Caso Grupal PDF
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INTRODUCCIN
REPUESTOS FERCEJOR es una empresa dedicada a la Venta Mayorista de Repuestos para
Autos. Se encarga de la Venta, la logstica y la distribucin de la mercadera. Atiende desde la
ciudad de Crdoba a todo el pas y el Mercosur, lo que la convierte en la lder del mercado del
repuesto para autos.
Su Misin es:
Proveer todo tipo de repuestos para autos al comercio minorista en el momento justo, en el lugar
indicado y al mejor precio. Para cumplir con esa misin, FERCEJOR, brinda el servicio de
logstica y distribucin a sus Clientes.
Su Visin es:
Ser reconocida como una empresa de excelencia, altamente eficiente, humana y socialmente
responsable; referente del mercado del Repuesto en el Mercosur.
Historia
En el ao 1980 los hermanos Juan y Jos Fercejor constituyen una pequea sociedad familiar, en
la ciudad de Crdoba para dedicarse a la venta de repuestos para autos con el propsito de cubrir
el territorio de la provincia de Crdoba.
A medida que la empresa fue creciendo compraron un saln que aument su capacidad de
depsito, y contando con una flota de dos furgones, comenzaron a diversificar sus actividades:
Con el tiempo se fueron incorporando a la empresa, los hijos de los socios constitutivos quienes
continuaron extendiendo la cartera de clientes y vieron la oportunidad de extender la distribucin no
slo en todo el territorio nacional sino tambin en los pases del Mercosur.
En principio, se incorporaron servicios de distribucin que llegaban hasta el puerto de Rosario y
poco a poco, se fue extendiendo esta red hasta contar hoy, con servicios de transporte que llegan
a todo el pas, Paraguay, Uruguay y Brasil.
DIRECTORIO
Gerencia de
Administracin
Gerencia de
Logstica
Paula Fercejor
Gerencia de
Ventas
Luis Fercejor
Sistemas
Almacenes
Proveedores
Transporte
vendedores
Cobranzas
Mantenimiento
Marketing
RRHH
Funciones
- Gerencia de Ventas: se encarga de ejecutar la poltica de ventas fijada por el Directorio, realizar la
gestin de clientes, coordinar con el Directorio las promociones a realizar e informar y asesorar a
ste en esta materia.
SISTEMAS DE INFORMACIN
Como se dijo, el rea Sistemas depende de la Gerencia de Administracin y est integrada por una
sola persona, con conocimientos medios en informtica; se encarga de:
Hacer backups peridicamente y actualizar los anti-virus. -Es importante destacar, que en
la empresa no existe ninguna poltica formal de seguridad informtica. Tampoco hay
restricciones de accesos al sistema, ni identificacin de usuarios. No hay una toma de
conciencia seria de los daos que pueden provocar los virus o los accesos indebidos a los
datos, tanto de terceros como de personal desleal.
Asistir a los usuarios, cuando stos necesitan usar de un modo ms avanzado planillas de
clculo y procesador de texto, lo que demuestra la falta de capacitacin del personal en
estas herramientas.
Hardware y Redes
La empresa cuenta con una red LAN de arquitectura BUS con 15 puestos de trabajo y un Servidor.
Este ltimo es un clon que posee un procesador Intel Pentium IV y 2 GB de memoria RAM. Los
puestos de trabajo tambin son clones con procesador Pentium 3. Este hardware cumple con las
necesidades del software actual de la empresa.
Cada vendedor posee una netbook y se comunica a travs de Internet.
Software
Se trata de un Sistema desarrollado por un Analista al principio de la dcada de los 90, a medida
de las necesidades de aquel momento. Fue desarrollado en Fox Base, y funciona sobre sistema
operativo MS-DOS.
Compras: permite la carga de las facturas de compras de mercaderas y servicios y llevar la cuenta
corriente de los proveedores.
Ventas: permite el ingreso de los datos de los Clientes, la generacin del Pedido de Venta, la
impresin de las Facturas por la venta de mercadera y por el servicio de alquiler de espacios en el
depsito.
Contabilidad:
Permite la obtencin de los saldos de las cuentas utilizadas a determinada fecha, pero no realiza el
balance, ya que los saldos de algunas cuentas deben ser obtenidos por fuera del sistema,
mediante planillas de clculos y a travs de papeles de trabajo de Contadura. Estos saldos de las
cuentas son entregados al final del ejercicio a un Estudio Contable para la preparacin del Balance
General.
2- SISTEMA DE FLETES
Se trata de un programa enlatado, adquirido en el mercado y que funciona de manera aislada del
sistema de Gestin Administrativa.
Este software genera las Hojas de Ruta y el seguimiento del trnsito de la mercadera.
3- ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
El registro de inventarios se realiza en planillas Excel, con demasiada intervencin humana lo que
impide tener informacin confiable de las existencias en el depsito.
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4- VENDEDORES VIAJANTES
Cada uno cuenta con una netbook en la cual tiene cargadas las listas de precios en Excel; estas
listas son actualizadas desde Casa Central cuando hay variaciones de precios o condiciones de
ventas y enviadas mediante correo electrnico. Los viajantes tambin utilizan las netbooks para
enviar mails a clientes o a la Administracin de Fercejor, informando las ventas realizadas para que
se le reserve la mercadera adquirida por el Cliente. El vendedor por lo general desconoce si
efectivamente hay stock de la mercadera que vende, lo que en muchos casos genera conflictos
con los otros vendedores.
Las facturas son emitidas desde la Casa Central.
Forma de pago;
Lista de precios utilizada.
El sistema asigna un nmero de pedido y el rea de ventas lo enva a logstica para preparar la
entrega.
Proceso: Entrega de mercaderas
Este proceso tiene como producto final, el armado de la hoja de ruta y la actualizacin de los
sistemas de informacin correspondientes, para el registro de la mercadera entregada y de esta
forma saber cul es la mercadera pendiente para armar la siguiente hoja de ruta.
Para el armado de la hoja de ruta se tiene en cuenta lo siguiente:
Prioridad del cliente;
Monto del pedido;
Disponibilidad de vehculos;
Ubicacin de entrega;
Rutas ms cortas;
Rutas ms econmicas;
Vehculos ms eficientes.
Una vez seleccionados los pedidos a satisfacer y el transporte a ser utilizado, se arman los
paquetes y se imprime la documentacin correspondiente: Hoja de ruta y remitos individuales para
ser firmados por los diferentes clientes.
Cuando la mercadera se entrega al Cliente, este puede aceptar la totalidad, slo una parte o
rechazar la totalidad del pedido. El proceso termina cuando el transportista actualiza el sistema con
el resultado que obtuvo para cada una de dichas entregas.
Proceso: Facturacin en Cuenta Corriente
Este proceso genera las facturas en cuenta corriente y su respectiva contabilizacin. Al tratarse de
facturacin mayorista, este proceso se ha automatizado de modo tal de generar las facturas en
base a los remitos previamente confeccionados. La empresa tiene como poltica, generar en forma
semanal las facturas correspondientes a los remitos de esa semana, teniendo la precaucin de
facturar todos los remitos generados en el mes, dado las exigencias de la normativa impositiva al
respecto.
Debido a que la empresa actualmente est inscripta como importadora de bienes, ya que algunos
repuestos provienen del exterior, la AFIP ha determinado que sus facturas sean confeccionadas
siguiendo el nuevo rgimen de factura electrnica. El rea de sistemas ha iniciado una etapa de
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anlisis para determinar cmo deber adecuar su proceso de facturacin para cumplir con el nuevo
rgimen de factura electrnica.
CONSIDERACIONES FINALES
En muchas ocasiones la informacin que necesita el Directorio para la toma de decisiones se ve
demorada y en otros casos, la informacin que recibe no es confiable, ya que existen demoras en
la actualizacin de los inventarios, en la valuacin de los mismos, y en el cotejo de los saldos
deudores y acreedores. En definitiva, el Directorio siente la sensacin de no saber dnde est
parado segn palabras de ellos. Es por eso que se ha encargado a la Gerencia de Administracin
y al rea Sistemas que investigue algunas opciones para reemplazar el actual sistema por uno que
actualice la tecnologa, que abarque a toda la empresa y que le permita contar con informacin
confiable y oportuna para la toma de decisiones.