La Recepcion de Los Materiales en La Organizacion Empresarial
La Recepcion de Los Materiales en La Organizacion Empresarial
La Recepcion de Los Materiales en La Organizacion Empresarial
"RECEPCIN DE MATERIALES"
Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de
fbricas y almacenes, estos se recepcin en forma apilada en el camin de
transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para
empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable
de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar
el ingreso de los productos, para que el jefe de almacn verifique la disponibilidad
de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de
acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto, finalizando en los
productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con
separadores de cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas
trmicas. La manipulacin de los productos.
"FUNCIONES DE LA RECEPCIN DE MATERIALES
Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra
y el remito.
Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a
los vendedores.
Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
Entregar la mercadera a los almacenes.
"NORMAS PARA LA RECEPCIN MATERIALES"
Debe ajustarse a:
pr
oveedor para hacer el embarque y la facturacin de los
materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior.
El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que,
puedan identificarse con el pedido, para fines de comparacin. El departamento de
Almacn tendr una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar
todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el nmero debe
estar ya impreso, nunca puesto a mano.
FECHAS DE EMISIN Y DE ENTREGA
Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso de materiales.
NOMBRE Y DOMICILIO DEL PROVEEDOR
Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago,
reclamaciones, etc.
MOTIVACIN Y CONDICIONES DE PAGO
En las instrucciones sobre la facturacin se debe establecer el nmero de copias
necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden
de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compaas en la nota
de pedido usan clusulas indicando que no se admitirn letras, a menos que exista
un acuerdo concreto en ese sentido.
LUGAR DE LA ENTREGA
Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de
la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incmodas.
TRANSPORTE
Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril, vapor, avin, etc.
DESCRIPCICN DE LO QUE SE COMPRA
La descripcin de los diferentes artculos pedidos debe de ser especificada. Si se
trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designacin o descripcin clara de
cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que corresponden.
Si se trata de impresos: cantidad, especificacin suscrita de la forma o trabajo
encargado, etc.
VERIFICAR LA FACTURA DE PROVEEDOR
Precios, condiciones, descuentos, etc., cuando se recibe el pedido
COMPROBACION DE FACTURAS
Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad,
esta comprobacin debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y
el resultado del conteo fsico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de
los excesos a los defectos en los embarques o envos. De esa manera se evita el
pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos:
Calidad
Si la calidad no esta de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el
pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios
El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que
deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los
materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de
compras a travs de su orden.
Condiciones
Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los
departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia,
debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y
daos sufridos, para determinar la reclamacin correspondiente.
Guas de Remisin o Envos
En oportunidades, los materiales vienen acompaados de simples de remisin o
guas de despacho.
REA DE RECEPCIN
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin.
Condiciones que impiden el flujo rpido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr
que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de
mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo
ms corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de la
fluidez con que stas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo
estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones
del rea de recepcin pueden ser los siguientes (dados aqu como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehculos;
b) Andenes;
c) Zona de maniobras de estiba;
d) Zona de inspeccin;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medicin (bscula)
ZONA DE INSPECCIN
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para
descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el cual se
realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepcin de
material, este tiene como finalidad primordial verificar que el nmero de piezas
coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que luego
formen parte del control de inventario del almacn.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede
a confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la
nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la recepcin de descritos en
lo antes mencionado.
RECEPCIN CUALITATIVA
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son
iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones
previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable
constatar la calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada
exclusivamente por personal tcnico calificado.
Tambin es importante citar que como parte fundamental de un buen
almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes
factores que ayudan en administracion de los materiales almacenados.
Estos factores son:
Control de Inventarios
Anlisis en la Rotacin
Anlisis de stock.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el
proveedor hasta el consumidor. La administracin de la calidad enfatiza el
compromiso administrativo de llevar una direccin continua y extenderla a toda la
empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
Mejoramiento Continuo: La administracin del control de calidad requiere de un
proceso constante, que ser llamado mejoramiento continuo, donde la perfeccin
nunca se logra pero siempre se busca.
Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los problemas
de control de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no con el
desempeo del empleado por lo tanto la tarea consiste en disear el equipo y los
procesos que produzcan la calidad deseada.
Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos
involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide:
Las tcnicas para construir la confianza de los empleados incluyen:
1. La construccin de redes de comunicacin que incluyan los empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados de
produccin.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.
Crculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se
renen en forma regular para resolver problemas relacionados con el trabajo,
reciben capacitacin de planeacin en grupo, solucin de problemas y control
calidad estadstico.
Benchmarking (Puntos de Referencia): Hacer Benchamarking involucra la seleccin
de un estndar de desempeo demostrado para los procesos o actividades muy
similares a los suyos. La idea es apuntar hacia un objetivo y luego desarrollar un
estndar o Benchmarking contra el cual comparar:
Un modelo para establecer referencia en donde se debe:
Determinar el estndar de referencia.
Hacer equipo.
Identificar a los socios de Benchmarking.
Recolectar y analizar informacin sobre el estndar de referencia.
Tomar accin para igualar el Benchmarking.
Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados
para instrumentar la administracin del control de calidad, y este es un esfuerzo
continuo, cada uno en la organizacin, debe ser entrenado en las tcnicas de
administracin del control de calidad Entre sus Herramientas se encuentran:
Despliegue de funciones de calidad.
Graficas de Pareto.
Diagramas de Causas y Efectos.
Graficas de Flujo.
Control Estadstico del Proceso.
Caractersticas de una Organizacin con Administracin con Control de Calidad
Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del cliente.
Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con los procesos o productos,
no con los problemas de la gente.
La primera prioridad es la calidad.
La gerencia esta comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de
confianza.
Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin.
Las personas son el recurso importante.
Trabajo en equipo es la norma.
La Capacitacin esta dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.
PROCEDIMIENTOS DE LA RECEPCION DE MATERIAL
Aunque los buenos procedimientos son muy importantes para que los embarques
se hagan en forma apropiada y para dar seguridad a los materiales almacenados,
es posible que los ms importantes, aunque tambin los que se descuiden ms a
menudo, sean los procedimientos de recepcin. Todos los controles de
responsabilidad y de inventarios de la bodega comienzan con la recepcin
apropiada de los artculos. Las cuentas inexactas, la identificacin equivocada de los
productos y la recepcin de materiales daados como productos vendibles, son
consecuencia de los procedimientos inadecuados de recepcin.
El concepto bsico que debe regir los procedimientos de recepcin es que hay que
inspeccionar concienzudamente los materiales que llegan, contarlos con exactitud,
clasificarlos apropiadamente, y disponer inmediatamente de ellos. Esa disposicin
comienza con la clasificacin de los productos ya sea como inventarios vendibles o
no vendible Si se clasifican como inventarios no vendibles, habr que hacer una
clasificacin y disposicin adicionales, por ejemplo presentar reclamaciones a los
transportistas y proveedores o aceptar que los daos se causaron en la bodegas
Los siguientes procedimientos detallados de recepcin amparan las principales
operaciones necesarias para la aceptacin apropiada de los materiales en una
bodega.
En los procedimientos de reclamaciones se incluyen sus tipos generales, los
problemas comunes y las normas para su presentacin /Caractersticamente la
presentacin de reclamaciones incluye muchas alternativas, dependiendo tanto de
las reglamentaciones gubernamentales como de las compaas. Las descripciones
generales que se usan en la parte de reclamaciones de esos procedimientos, tienen
por objeto ayudar a la administracin a valorar las diversas alternativas
ese tiempo para ahorrarse el tiempo requerido para llenar la forma de reclamacin.
Todas las prdidas deben paradas con las reclamaciones al transportista. Cualquier
sobrante deber notificarse al proveedor.
Reclamos a los Proveedores
a) Las bodegas usarn la forma de reclamaciones internas nmero para presentar
reclamaciones al proveedor por prdidas o daos. Las bodegas se cercioran
primeramente de que las prdidas o daos no se debieron al transportista, lo que
dara por resultado la presentacin de una reclamacin en su contra y no contra el
proveedor.
b) Las bodegas aplicarn los mismos principios generales a las reclamaciones por
concepto de prdidas y daos contra los proveedores que las ya descritas para
reclamaciones contra los transportistas.
c) La presentacin de reclamaciones de calidad es responsabilidad de las divisiones.
Las bodegas slo deben participar en esa funcin de reclamaciones tan slo hasta el
punto de aconsejar a las divisiones sobre problemas evidentes de calidad y para
llevar a cabo las funciones normales de recepcin y de embarque relacionadas con
el manejo de los productos de acuerdo con las instrucciones de las divisiones.
Se identificarn claramente con respecto al tipo de problema aquellos productos
que se haya decidido que presenten problemas de calidad, y se segregarn, a fin de
evitar que se mezclen accidentalmente con los buenos.
Los productos que se hayan designados como de mala calidad quedarn en los
registros de los inventarios no vendibles hasta su disposicin. Las bodegas debern
vigilar juntamente con las divisiones, la pronta disposicin de los productos de mala
calidad
Devoluciones a los Clientes
a) La divisin apropiada autorizar previamente a la bodega para que reciba
materiales devueltos por los clientes. Las divisiones suministrarn a la bodega una
autorizacin de devolucin de los clientes, forma nmero.
b) La bodega preparar un informe de recepcin para documentar la aceptacin de
los materiales devueltos y har la anotacin correspondiente en la forma de
autorizacin de la devolucin del cliente.
c) Con una copia del informe de recepcin la divisin completar la forma de
autorizacin de devolucin del cliente, con la razn para aceptar la devolucin y la
solicitud al departamento de contabilidad, para que haga al diente el descuento
respectivo.
d) El departamento de contabilidad usar el informe de recepcin preparado por la
bodega como evidencia 'de la devolucin, y usar la autorizacin de devolucin al
cliente, preparada por la divisin para dar las instrucciones de crdito.
Procedimiento de Embarque
Todo el proceso de produccin y de almacenamiento tiene por objeto la fabricacin
de un producto til para ponerlo a disposicin de los consumidores. La ltima
actividad de ese proceso, consiste en enviar los productos a los clientes. Ya se han
causado todos los costos de manejo fsico, excepto el costo de la transportacin al
destino final. Los procedimientos de embarque tienen una importancia adicional,
porque los productos ya estn en su forma ms costosa. El embarque es el eslabn
fsico entre el vendedor y el comprador y la forma en que este ltimo reciba el
producto puede influir considerablemente en todas las relaciones futuras. Adems,
si se llevan a cabo en forma apropiada, los procedimientos de embarque completan
las funciones de responsabilidad de los inventarios de los productos de parte del
almacenamiento, y proporcionan los documentos con los que el departamento de
contabilidad iniciar sus funciones y responsabilidades de facturacin y cobro.
Los conceptos importantes que habr que incorporar en los procedimientos de
embarque, son los siguientes:
1) Las mercancas deben manejarse de tal modo que se asegure su entrega a
negocio para identificar cada artculo por su nombre y nmero en los almacenes y
departamentos que los usan, consumen, registra y venden.
El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta o negocio; puede
suceder que alguien pida una rondana, el almacn la conozca como roldana y
contabilidad como arandela. Adems de que el nombre debe estar unificado en todo
el negocio, es preferible pedir el artculo por el nmero de clave dado en la
codificacin interna de la compaa.
Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al rea de
recepcin con el nmero dado en la codificacin interna, para evitar confusiones en
el al maceramiento y en la entrega al solicitante.
Algunas partes pequeas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este
caso se marca la caja envase o bolsa original del proveedor.
El sistema de codificacin que a continuacin se describe es solamente un ejemplo
que sirve de modelo en un almacn de refacciones y herramientas. Cada compaa
ha de tener su propia codificacin de acuerdo con sus necesidades.
Se usar para:
Refacciones.
Herramientas
Numeracin de los dibujos de dispositivos, herramientas, calibradores.
Numeracin de maquinaria y equipo.
Se usar en los departamentos de:
Almacenes.
Contabilidad.
Procesamiento de datos.
Compras.
Esto significa que todo el personal de la organizacin llamar del mismo nombre y
nmero de clave lo que requiera en sus operaciones de diseo, abastecimiento,
almacenamiento, procesamiento de datos y contabilidad.
Cada clave estar formada por tres cifras que tendrn dos nmeros cada una de las
dos primeras y tres la tercera.
Ejemplo:
20 es clasificacin general
02 es para fresadora.
089 nmero progresivo.
DISPOSITIVOS
A los dispositivos se les asigna, como ejemplo, el nmero 40 (cuarenta) como
primera cifra, seguida por la que a continuacin se indica y lueo el numero
progresivo.
40-01 Para torno.
40-02 Para fresadora.
40-03 Para cepillo.
40-04 Para taladro.
40-05 Para rectificadora.
40-06 Paramachuelar.
40-07 Para tarrajas.
40-08 Para prensas troqueladoras.
40-09 Para fundicin.
40-10 Para acabados.40-11 Para mquinas especiales
SISTEMA DE CODIFICACIN DE MATERIALES Y PRODUCTOS
El establecimiento de un sistema de identificacin de los materiales directos o sea
materias primas, es la funcin principal del departamento de ingeniera, de
compras, de almacenes o de produccin. La identificacin de los productos
terminados es la funcin principal del departamento de ventas.
5 Cobre.
6 Aluminio.
7 Vidrio.
8 Porcelana.
9 Plstico.
En las subclases de acero comercial pondramos:
1
2
3
4
Lmina
Lmina
Lmina
Lmina
de
de
de
de
1/16.
1/8.
1/4.
1/2.