdica, directores nacionales o generales,
asesores de gabinete y funcionarios del Servicio Exterior de la Nacin.
De acuerdo con esta reglamentacin las tarjetas no pueden ser
utilizadas para salutaciones de fin de ao u otras finalidades similares. De
corresponder este tipo de saludos a personas o entidades ajenas a la
Administracin Pblica, ellos se efectuarn a travs de los organismos de
Ceremonial o Relaciones Pblicas correspondientes, tal como ya se
encuentra reglamentado para el caso de la esquela.
b) CALIDAD Y FORMATO DEL PAPEL: la tarjeta dentro del mbito
de la Administracin Pblica Nacional debe ser confeccionada en cartulina
opalina, con un peso relativo de 150 gramos por metro cuadrado, con una
tolerancia del 5% en ms o en menos. Su formato debe ser de 55 por 97
milmetros. En una lnea deben ser impresos el ttulo profesional o el
grado, y el nombre y apellido del funcionario, y debajo, en una o dos
lneas, la denominacin del cargo y del organismo. La impresin ser en
negro con relieve ubicada en el centro de la tarjeta debajo del escudo
nacional en seco o del logotipo si correspondiere.


VII) LA COMUNICACION PROTOCOLAR. SUS DIFERENCIAS CON LA
COMUNICACION FORMAL ADMINISTRATIVA.
Como dijramos el principio de la presente Unidad Temtica, la
Comunicacin Protocolar se fundamenta en la Comunicacin Formal
Administrativa, cuyas caractersticas, requisitos y condiciones de uso son
los reglamentados en el Anexo que acompaa al Decreto PEN nro. 333/85.
Sin embargo, entre ambos tipos de Comunicacin existen algunas
diferencias de tal entidad que tanto uno como otro acaban por resultar
inconfundibles y por quedar delimitados a dos mbitos de aplicacin
claramente diferenciados.
1) En primer lugar, cabe destacar que si bien la Formal
Administrativa es la base de la Comunicacin Protocolar, la primera slo
tiene utilidad en el mbito de la Administracin Pblica Nacional,
mientras que la segunda es de aplicacin en todos aquellos organismos,
reparticiones o instituciones, tanto pblicos como privados, en los que
deba realizarse alguna comunicacin con cierto grado de formalidad.
En efecto, mientras el mbito de la Comunicacin Formal
Administrativa es slo la Administracin Central de la Nacin; el de la
Protocolar es mucho ms abarcativo, e incluye a los restantes poderes del
Estado Nacional y los de los estados provinciales, los organismos y
reparticiones municipales, las instituciones privadas, las empresas, y
cualquier otra organizacin de cierto nivel y con alguna complejidad
estructural.
2) La segunda diferencia radica en que la Comunicacin
Administrativa est slo limitada a los tipos de documentacin que
consigna el Anexo del Decreto 333/85; mientras que la Protocolar es
mucho ms amplia tambin en este sentido, y abarca a una serie de
papelera de complejidad y de extensin mayor.
En efecto, mientras la reglamentacin de la Comunicacin
Administrativa se refiere slo a los tipos de documentacin enumerados en
los puntos 1.1, 7, 9 y 10 del Anexo del referido Decreto; la Comunicacin
Protocolar regula una cantidad mayor de documentos, fruto de la adicin
de variaciones a la papelera administrativa tradicional y de algunos
documentos que son puramente protocolares, tanto en sus caractersticas
como en sus usos y formas. Esto ltimo es lo que hemos denominado
como "Papelera Protocolar Bsica", y sobre la cual hablaremos ms
adelante.
3) En tercer lugar, la Comunicacin Protocolar no utiliza algunas de
las reglamentaciones que se encuentran dispuestas para la Comunicacin
Administrativa.
Por ejemplo, en la Comunicacin Protocolar no se escribe en el
reverso de la hoja, mientras que en la Administrativa s se lo hace (v. p. ej.
segundo prrafo del punto 6.1.2. y punto 6.1.5.1. del Anexo dec. 333/85);
en la Comunicacin Administrativa pueden salvarse correcciones y
enmiendas, tanto como realizarse anotaciones marginales (v. p. ej. Punto
6.1.5.3. Del Anexo cit.), todo lo cual est absolutamente vedado en la
Comunicacin Protocolar; entre otras diferencias.

4) En cuarto lugar, la Comunicacin Formal Administrativa se
encuentra regida por un principio que hemos denominado como de
"Economa Administrativa"; mientras que la Comunicacin Protocolar se
halla sometida a un imperativo de estilo, que nosotros hemos denominado
principio de "Formalidad Protocolar".
El punto 6.1.5.4. Del Anexo del Dec. 333/85 -que rige la
Comunicacin Administrativa- es uno de los ejemplos con los que puede
explicarse esta diferencia. En efecto, el punto referido establece lo
siguiente: "Aprovechamiento del papel: cuando un organismo cambie de
denominacin, se seguir utilizando el papel en existencia hasta que se
agote totalmente, tachando en el membrete el nombre anterior y colocando
en su lugar a mquina, el que corresponda". Por el contrario, la
Comunicacin Protocolar -que se encuentra regida por el principio que
hemos llamado de "Formalidad"- no acepta en modo alguno este
aprovechamiento del papel con la anterior denominacin, y exige -en
cambio- que se emita la nota en cuestin en el papel que lleve la
denominacin actual y correcta de la reparticin, organismo o institucin.
En suma, mientras la Comunicacin Administrativa consiente que se
utilice el papel con membrete hasta agotar su stock; la Protocolar exige
que realice una urgente reimpresin del mismo, al menos para emitir
aquellas comunicaciones que sean de carcter estrictamente ceremonial.
5) Otra de las diferencias entre ambos tipos de Comunicacin, radica
en el hecho de que la Administrativa se encuentra ceida a utilizar las
frmulas de iniciacin y de saludo que reglamenta el Anexo del Dec.
333/85; mientras que la Protocolar se encuentra habilitada a utilizar todas
aquellas frmulas de iniciacin y de saludo que autorizan tanto la
tradicin protocolar como las prcticas del Ceremonial internacional.
6) En cuanto a la utilizacin de grafas y papeles, la Comunicacin
Administrativa se encuentra ceida a lo prescripto en el Anexo; mientras
que la Protocolar se halla slo condicionada por el buen gusto y por la
jerarqua protocolar de quien emite la comunicacin. En efecto, la
Administracin Central debe emitir sus comunicaciones en los papeles y
con las grafas que prescribe el Anexo para cada documento en particular;
mientras que la Comunicacin Protocolar permite la utilizacin de todo
papel y de toda grafa que se avengan a los cnones del buen tono, de la
etiqueta y de la oportunidad de emisin. Es decir, que la comunicacin
debe guardar el estilo de la redaccin formal, debe hallarse a la altura de
quien la emite y de quien la recibe, y -finalmente- debe ser emitida en
tiempo y forma oportunos.
7) En la utilizacin de la "esquela" radica otra de las diferencias
existentes entre ambos tipos de comunicacin. En efecto, mientras el
punto 9.1. del Anexo que reglamenta la Comunicacin Administrativa
prohbe en forma expresa la utilizacin de la esquela para enviar
salutaciones de fin de ao u otras similares; es prctica generalmente
aceptada de la Comunicacin Protocolar que la esquela es uno de los
medios idneos para responder cualquier tipo de saludos.
Debido a lo prescripto en el punto citado, toda respuesta a un
saludo de fin de ao -por ejemplo- debe ser formulada por la autoridad
ceremonial de la reparticin; mientras que la Comunicacin Protocolar
exige que todo funcionario, magistrado o dirigente institucional bien
nacido responda en forma inmediata y directa todo saludo que le haya sido
cursado a l en forma personal y de acuerdo con los principios y las
formas que rigen el Ceremonial escrito.
Por otro lado, los funcionarios de otros poderes no podran cumplir
jams lo preceptuado en una norma como la que prescribe la segunda
parte del punto 9.1., sobre todo, porque no pueden responder los saludos
que le fueron cursados a ttulo personal a travs de los organismos de
Ceremonial de la institucin que los nuclea. Por ejemplo, si un diputado o
un juez de primera instancia es saludado a ttulo personal es l quien debe
responder el saludo, ya que resultara por dems improcedente que fuera
la Jefatura de Ceremonial de la Cmara de Diputados o la de la Corte
Suprema de Justicia quienes lo hicieran por aqullos.

VIII) LA PAPELERIA PROTOCOLAR BASICA.
La Papelera Protocolar Bsica es el conjunto de elementos de
comunicacin protocolar con el que todo funcionario, magistrado o
dirigente institucional debe contar para cumplir de forma acabada con
todos sus compromisos comunicacionales de acuerdo con las pautas
relacionales del Ceremonial.
La Papelera Protocolar Bsica se conforma de los siguientes
elementos de comunicacin:
a) Papel carta, de dos tipos: a.1.) Papel carta funcional y, a.2.) Papel
carta personal.
b) Papel esquela.
c) Tarjetas de presentacin, de dos tipos: c.1.) Tarjeta de
presentacin funcional y, c.2.) Tarjeta de presentacin personal. Si el
funcionario, magistrado, empresario o dirigente institucional es casado,
tambin deber contar con Tarjetas de presentacin conyugales.
d) Tarjetn polivalente, de dos tipos: d.1.) Tarjetn polivalente
funcional y, d.2.) Tarjetn polivalente personal. Tal como sucede con el
caso sealado en el punto c) para el caso de las tarjetas de presentacin, si
el funcionario, magistrado o dirigente institucional es casado, deber
contar asimismo con un Tarjetn polivalente conyugal.
e) Tarjetas de invitacin, en especial del tipo polivalente. En el caso
de que el funcionario, magistrado o dirigente institucional sea casado,
deber contar con tarjetas de invitacin conyugales.
f) Sobres, de dos tipos: f.1.) Sobres funcionales y, f.2.) Sobres
personales.

IX) EL PAPEL CARTA.
Tal como lo hemos dicho en el punto precedente, el funcionario,
magistrado, empresario o dirigente institucional que deba cumplir con las
normas comunicacionales del Ceremonial debe contar con dos tipos de
papel carta: uno funcional y otro personal.

IX.a.) EL PAPEL CARTA FUNCIONAL: El tipo de papel carta
funcional es aqul que se encuentra membretado con la denominacin del
organismo, reparticin, empresa o institucin que dirige el funcionario,
magistrado, empresario o dirigente institucional. Puede o no llevar el
escudo nacional o el logo, segn lo que disponga la reglamentacin general
de la Administracin (v.gr. Dec. 333/85), o por normativas particulares del
organismo, reparticin, empresa o institucin que aquellos dirijan.
Para el caso de la Administracin Pblica Nacional las
caractersticas del papel carta funcional son las enumeradas en el punto 6
del Anexo del Dec. 333/85, es decir que, tal como ya lo hemos sealado
oportunamente, debe ser un papel obra de primera, blanco alisado, con un
peso relativo de 82 gramos y una medida de 21 cm. por 29.7 cm.. Este
papel lleva el escudo nacional o logo institucional en el ngulo superior
izquierdo.
Para el caso de otros organismos, empresas o instituciones que no
tengan reglamentada su etiqueta comunicacional, lo correcto es que
tambin traten de utilizar un tipo de papel que no resulte inferior ni en
medida ni en calidad al descripto en el prrafo anterior, es decir, siempre
blanco y en una medida no inferior a los 210 por 297 milmetros.
Sin embargo, si el organismo, reparticin, empresa o institucin que
no pertenece al mbito de la Administracin Pblica Nacional desea
contar con un papel carta de una calidad mayor a la anteriormente
descripta, tanto en gramaje como en impresin, puede hacerlo sin que
obste a ello impedimento protocolar alguno. No obstante, debe tener en
cuenta que dicho papel, aunque sea de alto gramaje o lleve impresin a
relieve y logotipo a colores naturales, siempre deber ser blanco, ya que no
debe utilizarse para la comunicacin protocolar papelera de color.
Los emisores que no pertenecen a la Administracin Central se
encuentran autorizados a imprimir tanto su denominacin como su
escudo o logo identificatorio, en el centro de papel, cercanos al confn
superior del mismo. El escudo o el logo no deben imprimirse jams en el
ngulo superior derecho del papel.
En cuanto a la grafa que debe utilizarse en la impresin del papel
carta protocolar, diremos que debe ser preferentemente de tipo inglesa o
similar, debindose reservar las grafas ms modernas u originales para la
papelera comercial o la informal. La nica excepcin que podra hacerse
en este tema es cuando la grafa forma parte inescindible de la
denominacin o de la marca comercial, con lo cual no hay ms remedio
que respetar la grafa en cuestin aunque contravenga abiertamente las
reglas tradicionales de la ortodoxia grfica protocolar.
Cualquiera sea el emisor, habr de tenerse especialmente en cuenta
que las notas protocolares slo deben escribirse en el anverso de la hoja,
ya que la utilizacin del reverso se encuentra reservada exclusivamente
para el caso de las notas de tipo administrativo. En ningn caso se
admiten en las notas protocolares las correcciones, las enmiendas o las
anotaciones marginales, ni an cuando fueren debidamente salvadas.
Tampoco pueden emitirse notas protocolares en un papel que no lleve la
denominacin actual y correcta del organismo, reparticin o institucin
remitente.
En cuanto a la redaccin de las notas protocolares, diremos que
rigen las mismas normas que reglamentan las notas administrativas,
aunque con ciertos agregados de estilo, propios del Ceremonial escrito.
Tales normas son las que a continuacin se detallan.
Los mrgenes de las notas protocolares pueden ser los mismos que
los dispuestos para las administrativas; es decir, de 40mm. Para el margen
izquierdo, de 10mm. Para el margen derecho, de 25mm. Para el margen
inferior y de 50mm. Para el margen superior. Las sangras deben ser de 10
espacios, a partir del margen izquierdo, luego de cada punto y aparte.
Tambin en las notas protocolares el lugar y la fecha se colocan a
partir del centro del espacio reservado al texto y a dos interlneas por
debajo del membrete.

La redaccin de las notas protocolares se realiza en tercera persona,
y comienza con el encabezamiento, en el cual debe hacerse correcta
mencin del tratamiento y nombre completos y correctos del receptor,
seguidos del nombre de su ciudad de residencia o la palaba PRESENTE, si
la comunicacin se entrega en mano. El encabezamiento debe escribirse
completamente en caracteres maysculos.
Cuando el encabezamiento se coloca al final de la primera carilla, se
lo denomina pie de nota, y tambin se escribe enteramente en maysculas.
Respecto del pie de nota debe tenerse especialmente en cuenta que el
mismo debe escribirse siempre al final de la primera pgina de la nota,
aunque esta ltima tenga ms de una carilla. En este caso, al finalizar el
texto de la primera pgina habrn de tipearse hacia la derecha de la
interlnea previa al pie de nota tres barras (///) o bien un punto, una
barra y un punto (./.), o bien dos puntos, una barra y dos puntos (../..),
para aclarar que el texto contina en la pgina siguiente.
Luego del encabezamiento, y a cuatro o cinco interlneas del mismo,
se escribe el tratamiento o ttulo o forma de cortesa correspondiente al
receptor de la nota. Es decir, "De mi consideracin", "Seor Ministro",
"Seor Embajador", etc.
A ttulo informativo, y para mejor comprensin de la bibliografa
extranjera en materia de Ceremonial escrito, diremos que el
"encabezamiento" en ingls se denomina "style" y en francs "reclame";
mientras que el "tratamiento o frmula de cortesa" en ingls recibe el
nombre de "address" y en francs el de "appel".
En cuanto a la frmula de cortesa que puede emplearse en las notas
protocolares, diremos que la Administracin Pblica Nacional slo autoriza
la utilizacin de aqulla que dispone el cargo del funcionario a quien se
destina la comunicacin, precedido del tratamiento de "Seor"; es decir
"Seor Presidente de la Nacin", "Seor Presidente del H. Senado de la
Nacin", "Seor Ministro", "Seor Senador", etc. (al respecto v. planilla
complementaria del punto 6.4.1. del Anexo del Decreto PEN 333/85).

Los emisores que no pertenecen a la Administracin Central se
encuentran autorizados por la costumbre protocolar a utilizar otros
encabezamientos, tales como por ejemplo: "Excelentsimo Seor",
"Ilustrsimo Seor"(para el caso de autoridades extranjeras que tienen
derecho a este ttulo), "Muy Seor mo", "Muy Seora ma", "De mi
consideracin", "De mi mayor consideracin", "De mi ms alta y respetuosa
consideracin", "De mi ms alta y distinguida consideracin", "De mi
distinguida consideracin", "Distinguido Seor", "Distinguida Seora", etc..
Luego del texto de la nota protocolar se coloca el "saludo" o
"antefirma".
Las notas protocolares emitidas por organismos o reparticiones de la
Administracin Pblica Nacional deben utilizar nicamente las antefirmas
reglamentadas por el decreto PEN 333/85. Segn dicha reglamentacin,
contenida en la planilla complementaria del punto 6.4.1. del Anexo del
referido decreto, las antefirmas en el mbito administrativo sern las
siguientes: A) "Dios guarde al Seor Presidente" (para los presidentes de la
Nacin, la Corte Suprema de Justicia, del Senado y de la Cmara de
Diputados) y B) "Saludo a usted atentamente" para todos los dems
destinatarios.
Tambin en este caso, los emisores que no pertenecen a la
Administracin Central pueden hacer uso de una mayor variedad de
"antefirmas". A ttulo de ejemplo, transcribimos algunas de las anterfirmas
consideradas como aptas para el uso protocolar: "Saludo a V.E. con mi
ms alta y respetuosa estima", "Saludo al Seor Ministro con mi ms alta
y distinguida estima", "Saludo al Seor Embajador con mi ms alta y
distinguida consideracin", "Saludo a usted muy atentamente", "Saludo al
Seor Ministro muy atentamente", etc..
La firma en las notas protocolares se impone al finalizar el texto,
hacia el margen derecho del papel.
Si la nota debe ser firmada por ms de una autoridad del organismo,
reparticin o institucin remitente, debe respetarse entre ellas el estricto
orden de su precedencia; debiendo tenerse siempre en cuenta que slo
habrn de firmar dos autoridades por lnea, firmando la de mayor
jerarqua siempre a la derecha de la primera.
Grficamente el sistema sera el siguiente:
a) Para el caso de dos autoridades: (2) (1)

b) Para el caso de tres autoridades: (2) (1)
(3)

c) Para el caso de cuatro autoridades: (2) (1)
(4) (3)

IX.b.) EL PAPEL CARTA PERSONAL: El tipo de papel carta personal
es aqul que debe utilizar el funcionario, magistrado, empresario o
dirigente institucional para cursar aquellas comunicaciones que emite a
ttulo personal.
Si bien el papel carta personal no reconoce ninguna otra normativa
constitucional que la costumbre protocolar, diremos que por lo general
suele tener las mismas medidas que el papel carta funcional, es decir,
21cm. por 29.7cm.. Por lo dems, tanto el gramaje como las grafas
quedan al arbitrio del gusto y el buen tono de cada uno.
Como nica norma que indica la costumbre protocolar, diremos que
el papel carta personal debe llevar la impresin del nombre o el
monograma de su propietario en el mismo lugar en que el papel carta
funcional lleva el escudo o el logo institucional, es decir, en el ngulo
superior izquierdo de la hoja.
Este tipo de papel puede llevar impresa la direccin y el nmero
telefnico del emisor, pero ello no es indispensable, ya que hay cartas
personales y usos del papel personal que no conllevan respuesta, y colocar
el remitente implicara obligar al destinatario a contestar.
En todo caso, debe tenerse en cuenta que las cartas que se emiten
en este tipo de papel no llevan ninguna clase de sello aclaratorio de la
firma del emisor, por lo que en la papelera personal es por dems
importante que los nombres y apellidos sean firmados de manera legible,
sin rbricas ni medias letras.

Una de las razones por las cuales se aconseja siempre el papel de
color blanco y la impresin de grafas sobrias en este tipo de papelera en
particular, es por el hecho de que en ella pueden enviarse cartas de
psame o deben emitirse comunicaciones durante un perodo de luto de su
emisor.
Debe tenerse en cuenta que resulta opuesto a los ms bsicos
principios del respeto protocolar, el emitir notas de psame o
comunicaciones durante un perodo de luto propio en una papelera de
color o con alguna impresin de fantasa.
Una costumbre protocolar muy difundida hasta no hace mucho
tiempo y que an se respeta en algunos mbitos de Occidente en los que
se siguen los estrictos cnones de la etiqueta clsica, es contar con un
papel carta especial para perodos de luto, impreso en colores oscuros y
contorneado por un reborde negro. Nada obsta a que -en la actualidad- el
funcionario tenga previsto en su papelera protocolar bsica, este tipo
especial de papel rebordeado para emitir sus cartas personales durante un
perodo de luto.

X) EL PAPEL ESQUELA.
Para el caso de la Administracin Pblica Nacional la calidad y el
formato del papel esquela deben atenerse a lo dispuesto en el punto 9 del
Anexo del Dec. PEN 333/85; es decir, que debe ser un papel de medio hilo,
de 148mm. Por 210mm. y de unos 106 gramos por metro cuadrado de
peso relativo.
Por lo general, en los mbitos ajenos a la Administracin Central el
papel esquela no sobrepasa ni en alto ni en ancho las medidas citadas en
el prrafo anterior, ya que estas ltimas son las ms extendidas en
nuestro pas.
Tanto dentro como fuera de la Administracin Pblica Nacional, el
escudo o logotipo y la denominacin de la reparticin, el organismo o la
institucin pueden ser impresos en cualquiera de los dos anchos de la
hoja; es decir, permitiendo que el texto sea escrito en la hoja tanto en
sentido vertical como horizontal.

La diferencia primordial existente entre la nota y la esquela no es
slo el tamao del papel o la posibilidad de escribir en forma horizontal o
vertical; sino que la esquela comienza con la firma y la aclaracin del
emisor y termina con el lugar y la fecha de la emisin.
La aclaracin del nombre del firmante tanto puede ser impuesta en
sello como puede ir impresa ya en el papel a varias interlneas despus del
logo y la denominacin de la reparticin, organismo o institucin.
El texto de la esquela, que como ya se ha dicho comienza luego de la
firma y de la aclaracin de la firma del emisor, debe escribirse en tercera
persona y, por lo general, se inicia con frases tales como las siguientes:
"NN. Director General de XX (firma y sello aclaratorio) saluda a ZZ y tiene
el agrado de comunicarle que..."; "NN. Director General de XX (firma y sello
aclaratorio) se complace en presentar sus muy atentos saludos a ZZ y
tiene el agrado de comunicarle que..."; "NN Director General de XX (firma y
sello aclaratorio) se complace en saludar a ZZ y tiene el agrado de
comunicarle que ..."; etc...
Por lo general, una esquela de este tenor se emplea en el ambiente
protocolar para agradecer presentes, invitaciones y saludos, para enviar
felicitaciones por el Fin de Ao, la Navidad y otras festividades religiosas o
de cualquier tipo de otras colectividades, para aceptar una invitacin, para
enviar excusas por no poder concurrir a algn acto, recepcin o
ceremonia, etc.
Existe otro tipo de esquela, a la cual el Ceremonial espaol le otorga
el nombre especfico de "Saluda". Los "Saludas" son una suerte de
esquelas, cuya diferencia con las usadas en nuestro pas es que suelen
tener una parte de su texto impreso y la otra mecanografiada. El texto
comienza llevando impreso el cargo de la persona y el organismo o
institucin a la que pertenezca. Debajo, bien centrado y en un tipo de letra
igual pero de tamao mayor lleva la palabra "SALUDA"; luego de sta y
sobre el margen izquierdo del papel la letra "a" seguida de dos puntos.
Luego de esta letra "a:" se coloca mecanografiado el nombre del
destinatario.

Debajo del nombre mecanografiado del destinatario, y hacia el
margen izquierdo comienza otra frase impresa en el papel, con un texto
similar al que sigue: "y tiene el gusto de comunicarle que: seguido del
texto de la esquela mecanografiado.
Finalizado el texto mecanografiado, el "Saluda" lleva impreso en el
centro el nombre completo del emisor, seguido abajo de una frase impresa
como la que sigue: "aprovecha esta ocasin para expresarle su
consideracin personal" o "aprovechando para expresarle su consideracin
ms distinguida".
Por ltimo, sobre el margen derecho, lleva impreso el nombre de la
ciudad, el da mecanografiado, luego "de" (impreso), el mes mecanografiado
y -finalmente- "de" (impreso) y el ao mecanografiado.