Unidad 3: Mejorando el uso de Excel

Mejorando el uso de Excel

En esta unidad vamos a mejorar nuestro dominio de Excel. Aprenderemos cómo añadir columnas y filas, dar formato a las celdas, trabajar con
fórmulas y funciones, realizar gráficos, y a crear tablas dinámicas. ¡Empecemos!

Agregar filas y columnas a nuestra hoja de cálculo

Es muy común que, con el tiempo, nuestros documentos de Excel vayan creciendo y sumando cada vez más datos. Por eso, el programa nos
permite agregar filas y columnas para añadir nuevos datos a medida que los necesitamos.

Podemos agregar columnas o filas de a una por vez o podemos agregar varias columnas o filas juntas. Veamos cómo hacerlo.

Paso a paso
Para insertar una sola columna:
1. Seleccioná la columna junto a la cual querés agregar la nueva columna. Para seleccionar toda la columna podés hacer clic en su parte
superior, en la letra que la identifica.
2. Seleccioná Insertar en el grupo de funciones “Celdas”.

3. Hacé clic en Insertar columna de tabla.

Listo. Ya tenemos nuestra nueva columna para ingresar nuevos datos.

Para insertar una sola fila:

El procedimiento para agregar una fila es similar al que acabamos de ver para las columnas.

1. Seleccioná la fila junto a la cual querés agregar la nueva. Para seleccionar toda la fila podés hacer clic a la izquierda, en el número que la
identifica.
2. Seleccioná Insertar en el grupo de funciones “Celdas”.

3. Hacé clic en Insertar fila de hoja.

Listo. Ya tenemos nuestra nueva fila para ingresar nuevos datos.

También podés agregar columnas o filas haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre las columnas o filas y luego, seleccionar la opción
Insertar columnas / filas.

Supongamos que en nuestro ejemplo de librería queremos conocer la ganancia que

nos deja la venta de los productos. Para eso necesitamos conocer, además del
precio de venta, el costo de los productos, es decir, lo que nos sale a nosotros
comprarlo. ¿Cómo lo hacemos?

Para sumarle los datos del costo de los productos necesitamos agregar una columna e ingresar los valores correspondientes.

1. Para eso hacemos clic con el botón derecho en la D de la columna que tiene el precio por unidad.
2. Seleccionamos Insertar columnas / Insertar columna de hoja y agregamos una nueva columna a la que le ponemos el nombre, “Costo”
Agregar varias columnas o filas simultáneamente
Para agregar varias columnas o filas simultáneamente el procedimiento es igual que en el caso anterior salvo que seleccionamos en nuestra tabla
la cantidad de columnas o filas que queremos agregar.

Paso a paso
1. Seleccionamos en nuestra tabla varias columnas o filas consecutivas con datos.
2. Hacemos clic dentro del grupo Edición en Insertar, y luego en Insertar columnas o filas, de acuerdo a nuestras necesidades.
Eliminar columnas o filas
Si necesitamos eliminar columnas o filas el procedimiento es muy similar al que usamos para insertarlas.

Paso a paso
1. Seleccioná cualquier celda de la columna o fila que quieras eliminar.
2. Hacé clic en Inicio y en el grupo de funciones Edición hace clic en > Eliminar columnas (o filas) de la hoja.
También podés realizar este paso haciendo con el botón derecho del mouse en la parte superior de la columna y luego seleccionar Eliminar. En el
caso de las filas, podés hacer clic sobre el número de fila con el botón derecho del mouse y luego hacer clic en Eliminar.

Mover o copiar celdas y contenido de celdas

Hasta ahora vimos cómo agregar datos en una celda y hacer operaciones básicas con ellas. ¿Pero qué hacemos si queremos copiar o mover el
contenido de una celda a otra?

Paso a paso
1. Para copiar el contenido de una celda posicionate con el mouse en la celda que querés copiar.
2. En el menú inicio hacé clic en el ícono de copiar.
 3. Posicionate en la celda donde querés copiar el contenido. Hacé clic en el botón Pegar, también en el menú Inicio.

También podés copiar el contenido de una celda posicionándote en ella y presionando las teclas CTRL y C simultáneamente. Para pegar el
contenido copiado posicionate con el mouse en una celda vacía y presioná las teclas CTRL y V simultáneamente.

Cuando copiamos el contenido de una celda en otra, la primera celda no se modifica. Solo duplicamos ese contenido en otra parte de la hoja de
cálculo.

Mover el contenido de la celda

Si en lugar de copiar el contenido de una celda a otra queremos mover esos datos tendremos que “cortarlo” de la primera celda y pegarlo en la otra.
Podés hacer esto de dos maneras: moviendo el contenido con el mouse o seleccionando la función “Cortar”.

Paso a paso
Mover el contenido de la celda con el mouse
1. Ubicá el puntero del mouse sobre el borde de la celda que querés mover.
2. Cuando el puntero se transforme en un puntero de movimiento , arrastrá la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

Mover el contenido de una celda usando la función “Cortar”

1. Para cortar el contenido de una celda posicionate con el mouse en la celda que querés cortar.
2. En el menú inicio hacé clic en el ícono de cortar.

3. Posicionate en la celda donde querés copiar el contenido. Hacé clic en el botón Pegar

Formatos de número
Como ya vimos, en Excel podemos trabajar con números y textos. Pero, además, tenemos la posibilidad de distinguir entre distintos tipos de
número. Por ejemplo, no es lo mismo que un número se refiera a un porcentaje, a una moneda, a un título o a una fecha. Para distinguir entre estas
clases de números podemos aplicarles un formato diferente a cada uno.

Paso a paso
Para distinguir entre los distintos tipos de números, tenés que agregar un formato determinado a las celdas que los contienen. Estos formatos
pueden ser, entre otros, moneda, porcentajes, fechas, número o texto.
 1. Seleccioná las celdas que contienen números a los que querés cambiarles el formato.
2. Hacé clic en la pestaña Inicio y después clic en la flecha en el cuadro General.

También podés realizar este cambio de formato seleccionando las celdas que contengan los números que querés modificar, hacer clic con el
botón derecho del mouse y seleccionar la opción Formato de celdas. En la pestaña Número hace clic en el formato elegido y luego en aceptar.

Queremos darle a la columna de costo y a la de precios un formato que nos indique

que se refieren a precios expresados en moneda. ¿Cómo lo hacemos?
 1. Seleccionamos toda la columna de costo
2. En el grupo de funciones Número del Menú Inicio seleccionamos Moneda

Este es el resultado:
 En este enlace podrás encontrar un tabla con la explicación de los distintos
formatos de número en Excel.

Fórmulas y funciones
Una fórmula es un conjunto de instrucciones matemáticas que permiten realizar cálculos de una manera abreviada.

Para agregar una fórmula tenemos que posicionarnos en una celda vacía y empezar escribiendo el signo =. A continuación ingresamos un número
de celda o un valor numérico, el símbolo para hacer la operación matemática (+-*/) y otro número de celda o valor numérico al que se aplicará la
operación.

Si queremos sumar todos los valores del rango F2:F9 entonces nos posicionaríamos en una celda nueva e ingresaríamos lo siguiente:
=F2+F3+F4+F5…

Esta manera es correcta, pero un poco esforzada, ya que tenemos que ingresar manualmente todas las celdas que queremos sumar. Una función
nos permite hacer este proceso mediante una sola instrucción.

Para verlo vamos a utilizar la función SUMA, que permite sumar todos los valores de un rango. Así, en lugar de escribir =F2+F3+F4+F5… podemos
escribir =SUMA(F5:F12)

Con esto le estamos pidiendo a Excel que nos sume todos los valores que encuentre en la columna F, entre la celda F5 y F12.

EJEMPLO
En nuestra hoja de cálculo de librería queremos sumar el total de artículos vendidos. ¿Cómo lo
hacemos?

Cómo escribir una función

Como dijimos, las funciones se escriben con el signo igual, luego el nombre de la función y entre paréntesis las celdas a las que se aplicará esa
función.

Las funciones siempre tienen este mismo orden o sintaxis:

=NOMBRE DE LA FUNCION (CELDA 1; CELDA 2; CELDA 3)

Notá que las celdas están separadas por el signo de punto y coma (;)

Si aplicamos la función sobre un rango de celdas, es decir sobre celdas contiguas, podemos escribir solo primera celda, el signo de dos puntos (
y la última celda del rango.

=NOMBRE DE LA FUNCION (CELDA 1: CELDA 3)

Otras funciones
Además de la SUMA, Excel nos permite aplicar muchas más funciones a nuestra hoja de cálculo. Algunas de ellas son:

Función PROMEDIO: Devuelve el promedio de un conjunto de celdas. Por ejemplo: Ejemplo:

=PROMEDIO (A2:B2)
Función SI: Esta fórmula permite que Excel nos devuelva una determinada respuesta si se
cumple una condición. Por ejemplo, en una hoja de cálculo en la que guardamos calificaciones
de los alumnos podemos “preguntarle” al programa si en una celda tenemos un valor mayor
que 4, y si esto correcto, que en la celda nos escriba “APROBADO”. Y si no es correcto, es decir
si el número es menor a 4, le pediremos que nos escriba “DESAPROBADO”. En ese caso la
función se escribiría así =SI (B1:D1 >4;”APROBADO”;”DESAPROBADO”). Notá el uso de las
comillas “” en los textos. Sin ellas la función no servirá.
Función SUMAR SI: Es la combinación de la función SUMAR con la función SI. Nos permite
sumar solo aquellas celdas que cumplen con determinada condición. Por ejemplo:
=SUMAR.SI(A1:A45,“>1000”). Esta función nos sumará todos los números entre las celdas A1 y
A:45 que superen el valor 1000.

Las fórmulas y funciones son lo que hacen a Excel tan potente y tan útil.
Conocerlas te abrirá un mundo de posibilidades para realizar tareas y resolver
problemas con datos.
Podés descargar un material con una lista más completa de fórmulas y cómo
utilizarlas desde esta página.
 En nuestra Hoja de cálculo de Librería vamos a pedirle a Excel que:

Nos sume los precios de aquellos productos que superen los $10
Nos de el promedio del dinero ingresado por ventas
Nos informe si hemos vendido más de 10 unidades de cartuchos de tinta.

¿Cómo lo hacemos?

a- Sumar los precios de aquellos productos que superen los $10.

- Nos ubicamos en la celda en la que queremos obtener el resultado e ingresamos la siguiente fórmula:

Con esta fórmula le estamos pidiendo a Excel que nos sume todos los valores del rango siempre que supere el valor de 10.

b- Promedio del dinero ingresado por ventas

Para facilitar esta operación agregamos a nuestra hoja de cálculo una columna con el dinero ingresado por las ventas de los diferentes artículos.

Nos posicionamos en la celda en la que queremos obtener el resultado y escribimos la siguiente fórmula:
c- Que nos informe si hemos vendido más de 10 unidades de cartuchos de tinta.

Excel nos permite combinar fórmulas y funciones. Para ello escribimos la función y simplemente le agregamos la fórmula con la operación que
queremos realizar.
Por ejemplo, si a la suma de un rango de celdas F5:F12 queremos multiplicarla por el número 6, en la celda en la que queremos que se muestre el
resultado tendríamos que escribir: =SUMA(F5:F12)*6

Aclaración importante a la hora de copiar una fórmula

Una fórmula es una instrucción que le dice a Excel que haga operaciones con ciertas ubicaciones de celdas. Si cambiamos la celda en la que está la
fórmula cambiarán las ubicaciones de las celdas sobre las que vamos a operar.

En otras palabras, el “idioma” de la fórmula en lugar de decirle al programa “sumá 20 + 15”, le dice “sumá la celda que está tres casilleros más arriba
y uno a la derecha”. Por eso, si cambiamos la ubicación de la fórmula vamos a ver que esos tres casilleros más arriba y uno a la derecha nos van a
dar una ubicación bien distinta según el caso.

Por ejemplo:

Si nos posicionamos en la celda C13 y queremos que nos dé el resultado de la suma de las celdas C5 a C12, ingresamos la fórmula
=SUMA(C5:C12)

El resultado de esta suma es 611.

Si copiamos esta fórmula a la celda F13 el resultado no es 611 sino 209, porque lo que nos suma no son los valores que están en el rango C5 a C12
sino los del rango E5:E12.

Gráficos
Otra función muy potente de Excel es la que nos da la posibilidad de crear gráficos para representar los datos y sus relaciones. La opción gráficos
nos permite mostrar visualmente lo que está pasando con nuestra información. Por ejemplo, podemos visualizar si nuestras ventas aumentan o
disminuyen, cuáles son los artículos que más se venden, etc.0

Paso a paso
1. Para usar la función gráficos de Excel seleccioná de la tabla los datos que queremos mostrar visualmente.
2. Hacé clic en el menú Insertar en la opción Gráficos recomendados.

3. Seleccioná un gráfico para obtener una vista previa.

4. Hacé clic en Aceptar.

Para nuestra librería queremos tener un panorama general del negocio, y además, ver qué
artículos se venden más. ¿Cómo lo hacemos?

1. Seleccionamos la tabla.
2. A continuación hacemos clic en Gráficos recomendados
3. Elegimos el gráfico de barras agrupadas
Este gráfico nos muestra toda la información de nuestra tabla, pero podemos elegir que nos muestre solo algunas variables. Por ejemplo, que nos
muestre solo la cantidad vendida, para ver qué artículo se vendió más.

Para eso seleccionamos el gráfico y el ícono de filtro que aparece junto a él.

A continuación, seleccionamos solo los datos que queremos que nos muestre. En este caso, la opción ventas.
Tablas dinámicas
Para finalizar esta unidad vamos a ver las Tablas Dinámicas. Estas tablas son “dinámicas” porque nosotros podemos decirle en cualquier momento
qué información nos muestra y cuál no, de acuerdo a nuestras necesidades.

La tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que nos permiten hacer comparaciones y detectar
tendencias en ellos.

Paso a paso
Crear una tabla dinámica es un proceso de dos partes. Primero creamos la tabla y luego, le indicamos a Excel qué datos queremos que incluya.

1. Seleccioná las celdas a partir de las cuales querés crear una tabla dinámica (los datos no deben tener filas o columnas vacías).
2. En el menú Insertar hacé clic en Tabla dinámica.
3. Seleccioná los datos que querés analizar. Puede ser la tabla entera o un rango de celdas. Para seleccionar el rango hacé clic en la flecha de
la derecha y marcá en la hoja de cálculo el rango de celdas. Una vez seleccionado, volvé a hacer clic en el ícono de la flecha.
4. Elegí dónde vas a colocar el informe de tabla dinámica. Puede ser en una nueva hoja de cálculo o en una hoja de cálculo existente). Para
poner la tabla en la misma hoja de cálculo hacemos clic en la flecha y seleccionamos en la hoja las celdas en las que queremos que
aparezca.
Ahora solo nos falta decirle a Excel qué datos queremos que nos muestre y cómo (si en filas o columnas), marcando las casillas en la parte derecha
de la pantalla y arrastrándola hacia los cuadrados de abajo.

Veámoslo más claramente con un ejemplo:

En una de las hojas de cálculo de nuestro documento librería.xls tenemos algunos datos sobre nuestros clientes, cuánto gastaron y la forma de
pago.

¿Cómo podemos ver en forma resumida cuánto dinero cobramos por las ventas de acuerdo a la forma de pago de cada cliente?

Primero, seleccionamos nuestra tabla y desde Insertar, creamos nuestra tabla dinámica.
A continuación, desde la columna de la derecha (Campos de la Tabla dinámica), colocamos el total de compras en el casillero de Valores (ya que es
el total que queremos conocer), luego colocamos el campo de cliente en las filas y la forma de pago en las columnas.

 Moodle Docs para esta página

Ejemplo de tabla dinámica total gastado por cliente y por forma de pago.

Es mucho lo que puede hacerse con una tabla dinámica. Esperemos que este sencillo ejemplo los invite a explorar más acerca de sus usos y
posibilidades.

En la próxima unidad, la última que le dedicaremos a Excel veremos cómo enviar por correo electrónico un documento, cómo guardarlo en la “nube”
y cómo colaborar con otras personas en nuestro libro.

Última modificación: Sunday, 19 de September de 2021, 20:28

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