Manual de Prevencion de Lavado de Activos
Manual de Prevencion de Lavado de Activos
Manual de Prevencion de Lavado de Activos
MANUAL DE PREVENCIN DE
LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIAMIENTO DEL
TERRORISMO Y OTROS DELITOS
Aprobado en Directorio
20/07/2012
Actualizacin 21/09/2012
ltima actualizacin
Pgina
2 de 35
NORMAS INTERNAS
INDICE
Pg.
1.
GENERALIDADES
1.1
Antecedentes
03
Objetivo
03
Alcance
03
03
1.2
1.3
1.4
Definiciones Bsicas
POLTICAS
09
11
SEALES DE ALERTA
26
DE LA INFORMACIN Y SEGURIDAD
27
PROCEDIMIENTO DE CONSERVACION DE
DOCUMENTOS
28
29
FUNCIONES
29
34
10 DE LAS SANCIONES
11
34
ANEXOS
35
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
1.
Pgina
3 de 35
NORMAS INTERNAS
GENERALIDADES
1.1 Antecedentes
El lavado de activos, tambin conocido como lavado de dinero o blanqueo de capitales se
compone de una serie de tcnicas y procedimientos llevadas a cabo por una persona,
natural o jurdica, tendiente a ocultar el verdadero origen del dinero proveniente de
actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera.
1.2 Objetivo
El objetivo de este Manual de Prevencin de Lavado de Activos y Financiamiento del
Terrorismo y otros Delitos, en adelante denominado como Manual, es evitar mediante la
utilizacin del personal o servicios de Generali Ecuador Compaa de Seguros S.A., en
adelante la Compaa, el lavado de activos y financiamiento de delitos, disminuyendo as
el riesgo reputacional, salvaguardando el bienestar de empleados y funcionarios y
cumpliendo con las disposiciones legales vigentes.
1.3
Alcance
Definiciones Bsicas
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
4 de 35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
5 de 35
NORMAS INTERNAS
Cliente potencial.- Es la persona natural o jurdica que ha consultado por los servicios o
productos de las empresas de seguros y compaas de reaseguro, y que pueda estar
interesado en acceder a un producto o servicio diferente o nuevo;
Colaboradores cercanos.- Incluye a aquellas personas que se benefician del hecho de ser
cercanos a la persona polticamente expuesta, tales como, sus colaboradores de trabajo,
asesores, consultores y socios personales;
Compaa de reaseguros.- Las compaas annimas autorizadas por la Superintendencia
de Bancos y Seguros, constituidas en el territorio nacional, y las sucursales de empresas
extranjeras establecidas en el pas, de conformidad con la ley; y, los reaseguradores
extranjeros que mantengan su registro vigente en la Superintendencia de Bancos y
Seguros; y, cuyo objeto es el otorgar coberturas a una o ms empresas de seguros por
los riesgos que stas hayan asumido, as como el realizar operaciones de retrocesin;
Contratante de reaseguros.- Persona jurdica que suscribe con una entidad reaseguradora
un contrato de reaseguros;
Contratante de seguros.- Persona natural o jurdica que suscribe con una entidad
aseguradora una pliza o contrato de seguros;
Criterios de riesgo.-Son los elementos sustentados que bajo cada factor de riesgo
previamente definido, permiten evaluar dicho factor;
Debida diligencia.- Es el conjunto de polticas, procesos y procedimientos que aplica la
entidad, a sus accionistas, clientes, empleados, prestadores de servicios de seguros, y
mercado, para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento de lavado
de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos;
Debida diligencia mejorada, reforzada o ampliada.- Es el conjunto de polticas, procesos y
procedimientos diferenciados, ms exigentes, exhaustivos y razonablemente diseados
en funcin de los resultados de la identificacin, evaluacin y diagnstico de los riesgos,
que aplica la entidad para prevenir el cometimiento del lavado de activos y financiamiento
del terrorismo y otros delitos;
Debida diligencia simplificada.- Es el conjunto de polticas, procesos y procedimientos,
que bajo la responsabilidad de la entidad, conforme su perfil de riesgo, aplica con menor
intensidad a sus clientes para prevenir que se la utilice como un medio para el
cometimiento del delito de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros
delitos;
Elementos de prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros
delitos.- Son las polticas, procesos, procedimientos, documentados formalmente,
estructura organizacional, el sistema de control interno, infraestructura tecnolgica,
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
6 de 35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
7 de 35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
8 de 35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
9 de 35
NORMAS INTERNAS
extranjeros
registrados
en
la
2.
POLITICAS
2.1
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
10 de
35
NORMAS INTERNAS
2.2
Establecer los lineamientos que adoptar la compaa frente a los factores de riesgo de
exposicin al lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos;
Determinar estrictos procedimientos para el inicio de las relaciones contractuales con los
clientes; y, para el monitoreo de operaciones de aquellos clientes que por sus perfiles
operacional y de comportamiento, por las funciones que desempean o por la cuanta y
origen de los recursos financieros que administran, pueden exponer en mayor grado, a la
compaa al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos;
Designar al (los) responsable (s) de llevar la relacin con el cliente, quien (es) deber (n)
aplicar las polticas de prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y
otros delitos.
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
11 de
35
NORMAS INTERNAS
2.4
2.5
3.
3.1.
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
12 de
35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Proceso:
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
13 de
35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
14 de
35
NORMAS INTERNAS
Pago de Siniestros:
Documento de Uso Interno
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
15 de
35
NORMAS INTERNAS
Este proceso est a cargo del rea de siniestros Vida y no Vida bajo la responsabilidad
de los Jefes de Siniestros respectivos.
Antes de tramitar el pago de un siniestro, el jefe de siniestros respectivo deber:
o
o
o
o
De los beneficiarios
Generali Ecuador Compaa de Seguros S.A a travs del departamento de Siniestros y Comercial
segn corresponda a cargo de los Jefes respectivos, identificar al (los) beneficiario (s) final (es) de
todos los productos que suministren.
En el momento que el beneficiario (s) pretenda ejercer sus derechos, deber llenar el formulario de
Beneficiario de persona natural o jurdica
En los contratos de seguro, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario final sea una persona
diferente al solicitante o contratante, deber requerirse la informacin al momento de la
vinculacin. Excepcionalmente, cuando el solicitante o contratante demuestre legalmente las
razones que le impiden suministrar la informacin o documentacin de aquellos, se exigir la
informacin del beneficiario final al momento de la presentacin del reclamo o pago del siniestro.
En todos los casos cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario final no suministren la
informacin exigida, en el momento de la presentacin del reclamo o pago del siniestro, la
operacin ser considerada inusual.
En los casos de seguros de vida y de accidentes personales con la cobertura de muerte, en los
que los asegurados instituyan beneficiarios, a los parientes comprendidos hasta el cuarto grado de
consanguinidad o hasta el segundo grado de afinidad, y cnyuge o conviviente bajo el rgimen de
unidad de hecho, no se requerir solicitar la informacin de los beneficiarios; pero si se hubiere
instituido como beneficiario a una persona que no est comprendida en los lazos de
consanguinidad o afinidad y calidades antes mencionadas, la documentacin referente a los
beneficiarios deber ser requerida.
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
16 de
35
NORMAS INTERNAS
o
o
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
17 de
35
NORMAS INTERNAS
Cruce de listas Peps con la que cuente la compaa con la base de datos de
clientes de la compaa.
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
18 de
35
NORMAS INTERNAS
El valor asegurado anual por una o varias plizas de un cliente sea igual o superior a
cuatrocientos mil dlares de los Estados Unidos de Amrica (US$ 400.000,00);
Exista duda que el cliente acta por cuenta propia o exista certeza de que no acta por
cuenta propia;
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
19 de
35
NORMAS INTERNAS
Cuando personas naturales utilicen personas jurdicas como empresas pantalla para
realizar sus operaciones;
Se trate de no residentes;
Las que correspondan a las seales de alertas definidas, entre las que constarn como
mnimo las establecidas por el organismo de control; y,
En aquellos clientes que la institucin los identifique con una categora de riesgo mayor.
Cuando se efecten pagos por concepto de primas, en seguros o reaseguros de vida, a travs de
transferencias electrnicas de fondos, se identificar al ordenante y/o beneficiario de stas,
registrando con la transferencia o mensaje relacionado, a travs de la cadena de pago, la siguiente
informacin: nombres y apellidos, direccin, pas, ciudad y entidad financiera ordenante. En caso
de que el mensaje relacionado contenga informacin se capturar la misma.
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
20 de
35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
21 de
35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
22 de
35
NORMAS INTERNAS
Ver anexo 8
3.7.1 Proceso para la aplicacin de la poltica Conozca su empleado
Verificar que los candidatos a empleados no consten dentro de los listados de la
OFAC y del CONSEP.
Verificar que los empleados entreguen los documentos necesarios para la vinculacin
de acuerdo al art. 23 de la Resolucin JB-2147-2012.
Verificar informacin suministrada.
3.7.2 Proceso para la Actualizacin de datos del Personal
Actualizar la base de datos del personal cada ao y cada vez que haya alguna
modificacin en informacin suministrada al responsable del rea de Recursos
Humanos.
Llevar un expediente individual por cada empleado, con datos personales y
referencias que contenga la siguiente informacin:
o
o
o
o
o
o
o
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
23 de
35
NORMAS INTERNAS
3.7.3 De los miembros del Directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados.El responsable del rea de recursos humanos mantendr actualizada la informacin de los
miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados, y solicitar justificativos en caso de
detectarse variantes. Se excepta de esta obligacin el certificado de antecedentes penales que
se lo requerir por una sola vez al inicio de la relacin contractual.
Los datos e informacin requerida a los miembros del Directorio, ejecutivos, funcionarios
y empleados sern actualizados anualmente, y se deber:
Determinar si los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de la
entidad mantienen un nivel de vida compatible con sus ingresos habituales, para lo
cual debe realizarse anlisis peridicos de su situacin patrimonial y de no existir tal
compatibilidad o si sta no es justificada, comunicar al Oficial de Cumplimiento para
que pueda ser presentado a Comit de Cumplimiento y as sea reportado a la Unidad
de Anlisis Financiero UAF, observando el procedimiento establecido para el reporte
de operaciones inusuales e injustificadas.
Evaluar a los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de las entidades
del sistema de seguro privado que demuestren conductas inusuales o fuera de lo normal en
relacin al control de la prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y
otros delitos. De no encontrarse justificativo para tales conductas, se los reportar a la Unidad
de Anlisis Financiero - UAF, observando el procedimiento para el reporte de operaciones
inusuales e injustificadas.
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
24 de
35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
25 de
35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
26 de
35
NORMAS INTERNAS
Las industrias o sectores econmicos sobre las cuales se ha identificado con mayor
frecuencia tipologas de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos,
es decir, las que representan mayor riesgo;
Los ciclos o perodos en las que rigen las actividades econmicas de sus clientes.
Con la informacin detallada en el prrafo anterior, se generar tres controles de gran importancia:
Mediante la matriz de riesgo elaborada por la compaa, en donde constarn criterios, factores y
categoras de riesgo; servir a travs de sus resultados, como base para la realizacin de un
monitoreo y control permanente en prevencin de lavado de activos y financiamiento del
terrorismo y otros delitos.
La metodologa adoptada por la compaa de los factores de riesgo y sus cambios ser revisada
por el comit de cumplimiento.
4.
SEALES DE ALERTA
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
27 de
35
NORMAS INTERNAS
COBRANZAS
El cliente quiere cancelar un valor de prima en efectivo que sobre pasa el umbral de
$10,000.
SINIESTROS
Se realiza la venta de algn salvamento y el cliente paga en efectivo una suma que
sobre pasa el umbral de $10,000.
EMPLEADOS
Que frecuente e injustificadamente se ausentan del lugar de trabajo.
Que a menudo descuadran caja con explicacin insuficiente o inadecuada.
Que impiden que otros compaeros de trabajo atiendan a determinados clientes.
Que utilizan su direccin personal para recibir la documentacin de sus clientes.
INTERMEDIARIOS
El intermediario da informacin falsa.
Intermediarios ubicados en zona roja o con influencia de narcotrfico.
Intermediarios incluidos en listas restrictivas.
Retencin de primas por parte del intermediario.
Tener ms de dos clientes en un ao con operaciones sospechosas o inusuales.
Documento de Uso Interno
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
5.
Pgina
28 de
35
NORMAS INTERNAS
DE LA INFORMACIN Y SEGURIDAD
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
29 de
35
NORMAS INTERNAS
6.
FUNCIONES
8.1
Directorio
El Directorio, en lo relativo a prevencin de lavado de activos y financiamiento del
terrorismo y otros delitos, tendr, como mnimo, las siguientes funciones:
Aprobar y emitir las polticas generales para la prevencin de lavado de activos y
financiamiento del terrorismo y otros delitos en el marco de las disposiciones de este
captulo;
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
30 de
35
NORMAS INTERNAS
8.2
Comit de Cumplimiento
El Comit de Cumplimiento estar conformado por el representante legal o su delegado, un
miembro del directorio, el responsable del rea comercial o su delegado, el responsable del
rea tcnica o su delegado, el responsable de control interno, el oficial de cumplimiento y el
asesor legal o su delegado. Los funcionarios delegados constan con el mismo poder de
decisin que los titulares. La delegacin no exime al titular de su responsabilidad.
Tiene las siguientes funciones:
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
31 de
35
NORMAS INTERNAS
8.3
Unidad de Cumplimiento
Depende directamente del Directorio y estar dirigida por el Oficial de Cumplimiento. Es la
principal encargada de proteger a la entidad y de prevenir el lavado de activos y
financiamiento del terrorismo y otros delitos en los productos y servicios, as como de velar
por el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, manuales y polticas
internas, prcticas, procedimientos y controles internos en materia de prevencin de lavado
de activos, por parte de todos y cada uno de los miembros de la compaa.
8.4
Oficial de Cumplimiento
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
32 de
35
NORMAS INTERNAS
Formular las estrategias de la entidad para establecer los controles necesarios sobre la
base del grado de exposicin al riesgo de lavado de activos y financiamiento del
terrorismo y otros delitos;
Propender que las polticas, procesos y procedimientos respecto de la prevencin de
lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos sean adecuados y
actuales;
Verificar la aplicacin de procedimientos especficos para prevencin de lavado de activos
y financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de los empleados;
Controlar permanentemente el cumplimiento de las polticas Conozca a su accionista",
"Conozca su cliente, Conozca su empleado, Conozca su mercado y Conozca su
prestador de servicios de seguros;
Verificar permanentemente, en coordinacin con los responsables de las diferentes reas
de la entidad controlada, que todas las operaciones cuenten con los documentos de
soporte definidos en el presente captulo;
Coordinar los esfuerzos de monitoreo con las distintas reas de la entidad, identificando las
fallas en el programa de prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y
otros delitos;
Documento de Uso Interno
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
33 de
35
NORMAS INTERNAS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
34 de
35
NORMAS INTERNAS
8.5
Auditores
El Auditor Interno y los Auditores Externos deben verificar, dentro del ejercicio de sus
atribuciones que la Compaa cumpla estrictamente con lo dispuesto en este Manual y a
informar oportunamente, tanto a los directores y administradores de la entidad la
existencia de irregularidades.
8.6
Asesor Legal
Actuar como secretario, quien elaborar y llevar las respectivas actas de todas las
sesiones, las que debern llevarse en forma cronolgica y encontrarse debidamente
numeradas y foliadas.
9
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
35 de
35
NORMAS INTERNAS
Todos los aos se presentar a la alta Gerencia el Plan de Capacitacin del siguiente ao
en donde constarn los programas a efectuarse y el procedimiento para evaluar el
alcance de los programas.
10
DE LAS SANCIONES
11
ANEXOS
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO
Pgina
36 de
35
NORMAS INTERNAS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
APROBADO EN DIRECTORIO
UNIDAD DE
CUMPLIMIENTO