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SECCIN 15
FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin de clculo,
referencia, deduccin o interpretacin de las celdas
de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de
clculo es el manejo de las frmulas.

Aunque muchas de las operaciones que se hacen
con las frmulas se pueden hacer con una
calculadora tpica, en una hoja de clculo se tiene
la ventaja de que se dispone de todos los datos al
mismo tiempo y que la operacin se indica una
sola vez, posteriormente se efectuar sobre los
datos deseados.

Creacin de una frmula
Una frmula se captura en la misma forma en que
se captura cualquier otro tipo de informacin en
una celda. Por ejemplo, si tuviramos los
siguientes datos:

Producto Precio Cantidad Total
Tubos 2" $3.2 5 $16
Perico $45.69 6 $274.14
Llave
Steelson
$26.3 9 $236.7
La tabla anterior se refleja en Excel de la siguiente
manera:

La columna de TOTAL es el resultado de la
multiplicacin de PRECIO por CANTIDAD. Por lo
tanto, es aqu donde se puede crear una frmula en
lugar de hacer varias multiplicaciones.

Para este ejemplo se escribe en la celda D2 porque
es donde va a estar el resultado de la operacin, es
decir, el total; se tiene que hacer la multiplicacin
de la celda B2 por la celda C2, porque son las
celdas donde se encuentran los valores de PRECIO
y CANTIDAD. La forma de escribir la frmula
directamente en la celda es =B2*C2 donde al dar
<Intro> o con el botn en la barra de formulas
ser aceptada.

Se puede escribir directamente sobre la celda, pero
Excel brinda la facilidad de hacerlo de la siguiente
forma:
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o)
Siempre para comenzar una frmula se
debe hacer con el signo igual (=), y con
esto le indicamos a Excel que lo que
viene a continuacin es el contenido de
la frmula.

2o) Despus, se debe escribir el contenido de la
frmula, es decir, sus referencias y operaciones. La
celda escogida tendr una lnea punteada, si hubo
un error y esa no era la celda, tan slo d un clic en
la celda deseada.

3o) Despus de que la celda ya est escrita, se
escribe el operador, que en este caso es *, y se
repite el paso 2 para la siguiente celda.

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4o) La frmula ya est lista, slo falta aceptarla. Se
puede aceptar con la tecla <Intro>, con el botn
de la barra de frmulas o dando clic en
Aceptar.
En la celda aparece el resultado de la operacin
que se indica en la frmula. Sin embargo, sabemos
que es una frmula porque en la barra de frmulas
sigue apareciendo la frmula tal y como se
escribi.

Otra forma de introducir las referencias para una
formula dentro de la celda, es con la ayuda del
ratn, donde le podemos dar un clic a la celda
deseada. La celda escogida tendr una lnea
punteada, si hubo un error y esa no era la celda, tan
slo d un clic en la celda deseada.

La frmula ya est lista, slo falta aceptarla. Se
puede aceptar con la tecla <Intro>, con el botn de
la barra de frmulas o dando clic en Aceptar.

En la celda aparece el resultado de la operacin
que se indica en la frmula. Sin embargo, sabemos
que es una frmula porque en la barra de frmulas
sigue apareciendo la frmula tal y como se
escribi.

Otra manera de generar una formula para realizar
la multiplicacin de celdas (producto), es
posicionarse en la celda donde se desea se haga el
clculo y escribir la palabra producto, la cual
indica a Excel que deseamos hacer uso de dicha
funcin. Una vez que indiquemos el signo de =
debemos escribir la palabra producto, y
posteriormente indicar con un parntesis (el
inicio de los argumentos que incluir nuestra
formula, es decir, las celdas que deseamos
multiplicar, en este punto, la celda que contendr
la formula, deber lucir como se ilustra a
continuacin:

Para indicar las celdas que deseamos multiplicar,
podemos hacer uso de cualquiera de los mtodos
descritos anteriormente, y al finalizar obtendremos
el total de la operacin en la celda indicada.

Una vez que hayamos indicado una formula para
la celda de total, no es necesario volver a escribirla
para el resto de las celdas en las que requerimos un
total, ya que la frmula que se escribi, tambin
puede servir para los siguientes filas sin necesidad
de volverla a escribir en cada una de ellas. Tan
slo tiene que copiarse hacia abajo con cualquiera
de los mtodos vistos en la seccin 2, pero el ms
rpido y sencillo es con el apuntador del ratn, y
copiando rpidamente el contenido hacia abajo.
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Al copiar una frmula automticamente van a
cambiar las filas si se copia hacia arriba o hacia
abajo, y sus columnas si se copia hacia la izquierda
o derecha.

Por lo que en cada fila o columna se tendra la
frmula correspondiente y sera equivalente a
escribir la frmula celda por celda, slo que ms
rpido y ms sencillo.

De esta forma, se realiz la operacin deseada
rpidamente y, adems, se tienen otras ventajas. La
primera es que si se hacen cambios en las celdas
de PRECIO o CANTIDAD, automticamente la
operacin de la frmula se actualiza.

Prioridades de los operadores
Cuando se realizan varias operaciones, el orden en
el que sern realizadas es:

1
o
) Multiplicaciones y Divisiones
2
o
) Sumas y restas

Recuerde que las operaciones que primero se
realicen sern las que se encuentren dentro de los
parntesis. Por ejemplo:

Frmula Resultado
=2+4*5 22
=(2+4)*5 30
=5+6/4+3*2 12.5
=(5+6)/(4+3)*2 3.14285714
=((5+6)/(4+3))*2 3.14285714
Direccionamiento de celdas
Como se vio anteriormente en esta seccin, al
copiar una frmula hacia la derecha o izquierda,
cambian las columnas, y al copiar una frmula
hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en
ciertos casos puede ser una desventaja, porque es
posible que deseemos tener algn dato constante y
la referencia de su celda no debe cambiar. Una
solucin a esto podra ser que se hiciera una
frmula por cada celda, pero no es una solucin
eficiente, porque mientras ms datos se tengan ms
tediosa ser esta tarea.

Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular
el cambio de pesos a dlares:

La operacin es muy sencilla, una simple divisin.
Pero qu sucede cuando esa frmula se copia
hacia abajo?

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Nota: Las celdas C7, C8, C9 muestran una serie de
caracteres especiales con un indicador de
error. Esto se explicara a detalle al final de
esta seccin.

Como se copi hacia abajo, los valores de las filas
cambiaron. En la barra de frmulas se puede ver
que el contenido de la celda C10 es la frmula que
divide a B10 entre B6, no es el resultado esperado,
la operacin adecuada debera ser B10 entre B2.

Sin embargo, podemos ver que la operacin
realizada en la celda C6 est correcta, la frmula
en esta celda es B6 entre B2. Todos los valores en
este caso, deben de dividirse entre B2 que es el
tipo de cambio del dlar aproximado en estos
momentos, por lo tanto, la celda que no debe
cambiar es la B2.

La frmula que est en la celda C6 est correcta, lo
nico que debemos hacer es indicarle que no
cambie su columna o fila al momento de copiarse
y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $
antes de la referencia de la celda.

Celda Copiando / Copiando /
B2 A2 / C2 B1 / B3
$B$2 $B$2 / $B$2 $B$2 / $B$2
B$2 A$2 / C$2 B$2 / B$2
$B2 $B2 / $B2 $B1 / $B3
La misma frmula se puede editar con la tecla
<F2> y posteriormente con la tecla <F4> Excel
automticamente proporciona las combinaciones
de smbolos $ segn se desee.

Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta
obtener la combinacin deseada.

Si utilizamos la primera combinacin, tendramos
lo siguiente:

Ahora, vamos a incluir otros datos:

Copiando la frmula que tenemos en C6, no va a
cambiar ni la columna ni la lnea. Se puede hacer
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otra frmula ms, pero se puede aprovechar la que
ya se tiene, simplemente con hacerle un cambio.

La frmula de C6 es =B6/$B$2 que quiere decir
que no va a cambiar la columna ni la fila, pero
como lo que nos interesa que se mantenga
constante es la fila, podemos cambiar la frmula a
=B6/B$2.

Si copiamos esta frmula hacia abajo y hacia la
derecha, los clculos son correctos y tan slo
utilizamos una frmula:

Y podramos seguir aadiendo datos y se va a
seguir utilizando la misma frmula.

Podemos tener referencias absolutas cuando no
va a cambiar ni la columna ni la fila (como $B$6),
referencias relativas cuando va a cambiar la
columna como ($B6) o la fila como (B$6) y
referencias mixtas cuando se combinan relativas
con absolutas como ($B6*B$7).

Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se
pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas.
Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al
momento de realizar operaciones con los datos.

Rastreo de Error

Cuando aparece un error en una formula, Excel
nos brinda la nueva facilidad de utilizar esta
opcin para conocer cual fue la causa y as poder
hacer las correcciones necesarias. Cuando se
presenta un error aparece una marca de color verde
en el extremo izquierdo de la celda en la que
se encuentra el error.

Adicionalmente al posicionarnos en la celda que
contiene el error aparece el botn
Obtenindose el siguiente men al dar clic en
dicho botn:

Error en valor Mediante esta opcin se indica el
tipo de error y su contenido
variar de acuerdo al error que se
haya presentado.

Ayuda sobre este error La ayuda se
desplegar, proporcionando
informacin ms detallada sobre
el tipo de error que se presenta, tal
como sus posibles causas.

Mostrar pasos de clculo Nos despliega la
siguiente pantalla:

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Al dar clic en el botn , se desplegar
la pantalla siguiente:

Dando clic en el botn , como nos
indica la pantalla anterior, se desplegare la
siguiente pantalla:

Podemos dar nuevamente un clic sobre el botn
, el cual nos mostrar la siguiente
referencia que se evaluar, a travs de la pantalla
que a continuacin se muestra:

Las pantallas de evaluacin nos permiten ir
siguiendo las referencias establecidas para realizar
los clculos en la formula que establecimos, a fin
de poder encontrar el error cometido o la razn por
la cual no se pudo completar nuestro calculo.

Otra opcin de rastreo del error dentro de las
formulas de Excel, es haciendo uso del botn
, el cual nos desplegar la
pantalla siguiente:

El mensaje que nos despliega nos indica el
procedimiento que se estaba llevando a cabo en el
clculo. Al terminar de analizar la posible causa
del error, damos clic en , el
cual nos desplegar la pantalla siguiente:

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De esta forma se puede rastrear paso a paso la
formula o podemos hacer uso de la funcin de
Evaluar nuevamente.

En el transcurso de las pantallas de evaluacin, se
va mostrando el paso que se esta efectuando, por
medio de un cambio en el color. En este caso el
color azul nos indica donde se encuentra el error
de la formula.

Omitir error Da la facilidad de indicar que el
resultado obtenido debe ser considerado
como valor y no como error.

Modificar Barra de formulas de herramientas
Con esta facilidad es posible acceder de
forma directa a la formula para modificar
y rescribirla a travs del modo de edicin
de celda.

Opciones de comprobacin de error
Mediante esta opcin es posible sealar
las condiciones de verificacin de una
formula.

Las opciones para la comprobacin de errores las
podemos establecer en la caja de dilogo siguiente:

Esta caja se pude obtener de igual manera si en el
men Herramientas se elige la opcin
Comprobacin de errores.

Realice el ejercicio 15 del Cuaderno de
Ejercicios.
Preguntas de repaso
1. Qu es una frmula y para qu sirve?
2. Describa brevemente en que se pueden
utilizar las frmulas en sus actividades
cotidianas
3. Escriba en la lnea el resultado de las
operaciones sealadas usando las prioridades
de los operadores de Excel:
3+4*5+6/2___________________________
(3+4)*5+6/2_________________________
(3+4)*(5+6)/2________________________
((3+4)*(5+6))/2_______________________
4. Qu tecla se utiliza para colocar smbolos
de referencia absoluta ($) en las frmulas?